Loading...
8-16-16-Agenda Packet CITY OF ATLANTIC BEACH COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD REGULAR MEETING AGENDA Tuesday / August 16, 2016 / 6:00 PM Commission Chambers / 800 Seminole Road 1. Call to Order and Roll Call. 2. Approval of Minutes. A. Minutes of the June 21, 2016 regular meeting of the Community Development Board. B. Minutes of the July 19, 2016 regular meeting of the Community Development Board. 3. Old Business. 4. New Business. A. 16-ZVAR-149 (PUBLIC HEARING) (Robert Murphy) Request for a variance as permitted by Section 24-64, to reduce the rear yard setback from 20 feet as required by Section 24-106(e)(2) to 5 feet at Atlantic Beach Part of Hotel Reservation Record, Official Record 9884-1271 (aka 859 Ocean Boulevard). B. 16-ZVAR-145 (PUBLIC HEARING) (Sean Monahan) Request for a variance as permitted by Section 24-64, to reduce side yard setbacks from a combined 15 feet with a minimum of 5 feet on either side as required by Section 24-111(f)(3) to 0 feet on each side to allow the enclosure of an existing open porch at Saltair Section 1 Lots 765 and 766 (aka 614 Atlantic Boulevard). 5. Reports. 6. Adjournment. All information related to the item(s) included in this agenda is available for review online at www.coab.us and at the City of Atlantic Beach Community Development Department, located at 800 Seminole Road, Atlantic Beach, Florida 32233. Interested parties may attend the meeting and make comments regarding agenda items, or comments may be mailed to the address above. Any person wishing to speak to the Community Development Board on any matter at this meeting should submit a Comment Card located at the entrance to Commission Chambers prior to the start of the meeting. Please note that all meetings are live streamed and videotaped. The video is available at www.coab.us. If any person decides to appeal any decision mad e by the Communit y Developmen t Board with respect t o any matter considered at any meeting may need to ensure that a verbatim record of the proceedings is made, including the testimony and evidence upon which any appeal is to be based. I n accordanc e wit h the American s with Disabilitie s Act and Section 286.26 of the Florida Statutes , person s with disabilities needin g specia l accommodation s t o participat e i n this meeting should contact the City not less than three (3) days prior to the date of this meeting at the address or phone number above.     Page 1 of 8 MINUTES OF THE REGULAR MEETING OF THE COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD June 21, 2016 1. CALL TO ORDER AND ROLL CALL. The meeting was called to order at 6:05 pm. Chair Paul verified that all  board members are present, except Mr. Stratton. Also present were  Planner, Derek Reeves and representing the firm Lewis, Longman and  Walker, Mrs. Brenna Durden. Mrs. Paul asked alternate, Mrs. Workman, to  fill Mr. Stratton’s seat.  2. APPROVAL OF MINUTES. A. Minutes of April 19, 2016 Mrs. Lanier motioned to amend the minutes of the April 19th meeting to  add additional information and clarity on the wetland mitigation involved  in the Selva Preserve SPA rezoning. Mrs. Paul seconded the motion. The  motion carried unanimously.    3. OLD BUSINESS.   None.  4. NEW BUSINESS.    A. 16‐UBEX‐101 (PUBLIC HEARING) Request for a use‐by‐exception as permitted by Section 24‐ 111(c)(3 and 5), to allow on‐premises consumption of alcoholic beverages in accordance with Chapter 3 of the code and to allow limited wholesale operations at 725 Atlantic Boulevard, Units 3 and 15. Page 2 of 8 Staff Report  Planner Reeves introduced the item and explained that the proposed use  is for on‐premises consumption of alcohol as well as limited wholesaling at  725 Atlantic Boulevard, Units 3 and 15. The property is zoned Commercial  General and located within an existing shopping center. The future land use  is split between Commercial and Residential Low (RL) where the rear  parking lot is in RL. There will be no change in the RL area. The proposed  business will consist of a warehouse like space at the rear where beer is  brewed to be sold wholesale and in a tap room located at the front of the  building.    Plans call for minimal changes to the exterior of the structure, but windows  will be added along Sailfish Drive to show the brewing tanks and a piece of  mechanical equipment will be added outside of the building next to the  back door, which will be screened.    A use‐by‐exception is required for the tap room aspect of the business as  alcohol consumption on‐premises without food sales requires one as well  as for the limited wholesale of kegs  through a distributor out the back of  the business. A list of existing codes related to such businesses was gone  over.    It was showed that there will be no changes to parking or traffic flow and  that surrounding uses for the tap room included other commercial  businesses in the shopping center and beyond it. Surrounding uses for the  warehouse space is more warehouse space with multi‐family residential to  the east and single family residential to the north.    Possible conditions recommended by staff include limiting the hours  operation, limit the number of customers in the flex space, prohibit  customers from staying the hallway between the tap room and brewing  area, require employees to park in the rear parking lot, and to require  brewing waste to be stored inside.    Mr. Reichler asked for clarity if staff was recommending any of the  conditions listed. Planner Reeves clarified that they were. Mrs. Lanier  asked how customers would be limited within the hallway between the  two areas from going to other businesses. Planner Reeves responded that  it is up to the board to decide what is appropriate, but that other  businesses within the shopping center operate in a similar manner. Mr.  