Loading...
Agenda Item 6A- Resolution No. 17-31A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 A G E N D A I T E M : D A T E : S U B M I T T E D B Y : S U M M A R Y : C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N D E C E M B E R 1 1 , 2 0 1 7 S t a f f R e p o r t C o n t r a c t t o d e v e l o p p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s N o v e m b e r 2 9 , 2 0 1 7 K e v i n H o g e n c a m p , D e p u t y C i t y M a n a g ~ T h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h i s i n n e e d o f a c o m p l e t e r e w r i t e o f i t s L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . W i t h c o n s e n s u s - b u i l d i n g v i a p u b l i c o u t r e a c h , c o m m u n i t y w o r k s h o p s a n d i n p u t f r o m s t a f f a n d e l e c t e d o f f i c i a l s s e r v i n g a s t h e f o u n d a t i o n o f t h e c o d e r e w r i t e , t h e a i m i s t o d e v e l o p a n e a s i l y u n d e r s t a n d a b l e c o d e t h a t i s u s e r - f r i e n d l y , e a s y t o i m p l e m e n t , a n d t a i l o r e d t o t h e C i t y ' s n a t u r a l a n d d e v e l o p e d e n v i r o m n e n t . R E C O M M E N D A T I O N : T h a t t h e C o m m i s s i o n a p p r o v e R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 3 1 w i t h t h e B U D G E T : A T T A C H M E N T S : C I T Y M A N A G E R : N m i h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l t o d e v e l o p p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . $ 7 5 , 0 0 0 i s a l l o c a t e d f o r t h i s p u r p o s e i n t h e F i s c a l Y e a r 2 0 1 7 - 1 8 b u d g e t a n d a n a d d i t i o n a l $ 7 5 , 0 0 0 i s a n t i c i p a t e d t o b e a l l o c a t e d i n t h e F i s c a l Y e a r 2 0 1 8 - 1 9 b u d g e t 1 . R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 3 1 a p p r o v i n g a c o n t r a c t w i t h t h e N m i h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l t o d e v e l o p p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . 2 . D r a f t C o n t r a c t b e t w e e n t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h a n d N m i h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 1 7 - 3 1 A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H A P P R O V I N G A C O N T R A C T W I T H T H E N O R T H E A S T F L O R I D A R E G I O N A L C O U N C I L T O D E V E L O P P R O P O S E D C H A N G E S T O T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H L A N D D E V E L O P M E N T R E G U L A T I O N S F O R A N A M O U N T N O T T O E X C E E D $ 1 5 0 , 0 0 0 ; A P P R O P R I A T I N G F U N D S F R O M T H E C I T Y ' S G E N E R A L F U N D F O R T H I S P U R P O S E ; A U T H O R I Z I N G T H E C I T Y M A N A G E R T O E X E C U T E S U C H C O N T R A C T S A N D P U R C H A S E O R D E R S I N A C C O R D A N C E W I T H A N D A S N E C E S S A R Y T O E F F E C T U A T E T H E P R O V I S I O N S O F T H I S R E S O L U T I O N ; A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . W H E R E A S , t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h d e s i r e s t o e n t e r i n t o a c o n t r a c t w i t h t h e N o r t h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l f o r t h e p u r p o s e o f d e v e l o p i n g p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . W H E R E A S , t h e u s e o f t h e C i t y ' s g e n e r a l f u n d s i s a p p r o p r i a t e f o r t h i s p u r p o s e . W H E R E A S , t h e a m o u n t o f $ 7 5 , 0 0 0 i s a l l o c a t e d i n t h e g e n e r a l f u n d o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h F i s c a l Y e a r 2 0 1 7 - 1 8 b u d g e t a n d a n a d d i t i o n a l $ 7 5 , 0 0 0 i s a n t i c i p a t e d t o b e a l l o c a t e