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Audit Report - 2007-2008FINANCIAL STATEMENTS AND INDEPENDENT AUDITORS' REPORT CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA SEPTEMBER 30, 2008 Ú×ÒßÒÝ×ßÔ ÍÌßÌÛÓÛÒÌÍ ßÒÜ ×ÒÜÛÐÛÒÜÛÒÌ ßËÜ×ÌÑÎÍù ÎÛÐÑÎÌ Ý×ÌÇ ÑÚ ßÌÔßÒÌ×Ý ÞÛßÝØô ÚÔÑÎ×Üß ÍÛÐÌÛÓÞÛÎ íðô îððè ÌßÞÔÛ ÑÚ ÝÑÒÌÛÒÌÍ ×²¼»°»²¼»²¬ ß«¼·¬±®­ù λ°±®¬òòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòò·ó·· ðÜÏÜÖØÐØÏÉjÊùÔÊÚÈÊÊÔÎÏÜÏÙüÏÜÑÄÊÔÊ òòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòò···ó¨··· Þ¿­·½ Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ Ù±ª»®²³»²¬ó©·¼» Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ ͬ¿¬»³»²¬ ±º Ò»¬ ß­­»¬­òòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòï ͬ¿¬»³»²¬ ±º ß½¬·ª·¬·»­òòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòòî Ú«²¼ Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ Þ¿´¿²½» ͸»»¬ ó Ù±ª»®²³»²¬¿´ 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Questions concerning any of the information provided in this report or requests for additional financial information should be addressed to the City of Atlantic Beach, Finance Director, 800 Seminole Road,Atlantic Beach,Florida 32233. —' Jim Hans n Nelson Van Liere City M ager Finance Director xiii ÞßÍ×Ý Ú×ÒßÒÝ×ßÔ ÍÌßÌÛÓÛÒÌÍ Ì¸»­» ¾¿­·½ º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ ½±²¬¿·² Ù±ª»®²³»²¬ó©·¼» Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ô Ú«²¼ Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ ¿²¼ Ò±¬»­ ¬± Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ò CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA STATEMENT OF NET ASSETS SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR SEPTEMBER 30, 2007 2008 GovernmentalBusiness-type2007 ActivitiesActivitiesTotalsTotals Assets Equity in Pooled Cash and Cash Equivalents $ 4,339,7127,602,158$ 11,941,870$ 11,964,589$ t 550,69018,326 569,016 513,161 Receivables - Ne Due from Other Governments 668,029921,392 1,589,421 988,291 Inventories25,510 39,996 65,506 56,146 Special Assessments - Current 30,2132,816 33,029 39,508 Notes Receivable - Current760 17,784 18,544 25,014 Restricted Assets: Equity in Pooled Cash and Cash Equivalents0 2,248,051 2,248,051 2,252,272 Capital Assets: Land 1,656,0189,843,717 11,499,735 11,485,635 Buildings 4,356,3844,134,377 8,490,761 8,490,761 Improvements Other Than Buildings 58,002,50837,620,323 95,622,831 93,797,208 Equipment 1,851,7793,392,208 5,243,987 5,115,885 Accumulated Depreciatio n (13,672,547)(32,954,184) (46,626,731)(40,971,011) Construction in Progress 781,857350,340 1,132,197 485,447 Prepaid Items 047,400 47,400 7,520 Special Assessments - Noncurren t 2,3800 2,380 26,730 Notes Receivable - Noncurrent 121,7824,560 126,342 167,388 Unamortized Loan Costs 232,3970 232,397 247,994 Total Assets 41,945,39650,291,340 92,236,736 94,692,538 Liabilities Accounts Payable and Other Current Liabilities810,752 588,169 1,398,921 742,959 5,8190 Due to Other Governments 5,6055,819 148,72153,922 Deferred Revenue 139,214202,643 Deposits31,660 0 22,49431,660 Compensated Absences - Curren 59,500450,000 t 490,838509,500 Accrued Interest Payable5,301 0 6,0675,301 Payable from Restricted Assets: Current Maturities of Bonds Payable0 850,829 832,386850,829 Accrued Interest Payable0 403,545 413,028403,545 Customer Deposits0 528,465 541,086528,465 Noncurrent Liabilities: Due Within One Year56,686 56,6860 53,930 Due in More Than One Year321,529 17,076,841 18,203,14917,398,370 Compensated Absences83,139 170,170 313,490253,309 Total Liabilities 19,832,0591,812,989 21,645,048 21,764,246 Net Assets Invested in Capital Assets - Net of Related Debt 15,999,09041,290,203 57,289,293 59,562,454 Restricted for: Renewal and Replacemen t 500,0000 500,000 500,000 Debt Service 839,02477,300 916,324 899,697 Road and Street Expenditures 0253,277 253,277 365,538 Tourism and Recreation 0244,322 244,322 237,915 Tree Replacemen t 031,183 31,183 9,713 Public Safety 017,583 17,583 22,136 Police Training 0163,678 163,678 23,151 Building Code Enforcement 135,1420 135,142 184,619 Capital Projects 800,0001,203,993 2,003,993 1,521,613 Unrestricted 3,840,0815,196,812 9,036,893 9,601,456 Total Net Assets$ 22,113,33748,478,351$ 70,591,688$ 72,928,292$ See accompanying notes. 