Elmore asked how such a restriction would be enforced. Staff stated that it  would be up to Code Enforcement just like any other condition. Mrs.  Simmons asked if the rear space would be open to customers at all times.  Staff stated that it would. Mrs. Workman  asked about parking and how it  Page 3 of 8 was different than the Al’s issue heard earlier this year. Planner Reeves  stated that it was because Al’s is a standalone business that was expanding  while this is an existing shopping center that is not changing. Additionally  it was pointed out that shopping centers have among the highest parking  requirements and that in theory a mix of uses within the shopping center  should act as form of shared parking. Mr. Parkes asked if the warehouse  spaces were considered part of the shopping center for parking  requirements. Staff responded that it was likely the case, but that  additional research would be required to verify. Mr. Reichler asked for  more information on the number of people allowed in the rear warehouse  space. Mrs. Paul  suggested that that may be a question for the applicant.     Applicant Comment  Chuck Horn, 119 Margaret Street, Neptune Beach, Florida 32266,  introduced himself as the owner of the business. He stated that they  envision the rear space as an area for games and charity events where you  would have 50 to 75 people at most. He added that most of the warehouse  space would be blocked off with a gate so that customers could not access  the tanks, which also limits the number of people. Mrs. Workman  asked if  this was similar to the Green Room in Jacksonville Beach. Mr. Horn  responded that it is very similar but with more seating and open space.  Mrs. Lanier asked for Mr. Horn’s thoughts on the hallway between the  spaces. Mr. Horn stated that they do plan on painting stripes and adding  signs, but they expect little traffic to flow between the spaces as the tap  room is the main place for customers and the rear space is more for small  events. Mrs. Workman  asked if they had any issues with the conditions  recommended by staff. Mr. Horn stated that they did not and had discussed  them all before including adding sound insulation in the tap room.    Public Comment  Mrs. Paul opened the floor to public comment. With no speakers, public  comment was closed by Mrs. Paul.    Board Discussion  Mrs. Simmons stated she liked the conditions shown by staff and that the  City had a growing entertainment district that let the businesses feed off  of each other and thrive. Mr. Parkes stated that he does have concerns  about the number of people allowed in the rear space. Mrs. Lanier asked  how the Fire Marshall would address the space sectioned off or not. Mrs.  Durden recommended limiting the number of people to the lesser of the  Fire Marshall standard or a number set by the board. Mrs. Lanier asked  what number the applicant would be comfortable with. Mr. Horn  responded that 75 would be his limit.     Page 4 of 8 Mr. Reichler asked for clarity on the condition of storing brewing waste to  be stored inside. Mr. Horn responded that you would be able to smell burnt  wheat if the waste were stored outside in open containers and that storing  it inside in sealed containers would stop that. Mr. Reichler stated that this  is the only issue he believes would have a negative impact and should be  the only condition. Mr. Elmore asked how often that waste would be  removed. Mr. Horn stated that it would be about once a week.    Mrs. Simmons asked if the board should consider the additional condition  in the staff report about prohibiting outside activity. Planner Reeves  pointed out that staff would not approve new outside seating because it  would require that parking spaces be removed.    Motion  Mr. Elmore made a motion to recommend approval of the use‐by‐ exception to the City Commission with the following conditions; 1) That  hours of operation be limited to 11PM Sunday through Thursday and  midnight Friday and Saturday, 2.) That employees must park in the rear  parking lot, 3.) That all brewing waste must be stored inside the building,  and 4.) That customers be prohibited from loitering in the hallway between  the spaces. Mrs. Lanier seconded the motion. The motion carried with a  vote of 5‐2 with Mr. Reichler and Mrs. Workman  dissenting.    B. 16‐ZVAR‐105 (PUBLIC HEARING) Request for a variance as permitted by Section 24‐64, to reduce the rear yard setback from 20 feet as required by Section 24‐ 016(e)(2) to 9 feet 4 inches at Saltair Section 3 Lot 362 (aka 398 Sherry Drive). Staff Report  Planner Reeves introduced the item and explained that this is a request to  reduce the rear yard on a single family lot one lot north of Atlantic Beach  Elementary. Standard setbacks are 20 feet front and rear with a combined  15 feet on the sides with a minimum of 5 feet on one side. The applicant  would like to demolish the existing house and build a new two story, 2500  square foot home on the lot with a covered rear porch 9 feet 4 inches from  the rear property line. A site plan was shown. A majority of the  encroachment would be for a 10 foot covered porch. Less than a foot  would be for an enclosed part of the house.  The applicants are trying to save a 42 inch oak on the north side of the  property, which does limit the developable area on the lot. It was noted  that the site plan shown may change slightly, but will be no more  nonconforming than the requested variance. The lot is about 97 feet deep  and 59 feet wide, with 72 feet across the front and 46 feet across the rear.  