d i n t h e g e n e r a l f u n d o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h F i s c a l Y e a r 2 0 1 8 - 1 9 f o r t h i s e x p l i c i t p u r p o s e . N O W T H E R E F O R E , b e i t r e s o l v e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h a s f o l l o w s : S E C T I O N 1 . T h e C i t y C o m m i s s i o n h e r e b y a p p r o v e s a c o n t r a c t w i t h t h e N o r t h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l t o d e v e l o p p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s f o r a n a m o u n t n o t t o e x c e e d $ 1 5 0 , 0 0 0 . S E C T I O N 2 . T h e C i t y C o m m i s s i o n h e r e b y a p p r o p r i a t e s f u n d s f r o m t h e C i t y ' s g e n e r a l f u n d f o r t h i s p u r p o s e . S E C T I O N 3 . T h e C i t y M a n a g e r i s h e r e b y a u t h o r i z e d t o e x e c u t e t h e c o n t r a c t s a n d s u c h p u r c h a s e o r d e r ( s ) i n a c c o r d a n c e w i t h a n d a s n e c e s s a r y t o e f f e c t u a t e t h e p r o v i s i o n s o f t h i s R e s o l u t i o n . S E C T I O N 4 . T h i s R e s o l u t i o n s h a l l t a k e e f f e c t i m m e d i a t e l y u p o n i t s p a s s a g e a n d a d o p t i o n . P A S S E D A N D A D O P T E D b y t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , t h i s 1 1 t h d a y o f D e c e m b e r , 2 0 1 7 . E l l e n G l a s s e r , M a y o r A t t e s t : D o n n a L . B a r t l e , C i t y C l e r k A p p r o v e d a s t o f o r m a n d c o r r e c t n e s s : B r e n n a M . D u r d e n , C i t y A t t o r n e y A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 A t t a c h m e n t A C i t y o f S t . A t l a n t i c B e a c h 2 0 1 7 - 2 0 1 8 L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s R e w r i t e N E F R C S c o p e o f W o r k P r o j e c t D e s c r i p t i o n : D e v e l o p p r o p o s e d c h a n g e s t o t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s f o l l o w i n g t h e p r o c e s s o u t l i n e d b e l o w : P h a s e 1 : A u d i t T a s k 1 . T h e f i r s t t a s k w i l l b e t o u n d e r t a k e a d e s k t o p a u d i t a n d a s s e s s t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t C o d e , C o m p r e h e n s i v e P l a n , C i t y C h a r t e r a n d o t h e r r e l a t e d d o c u m e n t s s p e c i f i c a l l y i d e n t i f y i n g a r e a s t o b e a d d r e s s e d a n d e x a m i n i n g t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e z o n i n g a t l a s i n r e l a t i o n t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t C o d e . D e l i v e r a b l e : A m a t r i x t h a t , a t a m i n i m u m , i d e n t i f i e s o v e r l a p , c o n s i s t e n c y , o r g a p s b e t w e e n t h e C i t y C h a r t e r , t h e C o m p r e h e n s i v e P l a n a n d t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . D u e D a t e : F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 4 , 5 0 0 T a s k 2 . T h e s e c o n d t a s k w i l l b e t o g a t h e r i n p u t o n r e c u r r i n g / p r e s s i n g i s s u e s r e l a t e d t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s b y h o l d i n g f o u r f a c i l i t a t e d w o r k s h o p s , i n t h e f o l l o w i n g o r d e r : W o r k s h o p # 1 : C i t i z e n s W o r k s h o p # 2 : C i t y S t a f f W o r k s h o p # 3 : C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d W o r k s h o p # 4 : C i t y C o m m i s s i o n D e v e l o p a n d p u b l i s h a P r o j e c t W e b p a g e a n d I n p u t P o r t a l . D e l i v e r a b l e : M e e t i n g s u m m a r i e s f o r e a c h o f t h e w o r k s h o p s a n d p u b l i c a t i o n o f W e b p a g e a n d I n p u t P o r t a l . D u e D a t