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2-27-17 Amended Agenda PacketCITY OF ATLANTIC BEACH CITY COMMISSION MEETING FEBRUARY 27,2017-6:30 PM AMENDED AGENDA Invocation and pledge to the flag Call to order 1. Approval of minutes A. Approve minutes of the Town Hall Meeting on January 21, 2017. B. Approve minutes of the Commission Workshop on January 27,2017. *C. Approve minutes of the Commission Meeting on January 23, 2017. 2. Courtesy of Floor to Visitors None. 3. Unfinished Business from Previous Meetings A. Public Hearing-Request for a Waiver from City Code Section 19-7 Driveway Limitations to Allow a Circular Driveway at 1661 Park Terrace East. B. Public Hearing-16-SPPR-269-Request for plat approval as required by Chapter 24, Article 4 of the Code of Ordinances at Selva Marina Unit 1, Parts of Lots 28 and 29 (aka 1251 Selva Marina Circle). 4. Consent Agenda ALL MATTERS LISTED UNDER THE CONSENT AGENDA ARE CONSIDERED TO BE ROUTINE BY THE CITY COMMISSION AND WILL BE ENACTED BY ONE MOTION IN THE FORM LISTED BELOW. THERE WILL BE NO SEPARATE DISCUSSION OF THESE ITEMS. IF DISCUSSION IS DESIRED, THAT ITEM WILL BE REMOVED FROM THE CONSENT AGENDA AND WILL BE CONSIDERED SEPARATELY. SUPPORTING DOCUMENTATION AND STAFF RECOMMENDATIONS HAVE BEEN PREVIOUSLY SUBMITTED TO THE CITY COMMISSION ON THESE ITEMS. A. Acknowledge receipt of the Building Department Monthly Activity Report for January 2017 and Major Public Works Projects Status Report as of February 8, 2017. 5. Committee Reports None. 6. Action on Resolutions None. 7. Action on Ordinances A. Ordinance No. 20-17-143, Introduction and First Reading AN ORDINANCE AMENDING THE OPERATING BUDGET FOR THE CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA FOR FISCAL YEAR BEGINNING OCTOBER 1, 2016 AND ENDING SEPTEMBER 30, 2017, AND PROVIDING AN EFFECTIVE DATE. 8. Miscellaneous Business (Discussion only) A. 17-UBEX-333-Request for a use-by-exception as permitted by Section 24-63, to allow a limited wholesale operation, not involving industrial products or processes or the manufacturing of products of any kind as listed in Section 24-111 (c)( 5) in the Commercial General zoning district at 14 7 5 Main Street. 1 9. City Manager Reports *A. City Manager's Report B. 90-Day Calendar (March 2017 through May 2017) 10. Reports and/or requests from City Commissioners and City Attorney Adjournment Please Note: This meeting will be live-streamed and videotaped and can be accessed by clicking on the Commission Meeting Video tab located on the home page of the City's website at www.coab.us. If any person decides to appeal any decision made by the City Commission with respect to any matter considered at any meeting, such person may need a record of the proceedings, and, for such purpose, may need to ensure that a verbatim record of the proceedings is made, which record shall include the testimony and evidence upon which the appeal is to be based. Any person wishing to speak to the City Commission on any matter at this meeting should submit a request to the City Clerk prior to the meeting. For your convenience, forms for this purpose are available at the entrance to the Commission Chambers. Every effort is made to indicate what action the City Commission is expected to take on each agenda item. However, the City Commission may act upon any agenda subject, regardless of how the matter is stated on the agenda. In accordance with the Americans with Disabilities Act and Section 286.26, Florida Statutes, persons with disabilities needing special accommodation to participate in this meeting should contact the City Clerk by 5:00PM, Friday, February 24, 2017. *Amended on February 22, 2017 as follows: Item 1 C -Added Item 9A-Supporting Documents Added 2 A g e n d a I t e m 1 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H T O W N H A L L M E E T I N G J A N U A R Y 2 1 , 2 0 1 7 a t 1 0 : 0 0 A M I N A T T E N D A N C E : S T A F F : M a y o r M i t c h R e e v e s I n t e r i m C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p C o m m i s s i o n e r J i m m y H i l l H u m a n R e s o u r c e D i r e c t o r , C a t h y B e r r y C o m m i s s i o n e r M i t c h H a r d i n g ( a r r i v e d a t 1 0 : 5 0 a . m . ) R e c o r d i n g S e c r e t a r y , J o a n i e B o w m a n C o m m i s s i o n e r B l y t h e W a t e r s C A L L T O O R D E R M a y o r R e e v e s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 1 0 : 0 7 a m . W E L C O M E M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h e p u r p o s e o f t h i s T o w n H a l l M e e t i n g a n d t h a n k e d s t a f f a n d t h e c i t i z e n s f o r t a k i n g t i m e o u t o f t h e i r S a t u r d a y t o a t t e n d t h e m e e t i n g . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h e p r o c e s s f o r p u b l i c c o m m e n t s a n d o p e n e d t h e f l o o r f o r c o m m e n t s . H e i n t r o d u c e d K e v i n H o g e n c a m p a s t h e n e w I n t e r i m C i t y M a n a g e r a n d e n c o u r a g e d c i t i z e n s t o r e a c h o u t t o h i m . M a y o r R e e v e s a s k e d t h e c i t i z e n s i f t h e y h a d a n y q u e s t i o n s a b o u t u p d a t e s o n a n y t o p i c s . J u d y W o r k m a n , 7 8 7 V e c u n a R d . , i n q u i r e d a b o u t t h e s t a t u s o f t h e G a t e S t a t i o n l a w s u i t t h a t i s s e t f o r t h e 1 9 1 1 1 o f J a n u a r y . M a y o r R e e v e s u p d a t e d t h e c i t i z e n s r e g a r d i n g t h e s t a t u s o f t h e G a t e S t a t i o n l a w s u i t a n d a n s w e r e d q u e s t i o n s . M s . W o r k m a n s t a t e d t h a t t h e r e i s a n i m m e d i a t e n e e d t o t r a i n t h e d i f f e r e n t B o a r d s i n r e g a r d s t o t h e i r r o l e s , t h e r u l e s a n d t h e p r o c e s s e s . C o m m i s s i o n e r H i l l e x p l a i n e d t h a t s t a f f w o u l d f a c i l i t a t e t h e t r a i n i n g t h a t M s . W o r k m a n s p o k e o f a n d s a i d t h a t M r . H o g e n c a m p m a y b e a b l e t o o f f e r i n s i g h t r e g a r d i n g b o a r d m e m b e r t r a i n i n g . M r . H o g e n c a m p e x p l a i n e d t h a t t h e C i t y A t t o r n e y i s o r g a n i z i n g E t h i c s T r a i n i n g f o r t h e C o m m i s s i o n a n d t h e i r a p p o i n t e e s . M s . W o r k m a n s t a t e d t h a t e t h i c s i s o n e t h i n g b u t s a i d t h a t s h e i s c o n c e r n e d w i t h t h e t r a i n i n g a s p e c t . M a y o r R e e v e s s t a t e d t h a t C o m m i s s i o n e r S t i n s o n i s t h e C h a i r o f t h e B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e a n d o n e o f h i s a s s i g n m e n t s w a s t o r e - e v a l u a t e h o w w e h a n d l e b o a r d s a n d d e f i n e t h e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s t h a t a r e r e q u i r e d t o b e a m e m b e r o f a B o a r d a n d C o m m i t t e e . M r . H o g e n c a m p e x p l a i n e d t h a t C o m m i s s i o n e r S t i n s o n h a s p u t t o g e t h e r a n e l a b o r a t e t r a i n i n g p l a n a n d i n a d d i t i o n t o t r a i n i n g w i l l p u b l i s h a h a n d b o o k t h a t w i l l h e l p g u i d e b o a r d m e m b e r s a s w e l l . T o w n H a l l M e e t i n g 1 1 a n u a r y 2 1 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 1 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 M s . W o r k m a n s t a t e d t h a t i t i s h e r b e l i e f t h a t t h e d a y - t o - d a y o c c u r r e n c e s s h o u l d f a l l i n t h e h a n d s o f t h e C i t y M a n a g e r . C i t i z e n s s h o u l d b e a b l e t o u t i l i z e t h e C i t y M a n a g e r n o t t h e C o m m i s s i o n e r s o n a d a y - t o - d a y b a s i s . C o m m i s s i o n e r H i l l i d e n t i f i e d t h e r e a s o n s f o r t h e g a p i n c o m m u n i c a t i o n s w i t h i n t h e C i t y . C O M M E N T S F R O M T H E P U B L I C M a y o r R e e v e s o p e n e d t h e f l o o r t o p u b l i c c o m m e n t s a n d a s k e d e a c h c i t i z e n t o c o m e f o r w a r d a n d g i v e t h e i r n a m e a n d a d d r e s s f o r t h e r e c o r d . C h r i s J o r g e n s e n , 9 2 W e s t 3 r c t S t r e e t , c o m m e n t e d o n C o m m i s s i o n e r S t i n s o n ' s B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e M e e t i n g t h a t h e a t t e n d e d a n d s p o k e a b o u t t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n . H u m a n R e s o u r c e D i r e c t o r C a t h y B e r r y e x p l a i n e d t h e r o l e F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s a n d t h e F l o r i d a C i t y a n d C o u n t y M a n a g e r s A s s o c i a t i o n i s p l a y i n g i n t h e C i t y M a n a g e r s e l e c t i o n p r o c e s s . C o m m i s s i o n e r W a t e r s s p o k e a b o u t t h e i m p o r t a n c e o f c o m m u n i c a t i o n b e t w e e n t h e C i t y M a n a g e r a n d c i t i z e n s . C o m m i s s i o n e r H i l l a g r e e d t h a t t h e r e i s a r e a l n e e d f o r a c o m m u n i c a t i o n s p e r s o n t o a d d r e s s i m p m i a n t i s s u e s w i t h i n t h e C i t y b u t t h a t t h e s c o p e o f t h a t n e e d d o e s n o t r e q u i r e a f u l l - t i m e p o s i t i o n . M a y o r R e e v e s s p o k e a b o u t b u d g e t i n g t o h i r e a c o m m u n i c a t i o n s s p e c i a l i s t e i t h e r o n a c o n t r a c t u a l o r a p a r i ­ t i m e b a s i s a n d e x p l a i n e d t h e C i t y ' s c u r r e n t s t a t u s a n d f u t u r e p l a n f o r h i r i n g a p e r m a n e n t C i t y M a n a g e r . L o u C a t a n i a , 2 2 7 9 S e m i n o l e R o a d # 4 , e x p l a i n e d h i s p l a n t o i n i t i a t e a p r o g r a m t o i n c r e a s e c i t i z e n a c c e s s t o s e a t m i l e s . C o m m i s s i o n e r H i l l s t a t e d t h a t t h e C i t y t a k e s a v e r y n e u t r a l p o s i t i o n i n w h a t o u r c i t i z e n s d o t o m a n a g e o u r n a t u r a l r e s o u r c e s a n d e x p l a i n e d t h a t t h e r e i s a l a w e n f o r c e m e n t a g e n c y t h a t d i r e c t s t h i s w i t h v e r y s t r i c t r u l e s . C o m m i s s i o n e r W a t e r s a g r e e d w i t h C o m m i s s i o n e r H i l l i n t h a t t h e C i t y p l a y s a n e u t r a l r o l e r e g a r d i n g o u r n a t u r a l r e s o u r c e s a n d e x p l a i n e d t h e o p p o s i t i o n t o p e r s o n a l i n t e r a c t i o n w i t h s e a t u r t l e s a n d h o w i t i m p a c t s t h e i r s u r v i v a l . S h e s t a t e d t h a t d e c i s i o n s a r e u l t i m a t e l y c o n t r o l l e d b y t h e F l o r i d a F i s h a n d W i l d l i f e C o n s e r v a t i o n C o m m i s s i o n . M a r i n a K a p l a n , 2 3 4 9 S e m i n o l e R e a c h C t . , v o i c e d c o n c e r n f o r t h e p r o t e c t i o n o f t h e s e a t u r t l e s a s i t r e l a t e s t o t h i s p r o g r a m . M a y o r R e e v e s s u g g e s t e d t h a t M r . C a t a n i a r e a c h o u t t o M r . H o g e n c a m p t o s c h e d u l e a m e e t i n g a t t h e A d e l e G r a g e C u l t u r a l C e n t e r a s i t r e l a t e s t o h i s s e a t u r t l e p r o g r a m . C a n d a c e K e l l y , 1 4 9 B e l v e d e r e S t . , s t a t e d t h a t t h e C i t y n e e d s i m p r o v e m e n t i n t h e a r e a o f c o m m u n i c a t i o n a n d b e t t e r a c c e s s t o w h a t i s g o i n g o n i n t h e C i t y . S h e a l s o i n q u i r e d a b o u t t h e s t a t u s o f t h e S e m i n o l e R o a d p r o j e c t . T o w n H a l l M e e t i n g 2 J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 1 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 M r . H o g e n c a m p e x p l a i n e d t h a t t h e S e m i n o l e R o a d i s s u e i s c o m p r e h e n s i v e a n d n e e d e d t o b e a d d r e s s e d r i g h t a w a y . H e s t a t e d t h a t a s o l i d p l a n w i l l b e p r e s e n t e d t o t h e C o m m i s s i o n a n d s h o u l d h a p p e n s o m e t i m e i n F e b r u a r y . M a y o r R e e v e s i n f m m e d t h e c i t i z e n s a b o u t t h e u p c o m i n g n e w s l e t t e r t h e y w i l l b e r e c e i v i n g i n t h e i r w a t e r b i l l w i t h i n f o r m a t i o n a b o u t i s s u e s , e v e n t s a n d p r o j e c t s h a p p e n i n g i n t h e C i t y f r o m d i f f e r e n t d e p m i m e n t s . J u d i t h L e r o u x , 1 7 4 5 S e l v a M a r i n a D r . , e x p l a i n e d h e r v i e w i n r e g a r d s t o t h e B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e a n d v o i c e d h e r c o n c e r n w i t h t h e w a y t h e b o a r d s f u n c t i o n a s w e l l a s t h e w a y i n w h i c h i n f o r m a t i o n i s c o m m u n i c a t e d . C o m m i s s i o n e r W a t e r s d e f i n e d w h a t t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n s h o u l d i n c o r p o r a t e a s a m o d e l . D e e R e i t e r , 1 7 9 8 S e l v a M a r i n a D r . , c o n c e r n e d a b o u t t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n a n d i n q u i r e d a b o u t t h e e d u c a t i o n r e q u i r e m e n t s . H u m a n R e s o u r c e s D i r e c t o r C a t h y B e r r y e x p l a i n e d t h a t t h e r e q u i r e m e n t t o h a v e a M a s t e r ' s D e g r e e i n P u b l i c A d m i n i s t r a t i o n h a d b e e n r e m o v e d f r o m t h e q u a l i f i c a t i o n s f o r t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h a t t h e e d u c a t i o n a l r e q u i r e m e n t w a s c h a n g e d i n t h e C h a r t e r . M s . R e i t e r a s k e d w h e r e t h e C i t y i s i n t h e p r o c e s s o f s e t t i n g t h e h i r i n g r e q u i r e m e n t s f o r t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n . M s . B e r r y s t a t e d t h a t s h e h a s b e e n c o n d u c t i n g e x t e n s i v e r e s e a r c h i n r e g a r d s t o t h e s e l e c t i o n o f a n e w C i t y M a n a g e r . S h e e x p l a i n e d t h a t i t i s c o m p r e h e n s i v e a n d i n c l u d e d e x p e r i e n c e , e d u c a t i o n a n d t h e i n t a n g i b l e s t h a t c o m e w i t h t h a t p o s i t i o n . C o m m i s s i o n e r H i l l e x p l a i n e d h i s o p i n i o n i n r e g a r d s t o t h e s p e c i f i c q u a l i f i c a t i o n s a n d e x p e r i e n c e a C i t y M a n a g e r s h o u l d p o s s e s s . P a u l a O ' B a n n o n , 3 0 4 p t S t . , i n q u i r e d a b o u t t h e p r o c e s s t o a p p l y f o r a b o a r d w i t h i n t h e C i t y a n d v o i c e d c o n c e r n a b o u t t h e o b s t r u c t e d s i d e w a l k s i n h e r n e i g h b o r h o o d . M a y o r R e e v e s a s s u r e d M s . O ' B a n n o n t h a t t h e C l e r k ' s o f f i c e w o u l d n o t i f y h e r i n r e g a r d s t o h e r a p p l i c a t i o n f o r t h e C u l t u r a l A t i s B o a r d . C o m m i s s i o n e r H i l l e x p l a i n e d t h a t M s . O ' B a n n o n w o u l d g o b e f o r e t h e B o a r d C o m m i t t e e R e v i e w B o m · d a f t e r a p p l y i n g t o b e a b o a r d m e m b e r . M a y o r R e e v e s r e s p o n d e d t o M s . O ' B a n n o n ' s q u e s t i o n a b o u t t h e s i d e w a l k s . C o m m i s s i o n e r H i l l a s s u r e d M s . O ' B a n n o n t h e s i d e w a l k i s s u e w o u l d b e a d d r e s s e d . M a y o r R e e v e s s y m p a t h i z e d w i t h M s . O ' B a n n o n ' s f r u s t r a t i o n a n d a s s u r e d h e r t h a t h e i s c o n f i d e n t t h a t i n a f e w m o n t h s t h i n g s w i l l b e i m p r o v i n g . T o w n H a l l M e e t i n g 3 J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 1 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 M a y o r R e e v e s a s k e d t h e q u e s t i o n t o t h e c i t i z e n s a b o u t t h e k i n d o f C i t y M a n a g e r t h a t t h e y w o u l d l i k e t o s e e f o r t h e i r C i t y . P a u l a O ' B a n n o n , 3 0 4 p t S t . , s t a t e d t h a t s h e w o u l d l i k e t o s e e a n o r d i n a n c e t h a t r e s t r i c t e d b u i l d i n g m e g a m a n s i o n s i n t h e i r n e i g h b o r h o o d s . C h r i s J o r g e n s e n , 9 2 W e s t 3 r d S t r e e t , s t a t e d t h a t c o m m u n i c a t i o n i s i m p m t a n t a n d h o p e s t h a t t h e n e x t C i t y M a n a g e r h a v e t h e a b i l i t y a n d t h e s t r e n g t h t o a d d r e s s t h e c i t i z e n s ' c o m p l a i n t s o p e n l y a n d c o r r e c t l y . M i c h a e l H o f f m a n n , 1 7 6 C a m e l i a S t . , r e c o m m e n d e d r e a c h i n g o u t t o M r . P a x s o n w h o w a s t h e f o r m e r C i t y M a n a g e r i n J a c k s o n v i l l e B e a c h a s a p o t e n t i a l c a n d i d a t e f o r t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n . J u d i t h L e r o u x , 1 7 4 5 S e l v a M a r i n a D r . , s t a t e d t h a t t h e C i t y n e e d s a l e a d e r , s o m e o n e w h o c a n m a n a g e s y s t e m s a n d p e o p l e , t o i n s p i r e a n d l e a d p e o p l e . S a l l y C l e m e n s , 1 6 3 8 P a r k T e r r a c e W . , v o i c e d c o n c e r n a b o u t a c a v e i n t h e r o a d j u s t s o u t h o f 1 6 3 8 P a r k T e r r a c e W e s t . D a n J a n s o n , 7 0 7 H o l l y D r . , s t a t e d t h a t t h e C i t y M a n a g e r s h o u l d p o s s e s s l e a d e r s h i p s k i l l s a n d t h a t i t w o u l d b e i m p o r t a n t t o h a v e s o m e o n e i n p l a c e i n t h e e v e n t t h a t t h e C i t y M a n a g e r i s u n a v a i l a b l e f o r a n y u n f o r e s e e n r e a s o n . M a y o r R e e v e s w a s i n a g r e e m e n t w i t h M r . J a n s o n a n d a s s u r e d M s . C l e m e n s t h a t t h e c a v e i n t h e r o a d w o u l d b e a d d r e s s e d s o o n . J u d y W o r k m a n , 7 8 7 V e c u n a R d . , s t a t e d t h a t s h e w o u l d l i k e t o s e e t h e C i t y M a n a g e r t a k e a m o r e a c t i v e r o l e i n t h e C i t y C o m m i s s i o n M e e t i n g s . M a y o r R e e v e s s t a t e d t h a t t h e r e w i l l b e a C i t y M a n a g e r ' s R e p m t a t t h e n e x t C o m m i s s i o n M e e t i n g t h a t w e h a v e n e v e r h a d . M a r i n a K a p l a n , 2 3 4 9 S e m i n o l e R e a c h C t . , a g r e e d t h a t t h e C i t y M a n a g e r s h o u l d m o d e l a C E O t y p e r e q u i r e m e n t . M i c h a e l H o f f m a n n , 1 7 6 C a m e l i a S t . , c o m p l i m e n t e d t h e p o l i c e d e p m t m e n t f o r i t s e x c e p t i o n a l s e r v i c e a n d r e c o m m e n d e d C h i e f V i c G u a l i l l o f o r t h e P o l i c e C h i e f p o s i t i o n . H e e n c o u r a g e d c i t i z e n s t o o p p o s e a b i l l t h a t w a s r e c e n t l y i n t r o d u c e d b y t h e F l o r i d a L e g i s l a t u r e . M a y o r R e e v e s a s k e d H u m a n R e s o u r c e s D i r e c t o r C a t h y B e r r y t o g i v e a n u p d a t e o n t h e s t a t u s o f t h e P o l i c e C h i e f p o s i t i o n . H u m a n R e s o u r c e s D i r e c t o r C a t h y B e r r y u p d a t e d t h e C o m m i s s i o n a n d r e s i d e n t s o n t h e s t a t u s o f t h e s e l e c t i o n p r o c e s s f o r t h e P o l i c e C h i e f p o s i t i o n a n d a n s w e r e d q u e s t i o n s . T o w n H a l l M e e t i n g 4 J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 1 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C O M M E N T S F R O M C O M M I S S I O N E R S C o m m i s s i o n e r H a r d i n g i n f o r m e d t h e r e s i d e n t s t h a t t h e y h a v e a l l o c a t e d o n e h u n d r e d t h o u s a n d d o l l a r s t o b u i l d s i d e w a l k s . C o m m i s s i o n e r H i l l s p o k e a b o u t t h e c o y o t e i s s u e a n d a n s w e r e d q u e s t i o n s . H e a d d r e s s e d t h e e c o n o m i c s o f t h e s t a b i l i t y o f t h e h o u s e s i n o u r c o m m u n i t y a n d t h e s i d e w a l k i s s u e . C o m m i s s i o n e r W a t e r s c o m m e n t e d o n t h e c o y o t e i s s u e . I n t e r i m C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p a d d r e s s e d t h e i s s u e s r e g a r d i n g t h e C i t y w e b s i t e a n d s p o k e a b o u t t h e i m p o r t a n t q u a l i f i c a t i o n s n e c e s s a r y t o f i l l t h e n e x t C i t y M a n a g e r s p o s i t i o n . C L O S I N G S T A T E M E N T S M a y o r R e e v e s t h a n k e d t h e c i t i z e n s , o n b e h a l f o f t h e C i t y , f o r a t t e n d i n g t h e m e e t i n g M a y o r R e e v e s a d j o u r n e d t h e m e e t i n g a t 1 1 : 5 6 p m . M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r A T T E S T : D o n n a L . B a t t l e , C M C C i t y C l e r k T o w n H a l l M e e t i n g 5 J a n u a r y 2 1 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 M I N U T E S C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N W O R K S H O P J A N U A R Y 2 7 , 2 0 1 7 P R E S E N T : M a y o r M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r P r o T e r n J o l m S t i n s o n C o m m i s s i o n e r M i t c h e l l H a r d i n g C o m m i s s i o n e r J i m m y H i l l ( a r r i v e d a t 4 : 0 0 p . m . ) C o m m i s s i o n e r B l y t h e W a t e r s ( m T i v e d a t 3 : 1 1 p . m . ) A L S O : K e v i n H o g e n c a m p , I n t e r i m C i t y M a n a g e r C a t h y B e r r y , H u m a n R e s o u r c e s D i r e c t o r D o n n a B m i l e , C i t y C l e r k C a l l t o o r d e r . M a y o r R e e v e s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 3 : 0 3 p . m . i n t h e C o m m i s s i o n C h a m b e r . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h e p u r p o s e o f t h e m e e t i n g . 1 . C o u r t e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s M a y o r R e e v e s o p e n e d t h e C o u r t e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s a n d e x p l a i n e d t h e p r o c e s s . C i t y C l e r k B m i l e c a l l e d e a c h s p e a k e r t o t h e p o d i u m . C h r i s J o r g e n s e n , 9 2 W . 3 r d S t . , e x p r e s s e d c o n c e r n t h a t t h e l a s t s e l e c t i o n p r o c e s s t o o k t o o l o n g a n d t h e q u a l i f i c a t i o n s f o r C i t y M a n a g e r w e r e d i m i n i s h e d . M a r i a M a r k , 1 1 4 8 L i n k s i d e D r i v e , f o r m e r A B C o m m i s s i o n e r , e x p r e s s e d c o n c e r n t h a t t h e q u a l i f i c a t i o n s f o r t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n w e r e g r e a t l y r e d u c e d . S h e e x p l a i n e d t h e i m p o r t a n c e o f t h e C i t y M a n a g e r a n d u r g e d t h e C o m m i s s i o n t o b e r e a l l y p r u d e n t i n e n s u r i n g t h a t t h e n e x t C i t y M a n a g e r b r i n g s o m e t y p e o f e x p e r i e n c e e i t h e r a s a n A s s i s t a n t C i t y M a n a g e r o r a s a C i t y M a n a g e r a n d b e q u a l i f i e d a n d c o m p e t e n t i n n u m e r o u s a r e a s . M a y o r R e e v e s r e c o g n i z e d F m m e r C o m m i s s i o n e r M a r i a M a r k a n d t h a n k e d h e r f o r h e r s e r v i c e . N o o n e e l s e f r o m t h e a u d i e n c e s p o k e s o M a y o r R e e v e s c l o s e d t h e C o m i e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s . 2 . S t a f f P r e s e n t a t i o n o n t h e C i t y M a n a g e r R e c r u i t m e n t a n d S e l e c t i o n P r o c e s s C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p g a v e a n i n t r o d u c t i o n a n d e x p l a i n e d t h a t , o n c e s t a f f s p r e s e n t a t i o n i s o v e r , t h e C o m m i s s i o n s h o u l d p r o v i d e c o n s e n s u s o n w h e t h e r t o p r o c e e d w i t h a r e c r u i t m e n t p r o c e s s o r p r o c e e d w i t h h i r i n g a n e x e c u t i v e s e a r c h f i r m . ( C o m m i s s i o n e r W a t e r s a r r i v e d a t 3 : 1 1 p . m . ) M a y o r R e e v e s m e n t i o n e d M r . M a y h e w ' s e m a i l ( w h i c h 1 s a t t a c h e d a n d m a d e p a r t o f t h i s O f f i c i a l M i n u t e s a s A t t a c h m e n t A ) . A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 H u m a n R e s o u r c e D i r e c t o r C a t h y B e n y d e s c r i b e d t h e C i t y M a n a g e r S e l e c t i o n p r o c e s s t h a t w a s u s e d l a s t t i m e a n d e x p l a i n e d t h e p r o s a n d c o n s o f h i r i n g a s e a r c h f i r m . S h e b e l i e v e s t h a t i f t h e y u s e a s e a r c h f i r m , o n e a n d o n e - h a l f t o t w o m o n t h s w o u l d b e a d d e d t o t h e t i m e l i n e . S h e r e f e r r e d t o h e r h a n d o u t ( w h i c h i s a t t a c h e d a n d m a d e p a r t o f t h i s O f f i c i a l R e c o r d a s A t t a c h m e n t B ) a s s h e e x p l a i n e d t h e S t a f f R e c r u i t m e n t P r o c e s s P r o p o s a l . M r . H o g e n c a m p a d d e d t h a t t h e j o b d e s c r i p t i o n p r o v i d e d i s a d r a f t s i n c e t h e y w e r e w a i t i n g t o h e a r f r o m t h e C o m m i s s i o n a n d c i t i z e n s . 3 . C i t y C o m m i s s i o n D i s c u s s i o n T h e C o m m i s s i o n d i s c u s s e d w h e t h e r o r n o t t o u s e a s e a r c h f i r m . C o m m i s s i o n e r W a t e r s e x p l a i n e d w h y a s e a r c h f i r m w a s u s e d i n t h e l a s t s e l e c t i o n p r o c e s s . S h e s u p p o r t e d h a n d l i n g t h e p r o c e s s i n - h o u s e a n d n o t u s i n g a s e a r c h f i r m , b u t p o i n t e d o u t t h e y c o u l d r e c o n s i d e r u s i n g a s e a r c h f i r m l a t e r i n t h e p r o c e s s i f t h e r e a r e n o t e n o u g h a d e q u a t e c a n d i d a t e s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n a n d C o m m i s s i o n e r H a r d i n g a g r e e d . M a y o r R e e v e s s p o k e a b o u t t h e n e e d f o r t h e p r o c e s s t o i n c l u d e h i r i n g a c i t y m a n a g e r a n d t h e n p r e s e n t i n g t h e c o n t r a c t f o r f u l l a p p r o v a l b y t h e C o m m i s s i o n . H e s p o k e a b o u t t h e v a r i o u s r e s o u r c e s a v a i l a b l e t o h e l p w i t h t h e s e a r c h a n d a g r e e d w i t h t h e o t h e r C o m m i s s i o n e r s a b o u t h a n d l i n g t h e p r o c e s s i n - h o u s e u n l e s s t h e r e a r e p r o b l e m s g e t t i n g a d e q u a t e c a n d i d a t e s . M r . H o g e n c a m p e x p l a i n e d t h a t s t a f f f e e l s t h e y h a v e a r e s p o n s i b i l i t y t o l e t t h e C o m m i s s i o n k n o w i f t h e y r u n i n t o a n y g l i t c h e s o r o b s t a c l e s a l o n g t h e w a y . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n b e l i e v e s t h e y s h o u l d l o o k f o r s o m e o n e w i t h b o a r d r e p o r t i n g e x p e r i e n c e o r e x p e r i e n c e r e p o r t i n g t o m u l t i p l e p e o p l e w h i c h i s m u c h d i f f e r e n t t h a n r e p o r t i n g t o o n e p e r s o n . H e c o m m e n t e d t h a t a s e a r c h f i r m h a s l e s s a c c e s s t o o u r p u b l i c a n d i t i s i m p m i a n t t o h e a r f r o m t h e p u b l i c . H u m a n R e s o u r c e M a n a g e r B e r r y e x p l a i n e d t h e d r a f t j o b d e s c r i p t i o n a n d m a t r i x a n d a n s w e r e d q u e s t i o n s f r o m t h e C o m m i s s i o n . M a y o r R e e v e s a s k e d t h a t o n c e t h e r e q u e s t f o r a p p l i c a n t s g o e s o u t , t h e C o m m i s s i o n e r s s h o u l d n o t h a v e a n y c o n v e r s a t i o n s w i t h p o t e n t i a l c a n d i d a t e s , t h e y s h o u l d b e r e f e n e d t o M s . B e r r y . M s . B e r r y f u r t h e r e x p l a i n e d t h e c o n c e p t o f t h e m a t r i x a n d h e r p l a n t o g e t i n p u t f r o m c i t i z e n s a n d o t h e r c i t y m a n a g e r s . M a y o r R e e v e s r e q u e s t e d t h a t s t a f f p r o v i d e u p d a t e s d u r i n g t h e p r o c e s s . M r . H o g e n c a m p a n d M s . B e n y a g r e e d t o p r o v i d e t h e u p d a t e s . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g e x p r e s s e d c o n c e r n s a b o u t t h e p r o p o s e d q u a l i f i c a t i o n s i n c l u d i n g e x p e r i e n c e s e r v i n g i n a t l e a s t a n a s s i s t a n t d e p a r t m e n t h e a d p o s i t i o n . H e b e l i e v e s t h e q u a l i f i c a t i o n s a r e t o o b r o a d a n d t h e y s h o u l d c o n s i d e r e x p e r i e n c e a s a s s i s t a n t c i t y m a n a g e r a n d e x p e r i e n c e r e p o r t i n g t o b o a r d s . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h a t t h e l a n g u a g e w a s t a k e n f r o m t h e C h a r t e r , b u t t h e y c a n l o o k f o r h i g h e r s t a n d a r d s . H e b e l i e v e s t h e y s h o u l d f o c u s o n a C i t y M a n a g e r t h a t c a n g e t a l o n g w i t h a g r o u p l i k e t h e m . D i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t t h e r e q u i r e m e n t s i n t h e C h a r t e r , t h e w e i g h t e d m a t r i x a n d a v a i l a b l e r e s o u r c e s . T h e c o n s e n s u s w a s t o n o t p r o c u r e a n e x e c u t i v e s e a r c h f i r m . ( C o m m i s s i o n e r H i l l a n i v e d a t 4 : 0 0 p m . ) M a y o r R e e v e s g a v e t h e a u d i e n c e a n o t h e r o p p o r t u n i t y t o c o m m e n t b y o p e n m g a s e c o n d r o u n d o f M i n u t e s o f t h e C o m m i s s i o n W o r k s h o p o n J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 . P a g e 2 o f 3 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C o u r t e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s . M a r i a M a r k , 1 1 4 8 L i n k s i d e D r i v e , f o r m e r A B C o m m i s s i o n e r , t h a n k e d t h e C o m m i s s i o n , M r . H o g e n c a m p a n d M s . B e r r y f o r t h e i r e f f o r t . S h e s p o k e i n f a v o r o f s e t t i n g t h e b a r h i g h , l e a v i n g t h e o p t i o n o f u s i n g a s e a r c h f i 1 m o p e n i f n e e d e d , a n d n e e d i n g s o m e o n e w h o i s p e r s o n a b l e , h a s t h e p e r s o n a l i t y t o m a t c h t h e c o m m u n i t y / c i t i z e n s a n d t o w o r k w i t h e l e c t e d o f f i c i a l s . S h e b e l i e v e s t h i s i s a g o o d o p p o r t u n i t y t o b r i n g i n a n e w p r o s p e c t i v e a n d m o v e t h e c i t y f o r w a r d . S h e h o p e s t h e c a n d i d a t e w i l l h a v e w o r k i n g e x p e r i e n c e o n r e d e v e l o p m e n t a n d r e v i t a l i z a t i o n a n d t o a l s o b e p r o g r e s s i v e i n e n s u r i n g t h a t o u r i n f r a s t r u c t u r e i s w h e r e i t n e e d s t o b e . S h e i n d i c a t e d t h a t s h e w o u l d l o v e t o b e i n v o l v e d i n t h i s p r o c e s s . C h r i s J o r g e n s e n , 9 2 W . 3 r c t S t . , s u g g e s t e d s o m e i m p o r t a n t t h i n g s t o l o o k f o r i n a c i t y m a n a g e r s u c h a s p u b l i c s p e a k i n g , a b i l i t y t o r e p o r t t o a b o a r d , r e q u i r e m e n t t o a t t e n d p r o f e s s i o n a l a s s o c i a t i o n s , s o c i a l m e d i a , a n d c o h e r e n t a n d c o n s i s t e n t f i n a n c i a l m a n a g e m e n t . H e e x p l a i n e d w h y h e a g r e e s w i t h t h e C h a r t e r r e q u i r e m e n t t h a t t h e c i t y m a n a g e r r e s i d e i n t h e c i t y . S a l l y C l e m e n s , 1 6 3 8 P a r k T e r r a c e W e s t , s p o k e a b o u t t h e p r o c e s s t h e C h a r t e r R e v i e w C o m m i t t e e w e n t t h r o u g h b e f o r e b r o a d e n i n g t h e q u a l i f i c a t i o n s o f C i t y M a n a g e r a n d r e p o r t e d t h e r e w a s a l a c k o f c i t i z e n f e e d b a c k w h e n t h e t o p i c w a s d i s c u s s e d . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h e W a l k a b l e N e i g h b o r h o o d s m a g a z i n e a n d r e p m i e d c o p i e s w o r d e r e d f o r e a c h C o m m i s s i o n e r . A d j o u r n m e n t T h e r e b e i n g n o f u r t h e r d i s c u s s i o n b y t h e C i t y C o m m i s s i o n , M a y o r R e e v e s d e c l a r e d t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 4 : 0 8 p . m . A T T E S T M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r D o n n a L . B a r t l e , C M C C i t y C l e r k M i n u t e s o f t h e C o m m i s s i o n W o r k s h o p o n J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 . P a g e 3 o f 3 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T A M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 B a r t l e , D o n n a F r o m : B i l l M a y h e w < b i l l m a y 2 2 @ a t t . n e t > S e n t : T u e s d a y , J a n u a r y 2 4 , 2 0 1 7 7 : 0 3 P M T o : E l e c t e d O f f i c i a l s S u b j e c t : S e e b e l o w 1 . C i t y M a n a g e r - P l e a s e c o n s i d e r h i r i n g a g o o d m a n a g e r t h a t h a s n e v e r b e e n a c i t y m a n a g e r . A g o o d m a n a g e r t h a t i s s e n s i t i v e t o t h e n e e d s o f t h e p u b l i c a n d t h e c i t y c o u n c i l . I t s e e m s t h a t m o s t p r o f e s s i o n a l c i t y m a n a g e r s a r e o n l y s e n s i t i v e t o f o l l o w i n g t h e r u l e b o o k s . T h e y s u c c e e d b y h a v i n g l a r g e r p a y r o l l s a n d n u m b e r o f e m p l o y e e s . T h e y a l l h a v e t h e s a m e d e g r e e s , j o i n t h e s a m e c l u b s , r e a d t h e s a m e m a g a z i n e s , e t c . A g o o d m a n a g e r i s m o r e c o n c e r n e d w i t h e f f i c i e n c y . A s u r v e y w a s d o n e a f e w y e a r s b a c k t h a t c l e a r l y s h o w e d t h a t i t i s n o t n e c e s s a r y t o g i v e a c i t y m a n a g e r i n t o w n s t h e s i z e o f A B a c o m p e n s a t i o n p a c k a g e w o r i h $ 1 8 0 k a y e a r . T h e c i t y m a n a g e r i n T a l l a h a s s e e ( a s b e s t I r e c a l l ) w a s a l a d y w h o s e b a s e p a y w a s $ 7 5 k a n d s h e a l s o s e r v e d a s S a f e t y O f f i c e r w i t h n o C h i e f o f P o l i c e . I ' m s u r e t h a t i s t o o l o w b u t y o u g e t t h e i d e a . 2 . C h i e f o f P o l i c e - S e e s e n t e n c e a b o v e . P r o m o t e s o m e o n e s t o C a p t a i n a n d l e t c i t y m a n a g e r f i l l i n . 3 . P e n s i o n - N o t o n l y h a s t h e p e n s i o n p l a n p r o v e d i t s e l f f i n a n c i a l l y u n s u s t a i n a b l e , i t i s a l s o j u s t n o t f a i r . A h a n d f u l o f h a n g e r s o n w i l l s t a y t h e r e l o n g e n o u g h t o g e t 1 0 0 % o f t h e i r f i n a l a v e r a g e p a y f o r t h e r e s t o f t h e i r l i v e s w h e n t h e y r e t i r e , t h e y w i l l a l s o g e t S o c i a l S e c u r i t y o n t o p o f t h a t . A n a c t u a r y a t t h e S t a t e o f F l o r i d a s a i d s o m e t h i n g t o t h e e f f e c t t h a t - " T h a t ' s u n b e l i e v a b l e . I ' v e n e v e r h e a r d o f a p l a n t h a t r i c h , " E i t h e r f i · e e z e t h e o l d p l a n a n d p u t e v e r y o n e i n t h e n e w 4 0 1 k s t y l e p l a n , o r a t v e r y l e a s t , c o - o r d i n a t e t h e b e n e f i t s w i t h S o c i a l S e c u r i t y w h e r e b y r e t i r e e s c o u l d n o t r e c e i v e o v e r 6 0 % o f t h e i r f i n a l a v e r a g e p a y c o u n t i n g S o c i a l S e c u r i t y . R e t i r e m e n t a g e s s h o u l d a l s o b e c o - o r d i n a t e d w i t h S o c i a l S e c u r i t y . R e g a r d s - B i l l M a y h e w 1 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C i t y C o m m i s s i o n W o r k s h o p - J a n . 2 7 , 2 0 1 7 S t a f f p r e s e n t a t i o n a g e n d a I n t r o d u c t i o n : K e v i n H o g e n c a m p , I n t e r i m C i t y M a n a g e r • R o l e o f S t a f f e C i t i z e n I n v o l v e m e n t • A g g r e s s i v e T i m e l i n e • C o m m i s s i o n C o n s e n s u s : R e c r u i t m e n t b y S t a f f o r S e a r c h F i r m ? D i s c u s s i o n o f P r o p o s e d P r o c e s s : C a t h e r i n e B e r r y , E s q . , D i r e c t o r o f H u m a n R e s o u r c e s 1 . S e a r c h F i r m v . S t a f f R e c r u i t m e n t : P r o s a n d C o n s 2 . S e a r c h F i r m P r o c e s s 3 . S t a f f R e c r u i t m e n t P r o c e s s P r o p o s a l • T i m e l i n e / C a l e n d a r • C i t i z e n i n v o l v e m e n t c o m p o n e n t • W e i g h t e d m a t r i x p r o c e s s • D e t a i l e d p o s i t i o n d e s c r i p t i o n c r i t i c a l • A d v e r t i s e m e n t p r o c e s s • S c r e e n i n g p r o c e s s • C o m m i s s i o n I n t e r v i e w s • P u b l i c F o r u m • M e e t a n d G r e e t • C o m m i s s i o n S e l e c t i o n a t s p e c i a l c a l l e d m e e t i n g • C o n t r a c t n e g o t i a t i o n a n d a p p r o v a l - . . A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T 8 M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C i t y M a n a g e r R e c r u i t m e n t P r o c e s s P r o p o s a l T i m e l i n e : T a s k 1 . D e v e l o p P o s i t i o n D e s c r i p t i o n ( w i t h i n p u t f r o m r e s i d e n t s ) 2 . D e v e l o p a W e i g h t e d M a t r i x t o r e v i e w a n d r a n k c a n d i d a t e s ( w i t h i n p u t f r o m r e s i d e n t s ) 3 . R e v i s e P o s i t i o n D e s c r i p t i o n a n d W e i g h t e d M a t r i x b a s e d o n i n p u t f r o m C i t i z e n s . 4 . A p p r o v a l b y C o m m i s s i o n o f P o s i t i o n D e s c r i p t i o n & W e i g h t e d M a t r i x 5 . D e v e l o p A d / B r o c h u r e - p u b l i s h 6 . S e l e c t A d h o c C i t i z e n C o m m i t t e e t o d e v e l o p q u e s t i o n s - h o l d p u b l i c m e e t i n g 7 . A p p l i c a t i o n D e a d l i n e 8 . P r e l i m i n a r y S c r e e n i n g b a s e d o n M a t r i x - N a r r o w c a n d i d a t e p o o l 9 . S e c o n d a r y s c r e e n i n g • W r i t t e n Q u e s t i o n n a i r e • T e l e p h o n e i n t e r v i e w • W r i t t e n I n t r o d u c t i o n s p r e p a r e d b y c a n d i d a t e s • C a n d i d a t e D i s c l o s u r e S t a t e m e n t s • I n t e r n e t a n d m e d i a s e a r c h 1 0 . T h o r o u g h B a c k g r o u n d i n v e s t i g a t i o n s / R e f e r e n c e C h e c k s 1 1 . I d e n t i f y l i s t o f n o m o r e t h a n 5 F i n a l i s t s 1 2 . S e t u p o n e o n o n e i n t e r v i e w s w i t h C o m m i s s i o n / p u b l i c f o r u m / m e e t & g r e e t w i t h p u b l i c 1 3 . C o m m i s s i o n S e l e c t i o n - S p e c i a l C a l l e d M e e t i n g 1 4 . C o n t r a c t N e g o t i a t i o n - I C M A M o d e l C M A g r e e m e n t 1 5 . C o n t r a c t A p p r o v a l b y C o m m i s s i o n - S p e c i a l C a l l e d M e e t i n g ( b e f o r e r e g u l a r C o m m i s s i o n m e e t i n g ) D e a d l i n e B y W h o m ? J a n u a r y 2 6 H R , C M J a n u a r y 2 6 H R , C M F e b r u a r y 9 H R , C M , C i t i z e n s F e b r u a r y 1 3 C o m m i s s i o n F e b r u a r y 1 7 H R , C M M a r c h 1 0 H R , C M , C i t i z e n s M a r c h 1 7 H R M a r c h 2 4 H R , C M A p r i l 1 4 H R , C M A p r i l 2 8 H R M a y 1 H R , C M M a y 1 1 - 1 2 H R , C M , C i t i z e n s , C o m m i s s i o n M a y 1 5 C o m m i s s i o n M a y 1 9 H R , C M M a y 2 2 C o m m i s s i o n Agenda Item 1B February 27, 2017 F ru ry 1 2 3 si 61 I 12 13 · Approval by Commission of Position Description and Weighted Matrix Regular Commission Meeting 19 20. Develop Position Description and Weighted Matrix 7 8 9 10 Revise Position Description and Weighted Matrix based on Citizen Input 14i 15 s::;· c co)> Ul -1 0 -1 """)> '--0 ------------r----------------~~ I c s: 16 17 Develop Ad/Brochure \ and Publish [ I I ' IL ------2-3-;-:------2-41 21 22 1 I 18 I~ 92 I~;;; \3 I I ~ i ·---~-~~-----~--------·-~-~---·--··---··--·-·----··--·~---~-------~---..·-·~--·-·~---~---·----------------·---··--·~---------+----------: 26 27 28 Regular Commission Meeting 11 ------·------------.-------·--·-------..---------­ Agenda Item 1B February 27, 2017 r 1 -.-.. .. 21 3 4 I 8 9 10 11 : Select Ad hoc Citizen Committee to 1 develop questions­ s:hold Public Meeting :;· c ro)> "'-I 0 -I-)> '-0 ~------------------------------------~Ics: 12 13 14! 15 16 17 "' m-<z I'.> -IRegular Commission Application1 _-...!OJ Meeting Deadline "' s. -...! --------------~---- I19 20 21 22 23 24 25 Preliminary Screening based on Matrix -Narro':"' pool --------------1------·---------·--------.-------·----· 26 27 28 29 30 311 Regular Commission Meeting --------...---..~-------------------·------------·---I I I i I i I ---___ ---------------------------------------- __j -------------------------------------------------------------- Agenda Item 1B February 27, 2017 ril 1 , ' Friday-' , Sd.torday , I I ;I I sl 712 3 86!i I I s:::;·9 10 11 12 13 I I 141 15 I I I cro)> Regular Commission Secondary i I I en -1 I S,~Meeting Screening I '-0 ~I c s: "' m16 17. 18: 19 20 21 22 -<z N-1 _-J OJ! N 0 ~ -J ----------------------. 27 :,23 24 25 26; 28 29 Background , Screening and Reference Checks Regular Commission Meeting ------------------·----------------------------c----------~ 30 i ------------ Agenda Item 1B February 27, 2017 .. 2 3 4 5 1 .. 6 Finalists Chosen ! ! 7 8 9 10 11 12 ~~ 13 Regular Commission Commissioner Commissioner Meeting Interviews Interviews Public Forum ,-----Meet and Greet 14 15 16 17 18 19 I 20 Commission Contract Negotiation Selection -Special Called Meeting 21 221 Contract Approval ­i 23 24 25 26 I I 21 I I Special Called Mtg ! Regular Commission I Meeting ~---~----------·-·----,--~~---------.....··-~----·--~- 28 29 30 31 ' ··----------· ----·---·-----­ ______.................. -------------........_._________ -·--------·-----·-----·-·---·-·---·-..-··-----------·--------·----------·-·------.. --------------.................._____..________ A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C i t y m a n a g e r r e c r u i t m e n t a n d s e l e c t i o n P r o p o s e d c i t i z e n p a r t i c i p a t i o n c o m p o n e n t 1 . J a n . 2 4 - F e b . 7 . R e s i d e n t s a r e b e i n g a s k e d t o p r o v i d e i n p u t o n t h e d e v e l o p m e n t o f a p o s i t i o n d e s c r i p t i o n a n d t h e c o m p o n e n t s o f a w e i g h t e d m a t r i x t h a t w i l l a s s i s t i n r e v i e w i n g a n d r a n k i n g c a n d i d a t e s . T h a t i n p u t w i l l b e s o l i c i t e d o n t h e C O A B w e b s i t e a n d v i a v a r i o u s F a c e b o o k p a g e s ; t h e f e e d b a c k w i l l b e s h a r e d w i t h t h e m a y o r a n d c i t y c o m m i s s i o n e r s . I t ' s r e q u e s t e d t h a t t h e i n p u t b e e m a i l e d t o H u m a n R e s o u r c e s D i r e c t o r C a t h y B e r r y a t c b e r r y @ c o a b . u s . 2 . F e b . 1 3 . T h e C i t y C o m m i s s i o n w i l l b e a s k e d t o a p p r o v e t h e p o s i t i o n d e s c r i p t i o n a n d w e i g h t e d m a t r i x . 3 . F e b . 1 4 t o m i d - A p r i l . R e s i d e n t s w i l l b e a s k e d t o r e c o m m e n d ( v i a e m a i l t o t h e h u m a n r e s o u r c e s d i r e c t o r ) q u e s t i o n s a n d s c e n a r i o s t h a t s h o u l d b e a s k e d o f t h e c i t y m a n a g e r c a n d i d a t e s . T h a t f e e d b a c k w i l l b e s h a r e d w i t h t h e m a y o r a n d c o m m i s s i o n e r s a n d o t h e r w i s e w i l l b e h e l p f u l t h r o u g h o u t t h e r e c r u i t m e n t a n d s e l e c t i o n p r o c e s s . A t h r e e ­ p e r s o n a d h o c c i t i z e n s ' p a n e l s e l e c t e d b y t h e i n t e r i m c i t y m a n a g e r a n d h u m a n r e s o u r c e s d i r e c t o r w i l l r e v i e w t h e p u b l i c i n p u t , h o l d a p u b l i c m e e t i n g , a n d s e l e c t q u e s t i o n s / s c e n a r i o s t o b e r e a d t o t h e f i n a l i s t s d u r i n g t h e l a t e - A p r i l p u b l i c f o r u m . 4 . l a t e A p r i l . F i n a l i s t s ' p u b l i c f o r u m a n d m e e t - a n d - g r e e t . O v e r a t w o - d a y p e r i o d , u p t o f i v e f i n a l i s t s w i l l b e i n t e r v i e w e d i n d i v i d u a l l y b y t h e m a y o r a n d c i t y c o m m i s s i o n . D u r i n g t h e f i n a l i s t s ' v i s i t s t o A t l a n t i c B e a c h , t h e c i t y w i l l h o s t t w o p u b l i c e v e n t s - a p u b l i c f o r u m a n d m e e t - a n d - g r e e t - - w i t h t h e c a n d i d a t e s . A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 W E I G H T E D M A T R I X C A N D I D A T E N A M E : N e e d s Y e s N o M i n i m u m B a c h e l o r ' s d e g r e e ( p r e f e r a b l y i n P u b l i c A d m i n i s t r a t i o n o r a d i r e c t l y r e l a t e d f i e l d ) . A t l e a s t f i v e y e a r s o f e x p e r i e n c e a s a c i t y , m u n i c i p a l , c o u n t y , o r s t a t e g o v e r n m e n t a d m i n i s t r a t o r s e r v i n g i n a t l e a s t a n a s s i s t a n t d e p a r t m e n t h e a d o r t h e e q u i v a l e n t i n r e s p o n s i b i l i t y . A g r a d u a t e d e g r e e a c c e p t a b l e t o t h e C o m m i s s i o n m a y b e s u b s t i t u t e d f o r n o t m o r e t h a n o n e y e a r o f t h e r e q u i r e d e x p e r i e n c e . . A S + E v i d e n c e o f s u c c e s s i n e s t a b l i s h i n g a n d m a i n t a i n i n g a l i n e o f c o r r J . t # . . Q : r f i t ' a t i o n w i t h c o I I e a g u e s . , i { ~ ~ i t / ; f ; , \ \ , _ . P r o v e n a b i l i t y t o a d m i n i s t e r a n d e n f o r c e e n a c t m e n t s b y t h e { m . @ J ¥ l m i s · ¥ f 9 n ~ D e m o n s t r a t e d s u c c e s s o f a n n u a l b u d g e t p r e p a r a t i o n a i J s i f . ~ q _ m . i n i s t r a t i d k } ' { ; \ , , P r o v e n a b i l i t y t o w o r k c o o p e r a t i v e l y , d i p l o m a t i c a l l y ~ J l 1 : ~ Y ~ H e c t i v e l y w i t h e l f i ' ¢ t e . d ~ ~ ~ · ; : . : · ~ ~ : : . ~ ~ · : : • ' ; : : : : · : ~ ~ · · . : o f f i c i a l s , d e p a r t m e n t h e a d s , b o a r d a n d c o m m i t t e e n t ~ h J . b e r s , c o m m u n i t y l e a d ~ / $ . . , _ a n d r e s i d e n t s . . , , ~ , W } k , , ; , ~ } ; ; . , " ' : . ( · · ' . , D e m o n s t r a t e d e x c e l l e n c e i n p r e p a r i n g a n £ ! p n u a l r e p o r t o f . i ' N ! n a . Q q , ¢ } [ ~ W d ' ' T Y f L a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t i e s o f t h e c i t y o r d e p W : i f f i m : ~ n t - ~ ' ! W ' } ) J S { i \ \ / ' . I ' \ ' { . ' : ' W a n t s P o s s i b l e S c o r e d S c o r e H i g h l y m o t i v a t e d , e n e r g e t . i : S i , ! . ~ r l H ' c r e a H V . ; ' ~ ' u ~ r o b l e m ' ' · S ' g J y § l f l W i t h a · g e r q # g : ~ p u b l i c p r e s e n c e a n d t h e d r i v e t o ~ ' & H : J ; ~ y e e x c e l f ~ h t t i m e l y i ~ ~ ! W l r · , ; ; , - , D e m o n s t r a t e d e x c e l l e n c e i n p h ~ ) i ~ , s p e ~ ~ f D : g , . _ _ ' ' \ W ; < D e m o n s t r a t e d e ' l l ~ : : f : i ' ~ g _ ) X l w r i t n ' W ~ i ~ , ~ : ~ e ! J § ~ ' ! ' d f ~ S . : ~ - ~ J a l m ~ ' 4 1 , : ~ , S t r o n g p e r s o n : , . ' ~ h a ' g ~ ' W l ~ h t ? k i l l ~ ! @ $ , . . · · · ' \ ' r . \ W k > _ . . ' \ > " ' / I ' : : . · · ; " ! : ; _ . : · : · . ' : " ! , ' : ~ ! : ' • · · · · : · : ; . · , · · . ~ - ~ ? ~ ~ ) \ . · : ; { ~ ! ~ : \ : . , · · ~ . : ~ ' ! ) ~ \ : . C a n d i d a t e m e t a l l " N e e d s " ? Y e s N o C a n d i d a t e s c o r e " W a n t s " ? _ _ _ _ A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T l A N T I C B E A C H C H A R T E R C I T Y M A N A G E R • S e c . 