1 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA BALANCE SHEET GOVERNMENTAL FUNDS SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR SEPTEMBER 30, 2007 2008 NonmajorTotals GovernmentalGovernmental2007 GeneralFundsFundsTotals Assets Equity in Pooled Cash and Cash Equivalents5,506,925$ 2,095,233$ 7,602,158$ 7,231,450$ Receivables - Ne 018,326 18,326 1,150 t Due from Other Funds30,125 0 30,125 103,040 Due from Other Government 223,756697,636 921,392 985,044 s Inventories25,510 0 25,510 14,618 Special Assessment Receivable - Curren 02,816 2,816 2,816 t otes Receivable - Current760 0 760 760 N Prepaid Items47,400 0 47,400 7,520 otes Receivable - Noncurrent4,560 0 4,560 5,320 N Total Assets 2,318,9896,334,058 8,653,047 8,351,718 Liabilities and Fund Balances Liabilities Accounts Payable and Accrued Liabilities540,834 269,918 810,752 373,617 Due to Other Funds0 30,125 30,125 103,040 Deposits4,050 27,610 31,660 22,494 Deferred Revenue53,922 0 53,922 3,966 Total Liabilities 327,653598,806 926,459 503,117 Fund Balances Reserved for: Debt Service0 77,300 77,300 78,542 Inventories25,510 0 25,510 14,618 Prepaids47,400 0 47,400 7,520 Building Code Enforcemen 00 0 184,619 t Encumbrances176,075 141,740 317,815 450,069 Unreserved - Reported in: General Fun 05,486,267 5,486,267 5,263,719 d Special Revenue Funds0 1,439,359 1,439,359 1,849,514 Capital Projects Fund0 332,937 332,937 0 Total Fund Balances 1,991,3365,735,252 7,726,588 7,848,601 Total Liabilities and Fund Balances $ 2,318,9896,334,058$ 8,653,047$ 8,351,718$ See accompanying notes. 3 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA RECONCILIATION OF BALANCE SHEET OF GOVERNMENTAL FUNDS TO THE STATEMENT OF NET ASSETS SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR SEPTEMBER 30, 2007 20082007 Total Fund Balances of Governmental Funds $ 7,848,6017,726,588$ Amounts Reported for Governmental Activities in the Statement of Net Assets are Different Because: Capital assets used in governmental activities are no t financial resources and, therefore, are not reported in the funds: Total Capital Assets55,340,965$ 54,918,097$ (Accumulated Depreciation)(13,672,547)(12,913,630) 42,004,46741,668,418 Long-term liabilities are not due and payable in the current period and, accordingly, are not reported as fund liabilities. Interest on long-term debt is not accrued in the governmental funds, but rathe r is recognized as an expenditure when due. All liabilities, both current and long-term, are reported in the statement of net assets. Long-term liabilities at year-end consist of: Revenue Bonds Payable378,215 432,140 Compensated Absences533,139 600,447 Accrued Interest Payable5,301 6,067 (1,038,654)(916,655) Total Net Assets of Governmental Activities $ 48,814,41448,478,351$ See accompanying notes. 4 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA STATEMENT OF REVENUES, EXPENDITURES, AND CHANGES IN FUND BALANCES GOVERNMENTAL FUNDS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2007 2008 NonmajorTotals GovernmentalGovernmental2007 GeneralFundsFundsTotals Revenues Taxes5,424,368$ 1,202,211$ 6,626,579$ 6,303,799$ Franchise Fees and Permits780,848 0 780,848 1,036,357 State-shared Revenues1,720,081 0 1,720,081 1,890,799 Other Intergovernmental Revenue 36,418722,159 758,577 862,111 s Charges for Services43,729 0 43,729 34,691 Fines and Forfeitures300,419 183,875 484,294 179,323 Interest Income129,961 40,717 170,678 395,330 Miscellaneous Revenues16,903 23,765 40,668 68,320 Interfund Charges1,394,394 0 1,394,394 1,350,761 Total Revenues 1,486,98610,532,862 12,019,848 12,121,491 Expenditures Current: General Governmen 40,0002,661,061 2,701,061 2,677,361 t Public Safet 48,6054,675,495 4,724,100 4,540,831 y Transportation1,442,282 244,493 1,686,775 1,655,525 Parks and Recreation969,581 0 969,581 1,062,476 Conservation and Resource Managemen 00 0 11,200 t Debt Service: Principal0 53,925 53,925 53,213 Interest and Other0 17,040 17,040 19,269 Capital Outla 302,195404,458 706,653 978,465 y (Total Expenditures) (706,258)(10,152,877) (10,859,135) (10,998,340) Excess of Revenues Over Expenditures 780,728379,985 1,160,713 1,123,151 Other Financing Sources (Uses) Transfers in 392,033 398,566 790,599 318,059 Transfers (out)(645,294) (1,446,566) (2,091,860) (1,095,648) Sale of General Fixed Assets18,535 0 18,535 9,788 Total Other Financing (Uses) (1,048,000)(234,726) (1,282,726) (767,801) Net Change in Fund Balances (267,272)145,259 (122,013) 355,350 Fund Balances, Beginning of Year 2,258,6085,589,993 7,848,601 7,493,251 Fund Balances, End of Year $ 1,991,3365,735,252$ 7,726,588$ 7,848,601$ See accompanying notes. 5 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA RECONCILIATION OF THE STATEMENT OF REVENUES, EXPENDITURES, AND CHANGES IN FUND BALANCES OF GOVERNMENTAL FUNDS TO THE STATEMENT OF ACTIVITIES FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2007 20082007 Net Change in Fund Balances - Total Governmental Funds $ 355,350(122,013)$ Amounts Reported for Governmental Activities in the Statement of Activities are Different Because: Governmental funds report capital purchases as expenditures. However, in the statement of activities, the cost of those assets is depreciated over their estimated useful lives and reported as depreciation expense: Expenditures for Capital Assets 706,653$ 978,465$ (Current Year Depreciation)(1,039,077) (1,003,814) (25,349)(332,424) Certain revenues