e : M a r c h 3 0 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 7 , 5 0 0 1 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 T a s k 3 : D e v e l o p m e n t a n d d i s t r i b u t i o n o f a " W a l k a b o u t T o o l k i t " f o r u s e b y a n y o n e w h o w i s h e s t o p r o v i d e w r i t t e n i n p u t d u r i n g t h i s f i r s t p h a s e o f t h e p r o j e c t . T h e s e t o o l k i t s w i l l b e d i s t r i b u t e d a t t h e w o r k s h o p s i n T a s k 2 a n d w i l l b e a v a i l a b l e a t C i t y H a l l a n d o n t h e p r o j e c t w e b p a g e . C o o r d i n a t e a " w a l k a b o u t t o u r " o f t h e C i t y t o p h y s i c a l l y o b s e r v e t h e p h y s i c a l m a n i f e s t a t i o n o f c o d e i s s u e s . D e l i v e r a b l e : T o o l k i t a n d a c o m p i l a t i o n o f i n p u t r e c e i v e d v i a t h e t o o l k i t . D u e D a t e : A p r i l 3 0 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 4 , 5 0 0 P h a s e 2 : A s s e s s B a s e d o n i n f o r m a t i o n a n d d i r e c t i o n g a t h e r e d i n P h a s e 1 a s e r i e s o f p o t e n t i a l a p p r o a c h e s t o a d d r e s s i s s u e s g a t h e r e d w i l l b e d e v e l o p e d . T a s k 1 . G e n e r a l i z e d c o n c e p t a p p r o a c h e s w i l l b e d e v e l o p e d i n o r d e r t o g a u g e a c c e p t a b i l i t y p r i o r t o f u r t h e r d e t a i l e d d e v e l o p m e n t o f s p e c i f i c r e g u l a t o r y l a n g u a g e . D e l i v e r a b l e : R e p o r t o f g e n e r a l i z e d a p p r o a c h e s f o r r e s o l u t i o n o f i s s u e s d i s c o v e r e d i n P h a s e 1 . D u e D a t e : J u n e 2 9 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 1 5 , 0 0 0 2 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 T a s k 2 . T h e s e c o n d t a s k w i l l b e t o g a t h e r i n p u t o n g e n e r a l i z e d c o n c e p t u a l a p p r o a c h e s r e l a t e d t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s b y h o l d i n g f o u r f a c i l i t a t e d w o r k s h o p s , i n t h e f o l l o w i n g o r d e r : W o r k s h o p # 1 : W o r k s h o p # 2 : W o r k s h o p # 3 : W o r k s h o p # 4 : C i t i z e n s C i t y S t a f f C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d C i t y C o m m i s s i o n D e l i v e r a b l e : M e e t i n g s u m m a r i e s f o r e a c h o f t h e w o r k s h o p s . D u e D a t e : J u l y 3 1 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 7 , 5 0 0 T a s k 3 . B a s e d o n t h e i n p u t r e c e i v e d i n T a s k 2 r e c o m m e n d a t i o n s w i l l b e d e v e l o p e d i n s t r i k e t h r o u g h / u n d e r l i n e d r a f t o r d i n a n c e f o r m a t . D e l i v e r a b l e : R e w r i t e o f L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s i n s t r i k e t h r o u g h / u n d e r l i n e d r a f t o r d i n a n c e f o r m a t . D u e D a t e : O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 6 0 , 0 0 0 T a s k 4 . T h e f i n a l t a s k i n t h i s P h a s e w i l l b e t o g a t h e r i n p u t o n t h e d r a f t o r d i n a n c e l a n g u a g e f o r t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s b y h o l d i n g f o u r f a c i l i t a t e d w o r k s h o p s , i n t h e f o l l o w i n g o r d e r : W o r k s h o p # 1 : W o r k s h o p # 2 : W o r k s h o p # 3 : W o r k s h o p # 4 : C i t i z e n s C i t y S t a f f C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d C i t y C o m m i s s i o n D e l i v e r a b l e : M e e t i n g s u m m a r i e s f o r e a c h o f t h e w o r k s h o p s . D u e D a t e : N o v e m b e r 3 1 , 2 0 1 8 A m o u n t D u e : $ 7 , 5 0 0 3 