2 2 . - Q u a l i f i c a t i o n s . ~ ~ h ~ - ~ ~ ; y - ~ - ; ~ ~ ~ ~ ~ - ~ h ~ b - ~ h ; ; ~ ~ b y t h e c i t y c o m m i s s i o n s o l ~ l y - ~ ~ h e b a s ~ ~ f ~ d ~ ~ ~ ~ ~ ~ ; a t i ~ ~ - ~ ~ - ~ - j i f i c ~ t ; o n ; a - ~ d I w i t h s p e c i a l r e f e r e n c e t o e d u c a t i o n a n d e x p e r i e n c e i n a n d k n o w l e d g e o f a c c e p t e d p r a c t i c e w i t h r e s p e c t t o , t h e d u t i e s o f t h i s o f f i c e a s s e t f o r t h h e r e i n a f t e r a n d i n t h e c i t y c o d e . A p p l i c a n t s f o r t h e p o s i t i o n o f c i t y m a n a g e r s h a l l m e e t t h e f o l l o w i n g e d u c a t i o n a l a n d e x p e r i e n c e r e q u i r e m e n t s : I - - - - - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - - ­ ~ - ~ - - - - - - - - - - - - - · - - - - - - - - - ~ - - - - - - · - - - - - - - - - - - - - - - - ( 1 ) P o s s e s s i o n o f a t l e a s t a b a c c a l a u r e a t e d e g r e e p r e f e r a b l y i n P u b l i c A d m i n i s t r a t i o n o r a d i r e c t l y r e l a t e d f i e l d f r o m a c o l l e g e o r u n i v e r s i t y a c c r e d i t e d b y a r e c o g n i z e d a c c r e d i t a t i o n a g e n c y i n t h e U n i t e d S t a t e s o r f r o m a r e c o g n i z e d c o l l e g e o r u n i v e r s i t y o u t s i d e o f t h e U n i t e d S t a t e s , w h i c h i s a c c e p t a b l e t o t h e c i t y c o m m i s s i o n ; a n d ( 2 ) N o t l e s s t h a n f i v e ( 5 ) y e a r s o f e x p e r i e n c e a s a c i t y , m u n i c i p a t c o u n t y , o r s t a t e g o v e r n m e n t a d m i n i s t r a t o r s e r v i n g i n a t l e a s t a n a s s i s t a n t d e p a r t m e n t h e a d o r t h e e q u i v a l e n t i n r e s p o n s i b i l i t y ; a n d ( 3 ) A g r a d u a t e d e g r e e a c c e p t a b l e t o t h e c i t y c o m m i s s i o n m a y b e s u b s t i t u t e d f o r n o t m o r e t h a n o n e y e a r o f t h e r e q u i r e d e x p e r i e n c e . A t t h e t i m e o f a p p o i n t m e n t , t h e n e w c i t y m a n a g e r n e e d n o t b e a r e s i d e n t o f t h e c i t y o r s t a t e , b u t w i t h i n s i x ( 6 ) m o n t h s t h e c i t y m a n a g e r s h a l l r e s i d e w i t h i n t h e c i t y o f A t l a n t i c B e a c h . • S e c . 2 3 . - P o w e r s a n d d u t i e s . T h e c i t y m a n a g e r s h a l l b e t h e c h i e f a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r a n d a s s u c h , h e a d t h e a d m i n i s t r a t i v e b r a n c h o f t h e c i t y j g o v e r n m e n t . T h e p o w e r s a n d d u t i e s o f t h e c i t y m a n a g e r s h a l l i n c l u d e b u t n o t b e l i m i t e d t o : ( 1 ) E s t a b l i s h a n d m a i n t a i n a l i n e o f c o m m u n i c a t i o n w i t h t h e c i t y c l e r k ; a n d ( 2 ) A d m i n i s t e r i n g a n d e n f o r c i n g a l l e n a c t m e n t s o f t h e c i t y c o m m i s s i o n ; a n d ( 3 ) P r e p a r i n g a n d f o r w a r d i n g a g e n d a m a t e r i a l s t o t h e c i t y c l e r k f o r e v e r y c o m m i s s i o n m e e t i n g ; a n d ( 4 ) P r e p a r i n g t h e b u d g e t a n n u a l l y a n d s u b m i t t i n g i t t o t h e c i t y c o m m i s s i o n , a n d b e i n g r e s p o n s i b l e f o r i t s a d m i n i s t r a t i o n a f t e r a d o p t i o n ; a n d ( 5 ) P r e p a r i n g a n d s u b m i t t i n g t o t h e c i t y c o m m i s s i o n a t t h e e n d o f e a c h f i s c a l y e a r , a c o m p l e t e r e p o r t o n t h e f i n a n c e s a n d a d m i n i s t r a t i v e a c t i v i t i e s o f t h e c i t y f o r t h e y e a r j u s t c o m p l e t e d . A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T 8 M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 * * * I N C O M P L E T E * * * J o b D e s c r i p t i o n f o r t h e C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r O f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h P o s i t i o n T i t l e : C i t y M a n a g e r R e p o r t s t o : C i t y C o m m i s s i o n R e p o r t i n g t o t h i s P o s i t i o n : D e p a r t m e n t H e a d s J o b S u m m a r y , ~ f ~ i ( ~ t ~ t : Y T h e C i t y M a n a g e r i s a p p o i n t e d b y t h e C i W : \ ~ ~ f . h m i s s i o n ; N ~ \ ~ ~ ~ I ~ e s a s t h e C h i e f A d m i n i s t r a t i v e O f f i c e r o f t h e C i t y o f A t l a n t i c ~ , ~ ~ J 9 h ~ Y I n p a r t n e r s h i p J J i t g _ ; J h e C i t y C o m m i s s i o n , t h e C i t y M a n a g e r i s r e s p o n s i b l e f o r t h e s u c c e ~ 7 ~ V q f ; J h e C i t y o f A t l a n t i c B ~ ; ~ ~ Q ; , i 3 n d i t s q u a l i t y o f l i f e . I n d ~ i n g s o , t h e C i t y M a n a g e r w i l l d e v e l o p a W d \ f o s t e r p f t i ~ . l ~ i v e r e l a t i o ~ § h ' J R . s , c r e a t e a n · · ~ ~ . : · : : X : . : : : · . · . : : ' : : : . ~ - : ~ . ' : · ~ ~ . . : ~ : · . · · : . : . ~ ' : > : ~ : · . e n v i r o n m e n t o f t r u s t a n d c r e d i b i l i t y { e n h a n c e c o m m ' l l n i t y f , W o g a g e m e n t a n d f o d i S ; o n e f f o r t s t o c a r r y o u t t h e m i s s i o n , v i s i o n a n d g ~ ~ ~ l » 1 ¥ ~ t ~ . l , ! ) . ! i ? h e d b y ~ - ~ ~ \ ~ ) t y C o m m i s s i o n . . . · · : . ~ : . : : ~ - : : : . ' · . . . ~ : : - . ~ ; ~ ~ . ~ · ~ : ~ ' : , ' · . , ' : , · : : - ~ : · . ; _ . : ~ ) . T h e C i t y C o m m i s s i o n d e l e g a t e ~ ~ : R ~ ' $ p ~ - ~ ~ W ~ J J . i t y } o r m ~ X ~ ; ~ ' ~ ! ; l l e n t a n d d a y - t o - d a y o p e r a t i o n s o f t h e C i t y t q : , ~ t f f t ! & i [ t y M a n a g ~ ~ i ; . ~ , n d h ~ r t i ; ; \ \ ~ : ~ ? , t h ~ , , ~ , , Q t b . P r i t y t o c a r r y o u t t h e s e r e s p o n s i b i l i t i e s i n a c { : . Q ' r d ~ W t ~ \ x t [ f h : t h e C i t / ' ~ H ~ r t e r . ( . . ; ' 8 ' f d l h f ! n . c e s ; · ' · ~ s w e l l a s w i t h d i r e c t i o n , , p : : ! . · : : J ; ; : J : c : · ' ' ! ' : : : ; . : . ~ : : · : : ; , - : · ; - : · . . t ! ; : : ) ~ · t : ' i : ; : ' · < · ~ · : : · . · : : : ' . : : . • • . f r o m t h e C i t y C o m n i · l ~ # ! p p . T h e c f { V ; M a n a g e N / ( $ . J f ~ x P ' e c t e d t a · ' ~ k " ~ · r c i s e a h i g h d e g r e e o f i n d e p e n d e n c e , i n i t i a t i J ~ \ ~ P , c ; l p r o f ~ i $ } o n a l e x p ~ f t ) ~ ~ - i n t h e a d m i n i s t r a t i o n a n d d a y - t o - d a y m a n a g e m ~ n t ; Q ; f ; t . b g C i t y i ~ ~ ~ : e , G P . t ~ : ~ W 2 ~ \ w i t h p o l i ~ V ~ ~ : ~ , t a b l i s h e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n , t h e C i t y . J : . - : · ~ : ; · : · : . : · . ~ - ~ : : - : ; : . ~ · ; · : : : . : : : . ~ · ~ : · - : ~ ; : . . ~ · : ) . : · . ~ > : ; · ; ' . : ' : • . ~ ~ - : : ~ - : · . _ . . ~ ~ : : · : · : ~ : : ~ : - : . • _ · · : : , - , . - ; r : ~ , C h a r t e ~ . ~ ~ ( q q { ® ' f d i 6 a f u : g § ; § 1 ; p t y , · , s ~ ~ f ~ . a n d F ' e H ? i g ~ h J . ~ _ w s ; - : . ' r e g u l a t i o n s a n d g u i d e l i n e s . A n i m p o r t a n t a s p e c t i 1 6 ' f : t ' h i s p o s i t i o n · l g i f h e h i g l i " ~ t b f i l e a s t h e . ' t H t y ' s c h i e f e x e c u t i v e o f f i c e r a n d t h e o v e r a l l r e s p o n ~ A W h t v f o r a l l C i t y [ i g ~ ~ - l j : m e . ~ i ~ } ~ J n ~ l u d i n g P u b l i c S a f e t y , P u b l i c W o r k s , B u i l d i n g , P l a n n i n g a n d C o m ~ J ' f f l $ , ~ p e v e l o p m e r i ' i ) } ~ ~ c r e a t i & W ; _ i ; l n d S p e c i a l E v e n t s , F i n a n c e , H u m a n R e s o u r c e s a n d : c c o u n t a b i l i t i : : : ; \ \ ~ ; \ ~ ~ \ \ ; , : : 1 \ ~ ~ \ ~ J J . . 1 . M i s s i o n , p o l i c y a n d p l a n n i n g a ) H e l p s t h e C i t y C o m m i s s i o n d e t e r m i n e t h e C i t y ' s v a l u e s , m i s s i o n , v i s i o n a n d s h o r t ­ a n d l o n g - t e r m g o a l s . b ) H e l p s t h e C o m m i s s i o n m o n i t o r a n d e v a l u a t e t h e C i t y ' s r e l e v a n c y t o t h e c o m m u n i t y , i t s e f f e c t i v e n e s s a n d i t s r e s u l t s . c ) K e e p s t h e C o m m i s s i o n f u l l y i n f o r m e d o n t h e c o n d i t i o n o f t h e C i t y a n d o n a l l i m p o r t a n t f a c t o r s i n f l u e n c i n g i t . 1 ' A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 • I d e n t i f i e s p r o b l e m s a n d o p p o r t u n i t i e s a n d a d d r e s s e s t h e m ; b r i n g s t h o s e w h i c h a r e a p p r o p r i a t e t o t h e C o m m i s s i o n a n d / o r i t s b o a r d s / c o m m i t t e e s ; a n d f a c i l i t a t e s d i s c u s s i o n a n d d e l i b e r a t i o n . • I n f o r m s t h e C o m m i s s i o n a b o u t t r e n d s , i s s u e s , p r o b l e m s a n d a c t i v i t i e s i n o r d e r t o f a c i l i t a t e p o l i c y - m a k i n g . R e c o m m e n d s p o l i c y r e v i s i o n s . d ) K e e p s i n f o r m e d o f d e v e l o p m e n t s i n a l l a s p e c t s o f m u n i c i p a l m a n a g e m e n t a n d o p e r a t i o n s . 2 . M a n a g e m e n t a n d A d m i n i s t r a t i o n , , . , ; ; ; ~ ( ( ~ ~ ~ ¥ a ) P r o v i d e s g e n e r a l o v e r s i g h t o f a l l C i t y a c t i v i t j g : i . J X W 1 f b . i ' ! g e s t h e d a y - t o - d a y o p e r a t i o n s • } . t : . - . · - · : : , : . · . · - · · · - : : ' ; · ; ; ; : . a n d a s s u r e s a s m o o t h l y f u n c t i o n i n g , e f f i ~ , ! ~ W t d f r g a ~ U ~ . ~ ~ Q n . b ) A s s u r e s p r o g r a m q u a l i t y a n d o r g a n i z g j i f ~ W ~ I ~ t a b i l i t y t h ' f ~ } i g h d e v e l o p m e n t a n d · · - ~ % ! f . . J , t ~ · r : ; : : . : : · · ~ : · . : . - ; · : : : ; : . - . i m p l e m e n t a t i o n o f s t a n d a r d s a n d , q ~ f f t . r b r s , s y s t e m s a n d p f Q . 9 . ~ d u r e s a n d r e g u l a r e v a I u a t i o n . ' ! < ( : ~ { ? ¢ ~ ~ ' ' · . . . , . · . . ; ; < · { ~ \ ' ; , · ; ) c ) A s s u r e s a w o r k e n v i r o n m e n t t h a t r e d u i f $ . u e t a i r , J ~ \ ? . ' r d s u p p o r t s · q q ~ J j , t y s t a f f . A s s u r e s s u c c e s s f u l p r o c t t e ~ \ t . 9 r s e l e c t i n g , d W * - ~ J ~ ~ ( h ' ~ ~ m o t i v a t i n g a ~ d M . v a l u a t i n g s t a f f . d ) R e c o m m e n d s s t a f f i n g a n c l W l H W H . e . i n g t o t h e c & f i i f u . i s s i o n . E n s u r e s t h a t a p p r o p r i a t e s a l a r y s t r u c t u r e s a r e m a i n i ' ~ } h ~ · d \ ~ } { ~ ; : . ~ p d a t e d . . ' ' Y ~ \ \ J i \ L e ) S p e c i f i e s e x p e c t a t i o n s a n d a . d W ~ ' y n t a b Y f i f f ~ ~ J q r D e p ' ~ : € h n e n t H e a d s a n d e v a l u a t e s 3 . : . : ~ w ~ ~ ~ : : - · . . . . - . · - : . · · ; - . b ) ' · A . $ } i . ? , t s i n f o c u s i n · g ~ Q . . \ = ! C o r r i ' r i ! ! # ? . J o n ' s a t t e n t i o n o n l o n g - r a n g e s t r a t e g i c i s s u e s . c ) M ~ i f ~ ' i ~ · ~ s t h e C o m , f i ' J # ~ J o n s ' d J ~ " C l i l i g e n c e r e s p o n s i b i l i t i e s t o a s s u r e t i m e l y a t t e n t i o n 4 . F l n a : c : : : ~ U ~ ; ~ \ ; \ ~ ~ z ~ \ ~ ~ a ) O v e r s e e s t h e f i s c a l a c t i v i t i e s o f t h e o r g a n i z a t i o n i n c l u d i n g b u d g e t i n g , r e p o r t i n g a n d a u d i t s . b ) W o r k s w i t h t h e C o m m i s s i o n t o e n s u r e f i n a n c i n g t o s u p p o r t s h o r t - a n d l o n g - t e r m g o a l s . 5 . C o m m u n i t y R e l a t i o n s 2 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 a ) F a c i l i t a t e s r e s p o n s i v e n e s s t o t h e C o m m u n i t y b y u s i n g e f f e c t i v e m a r k e t i n g a n d c o m m u n i c a t i o n s p o l i c i e s a n d s t r a t e g i e s . b ) L i s t e n s t o t h e m e m b e r s o f t h e C o m m u n i t y i n o r d e r t o i m p r o v e s e r v i c e s a n d q u a l i t y o f l i f e . c ) I n i t i a t e s , d e v e l o p s a n d m a i n t a i n s p o s i t i v e a n d c o o p e r a t i v e r e l a t i o n s h i p s w i t h k e y c o n s t i t u e n c i e s . 6 . P h y s i c a l D e m a n d s / W o r k i n g C o n d i t i o n s : . . . ~ A : . a ) T h i s i s a h i g h - s t r e s s p o s i t i o n b a s e d o n f u l l r e s p q , n # } § ' i i i t y f o r C i t y o f A t l a n t i c B e a c h ; ' ; ' h X I . · · · : . : : . • • · o p e r a t i o n s . H a n d l e s d e t a i l e d , c o m p l e x c o n c e p t l } \ a ' h d p r o b l e m s , b a l a n c e s m u l t i p l e . . . . ~ ( · : ; : : ~ · ; : ? · ~ _ \ : . ' : ' ~ ' : / ; } } . ~ ~ : - : . t a s k s s i m u l t a n e o u s l y , a n d m a k e s r a p i d d e d $ i . o i i s r e ' g i : i t d i n g a d m i n i s t r a t i v e i s s u e s . , • l . t ; ; , . · : : ' · : . · . · · ' : : : • . . b ) P l a n s a n d i m p l e m e n t s p r o g r a m s . E s t < . ~ · l ~ ( ( ( f n e s s t r o n g a h ~ ( ; ; ~ p p r o p r i a t e r e l a t i o n s h i p s , : : ) . , • . : · : ~ : _ . . . . . . . · . : : . . , · . : : • . w i t h t h e M a y o r , C o m m i s s i o n e r s , c ; . g , ~ f t l l f t e e a n d b o a r d n i ' ~ f u p , e r s , s t a f f , r e s i d e n t s , b u s i n e s s e s a n d v e n d o r s . D e v e l o p ~ ~ W · f . f t q p t h a n d c o n s t r u c t i v i ' f ~ · ~ ~ . t i o n s h i p s w i t h e x e c u t i v e c o l l e a g u e s , o u t s i d e a g e n c i ~ ~ { S r g a n i z a t i , G ' M : s a n d i n d i v l d ' & ~ l . s , c ) P l a n s a n d m e e t s d e a d l i n . · . M a i n t a i n s ; ' ' 1 f g i t i b l ~ 1 t v ' g · ~ k s c h e d u l e t o . f f i t e t t h e d e m a n d s o f e x e c u t i v e m ' , . J ~ : t n J : ! ! l t . H o u ; ~ ' Y { : f % ~ : b e l o n g a n d i r r e g u l ~ ; . d ) C o n v e y s a p r o f e s s i o n a l a n i N ~ , ~ ; · [ t f O ~ a , r o . ~ g e a n c T ~ £ ( i t , l ; 1 d e r e g a r d i n g t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , i t s s t a f f , a n d t h e C o ~ V i \ J ~ , s i o ~ · : ' · ~ H t m p n s t r a t ~ f ; ' ~ ~ r n m i t m e n t t o c o n t i n u e d ' : , : : 3 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T I A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 I € M A L e a d e r s a t t h e C o r e o f B e f f e r C o m m u n i t i e s I C M A a d v a n c e s p r o f e s s i o n a l l o c a l g o v e r n m e n t w o r l d w i d e . J t s m i s s i o n I s t o c r e a t e e x c e l l e n c e I n l o c a l g o v e r n a n c e b y d e v e l o p i n g a n d a d v a n c i n g p r o f e s s i o n a l m a n a g e m e n t o f l o c a l g o v e r n m e n t . I C M A , t h e I n t e r n a t i o n a l C i t y / C o u n t y M a n a g e m e n t A s s o c i a t i o n , p r o v i d e s m e m b e r s u p p o r t ; p u b l i c a t i o n s , d a t a , a n d i n f o r m a t i o n ; p e e r a n d r e s u l t s - o r i e n t e d a s s i s t a n c e ; a n d t r a i n i n g a n d p r o f e s s i o n a l d e v e l o p m e n t t o m o r e t 1 1 a n 9 , 0 0 0 c i t y , t o w n , a n d c o u n t y e x p e r t s a n d o t h e r I n d i v i d u a l s a n d o r g a n i z a t i o n s t h r o u g h o u t t h e w o r l d . T h e m a n a g e m e n t d e c i s i o n s m a d e b y I C M A ' s m e m b e r s a f f e c t l B S m i l l i o n l n d l v 1 d u a l s J i v i n g I n t h o u s a n d s o f c o m m u n i t i e s , f r o m s m a l l v i l l a g e s a n d t o w n s t o l a r g e m e t r o p o l i t a n a r e a s . I C M A 7 7 7 N o r t h C a p i t o l S t r e e t , N e S u i t e 5 0 0 W a s h i n g t o n , D C 2 . 0 0 0 2 · 4 2 0 1 2 0 2 - 2 8 9 · I C M A ( 4 2 6 2 ) l c m a . o r g C o p y r i g h t c D 2 0 1 3 b y t h e I n t e r n a t i o n a l C i t y / C o u n t y M a n a g e m e n t A s s o c i a t i o n . A l l r i g h t s r e s e r v e d , I n c l u d i n g r i g h t s o f r e p r o d u c t i o n a n d u s e I n a n y f o r m o r b y a n y m e a n s , I n c l u d i n g t l l e m a l d n g o f c o p i e s b y a n y p h o t o g r a p h i c p r o c e s s , o r b y a n y e l e c t r i c a l o r m e c h a n i c a l d e v i c e , p r i n t e d , w r i l t e n , o r o r a l o r r e c o r d i n g f o r s o u n d o r v i s u a l r e p r o d u c t i o n , o r f o r u s c I n a n y ! m o w l e d g e o r r e t l ' i e v a l ~ y s t e m o r d e v i c e , u n l e s s p e r m i s s i o n i n w r l t l n g i s o b t a i n e d f r o m t h e c o p y r i g h t p r o p r i e t o r . A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C o n t e n t s I n t r o d u c t i o n . • • 1 S e c t i o n 1 : T e r m . • 1 S e c t i o n 2 : D u t i e s a n d A u t h o r i t y . 1 S e c t i o n 3 : C o m p e n s a t i o n . . . . . 2 S e c t i o n 4 : H e a l t h , D i s a b i l i t y a n d L i f e I n s u r a n c e B e n e f i t s 3 S e c t i o n 5 : V a c a t i o n , S i c k , a n d M i l i t a r y L e a v e 3 S e c t i o n 6 : A u t o m o b i l e . 4 • S e c t i o n 7 : R e t i r e m e n t . 4 S e c t i o n 8 : G e n e r a l B u s i n e s s E x p e n s e s . 5 S e c t i o n 9 : T e r m i n a t i o n . • 6 S e c t i o n 1 0 : S e v e r a n c e . • 6 ' S e c t i o n 1 1 : R e s i g n a t i o n 7 S e c t i o n 1 2 : P e r f o r m a n c e E v a l u a t i o n . 7 S e c t i o n 1 3 : H o u r s o f W o r k . , . . 8 S e c t i o n 1 4 : E t h i c a l C o m m i t m e n t s 8 S e c t i o n 1 5 : O u t s i d e A c t i v i t i e s . • 8 S e c t i o n 1 6 : M o v i n g a n d R e l o c a t i o n E x p e n s e s . 8 S e c t i o n 1 7 : H o m e S a l e a n d P u r c h a s e E x p e n s e s 9 S e c t i o n 1 8 : I n d e m n i f i c a t i o n . 1 0 S e c t i o n 1 9 : B o n d i n g . . . . . 1 0 S e c t i o n 2 0 : O t h e r T e r m s a n d C o n d i t i o n s o f E m p l o y m e n t • . 1 1 S e c t i o n 2 1 - 2 2 : N o t i c e s a n d G e n e r a l P r o v i s i o n s • • . . . . . 1 1 A p p e n d i x 1 S e p a r a t i o n o f E m p l o y m e n t a n d G e n e r a l R e l e a s e . . 1 3 I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 I l l A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T I A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 i v A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 I n t r o d u c t i o n T h i s A g r e e m e n t , m a d e a n d e n t e r e d i n t o t h i s [ d a t e ) , b y a n d b e t w e e n t h e [ l o c a l g o v e r n m e n t ) o f [ s t a t e } , [ t o w n / c i t y / c o u n t y ) a m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n , ( h e r e i n a f t e r c a l l e d " E m p l o y e r " ) a n d [ n a m e ] , ( h e r e l n a O e r c a l l e d " E m p l o y e e " ) a n i n d i v i d u a l w h o h a s t h e e d u c a t i o n , l r a l n - S e c t i o n 1 : T e r m R e c o m m e n d e a L a n g u a g e A . T h i s a g r e e m e n t s h a l l r e m a i n i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t f r o m [ d a l e ] u n t i l t e r m i n a t e d b y t h e E m p l o y e r o r E m p l o y e e a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 9 , 1 0 o r 1 1 o J t h i s a g r e e m e n t . O p t i o n 1 T h e t e r m o f l h i s a g r e e m e n t s h a l l b e f o r a n i n i t i a l p e r i o d o f ( I I ) y e a r s f r o m [ d a t e ] t o ( d a t e ] . T h i s A g r e e ­ m e n t s h a l l a u t o m a t i c a l l y b e r e n e w e d o n i t s a n n i v e r ­ s a r y d a t e f o r a [ I I ) y e a r t e r m u n l e s s n o t i c e t h a l t h e A g r e e m e n t s h a l l t e r m i n a t e i s g i v e n a t l e a s t [ I I ] m o n t h s i n g a n d e x p e r i e n c e i n l o c a l g o v e r n m e n t m a n a g e m e n t a n d w h o , a s a m e m b e r o f t h e I n t e r n a t i o n a l C i t y / C o u n t y M a n a g e m e n t A s s o c i a t i o n ( I C M A ) , i s s u b j e c t t o t h e T C M A C o d e o f E t h i c s , b o l h o f w h o m a g r e e a s f o l l o w s : ( 1 2 m o n t h s r e c o m m e n d e d ) b e f o r e t h e e x p i r a t i o n d a t e . I n t h e e v e n t U 1 e a g r e e m e n t i s n o t r e n e w e d , a l l c o m ­ p e n s a t i o n , b e n e f i t s a n d r e q u i r e m e n t s o f t h e a g r e e m e n t s b a l l r e m a i n i n e f f e c t u n t i l t h e e x p i r a t i o n o f t h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t u n l e s s E m p l o y e e v o l u n t a r i l y r e s i g n s . r n t h e e v e n t t h a t t h e E m p l o y e e i s t e r m i n a t e d , a s d e f i n e d i n S e c t i o n 9 o f t h j s a g r e e m e n t , t h e E m p l o y e e s h a l l b e e n t i t l e d t o a l l c o m p e n s a t i o n i n c l u d i n g s a l ­ a r y , a c c r u e d v a c a t i o n a n d s i c k l e a v e , c a r a l l o w a n c e p a i d i n J u m p s u m o r i n a c o n t i n u a t i o n o f s a l a r y o n t h e e x i s t i n g [ b i w e e l < l y j m o n t h l y ] b a s i s , a t t h e E m p l o y ­ e e ' s o p t i o n , p l u s c o n t i n u a t i o n o f a l l b e n e f i t s f o r t h e r e m a i n d e r o f t h e t e r m o f t h i s a g r e e m e n t . S e c t i o n 2 : D u t i e s a n d A u t h o r i t y R e c o m m e n d e ~ L a n g u a g e A . E m p l o y e r a g r e e s t o e m p l o y [ n a m e ] a s [ t i t l e ] t o p e r f o r m t h e f u n c t i o n s a n d d u t i e s s p e c i f i e d i n [ l e g a l r e f e r ~ n c e J o f t h e [ l o c a l g o v e r n m e n t ] c h a r t e r a n d / o r b y o r d i n a n c e ( I I ) d a t e d [ l e g a l r e f e r e n c e ] o f t h e [ J o c a l g o v e r n ­ m e n O c o d e a n d t o p e r f o r m o t h e r l e g a l l y p e r m i s s i b l e a n d p r o p e r d u t i e s a n d f u n c t i o n s w i t h o u t i n t e r f e r e n c e . B . E m p l o y e e i s t h e c h i e f e x e c u t i v e o f f i c e r o f t h e E m p l o y e r a n d s h a l l f a i t h f u l l y p e r f o r m t h e d u t i e s a s p r e s c l ' i b e d i n t h e j o b d e s c r i p t i o n a s s e t f o r t h i n t h e E m p l o y e r ' s c h a r t e r a n d j o r o r d i n a n c e s a n d a s m a y b e l a w f u l l y a s s i g n e d b y t h e E m p l o y e r a n d s h a l l c o m p l y w i t h a l l l a w f u l g o v e r n i n g b o d y d i r e c t i v e s , s t a t e a n d f e d e r a l l a w , E m p l o y e r p o l i c i e s , r u l e s a n d o r d i n a n c e s a s U 1 e y e x i s t o r m a y h e r e a f t e r b e a m e n d e d . C . S p e c i f i c a l l y , i t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e E m p l o y e e t o e m p l o y o n b e h a l f o f t h e E m p l o y e r a l l o t h e r e m p l o y e e s o f U 1 e o r g a n i z a t i o n c o n s i s t e n t w i t h t h e p o l i c i e s o f t h e g o v e r n i n g b o d y a n d t h e o r d i n a n c e s a n d c h a r t e r o f t h e E m p l o y e r . D . I t s h a l l a l s o b e t h e d u t y o f t h e E m p l o y e e t o d i r e c t , a s s i g n , r e a s s i g n a n d e v a l u a t e a l l o f t h e e m p l o y e e s o f t h e E m p l o y e r c o n s i s t e n t w i t h p o l i c i e s , o r d i n a n c e s , c h a r t e r , s t a t e a n d f e d e r a l l a w . E . r t s h a l l a l s o b e U 1 e d u t y o f t h e E m p l o y e e t o o r g a ­ n i z e , r e o r g a n i z e a n d a r r a n g e t h e s t a f f o f t h e E m p l o y e r a n d l o d e v e l o p a n d e s t a b l i s h i n t e r n a l r e g u l a t i o n s , r u l e s a n d p r o c e d u r e s w h i c h t h e E m p l o y e e d e e m s n e c e s ­ s a r y f o r t h e e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e o p e r a t i o n o f t h e E m p l o y e r c o n s i s t e n t w i t h t h e l a w f u l d i r e c t i v e s , p o l i ­ c i e s , o r d i n a n c e s , s l a t e a n d f e d e r a l l a w . F . l l s h a l l a l s o b e t h e d u t y o f t h e E m p l o y e e t o a c c e p t a l l r e s i g n a t i o n s o f e m p l o y e e s o f t h e E m p l o y e r c o n s i s ­ t e n t w i t h t h e p o l i c i e s , o r d i n a n c e s , s t a l e a n d f e d e r a l l a w , e x c e p t t h e E m p l o y e e ' s r e s i g n a t i o n w h i c h m u s t b e a c c e p t e d b y t h e g o v e r n i n g b o d y . G . T h e E m p l o y e e s h a l l p e r f o r m U 1 e d u t i e s o i ( c i t y , c o u n t y o r t o w n ) m a n a g e r o f t h e E m p l o y e r w i t h r e a ­ s o n a b l e c a r e , d i l i g e n c e , s k i l l a n d e x p e r t i s e . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 1 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 H . A l l d u t i e s a s s i g n e d t o t h e E m p l o y e e b y t h e g o v e r n ­ i n g b o d y s h a l l b e a p p r o p r i a t e t o a n d c o n s i s t e n t w i t h t h e p r o f e s s i o n a l r o l e a n d r e s p o n s i b i l i t y o f t h e E m p l o y e e . I . T h e E m p l o y e e c a n n o t b e r e a s s i g n e d f r o m t h e p o s i ­ t i o n o f ( c i t y , c o u n t y o r t o w n ) m a n a g e r t o a n o t l 1 e r p o s i ­ t i o n w i t h o u t t i l e E m p l o y e e ' s e x p r e s s w r i t t e n c o n s e n t . J . T h e E m p l o y e e o r d e s i g n e e s h a l l a t t e n d , a n d s h a l l b e p e r m . J t t e t l t o a t t e n d , a l l m e e t i n g s o f t h e g o v e r n i n g S e c t i o n 3 : C o m p e n s a t i o n R e c o m m e n d e d L a n g u a g e A . B a s e S a l a r y : E m p l o y e r a g r e e s t o p a y E m p l o y e e a n a n n u a l b a s e s a l r u y o f [ $ a m o u n t ] , p a y a b l e i n i n s t a l l ­ m e n t s a t t l l e s a m e t l m c t h a t t h e o t h e r m a n a g e m e n t e m p l o y e e s o f t h e E m p l o y e r a x e p a i d . B . T h i s a g r e e m e n t s h a l l b e a u t o m a t i c a l l y a m e n d e d t o r e f l e c t a n y s a l a r y a d j u s t m e n t s t h a t a r e p r o v i d e d o r r e q u i r e d b y t h e E m p l o y e r ' s c o m p e n s a t i o n p o l i c i e s l o i n c l u d e a l l s a l a r y a d j u s t m e n t s o n t h e s a m e b a s i s a s a p p l i e d c o t h e e x e c u t i v e c l a s s i f i c a t i o n o f e m p l o y e e s . C . I n a d d i t i o n , c o n s i d e r a t i o n s h a l l b e g i v e n o n a n a n n u a l b a s i s t o a n i n c r e a s e i n c o m p e n s a t i o n . O p t i o n s f o r S e c t i o n 3 . C C o m p e n s a t i o n O p t i o n 1 T h e E m p l o y e r a g r e e s t o i n c r e a s e t h e c o m p e n s a t i o n o f t h e E m p l o y e e d e p e n d e n t u p o n t h e r e s u l t s o f t h e p e r ­ f o r m a n c e e v a l u a t i o n c o n d u c t e d u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 1 2 o f t h i s A g r e e m e n t . I n c r e a s e d c o m p e n · s a t i o n c a n b e i n t h e f o r m o f a s a l a r y i n c r e a s e a n d / o r p e r f o r m a n c e i n c e n t i v e a n d / o r a n i n c r e a s e i n b e n e f i t s . O p t i o n 2 T h e E m p l o y e r a g r e e s t o i n c r e a s e t h e c o m p e n s a t i o n o f t h e E m p l o y e e d e p e n d e n t u p o n t h e r e s u l t s o f t h e p e J ­ f o r m a n c e e v a l u a t i o n c o n d u c t e d u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 1 2 o f t l l i s A g r e e m e n t i n a d d i t i o n t o p r o v i d ­ I n g a f i x e d a n n u a l i n c r e a s e i n t h e E m p l o y e e ' s s a l a r y b o d y , b o t h p u b l i c a n d c l o s e d , w i t h t h e e x c e p t i o n o f t h o s e c l o s e d m e e t i n g s d e v o t e d t o t h e s u b j e c t o f t h i s A g r e e m e n t , o r a n y a m e n d m e n t t h e r e t o o r t h e E m p l o y ­ e e ' s e v a l u a t i o n o r o t h e r w i s e c o n s i s t e n t w i t h s t a t e l a w . r < . T h e g o v e r n i n g b o d y , i n d i v i d u a l l y a n d c o l l e c t i v e l y , s h a l l r e f e r i n a t i m e l y m a n n e r a l J s u b s t a n t i v e c r i t i c i s m s , c o m p l a i n t s a n d s u g g e s t i o n s c a l l e d t o t h e i r a t t e n t i o n t o t h e E m p l o y e e f o r s t u d y a n d / o r a p p r o p r i a t e a c t i o n . b a s e d o n a n a g r e e d u p o n e c o n o m i c i n d i c a t o r , s u c h a s U 1 e C o n s u m e r P r i c e I n d e x . O p t i o n ~ T h e E m p l o y e r a g r e e s t o i n c r e a s e t h e c o m p e n s a t i o n b y [ % ) e a c h y e a r . O p t i o n 4 T h e E m p l o y e r a g r e e s t o i n c r e a s e t h e c o m p e n s a t i o n e a c h y e a r l > y a t l e a s t t h e a v e r a g e a c r o s s t h e b o a r d i n c r e a s e g r a n t e d t o o U 1 e r e m p l o y e e s o f t h e E m p l o y e r . D . A t a n y t i m e d u r i n g t h e t e r m o f t h e A g r e e m e n t , E m p l o y e r m a y , i n i t s d i s c r e t i o n , r e v i e w a n d a d j u s t t h e s a l a r y o f t h e E m p l o y e e , b u t i n n o e v e n t s h a l l t h e E m p l o y e e b e p a i d J e s s t h a n t l t e s a l a r y s e t f o r t h i n S e c ­ t i o n 3 . A . o f t h e A g r e e m e n t e x c e p t b y m u t u a l w r i t t e n a g r e e m e n t b e t w e e n E m p l o y e e a n d E m p l o y e r . S u c h a d j u s t m e n t s , f C a r 1 y , s h a l l b e m a d e p u r s u a n t t o a l a w ­ f u l g o v e r n i n g b o d y a c t i o n . I n s u c h e v e n t , E m p l o y e r a n d E m p l o y e e a g r e e t o p r o v i d e U 1 e i r b e s t e f f o r t s a n d r e a s o n a b l e c o o p e r a t i o n t o e x e c u t e a n e w a g r e e m e n t I n c o r p o r a t i n g t h e a d j u s t e d s a l a r y . E . E x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d i n t h i s A g r e e m e n t , t h e E m p l o y e e s h a l l b e e n t i t l e d , a t a m i n i m u m , t o t h e h i g h e s t l e v e l o f b e n e f i t s e n j o y e d b y ~ n d / o r a v a i l a b l e t o o t h e r e m p l o y e e s , d e p a r t m e n t h e a d s o r g e n e r a l e m p l o y ­ e e s o f t h e E m p l o y e r a s p m v i d e d b y t h e E m p l o y e r ' s p o l i c i e s , C h a r t e r , o r d i n a n c e s , o r p e r s o n n e l r u l e s a n d r e g u l a t i o n s o r o t h e r p r a c t i c e s . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 2 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S e c t i o n 4 : H e a l t h , D i s a b i l i t y a n d L i f e I n s u r a n c e B e n e f i t s R e c o m m e n d e d L a n g u a g e A . T h e E m p l o y e r a g r e e s t o p r o v i d e a n d t o p a y t h e p r e m i u m s f o r h e a l t h , h o s p i t a l i z a t i o n , s u r g i c a l , v i s i o n , d e n t a l a n d c o m p r e h e n s i v e m e d i c a l i n s u r a n c e f o r t h e E m p l o y e e a n d h i s / h e r d e p e n d e n t s , a t a m i n i m u m , e q u a l t o t h a t w h i c h I s p r o v i d e d t o a l l o t h e r e m p l o y ­ e e s o f t h e ( l o c a l g o v e r n m e n t ] . I n t h e e v e n t n o s u c h p l a n e x i s t s , E m p l o y e r a g r e e s t o p r o v i d e c o v e r a g e f o r t h e E m p l o y e e a n d d e p e n d e n t s i n a m a n n e r m u t u a l l y a g r e e d u p o n b y E m p l o y e r a n d E m p l o y e e . D . T h e E m p l o y e r a g r e e s t o p u r i n t o f o r c e a n d t o m a k e r e q u i r e d p r e m i u m p a y m e n t s f o r s h o r t t e u n a n d l o n g t e r m d i s a b l l i l y c o v e r a g e f o r t h e E m p l o y e e . C . T h e E m p l o y e e m a y e l e c t t o s u b m i t o n c e p e r c a l e n ­ d a r y e a r t o a c o m p l e t e p h y s i c a l e x a m i n a t i o n , i n c l u d i n g a c a r d i o - v a s c u l a r e x a m i n a t i o n , b y a q u a l i f i e d p h y s l - . c i a n s e l e c t e d b y t h e E m p l o y e e , t h e c o s t o f w h i c h s h a l l b e p a i d b y t h e E m p l o y e r . D . T h e E m p l o y e r s h a l l p a y t h e a m o u n t o f p r e m i u m d u e f o r t e r m . l i f e i n s u r a n c e i n t h e a m o u n t o f t h r e e ( 3 ) t i m e s t h e E m p l o y e e ' s a n n u a l b a s e s a l a r y , i n c l u d i n g a J l i n c r e a s e s i n t h e b a s e s a l a r y d u r i n g t h e l i f e o f t l 1 l s a g r e e m e n t . T h e E m p l o y e e s h a l l n a m e t h e b e n e f i c i a r y o f t h e l i f e i n s u r a n c e p o l i c y . O p t i o n 1 A . T h e E m p l o y e r a g r e e s t o p r o v i d e f o r f u l l h e a l t h , h o s ­ p i t a l i z a t i o n , s u r g i c a l , v i s i o n , d e n t a l a n d c o m p r e h e n s i v e m e d i c a l i n s u r a n c e f o r t h e E m p l o y e e a n d h i s / h e r d e p e n ­ d e n t s o n a n e q u i v a l e n t b a s i s t o t h a t w h i c h i s p r o v i d e d t o a l l o t h e r e m p l o y e e s o f t h e O o c a l g o v e r n m e n t ) . a n d E m p l o y e r s h a l l p a y a l l p r e m i u m s ! o r t h e E m p l o y e e a n d t h e E m p l o y e e ' s d e p e n d e n t s . I n U 1 e e v e n t n o s u c h p l a n e x i s t s , E m p l o y e r a g r e e s t o p r o v i d e f u l l c o v e r a g e f o r U 1 e E m p l o y e e a n d d e p e n d e n t s i n a m a n n e r m u t u a l l y a g r e e d u p o n b y E m p l o y e r a n d E m p l o y e e . B . T h e E m p l o y e r a g r e e s t o p u t i n t o f o r c e a n d t o m a k e r e q u i r e d p r e m i u m p a y m e n t s f o r s h o r t t e r m a n d l o n g t e r m d i s a b i l i t y c o v e r a g e f o r t h e E m p l o y e e . C . T h e E m p l o y e e m a y e l e c t t o s u b m i t o n c e p e r c a l e n ­ d a r y e a r t o a c o m p l e t e p h y s i c a l e x a m i n a t i o n , i n c l u d i n g a c a r d i o - v a s c u l a r e x a m i n a t i o n , b y a q u a l i f i e d p h y s i ­ c i a n s e l e c t e d b y t h e E m p l o y e e , t h e c o s t o f w h i c h s h a l l b e p a i d b y t h e E m p l o y e r . D . T h e E m p l o y e r s h a l l p a y t h e a m o u n t o f p r e m i u m d u e f o r t e r m l i f e i n s u r a n c e i n t h e f a c e a m o u n t o f t h r e e ( 3 ) l i m e s t h e E m p l o y e e ' s a n n u a l b a s e s a l a r y , I n c l u d i n g a l l i n c r e a s e s i n t h e b a s e s a l a r y d u r i n g t h e l i f e o f t h i s a g r e e m e n t . I f s u c h c o v e r a $ c i s n o t a v a i l a b l e t h r o u g h t h e E m p l o y e r ' s i n s u r a n c e c a u i e r o r l h e E m p l o y e e e l e c t s t o o b t a i n c o v e r a g e t h r o u g h a d i f f e r e n t i n s u r a n c e c a r ­ r i e r , t h e E m p l o y e r s h a l l r e i m b u r s e t h e E m p l o y e e ! o r t h e c o s t o f t h e p r e m i u m s i n a n a m o u n t e q u a l t o t h e s a m e v a l u e a s U 1 a t p r o v i d e d b y t h e E m p l o y e r ' s i n s u r a n c e c a r ­ r i e r . T h e E m p l o y e e s h a l l o w n t h e l i f e i n s u r a n c e p o l i c y a n d l h e l i f e i n s u r a n c e p o l i c y s h a l l b e i n t h e n a m e o f t h e E m p l o y e e a n d t h e E m p l o y e e s h a l l h a v e t h e r i g h t t o n a m e t h e b e n e £ i c i a r y o f t h e l i f e i n s u r a n c e p o l i c y . O p t i o n 2 E . T h e E m p l o y e r s h a l l p r o v i d e b u s i n e s s t r a v e l i n s u r ­ a n c e f o r t h e E m p l o y e e w h i l e t h e E m p l o y e e i s t r a v e l i n g o n t h e E m p l o y e r ' s b u s i n e s s , a n d t h e E m p l o y e e s h a l l n a m e t h e b e n e f i c i a r y t h e r e o f . S h o u l d t h e E m p l o y e e d i e w h i l e o n t r a v e l f o r t h e E m p l o y e r , t h e E m p l o y e r s h a l l c o v e r t h e f u l l c o s t o f r e t r i e v i n g a n d t r a n s p o r t i n g t h e E m p l o y e e ' s r e m a i n s b a c k t o t h e c u s t o d y o f t h e E m p l o y e e ' s f a m i l y . S e c t i o n 5 : V a c a t i o n , S i c k , a n d M i l i t a r y L e a v e a v a i l a b l e t o a n y o U 1 e r e m p l o y e e s , u n d e r t h e s a m e R e c o m m e n d e d L a n g u a g e r u l e s a n d p r o v i s i o n s a p p l i c a b l e t o o t h e r e m p l o y e e s . A . U p o n c o m m e n c i n g e m p l o y m e n t , t h e E m p l o y e e s h a l l b e c r e d i t e d w i t h [ 1 1 ] a c c r u e d s i c k l e a v e h o u r s O p t i o n 1 a n d [ 1 1 ) a c c r u e d v a c a t i o n l e a v e h o u r s . l n a d d i t i o n , B e g i n n i n g t h e f i r s t d a y o f e m p l o y m e n t , E m p l o y e e s h a l l b e g i n n i n g t h e f i r s t d a y o f e m p l o y m e n t , E m p l o y e e s h a l l a c c r u e s i c l < l e a v e a n d v a c a t l o n l e a v e o n a n a n n u a l a c c r u e s i c k l e a v e a n d v a c a t i o n l e a v e o n a n a n n u a l b a s i s e q u i v a l e n t t o t h e n u m b e r o f y e a r s s e r v e d i n t h e b a s i s , a t a m i n i m u m , a t t h e h i g h e s t r a t e p r o v i d e d o r p r o f e s s i o n . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 3 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 B . U p o n c o m m e n c i n g e m p l o y m e n t , t h e E m p l o y e e s h a l l h a v e a c c e s s t o a b a n k o f 1 8 0 s i c k d a y s t o b e u s e d i n t h e c a s e o f s e r i o u s m e d i c a l c o n d i t i o n s . T h i s l e a v e c a n o n l y b e u s e d t o p r o v i d e c o v e r a g e d u r i n g t h e w a i t i n g p e r i o d b e t w e e n t h e o n s e t o f i l l n e s s o r d i s a b i l i t y a n d t h e p o i n t a t w h i c h s h o r t o r l o n g t e r m d i s a b i l i t y c o v e r a g e t a k e s e f f e c t a n d m a y b e r e n e w e d a f t e r e a c h o c c u r r e n c e . C . T h e E m p l o y e e I s e n t i t l e d t o a c c r u e a l l u n u s e d l e a v e , w i t h o u t l i m i t , a n d i n t h e e v e n t t h e E m p l o y e e ' s e m p l o y m e n t i s t e n n . i n a l e d , e i t h e r v o l u n t a r l l y o r S e c t i o n 6 : A u t o m o b i l e R e c o m m e n d e d L a n g u a g e T h e E m p l o y e e ' s d u t i e s r e q u i r e e x c l u s i v e a n d u n r e · s t r i c t e d u s e o f a n a u t o m o b i l e t o b e m u t u a l l y a g r e e d u p o n a n d p r o v i d e d t o t h e E m p l o y e e a t t b e E m p l o y e r ' s c o s t , s u b j e c t t o a p p r o v a l b y E m p l o y e r w h i c h s h a l l n o t b e w i t h h e l d w i t h o u t g o o d c a u s e . I t s h a l l b e m u t u ­ a l l y a g r e e d u p o n w h e t h e r t h e v e h i c l e i s p u r c h a s e d b y t h e E m p l o y e r , p r o v i d e d u n d e r l e a s e t o t h e E m p l o y e r o r t o t h e E m p l o y e e , o r p r o v i d e d t h r o u g h a m o n t h l y a l l o w a n c e . O p t i o n 1 - M o n t h l y V e h i c l e A l l o w a n c e T h e E m p l o y e r a g r e e s t o p a y t o l h e E m p l o y e e , d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t a n d i n a d d i t i o n t o o t h e r s a l a r y a n d b e n e f i t s h e r e i n p r o v i d e d , U 1 e s u m o f [ d o l ­ l a r a m o u n t ] p e r y e a r , p a y a b l e m o n t h l y , a s a v e h i c l e a l l o w a n c e t o b e u s e d t o p u r c h a s e , l e a s e , o r o w n , o p e r ­ a t e a n d m a i n t a i n a v e h i c l e . T h e m o n t h l y a l l o w a n c e s h a l t b e i n c r e a s e d a n n u a l l y b y [ % o r $ ) a m o u n t . T h e S e c t i o n 7 : R e t i r e m e n t R e c o m m e n d e d L a n g u a g e T h e E m p l o y e r a g r e e s t o e n r o l l t h e E m p l o y e e i n t o t h e a p p l i c a b l e s t a t e o r l o c a l r e t i r e m e n t s y s t e m a n d t o m a k e a l l t h e a p p r o p r i a t e c o n t r i b u t i o n s o n t h e E m p l o y ­ e e ' s b e h a l f . J o a d d i t i o n t o t h e E m p l o y e r ' s p a y m e n t t o U 1 e s t a t e o r l o c a l r e t i r e m e n t s y s t e m ( a s a p p l i c a b l e ) r e f e r e n c e d a b o v e , E m p l o y e r a g r e e s t o e x e c u t e a n d k e e p i n f o r c e a l l n e c e s ­ i n v o l u n t a r i l y , l h e E m p l o y e e s h a l l b e c o m p e n s a t e d f o r a l l a c c r u e d v a c a t i o n t i m e , a U p a i d h o l i d a y s , e x e c u t i v e l e a v e , a n d o t h e r b e n e f i t s t o d a t e . D . T h e E m p l o y e e s h a l l b e e n l i U e d t o m i l i t a r y r e s e r v e l e a v e t i m e p u r s u a n t t o s t a t e l a w a n d [ l o c a l g o v e r n · m e n t ] p o l i c y . O p t i o n 2 E . T h e E m p l o y e e s h a l l a n n u a l l y b e c r e d i t e d w l t b f i v e ( 5 ) d a y s o f e x e c u t i v e l e a v e . E m p l o y e e s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r p a y i n g f o r l i a b i l i t y , p r o p e r t y d a m a g e , a n d c o m p r e h e n s i v e i n s u r a n c e c o v e r ­ a g e u p o n s u c h v e h i c l e a n d s h a l l f u r t h e r b e r e s p o n s i b l e f o r a l l e x p e n s e s a t t e n d a n t t o t h e p u r c h a s e , o p e r a t i o n , m a l n t e n a n c e , r e p a i r , a n d r e g u l a r r e p l a c e m e n t o ! s a i d v e h i c l e . T h e E m p l o y e r s h a l l r e i m b u r s e t h e E m p l o y e e a t t h e I R S s t a n d a r d m i l e a g e r a t e f o r a n y b u s i n e s s u s e o f t h e v e h i c l e b e y o n d t h e g r e a t e r ( l o c a l g o v e r n m e n t ] a r e a . F o r p u r p o s e s o f t h i s S e c t i o n , u s e o f t h e c a r w i t h i n t h e g r e a t e r [ l o c a l g o v e r n m e n t ] a r e a i s d e f i n e d a s t r a v e l t o l o c a t i o n s w i U t i n a _ _ m i l e ( r e c o m ­ m e n d e d o n e h u n d r e d ( 1 0 0 ) m i l e ) r a d i u s o f t i l e l o c a l g o v e r n m e n t l i m i t s . ) O p t i o n 2 - E m p l o y e r P r o v i d e d V e h i c l e T h e E m p l o y e r s h a l l b e I c s p o n s l b l e f o r p a y i n g f o r l i a b l l i l y , p r o p e r t y d a m a g e , a n d c o m p r e h e n s i v e i n s u r a n c e , a n d f o r t h e p u r c h a s e ( o r l e a s e ) , o p e r a t i o n , m a i n t e n a n c e , r e p a l t ~ a n d r e g u l a r r e p l a c e m e n t o f a f u l l - s i z e a u t o m o b i l e . s a r y a g r e e m e n t s p r o v i d e d b y I C M A R e t i r e m e n t C o r p o · r a t i o n [ I C M A - R C ) o r a n y o t h e r S e c t i o n 4 5 7 d e f e r r e d c o m p e n s a t i o n p l a n f o r E m p l o y e e ' s [ c o n t i n u e d ] p a r t i c i p a · t i o n i n s a i d s u p p l e m e n t a r y r e t i r e m e n t p l a n . I n a d d i t i o n t o U 1 e b a s e s a l a r y p a i d b y t h e E m p l o y e r t o E m p l o y e e , E m p l o y e r a g r e e s t o p a y a n a m o u n t e q u a l t o [ p e r c e n t a g e o f E m p l o y e e ' s b a s e s a l a r y , f i x e d d o l l a r a m o u n t o f [ $ ] , o r m a x i m u m d o l l a r a m o u n t p e r m i s s i b l e u n d e r F e d e r a l a n d s t a t e l ~ w i n t o t h e d e s i g n a t e d p l a n o n t h e E m p l o y e e ' s I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 4 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 b e h a l f , i n e q u a l p r o p o r t i o n a t e a m o u n t e a c h p a y p e r i o d . T h e E m p l o y e r a n d E m p l o y e e s h a l l f u l l y d i s c l o s e t o e a c h o t h e r t h e f i n a n c i a l i m p a c t o f a n y a m e n d m e n t t o t h e t e r m s o f E m p l o y e e ' s r e t i r e m e n t b e n e f i t . I n l i e u o f m a k i n g a c o n t r i b u t i o n t o a S e c t i o n 4 5 7 d e f e r r e d c o m p e n s a t i o n p l a n , t h e d o l l a r v a l u e o f t h i s c o n t r i b u t i o n m a y b e u s e d , a t t h e E m p l o y e e ' s o p t i o n , t o p u r c h a s e p r e v i o u s s e r v i c e f r o m a n o t h e r q u a l i f i e d p l a n . O p t i o n 1 R e c o g n i z i n g t h a t e f f e c t i v e s e r v i c e w i t h t h e c o m m u n i t y i s b a s e d i n p a r t o n t h e s t a b i l i t y p r o v i d e d t h r o u g h a l o n g - t e r m r e l a t i o n s h i p , t h e E m p l o y e r s h a l l p r o v i d e a r e t i r e m e n t a n n u i t y , a s d i r e c t e d b y U 1 e E m p l o y e e , a t a r a t e o f [ d o l l a r a m o u n t ] . p a y a b l e a t t h e c o m p l e t i o n o f e a c h q u a r t e r o f t h e f i s c a l y e a r . T i l l s a n n u i t y s e r v e s a s a r e t i r e m e n t c o n t r i b u t i o n a n d d o e s n o t r e q u i r e f u r t h e r a c t i o n o f t h e E m p l o y e r . O p t i o n 2 T h e E m p l o y e r s h a l l a d o p t a q u a l i f i e d 4 0 1 ( a ) d e f i n e d c o n · t r i b u t i o n p l a n o f f e r e d t h r o u g h I C M A R e t i r e m e n t C o r p o r a · L i o n f o r t h e E m p l o y e e i n t h e f o r m o f a I n O n e y p u r c h a s e p l a n t o w h i c h t h e E m p l o y e r s h a l l c o n t . l i b u t e [ % ] o f c o m · p e n s a U o n a n n u a U y . T h e 4 0 l ( a ) p l a n s h a U b e e s t a b l i s h e d a s a n e m p l o y e r p a i d p l a n w i t h n o n - d i s c r e t i o n a r y c o n t r i · b u t i o n s b y t h e E m p l o y e r a n d t h e E m p l o y e e s h a l l h a v e n o r i g h t t o r e c e i v e s u c h c o n t r i b u t i o n s i n c a s h . T h e 4 0 l ( a ) p l a n s h a l l h e e s t a b l i s h e d u n d e r a W l i t t e n p l a n d o c u m e n t t h a t m e e t s t h e r e q u i r e m e n t s o r t h e I R S C o d e a n d s u c h d o c u m e n t i s h e r e b y I n c o r p o r a t e d h e r e i n b y r e f e r e n c e . T h e f u n d s f o r t h e 4 0 1 ( a ) p l a n s h a l l b e i n v e s t e d i n s u c h i n v e s t m e n t v e h i c l e s a s a r e a l l o w a b l e u n d e r t h e I R S C o d e a n d t h e E m p l o y e e s h a l l m a k e U t e s o l e d e t e r m i n a t i o n a s t o h o w t h e f u n d s a r e i n v e s t e d . O p t i o n 2 A : T h e E m p l o y e e s h a l l b e r e q u i r e d t o c o n · t r i b u t e ( % ] o f b a s e s a l a r y o r [ d o l l a r a m o u n t ) a n n u ­ a l l y o n a p r e - t a x b a s i s a s a c o n d i t i o n o f p a r t i c i p a t i o n . O p t i o n 3 T h e E m p l o y e r s h a l l a d o p t a q u a l i f i e d 4 0 1 ( a ) p r o f i t · s h a r i n g p l a n o ( f e r e d t h r o u g h I C M A R e t i r e m e n t C o r · p o r a l i o n f o r t h e E m p l o y e e i n t h e f o r m o f a m o n e y p u r c h a s e p l a n t o w h i c h t h e E m p l o y e r s h a l l c o n t r i b u t e ( % ] o f a l l p e r f o r m a n c e b o n u s e s a n n u a l l y . O p t i o n 3 A : T h e E m p l o y e e s h a l l b e r e q u i r e d t o c o n ­ t r i b u t e [ % ] o f b a s e s a l a r y o r [ d o l l a r a m o u n t ] a n n u ­ a l l y o n a p r e - t a x b a s i s a s a c o n d i t i o n o f p a r l i c i p a t i o n . S e c t i o n 8 : G e n e r a l B u s i n e s s E x p e n s e s R e c o m m e n d e d L a n g u a g e A . E m p l o y e r a g r e e s t o b u d g e t a n d p a y f o r p r o f e s s i o n a l d u e s , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o U 1 e I n t e r n a t i o n a l C i t y / C o u n t y M a n a g e m e n t A s s o c i a t i o n , a n d s u b s c r i p t i o n s o f I h e E m p l o y e e n e c e s s a r y f o r c o n t i n u a t i o n a n d f u l l p a r · U c i p a l i o n i n n a l i o n a l . r e g i o n a l , s t a t e , a n d l o c a l a s s o c i a ­ t i o n s , a n d o r g a n i z a t i o n s n e c e s s a r y a n d d e s i r a b l e f o r t h e E m p l o y e e ' s c o n t i n u e d p r o f e s s i o n a l p a r t i c i p a t i o n , g r o w t h , a n d a d v a n c e m e n t , a n d f o r ' U 1 e g o o d o f I h e E m p l o y e r . B . E m p l o y e r a g r e e s t o b u d g e t a n d p a y f o r t r a v e l a n d s u b s i s t e n c e e x p e n s e s o f E m p l o y e e f o r p r o f e s ­ s i o n a l a n d o f f i c i a l t J · a v e l , m e e t i n g s , a n d o c c a s i o n s t o a d e q u a t e l y c o n t i n u e t J 1 e p r o f e s s i o n a l d e v e l o p m e n t o f E m p l o y e e a n d t o p u r s u e n e c e s s a r y , o f f i c i a l f u n c t i o n s f o r E m p l o y e r , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o t h e I C M A A n n u a l C o n f e r e n c e , t h e s t a t e l e a g u e o f m u n i c i p a l i t i e s , a n d s u c h o t h e r n a t i o n a l , r e g i o n a l , s t a t e , a n d l o c a l g o v ­ e r n m e n t a l . g r o u p s a n d c o m m i t t e e s i n w h i c l 1 E m p l o y e e s e r v e s a s a m e m b e r . C . E m p l o y e r a l s o a g r e e s t o b u d g e t a n d p a y f o r t r a v e l a n d s u b s i s t e n c e e x p e n s e s o f E m p l o y e e f o r s h o r t c o u r s e s , i n s t i t u t e s , a n d s e m i n a r s t h a t a r e n e c e s s a r y f o r t h e E m p l o y e e ' s p r o f e s s i o n a l d e v e l o p m e n t a n d f o r t h e g o o d o f t h e E m p l o y e r . D . E m p l o y e r r e c o g n i z e s t h a t c e r t a i n e x p e n s e s o f a n o n - p e r s o n a l b u t j o b r e l a t e d n a t u r e a r e i n c u r r e d b y E m p l o y e e , a n d a g r e e s t o r e i m b u r s e o r t o p a y s a i d g e n ­ e r a l e x p e n s e s . S u c h e x p e n s e s m a y i n c l u d e m e a l s w h e r e E m p l o y e r b u s i n e s s i s b e i n g d i s c u s s e d o r c o n d u c t e d a n d p a r t i c i p a t i o n i n s o c i a l e v e n t s o f v a r i o u s o r g a n i z a t i o n s w h e n r e p r e s e n t i n g t h e E m p l o y e r . S u c h e x p e n d i t u r e s a r e s u b j e c t t o a n n u a l b u d g e t c o n s t r a i n t s a s w e l l a s s t a t e a n d E m p l o y e r e t h i c s a n d p u r c h a s i n g p o l i c i e s . T h e f i n a n c e d i r e c t o r i s a u U w r i z e d t o d i s b u r s e s u c h m o n e y s u p o n r e c e i p t o f d u l y e x e c u t e d e x p e n s e o r p e t t y c a s h v o u c h e r s , r ~ c e i p t s , s t a t e m e n t s o r p e r s o n a l a f f i d a v i t s . E . T h e E m p l o y e r a c k n o w l e d g e s U 1 e v a l u e o f h a v i n g E m p l o y e e p a r t i c i p a t e a n d b e d i r e c t l y i n v o l v e d i n l o c a l c l v i c c l u b s o r o r g a n i z a t i o n s . A c c o r d i n g l y , E m p l o y e r I C M A M O D E L E M P I O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 5 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T I A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 s h a l l p a y f o r t h e r e a s o n a b l e m e m b e r s h i p f e e s a n d / o r d u e s t o e n a b l e t h e E m p l o y e e t o b e c o m e a n a c t i v e m e m b e r i n l o c a l c i v i c c l u b s o r o r g a n i z a t i o n s . F . R e c o g n i z i n g t h e i m p o r t a n c e o f c o n s t a n t c o m m u n i ­ c a t i o n a n d m a x i m u m p r o d u c t i v i t y , E m p l o y e r s h a l l p r o ­ v i d e E m p l o y e e , f o r b u s i n e s s a n d p e r s o n a l u s e , a l a p t o p c o m p u t e r , s o f t w a r e , i n t e r n e t c o n n e c t i o n a t E m p l o y e e ' s p e r m a n e n t r e s i d e n c e , m o b i l e p h o n e / p e r s o n a l d l g i l a l a s s i s t a n t a n d / o r t a b l e t c o m p u t e r f o r b u s i n e s s a n d S e c t i o n 9 : T e r m i n a t i o n R e c o m m e n d e d L a n g u a g e A . F o r t h e p u r p o s e o ( t h i s a g r e e m e n t , t e r m i n a t i o n s h a l l o c c u r w h e n : 1 . T h e m a j o r i t y o f U 1 e g o v e r n i n g b o d y v o t e s t o t e r m i ­ n a t e t h e E m p l o y e e i n a c c o r d a n c e w i t h ( c i t e a p p l i c a b l e l o c a l l a w ) a t a p r o p e r l y p o s t e d a n d d u l y a u t h o r i z e d p u b l i c m e e t i n g . 