related to the acquisition of capital assets are not reported in governmental funds ecause they do not represent current financial b resources, however, they are reported as capital contributions in the statement of activities.53,027 117,291 Repayment of long-term debt principal is an expenditure in the governmental funds, but the repayment reduces long-term liabilities in the statement of net assets.53,925 53,213 Governmental funds report sale of general fixe d assets as financial resources. The gain or loss on disposal of general fixed assets is not reflected in the governmental funds: Proceeds from Sale of General Fixed Asset (9,788)(20,830) s (Loss) or Gain on Disposal of General Fixed Assets(22,277) 8,987 (801)(43,107) Some expenses/revenues reported in the statement of activities do not require the use of or provide current financial resources and, therefore, are not reported as expenditures in governmental funds: Debt Interest Expense766 747 Compensated Absences67,309 (60,844) Transfer of Capital Assets(13,546) (180,181) (240,278)54,529 Change in Net Assets - Governmental Activities $ 259,426(336,063)$ See accompanying notes. 6 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA STATEMENT OF FIDUCIARY NET ASSETS FIDUCIARY FUNDS SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR SEPTEMBER 30, 2007 Pension Trust Funds 20082007 Assets Cash and Cash Equivalents167,615$ 36,131$ Investment 15,430,21513,792,416 s Total Assets 15,466,34613,960,031 Liabilities Accounts Payable and Accrued Liabilities0 4,950 Excess Premium Tax Liability120,454 100,442 DROP Plan Payable586,284 471,214 Total Liabilities 576,606706,738 Net Assets Held in Trust for Pension Benefits13,253,293 14,889,740 Total Net Assets $ 14,889,74013,253,293$ See accompanying notes. 14 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA STATEMENT OF CHANGES IN FIDUCIARY NET ASSETS FIDUCIARY FUNDS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2007 Pension Trust Funds 20082007 Additions Contributions: Employe$ 784,051678,041$ r Employees254,070 193,723 State of Florida88,806 88,806 Total Contributions1,020,917 1,066,580 Net (Decrease) Increase in Fair Value of Investments(2,219,670) 1,519,142 Gain on Investment Sales0 0 Interest and Dividends449,592 375,234 Total Additions 2,960,956(749,161) Deductions Refunds of Contributions17,595 26,806 Benefits 818,852843,661 Investment Expense 9,0180 s Administrative Expense 26,84626,030 s Total Deductions 881,522887,286 Net (Decrease) Increase 2,079,434(1,636,447) Net Assets, Beginning of Year 12,890,73614,889,740 (Prior Period Adjustment) (80,430)0 Net Assets, Beginning of Year, as Restated 12,810,30614,889,740 Net Assets, End of Year $ 14,889,74013,253,293$ See accompanying notes. 15 Ý×ÌÇ ÑÚ ßÌÔßÒÌ×Ý ÞÛßÝØô ÚÔÑÎ×Üß ÒÑÌÛÍ ÌÑ Ú×ÒßÒÝ×ßÔ ÍÌßÌÛÓÛÒÌÍ ÍÛÐÌÛÓÞÛÎ íðô îððè Ò±¬» ï ó Í«³³¿®§ ±º Í·¹²·º·½¿²¬ ß½½±«²¬·²¹ б´·½·»­ ̸» ¿½½±«²¬·²¹ °±´·½·»­ ±º ¬¸» Ý·¬§ ±º ߬´¿²¬·½ Þ»¿½¸ô Ú´±®·¼¿ô ø¬¸» Ý·¬§÷ ½±²º±®³ ¬± ¿½½±«²¬·²¹ °®·²½·°´»­ ¹»²»®¿´´§ ¿½½»°¬»¼ ·² ¬¸» ˲·¬»¼ ͬ¿¬»­ ±º ß³»®·½¿ ¿­ ¿°°´·½¿¾´» ¬± ¹±ª»®²³»²¬­ò ̸» º±´´±©·²¹ ·­ ¿ ­«³³¿®§ ±º ¬¸» ³±®» ­·¹²·º·½¿²¬ °±´·½·»­ «­»¼ ·² ¬¸» °®»°¿®¿¬·±² ±º ¬¸»­» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ò λ°±®¬·²¹ Û²¬·¬§ ̸» Ý·¬§ ©¿­ ·²½±®°±®¿¬»¼ ·² ïçëéô «²¼»® ¿ ½¸¿®¬»® ·² ¿½½±®¼¿²½» ©·¬¸ ¬¸» ´¿©­ ±º ¬¸» ͬ¿¬» ±º Ú´±®·¼¿ô Ú´±®·¼¿ ͬ¿¬«¬»­ Í»½¬·±² ëéóïïîêò ̸» Ý·¬§ ±°»®¿¬»­ «²¼»® ¿ º±®³ ±º ¹±ª»®²³»²¬ ©¸·½¸ ½±³°®·­»­ ¿² »´»½¬»¼ Ý·¬§ ݱ³³·­­·±² øº±«® ݱ³³·­­·±²»®­ ¿²¼ ¿ Ó¿§±®ó ݱ³³·­­·±²»®÷ ¿²¼ °®±ª·¼»­ô «²¼»® ¬¸» 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Í·¹²·º·½¿²¬ ß½½±«²¬·²¹ б´·½·»­ (Concluded) Ù±ª»®²³»²¬ó©·¼» ¿²¼ Ú«²¼ Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ Í»°¿®¿¬» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ ¿®» °®±ª·¼»¼ º±® ¹±ª»®²³»²¬¿´ º«²¼­ô °®±°®·»¬¿®§ º«²¼­ô ¿²¼ º·¼«½·¿®§ º«²¼­ô »ª»² ¬¸±«¹¸ ¬¸» ´¿¬¬»® ¿®» »¨½´«¼»¼ º®±³ ¬¸» ¹±ª»®²³»²¬ó©·¼» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ò Ó¿¶±® ·²¼·ª·¼«¿´ ¹±ª»®²³»²¬¿´ º«²¼­ ¿²¼ ³¿¶±® ·²¼·ª·¼«¿´ »²¬»®°®·­» º«²¼­ ¿®» ®»°±®¬»¼ ¿­ ­»°¿®¿¬» ½±´«³²­ ·² ¬¸» º«²¼ º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ò Ó»¿­«®»³»²¬ Ú±½«­ô Þ¿­·­ ±º ß½½±«²¬·²¹ô ¿²¼ Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬ Ю»­»²¬¿¬·±² Ù±ª»®²³»²¬ó©·¼» Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ ̸» ¹±ª»®²³»²¬ó©·¼» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ ¿®» ®»°±®¬»¼ «­·²¹ ¬¸» »½±²±³·½ ®»­±«®½»­ ³»¿­«®»³»²¬ º±½«­ ¿²¼ ¬¸» ¿½½®«¿´ ¾¿­·­ ±º ¿½½±«²¬·²¹ô ¿­ ¿®» ¬¸» °®±°®·»¬¿®§ º«²¼ ¿²¼ º·¼«½·¿®§ º«²¼ º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ò 못²«»­ ¿®» ®»½±®¼»¼ ©¸»² »¿®²»¼ ¿²¼ »¨°»²­»­ ¿®» ®»½±®¼»¼ ©¸»² ¿ ´·¿¾·´·¬§ ·­ ·²½«®®»¼ô ®»¹¿®¼´»­­ ±º ¬¸» ¬·³·²¹ ±º ®»´¿¬»¼ ½¿­¸ º´±©­ò Ю±°»®¬§ ¬¿¨»­ ¿®» ®»½±¹²·¦»¼ ¿­ ®»ª»²«»­ ·² ¬¸» §»¿® º±® ©¸·½¸ ¬¸»§ ¿®» ´»ª·»¼ò Ù®¿²¬­ ¿²¼ ­·³·´¿® ·¬»³­ ¿®» ®»½±¹²·¦»¼ ¿­ 