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 P h a s e 3 : A d o p t i o n T h i s p h a s e w i l l b e g e a r e d t o a d o p t i n g a m e n d m e n t s t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . T a s k 1 : O n e w o r k s h o p a n d o n e h e a r i n g w i l l b e h e l d w i t h t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t B o a r d t o r e v i e w t h e s p e c i f i c d r a f t r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . D e l i v e r a b l e : A m e n d e d r e c o m m e n d a t i o n s a f t e r t h e w o r k s h o p a n d r e c o m m e n d e d c h a n g e s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n a f t e r t h e h e a r i n g . D u e D a t e : J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 9 A m o u n t D u e : $ 1 2 , 0 0 0 T a s k 2 : O n e w o r k s h o p a n d o n e h e a r i n g w i l l b e h e l d w i t h t h e C i t y C o m m i s s i o n t o r e v i e w t h e s p e c i f i c d r a f t r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . D e l i v e r a b l e : A m e n d e d r e c o m m e n d a t i o n s a f t e r t h e w o r k s h o p a n d r e c o m m e n d e d c h a n g e s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n a f t e r t h e h e a r i n g . D u e D a t e : M a r c h 2 9 , 2 0 1 9 A m o u n t D u e : $ 1 9 , 5 0 0 T a s k 3 : T h e C i t y C o m m i s s i o n w i l l c o n s i d e r a n d a d o p t c h a n g e s t o t h e L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s . D e l i v e r a b l e : F i n a l c l e a n c o p y o r d i n a n c e s u i t a b l e f o r c o d i f i c a t i o n . D u e D a t e : M a y 3 1 , 2 0 1 9 A m o u n t D u e : $ 1 2 , 0 0 0 4 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 C O N T R A C T B e t w e e n C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a a n d N o r t h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l T h i s C O N T R A C T i s e n t e r e d i n t o b y a n d b e t w e e n t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a , h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s " t h e C i t y , " a n d t h e N 0 1 t h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l , h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " N E F R C " f o r t e c h n i c a l a s s i s t a n c e . T H I S C O N T R A C T I S E N T E R E D I N T O B A S E D O N T H E F O L L O W I N G : A . W H E R E A S , t h e N E F R C r e p r e s e n t s t h a t i t i s f u l l y q u a l i f i e d , p o s s e s s e s t h e r e q u i s i t e s k i l l s , k n o w l e d g e , q u a l i f i c a t i o n s , a n d e x p e r i e n c e t o p r o v i d e t h e s e r v i c e s i d e n t i f i e d h e r e i n , a n d d o e s o f f e r t o p e r f o r m s u c h s e r v i c e s , a n d ; B . W H E R E A S , t h e C i t y h a s a n e e d f o r s u c h s e r v i c e s , a n d d o e s h e r e b y a c c e p t t h e o f f e r o f t h e N E F R C u p o n t h e t e n n s a n d c o n d i t i o n s h e r e i n a f t e r s e t f o r t h . N O W , T H E R E F O R E , t h e C i t y a n d t h e N E F R C d o m u t u a l l y a g r e e a s f o l l o w s : 1 . P E R I O D O F C O N T R A C T . T h i s C o n t r a c t s h a l l b e g i n u p o n e x e c u t i o n b y b o t h p a r t i e s a n d s h a l l e n d u p o n a c c e p t a n c e o f a f i n a l d e l i v e r a b l e , a s i n c l u d e d i n t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A , o r o n t h e d a t e o f t e r m i n a t i o n u n d e r S e c t i o n 7 o f t h i s a g r e e m e n t , w h i c h e v e r o c c u r s f i r s t . S u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 7 b e l o w t h e C o n t r a c t m a y b e c a n c e l l e d b y e i t h e r p a r t y u p o n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s w r i t t e n n o t i f i c a t i o n b y t h e c a n c e l l i n g p a r t y . 