Page 5 of 8 A normal lot in this area is 100 feet by 50 feet. The width at the normal 20  foot rear yard setback is 36 feet wide. The house is a two story house where  the two story portion is massed at the front of the lot so the rear of the lot  will be a single family home. To  demonstrate other options, an example  was shown of a detached structure that could be built by code that would  be the same size but only 5 feet off the side and rear property lines. The  house to be demolished is a single story, nonconforming structure that is  currently 4.9 feet from the rear property line.    Staff offered a possible condition that would limit the height within the  area of the requested variance to one story or 15 feet as that would limit  the impact on adjacent properties. The applicant has stated that they  would be agreeable to that condition.    Applicant Comment  Tim Shea, 4217 2nd Street South, Jacksonville Beach, Florida 32250,  introduced himself as a real estate agent representing the builder of this  project. He stated the real selling point of this is the option to do the more  impactful detached structure. He added that the lot does have an irregular  shape and that there are opportunities to move the house and reduce the  impact on the rear yard. Mrs. Workman  asked if there was a fence  in the  rear between the properties. Mr. Shea responded that there is a 6 foot  fence.    Public Comment  Mrs. Paul opened the floor to public comment.    Brent Edwards, 395 Poinsettia Court, Atlantic Beach, FL 32233 stated that  he is the neighbor directly behind this property and that he is not for or  against the variance, but asked if they do grant the variance that the board  do limit it to a one story covered porch with open walls.    John Evans, 398 Sherry Drive, Atlantic Beach, FL 32233 stated from the  audience that he would like to echo what has already been said.    With no more speakers, public comment was closed by Mrs. Paul.    Board Discussion  Mr. Elmore stated that this is a cut and dry issue where the board should  uphold the Land Development Regulations and that the lot is not really an  irregular lot. Mr. Parkes stated that some minor changes to the plans could  make this house work for the lot. Mr. Reichler agreed and stated the lot  does have additional buildable area that could be utilized. Mrs. Lanier and  Mrs. Workman stated that they also agreed.  Page 6 of 8   Motion  Mr. Elmore made a motion to deny the variance request finding that it did  not meet any of the grounds for approval. Mr. Parkes seconded the motion.  The motion carried unanimously.     C. 16‐ZVAR‐109 (PUBLIC HEARING) Request for a variance as permitted by Section 24‐64, to reduce a two‐way drive aisle width from 22 feet as required by Section 24‐ 161(g)(3) to 14 feet to allow a new parking design while maintain existing buildings at Saltair Section 1 Lots 762 to 766 (aka 625 Atlantic Boulevard). Staff Report  Planner Reeves introduced the item and explained that the variance  requested will actually impact two properties under the same ownership  but with different businesses. The plan is to resurface both parking lots  with pervious pavers. A couple of parking spaces will be removed from 617  Atlantic Boulevard to create access to 625 Atlantic Boulevard. The driveway  will be reduced at 625 Atlantic Boulevard and new parking spaces will be  added where the driveway is closed. A handicap parking space will be  added as well. All new parking spaces will be 9 feet  by 18 feet. The drive  aisle between the parking spaces at 625 Atlantic Boulevard will be 14 feet  wide. A variance is required because Section 24‐161(g)(3) requires a 22  foot wide drive aisle for two way aisles.    The existing parking at 617 Atlantic Boulevard is nonconforming due to  parking space dimensions and drive aisle width, but no changes will be  made so that can be maintained. The current driveway at 625 Atlantic  Boulevard is nonconforming do to its width, which will be reduced. Both  properties exceed impervious surface limits, but that will be reduced with  the use of pervious pavers. It should be noted that existing parking and  paved areas extend beyond the property into the right‐of‐way and the  proposed plan will continue that. Public Works  will have to review that at  permitting. Landscape requirements for commercial properties cannot be  required for this project since it will be less than 25 percent of the property  value.     Mrs. Lanier asked if the 14 foot drive aisle would be wide enough for two  cars to pass. Planner Reeves stated that two standard size cars could not.  Mrs. Simmons asked if the turn radius is large enough to turn into the  parking spots. Mr. Elmore stated 14 feet is not enough.    Page 7 of 8 The proposed plan will reduce parking at 617 Atlantic Boulevard by 2 or 3  spaces, but the property is over parked and the loss of parking spaces will  not result in less than code requirements. Parking at 625 Atlantic Boulevard  is under parked and the added spaces will get the project closer to code  requirements.    Applicant Comment  Sean Monahan, 619 Atlantic Boulevard, Atlantic Beach, Florida 32233,  introduced himself as the owner of both properties referenced and owner  of the business at 617 Atlantic Boulevard. He stated that he would like to  do both parking lots in pervious pavers to beautify the area. He added that  the flow between properties should help with traffic flow.    Mrs. Paul  asked if the applicant had worked with any professionals such as  an architect or engineer. Mr. Monahan stated he had not initially but is  now. Mr. Elmore asked if they owned all the way to Sturdivant Street. Mr.  