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INFORMATION SCHEDULE OF REVENUES, EXPENDITURES, AND CHANGES IN FUND BALANCE BUDGET AND ACTUAL - GENERAL FUND FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008 Variance With Final Budget - Budgeted AmountsActual Positive OriginalFinalAmounts(Negative) Revenues Property Taxes4,262,594$ 4,262,594$ 4,269,435$ 6,841$ onproperty Taxes1,125,037 1,125,037 1,154,933 29,896 N Franchise Fees and Permits1,082,310 753,600 780,848 27,248 State-shared Revenues1,907,796 1,907,796 1,720,081 (187,715) 709,097709,097 722,159 13,062 Other Intergovernmental Revenue s Charges for Services21,720 21,720 43,729 22,009 Fines and Forfeitures125,750 125,750 300,419 174,669 Interest Income300,000 300,000 129,961 (170,039) Miscellaneous Revenues30,840 65,640 16,903 (48,737) Interfund Charges1,369,621 1,369,621 1,394,394 24,773 Total Revenues (107,993) 10,640,85510,934,765 10,532,862 Expenditures General Government: Legislative47,760 47,760 45,888 1,872 103,154111,804 84,945 18,209 Legal Counse l Planning and Zonin 225,524225,524 198,159 27,365 g 267,871251,686 238,914 28,957 City Cler k City Manage 337,345243,954 301,392 35,953 r 930,043929,465 925,429 4,614 Finance and Accountin g Human Resources201,419 206,419 192,304 14,115 429,433425,683 348,709 80,724 Information Technolog y Othe 427,871396,721 394,948 32,923 r Total General Government 2,975,4202,834,016 2,730,688 244,732 Public Safety: 3,491,9083,391,081 3,723,501 (231,593) Law Enforcemen t Lifeguards204,510 208,264 202,685 5,579 Fire Control897,723 897,723 894,868 2,855 Code Enforcemen 65,18965,189 60,966 4,223 t Building268,281 0 0 0 Total Public Safety 4,663,0844,826,784 4,882,020(218,936) Transportation: Public Works Administratio 486,841477,278 439,500 47,341 n Streets and Roads973,857 986,298 859,070 127,228 Fleet Maintenance262,725 270,287 253,582 16,705 Total Transportation 1,743,4261,713,860 1,552,152 191,274 Parks and Recreation950,538 1,035,538 988,017 47,521 (Total Expenditures) (10,325,198)(10,417,468) 264,591(10,152,877) 36 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA REQUIRED SUPPLEMENTARY INFORMATION SCHEDULE OF REVENUES, EXPENDITURES, AND CHANGES IN FUND BALANCE BUDGET AND ACTUAL - GENERAL FUND FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008 (Concluded) Variance With Final Budget - Budgeted AmountsActual Positive OriginalFinalAmounts(Negative) Excess of Revenues Over Expenditures $ 223,387609,567$ 379,985$ 156,598$ Other Financing Sources (Uses) Transfers in392,033 392,033 392,033 0 Transfers (out)(460,675) (645,294) (645,294) 0 Sale of General Fixed Assets9,800 9,800 18,535 8,735 Total Other Financing Sources (Uses) (243,461)(58,842) (234,726) 8,735 Excess of Revenues and Other Financing Sources Over Expenditures and Other Financing Uses (20,074)550,725 145,259 165,333 Fund Balances, Beginning of Year 5,589,9935,589,993 5,589,993 0 Fund Balances, End of Year $ 5,569,9196,140,718$ 5,735,252$ 165,333$ 37 Ý×ÌÇ ÑÚ ßÌÔßÒÌ×Ý ÞÛßÝØô ÚÔÑÎ×Üß ÎÛÏË×ÎÛÜ ÍËÐÐÔÛÓÛÒÌßÎÇ ×ÒÚÑÎÓßÌ×ÑÒ ÒÑÌÛ ÌÑ ÍÝØÛÜËÔÛ ÑÚ ÎÛÊÛÒËÛÍô ÛÈÐÛÒÜ×ÌËÎÛÍô ßÒÜ ÝØßÒÙÛÍ 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TaxTaxSales TaxTrainingCommunication Assets Equity in Pooled Cash and Cash Equivalents31,183$ 220,075$ 228,683$ 997,262$ 152,363$ 17,224$ Due from Other Governments0 61,792 15,639 112,359 1,066 2,775 Total Assets 281,86731,183 244,322 1,109,621 153,429 19,999 Liabilities and Fund Balances Liabilities Accounts Payable and Accrued Liabilities0 28,590 0 238,565 347 2,416 Due to Other Funds0 0 0 0 0 0 Deposits0 0 0 0 0 0 Total Liabilities 28,5900 0 238,565 347 2,416 Fund Balances Reserved for: Debt Service0 0 0 0 0 0 Encumbrances0 24,024 45,000 72,716 0 0 Unreserved - Reported in: Special Revenue Funds31,183 229,253 199,322 798,340 153,082 17,583 Capital Projects Funds0 0 0 0 0 0 Total Fund Balances 253,27731,183 244,322 871,056 153,082 17,583 Total Liabilities and Fund Balances $ 281,86731,183$ 244,322$ 1,109,621$ 153,429$ 19,999$ 39 2008 Special Revenue Funds TotalsTotals Community SpecialNonmajor ContrabandPoliceDevelopmentRevenuesDebtCapitalGovernmental2007 ForfeitureGrantsBlock GrantFundsServiceProjectsFundsTotals $ 038,206$ 0$ 1,684,996$ 77,300$ 332,937$ 2,095,233$ 2,090,701$ 00 30,125 223,756 0 0 223,756 338,853 038,206 30,125 1,908,752 77,300 332,937 2,318,989 2,429,554 00 0 269,918 0 0 269,918 48,362 00 30,125 30,125 0 0 30,125 103,040 027,610 0 27,610 0 0 27,610 19,544 027,610 30,125 327,653 0 0 327,653 170,946 00 0 0 77,300 0 77,300 78,542 00 0 141,740 0 0 141,740 330,552 010,596 0 1,439,359 0 0 1,439,359 1,849,514 00 0 0 0 332,937 332,937 0 010,596 0 1,581,099 77,300 332,937 1,991,336 2,258,608 $ 038,206$ 30,125$ 1,908,752$ 77,300$ 332,937$ 2,318,989$ 2,429,554$ 40 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA COMBINING STATEMENT OF