2 . S C O P E O F W O R K . T h e N E F R C s h a l l f u l l y p e r f o r m t h e o b l i g a t i o n s a s d e s c r i b e d i n t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A o f t h i s C o n t r a c t . 3 . C O M P E N S A T I O N A N D P A Y M E N T . A . C o m p e n s a t i o n f o r t h e p e r f m m a n c e o f t h e a c t i v i t i e s d e s c r i b e d i n t h e S c o p e o f W o r k i s c o n t a i n e d i n A t t a c h m e n t A . B . P a y m e n t s h a l l b e m a d e w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f i n v o i c i n g , w h i c h s h a l l o c c u r o n t h e s c h e d u l e i n d i c a t e d b e l o w a n d a s d e t a i l e d i n A t t a c h m e n t A . _ M o n t h l y r e p o r t a n d i n v o i c e _ Q u a r t e r l y r e p o r t a n d i n v o i c e L U p o n r e c e i p t a n d a p p r o v a l o f d e l i v e r a b l e a n d i n v o i c e O t h e r : - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s R e w r i t e 1 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 4 . M O D I F I C A T I O N O F C O N T R A C T . E i t h e r p a r t y m a y r e q u e s t m o d i f i c a t i o n o f t h e p r o v i s i o n s o f t h i s C o n t r a c t . C h a n g e s t h a t a r e m u t u a l l y a g r e e d u p o n s h a l l b e v a l i d o n l y w h e n r e d u c e d t o w r i t i n g , d u l y s i g n e d b y e a c h o f t h e p a r t i e s h e r e t o , a n d a t t a c h e d t o t h e o r i g i n a l o f t h i s C o n t r a c t . 5 . I N C O R P O R A T I O N O F L A W S , R U L E S , R E G U L A T I O N S A N D P O L I C I E S . A . B o t h t h e N E F R C a n d t h e C i t y s h a l l b e g o v e r n e d b y a p p l i c a b l e S t a t e a n d F e d e r a l l a w s , m l e s , a n d r e g u l a t i o n s . B . T h e N E F R C s h a l l a l l o w p u b l i c a c c e s s t o a l l d o c u m e n t s , p a p e r s , l e t t e r s , o r o t h e r m a t e r i a l s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f C h a p t e r 1 1 9 , F l o r i d a S t a t u t e s , c r e a t e d o r r e c e i v e d b y t h e N E F R C i n c o n j u n c t i o n w i t h t h i s C o n t r a c t . T h e N E F R C s h a l l n o t i f y t h e C i t y o f a n y p u b l i c r e c o r d r e q u e s t r e l a t e d t o t h i s C o n t a c t . C . T h e N E F R C s h a l l c o m p l y w i t h a l l f e d e r a l , s t a t e , a n d l o c a l l a w s a n d o r d i n a n c e s a p p l i c a b l e t o t h e w o r k o r p a y m e n t f o r w o r k a n d s h a l l n o t d i s c r i m i n a t e o n t h e g r o u n d s o f r a c e , c o l o r , r e l i g i o n , s e x , n a t i o n a l o r i g i n , a g e , o r d i s a b i l i t y i n t h e p e r f o r m a n c e o f w o r k u n d e r t h i s C o n t r a c t . 6 . L I A B I L I T Y . T h e C i t y w i l l h o l d h m m l e s s t h e N E F R C a g a i n s t a l l c l a i m s o f w h a t e v e r n a t u r e a r i s i n g o u t o f t h e N E F R C ' s p e r f o r m a n c e o f w o r k u n d e r t h i s C o n t r a c t t o t h e e x t e n t a l l o w e d a n d r e q u i r e d b y l a w . T h e N E F R C s h a l l h o l d h a r m l e s s t h e C i t y a g a i n s t a l l c l a i m s o f w h a t e v e r n a t u r e a r i s i n g o u t o f t h e p e r f m m a n c e o f w o r k u n d e r t h i s C o n t r a c t t o t h e e x t e n t a l l o w e d a n d r e q u i r e d b y l a w . 