2 . I f t h e E m p l o y e r , c i t i z e n s o r l e g i s l a t u r e a c t s t o a m e n d a n y p r o v i s i o n s o f U t e [ c h a r t e r , c o d e , e n a b l i n g l e g i s l a ­ t i o n ] p e r t a i n i n g t o t h e r o l e , p o w e r s , d u t i e s , a u t h o r ­ i t y , r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e E m p l o y e e ' s p o s i t i o n t h a t s u b s t a n l i a l l y c h a n g e s t h e f o r m o f g o v e r n m e n t , t h e E m p l o y e e s h a l l h a v e t h e r i g h t t o d e c l a r e t h a t s u c h a m e n d m e n t s c o n s t i t u t e t e r m i n a t i o n . 3 . J ( t h e E m p l o y e r r e d u c e s t h e b a s e s a l a r y , c o m p e n s a ­ t i o n o r a n y o t h e r f i n t ~ n c i a l b e n e f i t o f t h e E m p l o y e e , u n l e s s i t i s a p p l i e d i n n o g r e a t e r p e r c e n t a g e t h a n t h e a v e r a g e r e d u c t i o n o f a l l d e p a r t m e n t h e a d s , s u c h a c t l o n s h a l l c o n s t i t u t e a b r e a c h o f l h i s a g r e e m e n t a n d w i l l b e r e g a r d e d a s a t e r m i n a t i o n . S e c t i o n 1 0 : S e v e r a n c e S e v e r a n c e s h a U b e p a i d t o l l 1 e E m p l o y e e w h e n e m p l o y m e n t i s t e r m i n a t e d a s d e f i n e d i n S e c t i o n 9 . A . r f t h e E m p l o y e e i s t e r m i n a t e d , t h e E m p l o y e r s h a l l p r o v i d e a m i n i m u m s e v e r a n c e p a y m e n t e q u a l t o t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h s s a l a r y a t t h e t h e n c u r r e n t r a t e o f p a y . T h i s s e v e r a n c e s h a l l b e p a i d i n a l u m p s u m o r i n a c o n t i n u a t i o n o f s a l a r y o n t h e e x i s t i n g [ b i w e e l < l y / m o n t h l y ] b a s i s , a t t h e E m p l o y e e ' s o p t i o n , B . T h e E m p l o y e e s h a l l a l s o b e c o m p e n s a t e d f o r a l l s i c k l e a v e , v a c a t i o n l e a v e , a n d a l l p a i d h o l i d a y s . p e r s o n a l u s e , a n d p a g e r f o r b u s i n e s s a n d p e r s o n a l u s c r e q u i r e d f o r t h e E m p l o y e e t o p e r f o r m t h e i r d u t i e s a n d t o m a i n t a i n c o m m u n i c a t i o n w i U 1 E m p l o y e r ' s s t a f f a n d o f f i c i a l s a s w e l l a s o t h e r i n d i v i d u a l s w h o a r c d o i n g b u s i n e s s w i t h E m p l o y e r . U p o n t e r m i n a t i o n o f E m p l o y ­ e e ' s e m p l o y m e n t , t h e e q u i p m e n t d e s c r i b e d h e r e i n s h a l l b e c o m e t h e p r o p e r l y o f t h e E m p l o y e e a n d a t t h e c U s c r e t i o n o f t h e E m p l o y e e a n y m o b i l e p h o n e n u m b e r s h a l l b e t r a n s f e r r e d t o t h e E m p l o y e e . 4 . I f l 1 1 e E m p l o y e e r e s i g n s f o l l o w i n g a n o f f e r t o a c c e p t r e s i g n a t i o n , w h e t l 1 e r f o r m a l o r i n f o r m a l , b y t h e E m p l o y e r a s r e p r e s e n t a t i v e o f t h e m a j o r i t y o f t h e g o v e r n i n g b o d y t h a t t h e E m p l o y e e r e s i g n , t h e n t h e E m p l o y e e m a y d e c l a r e a t e r m i n a l i o n a s o f t h e d a t e o f t h e s u g g e s t i o n . 5 . B r e a c h o f c o n t r a c t d e c l a r e d b y e i t h e r p a r t y w i t h a 3 0 d a y c u r e p e r i o d f o r e i t h e r E m p l o y e e o r E m p l o y e r . W r l l t e n n o t i c e o f a b r e a c h o f c o n t r a c t s h a l l b e p r o ­ v i d e d i n a c c o r d a n c e w i t h l l 1 e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 2 0 . O p t i o n 1 A . I n t h e e v e n t U t e E m p l o y e e i s t e r m i n a t e d b y t h e E m p l o y e r d u r i n g t h e s i x ( 6 ) m o n t h s I m m e d i a t e l y f o l ­ l o w i n g t h e s e a t i n g a n d s w e a r i n g - i n o f o n e o r m o r e n e w g o v e r n i n g b o d y m e m b e r s , a n d d u r i n g s u c h l i m e t h a t E m p l o y e e i s w J I I J n g a n d a b l e t o p e r f o r m b j s d u l i e s u n d e r U t i s A g r e e m e n t , t h e n , E m p l o y e r a g r e e s t o p a y S e v e r a n c e i n a c c o r d a n c e w l t h S e c t i o n 1 0 p l u s s a l a r y a n d b e n e f i t s I n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 1 0 f o r a n y p o r t i o n o f t h e s i x m o n U 1 s n o t w o r l < e d . T h e E m p l o y e r a g r e e s t o m a l < e a c o n t r i b u t i o n t o t h e E m p l o y e e ' s d e f e r r e d c o m p e n s a t i o n a c c o u n t o n t h e v a l u e o f t h i s c o m p e n s a t i o n c a l c u l a t e d u s i n g t h e t h e n c u r r e n t a n n u a l s a l a r y o f E m p l o y e e a t i l i e d a t e o f t e r m i n a t i o n d i v i d e d b y t w o t h o u s a n d a n d e i g h t y ( 2 0 8 0 ) h o w - s . I f t h e a m o u n t o f t h e c o n t r i b u t i o n u n d e r t h i s S e c t i o n e x c e e d s t h e l i m i t u n d e r t h e C o d e f o r a c o n t r 1 b u t i o n t o t h e D e f e r r e d C o m p e n s a t i o n p l a n , t h e r e m a i n d e r s h a l l b e p a i d t o t h e E m p l o y e e I n a l u m p s u m a s t a x a b l e c o m p e n s a t i o n . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 6 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T I A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 • . 2 0 1 7 C . F o r a m i n i m u m p e r i o d o f o n e y e a r f o l l o w i n g t e r m i · n a t i o n , t h e E m p l o y e r s h a l l p a y t h e c o s t t o c o n t i n u e t h e f o l l o w i n g b e n e f i t s : l . H e a l t h i n s u r a n c e f o r U 1 e e m p l o y e e a n d a l l d e p e n · d e n t s a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 4 A , a f t e r w h i c h t i m e , E m p l o y e e w i l l b e p r o v i d e d a c c e s s t o h e a l t h . i n s u r a n c e p u r s u a n t t o t h e C o n s o l i d a t e d O m n i b u s B u d g e t R e c o n ­ c i l i a t i o n A c t ( ' ' C O B R A " ) . 2 . L i f e i n s u r a n c e a s p r o v j d e d i n S e c t i o n 4 0 3 . S h o r t - t e r m a n d l o n g - t e r m d j s a b i l i t y a s p r o v i d e d i n S e c t i o n 4 8 4 . C a r a l l o w a n c e o r p a y m e n t o f l e a s e , o r p r o v i d e o p t i o n t o b u y E m p l o y e r ' s v e h i c l e a t d e p r e c i a t e d v a l u e 5 . O u t p l a c e m e n t s e r v i c e s s h o u l d t h e e m p l o y e e d e s i r e S e c t i o n 1 1 : R e s i g n a t i o n I n t h e e v e n t t h a t t h e E m p l o y e e v o l u n t a r i l y r e s i g n s h i s / h e r p o s i t i o n w i t h t h e E m p l o y e r , t h e E m p l o y e e s h a l l t h e m i n a n a m o u n t n o l t o e x c e e d [ $ 1 0 , 0 0 0 t o $ 1 5 , 0 0 0 r e c o m m e n d e d ] , a n d 6 . A n y o t h e r a v a i l a b l e b e n e f i t s . D . I f t h e E m p l o y e e i s t e r m i n a t e d b e c a u s e o f a f e l o n y c o n v i c t i o n , t h e n t h e E m p l o y e r i s n o t o b l i g a t e d t o p a y s e v e r a n c e u n d e r l h i s s e c t i o n . E . T h e t e r m i n a t i o n a n d s e v e r a n c e o f E m p l o y e e s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e " S e p a r a t i o n A g r e e m e n t " a g r e e d t o b y E m p l o y e r a n d E m p l o y e e . A t e m p l a t e f o r s u c h a g r e e m e n t i s p r o v i d e d b y I C M A , a n d i s i n c o r p o ­ r a t e d h e r e i n b y r e f e r e n c e . . . . P r o v i s i o n s f o r s e v e r a n c e a n d s e v e r a n c e r e l a t e d b e n · e f i t s m a . y b e g o v e m e d b y s t a t e a n d / o r l o c a l l a w . B e f o r e e n t e r i n g i n t o n e g o t i a l l o n s , b o t h p a r t i e s s h o u l d b e k n o w l e d g e a b l e a b o u t r e l e v a n t l e g a l p r o v i s i o n s . p r o v i d e a m i n i m u m o f 3 0 d a y s n o t i c e u n l e s s E m p l o y e r a n d E m p l o y e e a g r e e o t h e r w i s e . S e c t i o n 1 2 : P e r f o r m a n c e E v a l u a t i o n A . E m p l o y e r s h a l l a n n u a l l y r e v i e w t h e p e r f o r m a n c e o f l h e E m p l o y e e i n [ m o n t h ] s u b j e c t t o a p r o c e s s , f o r m , c r i t e r i a , a n d f o r m a t f o r t h e e v a l u a t i o n w h i c h s h a l l b e m u t u a l l y a g r e e d u p o n b y t h e E m p l o y e r a n d E m p l o y e e . T h e a n n u a l e v a l u a t i o n p r o c e s s , a t a m i n i m u m , s h a l l i n c l u d e t h e o p p o r t u n i t y f o r b o t h p a r t i e s t o : ( 1 ) c o n d u c l a f o r m u l a r y s e s s i o n w h e r e t h e g o v e r n i n g b o d y a n d t h e E m p l o y e e m e e t f i r s t t o d i s c u s s g o a l s a n d o b j e c t i v e s o f b o t h t h e p a s t t w e l v ~ ( 1 2 ) m o n U 1 p e r f o r m a n c e p e r i o d a s w e l l a s t h e u p c o m i n g t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h p e r f o r m a n c e p e r i o d , ( 2 ) ' f o l l o w i n g t h a t f o r m u l a r y d i s c u s s i o n , p r e p a r e a w r i t t e n e v a l u a t i o n o f g o a l s a n d o b j e c t i v e s f o r t h e p a s t a n d u p c o m i n g y e c u ~ ( 3 ) n e x t m e e t c u 1 d d i s c u s s t h e w r i t t e n e v a l u a t i o n o f t h e s e g o a l s a n d o b j e c t i v e s , a n d ( 4 ) p r e s e n t a w r i t t e n s u m m a r y o f t h e e v a l u a t i o n r e s u l t s t o t h e E m p l o y e e . T h e f i n a l w r i t t e n e v a l u a t i o n s h o u l d b e c o m p l e t e d a n d d e l i v e r e d t o t h e E m p l o y e e w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e i n i t i a l f o r m u l a r y e v a l u a t i o n m e e t i n g . B . U n l e s s t h e E m p l o y e e e x p r e s s J y r e q u e s t s o t h e r w i s e i n w r i t l n g , t h e e v a l u a t i o n o f t h e E m p l o y e e s h a l l a t a l l l i m e s b e c o n d u c t e d i r i e x e c u t i v e s e s s i o n o f t h e g o v e r n · i n g b o d y a n d s h a l l b e c o n s i d e r e d c o n f i d e n t i a l t o t h e e x t e n t p e r m i t t e d b y l a w . N o t h i n g h e r e i n s h a l l p r o h i b i t t h e E m p l o y e r o r E m p l o y e e f r o m s h a r i n g t h e c o n t e n t o f t h e E m p l o y e e ' s e v a l u a t i o n w i t h t h e i r r e s p e c t i v e l e g a l c o u n s e l . C . I n t h e e v e n t U 1 e E m p l o y e r d e e m s t h e e v a l u a t i o n i n s t r u m e n t , f o r m a t a n d / o r p r o c e d u r e i s t o b e m o d i f i e d b y t h e E m p l o y e r a n d s u c h m o d i f i c a t i o n s w o u l d r e q u i r e n e w o r d i f f e r e n t p e r f o r m a n c e e x p e c t a t i o n s , t h e n t h e E m p l o y e e s h a l l b e p r o v i d e d a r e a s o n a b l e p e r i o d o f t i m e t o d e m o n s l r a t e s u c h e x p e c t e d p e r f o r m a n c e b e f o r e b e i n g e v a l u a t e d . D . I n t h e e v e n t t h e E m p l o y e e i s a n I C M A C r e d e n t i a l e d M a n a g e r , t h e m u l t l - r a t e r e v a l u a t i o n t o o l w i l l b e u t i · J i z e d a t a m i n i m u m o f e v e r y f i v e y e a r s . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 7 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T I A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S e c t i o n 1 3 : H o u r s o f W o r k I t i s r e c o g n i z e d t h a l l h e E m p l o y e e m u s t d e v o t e a g r e a t T h e s c h e d u l e s h a l l b e a p p r o p r i a t e t o t h e n e e d s o f t h e d e a l o f U m e o u t s i d e t h e n o r m a l o f f i c e h o u r s o n b u s i ­ E m p l o y e r a n d s h a l l a l l o w E m p l o y e e t o f a i t l l f u l l y p e r · n e s s ! o r t h e E m p l o y e r , a n d t o t h a t e n d E m p l o y e e s h a l l f o r m h i s o r h e r a s s i g n e d d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . b e a l l o w e d t o e s t a b l i s h a n a p p r o p r i a t e w o r k s c h e d u l e . S e c t i o n 1 4 : E t h i c a l C o m m i t m e n t s E m p l o y e e w i l l a t a l l t i m e s u p h o l d t h e t e n e t s o f t h e I C M A C o d e o f E t h i c s , a c o p y o f w h i c h i s a t t a c h e d l t e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d h e r e i n . S p e c l f i c a l l y , E m p l o y e e s h a l l n o t e n d o r s e c a n d i d a t e s , m a l < e f i n a n c i a l c o n l r i b u · t i o n s , s i g n o r c i r c u l a t e p e t i t i o n s , o r p a r t i c i p a t e i n f u n d · r a i s i n g a c l i v i t i e s f o r i n d i v i d u a l s s e e k i n g o r h o l d i n g e l e c t e d o f f i c e , n o r s e e k o r a c c e p t a n y p e r s o n a l e n r i c h · m e n t o r p r o f i t d e r i v e d f r o m c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n o r m i s u s e o f p u b l i c l i m e . E m p l o y e r s h a l l s u p p o r t E m p l o y e e i n k e e p i n g t h e s e c o m m i t m e n t s b y r e f r a i n i n g f r o m a n y o r d e r , d i r e c t i o n o r r e q u e s t t 1 1 a t w o u l d r e q u i r e E m p l o y e e t o v i o l a t e t l 1 e l C M A C o d e o f E t h i c s . S p e c i f i c a l l y , n e i t h e r t h e g o v e r n ­ i n g b o d y n o r a n y i n d i v i d u a l m e m b e r t h e r e o f s h a l l r e q u e s t E m p l o y e e t o e n d o r s e a n y c a n d i d a t e , m a l < e a n y f i n a n c i a l c o n t r i b u t i o n , s i g n o r c i r c u l a t e a n y p e t i t i o n , o r p a r t i c i p a t e i n a n y f u n d - r a i s i n g a c t i v i t y f o r i n d i v i d u · a l s s e e l d n g o r h o l d i n g e l e c t e d o f f i c e , n o r t o h a n d l e a n y m a t t e r o f p e r t ~ o n n e l o n a b a s i s o t h e r t h a n f a i r n e s s , i m p a r t i a l i t y a n d m e r i t . S e c t i o n 1 5 : O u t s i d e A c t i v i t i e s T h e e m p l o y m e n t p r o v i d e d ! o r b y t h i s A g r e e m e n t s h a l l t e a c h i n g , c o n s u l t i n g o r o t h e r b u s i n e s s o p p o r t u n i t i e s b e t h e E m p l o y e e ' s p r i m a r y e m p l o y m e n t . R e c o g n i z i n g w i t h t h e u n d e r s t a n d i n g t h a t s u c h a r r a n g e m e n t s m u s t t h a t c e r t a i n o u t s i d e c o n s u l t i n g o r t e a c h i n g o p p o r t u n i · n e i t h e r c o n s t i t u t e i n t e r f e r e n c e w i t h n o r a c o n f l l c t o f t i e s p r o v i d e i n d i r e c t b e n e f i t s t o t h e E m p l o y e r a n d t h e i n t e r e s t w i t h h i s o r h e r r e s p o n s i b i l i t i e s u n d e r t h i s c o m m u n i t y , t h e E m p l o y e e m a y e l e c t t o a c c e p t l i m i t e d A g r e e m e n t . S e c t i o n 1 6 : M o v i n g a n d R e l o c a t i o n E x p e n s e s R · e c o m m e n d e d L a n g u a g e E m p l o y e e a g r e e s t o e s t a b l i s h r e s i d e n c e w l t h l n t h e c o r ­ p o r a t e b o u n d a r i e s o f t h e l o c a l g o v e r n m e n t , i f r e q u i r e d , w i t h i n r n u m b e r ] m o n t h s o f e m p l o y m e n t , a n d t h e r e a f ­ t e r t o m a i n t a i n r e s i d e n c e w i t h i n t h e c o r p o r a t e b o u n d · a r i e s o ! t h e l o c a l g o v e r n m e n t . A . E m p l o y e r s h a l l p a y d i r e c t l y f o r t h e e x p e n s e s o f m o v i n g E m p l o y e e a n d h l s / h e r f a m i l y a n d p e r s o n a l p r o p e r t y f r o m [ l o c a t i o n n a m e ] t o [ l o c a t i o n n a m e ] . S a i d m o v i n g e x p e n s e s i n c l u d e p a c l d n g , m o v i n g , s t o r a g e c o s t s , u n p a c l < i n g , a n d i n s u r a n c e c h a r g e s . T h e E m p l o y e e s h a l l p r o v i d e e v i d e n c e o f a c t u a l m o v ­ i n g e x p e n s e s b y s e c u r i n g q u o t a t i o n s f r o m t h r e e ( 3 ) c o m p a n i e s . T h e E m p l o y e e s h a l l s u b m i t t h e s e q u o t e s t o t h e E m p l o y e r w h o , i n c o n s u l t a t i o n w i t h t h e E m p l o y e e , s h a l l s e l e c t t h e m o v i n g c o m p a n y . B . E m p l o y e r s h a l l r e i m b u r s e E m p l o y e e f o r a c t u a l l o d g i n g a n d m e a l e x p e n s e s f o r h i s / h e r f a m i l y i n r o u t e f r o m [ l o c a ­ t i o n n a m e ] t o [ l o c a t i o n n a m e ] . M i l e a g e c o s t s f o r m o v i n g t w o p e r s o n a l a u t o m o b i l e s s h a l l b e r e i m b u r s e d a t t h e c u r · r e n t I R S a l l o w a b l e r a t e o f [ c e n t s a m o u n t ] p e r m i l e . C . E m p l o y e r s h a l l p a y E m p l o y e e a n i n t e r i m h o u s i n g s u p p l e m e n t o f r c t o l l a · r a m o u n t ] p e r m o n t h f o r a p e r i o d c o m m e n c i n g [ d a l e ) , a n d s h a l l c o n t i n u e f o r a m a x i ­ m u m o f [ I I ] m o n t h s , o r u n t i l a h o m e i s p u r c h a s e d a n d c l o s e d o n , w i t h i n t h e c o r p o r a t e l i m i t s o f t h e [ l o c a l g o v e r n m e n t n a m e ) . w h i c h e v e r e v e n t o c c u r s f i r s t . D . E m p l o y e r s h a l l r e i m b u r s e E m p l o y e e f o r a t o t a l o f [ n u m b e r ] r o u n d t r i p a i r f a r e s f o r E m p l o y e e a n d h i s / h e r f a m i l y [ a m o u n t o f t o l a l l i c k e t s ) a t a n y t i m e d u r i n g t h e f i r s t y e a r o f s e r v 1 c e t o a s s i s t w i t h h o u s e h u n t i n g a n d o t h e r f a c e t s o f t h e t r a n s i t i o n a n d r e l o c a t i o n p r o c e s s . T h e I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 8 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T I A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 E m p l o y e e a n d h i s / h e r f a m i l y m a y u t i l i z e a n d c l i s t r i b u t e t h e t o t a l [ e n t e r n u m b e r ) i n d i v i d u a l r o u n d t r i p t i c l < e t s i n a n y c o m b i n a t i o n o f i n d l v l d u a l m e m b e r s m a l t i n g t h e t r i p s . T h e E m p l o y e e s h a l l b e r e i m b u r s e d f o r a c t u a l l o d g ­ i n g a n d m e a l e x p e n s e s i n c u r r e d b y E m p l o y e e o r h i s / h e r f a m i l y m e m b e r s o n a n y t r i p s c o n d u c t e d p r i o r t o r e l o c a ­ t i o n , a s d e t a i l e d h e r e i n . E . T h e E m p l o y e e s h a l l b e r e i m b u r s e d , o r E m p l o y e r m a y p a y d i r e c t l y , f o r t h e e x p e n s e s o f p a c l < i n g a n d m o v i n g f r o m t e m p o r a r y h o u s i n g t o p e r m a n e n t h o u s · i n g d u r i n g t h e f i r s t y e a r o f t h i s a g r e e m e n t . T h e c o s t o f t h i s m o v e s h a l l n o t e x c e e d ( d o l l a r a m o u n t ) . F . T h e E m p l o y e r s h a l l p a y t h e E m p l o y e e ' s t a x l i a b i l i t y o n a l l E m p l o y e r p r o v i d e d b e n e f i t s f o r r e l o c a t i o n a n d h o u s i n g . O p t i o n 1 T h e E m p l o y e r s h a l l p a y a l u m p s u m p a y m e n t o f ( $ ] t o t h e E m p l o y e e t o c o v e r r e l o c a t i o n c o s t s . S e c t i o n 1 7 : H o m e S a l e a n d P u r c h a s e E ? C p e n s e s R e c o m m e n d e d L a n g u a g e A . E m p l o y e e s h a l l b e r e i m b u r s e d f o r t h e d i r e c t c o s t s a s s o c i a t e d w l t l 1 t h e s a l e o f E m p l o y e e ' s e x i s t i n g p e r · s o n a l r e s i d e n c e , s a i d r e i m b u r s e m e n t b e i n g l i m i t e d t o r e a l e s t a t e a g e n t s ' f e e s , a n d o t h e r c l o s i n g c o s t s t h a t a r e d i r e c t l y a s s o c i a t e d w i t h i l i e s a l e o f U 1 e h o u s e . S a i d r e i m b u r s e m e n t s h o u l d n o t e x c e e d t h e s u m o f [ $ ] . B . E m p l o y e e s h a l l b e r e i m b u r s e d f o r t h e c o s t s i n c i d e n ­ t a l t o b u y i t , g o r b u i l d i n g a p r i m a r y r e s i d e n c e w i l h i n t h e [ l o c a l g o v e r n m e n t ] , J n c l u d i n g r e a l e s t a t e f e e s , t i t l e i n s u r a n c e , a n d o t h e r c o s t s d i r e c t l y a s s o c i a t e d w i t h t h e p u r c h a s e o r c o n s t r u c t i o n o f t h e h o u s e , s a i d r e i m b u r s e ­ m e n t n o t t o e x c e e d t h e s u m o f [ $ ] . O p t i o n 1 E m p l o y e r s h a l l r e i m b u r s e E m p l o y e e f o r u p t o t h r e e d i s c o u n t p o i n t s w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s f o l l o w i n g p u r ­ c h a s e o f a h o m e w i t h i n t h e c o r p o r a t e l i m i t s o f ( l o c a l g o v e r n m e n t n a m e ) , i n a n e f f o r t t o m i n i m i z e m o r t g a g e r a t e d i f f e r e n l l a J s . O p t i o n 2 E m p l o y e r s h a l l p r o v i d e E m p l o y e e w i t h a _ _ _ _ [ f i x e d - i n t e r e s t , v a r i a b l e - i n t e r e s t , i n t e r e s t - o n l y ] l o a n t o p u r c h a s e a h o u s e . T h e a m o u n t o f t h e l o a n s h a l l n o t e x c e e d $ . T h e l o a n s h a l l b e r e p a i d i n f u l l t o t h e E m p l o y e r u p o n t h e o c c u r r e n c e o f e i t h e r o f t h e f o l l o w i n g e v e n t s : ( i ) t h e h o m e , o r t h e E m p l o y e e ' s i n t e r e s t i n t h e h o m e , i s s o l d , t r a n s f e r r e d , o r c o n v e y e d , o r ( i i ) t h e E m p l o y e e ' s e m p l o y m e n t w i t h t h e E m p l o y e ! ; f o r a n y r e a s o n , i s t e r m i n a t e d . T h e E m p l o y e r a n d E m p l o y e e s h a l l e x e c u t e a n y a n d a l l d o c u m e n t s n e c e s ­ s a r y t o d o c u m e n t l h l s t r a n s a c t i o n . O p t i o n 3 E m p l o y e r a g r e e s t o p r o v i d e t h e E m p l o y e e a l o a n f o r t h e p u r c h a s e o f a h o m e i n a n a m o u n t n o t t o e x c e e d ( d o l l a r a m o u n t ] . E m p l o y e e s h a l l p a y E m p l o y e r a m o n t h l y m a r l ­ g a g e p a y m e n t o f [ d o l l a r a m o u n t ] f o r i n t e r e s t , w h i c h i s e q u a l t o t h e a m o u n t c u r r e n t l y b e i n g p a l d l n p r i n c i p l e a n d i n t e r e s t f o r t h e c u r r e n t r e s i d e n c e . E m p l o y e e s h a l l a c c r u e e q u i t y a t a r a t e o f [ % ] p e r m o n t h . U p o n t e r m i n a t i o n o f e m p l o y m e n t w i t h t h e E m p l o y e r , E m p l o y e e s h a l l h a v e a m a x i m u m o f s i x m o n t h s t o s e l l i l i e h o m e w h i l e c o n t i n u i n g t o r e s i d e i n i t u n d e r t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s h e r e . S h o u l d t h e h o m e s e l l d u r i n g t h e t i m e p e r i o d , E m p l o y e r s h a l l r e c e i v e 1 0 0 % o f t h e p r o c e e d s m i n u s t h e p e r c e n t a g e o f e q u i t y a c c r u e d b y E m p l o y e e a s d e s c r i b e d a b o v e , a n d m i n u s t h e a m o u n t o f e q u i t y o r i g i n a l l y i n v e s t e d b y E m p l o y e e . S a i d a c c r u e d e q u i t y a n d o r i g i n a l e q u i t y s h a l l b o t h b e p a y a b l e t o E m p l o y e e u p o n c l o s i n g . S a i d o r i g i n a l e q u i t y i n v e s t e d s h a l l b e c a l c u l a t e d a s a n a m o u n t e q u a l t o t h e p e r c e n t a g e o r o r i g i n a l p u r c h a s e p r l c e , r e p r e · s e n t e d b y i l i e O J i g i n a J e q u i t y i n v e s t m e n t b y E m p l o y e e , a n d a d j u s t e d t o b e t h e s a m e p e r c e n t a g e o f e q u i t y i n t h e c u r r e n t s a l e p r i c e o f L h c h o m e . A l l c l o s i n g c o s t s b o r n e b y t h e s e l l e r s h a l l b e s p l i t b e t w e e n E m p l o y e r a n d E m p l o y e e i n a p r o p o r t i o n e q u a l t o t h e e q u H y s h a r e d e s c r i b e d a b o v e . S h o u l d t h e h o u s e f a i l t o s e l l w i t h i n l h e a l l o t t e d s i x m o n t h t i m e p e r i o d , E m p l o y e r h a s t h e o p t i o n o f a l l o w i n g t h e p r e v i o u s a r r a n g e m e n t t o c o n t i n u e i n p l a c e o r t o p u r c h a s e e q u i l y , c a l c u ­ l a t e d a s p r o v i d e d a b o v e , p l u s t h e o r i g i n a l c o s t o f a l l i m p r o v e m e n t s m a d e t o t h e p r o p e r l y . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 9 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 O p t i o n 4 A . E m p l o y e r s h a l l p r o v i d e a r e s i d e n c e f o r E m p l o y e e a l n o c o s t t o E m p l o y e e o t h e r t h a n t h e m o n t h l y c o s t o f a l l u t i l i t i e s a n d s e r v i c e s . S h o u l d E m p l o y e e c h o o s e t o n o t a c c e p t t h e h o u s i n g n o a d d i t i o n a l h o u s i n g i n c e n t i v e s h a l l b e p r o v i d e d t o E m p l o y e e . B . U p o n s e p a r a t i o n , v o l u n t a r y o r i n v o l u n t a r y , E m p l o y e e s h a l l v a c a t e t h e r e s i d e n c e w i t h s i x ( 6 ) m o n t h s o f d a t e o f s e p a r a t i o n . S e c t i o n 1 8 : I n d e m n i f i c a t i o n . B e y o n d l h a t r e q u i r e d u n d e r F e d e r a l , S t a t e o r L o c a l L a w , E m p l o y e r s h a l l d e f e n d , s a v e h a r m l e s s a n d i n d e m n i f y E m p l o y e e a g a i n s t a n y o b l i g a t i o n t o p a y m o n e y o r p e r f o r m o r n o p e r f o r m a c t i o n , i n c l u d l n g w i t h o u t 1 1 m i t a t i o n , a n y a n d a l l l o s s e s , d a m a g e s , j u d g ­ m e n t s , i n t e r e s t s , s e t t l e m e n t s , p e n a l t i e s , f i n e s , c o u r t c o s t s a n d o t h e r r e a s o n a b l e c o s t s a n d e x p ~ n s e s o f l e g a l p r o c e e d i n g s i n c l u d i n g a t t o r n e y s f e e s , a n d a n y o t h e r l i a b i l i t i e s a r i s i n g f r o m , r e l a t e d t o , o r c o n n e c t e d w i t h a n y t o r t , p r o f e s s i o n a l l i a b i l i t y c l a i m o r d e m a n d o r a n y o U 1 c r t h r e a t e n e d , p e n d i n g o r c o m p l e t e d a c t i o n , s u i t o r p r o c e e d i n g , w h e t h e r c i v i l , c r i m i n a l , a d m i n i s u · a t i v e , a r b i t r a t i v e o r i n v e s t i g a t i o n , w h e t h e r g r o u n d l e s s o r o t h e r w i s e , a r i s i n g o u t o f a n a l l e g e d a c t o r o m i s s i o n o c c u r r i n g i n t h e p e r f o r m a n c e o f E m p l o y e e ' s d u t i e s a s U o b t i l l e ) o r r e s u l t i n g f r o m t h e e x e r c i s e o f j u d g m e n t o r d i s c r e t i o n i n c o n n e c t i o n w i t h U t e p e r f o r m a n c e o f p r o g r a m d u t i e s o r r e s p o n s i b i l i t i e s , u n l e s s t h e a c t o r o m i s s i o n i n v o l v e d w i l l f u l o r w a n t o n c o n d u c t . T h e E m p l o y e e m a y r e q u e s t a n d t h e E m p l o y e r s h a l l n o t u n r e a s o n a b l y r e f u s e t o p r o v i d e i n d e p e n d e n t l e g a l r e p ­ r e s e n t a t i o n a t E m p l o y e r ' s e x p e n s e a n d E m p l o y e r m a y n o t u n r e a s o n a b l y w i t h h o l d a p p r o v a l . L e g a l r e p r e s e n t a ­ t J o n , p l ' o v i d e d b y E m p l o y e r f o r E m p l o y e e , s h a l l e x t e n d u n t i l a f i n a l d e t e r m i n a t i o n o f t h e l e g a l a c l i o n i n c l u d i n g a n y a p p e a l s b r o u g h t b y e i t h e r p a r t y . T h e E m p l o y e 1 · s h a l l i n d e m n i f y E m p l o y e e a g a i n s t a n y a n d a l l l o s s e s , S e c t i o n 1 9 : B o n d i n g E m p l o y e r s h a l l b e a r t h e f u l l c o s t o f a n y f i d e l i t y o r o t h e r b o n d s r e q u i r e d o f t h e E m p l o y e e \ m d e r a n y l a w o r o r d i n a n c e . O p t i o n 5 E m p l o y e e s h a l l p l a c e t h e i r c u r r e n t r e s i d e n c e o n U 1 e m a r ­ l < e l a n d m a k e e v e z y r e a s o n a b l e a t t e m p t t o s e l l r e s i d e n c e . I f a f t e r s i x ( 6 ) m o n t h s , E m p l o y e e h a s n o t s o l d o r a g r e e d t o s e U t h e i r 1 · e s i d e n c e t h e E m p l o y e r s h a l l p u r c h a s e t h e r e s i d e n c e f r o m E m p l o y e e a t n i n e t y p e r c e n t ( 9 0 % ) o f c u r r e n t l i s t p r i c e o r a p p r a i s e d v a l u e w h i c h e v e r i s l e s s . E m p l o y e r s h a U t h e n p l a c e U 1 e r e s i d e n c e o n U t e m a r k e t w i t h a l l p r o c e e d s o f a n y s a l e t o E m p l o y e r . d a m a g e s , j u d g m e n t s , i n t e r e s t , s e t t l e m e . n t s , p e n a l ­ t i e s , f i n e s , c o t u t c o s t s a n d o t h e r r e a s o n a b l e c o s t s a n d e x p e n s e s o f l e g a l p r o c e e d i n g s i n c l u d i n g a t t o r n e y s f e e s , a n d a n y o t h e r l i a b i l i t i e s i n c W ' r e d b y , i m p o s e d u p o n , o r s u f f e r e d b y s u c h E m p l o y e e i n c o n n e c t i o n w i t h o r r e s u l t i n g f r o m a n y c l a i m , a c t i o n , s u i t , o r p r o c e e d i n g , a c t u a l o r t h r e a t e n e d , a r i s i n g o u t o f o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f h i s o r h e r d u l l e s . A n y : ; e t t l e ­ m e n t o f a n y c l a i m m u s t b e m a d e w i t h p r i o r a p p r o v a l o f t h e E m p l o y e r i n o r d e r f o r i n d e m n i f i c a t i o n , a s p r o ­ v i d e d i n l h i s S e c t i o n , t o b e a v a i l a b l e . E m p l o y e e r e c o g n i z e s l h a t E m p l o y e r s h a l l h a v e t h e r i g h t t o c o m p r o m i s e a n d u n l e s s t h e E m p l o y e e i s a p a r t y t o t h e s u i t w h i c h E m p l o y e e s h a l l h a v e a v e t o a u t h o r i t y o v e r t h e s e t t l e m e n t , s e t t l e a n y c l a i m o r s u i t ; u n l e s s , s a i d c o m p r o m i s e o r s e t t l e m e n t i s o f a p e r ­ s o n a l n a t u r e l o E m p l o y e e . F u r t h e r , E m p l o y e r a g r e e s t o p a y a l l r e a s o n a b l e l i t i g a t i o n e x p e n s e s o f E m p l o y e e t h r o u g h o u t t h e p e n d e n c y o f a n y H t i g a t l o n t o w h i c h t h e E m p l o y e e j s a p a r t y , w H n e s s o r a d v i s o r t o t h e E m p l o y e r . S u c h e x p e n s e p a y m e n t s s h a l l c o n t i n u e b e y o n d E m p l o } r e e ' s s e r v i c e t o t h e E m p l o y e r a s l o n g a s l i t i g a t i o n i s p e n d i n g . F u r t h e r , E m p l o y e r a g r e e s t o p a y E m p l o y e e r e a s o n a b l e c o n s u l t i n g f e e s a n d u · a v e l e x p e n s e s w h e n E m p l o y e e s e r v e s a s a w i t n e s s , a d v i s o r o r c o n : ; u l t a n t t o E m p l o y e r r e g a r d i n g p e n d i n g l i t i g a t i o n . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 1 0 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S e c t i o n 2 0 : O t h e r T e r m s a n d C o n d i t i o n s o f E m p l o y m e n t A . T h e E m p l o y e r , o n l y u p o n a g r e e m e n t w i t h E m p l o y e e , s h a l l f i x a n y s u c h o t h e r t e r m s a n d c o n d l · t i o n s o f e m p l o y m e n t , a s i t m a y d e t e r m i n e f T o m t i m e t o t i m e , r e l a t i n g t o t h e p e r f o r m a n c e o f t h e E m p l o y e e , p r o · v i d e d s u c h t e r m s a n d c o n d i t i o n s a r e n o t i n c o n s i s t e n t w i t h o r i n c o n f l i c t w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e · m e n t , U 1 e [ l o c a l g o v e r n m e n t ] C h a r t e r , l o c a l o r d i n a n c e s o r a n y o t h e r l a w . B . E x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d i n t h i s A g r e e m e n t , t h e E m p l o y e e s h a l l b e e n t i t l e d , a t a m i n i m u m , t o U 1 e h i g h e s t l e v e l o f b e n e f i t s U 1 a t a r e e n j o y e d b y o r o f f e r e d t o o t h e r [ a p p o i n t e d o f f i c i a l s , a p p o i n t e d e m p l o y e e s , d e p a r t m e n t S e c t i o n 2 1 : N o t i c e s N o t i c e p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e g i v e n b y d e p o s i t i n g i n t h e c u s t o d y o f t h e U n i t e d S t a t e s P o s t a l S e r v i c e , p o s t a g e p r e p a i d , a n d a d d r e s s e d a s f o l l o w s : ( a ) E M P L O Y E R : C i t y o f ( a d d r e s s ) c l t y , s t a t e , z i p ( b ) E M P L O Y E E : n a m e a d d r e s s c i t y , s t a t e . z i p h e a d s o r g e n e r a l e m p l o y e e s ] o f t h e E m p l o y e r a s p r o v i d e d i n t h e C h a r t e r , C o d e , P e r s o n n e l R u l e s a n d R e g u l a t i o n s o r b y p r a c t i c e . O p t i o n 1 - A p p r o p r i a t i o n T h e E m p l o y e r h a s a p p r o p r i a t e d , s e t a s i d e a n d e n c u m ­ b e r e d , a n d d o e s h e r e b y a p p r o p r i a t e , s e t a s i d e , a n d e n c u m b e r , a v a i l a b l e a n d u n a p p r o p r i a t e d f u n d s o f t h e m u n i c i p a l i t y i n a n a m o u n t s u f f i c i e n t t o f u n d a n d p a y a l l f i n a n c i a l o b l i g a t i o n s o f t h e E m p l o y e r p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , t h e S e v ­ e r a n c e a n d o U 1 e r b e n e f i t s s e t f o r t h i n S e c t i o n l O . N o t i c e s h a l l b e d e e m e d g i v e n a s o f t h e d a t e o f p e r ­ s o n a l s e r v i c e o r a s t h e d a t e o f d e p o s i t o f s u c h w r i t ­ t e n n o t i c e I n t h e c o u r s e o f t r a n s m i s s i o n i n U l e U n i t e d S t a t e s P o s t a l S e r v i c e . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 1 1 ) A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S e c t i o n 2 2 : G e n e r a l P r o v i s i o n s A . J n t e g l ' a t l o n . T h i s A g r e e m e n t s e t s f o r t h a n d e s t a b · l i s h e s t h e e n t i r e u n d e r s t a n d i n g b e t w e e n U 1 e E m p l o y e r a n d t h e E m p l o y e e r e l a t i n g t o t h e e m p l o y m e n t o f t h e E m p l o y e e b y t h e E m p l o y e r . A n y p r i o r d i s c u s s i o n s o r r e p r e s e n t a t i o n s b y o r b e t w e e n t h e E m p l o y e r a r a d E m p l o y e e a r e m e r g e d i n t o a n d r e n d e r e d n u l l a n d v o i d b y t h i s A g r e e m e n t . T h e E m p l o y e r a n d E m p l o y e e b y m u t u a l w r i t t e n a g r e e m e n t m a y a m e n d a n y p r o v i s i o n o f t h i s a g r e e m e n t d u r i n g t h e l i f e o f t h e a g r e e m e n t . S u c h a m e n d m e n t s s h a l l b e I n c o r p o r a t e d a n d m a d e a p a r t o f t h i s a g r e e m e n t . B . B i n d i n g E f i e c t . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e b i n d i n g o n t h e E m p l o y e r a n d l b e E m p l o y e e a s w e l l a s t h e i r h e i r s , a s s i g n s , e x e c u t o r s , p e r s o n a l r e p r e s e n t a t i v e s a n d s u c c e s s o r s i n i n t e r e s t . c . E f f e c t i v e D a t e . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e c o m e e C f e c t i v e o n _ _ , _ _ _ D . S e v e J : a b i l i t y . T h e i n v a l i d i t y o r p a r t i a l i n v a l i d i t y o f a n y p o r t i o n o i t h i s A g r e e m e n t w l l l n o t a f f e c t t h e v a l i d i t y o f a n y o t h e r p r o v i s i o n . I n t h e e v e n t t h a t a n y p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t i s h e l d t o b e i n v a l i d , t h e r e m a i n i n g p r o v i s i o n s s h a l l b e d e e m e d t o b e i n f u l l f o r c e a n d e f f e c t a s i f U t e y h a v e b e e n e x e c u t e d b y b o t h E m p l o y e r a n d E m p l o y e e s u b s e q u e n t t o t h e e x p u n g e ­ m e n ! o r j u d i c i a l m o d i f i c a t i o n o f t h e i n v a l i d p r o v i s i o n . E . P r e c e d e n c e . r n t h e e v e n t o f a n y c o n f l i c t b e t w e e n U 1 e t e r m s , c o n d i t i o n s a n d p r o v i s i o n s o f t h i s A g r e e m e n t a n d t h e p r o v i s i o n s o f C o u n c i l ' s p o l i c i e s , o r E m p l o y e r ' s o r d i n a n c e o r E m p l o y e r ' s r u l e s a n d r e g u l a t i o n s , o r a n y p e r m i s s i v e s t a t e o r f e d e r a l J a w , t h e n , u n l e s s o t h e r w i s e p r o h i b i t e d b y J a w , t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l t a l < e p r e c e d e n c e o v e r c o n t r a r y p r o v i s i o n s o f C o u n c i l ' s p o l i c i e s , o r E m p l o y e r ' s O ( d i n a n c c s , o r E m p l o y e r ' s r u l e s a n d r e g u l a t i o n s o r a n y s u c h p e r m i s s i v e l a w d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t . N a m e o f E m p l o y e r B y : - - - - - - - - - - - - ­ G o v e r n i n g B o d y R e p r e s e n t a t i v e E x e c u t e d t h i s t h e ( n u m b e r ) d a y o f ( m o n t h ) , ( y e a r ) . E m p l o y e e S i g n a t u r e : - - - - - - - - - - - - - ­ E x e c u t e d U 1 i s t h e ( n u m b e r ) d a y o f ( m o n t h ) , ( y e a r ) . I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 1 2 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B ' , M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A p p e n d i x 1 S E P A R A T I O N O F E M P L O Y M E N T A N D G E N E R A L R E L E A S E T h i s S e p a r a t i o n o f E m p l o y m e n t a n d G e n e r a l R e l e a s e A g r e e m e n t ( " A g r e e m e n t " ) i s m a d e b y a n d b e t w e e n t h e ( l o c a l g o v e r n m e n t ] ( " E m p l o y e r " ) a n d - - - - - - - ( " E m p l o y e e " ) . W H E R E A S , E m p l o y e r h a s e m p l o y e d E m p l o y e e a s i t s _ _ _ _ _ _ _ _ _ ; h o w e v e r , t h e p a r t i e s w i s h t o e n t e r i n t o a v o l u n t a r y a g r e e m e n t t o t e r m i n a t e t h e i r e m p l o y m e n t r e l a t i o n s h i p a n d t o r e s o l v e a n y a c t u a l o r p o t e n t i a l c l a i m s t h a t e i t h e r p a r t y m a y h a v e a g a i n s t t h e o t h e r b y r e a s o n o f E m p l o y e e ' s e m p l o y m e n t o r t e r m i · n a t i o n t h e r e o f . W H E R E A S , 7 ' h e p a r t i e s d e s i r e t o s e t f o r t h t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s g o v e r n i n g E m p l o y e e ' s s e p a r a t i o n o f e m p l o y m e n t a n d t o p r o v i d e f o r t h e s e t t l e m e n t a n d r e l e a s e o f a n y a n d a l l d i s p u t e s o r c o n t r o v e r s i e s t b a t h a v e a r i s e n , o r w h i c h m a y h e r e a f t e r a r i s e , b e t w e e n E m p l o y e r a n d E m p l o y e e , i n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n , a n y a n d a l l c l a i m s a r i s i n g o u t o ! o r i n a n y w a y r e l a t e d t o E m p l o y e e ' s e m p l o y m e n t w i t h o r s e p a r a t i o n f r o m t h e E m p l o y e r . N O W T H E R E F O R E , i n c o u s i d e r a t l o n o f t h e m u t u a l c o v e n a n t s h e r e i n c o n t a i n e d a n d t h e m u t u a l b e n e f i t s t o b e d e r i v e d t h e r e f r o m , t h e s u f f i c i e n c y o f w h i c h c o n s i d ­ e r a t i o n i s h e r e b y a c k n o w l e d g e d b y L h e u n d e r s i g n e d , E m p l o y e r a n d E m p l o y e e a g r e e a n d s t a t e : l . T E R M I N A T I O N O F E M P L O Y M E N T . U p o n t h e i r m u t u a l a g r e e m e n t , E m p l o y e e ' s e m p l o y m e n t - - - - - - - s h a l l t e r m i n a t e o n _ _ _ _ 2 0 _ , w h i c h s h a l l b e E m p l o y e e ' s f i n a l d a t e o f e m p l o y m e n t . 2 . N O A D M I S S I O N O F L I A B I L I T Y . T h i s A g r e e m e n t I s n o t a n a d m i s s i o n b y E m p l o y e e o r E m p l o y e r o f a n y w r o n g f u l c o n d u c t w h a t s o e v e r . B o t h p a r t i e s d e n y a n d d i s c l a i m a n y l i a b i l i t y t o o r w r o n g f u l c o n d u c t a g a i n s t t h e o t h e r o r a n y t h i r d p a r t y . 3 . P A Y M E N T A N D B E N E F I T S . E m p l o y e e s h a l l r e c e i v e h i s / h e r r e g u l a r p a y c h e c J ( f o r I h e p a y p e r i o d e n d i n g , 2 0 _ o n o r b e f o r e , 2 0 _ . E m p l o y e e s h a l l r e c e i v e o n o r b e f o r e • 2 0 _ a n a d d i t i o n a l p a y m e n t t o c o m p e n s a t e ! o r h i s a c c u m u l a t e d l e a v e s ( v a c a t i o n a n d f l o a t i n g h o l i d a y s ) a n d c o m p t i m e , s u b j e c t t o c u s t o m a r y p a y r o l l d e d u c t i o n s . A s c o n s i d e r a t i o n f o r t h i s A g r e e m e n t a n d t h e r e l e a s e c o n t a i n e d w i t h i n , a n d i n f u l l a n d c o m p l e t e s a t i s f a c t i o n o f a l l o b l i g a t i o n s d u e a n d o w i n g E m p l o y e e , E m p l o y e r s h a l t : a . P a y E m p l o y e e a n a m o u n t e q u a l t o U m o n l h s o f h i s c u r r e n t s a J a r y , s u b j e c t t o c u s t o m a r y p a y r o l l d e d u c t i o n s - t o i n c l u d e E m p l o y e e ' s p o r t i o n o f h e a l t h , d e n t a l a n d v i s i o n i n s u r a n c e p r e m i u m s f o r _ _ _ U m o n t h s . b . C o n t i n u e , a n d p a y f o r , E m p l o y e r ' s c u r r e n t h e a l t h , d e n t a l a n d v i s i o n i n s u r a n c e c o v e r a g e s f o r ( _ ) m o n t h s , e n d i n g o n 2 0 _ . [ C . I N C L U D E A N Y O T H E R C O N S J D E R A T l O N , S U C H A S A G R E E I N G N O T T O C O N T E S T U N E M P L O Y M E N T , A L L O W I N G T H E E M P L O Y E E T O P U R C H A S E . H I S W O R K L A P T O P , E T C . ] 3 . S U R R E N D E R A N D V A C A T I O N O F E M P L O Y E R ' s P R O P E R T Y . U p o n e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t , E m p l o y e e s h a l l d e l i v e r a l l E m p l o y e r ' s p r o p e r l y i n h i s / h e r p o s s e s s i o n a n d f u r t h e r , s h a l l v a c a t e E m p l o y e r ' s p r o p e r l y . 4 . R E L E A S E A N D W A I V E R O F C L A I M S . I n c o n ­ s i d e r a t i o n o ! t h e b e n e f i t s t o b e p r o v i d e d t o E m p l o y e e p u r s u a n t t o t h i s A g r e e m e n t , E m p l o y e e - i n c l u d l n g h i s h e i r s a n d a s s i g n s - h e r e b y i r r e v o c a b l y a n d u n c o n d i ­ t i o n a l l y r e l e a s e s , a c q u i t s a n d d i s c h a r g e s E m p l o y e r a n d e a c h o f i t s p a s t , p r e s e n t a n d f u t u r e e l e c t e d o f f i c i a l s , d e p a r t m e n t h e a d s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , a g e n t s , r e p ­ r e s e n t a t i v e s a n d a l t o r n e y s f r o m a n y a n d a l l c h a r g e s , c o m p l a i n t s , c l a i m s , l i a b i l i t i e s , o b l i g a t i o n s , p r o m i s e s , a g r e e m e n t s , c o n t r o v e r s i e s , d a m a g e s , a c t i o n s , c a u s e s o f a c t i o n , s u i t s , r i g h t s , d e m a n d s , c o s t s , l o s s e s , d e b t s a n d e x p e n s e s ( i n c l u d i n g a t l o r n e y s ' f e e s a n d c o s t s a c t u a l l y i n c u r r e d ) , o f a n y n a t u r e w h a t s o e v e r , w h e t h e r k n o w n o r u n k n o w n , a r i s i n g o u l o f a n y a c t , o m i s s i o n , o r e v e n t f r o m t h e b e g i n n i n g o f t i m e u p t o t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . E m p l o y e e s p e c i f i c a l l y a c k n o w l e d g e s a n d a g r e e s t h a t h e i s r e l e a s i n g a n d g i v i n g u p a n y r i g h t t h a t h e m a y n o w h a v e u n d e r f e d e r a l o r s t a t e l a w o r p o l i t i ­ c a l s u b d i v i s i o n t h e r e o f a n d a n y c l a i m s t h a t h e m a y n o w h a v e o r c o u l d h a v e a s s e r t e d a g a i n s t E m p l o y e r . E m p l o y e e s p e c i f i c a l l y a g r e e s t o r e l e a s e a l l c l a i m s t h a t a g a i n s t E m p l o y e r u n d e r m a n y d i f f e r e n t l a w s , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o : t h e A g e D i s C J · i m i n a t i o n i n E m p l O ) I ­ m e n t A c t , t h e O l d e r W o r k e r s D e n e f i t P r o t e c t i o n A c t , a n d E x e c u t i v e O r d e r 1 1 1 4 1 , w h i c h p r o h i b i t a g e d i s c r i m i n a t i o n i n e m p l o y m e n t ; T i t l e V I I o f U 1 e C i v i l R i g h t s A c t o f 1 9 6 4 , S e c t i o n 1 9 8 1 o f t h e C i v i l R i g h t s A c t I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 1 3 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 o f 1 8 6 6 , a n d E x e c u t i v e O r d e r 1 1 2 4 6 , w h i c h p r o h i b i t d i s c r i m i n a t i o n b a s e d o n r a c e , c o l o r , n a t i o n a l o r i g i n , r e l i g i o n , o r s e x ; t h e A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t a n d S e c t i o n s 5 0 3 a n d 5 0 4 o f t h e R e h a b i l i t a t i o n A c t o r 1 9 7 3 , w h i c h p r o h i b i t d i s c r i m l n a l i o n b a s e d o n d i s a b i l ­ i t y ; a n y o U m f e d e r a l , s t a l e , o r l o c a l l a w s p r o h i b i t i n g e m p l o y m e n t o r w a g e d i s c r i m i n a t i o n ; t h e F a i r L a b o r S t a n d a r d s A c t o f 1 9 3 8 a n d s t a t e l a w s t h a t r e g u l a t e w a g e a n d h o w · m a t t e r s ; t h e F a m i l y a n d M e d i c a l L e a v e A c t o f 1 9 9 3 ; t h e E m p l o y e e R e t i r e m e n t i n c o m e S e c u r i t y A c t o f 1 9 7 4 ; a n y f e d e r a l , s t a t e , o r l o c a l l a w s p r o v i d i n g w o r k e r s ' c o m p e n s a t i o n b e n e f i t s , p r o h i b i t i n g r e t a l i a ­ t o r y o r w r o n g f u l d i s c h a r g e , o t h e r w i s e r e s t r i c t i n g a n e m p l o y e r ' s r i g h t t o t e r m i n a t e e m p l o y e e s , o r o t h e r w i s e r e g u l a t i n g e m p l o y m e n t ; c l a i m s f o r b r e a c h o f c o n ­ t r a c t , p r o m i s s o r y e s t o p p e l , d e f a m a t i o n , s l a n d e r , o r l i b e l ; d r u m s f o r t e r m i n a t i o n p a y , s e v e r a n c e , o r o t h e r b e n e f i t s ; a n d a n y o t h e r f e d e r a l , s t a t e , o r l o c a l t o r t o r c o n t r a c t c l a i m . E m p l o y e e e x p r e s s l y w a i v e s a l l r i g h t s t h a t h e m i g h t h a v e u n d e r a n y l a w t h a t J s I n t e n d e d t o p r o t e c t h i m f r o m w a i v i n g u n k n o w n c l a i m s . E m p l o y e r h e r e b y i r r e v o c a b l y a n d u n c o n d i t i o n a l l y r e l e a s e s , a c q u i t s a n d d i s c h a r g e s E m p l o y e e f r o m a n y a n d a l l f r o m a n y a n d a l l c h a r g e s , c o m p l a i n t s , c l a i m s , l i a b i l i t i e s , o b l i g a t i o n s , p r o m i s e s , a g r e e m e n t s , c o n t r o v e r ­ s i e s , d a m a g e s , a c t i o n s , c a u s e s o f a c t i o n , s u i t s , r i g h t s , d e m a n d s , c o s t s , l o s s e s , d e b t s a n d e x p e n s e s ( i n c l u d i n g a t t o r n e y s • f e e s a n d c o s t s a c t u a l l y i n c u r r e d ) , o f a n y n a t u r e w h a t s o e v e r , w h e t h e r k n o w n o r u n k n o w n , a r j s ­ i n g o u t o f a n y a c t , o m i s s i o n , o r e v e n t ! r o m t h e b e g i n ­ n i n g o f t i m e u p t o t h e e x e c u t i o n o f t h i s A g r e e m e n t . 