REVENUES, EXPENDITURES, AND CHANGES IN FUND BALANCES NONMAJOR GOVERNMENTAL FUNDS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2007 2008 Special Revenue Funds Convention TreeLocal OptionDevelopmentHalf-centCourt Cost Radio ReplacementGas TaxTaxSales TaxTrainingCommunication Revenues Taxes0$ 474,388$ 41,896$ 685,927$ 0$ 0$ Other Intergovernmental Revenues0 0 0 0 0 0 Fines and Forfeitures0 0 0 0 158,181 22,146 Interest Income0 6,386 4,511 24,217 258 450 Miscellaneous Revenues21,470 0 0 0 0 0 Total Revenues 480,77421,470 46,407 710,144 158,439 22,596 Expenditures Current: General Government0 0 40,000 0 0 0 Public Safety0 0 0 0 9,330 27,149 Transportation0 244,493 0 0 0 0 Conservation and Resource Management0 0 0 0 0 0 Debt Service: Principal0 0 0 0 0 0 Interest and Other0 0 0 0 0 0 Capital Outlay0 31,976 0 230,701 0 0 (Total Expenditures) (276,469)0 (40,000) (230,701) (9,330) (27,149) Excess (Deficiency) of Revenues Over (Under) Expenditures 204,30521,470 6,407 479,443 149,109 (4,553) Other Financing Sources (Uses) Transfers in 0 0 0 0 0 0 Transfers (out)0 (316,566) 0 (1,130,000) 0 0 Total Other Financing Sources (Uses) (316,566)0 0 (1,130,000) 0 0 Net Change in Fund Balances (112,261)21,470 6,407 (650,557) 149,109 (4,553) Fund Balances, Beginning of Year 365,5389,713 237,915 1,521,613 3,973 22,136 Fund Balances, End of Year $ 253,27731,183$ 244,322$ 871,056$ 153,082$ 17,583$ 41 2008 Special Revenue Funds Totals Totals CommunitySpecialNonmajor ContrabandPoliceDevelopmentRevenueDebtCapitalGovernmental2007 ForfeitureGrantsBlock GrantFundsServiceProjectsFundsTotals $ 00$ 0$ 1,202,211$ 0$ 0$ 1,202,211$ 1,336,254$ 6,2930 30,125 36,418 0 0 36,418 227,753 03,548 0 183,875 0 0 183,875 55,423 0801 0 36,623 1,157 2,937 40,717 92,830 02,295 0 23,765 0 0 23,765 700 6,2936,644 30,125 1,482,892 1,157 2,937 1,486,986 1,712,960 00 0 40,000 0 0 40,000 41,799 012,126 0 48,605 0 0 48,605 122,359 00 0 244,493 0 0 244,493 248,405 00 0 0 0 0 0 11,200 00 0 0 53,925 0 53,925 53,213 00 0 0 17,040 0 17,040 19,269 6,2933,100 30,125 302,195 0 0 302,195 409,658 (6,293)(15,226) (30,125) (635,293) (70,965) 0 (706,258) (905,903) 0(8,582) 0 847,599 (69,808) 2,937 780,728 807,057 00 0 0 68,566 330,000 398,566 70,648 00 0 (1,446,566) 0 0 (1,446,566) (495,648) 00 0 (1,446,566) 68,566 330,000 (1,048,000) (425,000) 0(8,582) 0 (598,967) (1,242) 332,937 (267,272) 382,057 019,178 0 2,180,066 78,542 0 2,258,608 1,876,551 $ 010,596$ 0$ 1,581,099$ 77,300$ 332,937$ 1,991,336$ 2,258,608$ 42 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA COMBINING STATEMENT OF FIDUCIARY NET ASSETS FIDUCIARY FUNDS SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR SEPTEMBER 30, 2007 Pension Trust Funds PoliceGeneral Officers'Employees' RetirementRetirement20082007 PlanPlanTotalsTotals Assets Cash and Cash Equivalents95,712$ 71,903$ 167,615$ 36,131$ Investments5,481,157 8,311,259 13,792,416 15,430,215 Total Assets 8,383,1625,576,869 13,960,031 15,466,346 Liabilities Accounts Payable and Accrued Liabilities0 0 0 4,950 Excess Premium Tax Liability120,454 0 120,454 100,442 DROP Plan Payable370,770 215,514 586,284 471,214 Total Liabilities 215,514491,224 706,738 576,606 Net Assets Held in Trust for Pension Benefits5,085,645 8,167,648 13,253,293 14,889,740 Total Net Assets $ 8,167,6485,085,645$ 13,253,293$ 14,889,740$ 43 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA COMBINING STATEMENT OF CHANGES IN FIDUCIARY NET ASSETS FIDUCIARY FUNDS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008, WITH COMPARATIVE TOTALS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2007 Pension Trust Funds PoliceGeneral Officers'Employees' RetirementRetirement20082007 PlanPlanTotalsTotals Additions Contributions: Employer221,036$ 457,005$ 678,041$ 784,051$ Employees68,864 185,206 254,070 193,723 State of Florida88,806 0 88,806 88,806 Total Contributions378,706 642,211 1,020,917 1,066,580 Net (Decrease) Increase in Fair Value of Investments(856,618) (1,363,052) (2,219,670) 1,519,142 Gain on Investment Sales0 0 0 0 Interest and Dividends172,952 276,640 449,592 375,234 Total Additions (444,201)(304,960) (749,161) 2,960,956 Deductions Refunds of Contributions2,645 14,950 17,595 26,806 Benefits418,188 425,473 843,661 818,852 Investment Expenses0 0 0 9,018 Administrative Expenses10,816 15,214 26,030 26,846 Total Deductions 455,637431,649 887,286 881,522 Net (Decrease) Increase (899,838)(736,609) (1,636,447) 2,079,434 Net Assets, Beginning of Year 9,067,4865,822,254 14,889,740 12,890,736 (Prior Period Adjustment) 00 0 (80,430) Net Assets, Beginning of Year, as Restated 9,067,4865,822,254 14,889,740 12,810,306 Net Assets, End of Year $ 8,167,6485,085,645$ 13,253,293$ 14,889,740$ 44 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA HISTORICAL REVENUES AND EXPENSES FOR THE YEARS ENDED SEPTEMBER 30, 2004 THROUGH SEPTEMBER 30, 