7 . D I S P U T E O R T E R M I N A T I O N . E a c h p a r t y h a s o b l i g a t i o n s p u r s u a n t t o t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A . I f e i t h e r p a r t y b e l i e v e s t h a t t h e r e h a s b e e n d e f a u l t u n d e r t h e C o n t r a c t , t h e y s h a l l i n f o r m t h e o t h e r b y w r i t t e n n o t i c e o f t h e p e r c e i v e d d i s p u t e a n d r e c o m m e n d a c u r e . I f t h e d e f a u l t i s n o t c o r r e c t e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f b o t h p a r t i e s w i t h i n 3 0 d a y s , t h e C o n t r a c t m a y b e t e r m i n a t e d i m m e d i a t e l y u p o n r e c e i p t o f w r i t t e n n o t i c e . I f t h e C o n t r a c t i s t e r m i n a t e d b e f o r e p e r f o r m a n c e i s c o m p l e t e d , N E F R C s h a l l b e p a i d f o r w o r k s a t i s f a c t o r i l y p e r f o r m e d , f o r w h i c h c o s t s c a n b e s u b s t a n t i a t e d , a s o f t h e d a t e o f t e r m i n a t i o n . U p o n p a y m e n t t h e N E F R C s h a l l i m m e d i a t e l y p r o v i d e t o t h e C i t y a l l w o r k p r o d u c t s d e v e l o p e d p u r s u a n t t o t h i s C o n t r a c t . V e n u e f o r a n y d i s p u t e s r e g a r d i n g t h i s C o n t r a c t s h a l l b e i n D u v a l C o u n t y , F l o r i d a . 8 . R E C O R D K E E P I N G & C O N T R A C T . A . A l l o r i g i n a l r e c o r d s p e r t i n e n t t o t h i s C o n t r a c t s h a l l b e r e t a i n e d b y t h e N E F R C f o r t h e p e r i o d m a n d a t e d b y t h e S t a t e o f F l o r i d a , o r t h r e e ( 3 ) y e a r s f o l l o w i n g t h e d a t e o f c o m p l e t i o n o r , i f a p p l i c a b l e , t e t m i n a t i o n o f t h i s C o n t r a c t , w h i c h e v e r i s l a t e r , w i t h t h e f o l l o w i n g e x c e p t i o n : I f a n y l i t i g a t i o n , c l a i m , o r a u d i t i s s t m i e d b e f o r e t h e e x p i r a t i o n o f t h e S t a t e m a n d a t e d o r t h r e e ( 3 ) y e a r p e r i o d a n d e x t e n d s b e y o n d t h e S t a t e m a n d a t e d o r t h r e e ( 3 ) y e a r C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s R e w r i t e 2 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 p e r i o d , t h e r e c o r d s w i l l b e m a i n t a i n e d u n t i l a l l l i t i g a t i o n , c l a i m s , o r a u d i t f i n d i n g s i n v o l v i n g t h e r e c o r d s h a v e b e e n r e s o l v e d . B . A l l r e c o r d s , i n c l u d i n g s u p p m i i n g d o c u m e n t a t i o n s h a l l b e s u f f i c i e n t t o d e t e 1 m i n e c o m p l i a n c e w i t h t h e C o n t r a c t S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A , a n d a l l o t h e r a p p l i c a b l e l a w s a n d r e g u l a t i o n s . C . T h e N E F R C , i t s e m p l o y e e s i n c l u d i n g a l l s u b c o n t r a c t o r s o r c o n s u l t a n t s a n d a g e n t s t o b e p a i d f r o m t h e a p p r o v e d b u d g e t p r o v i d e d u n d e r t h i s C o n t r a c t , s h a l l a l l o w a c c e s s t o r e l a t e d r e c o r d s a t r e a s o n a b l e t i m e s t o t h e C i t y , i t s e m p l o y e e s , a n d a g e n t s . " R e a s o n a b l e " s h a l l b e c o n s t r u e d a c c o r d i n g t o t h e c i r c u m s t a n c e s , b u t o r d i n a r i l y s h a l l m e a n d u r i n g n o r m a l b u s i n e s s h o u r s o f 8 : 0 0 a . m . t o 5 : 0 0 p . m . , l o c a l t i m e , M o n d a y t h r o u g h F r i d a y . " A g e n t s " s h a l l i n c l u d e , b u t n o t b e l i m i t e d t o , a u d i t o r s r e t a i n e d b y t h e C i t y . D . T h e N E F R C f u r t h e r a g r e e s t o b e b o u n d b y t h e s p e c i f i c p u b l i c r e c o r d s r e q u i r e m e n t s s e t f m i h i n A t t a c h m e n t B . 