5 . R E F E R E N C E S A N D N O N - D I S P A R A G E M E N T . l f i t i s n e c e s s a r y f o r E m p l o y e r t o p r o v i d e a r e f e r e n c e t o a p r o s p e c t i v e e m p l o y e r , E m p l o y e e a g r e e s t h a t · h e w i l l d i r e c t t h e p r o s p e c t i v e e m p l o y e r t o c o n t a c t - - - - - · A d c U t i o n a l l y , E m p l o y e e a n d t h e e l e c t e d o f f i c i a l s a g r e e t h a t t h e y s h a l l n o t d i s p a r a g e o r m a l < e n e g a t i v e c o m m e n t s a b o u t e a c h . o t h e r ; p r o v i d e d t h a t U 1 i s S e c t i o n s h a l l n o t a p p l y t o c o m m e n t s m a d e t o a n y o t h e r g o v e r n m e n t a l e n t i t y o r a s r e q u i r e d b y l a w . · 6 . R E P R B S E N ' D \ T I O N S A N D W A R R A N T I E S . T h e u n d e r s i g n e d p a r t i e s h e r e b y r e p r e s e n t a n d w a r r a n t t h e f o l l o w i n g t o l h e o t h e r : · a . E m p l o y e e r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t h a t : h e / s h e i s l e g a l l y a n d m e n t a l l y c o m p e t e n t t o s i g n t h i s A g r e e m e n t ; h e / s h e i s t h e s o l e o w n e r o f a n y c l a i m s a g a i n s t t h e E m p l o y e r ; h e / s h e h a s t h e r e q u i s i t e c a p a c i t y a n d a u t h o r i t y t o m a l < e t h i s A g r e e m e n t , a n d n o p o r t i o n o f a n y e x i s t i n g o r p o t e n t i a l c l a i m s h a s 1 4 b e e n s o l d , a s s i g n e d o r p l e d g e d t o a n y t h i r d p a r t y ; a n d h e / s h e p r e s e n t l y p o s s e s s e s t h e e x c l u s i v e r i g h t t o r e c e i v e a l l o f t h e c o n s i d e r a t i o n p a . i d i n e x c h a n g e f o r t h i s A g r e e m e n t . b . E m p l o y e e r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t h a t h e / s h e h a s n o t a n d w L I J n o t f i l e a n y c o m p l a i n t s , c h a r g e s o r l a w ­ s u i t s a g a i n s t E m p l o y e r o r a n y o f i t s p a s t , p r e s e n t a n d f u t u r e e l e c t e d o f f i c i a l s , d e p a r t m e n t h e a d s , o f f i c e r s , e m p l o y e e s , a g e n t s , r e p r e s e n t a t i v e s o r a t t o r n e y s w i t h a n y g o v e m m e n t a l a g e n c y o r a n y c o u r t , i n c l u d i n g w i U 1 o u t l i m l t a U o n , a n y c l a J m o r m a t t e r o f a n y n a t u r e w h a t s o e v e r r e l a t e d t o o r a r i s i n g o u t o f h i s e m p l o y ­ m e n t w i t h o r s e p a r a t i o n o ! h i s / h e r e m p l o y m e n t , e x c e p t E m p l o y e e e x p r e s s l y r e s e r v e s t h e r i g h t t o f i l e a c l a i m f o r u n e m p l o y m e n t b e n e f i t s . E m p l o y e e f u r t h e r a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d E m p l o y e r h a r m l e s s f r o m a n y a n d a l l l o s s , c o s t s , d a m a g e s o r e x p e n s e s , i n c l u d i n g r e a s o n a b l e a t t o r n e y f e e s i n c u r r e d b y E m p l o y e r , a r i s i n g o u t o f a n y c l a i m c o n c e r n i n g t h e s e p a r a t i o n o f e m p l o y m e n t t h a t m a y h e r e a f t e r b e m a d e b y t h e E m p l o y e e o r a n y o t h e r p a r t y . c . E m p l o y e r r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t h a t i t h a s n o t a n d w i l l n o t f i l e a n y c o m p l a i n t s , c h a r g e s o r l a w s u i t s a g a i n s t E m p l o y e e w i t h a n y g o v e r n m e n t a l a g e n c y o r a n y c o u r t , I n c l u d i n g w i t h o u t l i m i t a t i o n , a n y c l a i m o r m a t t e r o f a n y n a t u r e w h a t s o e v e r r e l a t i n g t o o r a r i s i n g o u t o f E m p l o y e e ' s e m p l o y m e n t w l t b . E m p l o y e r o r t h e s e p a r a t i o n o f h i s e m p l o y m e n t f r o m E m p l o y e r . E m p l o y e r f u r t h e r a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d t h e E m p l o y e e h a r m l e s s f r o m a n y a n d a l l l o s s , c o s t s , d a m a g e s o r e x p e n s e s , i n c l u d i n g r e a s o n ­ a b l e a u o r n e y f e e s i n c u r r e d b y E m p l o y e e , a r i s i n g o u t o f a n y c l a i m a r i s i n g ! r o m U 1 e s e p a r a t i o n o f h i s e m p l o y m e n t t h a t m a y h e r e a f t e r b e m a d e b y E m p l o y e r o r a n y o t h e r p a r t y . d . E a c h p a r t y i s f u l l y a w a r e o f t h e c o n t e n t s o f t h i s A g r e e m e n t a n d o f i t s l e g a l e f f e c t a n d u n d e r s t a n d s t h a t i t s h o u l d o b t a i n l e g a l a d v i c e r e g a r d i n g t h i s A g r e e m e n t a s t h e y d e e m a p p r o p r i a t e . T h e p a r t i e s h e r e t o a n d e a c h o f t h e m , h a v e c a r e f u l l y r e a d t h i s A g r e e m e n t a n d k n o w t h e c o n t e n t s t h e r e o f , a n d t h e y s i g o e d t h e s a m e f r e e l y a n d v o l u n t a r i l y . e . T h i s A g r e e m e n t s e t s f o r t h t h e e n U r e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e p a r t i e s a n d s u p e r s e d e s a n y a n d a l l p r i o r a g r e e m e n t s o r u n d e r s t a n d i n g s b e t w e e n t h e p a r t i e s p e r t a i n i n g t o L h e s u b j e c t m a t t e r h e r e i n . N o w a i v e r o f a b r e a c h o f a n y p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e · m e n t s h a l l b e c o n s t r u e d t o b e a w a i v e r o f a n y b r e a c h o f a n y o t h e r p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t o r I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 . A T T A C H M E N T B ' M i n u t e s o f J a n u a r y 2 7 , 2 0 1 7 o f a n y s u c c e e d i n g b r e a c h o f t h e s a m e p r o v i s i o n . N o d e l a y i n a c t i n g w i t h r e g a r d t o a n y b r e a c h o f a n y p r o v i s i o n o f t h i s A g r e e m e n t s h a l l b e c o n s t r u e d t o b e a w a i v e r o f s u c h b r e a c h . I f a n y p r o v i s i o n i n t h i s A g r e e m e n t i s f o u n d t o b e u n e n f o r c e a b l e , a l l o l h e r p r o v i s i o n s w i l l r e m a i n f u l l y e n f o r c e a b l e . f . N o p r o m i s e o r i n d u c e m e n t h a s b e e n m a d e o r o f f e r e d , e x c e p t a s h e r e i n e x p r e s s l y s e t f o r t h , a n d t l l i s A g r e e m e n t i s e x e c u t e d w i t h o u t r e l i a n c e u p o n a n y s t a t e m e n t o r r e p r e s e n t a t i o n b y a n y o f t h e r e l e a s e d p a r t i e s o r t h e i r r e p r e s e n t a t i v e s . g . T h e l a n g u a g e o f a l l p a r t s o f t h j s A g r e e m e n t s h a l l , i n a l l c a s e s , b e c o n s t r u e d a s a w h o l e , a c c o r d i n g t o i t s f a i r m e a n i n g , a n d n o t s t r i c t l y f o r o r a g a i n s t e i t h e r p a r t y . h . T h i s A g r e e m e n t a n d a n y a m e n d m e n t s h e r e t o m a y b e e x e c u t e d i n m u l t i p l e c o u n t e r p a r t s b y t h e p a r t i e s . E a c h c o u n t e r p a r t s h a l l b e d e e m e d a n o r i g i ­ n a l , b u t a l l c o u n t e r p a r t s t o g e U 1 e r s h a l l c o n s l i t u t e o n e a n d t h e s a m e i n s t r u m e n t 7 . J U R I S D I C T I O N . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e g o v ­ e m e d b y t h e J a w s o f t h e S t a t e o f , a n d t h e _ _ _ _ C o u n t y D i s t r i c t C o u r t s h a l l h a v e e x c l u ­ s i v e j u r i s d i c t i o n o f a n y d i s p u t e s a r i s i n g u n d e r t h i s A g r e e m e n t . 8 . B I N D I N G E F F E C T . T h i s A g r e e m e n t s h a l l b e b i n d ­ i n g u p o n a n d s h a l l a c c n t e t o t h e b e n e f i t o f t h e p a r t i e s h e r e t o . t h e i r r e s p e c t i v e p e r s o n a l r e p r e s e n t a t i v e s , s u c ­ c e s s o r s i n i n t e r e s t a n d a s s i g n s . 9 . R E V I B W & R E V O C . t r i ' I O N . T h e p a r t i e s a c l m o w l ­ e d g e t h a t E m p l o y e e m a y r e v o l { e h i s / h e r a c c e p t a n c e a n d e x e c u l l o n o f t h i s A g r e e m e n t a t a n y U m e w i t h i n s e v e n ( 7 ) d a y s o f t i l e d a t e o f h i s / h e r e x e c u t i o n o f i t . A n y r e v o c a t i o n s h a l l b e i n w r i U n g a n d s l 1 a l l b e e f f e c ­ t i v e u p o n t i m e l y r e c e i p t b y t h e E m p l o y e r ' s A t t o r n e y . I f t h e r e v o c a t i o n i s s u b m i t t e d b y m a i l , t h e r e v o c a ­ t i o n m u s t b e p o s l m a r l c e d b e f o l ' e t h e e x p i r a t i o n o f t h e s e v e n ( 7 ) - d a y r e v o c a t i o n p e r i o d , a n c l m u s t b e s e n t b y o v e r n i g h t m a l l o r o t h e r m e t h o d s o t h a t i t i s r e c e i v e d a t t h e a b o v e a d d t · e s s n o l a t e 1 · t h a n t h e n e x t b u s i n e s s d a y _ i m m e d i a t e l y f o l l o w i n g t h e e x p i r a ­ t i o n o f t h e s e v e n ( 7 ) - d a y p e r i o d . F u r t h e r , E m p l o y e e r e p r e s e n t s t h a t , b e f o r e ~ c c e p U n g a n d e x e c u t l n g t h l s A g r e e m e n t , h e / s h e w a s g i v e n a 1 · e v i e w p e r i o d o f t w e n t y - o n e ( 2 1 ) d a y s I n w h i c h t o c o n s i d e r i t . E m p l o y e e f u r t h e r r e p r e s e n t s t h a t h e / s h e : ( a ) t o o k a d v a n t a g e o f a s m u c h o f t h i s p e d o d a s r e q u i r e d t o c o n s i d e r t h i s A g r e e m e n t b e f o r e s i g n i n g i t ; ( b ) c a r e f u l l y r e a d t h e A g r e e m e n t a n d t h e R e l e a s e i n c l u d e d h e r e i n ; ( c ) f u l l y u n d e r s t a n d s i t ; a n d ( d ) i s e n t e r i n g i n t o i t v o l u n t a l ' i l y . E m p l o y e e r e p r e s e n t s t h a t E m p l o y e l ' e n c o u r a g e d h i m / h e r t o d i s c u s s t l 1 i s A g r e e m e n t w i t l 1 a n a t t o r n e y o f c h o i c e b e f o r e s l g n ­ J n g i t . T h i s A g r e e m e n t s h a l l n o t b e c o m e e f f e c t i v e o r e n f o r c e a b l e u n t i l t h e s e v e n - d a y • · e v o c a t i o n p e r i o d b a s e x p i r e d w i t h o u t E m p l o y e e h a v i n g r e v o l { e d a c c e p t a n c e o f H . I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s h a v e e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t a s o f t h e r e s p e c t i v e d a t e s s e t f o r t h b e l o w a n d e a c h h e r e b y a c l < n o w l e d g e r e c e i p t o f a n e x e c u t e d c o p y o f t h i s A g r e e m e n t . O n b e h a l f o f t h e E m p l o y e r o f E m p l o y e r D a t e A t t e s t e d b y : E m p l o y e r ' s R e p r e s e n t a t i v e D a t e O n b e h a l f o f E m p l o y e e : D a t e I C M A M O D E L E M P L O Y M E N T A G R E E M E N T 2 0 1 2 1 5 A g e n d a I t e m 1 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 , . A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 M I N U T E S R E G U L A R C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 C I T Y H A L L , 8 0 0 S E M I N O L E R O A D I N A T T E N D A N C E : M a y o r M i t c h e l l E . R e e v e s C i t y A t t o m e y B r e n n a D u r d e n M a y o r P r o T e r n J i m m y H i l l ( a r r i v e d a t 7 : 1 8 p . m . ) I n t e r i m C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p C o m m i s s i o n e r H a r d i n g C i t y C l e r k D o n n a L . B a r t l e C o m m i s s i o n e r J o h n S t i n s o n C o m m i s s i o n e r M . B l y t h e W a t e r s I n v o c a t i o n a n d p l e d g e t o t h e f l a g C o m m i s s i o n e r W a t e r s g a v e t h e I n v o c a t i o n , f o l l o w e d b y t h e P l e d g e o f A l l e g i a n c e t o t h e F l a g . C a l l t o O r d e r : M a y o r R e e v e s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 6 : 3 0 p . m . C i t y C l e r k B a r t l e c a l l e d t h e r o l l a n d M a y o r R e e v e s n o t e d t h a t a q u o r u m w a s p r e s e n t . 1 . A . A p p r o v e t h e m i n u t e s o f t h e N e i g h b o r h o o d M e e t i n g o f A u g u s t 1 2 , 2 0 1 6 . B . A p p r o v e t h e m i n u t e s o f t h e R o u n d t a b l e M e e t i n g o n O c t o b e r 5 , 2 0 1 6 . M a y o r R e e v e s a s k e d i f t h e r e w e r e a n y c o r r e c t i o n s t o t h e a b o v e m i n u t e s . T h e r e w e r e n o c o r r e c t i o n s , s o M a y o r R e e v e s s t a t e d t h e m i n u t e s s t a n d a s s u b m i t t e d . 2 . C o u r t e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s A . P r e s e n t a t i o n o f L i f e S a v i n g A w a r d s . I n t e r i m P o l i c e C h i e f V i c G u a l i l l o e x p l a i n e d a n i n c i d e n t t h a t o c c u r r e d o n J a n u a r y 1 2 , 2 0 1 7 a n d p r e s e n t e d P o l i c e O f f i c e r T r i c i a A n d e r s o n , S e r g e a n t J i m m y H u n d l e y a n d P o l i c e O f f i c e r M i c h a e l A n t o n i n i w i t h t h e L i f e S a v i n g A w a r d s a n d t h a n k e d t h e m f o r t h e i r v a l i a n t e f f o r t , e x c e p t i o n a l p r o f e s s i o n a l i s m , c o u r a g e a n d c o m p a s s i o n w h i l e r i s k i n g t h e i r l i f e t o s a v e a l i f e o f a n o t h e r . A p h o t o w a s t a k e n w i t h t h e C o m m i s s i o n . S e r g e a n t H u n d l e y r e c o g n i z e d a n d t h a n k e d t h e p o l i c e f o r c e f o r t h e i r s e r v i c e a n d r e p o r t e d a r e c e n t i n c i d e n t w h e r e f i v e p o l i c e o f f i c e r s a p p r e h e n d e d f i v e c a r b u r g l a r s i n t h e C i t y . M a y o r R e e v e s t h a n k e d t h e P o l i c e O f f i c e r s f o r t h e i r s e r v i c e . ( M a y o r R e e v e s c a l l e d f o r a b r e a k a t 6 : 4 1 p . m . a n d r e c o n v e n e d a t 6 : 4 2 p . m . ) M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h e p r o c e s s f o r p u b l i c c o m m e n t s a n d o p e n e d t h e C o u r t e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s . C i t y C l e r k B m i l e c a l l e d e a c h s p e a k e r t o t h e p o d i u m . C h r i s J o r g e n s e n , 9 2 W . 3 r d S t . , t h a n k e d t h e p o l i c e o f f i c e r s f o r t h e e x c e p t i o n a l s e r v i c e t h a t t h e y p r o v i d e t o t h e c o m m u n i t y o f A t l a n t i c B e a c h . H e m e n t i o n e d t h a t t h e r e w e r e a u d i o p r o b l e m s a t t h e l a s t C o d e E n f o r c e m e n t m e e t i n g . H e t h a n k e d t h e C o m m i s s i o n f o r m a k i n g t h e t o u g h d e c i s i o n a t t h e l a s t m e e t i n g , K e v i n H o g e n c a m p f o r a c c e p t i n g t h e I n t e r i m C i t y M a n a g e r p o s i t i o n d u r i n g t h i s t r a n s i t i o n a l p e r i o d , a n d A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 2 C o m m i s s i o n e r W a t e r s f o r r e f e r r i n g a n e x c e l l e n t c a n d i d a t e , K e v i n H o g e n c a m p , a s t h e T e m p o r a r y I n t e r i m C i t y M a n a g e r . L i n d a L a n i e r , 1 7 6 8 P a r k T e r r a c e W . , e x p l a i n e d h e r h a n d o u t ( w h i c h i s a t t a c h e d a n d m a d e p a r t o f t h i s O f f i c i a l R e c o r d a s A t t a c h m e n t A ) . S h e e x p l a i n e d s h e h a s a g r o u p o f p e o p l e i n A t l a n t i c B e a c h w h o a r e C E O ' s t h a t w o u l d l i k e t o h e l p w i t h t h e p r o c e s s . M a y o r R e e v e s r e q u e s t e d t h a t s h e s u b m i t t h e i n f o r m a t i o n t o t h e I n t e r i m C i t y M a n a g e r a n d H u m a n R e s o u r c e s . J u d i t h L e r o u x , 1 7 4 5 S e l v a M a r i n a D r . , c o m m e n t e d t h a t s h e s e n t a n e m a i l t o t h e C o m m i s s i o n a n d a m a j o r i t y h a s n o t r e p l i e d . S h e r e a d t h e e m a i l ( w h i c h i s a t t a c h e d a n d m a d e p a r t o f t h i s O f f i c i a l R e c o r d a s A t t a c h m e n t B ) a n d o f f e r e d t o h e l p w i t h t h e p r o c e s s . C i t y C l e r k B m i l e r e a d t h e n a m e s a n d c o m m e n t s f r o m t h e c i t i z e n s w h o d i d n o t w a n t t o s p e a k a s f o l l o w s : B r i t t a n y N o r r i s , 1 1 8 3 V i o l e t S t . , i s i n s u p p m i o f l t e m 7 A O r d i n a n c e N o . 9 5 - 1 7 - 1 1 3 ( B a c k y a r d H e n s ) . P e g g y N o l a n , 8 7 9 E a s t C o a s t D r . , i s i n s u p p o r t o f l t e m 7 A O r d i n a n c e N o . 9 5 - 1 7 - 1 1 3 ( B a c k y a r d H e n s ) . N o o n e e l s e f r o m t h e a u d i e n c e s p o k e . M a y o r R e e v e s c l o s e d t h e C o m i e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s . 3 . U n f i n i s h e d B u s i n e s s f r o m P r e v i o u s M e e t i n g s A . R e c r u i t m e n t o f I n t e r i m C i t y M a n a g e r H u m a n R e s o u r c e s D i r e c t o r C a t h y B e r r y r e p o r t e d o n t h e R e c r u i t m e n t o f l n t e r i m C i t y M a n a g e r a n d r e f e r r e d t o h e r h a n d o u t ( w h i c h i s a t t a c h e d a n d m a d e p m i o f t h i s O f f i c i a l R e c o r d s a s A t t a c h m e n t C ) s h o w i n g t h e n a m e s o f c a n d i d a t e s s h e r e c e i v e d r e s u m e s f o r . S h e a s k e d f o r d i r e c t i o n f r o m t h e C o m m i s s i o n . M a y o r R e e v e s s t e p p e d d o w n t o h a v e M a y o r P r o T e r n S t i n s o n c h a i r s o M a y o r R e e v e s c o u l d m a k e a m o t i o n . M o t i o n : A p p o i n t K e v i n H o g e n c a m p a s a n I n t e r i m C i t y M a n a g e r u n t i l a C i t y M a n a g e r i s s e l e c t e d . M o v e d b y R e e v e s , S e c o n d e d b y , H a r d i n g C o m m i s s i o n e r H a r d i n g c o m p l i m e n t e d M r . H o g e n c a m p f o r h i s o u t s t a n d i n g p e r f o r m a n c e a n d s p o k e i n s u p p m i o f a p p o i n t i n g K e v i n H o g e n c a m p a s t h e T e m p o r a r y I n t e r i m C i t y M a n a g e r n o t i n g i t i s i n t h e C i t y ' s b e s t i n t e r e s t . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h a t t h e c o m m u n i c a t i o n h e h a s r e c e i v e d f r o m M r . H o g e n c a m p h a s b e e n e x c e p t i o n a l . H e b e l i e v e d t h e y m e t t h e i r o b l i g a t i o n t o d o a s e a r c h a n d t h a n k e d M r . H o g e n c a m p f o r t h e w o r k h e h a s d o n e s o f a r . M a y o r R e e v e s c o m p l i m e n t e d t h e I n t e r i m C i t y M a n a g e r , K e v i n H o g e n c a m p , f o r h i s o p e n c o m m u n i c a t i o n s a n d f o r s t e p p i n g u p a n d h a n d l i n g i s s u e s . H e b e l i e v e s t h a t a p p o i n t i n g K e v i n H o g e n c a m p i s i n t h e b e s t i n t e r e s t o f t h e C i t y . H e a g r e e d w i t h C o m m i s s i o n e r S t i n s o n t h a t t h e y h a v e f o l l o w e d t h r o u g h w i t h t h e i r o b l i g a t i o n t o l o o k a t o t h e r c a n d i d a t e s . 2 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 3 H u m a n R e s o u r c e D i r e c t o r C a t h y B e r r y a n s w e r e d q u e s t i o n s f r o m t h e C o m m i s s i o n a n d s p o k e i n f a v o r o f a p p o i n t i n g K e v i n H o g e n c a m p t o t h e r e g u l a r i n t e r i m p o s i t i o n . C o m m i s s i o n e r W a t e r s s p o k e i n s u p p o r t o f a p p o i n t i n g K e v i n H o g e n c a m p a s I n t e r i m C i t y M a n a g e r a n d s u g g e s t e d h a v i n g a n o p e n h o u s e w i t h c i t i z e n i n v o l v e m e n t d u r i n g t h e p e r m a n e n t C i t y M a n a g e r s e l e c t i o n p r o c e s s . M o t i o n : C a l l t h e q u e s t i o n . M o v e d b y W a t e r s , S e c o n d e d b y S t i n s o n V o t e s : A y e : 4 - H a r d i n g , S t i n s o n , W a t e r s , R e e v e s N a y : 0 M O T I O N C A R R I E D T h e d i s c u s s i o n s t o p p e d a n d t h e y v o t e d o n t h e m o t i o n t o a p p o i n t K e v i n H o g e n c a m p a s a n I n t e r i m C i t y M a n a g e r u n t i l a C i t y M a n a g e r i s s e l e c t e d . R o l l C a l l V o t e s : A y e : 4 - S t i n s o n , W a t e r s , H a r d i n g , R e e v e s N a y : 0 M O T I O N C A R R I E D M a y o r R e e v e s r e c o g n i z e d K e v i n H o g e n c a m p a s t h e I n t e r i m C i t y M a n a g e r . I n t e r i m C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p t h a n k e d t h e C o m m i s s i o n a n d t h e c i t i z e n s f o r t h e o p p m i u n i t y t o s e r v e t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h . M r . H o g e n c a m p s t a t e d t h a t h e p r o m o t e s c i t i z e n e n g a g e m e n t a s w e l l a s o p e n g o v e r n m e n t a n d a s k e d t h a t t h e c i t i z e n s r e a c h o u t t o h i m a t a n y t i m e . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h a t t h e y s h o u l d s u s p e n d t h e r u l e s i n o r d e r t o d i s c u s s t h e h i r i n g p r o c e s s f o r C i t y M a n a g e r . M o t i o n : S u s p e n d t h e R u l e s . M o v e d b y S t i n s o n , S e c o n d e d b y W a t e r s T h e r e w a s n o d i s c u s s i o n o r v o t e o n s u s p e n d i n g t h e r u l e s . M a y o r R e e v e s a s k e d t h e C o m m i s s i o n t o g i v e M s . B e r r y g u i d a n c e o n h o w t o m o v e f o r w a r d i n t h e h i r i n g p r o c e s s f o r t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n . C o m m i s s i o n e r W a t e r s s u g g e s t e d h i r i n g a n o u t s i d e f i r m t h a t s p e c i a l i z e s i n h e a d h u n t i n g i n c o n j u n c t i o n w i t h w o r k i n g w i t h A t l a n t i c B e a c h c i t i z e n s w h o a r e C E O ' s k n o w l e d g e a b l e a b o u t h o w t h e C i t y M a n a g e r a n d o u r B o a r d s h o u l d f u n c t i o n t o g e t h e r . S h e s p o k e i n f a v o r o f a n a t i o n w i d e s e a r c h . M a y o r R e e v e s s p o k e i n f a v o r o f h a v i n g c i t i z e n s p a r t i c i p a t e i n t h e s e l e c t i o n p r o c e s s a n d s p o k e a g a i n s t h i r i n g a h e a d h u n t e r . 3 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 4 C o m m i s s i o n e r H a r d i n g s u p p m i e d t h e i d e a o f h a v i n g c i t i z e n i n v o l v e m e n t i n p u t t i n g a b o a r d t o g e t h e r a n d g e t t i n g t h e v e r y b e s t q u a l i t y C E O f o r t h e C i t y . H e b e l i e v e s t h e c i t y i s c u r r e n t l y i n g o o d h a n d s w i t h t h e I n t e r i m C i t y M a n a g e r a n d t h e y c a n t a k e t h e i r t i m e t o h i r e t h e r i g h t p e r s o n f o r t h e C i t y M a n a g e r p o s i t i o n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d i t i s i m p e r a t i v e t o c h o o s e a C i t y M a n a g e r w h o c a n n o t o n l y w o r k w e l l w i t h t h i s C o m m i s s i o n b u t a l s o s o m e o n e w h o c a n w o r k w i t h t h e n e x t C o m m i s s i o n a n d t h e r e s i d e n t s . ( C o m m i s s i o n e r H i l l a r r i v e d a t 7 : 1 8 p . m . ) C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s p o k e i n s u p p m i o f u s i n g l o c a l t a l e n t a n d c i t i z e n i n v o l v e m e n t a s s u g g e s t e d b y M s . L a n i e r . H e a g r e e d t h a t t h e C i t y s h o u l d t r y d o i n g t h e s e a r c h f i r s t w i t h o u t u s i n g a n o u t s i d e f i r m , b u t k e e p i t a s a n o p t i o n f o r t h e f u t u r e i f a d d i t i o n a l c a n d i d a t e s a r e n e e d e d . M a y o r R e e v e s u p d a t e d C o m m i s s i o n e r H i l l o n t h e C o m m i s s i o n ' s a c t i o n t o a p p o i n t M r . H o g a n c a m p a s t h e I n t e r i m C i t y M a n a g e r . C o m m i s s i o n e r H i l l r e p o r t e d t h a t h i s v o t e w o u l d h a v e b e e n u n a n i m o u s a n d t h a n k e d M a y o r R e e v e s f o r t h e u p d a t e . M a y o r R e e v e s a s k e d M r . H o g a n c a m p f o r h i s t h o u g h t a b o u t t h e t y p e o f p e r s o n t h e y s h o u l d l o o k f o r . I n t e r i m C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p s t a t e d h e p l a n s t o p u t t o g e t h e r a r e s e a r c h r e p o r t t h a t a n s w e r s t h e C o m m i s s i o n ' s q u e s t i o n s . H e r e c o m m e n d e d t h a t t h e M a y o r a n d C o m m i s s i o n h i r e s o m e o n e a s q u i c k l y a s p o s s i b l e a n d b e l i e v e s i t w o u l d b e i n t h e b e s t i n t e r e s t o f c o m m u n i t y t o h a v e a n a g g r e s s i v e t i m e l i n e s u c h a s t h r e e o r f o u r m o n t h s r a t h e r t h a n f i v e o r s i x m o n t h s . H e a g r e e d w i t h M s . L a n i e r ' s c o m m e n t s a n d a s k e d f o r t h e o p p m i u n i t y t o p r e s e n t h i s t h o u g h t s a n d o p i n i o n s i n t h e f m m o f a r e p m i . M a y o r R e e v e s r e c o m m e n d e d t h a t t h e y f o r m a s p e c i a l w o r k s h o p t o d e c i d e h o w t o p r o c e e d i n h i r i n g t h e n e x t C i t y M a n a g e r . T h e c o n s e n s u s w a s t o g i v e M r . H o g e n c a m p a n d M s . B e r r y t i m e t o c o m e u p w i t h a r e p o r t , m e e t w i t h i n d i v i d u a l C o m m i s s i o n e r s , a n d c a l l a s p e c i a l w o r k s h o p t o d i s c u s s h o w t o p r o c e e d . M a y o r R e e v e s r e c o m m e n d e d t h e y s c h e d u l e t h e s p e c i a l w o r k s h o p b e f o r e t h e n e x t s c h e d u l e d C o m m i s s i o n M e e t i n g t h a t f a l l s o n F e b r u a r y 1 3 , 2 0 1 7 . M r . H o g e n c a m p c o n f i 1 m e d t h a t h e w o u l d b e p r e p a r e d t o m e e t b e f o r e t h e n e x t m e e t i n g . T h e C o m m i s s i o n d i s c u s s e d d i f f e r e n t i d e a s f o r t h e w o r k s h o p a n d t h e p r o c e s s . M a y o r R e e v e s e x p l a i n e d t h a t , d u r i n g t h e w o r k s h o p , t h e y s h o u l d c o m e u p w i t h a c o n s e n s u s o n w h e t h e r o r n o t t o u s e a n o u t s i d e s e a r c h f i r m a n d d i s c u s s t h e C i t y M a n a g e r q u a l i f i c a t i o n s s o t h a t t h e y c a n t a k e f o r m a l a c t i o n a t t h e m e e t i n g o n F e b r u a r y 1 3 1 1 1 • M a y o r R e e v e s a s k e d t h a t t h e C i t y C l e r k c o n t a c t t h e C o m m i s s i o n e r s t o s c h e d u l e t h e w o r k s h o p . 4 . C o n s e n t A g e n d a A L L M A T T E R S L I S T E D U N D E R T H E C O N S E N T A G E N D A A R E C O N S I D E R E D T O B E R O U T I N E B Y T H E C I T Y C O M M I S S I O N A N D W I L L B E E N A C T E D B Y O N E M O T I O N I N T H E F O R M L I S T E D B E L O W . T H E R E W I L L B E N O S E P A R A T E D I S C U S S I O N O F T H E S E 4 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e S I T E M S . I F D I S C U S S I O N I S D E S I R E D , T H A T I T E M W I L L B E R E M O V E D F R O M T H E C O N S E N T A G E N D A A N D W I L L B E C O N S I D E R E D S E P A R A T E L Y . S U P P O R T I N G D O C U M E N T A T I O N A N D S T A F F R E C O M M E N D A T I O N S H A V E B E E N P R E V I O U S L Y S U B M I T T E D T O T H E C I T Y C O M M I S S I O N O N T H E S E I T E M S . A . A c k n o w l e d g e r e c e i p t o f t h e M o n t h l y B u i l d i n g D e p m i m e n t R e p o r t f o r D e c e m b e r 2 0 1 6 , t h e M a j o r P u b l i c W o r k s P r o j e c t s S t a t u s R e p o r t a s o f J a n u a r y 1 1 , 2 0 1 7 , a n d t h e M o n t h l y R e c r e a t i o n P r o g r a m s S p e c i a l E v e n t s R e p o r t s f o r N o v e m b e r a n d D e c e m b e r 2 0 1 6 . B . A p p r o v e t h e 9 - 1 - 1 I n t e r l o c a l A g r e e m e n t ( A m e n d m e n t N u m b e r T w o ) f o r t h e D i s t r i b u t i o n o f 9 - 1 - 1 F u n d s f o r C a l l T a k e r S a l a r i e s a n d a u t h o r i z e t h e M a y o r a n d C i t y M a n a g e r t o s i g n t h e 9 - 1 - 1 I n t e r l o c a l A g r e e m e n t b e t w e e n t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h a n d t h e C i t y o f J a c k s o n v i l l e . C . A u t h o r i z e s t a f f t o b e g i n n e g o t i a t i o n s w i t h t h e t o p - r a n k e d f i r m , J o n e s E d m u n d s , f o r e n g i n e e r i n g s e r v i c e s t o p r e p a r e a n u p d a t e t o t h e C i t y ' s S t o r m w a t e r M a s t e r P l a n . C i t y C l e r k B a r t l e r e a d t h e c o n s e n t a g e n d a . M a y o r R e e v e s a s k e d i f a n y C o m m i s s i o n e r w a n t e d t o p u l l a n i t e m f r o m t h e C o n s e n t A g e n d a . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g r e q u e s t e d t o p u l l I t e m 4 A a n d M a y o r R e e v e s o p e n e d t h e i t e m f o r d i s c u s s i o n . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g i n q u i r e d a b o u t w h y t h e r e w a s a d e l a y i n t h e p r o j e c t f o r i n s t a l l i n g a p a r k s h a d e s t r u c t u r e i n t h e T i d e v i e w s o v e r l o o k i n t h e p a v i l i o n . P u b l i c W o r k s D i r e c t o r D o n J a c o b o v i t z e x p l a i n e d t h a t t h e y h a v e b e e n i n t h e p l a n n i n g s t a g e s a n d w e r e o r i g i n a l l y g o i n g t o c o n t r a c t i t o u t b u t d e c i d e d t h e y c o u l d b u i l d i t t h e m s e l v e s a n d a r e n o w i n t h e p r o c e s s o f o r d e r i n g t h e s u p p l i e s . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g i n q u i r e d a b o u t t h e s t a t u s o f t h e E a s t - W e s t s i d e w a l k s p r o j e c t . M r . J a c o b o v i t z g a v e a n u p d a t e a n d n o t e d t h a t t h e p r i o r i t i e s a r e b e i n g d e t e r m i n e d b y P u b l i c W o r k s s t a f f . C o m m i s s i o n e r H i l l r e m i n d e d M r . J a c o b o v i t z t o l o o k i n t o t h e c o m m e n t s a b o u t r e p l a c i n g e x i s t i n g s i d e w a l k s t h a t h a v e g o n e a w a y . M o t i o n : A p p r o v e C o n s e n t A g e n d a I t e m s 4 A , 4 B , a n d 4 C a s r e a d . M o v e d b y W a t e r s , S e c o n d e d b y S t i n s o n R o l l C a l l V o t e s : A y e : 5 - W a t e r s , H a r d i n g , H i l l , S t i n s o n , R e e v e s N a y : 0 M O T I O N C A R R I E D 5 . C o m m i t t e e R e p o r t s N o n e . 6 . A c t i o n o n R e s o l u t i o n s A . R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 0 1 A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A A U T H O R I Z I N G T H E I M P L E M E N T A T I O N O F A P R O G R A M O F E X T R A C O N T R I B U T I O N S T O T H E P O L I C E P E N S I O N F U N D I N O R D E R T O I M P R O V E T H E F U N D I N G L E V E L O F T H E P O L I C E P E N S I O N F U N D A N D T O R E D U C E R E Q U I R E D C O N T R I B U T I O N C O S T S I N F U T U R E Y E A R S . 5 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 6 C i t y C l e r k r e a d t h e R e s o l u t i o n b y t i t l e . F i n a n c e D i r e c t o r R u s s e l l C a f f e y e x p l a i n e d t h e R e s o l u t i o n . M o t i o n : A d o p t R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 0 1 a s r e a d . M o v e d b y H a r d i n g , S e c o n d e d b y , S t i n s o n T h e C o m m i s s i o n d i s c u s s e d t h e P o l i c e P e n s i o n P l a n f u n d i n g a n d t h e F l o r i d a S t a t e R e t i r e m e n t p l a n a n d M r . C a f f e y a n s w e r e d q u e s t i o n s f r o m t h e C o m m i s s i o n . C i t y A t t o r n e y B r e n n a D u r d e n e x p l a i n e d t h a t t h i s R e s o l u t i o n a l l o w s a n d c a l l s f o r a v o t e e v e r y y e a r . S h e n o t e d i t s h o u l d b e c o n s i d e r e d , o n a n a n n u a l b a s i s a n d a f t e r t h e f i s c a l y e a r h a s c l o s e d , w h e t h e r t o a p p r o v e a n y e x t r a c o n t r i b u t i o n t o t h e F u n d . D i s c u s s i o n c o n t i n u e d a b o u t p e n s i o n f u n d i n g a n d t h e F l o r i d a S t a t e R e t i r e m e n t P l a n . R o l l C a l l V o t e s : A y e : 5 - H a r d i n g , H i l l , S t i n s o n , W a t e r s , R e e v e s N a y : 0 M O T I O N C A R R I E D 7 . A c t i o n o n O r d i n a n c e s A . O r d i n a n c e N o . 9 5 - 1 7 - 1 1 3 , P u b l i c H e a r i n g a n d F i n a l R e a d i n g A N O R D I N A N C E O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C R E A T I N G A P I L O T P R O G R A M F O R P E R M I T T I N G B A C K Y A R D H E N S I N C E R T A I N R E S I D E N T I A L D I S T R I C T S S U B J E C T T O A N l \ " N N U A L F E E O F $ 5 0 ; L I M I T I N G T H E N U M B E R O F P E R M I T S I S S U E D U N D E R T H E P I L O T P R O G R A M T O 5 0 ; P R O V I D I N G F O R E V A L U A T I O N A N D R E P O R T I N G O F T H E P I L O T P R O G R A M T O T H E C I T Y C O M M I S S I O N A F T E R E I G H T E E N M O N T H S ; P R O V I D I N G F O R S E V E R A B I L I T Y ; P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . C i t y C l e r k B a r t l e r e a d O r d i n a n c e b y t i t l e . M a y o r R e e v e s o p e n e d t h e p u b l i c h e a r i n g . C i t y C l e r k B m i l e c a l l e d e a c h s p e a k e r t o t h e p o d i u m . C h r i s J o r g e n s o n , 9 2 W . 3 r d S t . , s p o k e i n o p p o s i t i o n o f O r d i n a n c e N o . 9 5 - 1 7 - 1 1 3 . S t e p h e n F o u r a k e r , 3 8 7 6 t h S t . , s p o k e i n s u p p m i o f O r d i n a n c e N o . 9 5 - 1 7 - 1 1 3 . N o o n e e l s e w i s h e d t o s p e a k , s o M a y o r R e e v e s c l o s e d t h e p u b l i c h e a r i n g . M o t i o n : A d o p t O r d i n a n c e N o . 9 5 - 1 7 - 1 1 3 a s r e a d . M o v e d b y H i l l , S e c o n d e d b y W a t e r s C o m m i s s i o n e r H a r d i n g p o i n t e d o u t t h a t t h e o r d i n a n c e i n t h e p a c k e t h a s t h e a n n u a l f e e t a k e n o u t , b u t t h e t i t l e t h a t w a s r e a d f r o m t h e a g e n d a d o e s n o t r e f l e c t t h a t . H e r e c o m m e n d e d t h a t t h e t i t l e o f t h e O r d i n a n c e b e a m e n d e d t o n o t h a v e a n a n n u a l f e e o f $ 5 0 . 0 0 , i n s t e a d t h e r e s h o u l d b e a o n e - t i m e $ 5 0 . 0 0 p e r m i t f e e o n l y . C i t y A t t o r n e y B r e n n a D u r d e n d e t e r m i n e d t h a t t h e o r d i n a n c e i n t h e a g e n d a w a s c o r r e c t , b u t t h e t i t l e 6 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 7 o n t h e a g e n d a s c h e d u l e w a s n o t . D i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t t h e d i s c r e p a n c y a n d w h e t h e r a n a m e n d m e n t i s n e c e s s a r y . M s . D u r d e n s t a t e d t h a t i f i t w a s a d v e r t i s e d i n t h e n e w s p a p e r w i t h t h e w o r d " a n n u a l " , s h e w o u l d e n c o u r a g e t h e C o m m i s s i o n t o j u s t m a k e t h a t a m e n d m e n t t o t a k e t h a t w o r d o u t s o t h a t i t i s v e r y c l e a r m o v i n g f o r w a r d t h a t i t i s n o t s u p p o s e d t o b e i n t h e t i t l e . M a y o r R e e v e s a s k e d P l a n n e r D e r e k R e e v e s t o v e r i f y t h e w o r d i n g o f t h e O r d i n a n c e t i t l e i n t h e n e w s p a p e r a d v e r t i s e m e n t . I n t h e m e a n t i m e , C o m m i s s i o n e r H i l l w a n t e d t o g o a h e a d a n d m o d i f y t h e m o t i o n . M o t i o n : A m e n d t h e m o t i o n t o t a k e t h e w o r d " a n n u a l " o u t o f t h e t i t l e . M o v e d b y H i l l , S e c o n d e d b y H a r d i n g P l a n n e r R e e v e s v e r i f i e d t h a t t h e O r d i n a n c e w a s a d v e r t i s e d i n T h e B e a c h e s L e a d e r w i t h t h e $ 5 0 . 0 0 a n n u a l f e e . C i t y A t t o m e y B r e n n a D u r d e n r e c o m m e n d e d t h a t t h e y v o t e o n t h e a m e n d m e n t t o t a k e t h e w o r d " a n n u a l " o u t . V o t e s : A y e : 5 - H a r d i n g , H i l l , S t i n s o n , W a t e r s , R e e v e s N a y : 0 M O T I O N C A R R I E D C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p r e s s e d c o n c e m a b o u t t h e c o o p s n o t h a v i n g t o m e e t t h e w i n d l o a d r e q u i r e m e n t s t h a t a t o o l s h e d d o e s a n d r e q u e s t e d t h a t t h e r e q u i r e m e n t b e a d d e d . P l a n n e r D e r e k R e e v e s a n s w e r e d q u e s t i o n s f r o m t h e C o m m i s s i o n . M a y o r R e e v e s q u e s t i o n e d C o m m i s s i o n e r W a t e r s a b o u t w h e t h e r c o y o t e s a r e a t h r e a t t o t h e c h i c k e n s a n d i f c h i c k e n s a t t r a c t c o y o t e s . C o m m i s s i o n e r W a t e r s e x p l a i n e d t h a t t h e p o i n t i n k e e p i n g t h e c h i c k e n s i n t h e c o o p s a t n i g h t i s t o k e e p t h e c o y o t e s o u t o f t h e c h i c k e n ' s h a b i t a t a n d s h e e x p l a i n e d t h e c o y o t e ' s f o o d s o u r c e s . D i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t t h e t h r e a t o f c o y o t e s . M s . D u r d e n a d v i s e d t h a t t h e r e i s a b l a n k i n S e c t i o n 7 f o r t h e d a t e a n d a s s u m i n g t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e s i t t o n i g h t , i t w i l l b e t w o y e a r s f r o m t o d a y . M a y o r R e e v e s c a l l e d f o r a r o l l c a l l v o t e o n t h e m o t i o n t o a p p r o v e t h e o r d i n a n c e a s a m e n d e d . R o l l C a l l V o t e s : A y e : 3 - H i l l , W a t e r s , H a r d i n g N a y : 2 - S t i n s o n , R e e v e s M O T I O N C A R R I E D B . O r d i n a n c e N o . 2 0 - 1 7 - 1 4 2 , I n t r o d u c t i o n a n d F i r s t R e a d i n g A N O R D I N A N C E A M E N D I N G T H E O P E R A T I N G B U D G E T F O R T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A F O R F I S C A L Y E A R B E G I N N I N G O C T O B E R 1 , 2 0 1 6 A N D E N D I N G S E P T E M B E R 3 0 , 2 0 1 7 F O R A P P R O P R I A T I N G A D D I T I O N A L F U N D S I N T H E P O L I C E P E N S I O N F U N D , A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . 7 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 8 C i t y C l e r k B m i l e r e a d t h e O r d i n a n c e b y t i t l e . F i n a n c e D i r e c t o r R u s s e l l C a f f e y e x p l a i n e d t h e p u r p o s e o f t h e O r d i n a n c e . M o t i o n : A p p r o v e O r d i n a n c e N o . 2 0 - 1 7 - 1 4 2 a s r e a d b y t i t l e . M o v e d b y S t i n s o n , S e c o n d e d b y H a r d i n g T h e r e w a s n o D i s c u s s i o n . R o l l C a l l V o t e s : A y e : 5 - W a t e r s , H a r d i n g , H i l l , S t i n s o n , R e e v e s N a y : 0 M O T I O N C A R R I E D M a y o r R e e v e s a s k e d M r . C a f f e y i f t h e r e w o u l d b e a n y b u d g e t a d j u s t m e n t s i n r e g a r d s t o t h e p r e v i o u s C i t y M a n a g e r ' s s e v e r a n c e p a y . M r . C a f f e y e x p l a i n e d h i s p l a n f o r d e t e r m i n i n g w h e t h e r o r n o t a n a d j u s t m e n t i s n e e d e d . 8 . M i s c e l l a n e o u s B u s i n e s s ( D i s c u s s i o n o n l y ) N o n e . 9 . C i t y M a n a g e r R e p o r t s A . C i t y M a n a g e r ' s R e p o r t . I n t e r i m C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p r e f e i T e d t o h i s w r i t t e n C i t y M a n a g e r ' s R e p o r t a n d e x p l a i n e d h i s i n t e n t t o p r o v i d e t h e s e r e p o r t s i n e a c h a g e n d a p a c k e t . H e u r g e d t h e C o m m i s s i o n a n d t h e p u b l i c t o r e v i e w t h e r e p m i s o n c e t h e a g e n d a p a c k e t s a r e p u b l i s h e d a n d t o a s k h i m q u e s t i o n s a b o u t a n y o f t h e i n f m m a t i o n . B . 9 0 - D a y C a l e n d a r ( F e b r u a r y 2 0 1 7 t h r o u g h A p r i l 2 0 1 7 ) . M r . H o g e n c a m p r e f e i T e d t o t h e c a l e n d a r e x p l a i n i n g i t i s p r o v i d e d f o r i n f o r m a t i o n o n l y a n d e x p l a i n e d t h a t M s . D u r d e n h a s a c a l e n d a r i t e m s h e w i l l d i s c u s s l a t e r i n t h e m e e t i n g . M a y o r R e e v e s r e c o m m e n d e d t h a t t h e C i t y C l e r k s e n d O u t l o o k m e e t i n g i n v i t a t i o n s t o t h e C o m m i s s i o n e r s f o r a l l o f t h e i r f u t u r e m e e t i n g s . M a y o r R e e v e s a s k e d M r . H o g e n c a m p t o a d d r e s s c o m m e n t s m a d e a t t h e T o w n H a l l m e e t i n g r e g a r d i n g i n f m m a t i o n o n t h e w e b s i t e . M r . H o g e n c a m p e x p l a i n e d t h a t d e f i c i e n c i e s w h e r e i d e n t i f i e d a t t h e T o w n H a l l m e e t i n g t h a t h e w a s a l r e a d y a w a r e o f . H e r e p m i e d o n t h e m a j o r w e b s i t e r e o r g a n i z a t i o n p r o j e c t t h a t h a s b e e n u n d e r w a y f o r a w h i l e . H e e x p l a i n e d h e b r i n g s a l o t o f e x p e r i e n c e t o t h a t p r o c e s s a n d i s v e r y e x c i t e d t o r e p o r t t h a t t h e w e b s i t e i s g o i n g t o g e t b e t t e r a n d w i l l i m p r o v e e v e r y w e e k a n d h e i s c o n v i n c e d t h a t , b y s p r i n g , i t w i l l b e o n e o f t h e b e s t m u n i c i p a l w e b s i t e s t h e r e i s . 1 0 . R e p o r t s a n d / o r r e q u e s t s f r o m C i t y C o m m i s s i o n e r s a n d C i t y A t t o r n e y 8 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 9 C i t y A t t o r n e y D u r d e n • I n f o r m e d t h e C o m m i s s i o n t h a t t h e r e a r e t h r e e p o s s i b l e d a t e s f o r t h e E t h i c s T r a i n i n g : M a r c h 1 s t , g t h o r 2 9 t h a t a p p r o x i m a t e l y 3 : 3 0 - 7 : 3 0 p m . i n t h e C h a m b e r a n d a s k e d f o r f e e d b a c k s o t h e C h a m b e r c a n b e r e s e r v e d f o r t h e c o n e c t d a t e . • M e n t i o n e d t h a t a c o m p l a i n t w a s f i l e d i n o n e o f t h e b e a c h a c c i d e n t c a s e s a g a i n s t t h e C i t y o n J a n u a r y 1 8 t h . M a y o r R e e v e s i n q u i r e d a b o u t t h e s t a t u s o f t h e C l o i s t e r s a n d t h e p e n d i n g G a t e c a s e s . C i t y A t t o m e y D u r d e n r e p o r t e d t h a t b o t h c a s e s h a d b e e n h e a r d a n d a r e a w a i t i n g t h e j u d g e ' s o p i n i o n . C o m m i s s i o n e r H i l l a s k e d w h o t h e j u d g e s w e r e i n t h o s e c a s e s . M s . D u r d e n a n s w e r e d J u d g e D a n i e l s f o r t h e G a t e c a s e ; J u d g e B l a z s f o r t h e C l o i s t e r c a s e a n d a d d e d t h a t J u d g e B o y e r i s g o i n g t o b e t h e j u d g e i n t h e b e a c h a c c i d e n t c a s e . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g • R e p m i e d h e a t t e n d e d t h e L e a g u e o f C i t i e s m o n t h l y m e e t i n g i n S t . A u g u s t i n e a n d r e c o m m e n d e d t h a t t h e D e p m i m e n t H e a d s a n d o t h e r C o m m i s s i o n e r s c o n s i d e r a t t e n d i n g t h e s e m e e t i n g s , a s t h e y a r e a g r e a t n e t w o r k i n g o p p m i u n i t y . C o m m i s s i o n e r W a t e r s • R e c o g n i z e d t h e O f f i c e r s w h o r e s p o n d e d t o t h e b u r g l a r y r i n g t h a t t o o k p l a c e r e c e n t l y i n A t l a n t i c B e a c h f o r t h e i r e x c e p t i o n a l s e r v i c e a n d a l s o t h a n k e d t h e o f f i c e r s w h o r e c e i v e d t h e L i f e S a v i n g A w a r d s . • M e n t i o n e d t h a t t h e C o y o t e c o n c e m h a s n o t b e e n f o r g o t t e n a n d w o u l d b e m o n i t o r e d a s w e r e c e i v e m o r e f i r s t - h a n d i n f m m a t i o n f r o m o u r c i t i z e n s . • T h a n k e d C o m m i s s i o n e r S t i n s o n f o r t h e h a r d w o r k h e h a s b e e n d e v o t i n g t o t h e B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e a n d h i s e f f o r t s t o p u t t o g e t h e r a b o o k l e t o f i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o s e r v i n g o n b o a r d s . • T h a n k e d M r . H o g e n c a m p f o r s t e p p i n g i n a n d d o i n g a g r e a t j o b a n d f o r h i s e f f m i s i n l o o k i n g i n t o a n d i m p r o v i n g o u r w e b s i t e . C o m m i s s i o n e r H i l l • R e q u e s t e d t h a t s t a f f p r o v i d e h i m w i t h a h a r d c o p y o f e a c h s m a l l p a c k e t t h a t i s g e n e r a t e d t o h e l p f o l l o w a l o n g w i t h t h e A g e n d a f o r t h e C o m m i s s i o n M e e t i n g s . • C o m p l i m e n t e d A t l a n t i c B e a c h O f f i c e r s f o r t h e i r e x c e p t i o n a l s e r v i c e . • T h a n k e d P u b l i c W o r k s a n d C i t y S t a f f f o r t h e h a r d w o r k t h a t t h e y d o . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n • W e l c o m e d M r . H o g e n c a m p a n d t h a n k e d h i m f o r t h e w o r k h e i s d o i n g i n t h e C i t y . • T h a n k e d t h e p o l i c e d e p a r t m e n t f o r t h e a m a z i n g j o b t h a t t h e y d o . • R e p o r t e d o n t h e m e e t i n g t h e B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e h e l d w i t h t h e C h a i r s a n d t h e l i a i s o n s o f t h e v a r i o u s b o a r d s / c o m m i t t e e s . H e e x p l a i n e d t h a t t h e i r c o m m i t m e n t i s t o t r y t o b r i n g s o m e t h i n g b a c k t o t h i s C o m m i s s i o n p r i o r t o t h e b u d g e t p r o c e s s f o r t h e 2 0 1 7 / 2 0 1 8 b u d g e t . H e e x p l a i n e d t h a t t h e g r o u p c a m e a w a y w i t h a l o t o f g o o d i n f o r m a t i o n a n d t h o u g h t s o n t h e p r o c e s s . H e s t a t e d t h a t b y e a r l y s u m m e r t h e y s h o u l d b e a b l e t o g i v e a n i d e a o f w h a t t h e f i n i s h e d p r o d u c t w o u l d b e . H e t h a n k e d M s . B a r t l e a n d h e r s t a f f f o r a s s i s t i n g i n t h a t e f f o r t . 9 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 R E G U L A R C O M M I S S I O N M E E T I N G P a g e 1 0 M a y o r R e e v e s • A s k e d I n t e r i m P o l i c e C h i e f V i c G u a l i l l o t o g i v e a n u p d a t e o n t h e p r o j e c t e d c o m p l e t i o n d a t e f o r t h e P o l i c e b u i l d i n g a n d i n q u i r e d a b o u t t h e s t a t u s o f t h e o p e n p o s i t i o n s i n h i s d e p a r t m e n t . C h i e f G u a l i l l o r e p o r t e d t h a t t h e p r o j e c t e d c o m p l e t i o n d a t e f o r t h e P o l i c e B u i l d i n g i s n o w m i d - A p r i l . H e e x p l a i n e d t h e v a c a n c i e s i n t h e p o l i c e d e p a r t m e n t a n d r e p o r t e d t h e s t a t u s o f t h o s e o p e n p o s i t i o n s . C o m m i s s i o n e r H i l l s p o k e a b o u t a b e a m t h a t s i t s o u t s i d e o f t h e c o n s t r u c t i o n a r e a o f t h e P o l i c e B u i l d i n g b e i n g a s a f e t y h a z a r d f o r c h i l d r e n a n d a s k e d t h a t i t b e b r o u g h t b a c k i n s i d e t h e c o n s t r u c t i o n f e n c e . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g e x p r e s s e d c o n c e r n a b o u t s e v e r a l p o l i c e v e h i c l e s b e i n g i n p o o r s h a d e a n d i n q u i r e d a b o u t t h e m o t o r c y c l e . C h i e f G u a l i l l o e x p l a i n e d t h e s c h e d u l e t o r e p l a c e t h o s e v e h i c l e s a n d r e p o r t e d t h e s t a t u s o f t h e m o t o r c y c l e . C h i e f G u a l i l l o t h a n k e d t h e C o m m i s s i o n f o r t h e r e c o g n i t i o n g i v e n t o t h e p o l i c e d e p a r t m e n t . • T h a n k e d C h i e f G u a l i l l o a n d t h e o f f i c e r s . • R e p o r t e d o n t h e N o r t h e a s t F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s m e e t i n g h e a t t e n d e d a n d n o t e d t h a t M r . H o g e n c a m p w a s t h e r e . • C o m p l i m e n t e d I n t e r i m C i t y M a n a g e r H o g e n c a m p f o r t h e w o r k h e h a s d o n e i n t h e s h o r t t i m e h e h a s b e e n w i t h t h e C i t y a n d r e p o r t e d t h e p o s i t i v e c o m m e n t s h e h a s r e c e i v e d a b o u t M r . H o g e n c a m p . A d j o u r n m e n t T h e r e b e i n g n o f u r t h e r d i s c u s s i o n , M a y o r R e e v e s d e c l a r e d t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 8 : 4 2 p . m . A T T E S T : M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r D o n n a L . B m i l e , C M C C i t y C l e r k 1 0 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T A M i n u t e s o f J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 L I N D A M A R I E L A N I E R 1 7 6 8 P A I Z K T E R R A C F . W E S ' J A T L A N T I C B E A C H , f L O R I D A 3 2 2 ~ 3 9 0 ! ~ - 2 4 6 - - 9 6 7 B 9 0 4 - 6 5 2 - 3 2 3 0 c d l l i n d a . m . l a n i e r @ g t n i l i l . c o m T O : M A Y O R M I T C H R E E V E S C _ Q M M I S S I O N E R S B L Y T H E W A T E R S , J O H N S T I N S O N , M I T C H E L L H A R D I N G f J I M M Y H I L L F R O M : L I N D A M . L A N I E R R E : B E Y O N D T H E J O B D E S C R I P T I O N D A l E : J A N U A R Y 2 3 , 2 0 1 7 C h o o s i n g a n e w C i t y M a n a g e r f o r o u r c i t y i s t h e m o s t i m p o r t a n t a c t r o n y o u w i l l t a k e a s o u r M a y o r a n d C o m m i s s i o n e r s . T h e c i t y ' s H u m a n R e s o u r c e D e p a r t m e n t h a s a j o b d e s c r i p t i o n f o r t h e p o s i t i o n w h i c h w i l l h e l p y o u t o i d e n t i f y s o m e o f s k i l l s , j o b h i s t o r y , e x p e r i e n c e a n d e d u c a t i o n t o l o o k f o r i n t h e c a n d i d a t e s t h a t y o u c o n s i d e r l w a n t t o s h a r e w i t h y o u s o m e o f t h e o t h e r q u a t i t i e s t h a t I t h i n k a r e i m p o r t a n t f o r y o u t o t h i n k a b o u t . I h a v e s e r v e d 4 2 y e a r s i n t h e n o n p r o f i t a n d g o v e r n m e n t s e c t o r s a n d h a v e a l w a y s r e p o r t e d t o a b o a r d o f d i r e c t o r s . M o s t r e c e n t l y , I s e r v e d a s t h e E x e c u t i v e D i r e c t o r o f t h e J a c k s o n v i l l e C h i l d r e n ' s C o m m i s s i o n , p a r t o f t h e E x e c u t i v e O f f i c e o f t h e M a y o r . ~ r e p o r t e d t o a n e l e v e n m e m b e r b o a r d o f c o m m i s s i o n e r s w h o w e r e a p p o i n t e d b y t h e M a y o r a n d C i t y C o u n c i L W h i l e a C i t y M a n a g e r ' s j o b i s d i f f e r e n t , m a n y o f t h e s k i l l s a n d r e l a t i o n s h i p s a r e t h e s a m e , e s p e c i a l l y t h e j o b o f r e p o r t i n g t o a g r o u p o f e l e c t e d o f f i c i a l s r a t h e r t h a n a b o s s . M o r e a b o u t t h i s l a t e r . O u r n e x t C E O - - L e t ' s b e g i n w i t h t h e p o s i t i o n t i t l e . W h i l e " c i t y m a n a g e r ' ' i s a t e r m o f a r t i n p u b l i c e m p l o y m e n t , y o u k n o w t h a t y o u a r e r e a l l y l o o k i n g f o r a C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r f o r t h i s $ 3 1 m i l l i o n c o r p o r a t i o n t h a t w e c a l l t h e C i t y o f A t l a n t i G B e a c h g o v e r n m e n t . T h e 1 1 C i t y m a n a g e r ' ' i s n o t a m a n a g e r a t a U . H e o r s h e i s a l e a d e r w h o h i r e s o t h e r m a n a g e r s . Y o u r C E O m u s t h a v e p r o v e n e x p e r i e n c e a n d s u c c e s s a t a h i g h e x e c u t i v e c o r p o r a t e o r g o v e r n m e n t l e v e L P o l i t i c a l s k i l l s - T h i s i s e s s e n t i a L W o r k i n g w i t h e l e c t e d o f f i c i a l s a n d t h e p u b l i c i s a t t i m e s h i g h l y p o l i t i c a l 1 c o m p l e x , e m o t i o n a l , c o n t r o v e r s i a l a n d i s n o t f o r t h e f a i n t o f h e a r t . T h i s p e r s o n c a n n o t h a v e a t h i n s k i n . Y o u r C E O m u s t u n d e r s t a n d t h e d e l i c a t e r e l a t i o n s h i p s r e q u i r e d w h e n r e p o r t i n g t o o u r M a y o r a n d C o m m i s s i o n e r s , l e a d i n g a n d d i r e c t i n g t h e s t a f f , w o r k i n g w i t h v o l u n t e e r s , a n d r e s p o n d i n g t o t h e p u b l i o . T h e C E O ; y o u r e m p l o y e e - I t i s a f a c t t h a t r e p o r t i n g t o a b o a r d ( o r i n t h i s c a s e a C o m m i s s i o n ) i s d i f f e r e n t t h a n r e p o r t i n g t o a b o s s . Y h i s r e l a t i o n s h i p i s t h e m o s t i m p o r t a n t s u c c e s s f a c t o r I n t h e o r g a n i z a t i o n . Y o u r C E O m u s t h a v e t h e s k i l l t o n a v i g a t e A T T A C H M E N T A M i n u t e s o f J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 t h e c o m p l e x d y n a m i c s o f C o m m i s s i o n m e m b e r s w h o s o m e t i m e s d i s a g r e e w i t h e a c h o t h e r . Y o u r C E O m u s t u n d e r s t a n d t h e i m p o r t a n t b u t s e p a r a t e r o l e o f t h e C o m m i s s i o n a n d t h e C i t y M a n a g e r . G i v e n o u r c u r r e n t c h a l l e n g e s , t h e r e i s n o t i m e f o r l e a r n i n g c u r v e o n t h i s o n e . S o m e o f y o u h a v e b e e n c r i t l c l z e d l a t e l y f o r i n t e r f e r i n g i n t h e w o r k o f t h e s t a f f . T r u e o r n o t , a g o o d C E O w i l l h a v e t h e c i t y d e p a r t m e n t s r u n n i n g s o w e l l , y o u w o n ' t e v e n w a n t t o i n t e r f e r e . Y o u ' l l k n o w t h a t c i t i z e n ' s c o n c e r n s a r e b e i n g h a n d l e d p r o p e r l y , g i v i n g y o u t h e f r e e d o m t o d o t h e w o r k y o u w e r e e l e c t e d t o d o - l o n g r a n g - e v i s i o n i n g a n d s t r a t e g i c p l a n n i n g , p o l i c y d e v e l o p m e n t , a n d t a c k l i n g b i g , i m p o r t a n t i s s u e s . O n l y y o u c a n d o t h i s c r i t i c a l w o r k , b u t y o u c a n ' t d o i t i f y o u a r e c o n s t a n t l y w o r r i e d t h a t d a y t o d a y w o r k i s n ' t g e t t i n g d o n e p r o p e r l y . . C o u r a g e a n d e m o t i o n a l s t a b i l i t y - S o m e t i m e s t h e C i t y M a n a g e r i s c a l l e d u p o n t o d e l i v e r u n p o p u l a r n e w s a b o u t z o n i n g , f u n d i n g , e t h i c s , s p e n d i n g d e c i s i o n s a n d m o r e . Y o u r C E O m u s t b e a b l e t o t e l l d i f f i c u l t t r u t h s , c o n d u c t d i f f i c u l t c o n v e r s a t i o n s , a n d b e s e l f - c o n f i d e n t a n d a b l e t o r i s e a b o v e c r i t i c i s m . T h e C E O m u s t b e · c o m f o r t a b l e a b o u t n o t b e i . n g u n i v e r s a l l y l o v e d , b u t s h o u l d c o n d u c t h i m o r h e r s e l f i n a w a y t h a t t h e y c a n b e u n i v e r s a l l y r e s p e c t e d . C o m f o r t a n d t r u s t w i t h a l l k i n d s o f p e o p l e - T h e C E O s h o u l d b e c o m f o r t a b l e s p e a k i n g w i t h a h i g h l e v e l e l e c t e d o f f i c i a l o n e m i n u t e , a n d a p o o r s i n g l e p a r e n t w h o i s w o r r i e d a b o u t a n e l g h b o r h o o d i s s u e t h e n e x t . T h e c o m m u n i t y s h o u l d h a v e f a i t h i n t h e C E O ' s g e n u i n e c o n c e r n a b o u t f a m i l i e s a n d o u r w a y o f l i f e f r o m f h e I n t r a c o a s t a l W a t e r w a y t o t h e A t l a n t i c O c e a n . T h e C E O s h o u l d g e n u i n e l y e n j o y r e l a t i o n s h i p s w i t h p e o p l e a n d b e h i g h l y s k i l l e d i n b r i n g i n g p e o p l e t o g e t h e r . A p e r s o n w h o i s e a s i l y f a t i g u e d b y a h i g h d e g r e e o f i n t e r p e r s o n a l w o r k w o u l d n o t d o w e l l . C o m m u n i t y p r e s e n c e - Y o u r n e x t C E O s h o u l d b e a n e x p e r t a t w r i t i n g a n d d e l i v e r i n g s p e e c h e s a n d p r e s e n t a t i o n s . H i s o r h e r w o r d s s h o u l d b e q u o t e d i n t h e m e d i a a n d b y m e m b e r s o f t h e c o m m u n i t y . T h e c a n d i d a t e s h o u l d h a v e a n i n s a t i a b l e h u n g e r f o r t h e . l a t e s t t h i n k i n g I n c i t y g o v e r n a n c e , p o l i c i e s , p u b l i c s a f e t y , b e a u t i f i c a t i o n , n a t u r a l r e s o u r c - e s , c o m m u n i t y d e v e l o p m e n t , g r o w t h m a n a g e m e n t , a n d a p e r s p e c t i v e a b o u t n a t i o n a l t r e n d s . T h i s s h o u l d a l w a y s b e e v i d e n t i n a l l p u b l i c m e s s a g e s , s p e e c h e s , a n d c o n v e r s a t i o n s . O t h e r J o c a t l e a d e r s s h o u l d b e i m p r e s s e d w i t h y o u r s e l e c t i o n . C i t i z e n s a n d s t a f f s h o u l d b e e x c i t e d a b o u t f o l l o w i n g h l s o r h e r r e a d e r s h i p . I f y o u r c a n d i d a t e i s f r o m a n o t h e r c i t y , y o u s h o u l d m a k e a n e f f o r t t o a s s e s s t h i s q u a l i t y f r o m t h a t c o m m u n i t y ' s p o i n t o f v i e w . T h i s i s t h e m o s t i m p o r t a n t w o r k y o u ' l l d o a l l y e a r a n d m a y b e f o r m a n y y e a r s t o c o m e . P l e a s e c o n s i d e r a s k i n g f o r h e l p f r o m h i g l l l y s u c c e s s f u l C E O s w h o l i v e i n A t l a n t i c B e a c h . I ' v e s p o k e n t o s e v e r a l w h o w o u l d l i k e t o h e l p y o u . T h e y h a v e f i r s t h a n d e x p e r i e n c e w i t h t h e k i n d o f p e r s o n a n d t a l e n t y o u ' l l b e r e c r u i t i n g . I ' d b e g l a d t o c o n n e c t y o u w i t h t h e s e e x p e r i e n c e d l e a d e r s a t y o u r r e q u e s t . T h a n k y o u f o r t h e t i m e a n d e n e r g y y o u w i l l s p e n d i n t h i s c r i t i c a l w o r k . A m e n d e d A g e n d a I t e m 1 C F e b r u r a r y 2 7 , 2 0 1 7 A T T A C H M E N T B M i n u t e s o f J a n u a r y 2 3 , 2 0 1 7 B a r t l e , D o n n a F r o m : j u d i t h I e r o u x < j u d i t h l e r o u x @ i c l o u d . c o m > S e n t : F r i d a y , J a n u a r y 1 3 , 2 0 1 7 6 : 0 5 P M T o : M i t c h R e e v e s ; j h i l l @ c o a b . u s ; b w a t e r s @ c o a b . u s ; j s t i n s o n @ c o a b . u s ; m h a r d i n g @ c o a b . u s S u b j e c t : C i t y M a n a g e r D e a r M a y o r R e e v e s & C m m n i s s i o n e r s : " E f f e c t i v e l e a d e r s h i p i s n o t a b o u t m a k i n g s p e e c h e s o r b e i n g l i k e d ; l e a d e r s h i p i s d e f m e d b y r e s u l t s n o t a f u i b u t e s . " - P e t e r D m c k e r N o m a t t e r w h a t y o u r i n d i v i d u a l f e e l i n g s a r e a b o u t C i t y M a n a g e r V a n L i e r e ' s t e 1 m i n a t i o n , I a m s u r e y o u a l l f e e l t h e w e i g h t o f t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r m a k i n g a c h o i c e w h i c h w i l l d e t e r m i n e t h e c o u r s e o f o u r C i t y f o r y e a r s t o c o m e . M a n y p u b l i c o p i n i o n s , s o m e c o n t a i n i n g f a c t u a l l y a c c u r a t e i n f o r m a t i o n a n d s o m e n o t , a r e m a k i n g t h e r o u n d s o f c i t i z e n g a t h e 1 i n g s . I t p a r t i c u l a r l y c o n c e m s m e t h a t s o m e f e e l t h i s t e r m i n a t i o n r e p r e s e n t s a h i j a c k i n g o f o u r g o v e n n n e n t a l p r o c e s s a n d a s h u t t i n g o u t o f c i t i z e n i n p u t . I s t h i s " t r u e " ? D o e s i t m a t t e r ? P e r c e p t i o n i s e v e r y t h i n g i n t h e p o l i t i c a l p r o c e s s . I n A t l a n t i c B e a c h , w e h a v e a w e a l t h o f m e n a n d w o m e n w h o h a v e e x p e r i e n c e i n u p p e r l e v e l s o f c m p o r a t e m a n a g e m e n t , a n d a r e f a m i l i a r w i t h t h e q u a l i t i e s r e q u i r e d i n a s u c c e s s f u l e x e c u t i v e , a s w e l l a s t h e p r o c e s s o f v e t t i n g a n d h i r i n g s u c h i n d i v i d u a l s . I a s k y o u t o c o n s i d e r i n n n e d i a t e l y c a l l i n g t o g e t h e r a n a d v i s o r y b o a r d o f s u c h A B c i t i z e n s t o f u l l y p a r t i c i p a t e i n t h e i n t e r v i e w i n g a n d h i r i n g p r o c e s s f o r o u r n e w C i t y M a n a g e r , t h u s s e r v i n g b o t h t h e f u n c t i o n o f p u b l i c i n c l u s i o n i n t h e p r o c e s s , a n d a s s i s t i n g t h e c o m m i s s i o n w i t h n e u t r a l , p r o f e s s i o n a l g u i d a n c e . T l l i s s h o u l d n o t b e d i f f i c u l t o r l e n g t h y t o d o . I f I c a n h e l p i n a n y w a y w t h s u g g e s t i o n s f o r m e m b e r s o f t i l l s a d v i s o r y c o m m i t t e e , p l e a s e c o n t a c t m e . S i n c e r e l y , J u d i t h L e r o u x 1 7 4 5 S e l v a M a r i n a D r i v e 3 0 3 - 4 3 5 0 1 Amended Agenda Item 1C Februrary 27, 2017 Name Baker2 Kelvin '' · Blissett, Kassandra Carper, Rick Cottren, Steve Gerrity, Joseph ATTACHMENT C Minutes of January 23, 2017 CITY OF ATLANTIC BEACH APPLICANTS FOR INTERlM CITY MANAGER Residence City Pembroke Pines, FL 345 mHes Port Orange, FL 104 miles Atlantic Beach, FL Omiles Dunedin, R 255 miles Fernandina Beach, Fl 47 miles AS OF JANUARY 231 2017 Relevant Experience Kelvin Baker Assoc.: Owner 2010-Present • Managerial Consulting Svcs C!ty of Lauderdale Lakes: CM 10/2015-10/2016 City of Opa-Locka, Fl: CM 2012·2015 City of N. Mlaml Beach: • CM 2008-2010 • Deputy CM 2006-2008 • Assistant CM 2004-2006 • Director of Public Services 1996-2004 • Director of Public Works 1994-1996 City of Debary: Assistant CM 2010 -Present Interim CM: 9/2009-2/2010 Town of Ponce inlet: Town Manager 5/2005-3/2009 Atlantic Beach; • Dep. Director of PW (Contract~ 6/2014-12/2014 • Director of PW: 2004-2014 Windsor, Vermont: Town Manager 8/2008-8/2011 Belleair, FL: Town Manager 3/1997-8/2006 Plant City, FL: Assistant CM 2/1990-2/1997 Fernandina Beach: CM 2012-2015 Sl!wanee County, FL: County Coordinator 2010-2012 City of Fernandlna Beach: Mayor 2.002-2004, Vice Mayor 07-08 City of Fernandina Beach: CJty Commissloner 2001­ 2004/2005-2008 1: Education BS in Human Resources Management, 1991 • Trinity lnternationa I U . BS in Biblical Studies, 1991 Trinity International U_• MS in Management, 1993 St. Thomas U • Certificate of Public Management, 1993 • St. Thomas U Mini Master of Business Administration, 2004 • St. Thomas u BAS in Supervision and Management, • Daytona State College MS in Mechanical Engineering, • Rensselaer Polytechnic Institute B5 Mechanical Engineering • U.S. Naval Academy MS in Public Administratton, 1980 • FSU BA In English, 1973 • Cal Tech BA fn Polrtical Science 2008 ATIACHMENTC Minutes of January 23, 2017 Amended Agenda Item 1C Februrary 27, 2017 Helms, Ricky Avon Park, FL 223 miles Hogencamp, Kevin Jack:sanvllle Beach, FL 3.5 miles Kutney, Mark We11ington, Fl 294miles Lakey, Ted Graceville, FL 268 miles. Helms Consulting: Owner 2012-2016 • Govt. Admin, finance and Budgeting Highlands County: 1993-2012 • County Administrator • Assistant County Admin • Budget Offrcer/OMB Director .. At1antic Beach: Temporary Interim CM 2 weeks 2017 Hogencamp Media Solutions: Owner 2006-present Local government, corporate and nonprofit clients Clty of Albany, GA: 9/1999-3/2006 • Assistant City Manager • Assistant to the City Manager • Public Information Manager Loxahatchee Groves, Town Mgr 10/2011-9/2014 Belle Glade, FL Deputy City Mgr 2007-2011 • Acting CM 9/3/2008-11/2/2008 Davie, Fl: Development Services Dir 1999-2007 Hallandale, FL: Dir of Growth Management 1995-1999 Titusville, FL: Community Dev Director 1991-1995 Greenacres, FL Planning & Dev. Director 1984-1991 Jackson Co: County Administrator 2003-2015 Escambia Co: Superintendent, PW 1998-2003 • Interim PW Director 2001-20{)2 Birmingham Police Dept: COrrectional Lt. 1984-1998 BS in Business Admin1989 • Webber college BA in Communlcations199Ei • University of Alabama MPA, Florida Atlantic U Master of Regional Planning, Penn State BA in Urban Affairs, Wilkes College MPA 2002 U of West Florida BA in communications, 1S78 U of Alabama 2 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M : P u b l i c H e a r i n g t o c o n s i d e r a w a i v e r f r o m C i t y C o d e S e c t i o n 1 9 - 7 , D r i v e w a y L i m i t a t i o n s t o A l l o w a C i r c u l a r D r i v e w a y a t 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t S U B M I T T E D B Y : D o n J a c o b o v i t z , P u b l i c W o r k s D i r e c D A T E : F e b r u a r y 1 4 , 2 0 1 7 B A C K G R O U N D : A p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d a n e w d r i v e w a y a t 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t w i t h a c i r c u l a r d r i v e w a y . T h e l o t f r o n t a g e i s 9 6 f e e t . A l l o t h e r s e c t i o n s o f t h e c o d e a p p e a r t o h a v e b e e n m e t b y t h e a p p l i c a n t . C i t y C o d e S e c t i o n 1 9 - 7 : C o n s t r u c t i o n o f d r i v e w a y s i n r i g h t s - o f w a y c o n t a i n s t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t : ( f ) " . . . , a n d c i r c u l a r d r i v e s s h a l l o n l y b e p e r m i t t e d o n l o t s h a v i n g a t l e a s t o n e h u n d r e d - f o o t f r o n t a g e . ' ' B U D G E T : N o b u d g e t c o n s i d e r a t i o n R E C O M M E N D A T I O N : A p p r o v a l o f r e q u e s t e d w a i v e r t o C i t y C o d e S e c t i o n 1 9 - 7 r e q u i r e m e n t s f o r t h i s l o c a t i o n . A T T A C H M E N T S : 1 . W a i v e r A p p l i c a t i o n 1 7 - Z V A R - 2 8 9 f o r 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t 2 . S t a t e m e n t o f f a c t s a n d r e a s o n s f o r t h e r e q u e s t e d w a i v e r . 3 . C i t y C o d e s e c i o n 1 9 - 7 . 4 . A s - B u i l t S u r v e y d r a w i n g o f t h e p r o p e r t y 5 . P i c t u r e s o f d r i v e w a y a n d p r o p o s e d d r i v e w a y - - A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C i t y o f A t l a n t i c B e a c h C r - , A P P L I C A T I O N N U M B E R B u i l d i n g D e p a r t m e n t ( T o b e a s s i g n e d b y t h e B u i l d i n g D e p a r t m e n t . ) 8 0 0 S e m i n o l e R o a d J A ~ . A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a 3 2 2 3 3 - 5 4 4 5 J n • , ] ~ 0 1 ; 1 7 - Z \ J R R - - ; ; . g - t P h o n e ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 2 6 · F a x ( 9 0 ~ } 1 2 4 7 - 5 8 4 5 E - m a i l : b u l l d l n g - d e p t @ c o a b . u s J Y · . J D a t e r o u t e d : j / b 3 / J . o \ ~ C i t y w e b - s i t e : h t t p : / / w w w . c o a b . u s - ­ A P P L I C A T I O N R E V I E W A N D T R A C K I N G F O R M P r o p e r t y A d d r e s s : ! ( q l u ~ P c . t d c l : e i " < X 6 c e , e . D e ~ a r t m e n t r e v i e w r e g u i r e d Y e s N o B u i l d i n g P l a n n i n g & Z o n i n g A p p l i c a n t : B ~ f f ) e y 1 C : 6 = + e - c i ' C o l h c : w n 1 ­ T r e e A d m i n i s t r a t o r P r o j e c t : U k I & ' A ~ p \ I C « . ~ ' - < n ' a : , N . & ; l ! l d ' l c \ I I • " ' J f 7 G b i i c : W o " f R S ' ~ 1 ­ P I J O l l c - U t i l l t i e s P u b l i c S a f e t y F i r e S e r v i c e s R e v i e w o r R e c e i p t O t h e r A g e n c y R e v i e w o r P e r m i t R e q u i r e d D a t e o f P e r m i t V e r i f i e d B y F l o r i d a D e p t . o f E n v i r o n m e n t a l P r o t e c t i o n F l o r i d a D e p t . o f T r a n s p o r t a t i o n S t . J o h n s R i v e r W a t e r M a n a g e m e n t D i s t r i c t A r m y C o r p s o f E n g i n e e r s D i v i s i o n o f H o t e l s a n d R e s t a u r a n t s D i v i s i o n o f A l c o h o l i c B e v e r a g e s a n d T o b a c c o O t h e r : A P P L I C A T I O N S T A T U S . R e v i e w i n g D e p a r t m e n t F i r s t R e v i e w : 0 A p p r o v e d . 0 D e n i e d . ( C i r c l e o n e . ) C o m m e n t s : B U I L D I N G P L A N N I N G & Z O N I N G R e v i e w e d b y : D a l e : T R E E A D M I N . ~ ~ S e c o n d R e v i e w : 0 A p p r o v e d a s r e v i s e d . O o e n i e d . C o m m e n t s : P U B L I C U T I L I T I E S P U B L I C S A F E T Y R e v i e w e d b y : D a t e : F I R E S E R V I C E S T h i r d R e v i e w : 0 A p p r o v e d a s r e v i s e d . 0 D e n i e d . C o m m e n t s : R e v i e w e d b y : D a t e : R o v l s e d 0 5 1 1 4 / 0 9 P U B L I C W O R K S P L A N R E V I E W C O M M E N T S A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 D a t e : A p p l i c a t i o n P e r m i t # : P r o J e c t A d d r e s s : / 6 6 / & ~ r ( ~ t t 4 r ( : A p p l i c a t i o n T r a c k i n g C o m m e n t s C h e c k B o x t o S e l e c t C O N D I T I O N S O F A P P R O V A L T O P R I N T O N P E R M I T : D A P R E C I N ! A i t c o n c r e t e d r i v e w a y a p r o n s m u s t b e 5 " t h i c k , 4 0 0 0 p s i , w i t h f i b e r m e s h f r o m e d g e o f p a v e m e n t t o h e p r o p e r t y l i n e . R e i n f o r c i n g r o d s o r m e s h a r e n o t a l l o w e d i n t h e r i g h t - o f - w a y . ( C o m m e r c i a l d r i v e w a y s - 6 " t h i c k ) . F u l l e r o s i o n c o n t r o l m e a s u r e s m u s t b e I n s t a l l e d a n d a p p r o v e d p r i o r t o b e g i n n i n g a n y e a r t h d i s t u r b i n g a c t i v i t i e s . C o n t a c t P u b l i c W o r k s ( 2 4 7 - 5 8 3 4 ) f o r E r o s i o n a n d S e d i m e n t C o n t r o l I n s p e c t i o n p r i o r t o s t a r t o f c o n s t r u c t i o n . 0 D O S R O ! A l l r u n o f f m u s t r e m a i n o n - s i t e d u r i n g c o n s t r u c t i o n . 0 I f o n - s i t e s t o r a g e i s r e q u i r e d , a p o s t c o n s t r u c t i o n t o p o g r a p h i c s u r v e y d o c u m e n t i n g p r o p e r c o n s t r u c t i o n P C T S 0 w i l l b e r e q u i r e d . A l l w a t e r r u n o f f m u s t g o t o r e t e n t i o n a r e a a n d r e t e n t i o n o v e r f l o w m u s t r u n t o s t r e e t . P o o l - W e l l p o i n t ( i f u s e d ) m u s t d i s c h a r g e I n t o v e g e t a t e d a r e a 1 0 ' m i n i m u m f r o m s t r e e t o r d r a i n a g e P L W P 0 ~ e a t u r e ( s w a l e , s t r u c t u r e o r l a g o o n ) . A s e p a r a t e P o o l P e r m i t I s r e q u i r e d . R o l l o f f c o n t a i n e r c o m p a n y m u s t b e o n C i t y a p p r o v e d l i s t a n d c o n t a i n e r c a n n o t b e p l a c e d o n C i t y R O F F r i g h t - o f - w a y . ( A p p r o v e d : A d v a n c e d D i s p o s a l , R e a l e o R e c y c l i n g , R e p u b l i c S e r v i c e s , S h a p e l l ' s , S u n s h i n e 0 R e c y c l i n g a n d W a s t e P r o ) . R W R S F u l l r i g h t - o f - w a y r e s t o r a t i o n , i n c l u d i n g s o d , i s r e q u i r e d . 0 ! A n y u t i l i t y c u t s I n t h e r o a d m u s t b e r e p a i r e d u s i n g C O J S t a n d a r d D e t a i l C a s e X a n d m u s t b e o v e r l a i d U R C T 0 1 0 f e e t I n e a c h d i r e c t i o n f r o m t h e c e n t e r o f t h e c u t . R e p a i r m u s t b e s h o w n o n t h e p l a n s . P r o v i d e c o n s t r u c t i o n s i t e m a n a g e m e n t p l a n , i n c l u d i n g l o c a t i o n o f d u m p s t e r a n d p o r t a b l e t o i l e t . C S M P 0 R i g h t - o f - W a y P e r m i t i s r e q u i r e d i f u s i n g r i g h t - o f - w a y f o r c o n s t r u c t i o n p a r k i n g . R M R O A l l r u n o f f m u s t r e m a i n o n - s i t e . C a n n o t r a i s e l o t e l e v a t i o n w i t h o u t m e a s u r e s t o r e t a i n r u n o f f . 0 D O C ~ t r o n g l y s u g g e s t t h o r o u g h d o c u m e n t a t i o n o f i m p e r v i o u s a r e a s b e r e c o r d e d . 0 S L ~ l a b a n d d r i v e w a y t o b e f u l l y r e m o v e d . 0 D W M a x i m u m d r i v e w a y w i d t h w i t h i n t h e C i t y r i g h t - o f - w a y i s 2 0 ' ( c i r c u l a r d r i v e w a y w i d t h i s 1 2 ' m a x i m u m ) . 0 G R A F u l l s i t e t o b e g r a s s e d . 0 T O P O M u s t p r o v i d e a t o p o g r a p h i c ( T O P O ) s u r v e y w i t h w a t e r r e t e n t i o n f o r f i n a l C . O . I n s p e c t i o n . 0 R E V A n y p l a n c h a n g e m u s t b e s u b m i t t e d a s a R e v i s i o n t o t h e B u i l d i n g D e p a r t m e n t . 0 0 0 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A P P L I C A T I O N F O R L A N D D E V E L O P M E N T R E G U L A T I O N S W A I V E R C i t y o f A t l a n t i c B e a c h · 8 0 0 S e m i n o l e R o a d · A l l n n t i c l l C l l c h , F l o r i d a 3 2 2 3 3 J > h o n e : ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 2 6 · F A X ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 4 5 · h t t p : / / w w w . c o n b . u s D a t e D e c e m b e r 2 9 , 2 0 1 6 F i l e N o . \ { - Z ' J P t ~ - J c f : ' { R e c e i p t - - - - - - - - ­ S e c t i o n 2 4 - 4 6 ( d ) p e r m i t s t h e C i t y C o m m i s s i o n t o n u t h o r i z e l i m i t e d W n i v e r s , o u n c a s c - h y - c H s e b a s i s , f r o m n s p e c i f i c p r o v i s i o n ( s ) o f t h e s e L a u d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s w h e n I I i s d c m o n s t r n t e d t h a t c o m p l i a n c e w i t h s u c h p r o v i s i o n ( s ) w o u l d b e u u r e a s o n a b l e , i n c o n f l i c t w i t h t h e p u b l i c i n t e r e s t , o r a p r n c t i c n l i m p o s s i b i l i t y . A W a i v e r f r o m t h e s e L n n d D e v e l o p m e n t R e g u l n t i o n s m a y h e n p p t · o v c d o n l y u p o n s h o w i n g o f g o u d c n u s e , a n d U J l O n e v i d e n c e t h a t n n n l t e r n a t i v c t o u s p e c i 1 1 c p t · o v i s i o n ( s ) o f t h i s C h a p l e t · s l m l l b e p t · o v i d e d , w b i c h c o n f o r m s t o t h e g e n e r a l i n t e n t n n d s p i r i t o f t h e s e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l n t i o n s . t o c o n s i d e r i n g n n y r e q u e s t f o r a W a i v e r f r o m t h e s e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s , t h e C i t y C o m m i s s i o n m a y r c q u i t · e c o n d i t i o n s n s n p p r o p r i n t e t o e n s u r e t h a t t h e I n t e n t o f t h e s e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s i s e n f o r c e d . A W a i v e • · s h n i J n o t m o d i f y a n y r e q u i r e m e n t o r t e r m c u s t o m a r i l y c o n s i d e r e d n s a V n r i a n c e o • · a n y r e q u i r e m e n t o a · t e r m p r o h i b i t e d a s a V a l ' l n n c c , n n d s h a l l b e c o n s i d e r e d o n l y i n c a s e s w h e r e a l t e r n a t i v e a d m i n i s t r a t i v e p r o c e d u r e s n r c n o t s e t f o r t h e w i t h i n t h e C i t y C o d e o f O n l i n a n c c s . 1 . A p p l i c a n t ' s N a m e B a r n e y B . K e t t e r i n g h a m & A l i n a M . G a l l i a n o - P a r d o 2 . A p p l i c a n t ' s A d d r e s s 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t , A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 3 . P r o p e r t y L o c a t i o n 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t , A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 4 . P r o p e 1 · t y A p p r n i s c • · ' s R c n l E s t a t e N u m b e r _ 1 _ 7 _ 2 _ 0 _ 2 _ 0 _ 0 _ 2 _ 1 _ 6 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5 . C u r r e n t Z o n i n g C l a s s i f i c n t i o n R S - L 6 . C o m p r e h e n s i v e t > J n n l ' u t u r c L a n d U s c d e s i g n a t i o n R L 1 . n c q u e s t c t l p r o v i s i o n ( s ) f r o m w h i c h w n i v c • · i s s o u g h t : A d d i t i o n o f a c i r c u l a r d r i v e t o a l a r g e r e s i d e n t i a l l o t w i t h n i n e t y - s i x ( 9 6 ) f e e t o f l o t f r o n t a g e o n t h e c i t y r i g h t o f w a y . 8 . S i z e o f J > a r c c 1 _ _ _ _ _ _ 1 _ 3 . . : . , _ 3 8 _ 0 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9 . U t i l i t y P r o v i d e r J E A ( e l e c t r i c a l ) C o A B ( w a t e r & s e w e r ) 1 0 . l ' r o v l d c n i l o f t h e f o l l o w i n g i n f o n n n t i o n : n . P r o o f o f o w n e r s h i p ( d e e d o r c c r t i f i c n t c b y l a w y e r o t · n b s l r n c t c o m p a n y o • · t i l l e c o m p i l l l y t h n t v e r i f i e s r l ! c o n l o w n e r n s n b o v e ) . I f t h e n p p l h : n n t I s n o t t h e o w n e r , n l e t t e r o f n u t h o l ' i : G n t i o n f r o m t h e o w n c r ( s ) f o r I I J l p l i c a n t t o r e p r e s e n t t h e o w n c t • f o r n i l p m · p o s o s r c l n t e d t n t h i s n p p l l c n t i o n m u s t b e J l i ' O V i d c d . b . S t l i ' V c y n n d l c g n l d e ~ c r i p t i o n o r p r o p c t · t y . c . R c q u i 1 · c d n u m b e r o f c o p i e s ( 2 ) d . A p p l i c n t i o n F c c ( $ 2 5 0 . 0 0 ) I H E R E B Y C E i l . T I F Y T H A T A L L I N F O R M A T I O N P R O V I D E D W I T H T i l l S A P I ' L I C A T I O N I S C O R R E C T : S i g n a t u r e o f o w u e r ( s ) o r n u t h o l ' i z c d p e r s o n i f o w n c t · ' s n u t h o r i z n t i o n f o r m I s n l l n c h c c l : A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H B O O S E M I N O L E R O A D A T L A N T I C B E A C H , F L 3 2 2 3 3 P H O N E ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 2 5 C a s h i e r I d : a t l b c l d \ a t l b b j a R e c e i p t D a t e : 1 / 3 / 2 0 1 7 1 0 : 1 4 : l l 4 f i N R e c e i p t ~ l u m b e r : O S - 7 2 0 8 5 J o b I D : 1 7 - Z V A R - 2 8 9 - t 4 A I V E R A P P L I C A T I O N t o a d d c i r c u l a r d r i v e w a y t o r e s i d e n t i a l l o t w / i n 9 5 f t o f l o t f r o n t a g e o n C i t y R O W . F o r p r o c e s s i n g a p p l i c a t i o n f e e o n l y . Z V - Z O N I N G V A R I A N C E $ 2 5 0 . 0 0 A m o u n t D u e : $ 2 5 0 . 0 0 T e n d e r I n f o r m a t i o n : C h e c k I f 1 2 4 4 8 $ 2 5 0 . 0 0 T e n d e r T y p e : C l < T e n d e r A m o u n t : $ 2 5 0 . 0 0 C h a n g e D u e : $ 0 . 0 0 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C o m p . B y : S R W D a t e : 1 2 / 2 8 / 2 0 1 6 P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t C i t y o f A t l a n t i c B e a c h P e r m i t N o : 1 6 - S F R - 3 5 0 R E V I S E D F O R C I R C U L A R D R I V E W A Y A d d r e s s : 1 6 6 1 P a r k T o r r a c e E a s 1 I F V A R I A N C E I S A P P R O V E D R e q u i r e d S t o r a g e V o l u m e t # N # # # # U I C r i t e r i a : S e c t i o n 2 4 - 6 6 o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h ' s Z o n i n g , S u b d i v s i o n , a n d L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s r e q u i r e s t h a t t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e p r e - a n d p o s t d e v e l o p m e n t v o l u m e o f s t o r m w a w t e r r u n o f f b e s t o r e d o n s i t e . V o l u m e o f R u n o f f I s d e f i n e d a s f o l l o w s : V = C A R / 1 2 W h e r e : V = V o l u m e o f R u n o f f C = C o e f f i c i e n t o f R u n o f f A = A r e a o f l o t I n s q u a r e f e e t R = 2 5 - y r I 2 4 - h r r a i n f a l l d e p t h ( 9 . 3 - l n c h e s f o r A t l a n t i c B e a c h ) P r e d e v e l o p m e n t R u n o f f V o l u m e : L o t A r e a ( A ) = 1 3 , 1 5 2 f t 2 R u n o f f C o e f f i c i e n t A r e a L o t A r e a D e s c r i p t i o n I m p e r v i o u s P e r v i o u s ( f t 2 ) 2 , 7 1 3 1 0 , 4 3 9 ( f t 2 ) 1 3 , 1 5 2 1 3 , 1 5 2 " C " 1 . 0 0 0 . 2 0 W t d " C " 0 . 2 1 0 . 1 6 R u n o f f C o e f f i c i e n t ( C ) = 0 . 3 7 R u n o f f V o l u m e V = V = 0 . 3 7 3 , 7 2 1 t e X 1 3 , 1 5 2 X 9 . 3 1 2 P o s t d e v e l o p m e n t R u n o f f V o l u m e : L o t A r e a ( A ) = 1 3 , 1 5 2 f t 2 R u n o f f C o e f f i c i e n t D e s c r i p t i o n I m p e r v i o u s P e r v i o u s A r e a ( f t 2 ) 4 , 0 1 6 9 , 1 3 6 L o t A r e a < f f > " C " 1 3 , 1 5 2 1 . 0 0 1 3 1 5 2 0 . 2 0 R u n o f f C o e f f i c i e n t ( C ) = W t d " C " 0 . 3 1 0 . 1 4 0 . 4 4 % 1 S A = 3 0 . 5 % R u n o f f V o l u m e V = V = 0 . 4 4 4 , 5 2 8 f t 3 X 1 3 , 1 5 2 X 9 . 3 1 2 R e q u i r e d S t o r a g e V o l u m e D V = P o s t d e v e l o p m e n t R u n o f f V o l u m e - P r e d e v e l o p m e n t R u n o f f V o l u m e D V = 4 , 5 2 8 3 , 7 2 1 D V = B O B t t l _ l " O I G R c t o n l l o n P a r k T e r r a c e E a s t 1 6 6 1 R e v i s e d 1 2 1 2 8 1 2 0 1 6 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C a m p . B y : S R W D a t e : 1 2 / 2 8 / 2 0 1 6 P u b l i c W o r k s D e p a r t m e n t C i t y o f A t l a n t i c B e a c h P e r m i l N o : 1 6 - S F R - 3 5 0 A d d r e s s : 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t P r o v i d e d S t o r a g e : E l e v a t i o n A r e a ( f t ) ( f t 2 ) ? 9 . 5 2 9 9 ? 1 0 . 0 3 7 5 E l e v a t i o n A r e a ( f t ) ( f t 2 ) E l e v a t i o n A r e a ( f t ) ( W ) l n g r o u n d s t o r a g e = A • d • p f A = A r e a = d = d e p t h t o E S H W T = p f = p o r e f a c t o r = l n g r o u n d S t o r a g e = R e q u i r e d T r e a t m e n t V o l u m e = S u p p l i e d T r e a t m e n t V o l u m e = S t o r a g e ( f t 3 ) 0 1 6 9 S t o r a g e { f t 3 ) 0 0 S t o r a g e ( f t 3 ) 0 0 3 7 5 . 0 6 . 5 0 . 3 7 3 1 . 3 8 0 8 9 0 0 R E V I S E D F O R C I R C U L A R D R I V E W A Y I F V A R I A N C E I S A P P R O V E D B O T T O M 2 3 X 1 3 T O B 2 5 X 1 5 B O T T O M T O B B O T T O M T O B r r ~ , f t 3 f t J f t 3 R e l a n l l o n P a r k T e r r a c e E a s t 1 G 6 1 R e v i s e d 1 2 / 2 6 / 2 0 1 6 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 K e t t e r i n g h a m R e s i d e n c e 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t l o t C o v e r a g e C a l c u l a t i o n s l o t S i z e - 9 6 ' x 1 3 7 ' B a s e S t r u c t u r e I n c l u d i n g p o r c h e s : D r i v e & W a l k w a y : S O % r e d u c t i o n f o r p a v e r s T o t a l L o t C o v e r a g e : P e r c e n t a g e o f L o t C o v e r a g e : i n c l u d i n g p a v e r s I n e a s e m e n t a r e a 1 3 , 1 S i q f t 3 0 3 7 1 q I t 1 , 9 5 8 s q f t - 9 7 9 5 q l t 4 0 1 6 s q f t I 3 0 . 5 3 % e x c l u d i n g p a v e r s I n e a s e m e n t a r e a 1 3 , 1 5 2 5 q f t 3 , 0 3 7 1 1 1 f t 1 , 5 2 6 5 q I t - 7 6 3 5 q I t 3 8 0 0 s q l t I 2 8 . 8 9 % O E C 2 9 ? 0 1 6 D r i v e w a y S q u a r e F o o t a g e C a l c u l a t i o n s n o t e : c a l c u l a t i o n s f o r t h e r a d i u s a r e b a s e d o n a 1 5 ' d r i v e w i d t h w i t h n o e x c e p t i o n t a k e n f o r t h e d e c r e a s i n g w i d t h t o 1 2 ' a t t h e c u r b p e r c o d e . S e m i c i r c l e - o u t e r : R = 4 0 ' : ( 3 . 1 4 * 4 0 2 ) / 2 S e m i c i r c l e - I n n e r : R = - 2 5 ' : - ( 3 . 1 4 * 2 5 2 ) / 2 G a r a g e : 2 0 ' x 1 0 ' ( 2 0 ' X 1 0 ' ) / 2 W a l k w a y : 1 0 ' x 1 3 ' L e s s E a s e m e n t A r e a : 1 2 ' x 1 8 ' x 2 1 3 7 T o t a l S q u a r e F o o t a g e : + . . . 1 8 S O % r e d u c t i o n f o r p a v e r s 1 5 5 s o - 1 8 3 2 1 8 2 , 5 1 2 s q f l = - 9 8 4 s q I t 2 0 0 s q h = = = 1 0 0 1 q h s q l t = 1 3 0 = - 4 3 2 s q l l 1 5 2 6 s q h 7 6 3 s q l l 9 6 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A D D R E S S A N D C O N T A C T I N F O R M A T I O N O F P E R S O N T O R E C E J V E A L L C O R R E S P O N D E N C E H E G A I W I N G T i l l S A P P L I C A T I O N N a m e : B a r n e y B . K e t t e r i n g h a m M a i l i n g A d d r e s s : P O B o x 4 9 3 0 9 , J a c k s o n v i l l e B e a c h , F L 3 2 2 4 0 P h o n e : ( 9 0 4 ) 6 2 9 - 8 8 2 2 F a x : ( 9 0 4 ) 3 7 1 - 3 6 9 0 E - m a i l : k e l t e r i n g h a m - g a l l i a n o @ l i v e . c o m 1 0 . S t a t e m e n t o f f a c t s a n d a n y s p e c i a l r e a s o n s f o r t h e r e q u e s t e d W a i v e r , w h i c h d e m o n s t r a t e s c o m p l i a n c e w i t h S e c t i o n 2 4 - 4 6 ( d ) o f t h e Z o n i n g a n d S u b d i v i s i o n a n d L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s a n d s p e c i f i c a l l y d e s c r i b i n g h o w t h e r e q u e s t c o m p l i e s w i t h t h e C o n d i t i o n s n e c e s s a r y f o r t h e C i t y C o m m i s s i o n t o a p p r o v e t h i s r e q u e s t . P l e a s e a t t a c h a d d i t i o n a l p a g e s i f n e e d e d . T h e p r o p o s e d l a y o u t o f t h e d r i v e w o u l d p r o m o t e i n g r e s s f r o m t h e s o u t h e r n d r i v e a n d e g r e s s w o u l d b e f r o m t h e n o r t h e r n d r i v e . T h e r e i s c u r r e n t l y a J E A t r a n s f o r m e r t h a t p a r t i a l l y b l o c k s t h e d r i v e r s v i e w o f n o r t h b o u n d t r a f f i c w h i l e b a c k i n g o n t o P a r k T e r r a c e E a s t . T h e c o n v e r s i o n o f a c i r c u l a r d r i v e w o u l d a l l o w b e t t e r i n g r e s s a n d e g r e s s t o t h e g a r a g e a n d m o r e p a r k i n g o n t h e p r e m i s e s , t h u s r e d u c i n g o r n e g a t i n g t h e n e e d f o r s t r e e t s i d e p a r k i n g . N o a d v e r s e i m p a c t s a r e a n t i c i p a t e d . A p p r o v a l o f t h e e x c e p t i o n w o u l d p r o v i d e a s a f e r e n v i r o n m e n t f o r t h e p r o p e r t y ' s o w n e r s a s w e l l a s a d j o i n i n g r e s i d e n t s . N o s i g n a g e n o r l i g h t i n g w i l l b e i n s t a l l e d n e g a t i n g a n y p o t e n t i a l n e g a t i v e e f f e c t s . T h e r e a r e t w o ( 2 ) o t h e r c i r c u l a r d r i v e w a y s o n t h e b l o c k . O b s e r v a t i o n s i n d i c a t e t h e d r i v e r s l e a v i n g t h e p r e m i s e s c a n d o s o w i t h g r e a t e r s a f e t y t o t h e m s e l v e s a n d o t h e r s w h e n n o t b a c k i n g i n t o t h e r i g h t - o f - w a y . T h e r e a r e t w o ( 2 ) o t h e r d o u b l e c a r d r i v e w a y s w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) f e e t o f t h e s o u t h e r n i n g r e s s d r i v e . T h i s c a n p o s e a d d i t i o n a l h a z a r d s a n d o b s t r u c t i o n s m a k i n g e x i t i n g a n y o f t h e s e p r o p e r t i e s m o r e d a n g e r o u s . A p p r o v a l o f t h e c i r c u l a r d r i v e w o u l d m o v e e g r e s s f r o m t h e s e p r o p e r t i e s f i f t y ( 5 0 ) f e e t t o t h e n o r t h , w h e r e t h e r e a r e n o a d j a c e n t d r i v e s . A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A t l a n t i c B e a c h , F L C o d e o f O r d i n a n c e s S e c . • n . . , , . . o n c ; 1 n 1 w o n o r t i 1 w e w a y s i n r i g h t s o f - w r l y T h e c o n s t r u c t i o n o f a n e w d r i v e w a y I n t h e c i t y ' s r i g h t - o f - w a y , o r t h e m o d i f i c a t i o n o f a n e x i s t i n g d r i v e w a y I n a r i g h t - o f - w a y , s h a l l r e q u i r e a c o n s t r u c t i o n p e r m i t w i t h i n c i t y r i g h t s - o f - w a y a n d e a s e m e n t s . S a i d p e r m i t s h a l l b e i s s u e d s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s : ( a ) T h e p r o p o s e d d r i v e w a y s h a l l n o t c r e a t e m o r e t h a n f i f t y ( 5 0 ) p e r c e n t u n p e 1 v i o u s a r e a W 1 t h 1 1 1 t h e r i g h t - o f - w a y . { b ) A n y p e r m i t I s s u e d s h a l l b e a r e v o c a b l e e n c r o a c h m e n t p e r m i t I f a n y n o n s t a n d a r d d r i v e w a y m a t e r i a l s ( i . e . , p a v e r s ) a r e I n s t a l l e d i n t h e r i g h t - o f - w a y . I f t h e c i t y i s r e q u i r e d t o d o a n y u t i l i t y 0 1 o t h e r w o r k o r r e p a i r s i n a r i g h t - o f - w a y w h i c h d a m a g e s s u c h n o n s t a n d a r d m a t e r i a l s , t h e h o m e o w n e r s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r r e p a i r s n e c e s s a r y t o t h e m a t e r i a l s . ( c ) A n y c o n s t r u c t i o n w i t h i n t h e c i t y ' s r i g h t s - o f - w a y s h a l l n o t a d v e r s e l y a f f e c t o r r e s t r i c t p u b l i c p a r k i n g i n t h e r i g h t s - o f - w a y , ( d ) N o p a r k i n g a p r o n s s h a l l b e a l l o w e d I n t h e c i t y ' s r i g h t s - o f - w a y a l o n g a r t e r i a l ( t h r o u g h ) s t r e e t s l i s t e d I n c i t y C o d e s u b s e c t l o n . . . 2 . 1 . : . 1 1 ( h ) . ( e ) A n y I m p r o v e m e n t s i n t h e c i t y ' s r i g h t s - o f - w a y t h a t a r e n o t p a r t o f a d r i v e w a y o r s i d e w a l k s h a l l b e c o n s t r u c t e d o f t u r f b l o c k o r o t h e r p e r v i o u s m a t e r i a l . ( f ) l \ 1 , 1 x i m t u n t J r l v e v v a y w i d t h a t t h e p r o p e r t y l i n e a n d t h r o u g h t h e r i g h t - o f - w a y s h a l l b e t w e n t y ( 2 0 } f e e t . M a x i m u m d r i v e w a y w i d t h f o r c i r c u l a r d r i v e s s h a l l b e t w e l v e ( , 2 ) f P I I I H I " ' • 1 l • r ~ r i v e < : s i M I I o n l y b e p e r m i t t e d o n l o t ~ h c J V i n g o l f l t > c l ! . l l l i 1 E ! h t l l l C I I e d r w H f t n n l , l l ~ . . ( g ) M a x i m u m d r i v e w a y w i d t h a t t h e p r o p e r t y l i n e a n d t h r o u g h t h e r i g h t - o f - w a y f o r d u p l e x e s o n . : t f i f t y - f o o t l o t s h a l l b e a c o m b i n e d w i d t h f o r b o t h d r i v e w a y s o f t w e n t y - f o u r ( 2 4 ) f e e l . ( h ) D r i v e w a y s t h a t c r o s s s i d e w a l k s . C i t y s i d e w a l k s m a y n o t b e r e p l a c e d w i t h o t h e r m a t e r i a l s , b u t m u s t b e r e p l a c e d w i t h s m o o t h c o n c r e t e l e f t n a t u r a l i n c o l o r s o t h a t I t m a t c h e s t h e e x i s t i n g a n d a d j o i n i n g s i d e w a l k s . ( O r d . N o . 6 5 - 0 5 - 3 4 . § 1 , 8 - 8 - 0 5 ) . • L . - . . . . 1 . 1 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 M A P S H O W I N G F I N A L ' ' A S - B U I L T " S U R V E Y O F L O T 6 , B L O C K 1 3 A S S H O W N O N T H E M A P O F S E L V A M A R I N A U N I T N O . 6 ! I S R E C O R D E D I N P I / I T B O O K J ~ P A G C S 5 1 - 5 1 0 o r f H ( P U B L I C R e C O R D S O r O W A L C O U N T Y , F t . A . C £ f W r i C O T O : 8 / I R f / E : Y 8 . K F : r T f R I N C H A M d t A L I N A A I . C A I . L f A N O P A R O O D E f . ? r t ? 0 1 6 _ j L 0 I a L o c i < . , I l l 0 l 9 l 0 c I ( l 0 l 6 & l . O C K l l , . . G l . - o 0 " " ' " , . . . 0 1 , . . . o 0 n . . . " . . . . . • W . O . I 1 ~ 2 4 $ ' 1 2 · 7 2 - 1 6 ( n n o > . . I I O U S C S T N C C O U . I ( C O O D ) : W . D , f 1 4 B B U : D l - ~ D - I t ( n f l O ) . . l t O U 5 C r r N < t o u r ( c o o o - s n r . r . r . ) : w . o . 1 • • • ~ • : 0 2 · 7 3 · t e t n n o ) A I I S H 0 l ' l l 4 0 6 · 0 3 - U C U I 0 1 1 ' r o o . ; o , f l . 0 f l l l ~ t t • t ' f i U b t O U ' I \ . ( U O l l < f J I I H U I I O I W A C t • L ' t U 0 1 r ~ A O U " l A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 1 3 7 + 1 8 1 5 5 5 0 - 1 8 3 2 K e t t e r l n g h a m R e s i d e n c e 1 6 6 1 P a r k T e r r a c e E a s t L o t C o v e r a g e C a l c u l a t i o n s L o t S i z e · 9 6 ' x 1 3 7 ' B a s e S t r u c t u r e i n c l u d i n g p o r c h e s : D r i v e & W a l k w a y : S O % r e d u c t i o n f o r p a v e r s T o t a l L o t C o v e r a g e : P e r c e n t a g e o f L o t C o v e r a g e : I n c l u d i n g p a v e r s I n e a s e m e n t a r e a l 3 1 5 2 s q l t 1 3 1 0 3 7 ' ' ~ 1 1 1 1 9 5 8 $ q l t · 9 7 9 ' q I t 4 0 1 6 s q f t I 3 0 . 5 3 % D r i v e w a y S q u a r e F o o t a g e C a l c u l a t i o n s n o t e : c a l c u l a t i o n s f o r t h e r a d i u s a r e b a s e d o n a 1 5 ' d r i v e w i d t h w i t h n o e x c e p t i o n t a k e n f o r t h o d c c r o n s l n g w i d t h t o l 2 ' a t t h e c u r b p e r c o d e . S e m i c i r c l e - o u t e r : R = 4 0 ' : { 3 . 1 4 • 4 0 1 1 / 2 = 2 , 5 1 2 u 1 1 1 1 1 S e m i c i r c l e - I n n e r : R = - 2 5 ' : · ( 3 . 1 4 • 2 5 ) / 2 = - 9 8 4 1 q e x c l u d i n g p a v e r s i n e a s e m e n t a r e a 1 3 1 5 2 $ q l t I 3 1 0 3 7 1 q l t 1 I 5 2 6 ' " 1 1 - 7 6 3 ' 1 1 1 1 3 s o o " ' 1 1 I 2 8 . 8 9 % G a r a g e : 2 0 ' x 1 0 ' ( 2 0 ' ) ( 1 0 ' ) / 2 W a l k w a y : 1 0 ' x 1 3 ' L e s s E a s e m e n t A r e a : 1 2 ' x 1 8 ' x 2 T o t a l S q u a r e F o o t a g e : 5 0 % r e d u c t i o n f o r p a v e r s 2 0 0 1 1 1 1 1 = 1 0 0 1 ' ~ 1 1 1 1 = 1 3 0 1 q , . - 4 3 2 ' q 1 1 1 5 2 6 s q 1 1 7 6 3 ' q 1 1 9 6 A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 K e t t e r i n g h a m & G a l l i a n o - P a r d o R e s i d e n c e U s e - B y - E x c e p t i o n R e q u e s t V i e w o f a d j a c e n t d r i v e w a y s . S o u t h e r n i n g r e s s p o i n t . A g e n d a I t e m 3 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 K e t t e r i n g h a m & G a l l i a n o - P a r d o R e s i d e n c e U s e - B y - E x c e p t i o n R e q u e s t V i e w o f c u r r e n t d r i v e w a y l a y o u t . A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C l l C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M : 1 6 - S P P R - 2 6 9 P u b l i c H e a r i n g R e q u e s t f o r p l a t a p p r o v a l a s r e q u i l ' e d b y C l 1 a p t e r 2 4 , A t t i c l e 4 o f t h e C o d e o f O r d i n a n c e s a t S e l v a M a r i n a U n i t 1 , P a r t s o f L o t s 2 8 a n d 2 9 ( a k a 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e ) . S U U M I T T E D B Y : D e r e k W . R e e v e s , P l a n n e J / , . . / 1 - - - ­ D A T E : F e b r u a r y 7 , 2 0 1 7 S T R A T E G I C P L A N L I N K : N o n e B A C K G R O U N O : T h e a p p l i c a n t , L i n d a D u n l a p i s t h e o w n e r o r 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e a n d i s r e q u e s t i n g t o r e - p l a l t h e i r 3 7 , 1 6 0 s q u a r e f o o t p r o p e r t y i n t o t w o s e p a r n t e p r o p e r t i e s . T h e p r o p e r t y i s l o c a t e d a t t h e e n d o f a c u l - d e - s a c i n t h e f i r s t u n i t o f t h e S e l v a M a r i n a d e v e l o p m e n t a n d i s w i t h i n t h e R e s i d e n t i a l S i n g . l e - f a m i t y , L a r g e L o t ( R S - L ) z o n i n g d i s t r i c t . L o t I w o u l d h a v e a n a r e a o f 2 0 , 4 5 6 s q u a r e f e e t a n d L o t 2 w o u l d h a v e a n a r e a o f 1 6 , 7 0 4 s q u a r e f e e t . B o t h l o t s w o u l d h a v e a c c e s s t o S e l v a M a r i n a C i r c l e . T h i s p r o p e r t y p r e v i o u s l y c a m e b e f o r e t h e C o m m i s s i o n i n t h e f a l l o f 2 0 1 4 f o r p l a t a p p r o v a l . T h a t a p p r o v a l h a d a c o n d i t i o n t h a t t h e e x i s t i n g s t r u c h 1 r e b e d e m o l i s h e d w i t h i n 1 2 0 d a y s o f a p p r o v a l . T l l a t d j d n o t o c c u r a n d t i l e a p p r o v a l w a s n u l l i f i e d . T h e p l a t p r e s e n t e d t o d a y i s s l i g h t l y d i f f e r e n t f r o m t h e p r e v i o u s a p p i · o v a l i n t h a t t h e d i v i d i n g l i n e h a s b e e n m o v e d a r o u n d a n d w o u l d r e q u i r e a n e w a p p r o v a l e i t h e r w a y , T y p i c a J J y , a d i v i s i o n o f l a n d r e s u l t i n g i n o n l y 2 l o t s c a n b e a p p r o v e d a d m i n i s t r a t i v e l y . T h i s i s n o t p o s s i b l e i n t h i s c a s e d u e t o S e c t i o n 2 4 - 2 5 6 ( a ) w h i c h r e q u i r e s a m i n i m u m o f 7 5 f e e t o f l o t w i d t h a t t h e B u i l d i n g R e s t r i c t i o n L i n e ( B R L ) . T h e l o t w i d t h a t t h e c u r r e n t p l a t t e d I J R L i s l e s s t h a n 7 5 f ' e e t . R e - p l a l t i n g t h e l o t s w i t J 1 g r e a t e r B R L s t h a t h o v e a t l e a s t 7 5 f e e t o f l o t w i d t h a t t h e n e w B R L s s o l v e s t h l s p r o b l e m . A s p ~ u t o f t h e r c q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 2 4 - 2 5 6 ( a ) , p r o p e r t i e s m u s t a l s o m e e t t h e m i n i m o m s i z e r e q u i r e m e n t s o f t h e i r z o n i n g d i s t r i c t . W i t h i n t h e R S - L z o n i n g d i s t r i c t , t h e m i n i m u m l o t d e p t h a n d w i d t h a r e b o t h 1 0 0 f e e t a n d t h e m i n i m u m l o t s i z e i s I 0 . 