Monahan stated that he does not. There are duplexes behind one building  and a vacant lot behind the other.    Public Comment  Mrs. Paul opened the floor to public comment.    Kerry Monahan, 619 Atlantic Boulevard, Atlantic Beach, FL 32233 stated  that she is the wife of the applicant and part owner of the property and  that the improvements will beautify the area and makes the area safer for  pedestrians and bicyclists.     With no more speakers, public comment was closed by Mrs. Paul.    Board Discussion  Mrs. Workman  stated that she is in favor of the variance if the board  conditions the requirement for pervious pavers. Mr. Parkes stated that he  was not willing to approve anything based on the provided plans. He  recommended allowing the applicant to return to the next meeting with  engineered drawings. Mr. Elmore agreed and added that the proposed  parking is just too small and that FDOT could be a problem. Mrs. Paul  agreed and asked if the applicant would be open to deferring so that they  could get better plans. Mr. Monahan said he was ok with deferring.    Motion  Mr. Parkes motion to defer the variance application to the July 19th meeting  so that the applicant could provide additional information. Mrs. Lanier  seconded the motion. The motion carried unanimously.     Page 8 of 8   5. REPORTS.  None.    6. ADJOURNMENT.  Mr. Elmore motioned to adjourn the meeting. Mrs. Simmons seconded the  motion. The motion carried unanimously and the meeting was adjourned  at 7:50 pm.  _______________________________________ Brea Paul, Chair _______________________________________ Attest ITEM 2.B Page 1 of 6 MINUTES OF THE REGULAR MEETING OF THE COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD July 19, 2016 1. CALL TO ORDER AND ROLL CALL. The meeting was called to order at 6:05 pm. Chair Paul verified that all  board members are present, except Mr. Stratton and Mr. Elmore as well as  alternate Mr. Mandelbaum. Also present were Planner, Derek Reeves and  representing the firm Lewis, Longman and Walker, Mrs. Brenna Durden.  Mrs. Paul asked alternate, Mrs. Workman, to fill one of the vacant seats.  2. APPROVAL OF MINUTES. A. Minutes of April 19, 2016 Mrs. Lanier motioned to approve the minutes of the April 19th meeting.  Mrs. Simmons seconded the motion. The motion carried unanimously.    B. Minutes of June 21, 2016 Mrs. Simmons motioned to amend the minutes of the June 21st meeting  on page 3 to correct her comments at the start of discussion. Mr. Reichler  seconded the motion. The motion carried unanimously.    3. OLD BUSINESS.   A. 16‐ZVAR‐109 (PUBLIC HEARING) Request for a variance as permitted by Section 24‐64, to reduce a two‐way drive aisle width from 22 feet as required by Section 24‐ 161(g)(3) to 14 feet to allow a new parking design while maintain existing buildings at Saltair Section 1 Lots 762 to 766 (aka 625 Atlantic Boulevard). Page 2 of 6 Mrs. Paul closed the public hearing that had been opened the previous meeting as the application had been withdrawn. 4. NEW BUSINESS.    A. 16‐SFPA‐125 (PUBLIC HEARING) Request for plat approval as required by Chapter 24, Article 4 of the Code of Ordinances at RE# 172147‐0000 and 172150‐0000 (previously known as 115 and 125 Donner Road). Staff Report  Planner Reeves introduced the item and explained that the applicant is  seeking to plat approval for townhouse style development in the  Residential General, Multi‐Family (RG‐M) zoning district. The proposed plat  is for a total of 7 lots and 7 dwelling units. Four of the units have already  been built on the western portion of the plat with a two unit building facing  Donner Road and another two unit building facing Ardella Road. The final  three units are permitted for the eastern portion of the plat. The existing  and under construction units have all been built to townhouse standards  with regards to firewall separation and other similar requirements.    Planner Reeves addressed relevant codes and stated that multi‐family,  including townhouses, are allowed within the RG‐M zoning district and that  the minimum lot area per unit is 2,175 square feet with smallest being  more than 3,450 square feet. The Comprehensive Plan Future Land Use  designation for the property is Residential High (RH), which allows 20 units  per acre. At 0.66 acres, the property could have up to 13 units. The  applicant is requesting a plat for 7 units.    Planner Reeves showed where some minor text changes have occurred to  the plat documents since the agenda packet was released. There is one  outstanding issue where Public Works  is requesting a deed restriction for  stormwater system maintenance. They are basically asking for a deed  restriction that will protect the stormwater system on the property so that  each unit is protected from work done by their neighbors. This issue should  be resolved soon. Staff recommended approval with the condition that the  stormwater and associated deed restriction be finalized to the satisfaction  of staff prior to the plat being taken to Commission.    Ms. Workman  asked about the recent variance that had been on the  agenda for this property. Planner Reeves stated that there was a code  interpretation that was worked out with the City Attorney where the side  yard setback was different for townhomes and multi‐family buildings.  Ultimately it was decided that to be considered townhouses, they must be  Page 3 of 6 fee simple ownership, which is where the platting comes in today. The  variance was withdrawn based on this determination. Mrs. Lanier asked  about the outstanding stormwater issue and how it would be resolved.  