9 . M O N I T O R I N G P E R F O R M A N C E . B o t h p a r t i e s s h a l l c o n s i s t e n t l y m o n i t o r p e r f o r m a n c e u n d e r t h i s C o n t r a c t t o e n s u r e t i m e s c h e d u l e s a r e b e i n g m e t a n d t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A , i s b e i n g a c c o m p l i s h e d w i t h i n s p e c i f i e d t i m e p e r i o d s , a n d p e r f o r m a n c e g o a l s a r e b e i n g a c h i e v e d . S u c h r e v i e w s h a l l b e m a d e f o r e a c h f u n c t i o n o r a c t i v i t y s e t f o r t h i n t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A o f t h i s C o n t r a c t . T h e C i t y s h a l l t i m e l y r e v i e w r e p o r t s a n d d e l i v e r a b l e s a s i n c l u d e d i n t h e S c o p e o f W o r k , A t t a c h m e n t A , a n d p a y m e n t f o r i n v o i c e s s h a l l i n d i c a t e f i n a l a c c e p t a n c e o f w o r k . 1 0 . A S S I G N M E N T A N D S U B C O N T R A C T S . T h e N E F R C s h a l l n o t a s s i g n o r t r a n s f e r a n y w o r k u n d e r t h i s C o n t r a c t w i t h o u t t h e p r i o r w r i t t e n c o n s e n t o f t h e C i t y . I f t h e N E F R C s u b c o n t r a c t s a n y o r a l l o f t h e w o r k r e q u i r e d u n d e r t h i s C o n t r a c t , a c o p y o f t h e e x e c u t e d s u b c o n t r a c t m u s t b e f o r w a r d e d t o t h e C i t y w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s a f t e r t h e e x e c u t i o n o f t h e s u b c o n t r a c t . T h e N E F R C a g r e e s t o i n c l u d e o n t h e s u b c o n t r a c t t h a t ( i ) t h e s u b c o n t r a c t o r i s b o u n d b y a l l a p p l i c a b l e s t a t e a n d f e d e r a l l a w s a n d r e g u l a t i o n s , a n d ( i i ) t h e s u b c o n t r a c t o r s h a l l h o l d t h e C i t y h a r m l e s s a g a i n s t a l l c l a i m s o f w h a t e v e r n a t u r e a r i s i n g o u t o f t h e s u b c o n t r a c t o r ' s p e r f o r m a n c e o f w o r k u n d e r t h i s C o n t r a c t , t o t h e e x t e n t a l l o w e d b y l a w . 1 1 . C O P Y R I G H T , P A T E N T , A N D T R A D E M A R K . A . I f t h e N E F R C b r i n g s t o t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s C o n t r a c t a p r e - e x i s t i n g p a t e n t o r c o p y r i g h t , t h e N E F R C s h a l l r e t a i n a l l r i g h t s a n d e n t i t l e m e n t s t o t h a t p r e - e x i s t i n g p a t e n t o r c o p y r i g h t u n l e s s t h e C o n t r a c t p r o v i d e s o t h e r w i s e . B . I f a n y d i s c o v e r y o r i n v e n t i o n a r i s e s o r i s d e v e l o p e d i n t h e c o u r s e o f , o r a s a r e s u l t o f w o r k o r s e r v i c e s p e r f o r m e d u n d e r t h i s C o n t r a c t , o r i n a n y w a y c o n n e c t e d h e r e w i t h , t h e N E F R C s h a l l r e f e r t h e d i s c o v e r y o r i n v e n t i o n t o t h e C i t y f o r a d e t e r m i n a t i o n w h e t h e r p a t e n t p r o t e c t i o n w i l l b e s o u g h t i n t h e n a m e o f t h e C i t y . A n y a n d a l l p a t e n t r i g h t s a c c r u i n g u n d e r o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s C o n t r a c t a r e h e r e b y r e s e r v e d t o t h e C i t y . I n t h e e v e n t t h a t a n y b o o k s , m a n u a l s , f i l m s , o r o t h e r c o p y r i g h t a b l e m a t e r i a l a r e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s R e w r i t e 3 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 p r o d u c e d , t h e N E F R C s h a l l n o t i f y t h e C i t y . A n y a n d a l l c o p y r i g h t s a c c r u i n g u n d e r o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p e r f o r m a n c e u n d e r t h i s C o n t r a c t a r e h e r e b y r e s e r v e d t o t h e C i t y . C . W i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s o f e x e c u t i o n o f t h i s C o n t r a c t , t h e N E F R C s h a l l d