2008 (UNAUDITED) 20042005200620072008 Revenues Operating Revenues: Water: Customer Charges2,256,905$ 2,459,456$ 2,554,325$ 2,531,304$ 2,514,161$ Miscellaneous Charges15,828 22,567 59,667 38,809 82,737 Total Water2,272,733 2,482,023 2,613,992 2,570,113 2,596,898 Sewer: Customer Charges3,256,305 3,524,134 3,609,816 3,529,947 3,726,556 Total Operating Revenues5,529,038 6,006,157 6,223,808 6,100,060 6,323,454 Nonoperating Revenues: Interest Income: Water20,184 50,946 83,149 117,793 53,378 Sewer28,104 57,008 76,810 82,266 26,901 Total Nonoperating Revenues48,288 107,954 159,959 200,059 80,279 Total Revenues 6,114,1115,577,326 6,383,767 6,300,119 6,403,733 Expenses Operating Expenses: Water1,023,734 945,643 1,067,498 1,159,651 1,019,907 Sewer1,918,713 1,827,176 1,977,608 1,891,016 2,275,505 Total Operating Expenses2,942,447 2,772,819 3,045,106 3,050,667 3,295,412 Administrative, Nondivisional and Other: Water526,729 538,189 582,858 553,519 628,122 Sewer539,217 883,224 937,010 1,072,794 1,071,893 Total Administrative, Nondivisional and Other1,065,946 1,421,413 1,519,868 1,626,313 1,700,015 (Total Expenses) (4,194,232)(4,008,393) (4,564,974) (4,676,980) (4,995,427) Net Revenue 1,919,8791,568,933 1,818,793 1,623,139 1,408,306 Capital Improvement Charges Sewer112,311 0 0 0 0 Net Revenues Available for Debt Service 1,919,8791,681,244 1,818,793 1,623,139 1,408,306 Nonoperating Income (Expense) Interest Expense(939,746) (819,620) (798,991) (769,816) (752,384) Loan Amortization(16,817) (13,672) (15,289) (15,289) (14,730) Total Nonoperating (Expense) (833,292)(956,563) (814,280) (785,105) (767,114) Net Income Before Depreciation and Operating Transfers $ 1,086,587724,681$ 1,004,513$ 838,034$ 641,192$ 45 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA MAJOR UTILITY CUSTOMERS FOR THE YEAR ENDED SEPTEMBER 30, 2008 (UNAUDITED) Annual Billings Navy (Federal Government)$ 306,798 Fleet Landing (Retirement Community)260,273 Lakes of Mayport (Apartment Complex)118,060 Oaks of Atlantic Beach (Mobile Home Park)116,112 John Creek Estate (Mobile Home Park)105,214 Sea Oats (Apartment Complex) 100,092 City of Atlantic Beach, Florida 99,042 Atlantic Arms (Apartment Complex)96,438 Hanna Park (Regional Park) 82,655 One Ocean (Hotel) 54,105 Total $1,338,789 46 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA OTHER BOND COVENANT DISCLOSURES FOR THE YEARS ENDED SEPTEMBER 30, 2004 THROUGH SEPTEMBER 30, 2008 (UNAUDITED) Utility Service Tax Collections (Last Five Years) YearElectricityTelecomGasFuel OilTotal 2004351,752$ 552,716$ 26,850$ 126$ 931,444$ 2005367,186 586,369 28,015 77 981,647 2006372,226 596,368 23,711 132 992,437 2007363,285 602,177 22,413 35 987,910 2008392,842 612,671 28,758 33 1,034,304 Ad Valorem Tax Collections (Last Five Years) YearTotal 20042,719,203$ 20052,990,075 20063,529,832 20073,868,172 20084,269,435 50 CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA SCHEDULES OF NET REVENUES IN ACCORDANCE WITH BOND RESOLUTIONS ENTERPRISE FUNDS (WATER AND SEWER) FOR THE YEARS ENDED SEPTEMBER 30, 2008 AND SEPTEMBER 30, 2007 (UNAUDITED) 20082007 Gross Revenues Utility6,240,717$ 6,061,251$ Connection Charges144,566 190,681 Interest 200,05980,279 Transfer from Rate Stabilization Fund85,400 (a)0 Total Gross Revenues 6,451,9916,550,962 Operating Expenses Personal Services1,700,015 1,626,313 Contractual Services924,969 749,987 Supplies345,432 315,044 Repairs and Maintenance206,383 171,866 Heat, Lights and Power575,344 540,276 Intergovernmental Charges948,969 927,381 Loss (Gain) on Disposal of Fixed Assets(1,560) 0 Other Expenses253,719 346,113 (Total Operating Expenses) (4,676,980)(4,953,271) Total Net Revenues in Accordance with Bond Resolutions 1,775,0111,597,691 Capital Facilities Charges 127,933170,894 Special Assessments - New 00 Net Revenues Plus Capital Facilities Charges and Special Assessments $ 1,902,9441,768,585$ Total Debt Service $ 1,510,4301,521,583$ Debt Service Coverage Ratio 116.23%125.99% Debt Service Coverage Ratio Excluding Capital Facilities Charges 105.00%117.52% Required Debt Service Coverage Ratio 110.00%110.00% Required Debt Service Coverage Ratio, Excluding Capital Facilities Charges 105.00%105.00% (a) Rate Stabilization Fund: Balance, Beginning of Year400,000$ Transfer/Redeposit to Revenue Fund(85,400) Balance, End of Year314,600$ 51 ßÜÜ×Ì×ÑÒßÔ ÛÔÛÓÛÒÌÍ ÑÚ ÎÛÐÑÎÌ ÐÎÛÐßÎÛÜ ×Ò ßÝÝÑÎÜßÒÝÛ É×ÌØ GOVERNMENT AUDITING STANDARDS, ×ÍÍËÛÜ ÞÇ ÌØÛ ÝÑÓÐÌÎÑÔÔÛÎ ÙÛÒÛÎßÔ ÑÚ ÌØÛ ËÒ×ÌÛÜ ÍÌßÌÛÍå ÌØÛ RULES OF THE AUDITOR GENERAL ÑÚ ÌØÛ ÍÌßÌÛ ÑÚ ÚÔÑÎ×ÜßåßÒÜ ÑÌØÛÎ ÝÑÒÌÎßÝÌ ÎÛÏË×ÎÛÓÛÒÌÍ Ý×ÌÇ ÑÚ ßÌÔßÒÌ×Ý ÞÛßÝØô ÚÔÑÎ×Üß ÒÑÌÛ ÌÑ ÍÝØÛÜËÔÛ ÑÚ ÛÈÐÛÒÜ×ÌËÎÛÍ ÑÚ ÚÛÜÛÎßÔ ßÉßÎÜÍ ßÒÜ ÍÌßÌÛ Ú×ÒßÒÝ×ßÔ ßÍÍ×ÍÌßÒÝÛ ÐÎÑÖÛÝÌÍ ÚÑÎ ÌØÛ ÇÛßÎ ÛÒÜÛÜ ÍÛÐÌÛÓÞÛÎ íðô îððè Ò±¬» ï ó Þ¿­·­ ±º Ю»­»²¬¿¬·±² ̸» ¿½½±³°¿²§·²¹ ­½¸»¼«´» ±º »¨°»²¼·¬«®»­ ±º º»¼»®¿´ ¿©¿®¼­ ¿²¼ ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬­ ·²½´«¼»­ ¬¸» º»¼»®¿´ ¿©¿®¼­ ¿²¼ ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬­ ¿½¬·ª·¬§ ±º ¬¸» Ý·¬§ ±º ߬´¿²¬·½ Þ»¿½¸ô Ú´±®·¼¿ô ¿²¼ ·­ °®»­»²¬»¼ ±² ¬¸» ³±¼·º·»¼ ¿½½®«¿´ ¾¿­·­ ±º ¿½½±«²¬·²¹ò ëì Ý×ÌÇ ÑÚ ßÌÔßÒÌ×Ý ÞÛßÝØô ÚÔÑÎ×Üß ÍÝØÛÜËÔÛ ÑÚ Ú×ÒÜ×ÒÙÍ ßÒÜ ÏËÛÍÌ×ÑÒÛÜ ÝÑÍÌÍ ÍÌßÌÛ Ú×ÒßÒÝ×ßÔ ßÍÍ×ÍÌßÒÝÛ ÐÎÑÖÛÝÌÍ ÚÑÎ ÌØÛ ÇÛßÎ ÛÒÜÛÜ ÍÛÐÌÛÓÞÛÎ íðô îððè ïò Í«³³¿®§ ±º ß«¼·¬ λ­«´¬­ Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ ×ò ̧°» ±º ß«¼·¬ λ°±®¬ ×­­«»¼ ±² Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ ˲¯«¿´·º·»¼ Ñ°·²·±² ××ò Í·¹²·º·½¿²¬ Ü»º·½·»²½§ ¿²¼ñ±® Ó¿¬»®·¿´ É»¿µ²»­­»­ ·² ײ¬»®²¿´ ݱ²¬®±´ ß«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± ­·¹²·º·½¿²¬ ¼»º·½·»²½·»­ ·² ·²¬»®²¿´ ½±²¬®±´ ±ª»® º·²¿²½·¿´ ®»°±®¬·²¹ò ×××ò Ò±²½±³°´·¿²½» Ó¿¬»®·¿´ ¬± ß«¼·¬»» Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ ß«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± ³¿¬»®·¿´ ·²­¬¿²½»­ ±º ²±²½±³°´·¿²½»ò ͬ¿¬» Ú·²¿²½·¿´ ß­­·­¬¿²½» ×Êò Í·¹²·º·½¿²¬ Ü»º·½·»²½·»­ ¿²¼ñ±® Ó¿¬»®·¿´ É»¿µ²»­­»­ ·² ײ¬»®²¿´ ݱ²¬®±´ Ѫ»® Ó¿¶±® ͬ¿¬» Ю±¶»½¬­ ß«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± ­·¹²·º·½¿²¬ ¼»º·½·»²½·»­ ¿²¼ñ±® ³¿¬»®·¿´ ©»¿µ²»­­»­ ·² ·²¬»®²¿´ ½±²¬®±´ ±ª»® ³¿¶±® ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬­ ¬¸¿¬ ¿®» ®»¯«·®»¼ ¬± ¾» ®»°±®¬»¼ ·² ¬¸» ­½¸»¼«´» ±º º·²¼·²¹­ ¿²¼ ¯«»­¬·±²»¼ ½±­¬­ò Êò ̧°» ±º ß«¼·¬ λ°±®¬ ×­­«»¼ ±² ݱ³°´·¿²½» ©·¬¸ λ¯«·®»³»²¬­ ß°°´·½¿¾´» ¬± Ó¿¶±® ͬ¿¬» Ю±¶»½¬­ ˲¯«¿´·º·»¼ Ñ°·²·±² Rules of the Auditor General Ê×ò ß«¼·¬ Ú·²¼·²¹­ λ´¿¬·ª» ¬± ݸ¿°¬»® ïðòëëðô Rules of the ̸» ¿«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± º·²¼·²¹­ ®»¯«·®»¼ ¬± ¾» ®»°±®¬»¼ «²¼»® ݸ¿°¬»® ïðòëëðô Auditor General ò Ê××ò ̸» Ю±¶»½¬ Ì»­¬»¼ ¿­ ¿ Ó¿¶±® Ю±¶»½¬ ײ½´«¼»¼ ¬¸» Ú±´´±©·²¹æ ͬ¿¬» ÝÍÚß Ò±ò ͬ¿¬» Ю±¶»½¬ ͬ¿¬»ó©·¼» Í«®º¿½» É¿¬»® λ­¬±®¿¬·±² ¿²¼ É¿­¬»©¿¬»® Ю±¶»½¬­ íéòðíç Ê×××ò ܱ´´¿® ̸®»­¸±´¼ Ë­»¼ ¬± Ü·­¬·²¹«·­¸ Þ»¬©»»² ̧°» ß ¿²¼ ̧°» Þ Ð®±¶»½¬­ üíððôððð ëë Ý×ÌÇ ÑÚ ßÌÔßÒÌ×Ý ÞÛßÝØô ÚÔÑÎ×Üß ÍÝØÛÜËÔÛ ÑÚ Ú×ÒÜ×ÒÙÍ ßÒÜ ÏËÛÍÌ×ÑÒÛÜ ÝÑÍÌÍ ÍÌßÌÛ Ú×ÒßÒÝ×ßÔ ßÍÍ×ÍÌßÒÝÛ ÐÎÑÖÛÝÌÍ ÚÑÎ ÌØÛ ÇÛßÎ ÛÒÜÛÜ ÍÛÐÌÛÓÞÛÎ íðô îððè (Concluded) îò Ú·²¼·²¹­ λ´¿¬»¼ ¬± ¬¸» Ú·²¿²½·¿´ ͬ¿¬»³»²¬­ λ¯«·®»¼ ¬± ¾» λ°±®¬»¼ ˲¼»® Ù»²»®¿´´§ Government Auditing Standards ß½½»°¬»¼ øÙßÙßÍ÷ ̸» ¿«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± º·²¼·²¹­ ©¸·½¸ ¿®» ®»¯«·®»¼ ¬± ¾» ®»°±®¬»¼ «²¼»® ÙßÙßÍò íò Ú·²¼·²¹­ ¿²¼ Ï«»­¬·±²»¼ ݱ­¬­ º±® Ó¿¶±® ͬ¿¬» Ú·²¿²½·¿´ ß­­·­¬¿²½»­ Ю±¶»½¬­ ˲¼»® ݸ¿°¬»® Rules of the Auditor General ïðòëëðô ̸» ¿«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± º·²¼·²¹­ º±® ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬­ ©¸·½¸ ¿®» ®»¯«·®»¼ ¬± ¾» ®»°±®¬»¼ Rules of the Auditor General. «²¼»® ݸ¿°¬»® ïðòëëðô ëê CITY OF ATLANTIC BEACH, FLORIDA SCHEDULE OF SOURCE AND EXPENDITURE OF CITY GRANT FUNDS PER ORDINANCE CODE CHAPTER 118.205(e) FOR FISCAL YEAR 2007-2008 City of Jacksonville Public Service Grants Received as a Subgrant Recipient Per Interlocal Agreement Receipt of City Funds Fiscal Year 2007 - 2008 Grant No. 5629-41 Amount of Award (Per City of Jacksonville Budget Ordinance)129,478$ (A) Actual Funds Received from City of Jacksonville in Last Audit Period0 Actual Amount Received This Period(30,125) Amount Remaining to be Distributed $99,353 Expenditures of City Funds City Fiscal Year 2007-2008 Grant No. 5629-41 - $129,478 (A) Actual 10/01/2007 -Remaining 9/30/2008 ItemBudgetedBalance Sidewalks65,690$ 0$ 65,690$ Picnic Shelter at Donner Center30,000 22,500 7,500 Lighting Basketball Courts 15,000 0 15,000 Infrastructure - Carryforward 20064,883 0 4,883 Infrastructure - Carryforward 200713,905 7,625 6,280 Total $ 30,125129,478$ 99,353$ (A) $18,788 in unspent funds from the prior fiscal year was included in the 2007-2008 grant agreement, in addition to the original budgeted appropriation of $110,690. 57 ÎÛÐÑÎÌ ÑÒ ÝÑÓÐÔ×ßÒÝÛ É×ÌØ ÎÛÏË×ÎÛÓÛÒÌÍ ßÐÐÔ×ÝßÞÔÛ ÌÑ ÛßÝØ ÓßÖÑÎ ÍÌßÌÛ ÐÎÑÖÛÝÌ ßÒÜ ÑÒ ×ÒÌÛÎÒßÔ ÝÑÒÌÎÑÔ ÑÊÛÎ ÝÑÓÐÔ×ßÒÝÛ ×Ò ßÝÝÑÎÜßÒÝÛ É×ÌØ ÝØßÐÌÛÎ ïðòëëðô RULES OF THE AUDITOR GENERAL ر²±®¿¾´» Ó¿§±®ô Ý·¬§ ݱ³³·­­·±²»®­ ¿²¼ Ý·¬§ Ó¿²¿¹»® ߬´¿²¬·½ Þ»¿½¸ô Ú´±®·¼¿ ݱ³°´·¿²½» É» ¸¿ª» ¿«¼·¬»¼ ¬¸» ½±³°´·¿²½» ±º ¬¸» Ý·¬§ ±º ߬´¿²¬·½ Þ»¿½¸ô Ú´±®·¼¿ô ø¬¸» Ý·¬§÷ ©·¬¸ ¬¸» ¬§°»­ ±º Compliance ½±³°´·¿²½» ®»¯«·®»³»²¬­ ¼»­½®·¾»¼ ·² ¬¸» Û¨»½«ÉÔÇØî××ÔÚØÎ×ÉÕØöÎÇØËÏÎËjÊêÉÜÉØíËÎÓØÚÉÊ Supplement ¬¸¿¬ ¿®» ¿°°´·½¿¾´» ¬± »¿½¸ ±º ·¬­ ³¿¶±® ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬­ º±® ¬¸» §»¿® »²¼»¼ êØÍÉØÐÛØË ­¬¿²½» °®±¶»½¬­ ¿®» ·¼»²¬·º·»¼ ·² ¬¸» ­«³³¿®§ ±º ÜÈÙÔÉÎËÊjËØÊÈÑÉÊÊØÚÉÔÎÏÎ×ÉÕØÜÚÚÎÐÍÜÏÄÔÏÖÊÚÕØÙÈÑ» ±º º·²¼·²¹­ ¿²¼ ¯«»­¬·±²»¼ ½±­¬­ò ݱ³°´·¿²½» ©·¬¸ ¬¸» ®»¯«·®»³»²¬­ ±º ´¿©­ô ®»¹«´¿¬·±²­ô ½±²¬®¿½¬­ô ¿²¼ ¹®¿²¬­ ¿°°´·½¿¾´» ¬± »¿½¸ ±º ·¬­ ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ÜÊÊÔÊÉÜÏÚØÍËÎÓØÚÉÊÔÊÉÕØËØÊÍÎÏÊÔÛÔÑÔÉÄÎ×ÉÕØúÔÉÄjÊ ³¿²¿¹»³»²¬ò Ñ«® ®»­°±²­·¾·´·¬§ ·­ ¬± »¨°®»­­ ¿² ÎÍÔÏÔÎÏÎÏÉÕØúÔÉÄjÊÚÎÐÍ´·¿²½» ¾¿­»¼ ±² ±«® ¿«¼·¬ò É» ½±²¼«½¬»¼ ±«® ¿«¼·¬ ±º ½±³°´·¿²½» ·² ¿½½±®¼¿²½» ©·¬¸ ¿«¼·¬·²¹ ­¬¿²¼¿®¼­ ¹»²»®¿´´§ ¿½½»°¬»¼ ·² ¬¸» Government Auditing ˲·¬»¼ ͬ¿¬»­ ±º ß³»®·½¿å ¬¸» ­¬¿²¼¿®¼­ ¿°°´·½¿¾´» ¬± º·²¿²½·¿´ ¿«¼·¬­ ½±²¬¿·²»¼ ·² StandardsRules of the ô ·­­«»¼ ¾§ ¬¸» ݱ³°¬®±´´»® Ù»²»®¿´ ±º ¬¸» ˲·¬»¼ ͬ¿¬»­å ¿²¼ ݸ¿°¬»® ïðòëëðô Auditor General ò ̸±­» ­¬¿²¼¿®¼­ ¿²¼ ݸ¿°¬»® ïðòëëð ®»¯«·®» ¬¸¿¬ ©» °´¿² ¿²¼ °»®º±®³ ¬¸» ¿«¼·¬ ¬± ±¾¬¿·² ®»¿­±²¿¾´» ¿­­«®¿²½» ¿¾±«¬ ©¸»¬¸»® ²±²½±³°´·¿²½» ©·¬¸ ¬¸» ¬§°»­ ±º ½±³°´·¿²½» ®»¯«·®»³»²¬­ ®»º»®®»¼ ¬± ¿¾±ª» ¬¸¿¬ ½±«´¼ ¸¿ª» ¿ ¼·®»½¬ ¿²¼ ³¿¬»®·¿´ »ºº»½¬ ±² ¿ ³¿¶±® ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬ ±½½«®®»¼ò ß² ¿«¼·¬ ·²½´«¼»­ »¨¿³·²·²¹ô ±² ¿ ¬»­¬ ¾¿­·­ô »ª·¼»²½» ¿¾±«¬ ¬¸» Ý·¬§jÊÚÎÐÍÑÔÜÏÚØÆÔÉÕÉÕÎÊØ ®»¯«·®»³»²¬­ ¿²¼ °»®º±®³·²¹ ­«½¸ ±¬¸»® °®±½»¼«®»­ ¿­ ©» ½±²­·¼»®»¼ ²»½»­­¿®§ ·² ¬¸» ½·®½«³­¬¿²½»­ò É» ¾»´·»ª» ¬¸¿¬ ±«® ¿«¼·¬ °®±ª·¼»­ ¿ ®»¿­±²¿¾´» ¾¿­·­ º±® ±«® ±°·²·±²ò Ñ«® ¿«¼·¬ ¼±»­ ²±¬ °®±ª·¼» ¿ ´»¹¿´ ÙØÉØËÐÔÏÜÉÔÎÏÎ×ÉÕØúÔÉÄjÊÚÎÐÍÑÔÜÏÚØÆÔÉÕÉÕÎÊØËØÌÈÔËØÐØÏÉÊ ײ ±«® ±°·²·±²ô ¬¸» Ý·¬§ ½±³°´·»¼ô ·² ¿´´ ³¿¬»®·¿´ ®»­°»½¬­ô ©·¬¸ ¬¸» ®»¯«·®»³»²¬­ ®»º»®®»¼ ¬± ¿¾±ª» ¬¸¿¬ ¿®» ¿°°´·½¿¾´» ¬± »¿½¸ ±º ·¬­ ³¿¶±® ­¬¿¬» º·²¿²½·¿´ ¿­­·­¬¿²½» °®±¶»½¬­ º±® ¬¸» §»¿® »²¼»¼ Í»°¬»³¾»® íðô îððèò ײ¬»®²¿´ ݱ²¬®±´ Ѫ»® ݱ³°´·¿²½» ̸» ³¿²¿¹»³»²¬ ±º ¬¸» Ý·¬§ ·­ ®»­°±²­·¾´» º±® »­¬¿¾´·­¸·²¹ ¿²¼ ³¿·²¬¿·²·²¹ »ºº»½¬·ª» ·²¬»®²¿´ ½±²¬®±´ ±ª»® ½±³°´·¿²½» ©·¬¸ ¬¸» ®»¯«·®»³»²¬­ ±º ´¿©­ô ®»¹«´¿¬·±²­ô ½±²¬®¿½¬­ô 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½±²¬®±´­ò Ñ«® ¿«¼·¬ ¼·­½´±­»¼ ²± ³¿¬¬»®­ ®»¯«·®»¼ ¬± ¾» ¼·­½´±­»¼ ¾§ ¬¸» ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷íòÃò Rules of the Auditor General ̸» ÅÍ»½¬·±²­ ïðòëëìøï÷ø·÷ìòà ®»¯«·®» ¼·­½´±­«®» ·² ¬¸» ³¿²¿¹»³»²¬ ´»¬¬»® ±º ª·±´¿¬·±²­ ±º ´¿©­ô ®»¹«´¿¬·±²­ô °®±ª·­·±²­ ±º ½±²¬®¿½¬­ ±® ¹®¿²¬ ¿¹®»»³»²¬­ô ±® ¿¾«­» ¬¸¿¬ ¸¿ª» ±½½«®®»¼ô ±® ¿®» ´·µ»´§ ¬± ¸¿ª» ±½½«®®»¼ô ¬¸¿¬ ¸¿ª» ¿² »ºº»½¬ ±² ¬¸» ¼»¬»®³·²¿¬·±² ±º º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬ ¿³±«²¬­ ¬¸¿¬ ·­ ´»­­ ¬¸¿² ³¿¬»®·¿´ ¾«¬ ³±®» ¬¸¿² ·²½±²­»¯«»²¬·¿´ò ײ ½±²²»½¬·±² ©·¬¸ ¬¸» ¿«¼·¬ô ©» ¼·¼ ²±¬ ¸¿ª» ¿²§ ­«½¸ º·²¼·²¹­ò êî ر²±®¿¾´» Ó¿§±®ô Ý·¬§ ݱ³³·­­·±²»®­ ¿²¼ Ý·¬§ Ó¿²¿¹»® ߬´¿²¬·½ Þ»¿½¸ô Ú´±®·¼¿ ÓßÒßÙÛÓÛÒÌ ÔÛÌÌÛÎ (Concluded) Ú±® ³¿¬¬»®­ ¬¸¿¬ ¿®» ·²½±²­»¯«»²¬·¿´ ¬± ¬¸» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ô ½±²­·¼»®·²¹ ¾±¬¸ ¯«¿²¬·¬¿¬·ª» ¿²¼ Rules of the Auditor General ¯«¿´·¬¿¬·ª» º¿½¬±®­ô ¬¸» ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷ëòà ¿´´±© °®±º»­­·±²¿´ ¶«¼¹³»²¬ ©¸»² ¼»½·¼·²¹ ©¸»¬¸»® ¬± ®»°±®¬ ¬¸» º±´´±©·²¹æ ø¿÷ ª·±´¿¬·±²­ ±º ´¿©­ô ®«´»­ô ®»¹«´¿¬·±²­ ¿²¼ ½±²¬®¿½¬«¿´ °®±ª·­·±²­ ±® ¿¾«­» ¬¸¿¬ ¸¿ª» ±½½«®®»¼ô ±® ©»®» ´·µ»´§ ¬± ¸¿ª» ±½½«®®»¼ô ¿²¼ ©±«´¼ ¸¿ª» ¿² ·³³¿¬»®·¿´ »ºº»½¬ ±² ¬¸» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­å ø¾÷ ·³°®±°»® »¨°»²¼·¬«®»­ ±® ·´´»¹¿´ ¿½¬­ ¬¸¿¬ ©±«´¼ ¸¿ª» ¿² ·³³¿¬»®·¿´ »ºº»½¬ ±² ¬¸» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­å ¿²¼ ø½÷ ½±²¬®±´ ¼»º·½·»²½·»­ ¬¸¿¬ ¿®» ²±¬ ­·¹²·º·½¿²¬ ¼»º·½·»²½·»­ô ·²½´«¼·²¹ô ¾«¬ ²±¬ ´·³·¬»¼ ¬± øï÷ ·³°®±°»® ±® ·²¿¼»¯«¿¬» ¿½½±«²¬·²¹ °®±½»¼«®»­ ø»ò¹òô ¬¸» ±³·­­·±² ±º ®»¯«·®»¼ ¼·­½´±­«®»­ º®±³ ¬¸» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­÷å øî÷ º¿·´«®» ¬± °®±°»®´§ ®»½±®¼ º·²¿²½·¿´ ¬®¿²­¿½¬·±²­å ¿²¼ øí÷ ±¬¸»® ·²¿½½«®¿½·»­ô ­¸±®¬¿¹»­ô ¼»º¿´½¿¬·±²­ ¿²¼ ·²­¬¿²½»­ ±º º®¿«¼ ¼·­½±ª»®»¼ ¾§ô ±® ¬¸¿¬ ½±³» ¬± Rules of the Auditor ¬¸» ¿¬¬»²¬·±² ±ºô ¬¸» ¿«¼·¬±®ò É» ¸¿ª» ²± ³¿¬¬»®­ ¬± ®»°±®¬ ·² ¬¸·­ ­»½¬·±² «²¼»® ¬¸» General ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷ëòÃò Rules of the Auditor General ß­ ®»¯«·®»¼ ¾§ ¬¸» ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷êòÃô ¬¸» ²¿³» ±® ±ºº·½·¿´ ¬·¬´» ¿²¼ ´»¹¿´ ¿«¬¸±®·¬§ º±® ¬¸» °®·³¿®§ ¹±ª»®²³»²¬ ·­ ¼·­½´±­»¼ ·² ¬¸» ²±¬»­ ¬± ¬¸» º·²¿²½·¿´ ­¬¿¬»³»²¬­ò Rules of the Auditor General ß­ ®»¯«·®»¼ ¾§ ¬¸» ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷éò¿òÃô ¬¸» ­½±°» ±º ±«® ¿«¼·¬ ·²½´«¼»¼ Determination of Financial ¿ ®»ª·»© ±º ¬¸» °®±ª·­·±²­ ±º Í»½¬·±² îïèòëðíøï÷ô Ú´±®·¼¿ ͬ¿¬«¬»­ô Emergency. ײ ½±²²»½¬·±² ©·¬¸ ±«® ¿«¼·¬ô ©» ¼»¬»®³·²»¼ ¬¸¿¬ ¬¸» Ý·¬§ ¼±»­ ²±¬ ³»»¬ ¬¸» ½±²¼·¬·±²­ ±º ¿ º·²¿²½·¿´ »³»®¹»²½§ ¿­ ¿ ½±²­»¯«»²½» ±º ¬¸» ½±²¼·¬·±²­ ¼»­½®·¾»¼ ·² Í»½¬·±² îïèòëðíøï÷ô Ú´±®·¼¿ ͬ¿¬«¬»­ò Rules of the Auditor General ß­ ®»¯«·®»¼ ¾§ ¬¸» ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷éò¾òÃô ©» ¼»¬»®³·²»¼ ¬¸¿¬ ¬¸» ¿²²«¿´ º·²¿²½·¿´ ®»°±®¬ º±® ¬¸» Ý·¬§ º±® ¬¸» º·­½¿´ §»¿® »²¼»¼ Í»°¬»³¾»® íðô îððèô ©¿­ º·´»¼ ©·¬¸ ¬¸» Ú´±®·¼¿ Ü»°¿®¬³»²¬ ±º Ú·²¿²½·¿´ Í»®ª·½»­ °«®­«¿²¬ ¬± Í»½¬·±² îïèòíîøï÷ø¿÷ô Ú´±®·¼¿ ͬ¿¬«¬»­ô ¿²¼ ·­ ·² ¿¹®»»³»²¬ ©·¬¸ ¬¸» ¿²²«¿´ º·²¿²½·¿´ ¿«¼·¬ ®»°±®¬ º±® ¬¸» º·­½¿´ §»¿® »²¼»¼ Í»°¬»³¾»® íðô îððèò Rules of the Auditor General ß­ ®»¯«·®»¼ ¾§ ¬¸» ÅÍ»½¬·±² ïðòëëìøï÷ø·÷éò½ò ¿²¼ ïðòëëêøé÷Ãô ©» ¿°°´·»¼ º·²¿²½·¿´ ½±²¼·¬·±² ¿­­»­­³»²¬ °®±½»¼«®»­ò ׬ ·­ ³¿ÏÜÖØÐØÏÉjÊËØÊÍÎÏÊÔÛÔÑÔÉÄÉÎÐÎÏÔÉÎËÉÕØúÔÉÄjÊ º·²¿²½·¿´ ½±²¼·¬·±²ô ¿²¼ ±«® º·²¿²½·¿´ ½±²¼·¬·±² 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