Planner Reeves stated that the deed restriction would prohibit an owner  from altering the flow of stormwater as it moves from the backyard to the  street so that every unit is protected. This is especially critical for the  middle unit that has no way to move water from its rear to front without  flowing around the outer units.    Applicant Comment  Chris Lambertson, 355 11th Street, Atlantic Beach, Florida 32233,  introduced himself as the owner and developer of the property. He stated  that they are trying to keep in tune with the neighborhood by having two  story townhomes with garages that are less dense than a three story  apartment building. He added that these are intended to be rental  properties until he decides to sell them individually and always planned on  platting the property. After some discussion about townhouses, Mrs.  Durden read the definition of townhouse from the code.    Tim Franklin, 60 Ocean Boulevard, Ste 10, Atlantic Beach, Florida 32233  introduced himself as the applicant’s attorney. He stated that this a routine  platting and not a time for development conditions. He added that the  stormwater deed restriction is to protect the future owners and is really  just a small part of the covenants that Mr. Lambertson wanted as part of  the development. Mrs. Paul asked if a grading plan could be included as  part of the covenants. Mr. Franklin stated that can be done. Mr.  Lambertson added that a post construction topographic survey is provided  to the City for all projects as well.    Public Comment  Mrs. Paul opened the floor to public comment. With no speakers, public  comment was closed by Mrs. Paul.    Board Discussion  After no other comments, Mrs. Paul stated that this is a fairly routine plat  that meets code so a lot of discussion is probably not necessary.    Motion  Mrs. Lanier made a motion to recommend approval of the plat to the City  Commission with the condition that the stormwater and associated deed  restriction be finalized to the satisfaction of staff prior to the plat being  taken to Commission. Mrs. Simmons seconded the motion. The motion  carried unanimously.    Page 4 of 6 B. 16‐UBEX‐129 (PUBLIC HEARING) Request for a use‐by‐exception as permitted by Section 24‐ 111(c)(8), to allow a woodworking shop at 33 W 6th Street. Staff Report  Planner Reeves introduced the item and explained that the applicant  would like to open a woodworking shop in the Commercial General zoning  district. It was shown that proposed property is in the middle of other  commercial uses with residential down the street and separated by other  commercial uses. The proposed business would be a woodworking shop  that specializes in the repair of standalone furniture such as dressers and  tables. Customer interaction is typically handled through appointments so  there is minimal walk in traffic or multiple customers there at one time.  The building is 1,500 square feet and insulated on 5,100 square foot lot.  Current hours of operation are from around 10 AM to 6 PM. There is also  a trailer related to the business that will be stored behind a fence on the  property.    There are a couple of existing codes that limit businesses like these that  prohibit the outside sale, display and storage of furniture; and that require  activities be performed within an enclosed building. There are some other  potential issues to consider. There are the residential homes 150 feet to  the west. Parking and access will remain the same. The business donates it  wood scraps and saw dust and will use household style cans for other  waste. The saw dust that is donated is collected with a dust collection  system that keeps  the building clean.    There are also a couple of Comprehensive Plan provisions that come into  play for businesses like these. Policy A.1.10.4 calls for development and  redevelopment that serves the neighborhood while also being  aesthetically pleasing. In this case, the exterior of the building is not  changing. Policy A.1.10.5 calls for an elimination of light industrial type  uses within commercial areas along Mayport Road in favor retail and  service uses. This business does have elements that are industrial in nature  like the production of furniture. However the business is also service  oriented by repairing furniture.    Due to the nature of the proposed business and its location, staff presented  two possible conditions for the board to consider. The first is to limit hours  of operation in consideration to the nearby residential. The second is to  limit the number of commercial vehicles to one, which would be consistent  with the requirements placed on other uses in the zoning district.    Page 5 of 6 Mrs. Paul asked for some examples of businesses that would be allowed in  this zoning district. Planner Reeves read off a partial list from the code. Mrs.  Paul clarified that it is the manufacturing aspect that makes this a use‐by‐ exception. Planner Reeves confirmed that it is the woodworking  manufacturing aspect. Mrs. Lanier asked if this was similar to the stained  glass place on Mayport Road. Planner Reeves said yes, except that  woodworking has the potential for more noise.     Applicant Comment  Adam Rowley, 111 Levy Road, Atlantic Beach, Florida 32233, introduced  himself as the owner of the business. He started by asking for clarity on  what would be considered a commercial vehicle related to the possible  condition. Planner Reeves stated that it would be any vehicle routinely  used to carry out business. He then stated that he would be ok with that.  He followed that by stating that he has no plans to change his hours at this  time. He then added that he feels like he is a good fit for the neighborhood.    