0 0 0 s q u a r ' e 1 e e t . B o t h o f ' t h e p r o p o s e d l o t s m e e t t h e s e r e q u i r e m e n t s a n d f a r e x c e e d t h e m i n s o m e a s p e c t s . T h e r e s u l t i 1 1 g l o t s a r e l a l ' g e r t h a n m o r e t h a n h a l f o f t h e r e m a i n i n g p r o p e r t i e s i n S e l v a M a r i n a U n i t I n e i g h b o r h o o d . T h e p l a t w a s h e a r d b y t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t O o a r d o n J a n u a r y 1 7 ' " , 2 0 1 7 , w h e r e t h e y v o t e d u n a n i m o u s l y t o r e c o m m e n d a p p r o v a l w i t h t h e f o l l o w i n g c o n d i t i o n s ; ! . ) T h a t t h e h o m e b e d e l l i o l i s h e d w i t h i n 1 8 0 d a y s o f J u l y I , 2 0 1 7 ; a n d 2 . ) T h a t t h e p i a l b e r e c o r d e d w i t h i n I y e a r o f C o m m i s s i o n a p p r o v a l . B U D G E T : N o n e . R E C O M M F . N O A T I O N : T o a p p r o v e t h e p l a t 1 6 - S P P R - 2 6 9 w i t h ~ h e c o n d i t i o n s ~ 1 . ) T h a t t h e h o m e b e d e m o l i s h e d w i t h i n 1 8 0 d a y s o f J u l y l , 2 0 1 7 ; a n d 2 . ) T h a t t h e p l a t b e r e c o r d e d w i t h i n I y e a r o f C o m m i s s i o n a p p r o v a l . A T T A C H M E N T S : C o p y o f C D B s t a f f r e p o r t ; c o p y o f 1 6 - S P P R - 2 6 9 a p p l i c a t i o n . R J ~ V I E W J ~ D B Y C I T Y M A . N A G I C R : _ J + ~ ~ d f ' V ' V \ . . . . . ; , _ , f i b " " + " " - ' ' ~ % " " ' ' " ' , . . , . . ~ ~ - + - - - - - - - - - - . . . . : . . . . . . ; ~ A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C O M M U N I T Y D E V E L O P M E N T B O A R D S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M 4 . A C A S E N O 1 6 - S P P R - 2 6 9 R e q u e s t f o r p l o t a p p r o v a l a s r e q u i r e d b y C h a p t e r 2 4 , A r t i c l e 4 o f t h e C o d e o f O r d i n a n c e s a t S e l v a M a r i n o U n i t 1 , P a r t s o f L o t s 2 8 a n d 2 9 ( a k a 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e } . L O C A T I O N 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C o u r t A P P L I C A N T L i n d a D u n l a p D A T E J a n u a r y 9 , 2 0 1 7 S T A F F D e r e l t W . R e e v e s , P l a n n e r S T A F F C O M M E N T S T h e a p p l i . c a n t , L i n d a D u n l a p w h o I s t h e o w n e r o f 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e , I s r e q u e s t i n g t o r e - p l a t t h e i r 3 7 , 1 6 0 s q u a r e f o o t p r o p e r t y i n t o t w o s e p a r a t e p r o p e r t i e s . T h e p r o p e r t y i s l o c a t e d a t t h e e n d o f a c u l - d e ­ s a c i n t h e f i r s t u n i t o f t h e S e l v a M a r i n a d e v e l o p m e n t a n d I s w i t h i n t h e R e s i d e n t i a l S i n g l e - f a m i l y , L a r g e L o t ( R S - L ) z o n i n g d i s t r i c t . L o t 1 w o u l d h a v e a n a r e a o f 2 0 , 4 5 6 s q u a r e f e e t a n d L o t 2 w o u l d h a v e a n a r e a o f 1 6 , 7 0 4 s q u a r e f e e t . B o t h l o t s w o u l d h a v e a c c e s s t o S e l v a M a r i n a C i r c l e . T h i s p r o p P . r t y p r P . v l n u s l y r . < ~ m P . b e f o r P . t h P . C o m m u n i t y D e v e l o p m P . n t B o < ~ r r l i n O c t o b e r o f 7 0 1 4 , a f t e r a p r e v i o u s v a r i a n c e r e q u e s t t h a t s a m e y e a r , f o r a s i m i l a r r e - p l a t t h a t w a s r e c o m m e n d e d f o r a p p r o v a l t o t h e C i t y C o m m i s s i o n w i t h c o n d i t i o n s . T h e C o m m i s s i o n d i d a p p r o v e t h e p l a t w i t h c o n d i t i o n s . O n e o f t h e c o n d i t i o n s w a s t h a t t h e e x i s t i n g h o m e b e d e m o l i s h e d o r r e n o v a t e d I n s u c h a w a y t h a t i t i s n o t m a d e n o n c o n f o r m i n g b y t h e d i v i s i o n o f l a n d w i t h i n 1 2 0 d a y s . T h i s r e q u i r e m e n t w a s n o t m e t a n d t h e a p p r o v a l b e c a m e v o i d . T h e e x i s t i n g h o u s e i s s t i l l s t a n d i n g s o a s i m i l a r c o n d i t i o n w i l l h a v e t o b e p a r t o f t h i s a p p r o v a l I f g r a n t e d . T h e a p p l i c a n t h a s r e q u e s t e d 1 8 0 d a y s f o r d e m o l i t i o n a n d o n e y e a r f o r f i n a l p l a t a p p r o v a l . T y p i c a l l y , a d i v i s i o n o f l a n d r e s u l t i n g i n o n l y 2 l o t s c a n b e a p p r o v e d a d m i n i s t r a t i v e l y . T h i s i s n o t p o s s i b l e i n t h i s c a s e d u e t o S e c t i o n 2 4 - 2 5 6 ( a ) w h i c h r e q u i r e s a m i n i m u m o f 7 5 f e e t o f l o t w i d t h a t t h e B u i l d i n g R e s t r i c t i o n L i n e ( B R L ) . T h e l o t w i d t h a t t h e c u r r e n t p l a t t e d B R L i s l e s s t h a n 7 5 f e e t . R e - p l a t t l n g t h e l o t s w i t h g r e a t e r B R L s t h a t h a v e a t l e a s t 7 5 f e e t o f l o t w i d t h a t t h e n e w B R L s s o l v e s t h i s p r o b l e m . A s p a r t o f t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 2 4 - 2 5 6 ( a ) , p r o p e r t i e s m u s t a l s o t n e e t t h e m i n i m u m s i z e r e q u i r e m e n t s o f t h e i r z o n i n g d i s t r i c t . W i t h i n t h e R S - L z o n i n g d i s t r i c t , t h e m i n i m u m l o t d e p t h a n d w i d t h a r e b o t h 1 0 0 f e e t a n d t h e m i n i m u m l o t s i z e i s 1 0 , 0 0 0 s q u a r e f e e t . B o t h o f t h e p r o p o s e d l o t s m e e t t h e s e r e q u i r e m e n t s a n d f a r e x c e e d t h e m I n s o m e a s p e c t s . T h e I m a g e o n t h e n e x t p a g e s h o w s t h e p r o p o s e d d i v i s i o n w i t h t h e l o t d e p t h ( b l u e l i n e ) a n d t h e l o t w i d t h a t t h e B R L ( r e d l i n e ) . L o t 1 h a d a d e p t h o f 2 3 2 f e e t a n d a w i d t h a t t h e R R I o f 9 6 f e e t . I n t 7 h f l r l a d e p t h o f 1 f i 7 f e e t < ~ n r l a w i r l t h a t t h e B R L o f 7 5 f e e t . A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 P r o p o s e d P r o p e r t y D i v i s i o n . \ ~ I \ l e a I i t \ \ h \ ~ ~ ~ ; 1 5 . 0 ' \ 1 6 . 0 ' \ I I l O I : 1 0 J G , Y I I ' I f U I D O O f I I 1 I I I I I I I I I I I I I I I _ , . I I I I I I a t \ ~ I _ . 1 I a : - o t A t I t a . o I I I I I I - ~ - , . . . _ . . . . _ . . ~ " . . . t I . I ~ r , 3 ' , > . ? . I . , , . , p , . . , ' . t ~ , I > ~ o ~ . l ' ~ \ < l l . . ~ ~ . s ~ . I T h i s r e - p l a t I s s l i g h t l y d i f f e r e n t t h a n t h e o n e a p p r o v e d I n 2 0 1 4 , i n t h a t t h e d i v i d i n g l i n e h a s b e e n s h i f t e d s l i g h t l y a n d t h e f r o n t o f L o t 1 h a s b e e n w i d e n e d . E v e n w i t h t h e s e c h a n g e s , l o t 1 a t 2 0 , 4 5 6 s q u a r e f e e t i s s t i l l l a r g e r t h a n 3 8 o f t h e r e m a i n i n g 4 6 l o t s t h a t c o m p r i s e t h e o r i g i n a l p l a t t e d a r e a o f S e l v a M a r i n a U n i t 1 . T h o u g h l o t 2 I s s m a l l e r a t 1 6 , 7 0 4 s q u a r e f e e t , i t i s l a r g e r t h a n 3 0 o f t n o s e s a m e 4 6 l o t s . A l l d e p a r t m e n t s h a v e r e v i e w e d t h e p r o p o s e d p l a t a n d h a v e n o o u t s t a n d i n g c o m m e n t s . P a g e 2 o f 3 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S U G G E S T E D A C T I O N T O R E C O M M E N D A P P R O V A L T h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d m a y c o n s i d e r a m o t i o n t o r e c o m m e n d a p p r o v a l t o t h e C i t y C o m m i s s i o n o f t h e r e q u e s t e d P l a t , 1 6 - S P P R - 2 6 9 , a t 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e w i t h i n t h e R e s i d e n t i a l S i n g l e - f a m i l y , L a r g e L o t ( R S - L ) Z o n i n g D i s t r i c t w i t h t h e c o n d i t i o n ( s ) t h a t : 1 . T h e h o m e b e d e m o l i s h e d w i t h i n 1 8 0 d a y s o f C o m m i s s i o n a p p r o v a l ; a n d 2 . T h e f i n a l p l a t b e r e c o r d e d w i t h i n o n e y e a r o f C o m m i s s i o n a p p r o v a l . f i n d i n g t h a t ; 1 . A p p r o v a l o f t h i s P l a t i s c o n s i s t e n t w i t h t h e i n t e n t o f t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n ; a n d 2 . A p p r o v a l o f t h i s P l a t i s c o n s i s t e n t w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f C h a p t e r 2 4 , A r t i c l e 4 . S U G G E S T E D A C T I O N T O R E C O M M E N D D E N I A L T h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d m a y c o n s i d e r a m o t i o n t o r e c o m m e n d d e n i a l t o t h e C i t y C o m m i s s i o n o f t h e r e q u e s t e d P l a t , 1 6 - S P P R - 2 6 9 , a t 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e w i t h i n t h e R e s i d e n t i a l S i n g l e - f a m i l y , L a r g e L o t ( R S - L ) Z o n i n g D i s t r i c t f i n d i n g t h a t ; 1 . A p p r o v a l o f t h i s P l a t i s N O T c o n s i s t e n t w i t h t h e i n t e n t o f t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n ; a n d j o r 2 . A p p r o v a l o f t h i s P l a t i s N O T c o n s i s t e n t w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f C h a p t e r 2 4 , A r t i c l e 4 . P a g e 3 o f 3 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A P P L I C A T I O N F O R R E V I E W O F S U B D I V I S I O N C O N C E P T P L A N C i t y o f A t l n n l l c B e a c h · 8 0 0 S e m i n o l e R o a d · A t l n n l l c B o n c l 1 , F l o • · l t l n 3 2 2 3 3 - 5 4 4 5 P h o n e : ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 0 · F A X ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 5 · h t t p : / / w w w . c o n b . u s D 1 1 1 c - - - - - - - - - ­ 1 . A p p l l c n n t ' s N n m e L l n d : : . : ; D u : . . : . : a p ; : : . : . : . . : . . : a - = - = n l . : : . ~ = - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 2 . A p p l i c n n t ' s A d d r e s s p . o , B o x 6 7 . B l o w i n g R o c k . N C 2 8 6 0 5 3 . P r o p e 1 · t y L o c n t l o n l n J : ~ . . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ - " 1 2 " 5 . u 1 , . , . ; S t R e w h l a ~ : ~ . . . M w a m r w a a . . . C w l r c . . u ; l e 4 . P J • o p c 1 · t y A p p r n l s c r ' s R e n l E s t a t e N u m b e r . : . . . . · 0 : = 0 : . : : . 0 0 . - - - - - - - - - - - - - - - - - ­ 1 Z : . . . . : 1 : . : : . 9 . ; , : 1 3 : . . . ; : . . 5 . C u r r e n t Z o n i n g C l n s s l f i c n l l o n R S L 6 . C o m p r e h e n s i v e P l n n F u t u r o L n n d U s c d e s l g n n t l o n _ R _ L _ _ 7 . S i z e o f P n J • t c i _ _ _ _ : · : : . : 6 Z : . . . . : a : : . : c : : . : : _ _ _ _ _ _ _ r e : . : : . s _ A p p l i c a t i o n f e e o f $ 1 5 0 . 0 0 , a s e s t a b l i s h e d b y S e c t i o n 2 4 . . 6 9 ( 7 ) c , m u s t b e i n c l u d e d w i t h t h i s a p p l i c a t i o n . I H E R E B Y C E R T I F Y T H A T A L L I N F O R M A T I O N P R O V I D E D W I T H T H I S A P P L I C A T I O N I S C O R n E C T : S l g n n t u i ' C o f o w n c a · ( s ) o a · n u t h o a · J z c d p e a · s o n l f o w n e r ' s n u t h o l ' i z n t l o n f o r m I s n t t n c h e d : P a · l u t c d o r C y p ~ d n n m c ( s ) ; - - : : : S ~ e e t a : . : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ : : . ; A ~ t : : : : d l ~ e : . : : . d _ S l g n n t n r e ( s ) : - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ­ A D D R E S S A N D C O N T A C T I N F O R M A T l O N O F P E R S O N T O R E C E I V E A L L C O R R E S P O N D E N C E R E G A R D I N G H i l S A P P L l C A T f O N N n m c : G r e g s . K u p p e r m a n / G r e e n & K u p p p e r m a n , I n c . M n t l l n g A d d r e s s : 2 0 0 F i r s t S t r e e t , S u i t e 8 , N e p t u n e B e a c h , F L 3 2 2 6 6 P h o n e : 9 0 4 / 2 4 1 - 6 6 1 1 F A X ; 9 0 4 / 2 4 1 · 2 9 5 0 E - m n l h g k u p p e r m a n @ 2 0 0 f i r s t s t r e e t . c o m A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 O W N E R ' S A U T H O R I Z A T I O N F O R A G E N T G L ~ ~ - ~ : , ~ ~ J e v c M y B v - b - s c , h I s h o r e b y a u t h o r i z e d t o a c t o n b e h a l f o f - - " ' = : . L J . . L . b - ' - . ~ " " " ' - > < ~ , _ _ J ) _ , - ' - - " = . . . . . . . . . . . _ ~ - - - - - ~ - - - - - - - - ' t h e o w n e r ( s ) o f t h o s e l a n d s d e s c r i b e d ) ~ ~ ~ 0 " w i t h i n t h e a t t q c h e d n p p l i c n t i o n , a n d n s d e s c l ' i b e d i n t h e a t t a c h e d d e e d m · o t h e t ' s u c h p r o o f o f o w n e r s h i p A S m a y h e r e q u i r e d , i n a p p l y i n g t o t h e C i t y o f A t l n n t i c B e a c h , F l o r i d a , f m a n n p p l i c n t i o n r e l a t e d t o a D e v e l o p m e n t P e r m i t o r o t h e r a c t i o n p m s u a n t t o : D Z o n i n g V a r i a n c e D C o m p r e h e n s i v e P h m A m e n d m e n t D U s e - b y ~ E x c e p l i o n D Z o n i n g M n p A m e n d m e n t 0 B u i l d i n g P e r m i t ( X I P l a t , R e p l a t o r L o t D i v i s i o n D S i g n P e r m i t D T r e e P e 1 1 n h 0 O t h e r _ _ - - : : : : : - - - - - - - - - - - - - - - ­ B Y : ~ ~ F ~ 1 . . . L q ; : l t £ ~ - p , . r - \ ' J . P - ! i " - " ' " " ' - : ' f - D - r - - - - - - - - - r l ' i ~ t N a m e ~ S i g n a t u r e o f O w n e r J > l ' i n t N a m e T e l e p h o n e N u m b e r S t n l c o f 1 \ ) 0 f ' · · t \ J c 0 . ( 0 \ ' 1 n Q C o u n t y o f l t . : c _ - - \ - O l l e P ­ ( 1 \ J o \ l ) S i g n e d n n d s w o r n b e f o r e m e o n t h i s 3 d n y o f , 2 o _ L l c ; > a y L ' 1 f \ d a l ) u a \ a p l d c n t i l i c n t l o n v e r l f l c d : D r ' \ \ l e C S L \ C C . . \ \ S e _ . , . . . - - O n - t h - - = - - - = - Y e s - - - - . V N o / ) ~ } J ) ~ k s w o - r n : H I L A R I H H U B N E R N o l n r y S i g n a t u r e . N O T A R Y P U B L I C W a t a u g a C o u n t y N o r t h C a r o l i n a . M y C o m m i s s i o n e x p i r e s : M y C o m m i s s i o n E x p i r e s , D e c . ~ o . 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 Q U I T - C L A I M D E E D T i l l S D O C U M E N T P R E P A R E D D Y : T O D D W A T S O N A T J O R » l ! ¥ A T L A W a u r r n 1 0 1 0 . 7 1 1 l B A Y M l l A D O W B I V A Y t n · 1 A C K 6 0 l i V J L L B , f L O R I D A l l l 5 6 U J T l l L l i P I I O N n ( r o t ) ? J I ' - 9 7 4 7 f L O R I D A B A R W 0 9 l l l l 7 1 : 1 1 Q . T f f i S I N D E N T U R E , m a d e t h i s l O t h d a y o f O c t o b e r , 1 9 9 6 , b e t w e e n H o w a r d G . D u n l a p a n d L i n d a L . D u n l a p , h i s w i f e , w h o s e r e s i d e n t i a l a n d m a i l i n g a d d r e s s i s 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e , A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a , 3 2 2 3 3 , a s B k r 8 4 & 3 P g c 5 9 0 - 5 9 3 D o e l l 9 & 2 2 1 3 0 0 F i l e d & R e c o l ' d e d 1 0 / 2 1 1 9 & 1 1 1 1 1 1 3 6 A . M . H E N R Y W . C O O K C L E R K C I R C U I T C O U R T D U V A L C O U N T Y , F L R E C . $ 1 9 ; 5 0 D E E D . ? 0 T i l l S S P A C B R E S E R V E D F O R O I ' F I C I A L U S B O N L Y G r a n t o r s , a n d L i n d a L . D u n l a p , w h o s e r e s i d e n t i a l a n d m a i l i n g a d d r e s s i s 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e , A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a , 3 2 2 3 3 , a s G r a n t e e . W I T N E S S E T H , t h a t t h e G r a n t o r s , f o r a n d i n c o n s i d e r a t i o n o f t h e s u m o f T e n D o l l a r s , a n d o t h e r g o o d a n d v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n p a i d i n h a n d t o t h e G r a n t o r s b y t h e G r a n t e e t h e r e c e i p t o f w h i c h i s h e r e b y a c k n o w l e d g e d , d o e s h e r e b y r e m i s e , r e l e a s e a n d q u i t - c l a i m u n t o t h e G r a n t e e f o r e v e r , a l l r i g h t , t i t l e , i n t e r e s t , c l a i m a n d d e m a n d w h i c h t h e G r a n t o r s h a v e i n a n d t o t h e f o l l o w i n g d e s c r i b e d r e a l p r o p e r t y , s i t u a t e , l y i n g a n d b e i n g i n D u v a l C o u n t y , F l o r i d a : D E S C R I P T I O N O F T H E P R O P E R T Y : J ( \ , , . . , S e e E x h i b i t A a t t a c h e d h e r e t o . B e i n g t h e s a m e p r e m i s e s e a r l i e r c o n v e y e d t o t h e G r a n t o r s b y a n i n s t r u m e n t d a t e d S e p t e m b e r 1 , 1 9 8 2 , r e c o r d e d i n t h e o f f i c i a l r e c o r d s o f D u v a l C o u n t y , F l o r i d a , i n O f f i c i a l R e c o r d s B o o k 5 5 6 3 , P a g e 1 3 3 3 . T o h a v e a n d t o h o l d t h e s a m e t o g e t h e r w i t h a U a n d s i n g u l a r a p p u r t e n a n c e s t h e r e u n t o b e l o n g i n g o r i n a n y w i s e a p p e r t a i n i n g t o , a n d a l l t h e e s t a t e , r i g h t , t i t l e , i n t e r e s t , l i e n , e q u i t y a n d c J a i m w h a t s o e v e r o f t h e s a i d G r a n t o r s , e i t h e r i n l a w o r i n e q u i t y , t o t h e o n l y p r o p e r 1 1 s e , b e n e f i t a n d b e h o o v e o f t h e G r a n t e e f o r e v e r . P a g e 1 o f 4 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 D a o k 8 4 6 a P g 5 9 1 I N W I T N E S S W H E R E O F , H o w a r d G . D u n l a p , G r a n t o r , h a s s i g n e d t h i s i n s t r u m e n t o n t h e d a y a n d y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . ~ ! n e s s ' S i g n a t u r e k x t n n o . , K . W i t n e s s ' P r i n t e d N a m e S T A T E O F F L O R I D A C O U N T Y O F D U V A L o w l e d g e d i n m y p r e s e n c e t h i s 1 0 t h d a y o f i s p e r s o n a l l y k n o w n t o m e o r w h o h a s I d e n t i f i c a t i o n . · C ~ · ~ O F f i C I A L S E A L J e l l r e y T o d d W 1 1 a o n M y C o m m l u l o n E x p ( r u A p r i l a a , 1 9 g 7 ; , , , . , ~ - ~ ) ' ' " " ' ' " ' ' " " " " P a g e 2 o f 4 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 B o o k 8 4 6 3 P g 5 9 2 I N W J T N E S S W H E R E O F , L i n d a L . D u n l a p , G r a n t o r , h a s s i g n e d t h i s i n s t r u m e n t o n t h e d a y a n d y e a r f i r s t a b o v e w r i t t e n . ' i 2 & ' E ? ~ o ~ ) k _ 4 1 / Y U ! n g ~ L i n d a L . D u n l a p , G r a n t o r W i h e s s ' S i g n a t u r e S Q J 1 n 6 o / ( L ! . . J d 4 r J W i t n e s s ' P r i n t e d N a m e S T A T E O F F L O R I D A C O U N T Y O F D U V A L T h e f o r e g o i n g i n s t r u m e n t w a s a c k n o w l e d g e d i n m y p r e s e n c e t l l i s l O t h d a y o f O c t o b e r , 1 9 9 6 , b y L i n d a L . D u n l a o i s p e r s o n a l l y k n o w n t o m e o r w h o h a s p r o d u c e d F D L # D 5 4 1 - 5 2 6 - 4 5 - 7 0 d e n t i ' o n . · P a g e 3 o f 4 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 B a o k 8 4 6 3 P g 5 9 3 E X H I B I T 1 1 A " L o t s 2 8 a n d 2 9 , e x c e p t t h o s e p a r t s o f L o t s 2 8 a n d 2 9 l y i n g S o u t h o f a l i n e 5 9 . 5 f e e l N o r t h o f a n d p a r a l l e l t o t h e S o u t h l i n e o f s a i d L o t 2 8 , a l l i n B l o c k 1 , S E L V A M A R I N A , U N I T 1 , a s r e c o r d e d i n P l a t B o o k 2 3 , p a g e 4 o f t h e c u r r e n t p u b l i c r e c o r d s o f D u v a l C o u n t y , F l o r i d a . P a r c e l I d e n t i f i c a t i o n N u m b e r : 1 7 1 9 1 3 - 0 0 0 0 P a g e 4 o f 4 A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C o m m i t m e n t f o r T i t l e I n s u r a n c e F i r s t J . b n e r i c a n 1 i i l ~ M , ~ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ' s s u e o B Y F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y 1 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 - - - - · - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - J S c h e d u l e A - · - - - - · - - - - - - - · F i l e N o . : 1 6 " 1 3 8 6 D F A T I C 2 0 8 0 - 3 6 2 6 1 2 4 1 . E f f e c t i v e D a t e : N o v e m b e r 7 , 2 0 1 6 a t 8 : 0 0 a . m . 2 . P o l i c y o r P o l i c i e s t o b e I s s u e d : P r o p o s e d A m o u n t o f I n s u r a n c e : a . o w n e r ' s P o l l e y { I d e n t i f y f o r m u s e d ) A L T A O w n e r ' s P o l i c y o f T i t l e I n s u r a n c e ( 6 - 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) $ 1 , 2 5 0 , 0 0 0 . 0 0 P r o p o s e d I n s u r e d : T o d d B u d n i c k a n d C h r i s t y B u d n i c k , h u s b a n d a n d w i f e b . L o a n P o l l e y ( I d e n t i f y f o r m u s e d ) $ T B D A L T A L o a n P o l i c y o f T i t l e I n s u r a n c e ( 6 - 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) P r o p o s e d I n s u r e d : T B D c . A L T A L o a n P o l l e y o f T i t l e I n s u r a n c e ( 6 " 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) $ ( I d e n t i f y f o r m u s e d ) P r o p o s e d I n s u r e d : P r e m i u m : $ T o t a l P r e m i u m 3 . T h e e s t a t e o r I n t e r e s t I n t h e l a n d d e s c r i b e d o r r e f e r r e d t o l n t h i s C o m m i t m e n t i s F e e S i m p l e . 4 . T i t l e t o t h e F e e S i m p l e e s t a t e o r i n t e r e s t I n t h e l a n d I s a t t h e E f f e c t i v e D a t e v e s t e d i n : L i n d a L . D u n l a p 5 . T h e l a n d r e f e r r e d t o I n t h i s C o m m i t m e n t I s d e s c r i b e d a s f o l l o w s : S e e S c h e d u l e A ( c o n t i n u e d ) G i l b r a l t a r T i t l e S e N i c e s B y : ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ ~ = = = = - ' A u t h o r i z e d C o u n t e r s i g n a t u r e ( T h i s S c h e d u l e A v a l i d o n l y w h e n S c h e d u l e B f & B f f a r e a t t a o h e d ) F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 - A , P a g e 1 o f 9 . , A L T A C o m m f ! m e n l ( 6 - 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) 5 0 1 1 8 1 2 · 8 / · S T D , 5 0 1 1 6 1 2 ­ B f i · S T O ( 3 · 1 - 1 1 ) - - - - - - - - - - - A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C o m m i t m e n t f o r T i t l e I n s u r a n c e F i r s t A m e r i c a n T i t l e T M ~ - - - - - - - - - - - - J s s u e o o v F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y S c h e d u l e A ( C o n t i n u e d ) - - - 1 - - - - - - - - - ~ ~ - - - ~ . . . . - . . - - - - ­ F i l e N o . : 1 6 ~ 1 3 8 6 D T h e l a n d r e f e r r e d t o h e r e i n b e l o w I s s i t u a t e d I n t h e C o u n t y o f D U V A L , S t a t e o f F l o r i d a , a n d I s d e s c r i b e d a s f o l l o w s : L o t s 2 8 a n d 2 9 , e x c e p t t h o s e p a r t s o f L o t s 2 8 a n d 2 9 , l y i n g S o u t h o f a l i n e 5 9 . 5 f e e t N o r t h o f a n d p a r a l l e l t o t h e S o u t h l i n e o f s a i d L o t 2 8 , a l l I n B l o c l < 1 o f S E L V A M A R I N A U N I T N O . 1 , a c c o r d i n g t o t h e P l a t t h e r e o f a s r e c o r d e d i n P l a t B o o k 2 3 , P a g e ( s ) 4 , o f t h e P u b l i c R e c o r d s o f D u v a l C o u n t y , F l o r i d a . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 · A , P a g e 2 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t { 6 · 1 7 · 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d l n c a t l o n s ) 6 0 1 1 6 1 2 · 8 1 - S T D , 5 0 1 1 6 1 2 · B I I · S T D ( 3 - 1 - 1 1 ) A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 - - - - - - - - - - - - - - ~ - - - - - - - · C o m m i t m e n t f o r T i t l e I n s u r a n c e F i r s t A m e r i c a n T i t l e ™ 1 - - - - - - - - - - - ~ I S S U E D B Y F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y ~ - - - - - - - - - + - - - - - - - - - - e - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 S c h e d u l e B l - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ' - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ' F i l e N o . : 1 6 - 1 3 8 6 0 R E Q U I R E M E N T S T h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s m u s t b e m e t : 1 . P a y a n d / o r d i s b u r s e t h e a g r e e d a m o u n t s f o r t h e i n t e r e s t I n t h e l a n d a n d / o r t h e m o r t g a g e t o b e I n s u r e d . 2 . P a y u s t h e p r e m i u m s , f e e s a n d c h a r g e s f o r t h e p o l i c y . 3 . P a y a l l t a x e s a n d / o r a s s e s s m e n t s , l e v i e d a n d a s s e s s e d a g a i n s t t h e l a n d w h i c h a r e d u e a n d p a y a b l e . · 4 . T h e f o l l o w i n g d o c u m e n t s , s a t i s f a c t o r y t o u s , c r e a t i n g t h e i n t e r e s t I n t h e l a n d a n d / o r t h e m o r t g a g e t o b e I n s u r e d m u s t b e s i g n e d , d e l i v e r e d a n d r e c o r d e d : a . W a r r a n t y D e e d c o n v e y i n g t h e l a n d f r o m L i n d a L . D u n l a p , a s a s i n g l e p e r s o n o r j o i n e d b y s p o u s e , i f m a r r i e d , t o T o d d B u d n i c k a n d C h r i s t y B u d n i c k , h u s b a n d a n d w i f e . 5 . S p e c i f i c I n q u i r y o f t h e c u r r e n t o w n e r a s t o a n y e x i s t i n g m o r t g a g e s o n t h e p r o p e r t y . 6 . T h e r e a p p e a r o f r e c o r d n u m e r o u s j u d g m e n t s a n d / o r l i e n s a g a i n s t t h e n a m e L i n d a L . D u n l a p , a n d / o r v a r i a t i o n s t h e r e o f , f l i e d o f r e c o r d . F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y w i l l r e q u i r e a n a f f i d a v i t I n r e c o r d a b l e f o r m , r e f e r r i n g t o t h e p r o p e r t y t o b e I n s u r e d , t o b e e x e c u t e d b y S e l l e r , r e c i t i n g t h a t t h e r e a r e n o j u d g m e n t s a n d / o r l i e n s a g a i n s t h i m / h e r , a n d r e c i t i n g t h a t a f f i a n t I s n o t a d e b t o r I n b a n k r u p t c y . 7 . I f t h e a m o u n t o f I n s u r a n c e t o b e I s s u e d e x c e e d s t h e a u t h o r i t y o f t h e a g e n t u n d e r t h e e x i s t i n g A g e n c y A g r e e m e n t w i t h t h e C o m p a n y , t h e C o m p a n y r e q u i r e s t h a t t h e a g e n t o b t a i n s p e c i f i c u n d e r w r i t i n g a p p r o v a l f r o m F i r s t A m e r i c a n . 8 . W r i t t e n e v i d e n c e , f r o m a p p r o p r i a t e g o v e r n m e n t a l a u t h o r i t i e s o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a t h a t S p e c i a l T a x i n g D i s t r i c t , C i t y a n d C o u n t y S p e c i a l A s s e s s m e n t L i e n s , M S B U A s s e s s m e n t L i e n s , I m p a c t F e e s , a n d W a t e r , S e w e r a n d T r a s h R e m o v a l C h a r g e s , I f a n y , h a v e b e e n p a i d . 9 _ N o t e : T h e f o l l o w i n g I s f o r I n f o r m a t i o n a l p u r p o s e s o n l y a n d I s g i v e n w i t h o u t a s s u r a n c e o r g u a r a n t e e : 2 0 1 5 t a x e s s h o w P A I D . T h e g r o s s a m o u n t i s $ 9 , 5 7 6 . 2 0 f o r T a x I d e n t i f i c a t i o n N o . 1 7 1 9 1 3 - 0 0 0 0 . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 · A , P a g e 3 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 - 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 - B I - S T D , 5 0 1 1 6 1 2 · B I I - S T D ( 3 - 1 - 1 1 ) A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 1 0 . N O T f : : T h e f o l l o w i n g c o n v e y a n c e ( s ) h a v e b e e n r e c o r d e d w i t h i n t h e l a s t 2 4 m o n t h s : N o n e 1 1 . P r o o f o f p a y m e n t o f 2 0 1 6 T a x e s p a y a b l e I n t h e g r o s s a m o u n t o f $ 9 , 7 8 2 . 1 6 ; a s s e s s e d v a l u e $ 4 2 6 , 7 4 2 . 0 0 ; n o e x e m p t i o n s . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 · A , P a g e 4 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 · 1 7 · 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 - B I · S T D , 6 0 1 1 6 1 2 ­ B I I · S T D ( 3 · 1 · 1 1 ) I A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C o m m i t m e n t f o r T i t l e I n s u r a n c e F i r s t A m e r i c a n T i t l e ™ , _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ I S S U E D B V F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y S c h e d u l e 8 1 1 F i l e N o . : 1 6 - 1 3 8 6 D E X C E P T I O N S S c h e d u l e B o f t h e p o l i c y o r p o l i c i e s t o b e I s s u e d w i l l c o n t a i n e x c e p t i o n s t o t h e f o l l o w i n g m a t t e r s u n l e s s t h e s a m e a r e d i s p o s e d o f t o t h e s a t i s f a c t i o n o f t h e C o m p a n y : · 1 . D e f e c t s , l i e n s , e n c u m b r a n c e s , a d v e r s e c l a i m s o r o t h e r m a t t e r s , I f a n y , c r e a t e d , f i r s t a p p e a r i n g I n t h e P u b l i c R e c o r d s o r a t t a c h i n g s u b s e q u e n t t o t h e E f f e c t i v e D a t e b u t p r i o r t o t h e d a t e t h e p r o p o s e d I n s u r e d a c q u i r e s f o r v a l u e o f r e c o r d t h e e s t a t e o r I n t e r e s t o r m o r t g a g e t h e r e o n c o v e r e d b y t h i s C o m m i t m e n t . 2 . A n y r i g h t s , i n t e r e s t s o r c l a i m s o f p a r t i e s I n p o s s e s s i o n o f t h e l a n d n o t s h o w n b y t h e p u b l i c r e c o r d s . 3 . A n y e n c r o a c h m e n t , e n c u m b r a n c e , v i o l a t i o n , v a r i a t i o n o r a d v e r s e c i r c u m s t a n c e a f f e c t i n g t h e T i t l e t h a t w o u l d b e d i s c l o s e d b y a n a c c u r a t e a n d c o m p l e t e l a n d s u r v e y o f t h e l a n d . 4 . A n y l i e n , f o r s e r v i c e s , l a b o r o r m a t e r i a l s I n c o n n e c t i o n w i t h I m p r o v e m e n t s , r e p a i r s o r r e n o v a t i o n s p r o v i d e d b e f o r e , o n , o r a f t e r D a t e o f P o l l e y , n o t s h o w n b y t h e p u b l i c r e c o r d s . 5 . A n y d i s p u t e a s t o t h e b o u n d a r i e s c a u s e d b y a c h a n g e I n t h e l o c a t i o n o f a n y w a t e r b o d y w i t h i n o r a d j a c e n t t o t h e l a n d p r i o r t o D a t e o f P o l i c y , a n d a n y a d v e r s e c l a i m t o a l l o r p a r t o f t h e l a n d t h a t I s , a t D a t e o f P o l l e y , o r W a s p r e v i o u s l y u n d e r w a t e r . 6 . T a x e s o r s p e c i a l a s s e s s m e n t s n o t s h o w n a s l i e n s I n t h e p u b l i c r e c o r d s o r I n t h e r e c o r d s o f t h e l o c a l t a x c o l l e c t i n g a u t h o r i t y , a t D a t e o f P o l l e y . 7 . A n y m i n e r a l s o r m i n e r a l r i g h t s l e a s e d , g r a n t e d o r r e t a i n e d b y c u r r e n t o r p r i o r o w n e r s . 8 . T a x e s a n d a s s e s s m e n t s f o r t h e y e a r 2 0 1 7 a n d s u b s e q u e n t y e a r s , w h i c h a r e n o t y e t d u e a n d p a y a b l e . 9 . N O T E S F O R S T A N D A R D E X C E P T I O N S : S t a n d a r d E x c e p t i o n s f o r p a r t i e s I n p o s s e s s i o n , f o r m e c h a n i c s l i e n s , a n d f o r t a x e s o r s p e c i a l a s s e s s m e n t s n o t s h o w n a s l i e n s I n t h e p u b l i c r e c o r d s s h a l l b e d e l e t e d u p o n r e c e i p t o f a n a c c e p t a b l e N o n " L i e n a n d P o s s e s s i o n A f f i d a v i t e s t a b l i s h i n g w h o I s I n p o s s e s s i o n o f t h e l a n d s , t h a t t h e r e a r e n o l i e n s o r e n c u m b r a n c e s u p o n t h e l a n d s o t h e r t h a n a s s e t f o r t h I n t h e C o m m i t m e n t , t h a t n o i m p r o v e m e n t s t o t h e l a n d s h a v e b e e n m a d e w i t h i n t h e p a s t 9 0 d a y s o r a r e c o n t e m p l a t e d t o b e m a d e b e f o r e c l o s i n g t h a t w i l l n o t b e p a i d I n f u l l , a n d t h a t t h e r e a r e n o u n r e c o r d e d t a x e s o r a s s e s s m e n t s t h a t a r e n o t s h o w n F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 - A , P a g e 5 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 · 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 - B I - S T D , 5 0 1 1 6 1 2 · B I I - S T D ( 3 - 1 - 1 1 ) A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 a s e x i s t i n g l i e n ~ I n t h e p u b l i c r e c o r d s . A n y P o l i c i e s I s s u e d h e r e u n d e r m a y b e s u b j e c t t o a S p e c i a l E x c e p t i o n f o r m a t t e r s d i s c l o s e d b y s a i d a f f i d a v i t . S t a n d a r d E x c e p t l o n ( s ) f o r q u e s t i o n s o f s u r v e y m a y b e d e l e t e d u p o n r e c e i p t a n d r e v i e w o f a p r o p e r l y c e r t i f i e d S u r v e y m e e t i n g t h e F l o r i d a M i n i m u m T e c h n i c a l S t a n d a r d s f o r a l l l a n d s u r v e y s d a t e d n o m o r e t h a n 9 0 d a y s p r i o r t o c l o s i n g o r s u c h o t h e r p r o o f a s m a y b e a c c e p t a b l e t o t h e C o m p a n y . A n y P o l i c i e s i s s u e d h e r e u n d e r m a y b e s u b j e c t t o a S p e c i a l E x c e p t i o n f o r m a t t e r s d i s c l o s e d b y s a i d s u r v e y o r p r o o f . 1 0 . N o t e : A l l o f t h e r e c o r d i n g I n f o r m a t i o n c o n t a i n e d h e r e i n r e f e r s t o t h e P u b l i c R e c o r d s o f D U V A L C o u n t y , F l o r i d a , u n l e s s o t h e r w i s e I n d i c a t e d . A n y r e f e r e n c e h e r e i n t o a B o o k a n d P a g e o r I n s t r u m e n t N u m b e r I s a r e f e r e n c e t o t h e O f f i c i a l R e c o r d B o o l < s o f s a i d c o u n t y , u n l e s s i n d i c a t e d t o t h e c o n t r a r y , 1 1 . D e c l a r a t i o n o f C o v e n a n t s , C o n d i t i o n s a n d R e s t r i c t i o n s r e c o r d e d i n D e e d B o o k 1 5 2 4 , P a g e 3 3 3 , b u t d e l e t i n g a n y c o v e n a n t , c o n d i t i o n o r r e s t r i c t i o n I n d i c a t i n g a p r e f e r e n c e , l i m i t a t i o n o r d i s c r i m i n a t i o n b a s e d o n r a c e , c o l o r , r e l i g i o n , s e x , h a n d i c a p , f a m i l i a l s t a t u s o r n a t i o n a l o r i g i n t o t h e e x t e n t s u c h c o v e n a n t s , c o n d i t i o n s o r r e s t r i c t i o n s v i o l a t e 4 2 U S C 3 6 0 4 ( c ) , 1 2 . R e s t r i c t i o n s , d e d i c a t i o n s , c o n d i t i o n s , r e s e r v a t i o n s , e a s e m e n t s a n d o t h e r m a t t e r s s h o w n o n t h e p l a t o f S E L V A M A R I N A U N I T N O , 1 , a s r e c o r d e d I n P l a t B o o k 2 3 , P a g e ( s ) 4 , b u t d e l e t i n g a n y c o v e n a n t , c o n d i t i o n o r r e s t r i c t i o n i n d i c a t i n g a p r e f e r e n c e , l i m i t a t i o n o r d i s c r i m i n a t i o n b a s e d o n r a c e , c o l o r , r e l i g i o n , s e x , h a n d i c a p , f a m i l i a l s t a t u s o r n a t i o n a l o r i g i n t o t h e e x t e n t s u c h c o v e n a n t s , c o n d i t i o n s o r r e s t r i c t i o n s v i o l a t e 4 2 U S C 3 6 0 4 ( c ) . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 - A , P a g e 6 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 - 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d l f l o a l l o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 · B I - S T D , I i 0 1 1 6 1 2 ­ B I I - S T D ( 3 · 1 · 1 1 ) A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 N o t i c e s ~ W h e r e S e n t A l l n o t i c e s r e q u i r e d t o b e g i v e n t h e C o m p a n y a n d a n y s t a t e m e n t i n w r i t i n g r e q u i r e d t o b e f u r n i s h e d t h e C o m p a n y s h a l l i n c l u d e t h e n u m b e r o f t h i s p o l i c y a n d s h a l l b e a d d r e s s e d t o t h e C o m p a n y , A t t e n t i o n : C l a i m s D e p a r t m e n t , 1 F i r s t A m e r i c a n W a y , S a n t a A n a , C A 9 2 7 0 7 . S e r v i c e , Q u a l i t y a n d A v a i i A h i l l t v F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y c a r e s a b o u t I t s c u s t o m e r s a n d t h e i r a b i l i t y t o o b t a i n i n f o r m a t i o n a n d s e r v i c e o n a c o n v e n i e n t , t i m e l y a n d a c c u r a t e b a s i s . A q u a l i f i e d s t a f f o f s e r v i c e r e p r e s e n t a t i v e s I s d e d i c a t e d t o s e r v i n g y o u . A t o l l - f r e e n u m b e r I s a v a i l a b l e f o r y o u r c o n v e n i e n c e I n o b t a i n i n g i n f o r m a t i o n a b o u t c o v e r a g e a n d t o p r o v i d e a s s i s t a n c e i n r e s o l v i n g c o m p l a i n t s a t 1 - 8 0 0 - 8 5 4 - 3 6 4 3 . O f f i c e h o u r s a r e f r o m 8 : 3 0 a . m . t h r o u g h 5 : 3 0 p . m . P S T M o n d a y t h r o u g h F r i d a y . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 · A , P e 1 g e 7 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 · 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 - B I · S T D , 5 0 1 1 6 1 2 · B I I · S T D ( 3 · 1 - 1 1 ) A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 F i r s t A m e r i o a n T i t l d M R E I S S U E C R E D I T N O T I C E I s s u e d b y F i r s t A m e r i c a n T i t l e I n s u r a n c e C o m p a n y Y O U M A Y B E E N T I T L E D T O A R E D U C E D P R E M I U M F O R T I T L E I N S U R A N C E I F T H I S O F F I C E I S P R O V I D E D W I T H A P R I O R O W N E R ' S P O L I C Y I N S U R I N G T H E S E L L E R O R M O R T G A G O R I N T H E C U R R E N T T R A N S A C T I O N . T h e p u r p o s e o f t h i s l e t t e r I s t o p r o v i d e y o u w i t h I m p o r t a n t i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e t i t l e i n s u r a n c e p r e m i u m t h a t h a s b e e n o r w i l l b e c h a r g e d I n c o n n e c t i o n w i t h t h i s t r a n s a c t i o n . E l i g i b i l i t y f o r a d i s c o u n t e d t i t l e I n s u r a n c e p r e m i u m w i l l d e p e n d o n : R E F I N A N C E T R A N S A C T I O N S : T o q u a l i f y f o r a r e d u c e d p r e m i u m f o r t i t l e I n s u r a n c e y o u m u s t p r o v i d e o u r o f f i c e w i t h a c o p y o f y o u r p r i o r o w n e r ' s p o l i c y o f t i t l e i n s u r a n c e i n s u r i n g y o u r t i t l e t o t h e a b o v e - r e f e r e n c e d p r o p e r t y . S A L E S T R A N S A C T I O N S : T o q u a l i f y f o r a r e d u c e d p r e m i u m f o r t i t l e i n s u r a n c e y o u m u s t p r o v i d e o u r o f f i c e w i t h a c o p y o f y o u r ( o r y o u r s e l l e r ' s ) p r i o r o w n e r ' s p o l i c y o f t i t l e i n s u r a n c e i n s u r i n g y o u r t i t l e t o t h e a b o v e r e f e r e n c e d p r o p e r t y . T h e e f f e c t i v e d a t e o f t h e p r i o r o w n e r ' s p o l i c y m u s t b e l e s s t h a n t h r e e y e a r s o l d o r t h e p r o p e r t y I n s u r e d b y t h e p o l i c y m u s t b e u n i m p r o v e d ( e x c e p t r o a d s , b r i d g e s , d r a i n a g e f a c i l i t i e s a n d · u t i l i t i e s a r e n o t c o n s i d e r e d I m p r o v e m e n t s f o r t h i s p u r p o s e ) . T o q u a l i f y f o r t h e r e d u c e d r a t e , y o u o r y o u r r e p r e s e n t a t i v e m a y h a n d d e l i v e r , m a l l o r f a x a c o p y o f t h e p r i o r o w n e r ' s p o l i c y o f t i t l e I n s u r a n c e t o y o u r F i r s t A m e r i c a n I s s u i n g a g e n t c o n d u c t i n g y o u r s e t t l e m e n t p r i o r t o c l o s i n g , a l t h o u g h w e w i l l a c c e p t t h e p r i o r p o l i c y u p t o 5 w o r k i n g d a y s a f t e r t h e c l o s i n g d a t e o f y o u r t r a n s a c t i o n . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 - A , P a g e B o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 · 1 7 · 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d l ( l c e l l o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 - B I - S T D , 5 0 1 1 6 1 2 · B I I · S T D ( 3 · 1 · 1 1 ) I A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 F i r s t A m e r i c a n T i t f e l " P r i v a c y I n f o r m a t i o n W e A r o C o m m i t t e d t o S a f e g u a r d i n g C u s t o m e r I n f o r m a t i o n I n o r d e r t o b e t t e r s e r v e y o u r n e e d s n o w a n d I n t h e l u l u r e , w e m a y a s k y o u t o p r o v i d e u s w l l h c e r t a i n I n f o r m a t i o n . W e u n d e r s t a n d ! h a l y o u m a y b e c o n c e r n e d a b o u t w h a t w e w i l l d o w l l h s u c h l n l o m t a l l o n · p a r t i c u l a r l y a n y p e r s o n a l o r l l n a n c l a l l n l o r m a ! l o n . W e a g r e e U t a ! y o u h a v e a r i g h t t o k n o w h o w w e w i l l u U i i z a ! h e p e r s o n a l l n l o r m a l l o n y o u p r o v i d e t o u s . T h e r e f o r e , t o g e t h e r w l l h o u r s u b s i d i a r i e s w e h a v e a d o p t e d l h l s P r i v a c y P o l l e y t o g o v e r n ! h e u s e a n d h a n d l i n g o f y o u r p e r s o n a l I n f o r m a t i o n . A p p l i c a b i l i t y T h i s P r i v a c y P o l l e y g o v e r n s o u r u s a o f t h e l n l o r m a l i o n t h a t y o u p r o v i d e t o u s . J ! d o e s n o ! g o v e r n t h e m a n n e r I n w h i c h w e m a y u s o I n f o r m a t i o n w e h a v e o b t a i n e d f r o m a n y o t h e r s o u r c e , s u c h a s l n l o r m a ! l o n o b t a i n e d f r o m a p u b l i c r e c o r d o r f r o m a n o t h e r p a r s o n o r e n l i l y . F i r s ! A m e r i c a n h a s a l s o a d o p t e d b r o a d e r g u i d e l i n e s ! h a t g o v e r n o u r u s a o f p e r s o n a l l n l o r m a ! J o n r e g a r d l e s s o r I t s s o u r c e . F i r s ! A m e r i c a n c a l l s t h e s e g u i d e l i n e s l i s F a i r l n f o r m a l i o n V a l u e s . T y p s s o f I n f o r m a t i o n D e p e n d i n g u p o n w h i c h o f o u r s e r v i c e s y o u a r e u l l l l z l n g , l h e t y p e s o f n o n p u b l i c p e r s o n a l I n f o r m a t i o n I h a l w e m a y c o l i a c t l n c l u d a : l n l o r m a l l o n w e r e c e i v e f r o m y o u o n a p p l i c a t i o n s , f o r m s a n d I n o U t e r c o m m u n l c a l l o n s t o u s , w h e t h e r I n w r i l l n g , l n p e r s o n , b y t e l e p h o n e o r a n y o l h a r m e a n s : I n f o r m a t i o n a b o u t y o u r t r a n s a c t i o n s w i t h u s , o u r a t n l l a l a d c o m p a n i e s , o r o U t e r s ; a n d l n l o r m a U o n w e r e c e i v e f r o m a c o n s u m e r r e p o n i n g a g e n c y . U s e o f l n l o r m a l l o n W e r e q u e s l I n f o r m a t i o n f r o m y o u l o r o u r o w n l e g l l l m a l e b u s i n e s s p u r p o s e s a n d n o t l o r ! h e b a n e n t o f a n y n o n a t n l l a l a d p a r t y . T h e r e f o r e , w e w i l l n o t r e l e a s e y o u r l n l o r m a U o n l o n o n a f f i l i a t e d p a r t i e s e x o a p l : ( 1 ) a s n e c e s s a r y l o r u s l o p r o v i d e t h e p r o d u c l o r s e r v i c e y o u h a v e r e q u e s l e d o / u s ; o r ( 2 ) a s p e r m l l l a d b y l a w . W e m a y , h o w e v e r , s t o r e s u c l l l n l o r m a l l o n I n d e f i n i t e l y , I n c l u d i n g t h e p e r i o d a l t a r w h i c h a n y c u s t o m e r r e l a t i o n s h i p h a s c e a s e d . S u c h I n f o r m a t i o n m a y b e u s e d l o r a n y I n t e r n a l p u r p o s e , s u c h a s q u a l i t y c o n t r o l e l f o r l s o r c u s t o m e r a n a l y s i s . W e m a y a l s o p r o v i d e a l l o f t h e t y p e s o f n o n p u b l l c p e r s o n a l l n f o r m a l f o n l i s l e d a b o v e t o o n e o r m o r e o f o u r a t n l l a l e d c o m p a n i e s . S u c h a l i l l i e l e d c o m p a n i e s I n c l u d e l l n a n c l a l s e r v i c e p r o v i d e r s , s u c h a s f l U B I n s u r e r s , p r o p e r t y a n d c a s u a l t y I n s u r e r s , a n d t r u s t a n d J n v a s l m a n l a d v i s o r y c o m p a n i e s , o r c o m p a n i e s I n v o l v e d I n r e a l a s l a t e s e r v i c e s , s u c h a s a p p r a i s a l c o m p a n i e s , h o m e w a r r a n t y c o m p a n i e s a n d e s c r o w c o m p a n i e s . F u n h e r m o r e , w e m a y a l s o p r o v i d e a l l l h a I n f o r m a t i o n w e c o l l e c t , a s d e s c r i b e d a b o v o , t o c o m p a n i e s t h a t p o r f o r m m a r k e t i n g s e r v i c e s o n o u r b e h a l f , o n b e h a l f o f o u r a l n l l a ! e d c o m p a n i e s o r l o o U t e r f l n a n c l a l l n s l l ! u l l o n s w i t h w h o m w e o r o u r a f f i l i a t e d c o m p a n i e s h a v e j o i n ! m a r k e t i n g a g r e e m e n t s . F o r m e r C u s t o m e r s E v e n I I y o u a r e n o l o n g e r o u r c u s t o m e r , o u r P r i v a c y P o l l e y w i l l c o n l f n u a t o a p p l y t o y o u . C o n l l d e n l l a l l l y a n d S e c u r i t y W e w i l l u s a o u r b a s t e f l o n s t o e n s u r e l h n t n o u n a u U t o r l z e d p a r t i e s h a v e a c c e s s t o a n y o f y o u r l n l o r m a t l o n . W e r e s t r i c t a c c e s s t o n o n p u b l l c p a r s o n a l l n l o r m a U o n a b o u t y o u t o t h o s e I n d i v i d u a l s a n d e n l l l l a s w h o n e e d t o k n o w l h a ! l n l o r m a l l o n t o p r o v i d e p r o d u c t s o r s e r v i c e s t o y o u . W e w i l l u s e o u r l l a s t a l l o n s t o ! r a i n a n d o v e r s e e o u r e m p l o y e e s a n d a g e n t s t o e n s u r e t h a t y o u r l n l o r m a l l o n w i l l b e h a n d l e d r e s p o n s i b l y a n d I n a c c o r d a n c e w i t h l h l s P r i v a c y P o l l e y a n d F i r s t A m e r i c a n ' s F a i r I n f o r m a t i o n V a l u e s . W e c u r r e n t l y m a i n t a i n p h y s i c a l , e l a c l r o n l o , a n d p r o c e d u r a l s a f e g u a r d s I h a l c o m p l y w l l h f e d e r a l r e g u l a l l o n s t o g u a r d y o u r n o n p u b l l c p e r s o n a l l n l o r m a l l o n . I n f o r m a t i o n O b t a i n e d T h r o u g h O u r W e b S i t e F i r s t A m e r i c a n F i n a n c i a l C o r p o r a ! J o n I s s a n s l l l v e t o p r i v a c y I s s u e s o n l h e l n t a m e ! . W e b e l i e v e H I s l m p o n a n t y o u k n o w h o w w e t r e a t l h e I n f o r m a t i o n a b o u t y o u w e r e c e l v a o n t h e I n t e r n a l . I n g e n e r a l , y o u c a n v l s l l F i r s t A m e r i c a n o r I t s a l n l l a t a s ' W e b s H e s o n t h e W o r l d W i d e W e b w i t h o u t t e l l i n g u s w h o y o u a r e o r r e v e a l i n g a n y l n l o r m a l l o n a b o u t y o u r s e l f . O u r W e b s e r v e r s c o l l e c t t h e d o m a i n n a m e s , n o t U t e e · m a l l a d d r e s s e s , o f v i s i t o r s . T h i s I n f o r m a t i o n I s a g g r e g a t e d l o m e a s u r e ! h e n u m b e r o l v l s l l s , a v e r a g e t i m e s p e n t o n t h e s i t e , p a g e s v i e w e d a n d s i m i l a r I n f o r m a t i o n . F i r s t A m e r i c a n u s e s t h i s l n l o r m a l l o n l o m e a s u r e t h e u s a o f o u r s l l a a n d t o d e v e l o p I d e a s t o I m p r o v e t h e c o n t e n t o f o u r s i t e . T h e r e a r e t i m e s , h o w e v e r , w h e n w e m a y n e e d l n l o r m a l l o n f r o m y o u , s u c h a s y o u r n a m e a n d e m a i l a d d r e s s . W h e n l n l o r m a ! l o n I s n e e d e d , w e w i l l u s B o u r b a s t e f f o r t s l o l e t y o u k n o w a t t h e l i m a o f c o l l a c l l o n h o w w e w i l l u s e t h e p e r s o n a l I n f o r m a t i o n . U s u a l l y , t h e p a r s o n a l l n l o r m a l l o n w o c o l l e c t I s u s e d o n l y b y u s t o r e s p o n d l o y o u r I n q u i r y , p r o c e s s a n o r d e r o r a l l o w y o u t o a c c e s s s p a c t n c a c c o u n V p r o n l a l n l o r m a l l o n . I f y o u c h o o s e t o s h a r e a n y p e r s o n a l l n l o r m a l l o n w l l h u s , w e w i l l o n l y u s e l l l n a c c o r d a n c e w i t h t h e p o l i c i e s o u l l l n a d a b o v e . B u s i n e s s R a l a l l o n e h l p s F i r s t A m e r i c a n F i n a n c i a l C o r p o r a t i o n ' s s H e a n d l l s a f f i l i a t e s ' s l l e s m a y c o n t a i n l i n k s t o o l h e r W a l l s H e s . W h i l e w e t r y t o l i n k o n l y t o s i t e s t h a t s h a r e o u r h i g h s t a n d a r d s a n d r e s p e c t l o r p r i v a c y , w e a r e n o l r e s p o n s i b l e l o r l h a c o n t e n t o r l h e p r i v a c y p r a c U c e s e m p l o y e d b y o t h e r s i t e s . C o o k i e s S o m e o f F i r s t A m e r i c a n ' s W e b s i t e s m a y m a k e u s a o l " o o o k l a ' t e c h n o l o g y t o m e a s u r e s i t e a c t i v i t y a n d t o c u s t o m i z e l n l o r m a l l o n t o y o u r p e r s o n a l t a s l e s . A c o o k i e I s a n e l e m e n t o f d a t a t h a t a W e b s i t e c a n s e n d l o y o u r b r o w s e r , w h i c h m a y t h e n s t o r e t h e c o o k i e o n y o u r h a r d d r i v e . F l r s l A m . c o m u s e s s t o r e d c o o k i e s , T h e g o a l o l l h l s t e c h n o l o g y I s t o b a t t e r s e r v e y o u w h e n v l s l ! l n g o u r s i t e , s a v e y o u l i m a w h e n y o u a r e h a r e a n d l o p r o v i d e y o u w l l h a m o r e m e a n i n g f u l a n d p r o d u o l i v e W e b s i t e e x p e r i e n c e . r - n f r l n l o r m n l l o n V n l t 1 o s F a l r n o s s W e c o n s i d e r c o n s u m e r a x p a c l a l l o n s a b o u t t h e i r p r i v a c y I n a l l o u r b u s i n e s s e s . W e o n l y o f f e r p r o d u c t s a n d s e r v i c e s t h a t a s s u r e a f a v o r a b l e b a l a n c e b e t w e e n c o n s u m e r b e n e f i t s a n d c o n s u m e r p r i v a c y . P u b l i c R e c o r d W e b e l i e v e t h a t a n o p e n p u b l i c r e c o r d c r e a t e s s i g n i f i c a n t v a l u e l o r s o c l o t y , e n h a n c e s c o n s u m e r c h o i c e a n d c r e a t e s c o n s u m e r o p p o r t u n i t y . W e a c l l v e l y s u p p o n a n o p e n p u b l i c r e c o r d a n d e m p h a s i z e l i s I m p o r t a n c e a n d c o n t r i b u t i o n t o o u r e c o n o m y . U s e W e b e l i e v e w e s h o u l d b e h a v e r e s p o n s i b l y w h e n w e u s e I n f o r m a t i o n a b o u t a c o n s u m e r I n o u r b u s l n o s s . W e w i l l o b e y t h e l a w s g o v e r n i n g l h e c ; o l i a c l l o n , u s a a n d d i s s e m i n a t i o n o f d a t a . A c c u r a c y W e w i l l l a k e r e a s o n a b l e s t e p s t o h e l p a s s u r e t h e a c c u r a c y o l l h a d a t a w e c o l l a c l , u s a a n d d i s s e m i n a t e . W h e r e p o s s i b l e , w e w i l l l a k e r e a s o n a b l e s t e p s t o c o r r e c t l n a c c u r a l a I n f o r m a t i o n . W h e n , a s w l l h t h e p u b l l o r e c o r d , w e c a n n o t c o r r e c t I n a c c u r a t e I n f o r m a t i o n , w e w i l l t a k a a l l r e a s o n a b l e s t e p s t o a s s i s t c o n s u m e r s I n l d e n l l ! y l n g I h e s o u r c e o f t h e e r r o n e o u s d a t a s o t h a t l h e c o n s u m e r c a n s e c u r e t h e r e q u i r e d c o r r e c t i o n s . E d u c a t i o n W e e n d e a v o r t o e d u c a t e l h a u s e r s o f o u r p r o d u o l s a n d s e r v i c e s , o u r e m p l o y e e s a n d o l h e r s I n o u r I n d u s t r y a b o u t l h a I m p o r t a n c e o f c o n s u m e r p r i v a c y . W e w l l l l n s l r u c l o u r e m p l o y e e s o n o u r l a i r I n f o r m a t i o n v a l u e s a n d o n t h e r e s p o n s i b l e c o l l e c l l o n a n d u s a o f d a t a . W e w i l l e n c o u r a g e o t h e r s I n o u r l n d u s l r y t o c o l l e c t a n d u s a I n f o r m a t i o n I n a r e s p o n s i b l e m a n n e r . S e c u r i t y W e w i l l m a i n t a i n a p p r o p r i a t e l a c i ! I U a s a n d s y s l e m s t o p r o t e c t a g a i n s t u n a u U t o r l z e d a c c e s s t o a n d c o r r u p t i o n o l l h a d a t a w e m a i n t a i n . F o r m s 5 0 1 1 6 1 2 - A , P a g e 9 o f 9 A L T A C o m m i t m e n t ( 6 - 1 7 - 0 6 ) ( w i t h F l o r i d a m o d i f i c a t i o n s ) 5 0 1 1 6 1 2 - B I - S T D , 5 0 1 1 6 1 2 · B ! I - S T D ( 3 - 1 - 1 1 ) A g e n d a I t e m 3 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 O u r c l i e n t d e s i r e s t o r e - p l a t t h e i r p r o p e 1 t y a t 1 2 5 1 S e l v a M a r i n a C i r c l e i n t o t w o l a r g e s i n g l e f a m i l y l o t s . T h e p r o p e 1 i y c m T e n t l y h a s a s i n g l e f a m i l y h o m e o n i t a n d i s l o c a t e d i n t h e R e s i d e n t i a l L a r g e L o t ( R S ­ L ) z o n i n g d i s t r i c t . T h e p r o p e 1 i y i s 3 7 , 1 5 9 s q u a r e f e e t o r . 