i s c l o s e a l l i n t e l l e c t u a l p r o p e r t i e s r e l e v a n t t o t h e p e r f m m a n c e o f t h i s C o n t r a c t w h i c h c o u l d g i v e r i s e t o a p a t e n t o r c o p y r i g h t . T h e N E F R C s h a l l r e t a i n a l l r i g h t s a n d e n t i t l e m e n t s t o a n y p r e - e x i s t i n g i n t e l l e c t u a l p r o p e r t y w h i c h i s s o d i s c l o s e d . F a i l u r e t o d i s c l o s e w i l l i n d i c a t e n o s u c h p r o p e r t y e x i s t s . T h e C i t y s h a l l t h e n , u n d e r P a r a g r a p h ( B ) , h a v e t h e r i g h t t o a l l p a t e n t s a n d c o p y r i g h t s w h i c h d e v e l o p d u r i n g p e r f o r m a n c e o f t h e C o n t r a c t . 1 2 . N O T I C E S A N D C O N T R A C T R E P R E S E N T A T I V E S . A . A n y n o t i c e s p r o v i d e d u n d e r t h i s C o n t r a c t s h a l l b e i n w r i t i n g a n d s h a l l b e d e l i v e r e d t o t h e f o l l o w i n g : 1 . T h e R e p r e s e n t a t i v e o f t h e C i t y r e s p o n s i b l e f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h i s C o n t r a c t . C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a J o e G e n i t y C i t y M a n a g e r 8 0 0 S e m i n o l e R o a d A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 ( 9 0 4 ) 2 7 4 - 5 8 0 6 2 . T h e R e p r e s e n t a t i v e o f t h e N E F R C r e s p o n s i b l e f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h i s C o n t r a c t : 1 3 . A T T A C H M E N T S . N o r t h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l B r i a n D . T e e p l e , A I C P C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r 1 0 0 F e s t i v a l P a r k A v e n u e J a c k s o n v i l l e , F L 3 2 2 0 2 9 0 4 - 2 7 9 - 0 8 8 0 ( p h o n e ) 9 0 4 - 2 7 9 - 0 8 8 1 ( f a x ) A . A l l A t t a c h m e n t s t o t h i s C o n t r a c t a r e i n c o r p o r a t e d a s i f s e t o u t f u l l y h e r e i n . B . I n t h e e v e n t o f a n y i n c o n s i s t e n c i e s o r c o n f l i c t b e t w e e n t h e l a n g u a g e o f t h i s C o n t r a c t a n d t h e A t t a c h m e n t s h e r e t o , t h e l a n g u a g e o f s u c h A t t a c h m e n t s s h a l l b e c o n t r o l l i n g , b u t o n l y t o t h e e x t e n t o f s u c h c o n f l i c t o r i n c o n s i s t e n c y . C . T h i s C o n t r a c t h a s t h e f o l l o w i n g A t t a c h m e n t s : A t t a c h m e n t A - S c o p e o f W o r k A t t a c h m e n t B - P u b l i c R e c o r d s R e q u i r e m e n t s C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s R e w r i t e 4 A g e n d a I t e m 6 A D e c e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 1 4 . C I T Y ' S O B L I G A T I O N T h e C i t y ' s f i n a n c i a l o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r a r e s u b j e c t t o a n d c o n t i n g e n t u p o n C i t y C o m m i s s i o n a p p r o v a l a n d f u t u r e a p p r o p r i a t i o n s o f l a w f u l l y A p p r o p r i a t e d f u n d s . I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s h e r e t o h a v e c a u s e d t h i s C o n t r a c t t o b e e x e c u t e d b y t h e i r u n d e r s i g n e d o f f i c i a l s a s d u l y a u t h o r i z e d . F o r t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a : S i g n a t u r e P r i n t N a m e / T i t l e D a t e F o r t h e N o r t h e a s t F l o r i d a R e g i o n a l C o u n c i l : S i g n a t u r e B r i a n D . T e e p l e , C h i e f E x e c u t i v e O f f i c e r P r i n t N a m e / T i t l e D a t e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h L a n d D e v e l o p m e n t R e g u l a t i o n s R e w r i t e S i g n a t u r e P r i n t N a m e / T i t l e D a t e : 5