Mr. Reichler asked for more detail on the aspects that make this a use‐by‐ exception, being noise and dust. Mr. Rowley stated that he uses a dust  collection system that keeps everything inside the building and that the  building is insulated so little noise gets out.    Public Comment  Mrs. Paul opened the floor to public comment.    Chris Jorgensen, 92 W 3rd Street, Atlantic Beach, FL 32233 stated that he is  in favor of the business and that the codes need to be revised.    With no more speakers, public comment was closed by Mrs. Paul.    Board Discussion  Mr. Parkes stated that woodworking doesn’t make that much noise and  that this is what this area has developed to be. Mr. Reichler agreed and  questioned if the codes need to be reviewed. Mrs. Paul also agreed. Mrs.  Lanier agreed stating this business is more of craftsman than anything.  Discussion ensued about the need for conditions on this business. Mr.  Parkes felt  that conditions were not necessary for this business.    Motion  Mrs. Lanier made a motion to recommend approval of the use‐by‐ exception to the City Commission. Ms. Workman  seconded the motion.  The motion carried unanimously.       Page 6 of 6 5. REPORTS.  Informal Update on Staffing  Planner Reeves informed the board that Jeremy Hubsch had resigned from  his role as the Building and Zoning Director and that he had been named  the Interim Director. It was explained that Building Department had been  split off and is its own department under the City’s Building Official. The  planning and code enforcement activities has been made its own  Community Development Department. Administrative duties are shared  with the Building Department for planning work and with the Clerk’s Office  for Code Board duties. At this time the City is reviewing applications for a  new Director and Code Enforcement Officer. Planner Reeves reminded the  board that part of their role is to recommend staffing changes to ensure  that the board is able to operate effectively.    6. ADJOURNMENT.  Mr. Parkes motioned to adjourn the meeting. Mrs. Simmons seconded the  motion. The motion carried unanimously and the meeting was adjourned  at 7:08 pm.  _______________________________________ Brea Paul, Chair _______________________________________ Attest      CITY OF ATLANTIC BEACH COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD STAFF REPORT   AGENDA ITEM 4.A CASE NO 16‐ZVAR‐149 Request for a variance as permitted by Section 24‐64, to reduce the rear yard setback from 20 feet as required by Section 24‐106(e)(2) to 5 feet at Atlantic Beach Part of Hotel Reservation Record, Official Record 9884‐1271 (aka 859 Ocean Boulevard). LOCATION 859 OCEAN BOULEVARD APPLICANT ROBERT MURPHY DATE AUGUST 5, 2016 STAFF DEREK W. REEVES, PLANNER STAFF COMMENTS The applicant is Robert Murphy, the owner of the property at 859 Ocean Boulevard. The property is located on the corner of Ocean Boulevard and Club Drive within the Residential Single Family 2 (RS‐2) zoning district. There is an existing 3 story home with a swimming pool on the property. The applicant would like to tear down 3 stories of existing open balconies and build a new larger second floor open porch with a solid roof 5 feet from the eastern property line. A variance is required because Section 24‐106(e)(2) requires a 20 foot rear yard setback and the applicants are proposing a 5 foot rear yard setback for their new deck. The picture on the left below shows the existing deck and the picture on the right below is a rendering of the proposed deck. Everything new to the right of the red line is an expansion of the existing nonconforming deck requiring a variance. Page 2 of 4    The existing nonconforming development is likely the result of the fact that the property is a bit unique in that it is a corner lot with near equal frontages on both streets. It has 96 feet on Ocean Boulevard and 99 feet on Club Drive. By code, the front yard of a corner lot is the narrower side facing a street, which is Ocean Boulevard in this case. When the property was developed in the mid‐1970s, it had in excess of 20 feet all the way around the structure to property lines (bottom left). In 1997, the 3 story portion of the house was added on to the east and north sides of the house. The site plan (bottom right) treated Club Drive as the front yard with 25 feet to the Club Drive (south) property line, 20 feet to the north (rear) property line and 5 feet to the east (side) property line. Corner lot requirements were the same at the time so it is unclear what happened to allow the construction. No variances were found. 1972 Survey 1997 Site Plan If a survey similar to the one above one the left was used in the permitting of the addition, you will see one measurement along Ocean Boulevard and two measurements along Club Drive. The distance along Ocean Boulevard is greater than the longer distance along Club Drive. However the second measurement along Club Drive makes the total length along Club Drive greater than that along Ocean Boulevard. This would explain what was stated in the minutes of the June 16, 1998 Community Development Board meeting where it was explained that the Club Drive side was 6 inches shorter than Ocean Boulevard making Club Drive the front yard. This is the meeting that granted a variance to allow a pool to be constructed within the front yard setback. In reality the pool was constructed legally within the side yard of the property. Page 3 of 4    ANALYSIS Section 24‐64(b)(1) provides that “applications for a variance shall be considered on a case‐by‐case basis, and shall  be approved only upon findings of fact that the application is consistent with the definition of a variance and  consistent with the provisions of this section.”  According to Section 24‐17, Definitions, “[a] variance shall mean  relief granted from certain terms of this chapter.  