8 5 a c r e s , m a k i n g i t o n e o f ( i f n o t ) t h e l a r g e s t s i n g l e f a m i l y l o t s i n A t l a n t i c B e a c h . I n D e c e m b e r 2 0 1 4 , o u r c l i e n t w a s g r a n t e d a p p r o v a l o f e s s e n t i a l l y t h e s a m e r e - p l a t a s w e a r e p r o p o s i n g . H o w e v e r , t h e a p p r o v a l h a d a c o n d i t i o n t h a t t h e e x i s t i n g h o m e b e d e m o l i s h e d w i t h i n 1 2 0 d a y s . T h a t c o n d i t i o n b e i n g p l a c e d o n t h e a p p r o v a l w a s a m i s t a k e f r o m t h e p r e v i o u s a g e n t f o r t h e o w n e r s , a s t h e r e w a s a n e x i s t i n g l e a s e o n t h e p r o p e l i y w h i c h m a d e i t i m p o s s i b l e t o d e m o l i s h t h e h o m e w i t h i n 1 2 0 d a y s . T h e p r e v i o u s a p p r o v a l i s n o w n u l l a n d v o i d d u e t o t h e c o n d i t i o n n o t b e i n g m e t i n a t i m e l y m a m 1 e r . T h e o w n e r s w o u l d l i k e t o g a i n a p p r o v a l f o r t h e s a m e c o n c e p t , w h i c h i s s u b d i v i d i n g t h e p r o p e r i y i n t o t w o l o t s . L o t o n e i s p r o p o s e d t o b e 2 0 , 4 5 6 s q u a r e f e e t a n d l o t t w o i s p r o p o s e d t o b e 1 6 , 7 0 4 s q u a r e f e e t . B o t h o f t h e s e l o t s a r e w e l l a b o v e t h e m i n i m u m l o t s i z e o f 1 0 , 0 0 0 s q u a r e f e e t i n t h e R S - L z o n i n g d i s t r i c t . O t h e r s i n g l e f a m i l y z o n i n g d i s t r i c t s i n t h e C i t y h a v e m i n i m u m l o t s i z e s o f 7 , 5 0 0 s q u a r e f e e t . B o t h o f t h e s e l o t s w i l l b e m o r e t h a n d o u b l e t h e s i z e o f s t a n d a r d l o t s i n t h e C i t y , a n d l o t o n e w i l l b e a l m o s t t h r e e t i m e s t h e s i z e . T h e r e a r e s e v e n o t h e r l o t s w h i c h f r o n t S e l v a M a r i n a C i r c l e , w i t h t h e a v e r a g e s i z e o f t h e s e l o t s b e i n g . 3 8 a c r e s . A s p r o p o s e d , l o t 1 w i l l b e . 4 7 a c r e s a n d l o t 2 w i l l b e . 3 8 a c r e s , m a k i n g b o t h l o t s c o n s i s t e n t w i t h t h e s u i T o u n d i n g l o t s . S e c t i o n 2 4 - 2 5 6 ( a ) s t a t e s t h a t n o n e w l o t s c a n h a v e a w i d t h o f l e s s t h a n 7 5 f e e t a t t h e b u i l d i n g r e s t r i c t i o n l i n e ( B R L ) . T h e p r o p o s e d l o t s w i l l m e e t t h i s r e q u i r e m e n t , a s w e l l a s a l l o t h e r C i t y r e q u i r e m e n t s . T h e p r o p o s e d p l a t m a i n t a i n s a n e x i s t i n g 1 5 ' d r a i n a g e e a s e m e n t a n d 6 ' s a n i t a r y s e w e r e a s e m e n t , w h i c h a r e b o t h d e p i c t e d o n t h e p l a t . A d d i t i o n a l l y , t h e a p p l i c a n t s a r e p r o p o s i n g t o l i m i t t h e i r d r i v e w a y w i d t h s t o n o m o r e t h a n 1 2 f e e t t h r o u g h t h e r i g h t o f w a y a n d w i t h i n t h e f i r s t t w e n t y f e e t o f t h e p r o p e 1 i y . T h e r e i s a n e x i s t i n g l e a s e o n t h e p r o p e r t y , w h i c h e n d s o n J u n e 3 0 , 2 0 1 7 . W e w o u l d l i k e t o a s k t h a t t h e o w n e r s h a v e 1 8 0 d a y s f r o m J u l y 1 , 2 0 1 7 i n w h i c h t o d e m o l i s h t h e e x i s t i n g h o m e , a n d t h e n i n i t i a t e a n a p p l i c a t i o n f o r f i n a l p l a t r e c o r d i n g . _______ _ Agenda Item 3B February 27, 2017 BULJHICK PLACE A PART OF SECTION 16, TOWNSHIP 2 SOUTH, RANGE 29 EAST, CITY OF ATLANTIC BEACH, DUVAL COUNTY, FLORIDA A REPLAT OF PARTS OF LOTS 28 AND 29, BLOCK 1, SELVA MARINA UNIT 1, AS RECORDED IN PLAT BOOK 23, PAGE 4 OF THE CURRENT PUBUC RECORDS OF DUVAL COUNTY, FLORIDA. CAP110N LOTS 28 AND 29. EXCEPT THOSE PARTS OF LOTS 28 AND .29 LYING SOUTH OF A UNE 59.5 FEET NORTH OF AND PARALLa TO THE SOUTH UNE OF SAJD LOT 28, ALL IN BLOCK 1, SELVA MARINA UN!T 1, AS RECORDED IN PLAT BOOK 23, PAGE 4 OF THE CURRENT PUBUC RECORDS OF DlJVAL COUNTY, FLORIDA. ADOP110N AND DEDICA110N THIS IS TO CERTIFY THAT TODD AND CHRISTY BUDNICK ARE THE LAWFUL 01\NER OF THE LANDS DESCRIBED IN THE CAPTION HEREON KNOI\N AS BUDNICK PLACE, HAV'JNG CAUSED THE SAME TO BE SURVEYED AND SUBD!V'JDEC. THIS PLAT BEING MADE IN ACCORDANCE WtlH SAID SURVEY IS HEREBY ADOPTED AS A TRUE AND CORRECT PLAT OF THOSE LANDS. NO PART OF 1HE LANDS ARE DEDICATED TO lHE ClTY OF ATLAN11C BEACH OR THE COUNTY OF DUVAL IN 1\lTNESS THEREOF, TODD BUDNICK AND CHRISTY BUDNICK, HAVE CAUSED THESE PRESENTS TO BE SIGNED lHIS DAY OF' A.D., 2016. \'.1TNESS: -------­B~ ~T=oD~D~BU~O~N~ICK~------PRINT NAME: ________ \'.1TNESS: -------­ P~NTNAME: \'.1TNESS: -------­BY: -;;C;c;HR:;;;IS:;TY~BUc;-;Dc:;NI;;:;CK;;-----PRINT NAME: ________ \'.1TNESS: -------­ P~NT NAME: ________ STA11E OF FLORIDA, COUN1Y OF DUVAL 1HE FOREGOING INSTRUMENT WAS ACKNOVIL.EDGED BEFORE ME 1HIS "BY:;-:;TO::O::O,-,B"'u"'o"'NI"'c"'K."'IIIi=o:-I;;.S ~~S~NALLY KNOWN TO ME OR 'M-ID HAS ~~·iJu~d;· -;cAN:;-;;O:-cATH;;;-.------AS IOENTIFlCATION AND \'.1H0 010 (OlD NOr) TAKE NOTARY PUBUC. STATE OF FLORIDA AT LARGE PRINT NAME: _________ COMMIS510N NO.: -----------­ MY COMMISION E»'IRES: ---------­ STA11E OF FLORIDA, COUN1Y OF DUVAL THE FOREGOING INSTRUMENT WAS ACKNOWUEOGED BEFORE ME THIS "'BY::-;:CH:-::R:::ISTY=-;B;;-;U-;::DN"'IC"'K;-,-::WH=o ~~YP~DN.Al.L'( KNO'#N TO ME OR 'WHO H~D., 2016 ' PRODUCED AS IDEN-nFlCA-nON AND 'MiD DID (DID NOT) TAKE AN OATH. NOTARY PUBUC, STATE OF FLORIDA AT LARGE ~~~~.:..::~~:'-..~---------­ CI1Y OF ATI.J\N11C BEACH APPROVAL THIS IS TO CERTIFY THAT THIS PLAT HAS BEEN EXAMINED, ACCEPTED AND APPROVED BY THE CITY COMMISION OF ATLAN11C BEACH, Fl.ORIOA. MAYOR MITCHELL E. REEVES ClTY CLERK DONNA L BARTLE DATE -------­DATE: -----------­ APPROVED FOR THE RECORD 'THIS IS TO CERTIFY 11-lAT Ti-llS PLAT HAS BEEN EXAMINED, ACCEP1ED AND APPROVED BY 'THE CITY OF ATlANTIC BEACH, DUVAL COUNTY, FLORIDA. PURSUANT TO CHAPTER 24, ARTICLE IV, ORDINANCE CODE. DONALD D. JACOBOVITZ, P.E. DIRECTOR OF PUBUC WORKS DATE: ---------­ PLAT BOOK _PAGE_ SHEET__]_ OF ..L CLERKS CER11F1CA11E THIS IS TO CERTIFY THAT THIS PLAT HAS BEEN EXAMINED AND APPROVED, AND THAT IT COMPUES IN FORM Vr'llH lHE REQUIREMENTS OF CHAPTER 177, Fl.ORIOA, STATUTES, AND SUBMtTnED TO ME FOR RECORDING, AND IS RECORDED IN PLAT BOOK PAGES "'co"'u"'N"'TY"".-;Fl.;-,O;;;R;,;IO"'A-.__ OF 'THE CURRENT PUBLIC RECORDS OF DUVAL SlCNED lHIS DAY OF--------A.D., 2016. RONNIE FUSSELL DEPUTY CLERK ClERK OF THE CIRCUIT COURT PLAT CONFORMI1Y REVIEW THIS PLAT HAS BEEN RE\>1EWED AND FOUND IN COMPUANCE \'.1TH PART 1, CHAPTER t77, FLORIDA STAlUlES, lHJS DAY OF --------A.D., 2D16. KATHY L WADE. P.S.M. PROFESS10N.Al. SURVEYOR and MAPPER FLA. UCENSE No, LS 6164­ SURVEYORS CER11F1CA 11E THIS IS TO CER11FY THAT THE ABOVE PLAT IS A TRUE AND CORRECT REPRESENTA110N OF THE LANDS SUR~. PLATTED AND DESCRIBED IN THE CAP110N, THAT THE SURVEY WAS PREPARED UNDER MY DIREC110N AND SUPER\>1SION, AND THAT THIS PLAT COMPUES \11TH ALL OF THE SURVEY REQUIREMENTS OF CHAPTER 1n, PART I, PLATTNG; THAT THE PERMANENT REFERENCE MONUMENTS HAVE SEEN PLACED ACCORDING TO THE LAWS OF THE ~~~O~iiORIOA AND lHE CITY OFDt~~11C, BEACH, FLORIDA. SIGN~D-~~jG, DONN W. BOATWRIGHT, P.S.M PROFESSIONAL SURVEYOR and MAPPER STATE OF FlORIDA UCENSE No. LS 3295 BOA~GHT LAND SURVEYORS, INC. 1500 ROBERTS DRIVE JACKSONVILLE BEACH, FlORIDA 32250 UCENSED BUSINESS No. L83672 ---- Agenda Item 3B February 27, 2017 . I I I I I I I PLAT BOOK _ PAGE _Bli.IJNICK PLACE SHEET ...L Of' ..L EAST, CITY or .t.TI.AIITIC SEAQI, DUVAL COUNTY, Fl.OIUDA A REPlAT OF PAifTS or l.OTS 2& AND U, SLOCK 1, SO.VA 1iAR1NA UNIT 1, AS RECORO£D IN PLAT BOOK 23. PACE ( OF ll\E C\IIIIIDIT pUBIJC RECOROS OF' OUVAL COUNTY, Fl.ORIOA. A PAiff or SECllOH 16, TOWNSltlP 2 SOUTH, !WlCE 29 .. LOT 1 20.<CSG ~qyorO' ft:d LOT 2 15.704-1..:: ,J«'f ~1,§1J:, t ~"~,,..,.. •!«Jfl'lD'~, ·-------­--­ \ .,.••_~ria' \_ ,_., ----------\\ --------­. Agenda Item 4A February 27, 2017 Building Department Monthly Activity Report Permits Issued FY2016 FY2017YTO Single Family/SF Attached 112 43 Duplex 1 0 Multi Family 1 0 Residential Addition 53 14 Commercial New 7 0 Commerical Addition 1 0 Other 2556 818 TOTAL 2731 875 Permits Issued January 2017 Building No Issued Permit Fees Single Family/SF Attached 7 $9,236.07 Duplex/ Multi-Family 0 $0.00 Residential Addition 2 $609.42 Res. Alteration/ Other 18 $2,456 .90 Commercial New 0 $0.00 Commercial Addition 0 $0.00 Comm. Alteration/ Other 4 $421.75 Demolition 1 $100.00 Swimming Pool 1 $205.00 Roof 23 $3,036.71 Driveway/ ROW 5 $35.00 Fence/ Wall/ Barrier 12 $420.00 Electrical 52 $5,057.20 Mechanical 51 $5,058.60 Plumbing 39 $4,152.00 Sign 0 $0.00 Res. Accessory Structure 2 $91.04 Fire 1 $35.00 Shed 0 $0.00 Other Misc. 12 $1,051.00 TOTAL 230 $31,965.69 January 2017 Building Permit Fees FY2016 FY2017 YTO $130,109.23 $47,169.33 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $16,902.21 $2,453.68 $6,068.85 $0.00 $140.00 $0.00 $262,347.57 $84,237.59 $415,567.86 $133,860.60 Co nstruction Value $3,022,856.00 $0.00 $117,355.00 $346,566.50 $0.00 $0.00 $44,350.00 $3,500.00 $31,000.00 $447,872.40 $16,730.00 $34,949.00 $86,750.41 $227,578 .84 $41,120.00 $0.00 $8,208.00 $90,000.00 $0.00 $100,127.65 $4,618,963.80 Construction Value Inspections FY2016 FY2017 YTO $38,690,936.00 $14,801,164.00 Building $0.00 $0.00 Plumbing $0.00 $0.00 Mechanical $4,130,721.00 $366,204.00 Electrical $2,354,105.00 $0.00 Roof $18,000.00 $0.00 Other $23,765,152.52 $6,399,122.99 TOTAL $68,958,914.52 $21,566,490.99 Fees Collected January 2017 Re-lnspection Fees $495.00 State Surcharges $1,163.36 10% City Retained Surcharge Fees $116.34 Inspections January 2017 Building 274 Plumbing 86 Mechanical 83 Electrical 90 Roof 96 Other 11 TOTAL 640 Residential Projects to Note: Commercial Projects to Note: FY2016 FY2017 YTO 3328 1103 919 307 817 290 1008 322 797 318 97 30 6966 2370 Agenda Item 4A February 27, 2017 City ofAtlantic Beach Major Public Works Projects Fi scal Year 2016-2017 Status Report as of 2/8/2017 Project Name Budget Project Description Notes UtilitieS PrOjects Effluent Outfall Replacement $532,764 This is replacem e~t of the end of the beaches combined effluent pipeli ne and Bid opened on 3/2/16; low bid by J.D. Hinson Company exceeded budgeted amount. Jax Beach and Neptune Beach have Is cost shared by the 3 b each Cities . approved additional fu nding required. Once"contract documents are ret urned, a pre-constructi on meeting will be scheduled and a Notice To Proceed will be issued. Consultant obtai ning costs for new line suspended from piling versus burled. Contractor just provided signed "contract documents with bond. Pre-construction meet ing wa;held on 7/21/2016. A Notice To Proceed was issued for the proj ect to begi n on August 15t h . The contractor has or<!ered supplies and components are bei ng manufactured off-site. All materi als have arrived, and contractor began fusi ng pipe sections on-site this week (week of 11/14). Pipe sections have been fused on-site. Weights have been added to the pipe begi nning 12/12/2016. Pipe is to be placed in t h e i ntercoastal beginning 12/15/16. Subaqueous portion of pi pe is l n place, i nstalling of upland porti on in progress. The new portion of the piping is complete. Work has begun t o bury t he upland end ofthe pipe. A meeting was held on 1/18/17 with the Navy to coordinate wor~ing on thei r p roperty. The revised connection frttings arrived on 1/24/17; they will be installed on 1/25/17, and the connection will be completed. The demolition of the exi sting pipe will be performed the week of 1/ 30/17. lhe fittings were installed, but there was a problem with getting the proper shoring for the excavation hol e. Thi ~ issue should be reti fied by 2/3/17, and the connection can be completed the following week. The connectiOn is betng made on 2/7/17, and demolition of the old outfall is scheduled to begin on 2{13/17. Atlantic Blvd Waterline Upgrade Update Water System Model $100,000 $30,000 Design only. Evaluatil\g capital improvement requi rements and Impact ifWTP 4 is removed from service. Waiting on water model review. Model built and calibrated. Consultant p reparing and runni ng and eva lu ating scenarios. Draft Water Model received and under review. Meeting is bei ng scheduled with the consultant. Well l oggi ng -6 welts $130,000 This is a down hol e check of the structural integrity of our drinking water wells. DlsCU$Slng scope with different consultant to eliminate or reduce subconsultant layering. We may develop a new scope to put this out for bid. The vendor will begi n l ogging well #2R . Replace Water Main on Sem inole Rd. Atlantic Blvd. to S-Way From $700,000 Design revisions underway-part of Semi nole Road Streerscape proj ect. Finalizing design revisions with $tormwat er and streetscape components of project. Poroject plans were delivered on 12/23/2016, Replace water services on Seaspray, $175,000 Thi s project is to replace up to 56 aging water services on roads in the Specifications are being prepared for bidding. The 'Bid documents are being prepared. We anticipate advertising in early Nautical and Clippership Seaspray neighborhood. Janu ary. lhe number of water services has been reduced to 41 in an attempt to keep the proj ect withi n t b e allocated budget. The bid documents wi ll be completed by ¥27/17. tt has beeo decided to adjust the changeouts to the followingstrens VJklngs lane, Cruiser lane, and Belvidere street. The project is currently being advertised with a bid opening scheduled for 3/15/17. Phosphorus Treatment Improvements $225,000 This project is to construct a Phosphorus inj ection int o our treated Preliminary engineering Report completed. 60% engineering design completed. Permitti ng through FDEP and setting up WWTP wastewater effluent. temporary feed system. Project is outfor bi ds. Bids Will be opened on August 31st. Only one bi d was received Which was al most twice the budget for this project. We will negotiate with the single bi dder to accomplish a modified project scope. Funding may have to come frorn other projects for the project cost whi ch may be $350,000. We were able to reduce the cost down to $358,000, and the additional funding will come from the $275,000 allocated for the Centrifuge Project. A staff report was approved at th e Nov 28 Commission meeting to hire the sole bidder. A Pre-Con meeting wa.s held on 12/7/16 and a NTP date of 1/16/17 was issued. A purchase order has been issued to the contractor to perform the work, The building is bei ng fabricated offsite. The engineering submittal review has been completed, and the slab will be poured the week of 2/13/17. Repa ir Gravity Outfall to ICW $30,000 Consultant prepari ng TV rnspect ion review to prepare an ~ssessment and We are expecting a revi ew of the outfall from our consultant. mai nt enance plan. Sewer Une rehab for Sea Oats Subd ivl.sion $207,000 Involves lining approximately 6,000 If of aging sewer infrastructure t o reduce Received scope for pipe lining; coordinati ng manhole lining scope/costSpectraSI)ield. Contractor scheduled to clean S. TV line water inflow & Infiltrati on (18.1). after Thanksgiving and perfom CIPP lini ng in mi d-December. Work is underway. The lV'i ng of the line was completed. Uni ngin progress, will be completed by 1/13/17. The j ob ls complete, and we are processing the final invoice. Combi ned plant Replacements $157,000 Control Bubbler System wrP2 $l5,000 T/1 /s /los: been completed. New InfluentScreens $20,000 Screens were damaged WII Tti ng to be ins tolled. Rep/ace EftPump /12 $50,000 Pump has been delivered Ci ty o f At lantic Beach Major Public Works Projects Fiscal Year 2016-2017 Status Report as o f 2/8/2017 Project Name Budget Project Description Notes Replace RAS Pump $50.000 One pump hos been Installed Rep~celnfluentPumo szz.ooo Pumpte_quirements/specs may be updated. Coordinating with vendor to begin the worl<. Install automated Control Valve at WTP 3 $10,000 This Is for the dispensing of Chlorine Working with vendor to begin the installation. Meter Project $160,000 This project is to install650 radio read meters along the commercial cooridor. This is being coordinated with the meter vendor. SJRWMD Grant contract requires CM signature. The project was approved on It is partly funded by a FDEP grant. the December Uth agenda. A meeting was held with the meter dealer on U/22/16 to sign the grant contract. Kayle is working with the Sensus rep on the project details. Replace control panel at Oceanwalk lift $20,000 This project is to replace an aging control panel Obtaining quotes from vendors/contractors. station Werwell Top Replacement $24 000 This proJect Is to replace four werwell tops with open hatches. ReQ 1198379 in for two to be replaced Uft Station Suction lines $20000 This is to replace suction lines at Camelia and Selva Marina Uft Stations. came11a has a PO waitlng on contractors to install them Control Components Upgrade $100,000 This project is to replace the control components for four master lift stations Obtaining quotes from vendors/contractors. Clarifier Drive Replacements $225,000 This project Is to replace two clarifier drives A scope Is being prepared to put this proJect out to bid. Centrifuge $275,000 This is to upgrade the 2nd centrifuge Funds for this proJect will be reallocated to t h e phosphorus proJect. Water Meter Rep lacements $25,000 This is to replace a backlog of 300 to 500 aging or malfunctioning water Staff will Be go~ng out for bids to replace these meters. m eters . Agenda Item 4A February 27, 2017 Agenda Item 4A February 27, 2017 City of Atlantic Beach Major Pub lic Works Projects Fisca l Year 2016-2017 Status Report as of 2/8/2017 Project Name Budget Project Description Notes Parks Projects RU$Sell Park Renovation ~ This project is to proVide improvements to Russell Park tndudiogsoddiog. Otller improvements being planned. SSOK grant to supplement funding was defivered by Michelle Waterman of Talbot Island irrigation, lighting. and court repairs. Park on August 22nd. Tennis Coutts and Racquetball Courts remain to be Improved NewBU'dset: S12S,OOO Tideviews Park Shade Structure This project is to provide a shade structure over a portion of the viewing area This project is scheduled to be completed in the second quarter of FY 16-17. Public Works will be installing the poles to support of the Tideviews Park boardwalk. the screening by the end of the first week in February. After that, the contractor providing the screening for the Vet Park Shade structure Will Install the shade scren here. The poles to support the shade scr een are liegm1ng to be installed the week of 1/30/17. Twin Lake ParkS Design $2S,OOO Re-evaluating task based on Commission direction and public Input from Project revised; awaiting· proposal for pond bank restoration. Application for FINO grant fUnding not submitted this year. community meeting. Consultant work proposal has been reviewed and a Task Order has been Issued to the consultant to develop plans. Vet Pa rk Playset .Replacement $40,000 Working with Vendors to select playground set. Using COJ fundlng secured by Councilman Gulliford to supplement original budget for amphit heater screen coveri ng. Final plans are to be submitted by July 8th. Quotes are being received for the covering for the stage In the park. One more quote is pending. Playground sets are more than our budget. The install ation of this equipment will be postponed to the next fiscal year. Vet Park Stage Sun Screen $25,000 This project will provide a sun screen for the raised stage platform by the Tile City ofJacksonvi lle's Parks & Recrea tion Department will provide all services (Including funding) to have this project American flag. completed. ltls expected to be Installed in January 2017. The contractor has submitted a permit to install the screen. The Insta llation expected to be pertorrned by tile end of Ja~tuary. Footers are to be Installed once plans are approved -expected time is by 1/20/17. The poles have been set on 2/3/17. The screen wnl be placed approXImately two weekS later. Vet Park Fence Screening so This projectis to provide fence sceenlng along the Atlantic Slltd Si de of the The project is approx imately 95% complete. Additional screening Is to be placed in two areas of the fence where there is a gap. park. This should be complete Within the next two weeks. This project was completed 12/9/2016. Jordan Park Bathroom Upsrade $10,000 This project is to repair damages to this batl\room ancf to upgrade lt. The project scope is being developed to go out for bids . Jordan and Donner Par~ Playground $82,000 Funded by a CDBG, this project ts to provide ADA compatible playground The project scope is being developed to go out for b•ds. Improvements equipment. Ufeguard Statloo lmprovernentl $90,000 This project is to make safety and restoration improvements to the Uteguard A Scope of Services is being deveJopecL A contractor is developl!lg a proposal for the construction. StatiO!\ at the end of Atlantic Blvd. Public Works Projects !Seminole Road Improvements $250,000 Consultant revising design to redirect storrnwater from Salt air area and Delivery of fina l Plans and Bid Docs -12/23/16 Howell Park. Permitting complete -1/6/17 Begin construction-2/27/17 Construction complete-7/28/17 PW Staff is currently reviewing the final plans. Seminole Road Dralnase Improvements $6SO,OOO Tnis project is to install the drainage component ofthe Seminole Road See Above. Project. Francis Avenue Drainage Improvements $650,000 100% CDSG fu nding. This project is to improve water and stormwater along Shop drawings reviewed and a pprove ct. Construction Is 1!1 progress. The waterline is almost complete. Drainage improvements Francis Avenue , Th e road wlll also be paved as part of the project. are being installed. A conflict box was installed the week of July 25th for water and sewer, Work Is progressing slowl y on the Construction in progress -waterline ap proximately 90% comp lete. rest of the project. The water main installation Is co mpl ete. The storm drains are co mplete, and the project is approJ<lmateiy 60% co mplete. Tile old wa ter line has been removed. Curbl~tg besan the week of September l!lth. Curbing is continuing the week of Se ptember 26th and lime rock is being place d In the areas where the curbs have been installed. The road was paved the week ofOctober 17th. Driveways and sidewalks are being Insta ll ed . Fina l sidewalk instllatlons are waiting for PW to remove some trees and for a few utility pedesatls to be moved. If th ese can't be moved in the next two weeks, we'll ask the contractor to close out the project Without completing those outstanding sidewalk gaps . All utilities have been moved; conctete shou ld be complete by 12/16/16. Final asph alt work was comp leted 12/13/16. The pro ject was substantially complete on 12/22/2016, and a Punch Ust was prepaned for fin al repa1rs. Final repalrs were completed by 1/13/17. Agenda Item 4A February 27, 2017 City of Atlantic Beach Major Public Works Projects Fiscal Year 2016 • 201.7 Status Report as of 2/8/2017 Project Name Budget Project Oe.scription Notes Beach Re nourishment $0 Beach renou rjshme nt 100% paid with Federa l and County funds. Scheduled for summer of 2016 . Awaiting start up by COJ. The project is scheduled to begin Septemb er 6th at the southern end of the project area, Jacksonville Beach. The project has begun and is progressing In J;~x Beach. Th e project is being re-evaluated to determ ine whether dune restoration from Hurricane Matthew can also be added. Contractor will get to 2nd Street before leaving. and then they will return in April/May to complete the beach reno urishment and dune restoration. Atlai'Jtic Blvd Bike Plaza $40,000 This is to create a park type plata over the retention area for the shopping plaza at 3rd Street and Atlantic Blvd. (adjacent to Poe's restaurant) Design not started. Negotiati ons have begun with the plaza owner. He has been given a proposed lease agreement to review concerning thee use a.nd maintenance of the retentloo area. We ace waiti ng for his response. He has asked us to design the improvement for their review and approval . Hanson Engineenng is preparing a proposal for the proJect. Stormwater Master Plan f\eview and Update Aquatic Gardens Project $250,000 $250,000 This project is to revie w the City's Stormwater Master Plan and to update the drai nage basin information and to propose projects wit h estimated costs to complete them. Project is to review the City's Stormwater Master Pl an as it pertains to this neighborhood and to design and construct Improvements for more ca pacity and stormwater throughput from this area. This project has been advertised as an RFP. Proposals are due into Public Works on December 9, 2016 . An ammendment to delay bid opening has been issued, and a second amendment to adjust the project scope will be issued by the end ofthis week. Proposals are due December 23rd . Four consu ltants submitted proposals which are und er review by PW staff. A selected firm is being proposed fo r City Commission approval at the 1/23/17 meeti ng. Publ ic Works met with the consultant on 2/2/17 to l2ive them instruttlons-to prepare their proposed expenses forthis project. PW is having crews clean the conveyance systems in this area, and fu nds are being requested in the next flscal year budget for the stormwater review and project design. If possible, co nstruction will also be scheduled depending on timing and funds availabi li ty. A design scope has been provided to the City. PW 1s determin ing how to proceed with construction. Gruhn & May will be ins1alllng a box around the current pond outfall to the creek so a control gate can be installed. PW staff have submitted requisitions to purchase materials to proceed with the installation of bulkheads to facil itate this project work. The outfall structure should be installed by 2/,3/17 and materials are arriving for the bl(llshead installations. Saltair Project $250,000 Projectis to modify existin g construction on Magnolia and Poinsettia and tQ construct Improvements on Sylvan and Pine Streets Consvltont is preparing proppsal and cost estimate for construction. !llelghborhood meeting is scheduled for August J.2tt>. The neighbo rhood meeting was he ld and the consensus ofthe participants (residents and City Officials as well) was to proceed with the design of a less obtrusive drainage system In the next fiscal year. Once the design Is complete, the project should go out for bids for construction ASAP, PW is asking for funds for construction in this coming fiscal year. Constructi on may be able to begin as early as Spring of2017. Ayers Engineering. Inc. submittted a Scope of services and a Fee proposal to develop new construction plans on 12/7/16. A meeting rs schedl ued on 1/6/17 to discusss the plans with the consultant, The consultant's scope ofwork and fee were presented and approved. Safe Routes to School Sidewalk $0 This project is to provide an 8' wide sidewalk along Sherry & Seminole from Design & survey underway , To w!l Hal! meeting held Moy 7th. Worksll op he ld Ju ne 27th , Bid documents being pre pa red . Ahem to 17th. This project is funded by FOOT. Construction scheduled for second half of.2017. PW Dir to present additional info to Commission on July 11th and Town Hall Meeting on July 16th. Striping of the proposed path ofthe SRTS will be comp leted the week of July 25th. Additional Town Hall Meeting sched uled for August 27th. The route of tl)e proposed path was painted the week of July 25th, A consensus ofthe City Commission was reached at the Town Hall Meeting of August 27th to move forward with the project along t he east side of Seminole Road and Sherry Drive a nd to have the MOU signed with the JTA to commit to this project. The project was approved to move forward with the 30% plans cornpietlon. Element Engineering Inc. will be meeting with Public Works to deve lop a plan of action to continue to that po int. We have received comments from two residents about possible changes to the path. These have been sent to Elemen t for review and consideration. 30% plans were submitted to the city (or review on 12/12/2016. PW Staff has revjewed the plans. and will be discussing our comments with them the week of 2/6/17 Si dewal~Projects $100,000 This project is to provide or improve sidewalks. Areas are being considered for sidewalk installatio ns or improveme nts. Emphasis is being placed on east-west connectivity. The selected streets are Cavalla 1\oad, Triton Road and Sabato Drive . Cutlass Drive Is also being considered . A survey is being ordered for these roa ds . PW staff is meeting With a resident of Royal Palms, Commissioners, and interested members of the public on 2/9/17 to discuss the final selection of the streets to install sidewalks this yea r. Paving Projects $400,000 This is the annua l Road Res1,1rfacing Program and spec.ific areas of spot A preliminary list of roads to be resufaced or repaTred has been a:eveloped , A consultant Will evaluate this list and provide a repairs. recommended a course of action for each road. This is expected to be ~ompleted by the end of December, and t he pavi ng can be completed in early 2017 . A review was completed and a proposal wa.s submitted by a consultant on 12/26/16, and PW staff Is reviewing this. Contract specifications are being develope9. Equipment Garage $7S,OOO This project is to install a partially enclosed storage facility for Public Works This project sco pe is being developed. equipment. City of Atlantic Beach Major Public Works Projects Fiscal Year 2016-2017 Status Report as of 2/8/2017 Project Name Budget Project Description Notes Jasmine Pond $100,000 This project is restore the bank ofJasmine Pond This project will be designed by a consultant The city has received a proposal for this project from its consultant. It has been reviewed and a meeting is set for 1/6/17 to discuss it with the consu ltant. The consultant's scope of work and fee were presented and approved. West Plaza and Carnation Drainage Project $135,000 This project is to provide s drainage improvement as specified in the A consultant (Edwards Engineering) Is preparing a proposal for this project. Stormwater M aster Plan Police Bu ilding $2,892,700 PO buildi ng upgrades and improvements. Police Department moved to Uti lities building at 902 Assisi. Wall demolition and new slab construction underway. Retaining wallis complete. The sl ab will be poured and wall construction will begin within the next two weeks. 9/21/16: The slab is complete and exterior walls are almost complete . Many of the interi or owner-selected items have been selected. Fire station doors will be removed for JF RD. A fire stop beam will be redesigned and installed b etween t h e fire station and PO building. 9/28/16: Walls are almost complete. Roof installation will be completed by t he second week of November. Final selections of interior elements are being made. Door keyi ng and low voltage scope are currently bei ng addressed. Interior lowvoltage electrical work continues. The proj ect is still on t ra ck to be compl eted by mi d-April, Work is being performed O!l the shingle installation and sidewalk construction will begin the week of 2/6/17. Hurricane Matthew Projects Debris Removal Remove the hurrican e !lebr(s from thorough out t he. City. The City contracted with t hree firms to remove the debris from the City. One firm, Ceres, was under cont ract with the Oty for debris removal hauling. They hauled debris to the Temporary Debris Site (TDS). Another firm, DebrisTech, monitored the debris hauling to insure accurate records. were kept. We piggybacked a contract from the City ofJacksonville Beach for t heir services. The third firm, J.B. Coxwell, mana ged the reduction of the debris. They were under contract by t he City of Jacksonville. We piggybacked off t h eir contract for Coxwell's services. All the debris removal i ncl uding t he hauling of the reduced debris p ile from t he TDS to the final site of disposition was co mpleted by 1/13/17. We hauled more than 12,000 cubic yards of debris from t he City. Dune Crossover Repairs Repair the dune cross overs t hat were damaged. Sixteen dune crossovers have been repaired or cleared of debris and sand. They are open for beach goers to use. We have three additional crossovers t hat will be repaired by staff in conjunction w ith contractors. Two of the last three crossovers, 6th and 11th Streets, should be completed by 2/10/17, and the last crossover is being discussed with the public who hve.near it concernmg their fears thatiln el evated.structure will c.ause more dune destruction and encourage drug dealing under it. Agenda Item 4A February 27, 2017 A g e n d a I t e m 7 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S T A F F R E P O R T C i t y o f A t l a n t i c B e a c h C o m m i s s i o n M e e t i n g A G E N D A I T E M : P r o p o s e d B u d g e t M o d i f i c a t i o n O r d i n a n c e t o f u n d P u b l i c S a f e t y B u i l d i n g P r o , j e c t c h a n g e o r d e r A N O R D I N A N C E A M E N D I N G T H E O P E R A T l N G B U D G E T F O R T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A F O R F I S C A L Y E A R B E G I N N I N G O C T O B E R l , 2 0 1 6 A N D E N D I N G S E P T E M B E R 3 0 , 2 0 1 7 , A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . D A T E : J a n u a r y 2 4 . 2 0 1 7 S U B M I T T E D B Y : R u s s e l l C a f f e y , D i r e c t o r o f F i n a n c e V i c G u a l i l l o , P o l i c e C h i e f - I n t e r i m D o n J a c o b o v i t z , D i 1 · e c t o r o f P u b l i c W o r k s B A C K G R O U N D : D u r i n g H u n · i c a n e M a t t h e w . m a n y o f t h e o l d s h i n g l e s o n t h e P u b l i c S a f e t y B u i l d i n g w c r c d a m a g c d b e y o n d r e p a i r . I n a n a t t e m p t t o r e d u c e t h e o v e r a l l c o s t o f t h e P u b l i c S a f e t y B u i l d i n g P r o j e c t , t h e C i t y a n d v e n d o r c h o s e t o r e u s e t h e c e d a r s h i n g l e s f i · o m t h e o l d b u i l d i n g w h i c h w a s c o n s t r u c t e d i n l 9 8 7 . T h e p r o j e c t ' s c o n t r a c t o r A u l d & W h i t e C o n s t r u c t o r s s u b m i t t e d a c h a n g e o r d e r t h a t i n c l u d e s a l l m a t e r i a l s t o r e p l a c e t h e e x i s t i n g c e d a r s h i n g l e s w i t h l a b o r a n d d a m p p r o o f i n g t o p r e v e n t m o i s t u r e f r o m e n t e r i n g j n t o t h e i n t e r i o r . T h i s c h a n g e o r d e r t o t a l s $ 5 4 , 2 2 5 a n d w o u l d e l i m i n a t e m a j o r i t y o f t h e p r o j e c t ' s c o n t i n g e n c y f u n d . B y a p p r o v i n g t h e B u d g e t M o d j f i c a t i o n O r d i n a n c e , f u n d s w o u l d b e m o v e d f r o m t h e P o l i c e D e p a r t m e n t ' s s a l a r y b u d g e t . T h e n e t r e s u l t w i l l b e t h e p r o j e c t b u d g e t i n c r e a s i n g , b u t t h e C i t y ' s o v e r a l l b u d g e t w i l l n o t i n c r e a s e . A d d i t i o n a l l y , t h e p r o j e c t ' s c o n t i n g e n c y f u n d w o u l d b e r e s t o r e d . B U D G E T : T h i s o r d i n a n c e w i l l n o t i n c r e a s e t h e C i t y ' s n e t e x p e n s e b u d g e t . R E C O M M E N D A T J O N : A p p r o v e b u d g e t m o d 2 0 - 1 7 - 1 4 3 . A T T A C H M E N T : B u d g e t M o d i f i c a t i o n - O r d i n a n c e R E V I E W - E D . B Y C I T Y M A N A G E R : A g e n d a I t e m 7 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 O R D I N A N C E N O . 2 0 - 1 7 - 1 4 3 A N O R D I N A N C E A M E N D I N G T H E O P E R A T I N G B U D G E T F O R T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A F O R F I S C A L Y E A R B E G I N N I N G O C T O B E R 1 , 2 0 1 6 A N D E N D I N G S E P T E M B E R 3 0 , 2 0 1 7 , A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . W H E R E A S , t h e C i t y C h a r t e r o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h r e q u i r e s t h a t t h e C i t y C o m m i s s i o n a p p r o v e a l l b u d g e t a r y i n c r e a s e s a n d t r a n s f e r s a t t h e f u n d l e v e l , a n d W H E R E A S , t h e n a t u r e o f b u d g e t a r y s y s t e m s a n d t h o s e d a y - t o - d a y d e c i s i o n s a f f e c t i n g s u c h b u d g e t a r y s y s t e m s r e q u i r e a d j u s t m e n t s f r o m t i m e - t o - t i m e , a n d W H E R E A S , t h e C i t y i s a m e n d i n g t h e o p e r a t i n g b u d g e t t o a d d a t r a n s f e r o u t o f t h e G e n e r a l F u n d t o t a l i n g $ 5 4 , 2 2 5 . W H E R E A S , t h e C i t y i s a m e n d i n g t h e o p e r a t i n g b u d g e t t o a d d n e t r e v e n u e t o t a l i n g $ 5 4 , 2 2 5 a n d n e t e x p e n s e t o t a l i n g $ 5 4 , 2 2 5 t o t h e C a p i t a l I m p r o v e m e n t F u n d . N O W , T H E R E F O R E , B E I T E N A C T E D B Y T H E C I T Y C O M M I S S I O N O N B E H A L F O F T H E P E O P L E O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A , t h a t ; 1 . T h e F i s c a l Y e a r 2 0 1 6 / 2 0 1 7 B u d g e t t o b e a m e n d e d a s f o l l o w s : ~ G E N E R A L F U N D ~ E x p e n s e s : P o l i c e - P a t r o l - S a l a r y < $ 5 4 , 2 2 5 > N o n - D e p a r t m e n t a l - T r a n s f e r s O u t 5 4 , 2 2 5 T o t a l E x p e n s e s : $ 0 F u n d B a l a n c e $ 0 ~ C A P I T A L I M P R O V E M E N T F U N D ~ R e v e n u e s : T r a n s f e r f r o m G e n e r a l F u n d E x p e n s e s : P u b l i c S a f e t y I B u i l d i n g s T o t a l E x p e n s e s : $ 5 4 , 2 2 5 $ 5 4 , 2 2 5 $ 5 4 . 2 2 5 F u n d B a l a n c e : $ 0 2 . T h i s o r d i n a n c e s h a l l t a k e e f f e c t i m m e d i a t e l y u p o n i t s a d o p t i o n . P a s s e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n o n f i r s t r e a d i n g t h i s d a y o f 2 0 1 7 . P a s s e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n o n s e c o n d a n d f i n a l r e a d i n g t h i s _ _ d a y o f 2 0 1 7 . M i t c h e l l R e e v e s M a y o r I P r e s i d i n g O f f i c e r A p p r o v e d a s t o f o r m a n d c o r r e c t n e s s : A T T E S T : B r e n n a M . D u r d e n D O N N A L . B A R T L E , C M C C i t y A t t o r n e y C i t y C l e r k A g e n d a I t e m 7 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C J T Y C O M M r S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M : 1 7 - U B T I X - 3 3 3 R e q u e s t f e r a u s e - b y - e x c e p t i o n a s p e r m i t t e d b y S e c t i o n 2 4 - 6 3 , t o a l l o w a l i m i t e d w h o l e s a l e o p e r a t i o n , n o t i n v o l v i n g i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r p r o c e s s e s o r t h e m a n u f a c t u r i n g o f p r o d u c t s o f M . Y k i n d a s l i s t e d i n S e c t i o n 2 4 ­ J l l ( c ) ( S ) i n t h e C o m m e r c i a l G e n e r a l z o n i n g d i s t r i c t a t L 4 7 5 M a i n S t r e e t . S U B M I T T E D B Y : D e r e k W . R e e v e s , P l a n n e r _ / , ; t : - - _ D A T E : F e b r u a r y 1 0 , 2 0 1 7 S T R A T ~ G I C P L A N L I N K : N o n e B A C K G R O U N D : T h e a p p l i c a n t i s T e d J a c k r e l , t h e o w n e r o f 1 4 7 5 M a i n S t r e e t , w h o i s r e q u e s t i n g t o o p e r a t e a w h o l e s a l e b u s i n e s s f o r t h e b u l k s h i p m e n t o f e l e c t r i c v e h i c l e s a t 1 4 7 5 M a i n S t r e e t i n t h e C o m m e r c i a l G e n e r a l ( C G ) z o n i n g d i s t r i c t . 1 \ u s e - b y - e x c e p t i o n i s r e q u i r e d b y S e c t i o n 2 4 - 1 1 1 ( c ) ( S ) t o a l l o w a l i m i t e d w h o l e s a l e o p e r a t i o n , n o t i n v o l v i n g i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r p r o c e s s e s o r t h e m a n u f a c t u r i n g o f p r o d u c t s o f a J t y k i n d . I f a p p r o v e d , a n e w a p p r o x i m a t e l y 1 2 , 0 0 0 s q u a r e f o o t b u i l d i n g w i l l b e b u i l t . T h e p r o p e r t Y i s s u r r o u n d e d o n t h r e e s i d e s b y p u b l i c s t r e e t s ( L e v y R o a d , M a i . n S t r e e t a n d S t o c k s S t r e e t ) . 1 1 1 e f o u r t h s i d e i s p r i v a t e p r o p e r t y o w n e d b y t h e a p p l i c a n t a n d i s a . l s o z o n e d C G . T o t h e e a s t i s a n a u t o m o t i v e r e p a i r f a c i l i t y i n C G . T o t h e w e s t i s a c h u r c h i n C O . T o t h e n o r t h a r e s o m e r e s i d e n t i a l a n d l i g h t i n d u s t r i a l u s e s w i t h i n t h e L i g h t I n d u s t r i a l a n d W a r e h o u s i n g z o n i n g d i s t r i c t . T h e r e i s a l a r g e r e s i d e n t i a l n e i g h b o r h o o d a b o u t 1 7 0 f e e t t o t h e s o u t h . T h i s p r o p e r t y , w i t h t h e o n e s t o t h e e a s t a n d w e s t , a c t a s a b u f f e r b e t w e e n t h e r e s i d e n t i a l n e i g h b o r h o o d t o t h e s o u t h a n d t h e i n d u s t r i a l a r e a l o t h e s o u t h . U s e s i n t h i s a r e a s h o u l d b e a s m i n i m a l l y i r n p a c t f u l a s p o s s i b l e t o t h e r c s i d e n 6 a l n e i g h b o r h o o d i n t e r m s o f l i . g h t , n o i s e A n d o d o r . P o l i c y A . l . I 1 . 1 o f t h e C i t y ' s C o m p r e h e n s i v e P l a n s t a t e s t h e f o l l o w i n g f o r d e v e l o p m e n t i n t h e C G z o n i n g d i s t r i c t ; " 7 1 t e s e a r e a s s h a l l i n c l u d e t h o s e b u s i n e s s e s t h a i p r o v i d e r e t a i l g o o d s a n d s e r v i c e s , · w h i c h s e r v e t h e r o u t i n e a n d d a i l y n e e d s o f r e s i d e n t s , i n c l u d i n g b a n k s a n d p l ' o j e s s i o n a l s e r v i c e s , g m c e r y a n d c o n v e n i e n c e s t o r e s , J ' e s t a u r a n t s , a n d c h i l d c a r e , b v l n o r i n c l u d i n g m a m i f a c l u r i n g , w a r e h o u s i n g , M o r a g e o r h i g h i n t e n s i t y c o m m e r c i a l c t c t i v a r e s Q [ C I r e g i o n a l n a t u r e , o 1 · u s e s t h a t h a v e t h e p o l e n l i a l j o r n e g a t i v e i m p a c t t o s w · r m m d i n g p r o p e r t i e s d u e t o e x c e s s i 1 1 e n o i s e , l i g h t n r e x t r e m e l y f a t e h o u r s o f o p e r a t i o n . " T h e l a c k o f c u s t o m e r i n t e r a c t i o n w i t h t h e p r o p o s e d u s c i s q u e s t i o n a b l e f o r i t s a b i l i t y t o s e r v e t h e r e s i d e n t s a n d t h e w a r e h o u s i n g o f p r o d u c t s t o b e d i s t r i b u t e d r e g i o n a l l y a n d b e y o n d s J 1 o u J d a l s o b e a c o n c e r n . T h i s i t e m i s s c h e d u l e d t o b e h o a r d b y t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d o n F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 7 . R e s u l t s m a y b e a v a i l a b l e w i t h i n a n a m e n d e d a g e n d a o r a t t h e C o m m i s s i o n m e e t i n g 0 1 1 F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 . U U D G E T : N o n e . R E C O M M ~ N D A T I O N : T o g e t C o m m i s s i o n c o n s e n s u s t o m o v e i t e m 1 7 - U B B X - 3 3 3 f o r w a r d t o a P u b l i c l l e a r i n g o n M a r c h 1 3 , 2 0 1 7 . A T ' f A C H M E N T S : C O B s t a f f r e p m t , 1 7 - U B E X - 3 3 3 a p p l i c a t i o n . . . . . . " - " . . . . . . . R E V T E W E D B Y C I T Y 1 \ i l A N A G E R : ~ l ( Q t c 4 ' - - " - - " ~ - - - - - - A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C O M M U N I T Y D E V E L O P M E N T B O A R D S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M 4 . C C A S E N O 1 7 - U B E X - 3 3 3 R e q u e s t f o r a u s e - b y - e x c e p t i o n a s p e r m i t t e d b y S e c t i o n 2 4 - 6 3 , t o a / J o w a l i m i t e d w h o l e s a l e o p e r a t i o n , n o t i n v o l v i n g i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r p r o c e s s e s o r t h e m a n u f a c t u r i n g o f p r o d u c t s o f a n y k i n d a s l i s t e d i n S e c t i o n 2 4 - 1 1 1 ( c ) ( 5 } i n t h e C o m m e r c i a l G e n e r a l z o n i n g d i s t r i c t a t 1 4 7 5 M a i n S t r e e t . L O C A T I O N 1 4 7 5 M A I N S T R E E T A P P L I C A N T T E D ) A C K R E L D A T E F E B R U A R Y 1 0 , 2 0 1 7 S T A F F D E R E K W . R E E V E S , P L A N N E R S T A F F C O M M E N T S T h e a p p l i c a n t i s T e d J a c k r e l , t h e o w n e r o f 1 4 · 7 5 M a i n S t r e e t , w h o i s r e q u e s t i n g t o o p e r a t e a w h o l e s a l e b u s i n e s s f o r t h e b u l k s h i p m e n t o f e l e c t r i c v e h i c l e s a t 1 4 7 5 M a i n S t r e e t i n t h e C o m m e r c i a l G e n e r a l ( C G ) z o n i n g d i s t r i c t . T h e e l e c t r i c v e h i c l e s s o l d r a n g e f r o m g o l f c a r t s t o u t i l i t y a n d t r a n s p o r t v e h i c l e s . A u s e - b y - e x c e p t i o n i s r e q u i r e d b y S e c t i o n 2 4 - l l l ( c ) ( S ) t o a l l o w a l i m i t e d w h o l e s a l e o p e r a t i o n , n o t i n v o l v i n g i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r p r o c e s s e s o r t h e m a n u f a c t u r i n g o f p r o d u c t s o f a n y l < i n d . A n e w b l l i l d i n g , a p p r o x i m a t e l y 1 2 , 0 0 0 s q u a r e f e e t i n s i z e , w o u l d b e c o n s t r u c t e d o n t h e s i t e w h e r e t h e v e h i . c l e s w o u l d b e p r e p p e d a n d s t o r e d u n t i l t h e y c a n b e s h i p p e d o u t . T h i s w o u l d b e p a r t o f t h e o w n e r ' s l a r g e r b u s i n e s s , M o t o E l e c t t · i c V e h i c l e s t h a t a l r e a d y o p e r a t e s a t 4 o t h e r p r o p e r t i e s i n t h e C i t y , i n c l u d i n g t h e a d j o i n i n g p r o p e r t y . T h e a d j o i n i n g p r o p e r t y i s u s e d t o p r e p t h e e l e c t r i c v e h i c l e s f o r s a l e a t t h e s h o w r o o m a t M a y p o r t R o a d a n d W e s t 9 t h S t r e e t , w h i c h h a s a u s e - b y - e x c e p t i o n f o r s a l e s a l o n g w i t h a n a d j o i n i n g p r o p e r t y o n l Q t h S t r e e t . T h e l a s t p r o p e r t y i s l o c a t e d o n 9 l l • S t r e e t a c r o s s F r o m t h e s h o w r o o m b u i l d i n g a n d i s u s e d f o r o f f i c e s . W h i l e t h e o t h e r p r o p e r t i e s f o c u s o n t h e s a l e o f e l e c t r i c v e h i c l e s t o i n d i v i d u a l c u s t o m e r s l o c a l l y , t h i s p r o p e r t y w o u l d b e u s e d f o r t h e s a l e o f m u l t i p l e v e h i c l e s t o a s i n g l e c u s t o m e r s u c h a s c o r p o r a t e c a m p u s e s a n d m i l i t a 1 · y b a s e s . T h e p r o p e r t y h a s a n e x i s t i n g n o n c o n f o r m i n g ( d u e t o s e t b a c k s ) m e t a l g a r a g e l e f t f r o m t h e p r e v i o u s o w n e r , b u t i s o t h e r w i s e a v a c a n t d i r t l o t w i t h a 6 f o o t w o o d f e n c e a r o u n d i t . T h e r e i s a n e x i s t i n g d r i v e w a y a t t h e s o u t h w e s t c o r n e r o f t h e p r o p e r t y . T h e p r o p e r t y i s s u r r o u n d e d o n t h r e e s i d e s b y p u b l i c s t r e e t s ( L e v y R o a d , M a i n S t r e e t a n d S t o c k s S b · e e t ) . T h e f o u r t h s i d e i s p r i v a t e p r o p e r t y o w n e d b y t h e a p p l i c a n t a n d i s a l s o z o n e d C G . A c r o s s t h e s t r e e t t o t h e e a s t i s a n a u t o m o t i v e r e p a i r f a c i l i t y i n C G . A c r o s s t h e s t r e e t t o t h e w e s t i s a c h u r c h i n C G . A c r o s s t h e s t r e e t t o t h e n o r t h a r e s o m e r e s i d e n t i a l a n d l i g h t i n d u s t r i a l u s e s w i t h i n t h e L i g h t I n d u s t r i a l a n d W a r e h o u s i n g z o n i n g d i s t r i c t A l s o n e a r b y i s a c e m e t e t ' y a n d a b o u t 1 7 0 f e e t t o t h e s o u t h i s a l a r g e r e s i d e n t i a l n e i g h b o r h o o d . T h i s p r o p e r t y w i t h t h e o n e s t o t h e e a s t a n d w e s t a c t a s a b u f f e r b e t w e e n t h e r e s i d e n t i a l n e i g h b o r h o o d t o t h . e s o u t h a n d t h e i n d u s t r i a l a r e a t o t h e s o u t h . U s e s i n t h i s a r e a s h o u l d b e a s m i n i m a l l y i m p a c t f u l a s p o s s i b l e t o t h e r e s i d e n t i a l n e i g h b o r h o o d i n t e r m s o F l i g h t , n o i s e a n d o d o c P o l i c y A 1 . 