The relief granted shall be only to the extent as expressly allowed  by this chapter and may be either an allowable exemption from certain provision(s) or a relaxation of the strict,  literal interpretation of certain provision(s).  Any relief granted shall be in accordance with the provisions as set  forth in Section 24‐64 of this chapter, and such relief may be subject to conditions as set forth by the City of  Atlantic Beach.”  Section 24‐64(d) provides six distinct grounds for the approval of a variance:  (1) Exceptional topographic conditions of or near the property.    (2) Surrounding conditions or circumstances impacting the property disparately from nearby properties.   (3) Exceptional circumstances preventing the reasonable use of the property as compared to other properties  in the area.    (4) Onerous effect of regulations enacted after platting or after development of the property or after  construction of improvements upon the property.     The applicants stated in their application that the existing home addition and deck were approved and now  they just want to replace unsafe deck.  (5) Irregular shape of the property warranting special consideration.      (6) Substandard size of a lot of record warranting a variance in order to provide for the reasonable use of the  property.                                            Page 4 of 4    REQUIRED ACTION The Community Development Board may consider a motion to approve 16‐ZVAR‐149, request to reduce the rear  yard setback from 20 feet as required by Section 24‐106(e)(2) to 5 feet at Atlantic Beach Part of Hotel Reservation  Record, Official Record 9884‐1271 (aka 859 Ocean Boulevard), upon finding this request is consistent with the  definition of a variance, and in accordance with the provisions of Section 24‐64, specifically the grounds for  approval delineated in Section 24‐64(d) and as described below. A variance may be granted, at the discretion of the community development board, for the following  reasons:  (1) Exceptional topographic conditions of or near the property.  (2) Surrounding conditions or circumstances impacting the property disparately from nearby properties.  (3) Exceptional circumstances preventing the reasonable use of the property as compared to other  properties in the area.  (4) Onerous effect of regulations enacted after platting or after development of the property or after  construction of improvements upon the property.  (5) Irregular shape of the property warranting special consideration.  (6) Substandard size of a lot of record warranting a variance in order to provide for the reasonable use  of the property.  Or,  The Community Development Board may consider a motion to deny 16‐ZVAR‐149, request to reduce the rear  yard setback from 20 feet as required by Section 24‐106(e)(2) to 5 feet at Atlantic Beach Part of Hotel Reservation  Record, Official Record 9884‐1271 (aka 859 Ocean Boulevard), upon finding that the request is either inconsistent  with the definition of a variance, or it is not in accordance with the grounds of approval  delineated in Section 24‐ 64(d), or it is consistent with one or more of the grounds for denial of a variance, as delineated in Section 24‐64(c),  described below.  No variance shall be granted if the Community Development Board, in its discretion, determines that the  granting of the requested variance shall have a materially adverse impact upon one (1) or more of the  following:  (1) Light and air to adjacent properties.  (2) Congestion of streets.  (3) Public safety, including traffic safety, risk of fire, flood, crime or other threats to public safety.  (4) Established property values.  (5) The aesthetic environment of the community.  (6) The natural environment of the community, including environmentally sensitive areas, wildlife  habitat, protected trees, or other significant environmental resources.  (7) The general health, welfare or beauty of the community.  Variances shall not be granted solely for personal comfort or convenience, for relief from financial  circumstances or for relief from situation created by the property owner.       CITY OF ATLANTIC BEACH COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD STAFF REPORT   AGENDA ITEM 4.B CASE NO 16‐ZVAR‐145 Request for a variance as permitted by Section 24‐64, to reduce side yard setbacks from a combined 15 feet with a minimum of 5 feet on either side as required by Section 24‐111(f)(3) to 0 feet on each side to allow the enclosure of an existing open porch at Saltair Section 1 Lots 765 and 766 (aka 614 Atlantic Boulevard). LOCATION 617 ATLANTIC BOULEVARD APPLICANT SEAN MONAHAN DATE AUGUST 5, 2016 STAFF DEREK W. REEVES, PLANNER STAFF COMMENTS The applicant is Sean Monahan, the owner of the property and business at 617 Atlantic Boulevard. The property consists of a standalone building with a single tenant and associated parking within the Commercial General (CG) zoning district. The parking extends to the property lines in front of the building and the building is less than a foot from the side property lines. The applicant is planning to resurface the parking lot with pavers and remodel the building façade while enclosing the front walkway/porch area. A variance is required by Section 24‐111(f)(3), which requires side yard setbacks of a combined 15 feet with a minimum of 5 feet on one side, while the applicant would like to enclose an open porch that is within one foot of each side property line. The existing structure is considered a nonconforming structure because it does not meet the required side yard setbacks as well as rear yard setbacks and has an impervious surface in excess of 70 percent. Section 24‐85(c) prohibits the expansion of a nonconforming building that would make the structure more nonconforming. Open porches can be 24 inches into each side yard for a combined side yard of 11 feet. By enclosing the open porch, the nonconforming setbacks increase from 11 feet to 15 feet. The property was originally developed in 1978 with 4 inch side yards. While there have been changes to the exterior of the building over the years, the building is in the location it was approved to be in relative to property lines. The applicant also owns the building to the west and welcomes the addition because the building facades will be more in line with each other. The property to the east is a newer building that should be minimally impacted as their windows are high on the wall and there are no doors or walkways in the area. Page 2 of 3    ANALYSIS Section 24‐64(b)(1) provides that “applications for a variance shall be considered on a case‐by‐case basis, and shall  be approved only upon findings of fact that the application is consistent with the definition of a variance and  consistent with the provisions of this section.”  According to Section 24‐17, Definitions, “[a] variance shall mean  relief granted from certain terms of this chapter.  The relief granted shall be only to the extent as expressly allowed  by this chapter and may be either an allowable exemption from certain provision(s) or a relaxation of the strict,  literal interpretation of certain provision(s).  Any relief granted shall be in accordance with the provisions as set  forth in Section 24‐64 of this chapter, and such relief may be subject to conditions as set forth by the City of  Atlantic Beach.”  Section 24‐64(d) provides six distinct grounds for the approval of a variance:  (1) Exceptional topographic conditions of or near the property.    (2) Surrounding conditions or circumstances impacting the property disparately from nearby properties.   (3) Exceptional circumstances preventing the reasonable use of the property as compared to other properties  in the area.    (4) Onerous effect of regulations enacted after platting or after development of the property or after  construction of improvements upon the property.     The applicant stated in their application that the building was constructed under zero lot line regulations  that have changed, which now limit the enclosure of the porch area. They added that forward position of  the building to the east that they would not suffer by putting walls on an existing covered porch.  (5) Irregular shape of the property warranting special consideration.      (6) Substandard size of a lot of record warranting a variance in order to provide for the reasonable use of the  property.                                            Page 3 of 3    REQUIRED ACTION The Community Development Board may consider a motion to approve 16‐ZVAR‐145, request to reduce side yard  setbacks from a combined 15 feet with a minimum of 5 feet on either side as required by Section 24‐111(f)(3) to  0 feet on each side to allow the enclosure of an existing open porch at Saltair Section 1 Lots 765 and 766 (aka 617  Atlantic Boulevard), upon finding this request is consistent with the definition of a variance, and in accordance  with the provisions of Section 24‐64, specifically the grounds for approval delineated in Section 24‐64(d) and as  described below. A variance may be granted, at the discretion of the community development board, for the following  reasons:  (1) Exceptional topographic conditions of or near the property.  (2) Surrounding conditions or circumstances impacting the property disparately from nearby properties.  (3) Exceptional circumstances preventing the reasonable use of the property as compared to other  properties in the area.  (4) Onerous effect of regulations enacted after platting or after development of the property or after  construction of improvements upon the property.  (5) Irregular shape of the property warranting special consideration.  (6) Substandard size of a lot of record warranting a variance in order to provide for the reasonable use  of the property.  Or,  The Community Development Board may consider a motion to deny 16‐ZVAR‐145, request to reduce side yard  setbacks from a combined 15 feet with a minimum of 5 feet on either side as required by Section 24‐111(f)(3) to  0 feet on each side to allow the enclosure of an existing open porch at Saltair Section 1 Lots 765 and 766 (aka 617  Atlantic Boulevard), upon finding that the request is either inconsistent with the definition of a variance, or it is  not in accordance with the grounds of approval  delineated in Section 24‐64(d), or it is consistent with one or more  of the grounds for denial of a variance, as delineated in Section 24‐64(c), described below.  No variance shall be granted if the Community Development Board, in its discretion, determines that the  granting of the requested variance shall have a materially adverse impact upon one (1) or more of the  following:  (1) Light and air to adjacent properties.  (2) Congestion of streets.  (3) Public safety, including traffic safety, risk of fire, flood, crime or other threats to public safety.  (4) Established property values.  (5) The aesthetic environment of the community.  (6) The natural environment of the community, including environmentally sensitive areas, wildlife  habitat, protected trees, or other significant environmental resources.  (7) The general health, welfare or beauty of the community.  Variances shall not be granted solely for personal comfort or convenience, for relief from financial  circumstances or for relief from situation created by the property owner.