1 1 . 1 o f t h e C i t y ' s C o m p r e h e n s i v e P i a n s t a t e s t h e f o l l o w i n g f o r d e v e l o p m e n t i n t h e C G z o n i n g d i s t r i c t ; A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 " T h e s e a r e a s s h a l l i n c l u d e t h o s e b u s i n e s s e s t h a t p r o v i d e r e t a i l g o o d s a n d s e r v i c e s , w h i c h s e r v e t h e r o u t i n e a n d d a i l y n e e d s o f r e s i d e n t s , i n c l u d i n g b a n k s a n d p r o f e s s i o n a l s e r v i c e s , g r o c e r y a n d c o n v e n i e n c e s t o r e s , r e s t a u r a n t s , a c c r e d i t e d p u b l i c a n d p r i v a t e s c h o o l s a n d c h i l d c a r e , b u t n o t i n c l u d i n g m a n u f a c t u r i n g , w a r e h o u s i n g , s t o r a g e o r h i g h i n t e n s i t y c o m m e r c i a l a c t i v a t e s o f a r e g i o n a l n a t u r e , o r u s e s t h a t h a v e t h e p o t e n t i a l f o r n e g a t i v e i m p a c t t o s u r r o u n d i n g p r o p e r t i e s d u e t o e x c e s s i v e n o i s e , l i g h t o r e x t r e m e l y l a t e h o u r s o f o p e r a t i o n . " T h e l a c k o f c u s t o m e r i n t e r a c t i o n w i t h t h e p r o p o s e d u s e i s q u e s t i o n a b l e f o r i t s a b i l i t y t o s e r v e t h e r e s i d e n t s a n d t h e w a r e h o u s i n g o f p r o d u c t s t o b e d i s t r i b u t e d r e g i o n a l l y a n d b e y o n d s h o u l d a l s o b e a c o n c e r n . P a g e 2 o f 3 A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 S U G G E S T E D A C T I O N T O R E C O M M E N D A P P R O V A L T h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a t · d m a y c o n s i d e r a m o t i o n t o r e c o m m e n d a p p r o v a l t o t h e C i t y C o m m i s s i o n o f a r e q u e s t e d U s e - b y - E x c e p t i o n ( F i l e N o . 1 7 - U B E X - 3 3 3 ) t o a l l o w a l i m i t e d w h o l e s a l e o p e r a t i o n , n o t i n v o l v i n g i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r p r o c e s s e s o r t h e m a n u f a c t u r i n g o f p r o d u c t s o f a n y J d n d a s l i s t e d i n S e c t i o n 2 4 - 1 1 1 ( c ) ( S ) w i t h i n t b e C o m m e r c i a l G e n e r a l ( C G ) Z o n i n g D i s t r i c t a n d l o c a t e d a t 1 4 7 5 M a i n S t r e e t p r o v i d e d : 1 . A p p r o v a l o f t h i s U s e - b y - E x c e p t i o n i s c o n s i s t e n t w i t h t h e i n t e n t o f t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n . 2 . A p p r o v a l o f t h i s U s e - b y - E x c e p t i o n i s i n c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 2 4 - 6 3 , Z o n i n g , S u b d i v i s i o n a n d L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . 3 . T h e r e q u e s t e d u s e i s c o n s i s t e n t w i t h S e c t i o n 2 4 - l l l ( c ) i n t h a t t h e p r o p o s e d u s e i s f o u n d t o b e c o n s i s t e n t w i t h t h e u s e s p e r m i t t e d i n t h e C G z o n i n g d i s t r i c t w i t h r e s p e c t t o i n t e n s i t y o f u s e , t r a f f i c i m p a c t s a n d c o m p a t i b i l ' i t y w i t h e x i s t i n g i n d u s t r i a l u s e s , c o m m e r c i a l u s e s a n d a n y n e a r b y r e s i d e n t i a l u s e s . S U G G E S T E D A C T I O N T O R E C O M M E N D D E N I A L T h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d m a y c o n s i d e r a m o t i o n t o r e c o m m e n d d e n i a l t o t h e C i t y C o m m i s s i o n o f a r e q u e s t e d U s e - b y - E x c e p t i o n ( f i l e N o . 1 7 - U B E X - 3 3 3 ) t o a l l o w a l i m i t e d w h o l e s a l e o p e r a t i o n , n o t i n v o l v i n g i n d u s t r i a l p r o d u c t s o r p r o c e s s e s o r t h e m a n u f a c t u r i n g o f p r o d u c t s o f a n y l d n d a s l i s t e d i n S e c t i o n 2 4 - 1 1 1 ( c ) ( S ) w i t h i n t h e C o m m e r c i a l G e n e r a l ( C G ) Z o n i n g D i s t r i c t a n d l o c a t e d a t 1 4 7 5 M a i n S t r e e t p r o v i d e d : 1 . A p p r o v a l o f t h i s U s e - b y - E x c e p t i o n i s n o t c o n s i s t e n t w i t h t h e i n t e n t o f t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n . 2 . A p p r o v a l o f t h i s U s e - b y - E x c e p t i o n i s n o t i n c o m p l i a n c e w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f S e c t i o n 2 4 ­ 6 3 , Z o n i n g , S u b d i v i s i o n a n d L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . 3 . T h e r e q u e s t e d u s e i s n o t c o n s i s t e n t w i t h S e c t i o n 2 4 - l l l ( c ) i n t h a t t h e p r o p o s e d u s e i s f o u n d t o b e i n c o n s i s t e n t w i t h t h e u s e s p e r m i t t e d i n t h e C G z o n i n g d i s t r i c t s w i t h r e s p e c t t o i n t e n s i t y o f u s e , t r a f f i c i m p a c t s a n d c o m p a t i b i l i t y w i t h e x i s t i n g i n d u s t r i a l u s e s , c o m m e r c i a l u s e s a n d a n y n e a r b y r e s i d e n t i a l u s e s . P a g e 3 o f 3 A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A P P L I C A T I O N F O R A U S E - B Y . . . E X C E P T I O N C i t y o f A t l a n t i c D e n e b · 8 0 0 S e m i n o l e R o a d · A t l a n t i c B e n c h , F l o r i d a 3 2 2 3 3 - 5 4 4 5 P h o n e : ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 2 6 · F A X ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 4 5 · h t t p : / / w w w . c o a b . u s D n t e - - - - - - - - - - - F i l e N o . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ R e c e i p t _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5 . C u r r e n t Z o n i n g C l a s s i f i c a t i o n 7 . R e q u e s t e d U s e - b y · E x c e p t l o u I 8 . S i z e o f P a r c e l ' 3 2 1 1 ~ ~ ~ . f " l ' . 9 . U t J l l t y P r o v i d e • · 1 0 . S t a t e m e r 1 t o f f a c t s a n d s p e c i a l r e a s o n s f o r t h e r e q u e s t e d U s e - b y - E x c e p t i o n , w h i c h d e m o n s t i ' B t e s c o m p l i a n c e w i t b S e c t i o n 2 4 - 6 3 o f t l 1 c C i t y o f A t l a n t i c B e a c h C o d e o t ' O • · d t n a n c e s , Z o n i n g a n d S u b , U v i s l o n R e g u l a t i o n s . A t t a c h a s E x h i b i t A . ( T h e n t t n c h e c l g u i d e r n n y b e u s e d I f d e s i r e d . P l e a s e a d d r e s s e a c h i t e m , a s a p p r o p r i a t e t o t b l s a · e q u e s t . ) 1 1 . P r o v i d e a l l o f t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n . ( A U I n f o r m a t i o n m u s t b e p r o v i d e d b e f o r e l l n a p p l i c a t i o n I s s c h e d u l e d f o r a n y t J u b l l c h e a r i n g . ) n . S i t e P l a n s h o w i n g t h e l o c a t i o n o f a l l s t a · u c t u r e s , t e m p o a · n a · y a n d p e r m a n e n t , I n c l u d i n g s e t b a c l t s , b u i l d i n g h e i g h t , n u m b e r o f s t o r i e s a n d s q u a r e f o o t a g e , i m p e r v i o u s s u r f a c e a r e a , a n d e x i s t i n g n n d / o a · p a · o p o s c d d r i v e w a y s . I d e n t i f y a n y e x i s t i n g s t r u c t u a · e s n n d u s e s . b . P r o o f o f o w n e r s h i p ( d e e d o a · c e a · t i f i c n t e b y l a w y e r o r a b s t r a c t c o m p a n y o r t i t l e c o m p a n y t h n t v c r l O e s r e c o r d o w n e r n s n b o v e ) . I f t h e a p p l i c a n t J s n o t t h e o w n e r , a l e t t e r o f a u t b o r i z n t l o u f r o m t h e o w n e r ( s ) f o r n p p U c a n t t o r e p r e s e n t t h e o w n c a · f o r a l l p t l l ' p o s e s r e l a t e d t o t h i s n p p l i c n t i o n m u s t b e p a · o v l d e d . c . S u r v e y a n d l e g a l d e s c r i p t i o n o f p 1 · o p e a · t y s o u g h t t o b e r e z o n e d . ( A t t a c h a s E x h i b i t B . ) d . R e q u h · e d n u m b e r o f c o p i e s . ( 1 \ v o ( 2 ) c o p i e s o f n i l d o c u m e n t s t h n t n r e n o t l a r g e r t l a n n 1 1 x 1 7 i n c h e s i n s i z e . I f p l a n s o 1 · p h o t o g r a p h s , o r c o l o r a t t a c h m e n t s n r c s u b m i t t e d , p l e a s e p r o v i d e e i g h t ( 8 ) c o p i e s o f t h e s e . ) e . A p p l l c n t i o n F e e ( $ 2 5 0 . : 0 ~ : f > · 3 s o . o r . . . ) J H E R E B Y C E R T I F Y T H A T A L L I N F O R M A T I O N P R O V I D E D W I T H T H I S A P P L I C A T I O N J S C O R R E C T : S i g n a t u r e o f o w n e r ( s ) o a · a u t h o r i z e d l > e t · s o n i f o w n e r ' s a u t h o a · l z a t l o n f o n n i s a t t a c h e d : P r i n t e d o r t y p e 9 n a m · - J 4 ! ! . - - ' D - : : J A O C I Z - ~ < ­ C ~ S i g n n t u r e ( s ) : s ; A D D R E S S A N D ~ R M A T I ~ N O F P E R S O N T O R E C E I V E A L L C O R R E S P O N D E N C E R E G A R D I N G T H I S A P P L I C A T I O N N a m e : J ~ f . . - 1 G A J . l b ! I N ~ A ¥ ? t j ( I J Z L . " l U k ~ . M a i l i n g A d d a · e s s : I t 5 l Z . A 1 ] A t . J T I C . . ' f > L . V O . , ~ V I U . . ' E . - F L ' ? Z Z 0 1 1 P h o n e : ( q o 4 ) 7 5 S - 5 5 e f f F A X : { t f o 4 ) 1 c J 4 , - 7 2 2 - 7 E - m n i l : j p . o o l l l \ 6 2 C A . I o 1 ~ - t i ~ . e r . . ; c l 1 . ~ ~ A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 E X H I B I T A T h e r e v i e w o f a n a p p l i c a t i o n f o r a U s e - b y - E x c e p t i o n s h a l l c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g l t e m s . P l e a s e a d d r e s s e a c h o f t h e f o l l o w i n g a s a p p U c a b l e t o y o u r s p e c i f i c a p p l i c a t i o n . 1 . I n g r e s s a n d e g r e s s t o p r o p e r l y a n d p r o p o s e d S t r u c t u r e s t h e r e o n w i t h p m t i c u l a r r e f e r e n c e t o v e h i c u l a r a n d p e d e s t r i a n s a f e t y a n d c o n v e n i e n c e , t r a f f i c f l o w a n d c o n t r o l a n d a c c e s s i n c a s e o f f i r e o r c a t a s t r o p h e . A l l f o u r s i d e s o f t h e p r o p e r t y a r e p u b l i c r o a d w a y s t h a t a r e e a s i l y a c c e s s e d . _ _ 2 . P a r k i n g a n d L o a d i n g S p a c e s , w h e r e r e q u i r e d , w i t h p a r t i c u l a r a t t e n t i o n t o t h e i t e m s i n ( 1 ) a b o v e . S a m e a s a b o v e . 3 . T h e p o t e n t i a l f o r a n y a d v e r s e i m p a c t s t o a d j o i n i n g p r o p e r t i e s a n d p r o p e r t i e s g e n e r a l l y i n t h e a r e a r e s u l t i n g f r o m e x c e s s i v e n o i s e , g l a r e a n d l i g h t i n g , o d o r , t r a f f i c a n d s i m i l a r c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e U s e - b y - E x c e p t i o n b e i n g r e q u e s t e d . _ T h e r e a r e n o a d i o i n i n g p r o p e r t i e s . E x i s t i n g g e n e r a l a r e a i s a m i x o f r e s i d e n t i a l , c o m m e r c i a l , a n d l i g h t i n d u s t r i a l u s e . 4 . R e f u s e , t r a s h c o l l e c t i o n a n d s e r v i c e a r e a s , w i t h p a r t i c u l a r r e f e r e n c e t o i t e m s ( 1 ) a n d ( 2 ) a b o v e ; A l l s i d e s o f t h e p r o p e r t y a r e e a s i l y a c c e s s e d . 5 . U t i l i t i e s , w i t h r e f e r e n c e t o l o c a t i o n s , a v a i l a b i l i t y a n d c o m p a t i b i l i t y ; S u f f i c i e n t u t i l i t i e s a r e a v a i l a b l e o n a l l f o u r s i d e s o f t h e p r o p e t t y a t e x i s t i n g r i g h t - o f - w a y s . 6 . I f a d j a c e n t u s e s a r e d i f f e r e n t t y p e s o f u s e s , d e s c r i b e t y p e o f s c r e e n i n g a n d b u f f e r i n g t h a t w i l l b e p r o v i d e d b e t w e e n y o u r u s e a n d t h e a d j a c e n t u s e . A d j a c e n t u s e s a r e s i m i l a r u s e s . 7 . S i g n s , i f a n y , a n d p r o p o s e d e x t e r i o r l i g h t i n g , w i t h r e f e r e n c e t o g l a r e , t r a f f i c s a f e t y , e c o n o m i c e f f e c t s a n d c o m p a t i b i l i t y a n d h a r m o n y w i t h p r o p e r t i e s i n t h e D i s t l ' i c t ; ( S e e S i g n s a n d A d v e r t i s i n g , C h a p t e r 1 7 . ) N o s i g n s w i l l b e i n s t a l l e d a n d m i n i m u m s i g h t l i g h t i n g w i l l b e u s e d t o l i g h t e n t r a n c e s t o t h e b u i l d i n g . 8 . R e q u i r e d Y a r d s a n d o t h e r O p e n S p a c e . S h o w b u i l d i n g s e t b a c l c s a n d a r e a s o f o p e n s p a c e o n s i t e p l a n . 9 . G e n e r a l c o m p a t i b i l i t y w i t h a d j a c e n t p r o p e 1 t i e s a n d o t b c r p r o p e r t y i n t h e s u r r o u n d i n g Z o n i n g D i s t r i c t a s w e l l a s c o n s i s t e n c y w i t h a p p l i c a b l e p r o v i s i o n s o f t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n . B u i l d i n g w i l l l o o k j d e n t i c a l t o a d j a c e n t e x i s t i n g b u i l d i n g s . O t h e r i n f o r m a t i o n y o u m a y w i s h t o p r o v i d e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A g e n d a I t e m 8 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 I I I I I I M A P S H O W I N G S U R V E Y O F I I I I L C l S 1 , : Z . ~ . 4 A N D S , B L O C I ( 2 + 4 A N D L O T S 1 , : Z . 3 , 4 A N D : i B L O O C I I 2 0 . S E C T 1 0 N • H " A 1 1 . . A N T 1 C B E A Q i A S R E C O R D E D I N P L A T B o a < 1 B . I I P A C E 3 4 , O F T H E c : t . I R R E N T P U B U C R E C O R D S O F D U V A L C O U H T ' t , F U J U D A . · ~ I I l l I I L E V Y R O A D l l w - . : - O O " I I I C H T I F W ~ < . ' r P A ' o f D I ' U D I J C f i C A D l l - ­ n < l t R i t < > < I I I O K D P A A I U . . . . . \ . . . _ _ _ _ _ _ _ ~ - - - - - ~ ~ - - - - - - - - - - - - - - - - - ~ - - - ~ - . - S 8 6 ' 0 S ' O O " E : m : ! . l l 2 ' 1 ' l n . c J ~ Q i , . N e i r r 1 W t t - 1 ¥ ~ 2 ~ 4 ~ 6 ~ . l £ ' : ~ . - O Y I D D > P A A . . . - 1 . 4 1 t . . . . . , _ _ . . . . . , . . . , . . . . . . . . . . . O l . . U < J . . . . . . ? . . ~ - - - - . . . . . . . . . . . _ _ . , . . . , . . . . . . . . . , . . , . , . . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . - - . . . . . T H . O D O T U . O I . . . . . _ O . . . . . . . . N D O - . . O ' I ' I N . W D < O I I ' n < l a _ . . . . . , . , . . . . . . , . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 0 1 " . . , . . , _ . . . . . . . , . . A _ _ . . _ a m U O " n O N M I D I T I N D l i t T O l t l t . . , N B I > \ . 1 . . . . . H I I D O I T O < I O . . . . . . . U C ' n O N . . , . . . . . . . . , u . N < r r o t o t A G < > N • - . . . " ' " ' _ . . _ . . . . , . . , . • . , . . . . , . . . , , . . . . . o . o . . . , . . . I ~ ~ g i N O E S E ~ ~ 6 ~ ~ E ~ F P R E I B U I L D I N G A D D I T I O N F O R I D I S P L A Y I S H O W R O O M I - - - - - - - - - - ~ - - - - - - I I I S R 6 4 % D E U V E A Y A R E A N E W C O N C R E T E D l S T 1 H G 1 S T O R ~ B L O C ! < D I S P I . . A ' T ' B U I L D I N G H U i o i B £ R 5 8 1 1 I ' N : N n n D C J t D . t V o i . T I C I I o o l l . l ' S B 9 ' 0 2 ' 0 0 " W 2 0 4 . 0 0 ' ( ! l l l l l ' l ! D ' U I " W 2 1 1 - L U ' F ' I I J . . D ) 1 4 T H S T R E E T W E S T D R I V E W A Y A P R O N I I O " F I I Q I T Q # ! ' I i A . l ' P A ' G I ' U D I . J C ! \ ( ) 1 1 ! ) O F 1 1 A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H B O O S E M I N O L E R O A D A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A 3 2 2 3 3 T E L E P H O N E : ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 0 F A X : ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 5 w w w . c o a b . u s F e b . 2 2 , 2 0 1 7 M E M O R A N D U M T O : T h e H o n o r a b l e M a y o r a n d M e m b e r s o f t h e C i t y C o m m i s s i o n F R O M : K e v i n H o g e n c a m p ~ I n t e r i m C i t y M a n a g e r . . . r S U B J E C T : C i t y M a n a g e r ' s R e p o r t A b o u t t h i s r e p o r t . T h i s r e p o r t c o n t a i n s a n u p d a t e o n C i t y M a n a g e r ' s O f f i c e a c t i v i t i e s . P o t e n t i a l u p c o m i n g C i t y C o m m i s s i o n a g e n d a i t e m s t y p i c a l l y a r e l i s t e d f i r s t , f o l l o w e d b y m i s c e l l a n e o u s u p d a t e s , c o m m u n i c a t i o n s a n d d e p a r t m e n t a l r e p o r t s . I h o p e t h e C i t y C o m m i s s i o n , c i t i z e n r y a n d s t a f f f i n d t h i s a v e n u e o f c o m m u n i c a t i o n t o b e v a l u a b l e . A s a l w a y s , I w e l c o m e f e e d b a c k a n d q u e s t i o n s a t 2 4 7 - 5 8 0 6 o r k h o g e n c a m p @ c o a b . u s . S t r e e t S w e e p i n g a c t i v i t i e s . P u b l i c W o r k s D i r e c t o r D o n J a c o b o v i t z h a s r e v i e w e d U S A S e r v i c e s , I n c . ' s o p e r a t i o n s i n t h e c i t y a n d h a s s u b m i t t e d t h e a t t a c h e d r e p o r t , a s r e q u e s t e d . W h i l e w e w i l l c o n t i n u e t o m o n i t o r U S A ' s p e t f o r m a n c e , D o n ' s c o n c l u s i o n i s t h a t t h e c o m p a n y i s m e e t i n g t h e c o n t r a c t u a l r e q u i r e m e n t s . T r e e I n v e n t o r y . U n d e r p r o v i s i o n s o f a F l o r i d a D e p a r t m e n t o f A g r i c u l t u r e a n d C o n s u m e r S e r v i c e s g r a n t , t h e C i t y r e c e n t l y u n d e r t o o k a s m a l l p l a n t i n g p r o g r a m a n d a n i n v e n t o r y o f t r e e s o n r i g h t s - o f - w a y a n d p a r k s w a s p e r f o r m e d . T h e t r e e i n v e n t o r y r e p o r t a n d a n e x p l a n a t i o n f r o m I n t e r i m P l a n n i n g D i r e c t o r D e r e k R e e v e s a r e a t t a c h e d . L e w i s , L o n g m a n & W a l k e r a g r e e m e n t . C i t y A t t o r n e y B r e n n a D u r d e n h a s n o t i f i e d m e t h a t L e w i s , L o n g m a n & W a l k e r w i l l n o t s e e k a c h a n g e t o t h e c o m p e n s a t i o n p r o v i s i o n a s i t s l e g a l s e r v i c e s a g r e e m e n t w i t h t h e C i t y e n t e r s i t s s e c o n d y e a r . T h e a g r e e m e n t w a s i n i t i a t e d M a r c h 1 6 , 2 0 1 6 ; t h e r e i s n o r e q u i r e m e n t t o r e n e w i t a n n u a l l y . F a c e b o o k p a g e . T h e C i t y n o w h a s a F a c e b o o k p a g e a t w w w . f a c e b o o k . c o m / c i t y o f a t l a n t i c b e a c h ; p l e a s e s p r e a d t h e w o r d b y i n v i t i n g y o u r F a c e b o o k " f r i e n d s " t o " l i k e " a n d " s h a r e " i t . T h e n e w p a g e h a s 4 3 8 " l i k e s " a n d c o u n t i n g , a n d h a s q u i c k l y b e c o m e a v e r y v a l u a b l e t o o l f o r p u b l i c i n f o r m a t i o n a n d c i t i z e n e n g a g e m e n t . T h e R e c r e a t i o n D e p a r t m e n t a n d P o l i c e D e p a r t m e n t a l s o h a v e a n a c t i v e F a c e b o o k p r e s e n c e . A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M : R e v i e w o f S t r e e t S w e e p i n g A c t i v i t i e s w i t h i n t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h D A T E : F e b r u a r y 9 t h , 2 0 1 7 S U B M I T T E D B Y : D o n a l d D . J a c o b o v i t z , P . E . , P u b l i c W o r k s D i r ~ B A C K G R O U N D : A r e v i e w o f t h e S t r e e t S w e e p i n g a c t i v i t i e s w i t h i n t h e C i t y a n d t h e a b i l i t y o f o u r c u r r e n t S t r e e t S w e e p i n g c o n t r a c t o r , U S A S e r v i c e s , I n c . , ( U S A ) t o c o n t i n u e t o p e r f o r m t h e s e d u t i e s w a s r e q u e s t e d a t t h e D e c e m b e r 1 2 , 2 0 1 6 C i t y C o m m i s s i o n M e e t i n g . T h i s r e v i e w w a s t o b e c o n d u c t e d w i t h i n 3 0 d a y s f r o m t h e d a t e o f t h a t m e e t i n g a n d a r e p o r t w a s t o b e p r o v i d e d t o t h e C i t y C o m m i s s i o n . B U D G E T : $ 3 0 , 0 0 0 ( A n n u a l l y ) R E C O M M E N D A T I O N S : I h a v e r e v i e w e d t h e S t r e e t S w e e p i n g o p e r a t i o n s w i t h i n t h e C i t y p e r f o r m e d b y U S A S e r v i c e s , I n c . , a n d I o f f e r t h e f o l l o w i n g c o m m e n t s : 1 . U S A h a s c o n d u c t e d t h e f i r s t s t r e e t s w e e p i n g o f t h e C i t y s t r e e t s s i n c e t h a t D e c e m b e r 1 2 t h m e e t i n g . 2 . T h e C i t y D O E S r e c e i v e G P S t r a c k i n g r e p o r t s f r o m t h e c o n t r a c t o r a f t e r e a c h r o u n d o f s w e e p i n g c o n d u c t e d i n t h e C i t y . T h e s e r e p o r t s c o n t a i n t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n : a . G P S l o c a t i o n s o f t h e s t r e e t s w e e p e r a t o n e m i n u t e i n c r e m e n t s . b . S p e e d o f t h e S w e e p e r a t t h e s e t i m e s . c . I n f o r m a t i o n w h e t h e r o r n o t t h e b r u s h e s a r e s p i n n i n g a n d d o w n a t t h e s e t i m e s . d . I n f o r m a t i o n w h e t h e r o r n o t t h e w a t e r i s t u r n e d o n a t t h e s e t i m e s . e . I n f o r m a t i o n a b o u t t h e o p e r a t o r , l i g h t s , e n g i n e , e t c . 3 . T h e C i t y h a s p o s t e d t h i s G P S t r a c k i n g l o c a t i o n i n f o r m a t i o n o n t h e P u b l i c W o r k s p a g e o f o u r C i t y ' s w e b s i t e . U S A i s n o t a b l e t o p r o v i d e t h i s i n f o r m a t i o n o n a " r e a l - t i m e " b a s i s , b u t t h e y c a n d o i t a f t e r e a c h " r o u n d " o f s w e e p i n g i s c o m p l e t e d . T h i s h a s b e e n a c o r p o r a t e d e c i s i o n , a n d o u r l o c a l U S A c o n t r a c t o r i s w o r k i n g w i t h t h e i r c o r p o r a t e o f f i c e s t o p r o v i d e u s w i t h t h i s i n f o r m a t i o n a t t h e e n d o f e a c h d a y t h e y o p e r a t e w i t h i n o u r C i t y . T h e i r G P S " p i n g s " h a v e a l s o b e e n d o n e a p p r o x i m a t e l y e v e r y 9 0 s e c o n d s . T h i s p r o v i d e s g a p s s o m e t i m e s i n o u r i n t e r p r e t a t i o n a s t o w h e r e t h e s w e e p e r w a s f o r e a c h o f t h o s e 9 0 s e c o n d i n t e r v a l s . W e a r e w o r k i n g w i t h U S A t o g e t t h i s t i m e p e r i o d d o w n t o a s m a l l e r t i m e f r a m e . W e t r a n s l a t e U S A ' s d i g i t a l G P S d a t a i n t o a n a l o g m a p d a t a t h a t w e c a n p o s t o n o u r w e b s i t e . W e a r e w o r k i n g w i t h U S A t o t r a n s l a t e t h e d a t e f o r u s b y p r o v i d i n g " s m o o t h e r " m a p s o f t h e l o c a t i o n s o f t h e s w e e p e r a l o n g e a c h r o u t e . 4 . U S A h a s b r o k e n t h e C i t y i n t o " s e c t o r s " w h e r e t h e i r s w e e p i n g i s p e r f m m e d . U S A p r o v i d e s u s w i t h i n f o r m a t i o n e a c h m o n t h b e f o r e t h e y a r r i v e . I T d e s c r i b e s t h e s e c t o r ( s ) t h e y p l a n t o s w e e p e a c h d a y , a n d i t i s u p d a t e d a t t h e e n d o f e a c h d a y . W e m a d e t h a t i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e o n o u r w e b s i t e d u r i n g t h i s r o u n d . W e ' l l c o n t i n u e t o d o t h i s . A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 5 . T h e U S A s w e e p e r o p e r a t o r h a s b e e n i s s u e d a C i t y o f A t l a n t i c B e a c h w a t e r m e t e r , a n d h e n o w r e f i l l s h i s s w e e p e r f r o m o u r h y d r a n t s . H e h a s b e e n i n s t r u c t e d t o p e r f o r m a l l s w e e p i n g w i t h i n A t l a n t i c B e a c h u s i n g w a t e r a s h e s w e e p s . 6 . U S A c o n t i n u e s t o m e e t a l l o t h e r r e q u i r e m e n t s o f t h e i r c o n t r a c t . A T T A C H M E N T : N o n e I A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T A G E N D A I T E M : T r e e I n v e n t o r y R e s u l t s S u m m a r y S U B M I T T E D B Y : D e r e k W . R e e v e s , P l a n n e r # - - - - ­ D A T E : F e b r u a r y 7 , 2 0 1 7 S T R A T E G I C P L A N : N o n e . B A C K G R O U N D : I n N o v e m b e r o f 2 0 1 5 t h e C i t y a c c e p t e d a 5 0 : 5 0 m a t c h i n g g r a n t f r o m t h e F l o r i d a D e p a r t m e n t o f A g r i c u l t u r e a n d C o n s u m e r S e r v i c e s f o r $ 1 0 , 0 0 0 . U n d e r t h e g r a n t , t h e C i t y w a s t o i n v e n t o r y t r e e s o n p u b l i c l a n d ( r i g h t s - o f - w a y a n d p a r k s ) a n d t h e n d o a s m a l l p l a n t i n g p r o g r a m . T h e C i t y ' s m a t c h w o u l d c o m e i n t h e f o r m o f f u n d s f r o m t h e T r e e C o n s e r v a t i o n T r u s t F u n d a n d s t a f f t i m e . A r b o r P r o , t h e a w a r d e d c o n t r a c t o r f o r t h e i n v e n t o r y , b e g a n i n N o v e m b e r o f 2 0 1 6 . T h e n u m b e r o f t r e e s i n v e n t o r i e d w a s l i m i t e d b y t h e b u d g e t a n d r e s u l t e d i n 3 , 2 5 1 t r e e s i n v e n t o r i e d . T h e y l o o k e d a t a l l t r e e s a l o n g : S e m i n o l e R o a d P l a z a S h e n y D r i v e O c e a n B o u l e v a r d S e l v a M a r i n a D r i v e ( S e m i n o l e R d t o S a t u r i b a D r ) R u s s e l l P a r k B u l l P a r k T h e y p r o v i d e d t h e s i z e , t y p e , l o c a t i o n , c o n d i t i o n a n d r e c o m m e n d e d m a i n t e n a n c e f o r e v e r y t r e e a n d t h e n r e c o m m e n d e d l o c a t i o n s f o r n e w p l a n t i n g s i n c l u d i n g a p p r o p r i a t e s i z e s b a s e d o n t h e s i t e . T h e y a l s o i n c l u d e d G I S f i l e s a n d t h e i r p r o p r i e t a r y s o f t w a r e t o v i e w a n d m a n a g e t h e p r o v i d e d i n f o n n a t i o n i n t h e f u t u r e . U n f o r t u n a t e l y , t h e i n v e n t o r y d a t a c a m e b a c k t o o l a t e i n t h e g r a n t t i m e l i n e t o i n f l u e n c e t h e p l a n t i n g p r o g r a m s o s t a f f s e l e c t e d l o c a t i o n s f o r t h e n e w t r e e s . T h e C i t y p l a n t e d a m i x o f 1 2 o a k t r e e s a n d 1 1 p a l m t r e e s a t C i t y H a l l a n d t h e w a t e r p l a n t o f f M a y p o r t R o a d . T h e t r e e s a t C i t y H a l l w e r e l a r g e l y u s e d t o f i l l v o i d s i n t h e l a n d s c a p e i s l a n d s a n d t h e t r e e s a t t h e w a t e r p l a n t w e r e u s e d t o c r e a t e a v i s u a l s c r e e n a l o n g t h e f e n c e l i n e f r o m M a y p o r t R o a d . B U D G E T : N o n e . R E C O M M E N D A T I O N : N o n e . A T T A C H M E N T S : A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 . , . . ~ · = " " · . . . ' i . , , . : _ ; ; ' · ­ . · . ) ' ? " 1 . - c A r b ~ M a n a g e m e n t S o f t w a r e ; - . . . . C i t y o f A t l a n t i c B e a c h T r e e I n v e n t o r y S u m m a r y R e p o r t D e c e m b e r 1 7 , 2 0 1 6 R e p o r t S u m m a r y O n N o v e m b e r 2 9 , 2 0 1 6 A r b o r P r o , I n c . b e g a n o p e r a t i o n s o n a c o m p r e h e n s i v e G P S t r e e i n v e n t o r y f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h . A r b o r P r o a s s i g n e d a B o a r d C e r t i f i e d M a s t e r A r b o r i s t t o c o l l e c t d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n t h e l o c a t i o n , h e a l t h , s i z e , s p e c i e s , a n d m a i n t e n a n c e r e c o m m e n d a t i o n s f o r a l l t r e e s w i t h i n t h e s u r v e y a r e a . O v e r t h e c o u r s e o f t h e s u r v e y w e h a v e i d e n t i f i e d 3 , 2 5 1 t r e e s i t e s w i t h i n t h e r i g h t o f w a y . T h e p u r p o s e o f t h i s r e p o r t i s t o r e v i e w p r o j e c t t o t a l s a n d t o s u m m a r i z e t h e f i n d i n g s o f o u r s u r v e y . S i z e C h a r a c t e r i s t i c s T h e g e n e r a l s i z e o f a t r e e p r o v i d e s i n s i g h t i n t o t h e a g e a n d v a l u e o f t h e t r e e . T h e r e a r e t w o i n d u s t r y ­ w i d e r e c o g n i z e d s i z e c h a r a c t e r i s t i c s , h e i g h t a n d d i a m e t e r a t b r e a s t h e i g h t . W h i l e h e i g h t i s s e l f ­ e x p l a n a t o r y , d i a m e t e r a t b r e a s t h e i g h t ( D B H ) i s d e t e t m i n e d b y t h e d i a m e t e r o f t h e t r e e a t 4 . 5 f e e t a b o v e g r a d e . B o t h t h e h e i g h t a n d t h e D B H a r e c o l l e c t e d i n r a n g e s d u e t o t h e d y n a m i c g r o w t h r a t e o f t r e e s . D B H ( i n i n c h e s ) T r e e C o u n t I J B H D i s t r i b u t i o n 0 0 - 0 3 1 4 8 0 4 - 0 6 3 0 2 1 2 0 0 . I 0 7 - 1 2 9 8 7 • 1 0 0 0 I 1 3 - 1 8 7 6 1 1 9 - 2 4 1 2 9 8 0 0 2 5 - 3 0 4 7 6 0 0 3 1 - 3 6 2 6 3 7 - 4 2 1 0 4 0 0 I I ~ 4 3 + 4 2 0 0 V a c a n t S i t e s 8 3 7 T o t a l 3 , 2 5 1 I I ­ 0 0 0 - 0 3 0 4 - Q 6 0 7 - 1 2 1 3 - 1 8 1 9 - 2 4 2 . 5 - 3 0 3 1 - 3 6 3 7 - 4 2 . 4 3 + V a c < 1 1 t A r b o r P r o I n c . 2 2 6 0 5 E L a P a l m a , S u i t e 5 0 9 Y o r b a L i n d a C A 9 2 8 8 7 7 1 4 . 6 9 4 . 1 9 2 4 P r e p a r e d f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h b y A r b o r P r o , I n c . C o p y r i g h t 2 0 1 6 A r b o r P r o I n c . A l l R i g h t s R e s e r v e d A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 ~ . - _ . . . . . : ' ~ : t l . . ~ - . : . · . . J , ~ A r b ~ ~ . e ~ ~ ~ ~ ~ - i f ~ T r e e H e i g h t T r e e C o u n t 0 0 - 1 5 4 3 8 1 , 6 0 0 1 5 - 3 0 1 , 3 8 6 1 , 4 0 0 3 0 - 4 5 3 8 6 1 , 2 0 0 4 5 - 6 0 1 3 1 1 , 0 0 0 6 0 + 7 3 & 0 0 6 0 + 8 3 7 6 0 0 T o t a l 3 , 2 5 1 4 0 0 I 2 0 0 0 0 0 - 1 5 1 5 - 3 0 T r e e C o n d i t i o n G o o d - T h e t r e e h a s n o m a j o r s t r u c t u r a l p r o b l e m s ; n o s i g n i f i c a n t d a m a g e f r o m d i s e a s e s o r p e s t s ; n o s i g n i f i c a n t m e c h a n i c a l d a m a g e ; a f u l l , b a l a n c e d c r o w n , a n d n o r m a l t w i g c o n d i t i o n a n d v i g o r f o r i t s s p e c i e s . F a i r - T h e t r e e m a y e x h i b i t t h e f o l l o w i n g c h a r a c t e r i s t i c s : m i n o r s t r u c t u r a l p r o b l e m s a n d / o r m e c h a n i c a l d a m a g e ; s i g n i f i c a n t d a m a g e f r o m n o n - f a t a l o r d i s f i g u r i n g d i s e a s e s ; m i n o r c r o w n i m b a l a n c e o r t h i n l r e e H e i g h t I • 3 0 - 4 5 4 5 - 6 0 T r e e C o n d i t i o n G o o d F a i r P o o r D e a d C r i t i c a l V a c a n t S i t e T o t a l M a n a g e m e n t S o f t w a r e - T r e e C o u n t % 1 , 5 5 8 4 7 . 9 2 % 6 0 0 1 8 . 4 6 % 2 4 7 7 . 6 0 % 7 0 . 2 2 % 2 0 . 0 6 % 8 3 7 2 5 . 7 5 % 3 , 2 5 1 c r o w n ; m i n o r s t r u c t u r a l i m b a l a n c e ; o r s t u n t e d g r o w t h c o m p a r e d t o a d j a c e n t t r e e s . P o o r - T h e t r e e a p p e a r s h e a l t h y , b u t m a y h a v e s t r u c t u r a l d e f e c t s . T h i s c l a s s i f i c a t i o n a l s o i n c l u d e s h e a l t h y t r e e s t h a t h a v e u n b a l a n c e d s t r u c t u r e s o r h a v e b e e n t o p p e d . T r e e s i n t h i s c a t e g o r y m a y a l s o h a v e s e v e r e m e c h a n i c a l d a m a g e , d e c a y , s e v e r e c r o w n d i e b a c k o r p o o r v i g o r / f a i l u r e t o t h r i v e . D e a d - T r e e s i n a d v a n c e d s t a t e s o f d e c l i n e a r e n o t i n c l u d e d . T h i s c a t e g o r y r e f e r s o n l y t o d e a d t r e e s . C r i t i c a l ­ T h e t r e e i s i n a p h y s i c a l s t a t e t h a t T r e e C o n d i t i o n r e q u i r e s i m m e d i a t e a t t e n t i o n . G e n e r a l l y , t h e s e 1 , 8 0 0 t r e e s a r e r e c o m m e n d e d f o r a P r i o r i t y O n e 1 , 6 0 0 R e m o v a l . 1 , 4 0 0 1 , 2 0 0 1 , 0 0 0 8 0 0 6 0 0 4 0 0 2 0 0 0 I I I G o o d F a r P o o r D e a d C r i t i c a l V a c a ~ t S i t e A r b o r P r o I n c . 2 2 6 0 5 E L a P a l m a , S u i t e 5 0 9 Y o r b a L i n d a C A 9 2 8 8 7 7 1 4 . 6 9 4 . 1 9 2 4 P r e p a r e d f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h b y A r b o r P r o , I n c . C o p y r i g h t 2 0 1 6 A r b o r P r o I n c . A l l R i g h t s R e s e r v e d A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 - . . . . . ~ - - · " A r b ~ . . M a n a g e m e n t S o f t w a r e S p e c i e s D i v e r s i t y - P o o r a n d D e a d T r e e s W e h a v e f o u n d b a s e d o n o u r e x p e r i e n c e t h a t a v a l u a b l e a s s e s s m e n t f r o m o u r s u r v e y i s t h e s p e c i e s c o m p o s i t i o n o f t h e t r e e s t h a t a r e d e a d o r i n p o o r c o n d i t i o n . B e l o w i s a l i s t i n g o f t r e e s p e c i e s t h a t h a v e b e e n f o u n d t o b e i n p o o r c o n d i t i o n o r a r e d e a d . W e h a v e a l s o i d e n t i f i e d w h a t p e r c e n t a g e o f t h e t r e e s p e c i e s s u r v e y e d h a v e b e e n i d e n t i f i e d a s p o o r o r d e a d t r e e s . F o r e x a m p l e , w e h a v e i d e n t i f i e d 5 R e d M a p l e t r e e s a n d o f t h e 5 t r e e s , 1 i s i n p o o r c o n d i t i o n o r d e a d r e p r e s e n t i n g a 2 0 % p o o r r a t i n g . B o t a n i c a l N a m e A c e r r u b r u m A c e r r u b r u m ' R e d S u n s e t ' C a r y a g l a b r a C e l t i s o c c i d e n t a l i s C e l t i s s p p . C i t r u s s i n e n s i s C o r n u s f l o r i d a C y c a s r e v o l u t a E r i o b o t r y a d e f l e x a l l e x c a s s i n e J u n i p e r u s v i r g i n i a n a K o e l r e u t e r i a b i p i n n a t a K o e l r e u t e r i a e l e g a n s s s p . e l e g a n s L a g e r s t r o e m i a i n d i c a ( a n d h y b r i d s ) L i q u i d a m b a r s t y r a c i f l u a M a g n o l i a g r a n d i f l o r a M o r u s r u b r a M y r i c a c e r i f e r a O t h e r T r e e P i n u s e c h i n a t a P i n u s p a l u s t r i s P i n u s t a e d a P l a t a n u s o c c i d e n t a l i s P r u n u s c a r o l i n i a n a P r u n u s s e r o t i n a P y r u s c a l l e r y a n a Q u e r c u s d u m o s a Q u e r c u s l a u r i f o l i a Q u e r c u s v i r g i n i a n a S a b a l p a l m e t t o C o m m o n N a m e R e d M a p l e R e d S u n s e t ' M a p l e P i g n u t H i c k o r y C o m m o n H a c k b e r r y H a c k b e r r y O r a n g e E a s t e r n D o g w o o d S a g o P a l m B r o n z e L o q u a t D a h o o n H o l l y E a s t e r n R e d C e d a r C h i n e s e F l a m e T r e e F l a m e g o l d C r a p e M y r t l e ( i n c l u d i n g h y b r i d s ) A m e r i c a n S w e e t G u m S o u t h e r n M a g n o l i a R e d M u l b e r r y E a s t e r n W a x M y r t l e O t h e r T r e e S h o r t l e a f P i n e L o n g - l e a f P i n e L o b l o l l y P i n e A m e r i c a n S y c a m o r e C a r o l i n a L a u r e l C h e r r y E a s t e r n B l a c k C h e r r y O r n a m e n t a l P e a r S c r u b O a k L a u r e l O a k S o u t h e r n L i v e O a k P a l m e t t o P o o r o r D e a d 1 1 1 1 1 1 6 2 1 5 3 1 1 4 3 3 3 4 1 1 2 2 8 2 5 1 1 1 4 3 8 7 1 9 T o t a l % 5 2 0 . 0 0 % 1 0 1 0 . 0 0 % 4 2 5 . 0 0 % 8 1 2 . 5 0 % 1 1 0 0 . 0 0 % 2 5 0 . 0 0 % 1 9 3 1 . 5 8 % 2 6 7 . 6 9 % 3 3 3 . 3 3 % 7 3 6 . 8 5 % 1 0 3 0 . 0 0 % 1 1 0 0 . 0 0 % 4 2 5 . 0 0 % 1 2 1 3 5 . 5 4 % 1 8 1 6 . 6 7 % 3 2 9 . 3 8 % 8 5 0 . 0 0 % 3 3 3 . 3 3 % 6 1 6 . 6 7 % 5 4 0 . 0 0 % 7 2 8 . 5 7 % 1 4 6 5 . 4 8 % 3 2 6 . 2 5 % 2 2 2 2 . 7 3 % 1 1 0 0 . 0 0 % 6 1 6 . 6 7 % 5 2 0 . 0 0 % 7 5 5 7 . 3 3 % 5 9 3 1 4 . 6 7 % 9 9 3 1 . 9 1 % A r b o r P r o I n c . 2 2 6 0 5 E L a P a l m a , S u i t e 5 0 9 Y o r b a L i n d a C A 9 2 8 8 7 7 1 4 . 6 9 4 . 1 9 2 4 P r e p a r e d f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h b y A r b o r P r o , I n c . C o p y r i g h t 2 0 1 6 A r b o r P r o I n c . A l l R i g h t s R e s e r v e d A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A r b ~ M a n a g e m e n t S o f t w a r e T a x o d i u m a s c e n d e n s P o n d C y p r e s s 1 2 5 0 . 0 0 % T a x o d i u m d i s t i c h u m B a l d C y p r e s s 1 6 1 6 . 6 7 % U l m u s p u m i l a S i b e r i a n E l m 1 2 5 0 . 0 0 % S p e c i e s F r e q u e n c y B e l o w i s a S p e c i e s F r e q u e n c y r e p o r t f o r a l l t r e e s s u r v e y e d b y A r b o r P r o , I n c . B o t a n i c a l N a m e C o m m o n N a m e T r e e C o u n t % A c e r r u b r u m R e d M a p l e 5 0 . 1 6 % A c e r r u b r u m ' R e d S u n s e t ' R e d S u n s e t ' M a p l e 1 0 0 . 3 2 % B i s m a r c k i a n o b i l i s B i s m a r c k P a l m 1 0 . 0 3 % C a r y a g l a b r a P i g n u t H i c k o r y 4 0 . 1 3 % C a r y a i l l i n o i n e n s i s P e c a n 1 0 . 0 3 % C e l t i s l a e v i g a t a S u g a r b e r r y 1 0 . 0 3 % C e l t i s o c c i d e n t a l i s C o m m o n H a c k b e r r y 8 0 . 2 6 % C e l t i s s p p . H a c k b e r r y 1 0 . 0 3 % C h a m a e c y p a r i s t h y o i d e s A t l a n t i c W h i t e C e d a r 3 0 . 1 0 % C i n n a m o m u m c a m p h o r a C a m p h o r T r e e 4 0 . 1 3 % C i t r u s s i n e n s i s O r a n g e 2 0 . 0 6 % C o r n u s f l o r i d a E a s t e r n D o g w o o d 1 9 0 . 6 1 % C y c a s r e v o l u t a S a g o P a l m 2 6 0 . 8 4 % E r i o b o t r y a d e f l e x a B r o n z e L o q u a t 3 0 . 1 0 % E r i o b o t r y a j a p o n i c a E d i b l e L o q u a t 1 0 . 0 3 % G i n k g o b i l o b a M a i d e n h a i r T r e e 1 0 . 0 3 % l l e x c a s s i n e D a h o o n H o l l y 7 3 2 . 3 5 % l l e x o p a c a A m e r i c a n H o l l y 4 0 . 1 3 % J u n i p e r u s c h i n e n s i s C h i n e s e J u n i p e r 1 0 . 0 3 % J u n i p e r u s v i r g i n i a n a E a s t e r n R e d C e d a r 1 0 0 . 3 2 % K o e l r e u t e r i a b i p i n n a t a C h i n e s e F l a m e T r e e 1 0 . 0 3 % K o e l r e u t e r i a e l e g a n s s s p . e l e g a n s F l a m e g o l d 4 0 . 1 3 % L a g e r s t r o e m i a i n d i c a ( a n d h y b r i d s ) C r a p e M y r t l e ( i n c l u d i n g h y b r i d s ) 1 2 1 3 . 9 0 % L i g u s t r u m l u c i d u m G l o s s y P r i v e t 3 0 . 1 0 % L i q u i d a m b a r s t y r a c i f l u a A m e r i c a n S w e e t G u m 1 8 0 . 5 8 % L i v i s t o n a c h i n e n s i s C h i n e s e F o u n t a i n P a l m 1 0 0 . 3 2 % M a g n o l i a g r a n d i f l o r a S o u t h e r n M a g n o l i a 3 2 1 . 0 3 % M a g n o l i a v i r g i n i a n a M a g n o l i a B a y , F l o r i d a S w e e t B a y 4 0 . 1 3 % M e l a l e u c a s p e c i e s B o t t l e b r u s h S p e c i e s 4 0 . 1 3 % M e l i a a z e d a r a c h C h i n a b e r r y 2 0 . 0 6 % M o r u s r u b r a R e d M u l b e r r y 8 0 . 2 6 % M y r i c a c e r i f e r a E a s t e r n W a x M y r t l e 3 0 . 1 0 % A r b o r P r o I n c . 2 2 6 0 5 E L a P a l m a , S u i t e 5 0 9 Y o r b a L i n d a C A 9 2 8 8 7 7 1 4 . 6 9 4 . 1 9 2 4 P r e p a r e d f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h b y A r b o r P r o , I n c . C o p y r i g h t 2 0 1 6 A r b o r P r o I n c . A l l R i g h t s R e s e r v e d A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 L - ' ! ~ ; ­ . . . · • : : . ; . : : A r b ~ - " ' N e r i u m o l e a n d e r O t h e r T r e e P h o e n i x c a n a r i e n s i s P h o e n i x d a c t y l i f e r a P h o e n i x r o e b e l e n i i P h o e n i x s y l v e s t r i s P i n u s c l a u s a P i n u s e c h i n a t a P i n u s e l l i o t t i i P i n u s p a l u s t r i s P i n u s t a e d a P l a t a n u s o c c i d e n t a l i s P o d o c a r p u s m a c r o p h y l l u s P r u n u s c a r o l i n i a n a P r u n u s s e r o t i n a P y r u s c a l l e r y a n a Q u e r c u s d u m o s a Q u e r c u s l a u r i f o l i a Q u e r c u s v i r g i n i a n a R h a p h i o l e p i s i n d i c a S a b a l p a l m e t t o S a m b u c u s c a n a d e n s i s S a p i u m s e b i f e r u m S e r e o n a r e p e n s S t r e l i t z i a n i c o l a i S y a g r u s r o m a n z o f f i a n u m T a x o d i u m a s c e n d e n s T a x o d i u m d i s t i c h u m U l m u s a l a t a U l m u s a m e r i c a n a U l m u s p a r v i f o l i a U l m u s p u m i l a W a s h i n g t o n i a r o b u s t a W o d y e t i a b i f u r c a t a Y u c c a s p p . P l a t a n u s x a c e r i f o l i a P o p u l u s n i g r a v a r . i t a l i c a P r u n u s c e r a s i f e r a P r u n u s d o m e s t i c a P r u n u s l y o n i i P r u n u s p e r s i c a O l e a n d e r O t h e r T r e e C a n a r y I s l a n d D a t e P a l m D a t e P a l m P i g m y D a t e P a l m S i l v e r D a t e P a l m S a n d P i n e S h o r t l e a f P i n e S l a s h P i n e L o n g - l e a f P i n e L o b l o l l y P i n e A m e r i c a n S y c a m o r e Y e w P i n e C a r o l i n a L a u r e l C h e r r y E a s t e r n B l a c k C h e r r y O r n a m e n t a l P e a r S c r u b O a k L a u r e l O a k S o u t h e r n L i v e O a k I n d i a n H a w t h o r n e P a l m e t t o E a s t e r n E l d e r b e r r y C h i n e s e T a l l o w T r e e S a w P a l m e t t o G i a n t B i r d o f P a r a d i s e Q u e e n P a l m P o n d C y p r e s s B a l d C y p r e s s W i n g e d E l m A m e r i c a n E l m C h i n e s e E l m S i b e r i a n E l m M e x i c a n F a n P a l m F o x t a i l P a l m Y u c c a S p e c i e s L o n d o n P l a n e T r e e L o m b a r d y P o p l a r P u r p l e - L e a f e d P l u m P l u m C a t a l i n a C h e r r y P e a c h M a n a g e m e n t S o f t w a r e 2 0 . 0 6 % 6 0 . 1 9 % 4 0 . 1 3 % 1 5 0 . 4 8 % 5 0 . 1 6 % 6 0 . 1 9 % 1 0 . 0 3 % 5 0 . 1 6 % 1 5 0 . 4 8 % 7 0 . 2 3 % 1 4 6 4 . 7 1 % 3 2 1 . 0 3 % 3 0 . 1 0 % 2 2 0 . 7 1 % 1 0 . 0 3 % 6 0 . 1 9 % 5 0 . 1 6 % 7 5 2 . 4 2 % 5 9 3 1 9 . 1 1 % 1 0 . 0 3 % 9 9 3 3 2 . 0 0 % 1 0 . 0 3 % 1 0 . 0 3 % 1 0 . 0 3 % 1 0 . 0 3 % 1 1 0 . 3 5 % 2 0 . 0 6 % 6 0 . 1 9 % 3 0 . 1 0 % 1 0 . 0 3 % 1 9 0 . 6 1 % 2 0 . 0 6 % 3 3 1 . 0 6 % 1 0 . 0 3 % 1 0 . 0 3 % 6 1 1 . 9 7 % 1 9 0 . 6 1 % 2 1 0 . 6 8 % 3 0 . 1 0 % 7 0 . 2 3 % 2 0 . 0 6 % A r b o r P r o I n c . 2 2 6 0 5 E L a P a l m a , S u i t e 5 0 9 Y o r b a L i n d a C A 9 2 8 8 7 7 1 4 . 6 9 4 . 1 9 2 4 P r e p a r e d f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h b y A r b o r P r o , I n c . C o p y r i g h t 2 0 1 6 A r b o r P r o I n c . A l l R i g h t s R e s e r v e d A m e n d e d A g e n d a I t e m 9 A F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 , - , - - · ! ~ - ~ . . t : ~ } - ? - - - ~ A r b ~ ~ - ~ ~ ~ • " ' P r u n u s x b l i r e i a n a P u n i c a g r a n a t u m P y r u s c a l l e r y a n a P y r u s k a w a k a m i i Q u e r c u s a g r i f o l i a Q u e r c u s i l e x R h a p h i o l e p i s ' M a j e s t i c B e a u t y ' R h u s i n t e g r i f o l i a S a l i x s p e c i e s S c h i n u s m o l l e S c h i n u s t e r e b i n t h i f o l i u s S y a g r u s r o m a n z o f f i a n u m S y z y g i u m p a n i c u l a t u m U l m u s p a r v i f o l i a W a s h i n g t o n i a r o b u s t a X y l o s m a c o n g e s t u m D o u b l e - F l o w e r i n g P l u m P o m e g r a n a t e O r n a m e n t a l P e a r E v e r g r e e n P e a r C o a s t L i v e O a k H o l l y O a k M a j e s t i c B e a u t y I n d i a n H a w t h o r n e L e m o n a d e B e r r y W i l l o w S p e c i e s C a l i f o r n i a P e p p e r B r a z i l i a n P e p p e r Q u e e n P a l m B r u s h C h e r r y C h i n e s e E l m M e x i c a n F a n P a l m S h i n y X y l o s m a M a n a g e m e n t S o f t w a r e 2 0 . 0 6 % 4 0 . 1 3 % 1 0 0 . 3 2 % 7 0 . 2 3 % 2 0 5 6 . 6 1 % 7 4 2 . 3 8 % 1 0 . 0 3 % 1 0 . 0 3 % 3 0 . 1 0 % 1 8 3 5 . 9 0 % 5 5 1 . 7 7 % 4 0 . 1 3 % 2 0 . 0 6 % 3 0 . 1 0 % 1 8 0 . 5 8 % 4 0 . 1 3 % A r b o r P r o I n c . 2 2 6 0 5 E L a P a l m a , S u i t e 5 0 9 Y o r b a L i n d a C A 9 2 8 8 7 7 1 4 . 6 9 4 . 1 9 2 4 P r e p a r e d f o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h b y A r b o r P r o , I n c . C o p y r i g h t 2 0 1 6 A r b o r P r o l n c . A l l R i g h t s R e s e r v e d A g e n d a I t e m 9 B F e b r u a r y 2 7 , 2 0 1 7 A G E N D A I T E M : S U B M I T T E D B Y : D A T E : S T R A T E G I C P L A N L I N K : B A C K G R O U N D : B U D G E T : R E C O M M E N D A T I O N : A T T A C H M E N T : C I T Y M A N A G E R : C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T 9 0 - D a y C a l e n d a r f o r t h e M a y o r a n d C o m m i s s i o n Y v o n n e C a l v e r l e y , E x e c u t i v e A s s i s t a n t t o t h e C i t y M a n a g e r ~ ! ' _ _ ­ J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 7 N o n e T h e 9 0 - d a y c a l e n d a r i s i n c l u d e d o n t h e a g e n d a f o r t h e p u r p o s e o f s e t t i n g m e e t i n g d a t e s , d e t e r m i n i n g t h e l o c a t i o n , t i m e a n d w h e t h e r o r n o t t o v i d e o t a p e s p e c i a l m e e t i n g s a n d w o r k s h o p s i f t h e C o m m i s s i o n d e s i r e s . T h e r o l l i n g 9 0 - d a y c a l e n d a r w i l l b e r e v i s e d a f t e r r e c e i v i n g i n p u t f r o m C i t y s t a f f a n d t h e C o m m i s s i o n a n d w i l l b e i n c l u d e d i n e a c h a g e n d a f o r c o n s i d e r a t i o n . S p e c i a l n o t e s : • E t h i c s T r a i n i n g i s s c h e d u l e d f o r W e d n e s d a y , M a r c h g t h f r o m 3 : 3 0 t o 7 : 3 0 p m i n t h e C h a m b e r . • A T o w n H a l l M e e t i n g i s t e n t a t i v e l y s c h e d u l e d f o r 1 0 a m o n S a t u r d a y , A p r i l 2 2 n d a t t h e J o r d a n P a r k C o m m u n i t y C e n t e r . N o n e A p p r o v e t h e 9 0 - D a y C a l e n d a r f o r M a r c h t h r o u g h M a y 2 0 1 7 1 ) M a y o r a n d C o m m i s s i o n 9 0 - D a y C a l e n d a r ( M a r c h t h r o u g h M a y 2 0 1 7 ) ~ ~ J f j " " " c ~ Agenda Item 9B February 27, 2017 MAYOR AND COMMISSION March 2017 !->l''d)\\ \l<l'd)\\ ll 'I :-,() \\ \\ IJ>'-I.Sl>" 1 2 llll'I{SI) \Y 3 I·IU D \\ 4 S \ I I 'I\I ) \ \ 5 6 7 8 Ethics Tra ini ng 3 :30 -7:30 pm (Cha mber) - News letter Due (Waters) 9 NEFLC Din ner (G reen Cove Spr ings) 10 Due Date fo r 3/27 Agenda Jtems 11 12 13 14 15 16 17 I S Commiss ion Mtg 6:30pm (l nvoc -Hill) 19 20 21 22 23 24 Due Date for 4 / 10 Agenda Items 25 26 27 28 29 30 31 Comm iss ion Mtg 6:30pm (lnvoc -Harding) Agenda Item 9B February 27, 2017 MAYOR AND C O MMISSION April2017 :-;t'\1)\\ \1<>'\D\'1 n 1 :-;n \\ \\ 1'1)"\J·:-;1) \\ lilt R:;l1 \Y I· lUI> \'I :-; \ I l I~ I) \'I I 2 3 4 5 6 ., Newslener Due 8 (Hill) Due Date for 4/24 Agenda Items 9 10 11 12 13 14 15 Egg Hum Commission Mtg Shakes peare in the 10 nm -1 pm 6:30pm Park-8 p m Jordan Park (lnvoc-Waters) Shakespeare in theJohansen Park Park 8 pm 16 17 18 19 20 21 22 Town Hall ~1tg N EFLC Dinner Due Date for lOam Noon (Starke) 5/8 Jo rdan Park Agenda Items Arts in the Park ­ 10 m11 -5 pm 23 24 25 26 27 28 29 Comm ission Mtg 6:30pm (l nvoc-Reeves) 30 Agenda Item 9B February 27, 2017 MAYOR AND COMMISSION May 2017 ~1 '\-[) \\ \l<l"-D\\ 11 I ~1 > \\ \\ I'D"-1 ~() \\ 1111({~()\\ 11\11>\\ :--\ I l ' I~ I > \ \ 1 2 3 4 5 6 Due Date for 5/ 22 Agenda Items 7 8 9 10 11 12 13 Commi ss ion Mtg 6:30pm N ewslettcr Due {lnvoc-Stinson) (Harding) 14 15 16 17 18 19 20 NEFLC Dinner Dnn cin' in the (Beaches ) Streets II am -9:30 pm Town Center 21 22 23 24 25 26 27 Commission Mtg 6:30pm (ln voc-Hill ) 28 29 30 31 Memorial Day City Offices Closed