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3-8-17 Agenda Packet for Ethics Training 00765146-1 PUBLIC MEETING AGENDA ETHICS TRAINING March 8, 2017 / 3:30 p.m. - 7:30 p.m. Atlantic Beach City Hall Commission Chamber 800 Seminole Road, Atlantic Beach, FL I. Welcome – Kevin Hogencamp/Brenna Durden II. Ethics Training Video A. Ethics Laws – Chapter 112, Fla. Stat. - Gifts, Misuse of Public Position; Doing Business with One’s Own Agency; Voting Conflicts; Financial Disclosure - About 2 hours B. Sunshine Law – Chapter 286, Fla. Stat. - Open Meetings; Notice; Location and Access; Minutes; Exemptions; Public Participation; Legislative vs. Quasi-Judicial - About 1 hour C. Public Records Law – Chapter 119, Fla. Stat. - The Who, What, Where, When and How of Public Records Laws - About 1 hour III. Adjournment and reminder about sign-in sheets Note: There will be a short breaks (five minutes max) around 4:30, 5:30 and 6:30 p.m., and a 15- minute wrap-up discussion after the video. Light refreshments will be provided. E l e c t e d O f f i c i a l E t h i c s T r a i n i n g P a r t T h r e e T h e C o d e o f E t h i c s f o r P u b l i c O f f i c e r s a n d E m p l o y e e s P r e s e n t e d b y : M a r t i n S h e l b y F l o r i d a B a r B o a r d C e r t i f i e d i n C i t y , C o u n t y & L o c a l G o v e r n m e n t L a w F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s 5 6 t h A n n u a l L e g i s l a t i v e C o n f e r e n c e D e c e m b e r 9 , 2 0 1 6 A r t i c l e I I , S e c t i o n 8 , F l o r i d a C o n s t i t u t i o n E t h i c s i n g o v e r n m e n t - " A p u b l i c o f f i c e i s a p u b l i c t r u s t . T h e p e o p l e s h a l l h a v e t h e r i g h t t o s e c u r e a n d s u s t a i n t h a t t r u s t a g a i n s t a b u s e . " A r t i c l e I I , S e c t i o n 8 , F l o r i d a C o n s t i t u t i o n ( a ) D i s c l o s u r e o f F i n a n c i a l I n t e r e s t s ( b ) D i s c l o s u r e o f C a m p a i g n F i n a n c e s ( c ) L i a b i l i t y f o r B r e a c h o f P u b l i c T r u s t f o r P r i v a t e G a i n ( d ) F e l o n y f o r B r e a c h o f P u b l i c T r u s t = f o r f e i t u r e o f r e t i r e m e n t ( e ) A l l o w i n g f o r r e s t r i c t i o n s a g a i n s t r e p r e s e n t i n g i n d i v i d u a l s b e f o r e y o u r g o v e r n i n g b o d y ( R e v o l v i n g D o o r ) ( f ) P r o v i d i n g f o r i n d e p e n d e n t c o m m i s s i o n t o c o n d u c t i n v e s t i g a t i o n s a n d m a k e p u b l i c r e p o r t s ( F l o r i d a C o m m i s s i o n o n E t h i c s ) ( g ) R e q u i r i n g a c o d e o f e t h i c s f o r a l l s t a t e e m p l o y e e s a n d n o n - j u d i c i a l o f f i c e r s p r o h i b i t i n g c o n f l i c t b e t w e e n p u b l i c d u t y a n d p r i v a t e i n t e r e s t s ( C o d e o f E t h i c s - c h a p t e r 1 1 2 , p a r t I I I ) ( h ) N o l i m i t a t i o n o n d i s c l o s u r e s o r p r o h i b i t i o n s o t h e r w i s e e s t a b l i s h e d b y l a w t o p r e s e r v e p u b l i c t r u s t a n d a v o i d c o n f l i c t s b e t w e e n p u b l i c d u t i e s a n d p r i v a t e i n t e r e s t s . 1 B a s i c P r i n c i p l e s o f E t h i c s i n F l o r i d a C h a p t e r 1 1 2 , P a r t I I I " I t i s e s s e n t i a l t o t h e p r o p e r c o n d u c t a n d o p e r a t i o n o f g o v e r n m e n t t h a t p u b l i c o f f i c i a l s b e i n d e p e n d e n t a n d i m p a r t i a l a n d t h a t p u b l i c o f f i c e n o t b e u s e d f o r p r i v a t e g a i n o t h e r t h a n t h e r e m u n e r a t i o n p r o v i d e d b y l a w . T h e p u b l i c i n t e r e s t , t h e r e f o r e , r e q u i r e s t h a t t h e l a w p r o t e c t a g a i n s t a n y c o n f l i c t o f i n t e r e s t a n d e s t a b l i s h s t a n d a r d s f o r t h e c o n d u c t o f e l e c t e d o f f i c i a l s a n d g o v e r n m e n t e m p l o y e e s i n s i t u a t i o n s w h e r e c o n f l i c t s m a y e x i s t . " B a s i c P r i n c i p l e s o f E t h i c s i n F l o r i d a C h a p t e r 1 1 2 , P a r t I I I ( L e g i s l a t i v e I n t e n t ) " I t i s d e c l a r e d t o b e t h e p o l i c y o f t h e s t a t e t h a t p u b l i c o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s , s t a t e a n d l o c a l , a r e a g e n t s o f t h e p e o p l e a n d h o l d t h e i r p o s i t i o n s f o r t h e b e n e f i t o f t h e p u b l i c . . . . p r o m o t i n g t h e p u b l i c i n t e r e s t a n d m a i n t a i n i n g t h e r e s p e c t o f t h e p e o p l e i n t h e i r g o v e r n m e n t m u s t b e o f f o r e m o s t c o n c e r n . " P e r s o n s G o v e r n e d B y t h e E t h i c s L a w s " P u b l i c O f f i c e r " - d e f i n e d t o i n c l u d e p e r s o n s e l e c t e d o r a p p o i n t e d t o h o l d o f f i c e i n a n y a g e n c y , i n c l u d i n g a n y p e r s o n s s e r v i n g o n a n a d v i s o r y b o d y . [ S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 1 ) F . S . I " E m p l o y e e s o f A g e n c i e s " " L o c a l G o v e r n m e n t A t t o r n e y s " 2 B a s i c P r i n c i p l e s o f E t h i c s i n F l o r i d a O t h e r a p p l i c a b l e l a w s • C h a r t e r s , l o c a l o r d i n a n c e s o r e t h i c s c o d e s • C h a p t e r 8 3 8 F . S . - B r i b e r y , M i s u s e o f P u b l i c O f f i c e • S e c o n d d e g r e e f e l o n i e s ( U p t o 1 5 y e a r s a n d $ 1 0 , 0 0 0 f i n e ) . • " C o r r u p t i n t e n t " ( a c t i n g k n o w i n g l y a n d d i s h o n e s t l y f o r a w r o n g f u l p u r p o s e ) b e c o m e s " k n o w i n g l y a n d w i l l i n g l y " . E f f e c t i v e O c t o b e r 1 , 2 0 1 6 [ C h . 2 0 1 6 - 1 5 1 , L a w s o f F l o r i d a ) . • S e c t i o n 8 3 9 . 2 6 F . S . - M i s u s e o f C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n • 1 8 ( J S C s e c . 1 3 4 6 - H o n e s t S e r v i c e s F r a u d • F l o r i d a C o m m o n L a w B a s i c P r i n c i p l e s o f E t h i c s i n F l o r i d a S t a t u t o r y S u b j e c t s . . . C h a p t e r 1 1 2 . 3 1 3 • S o l i c i t a t i o n o r a c c e p t a n c e o f g i f t s ( b r i b e s ) • U n a u t h o r i z e d c o m p e n s a t i o n ( g i f t f o r i n f l u e n c e ) • M i s u s e o f p u b l i c p o s i t i o n • D i s c l o s u r e o r u s e o f c e r t a i n i n f o r m a t i o n • D o i n g b u s i n e s s w i t h o n e ' s a g e n c y • C o n f l i c t i n g e m p l o y m e n t o r c o n t r a c t u a l r e l a t i o n s h i p • V o t i n g c o n f l i c t s • R e s t r i c t i o n o n e m p l o y m e n t o f r e l a t i v e s ( n e p o t i s m ) • F i n a n c i a l D i s c l o s u r e s ( F o r m 6 ) S o l i c i t a t i o n o r A c c e p t a n c e o f G i f t s S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 2 ) F . S . - N o p u b l i c o f f i c e r , e m p l o y e e o f a n a g e n c y , l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y , o r c a n d i d a t e f o r n o m i n a t i o n o r e l e c t i o n s h a l l s o l i c i t o r a c c e p t a n y t h i n g o f v a l u e t o t h e r e c i p i e n t , i n c l u d i n g a g i f t , l o a n , r e w a r d , p r o m i s e o f f u t u r e e m p l o y m e n t , f a v o r , o r s e r v i c e , b a s e d u p o n a n y u n d e r s t a n d i n g t h a t t h e v o t e , o f f i c i a l a c t i o n , o r j u d g m e n t o f t h e p u b l i c o f f i c e r , e m p l o y e e , l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y , o r c a n d i d a t e w o u l d b e i n f l u e n c e d t h e r e b y . 3 U n a u t h o r i z e d C o m p e n s a t i o n S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 4 ) F . S . - N o p u b l i c o f f i c e r , e m p l o y e e o f a n a g e n c y , o r l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y o r h i s o r h e r s p o u s e o r m i n o r c h i l d s h a l l , a t a n y t i m e , a c c e p t a n y c o m p e n s a t i o n , p a y m e n t , o r t h i n g o f v a l u e w h e n s u c h p u b l i c o f f i c e r , e m p l o y e e , o r l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y k n o w s , o r , w i t h t h e e x e r c i s e o f r e a s o n a b l e c a r e , s h o u l d k n o w , t h a t i t w a s g i v e n t o i n f l u e n c e a v o t e o r o t h e r a c t i o n i n w h i c h t h e o f f i c e r , e m p l o y e e , o r l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y w a s e x p e c t e d t o p a r t i c i p a t e i n h i s o r h e r o f f i c i a l c a p a c i t y . G i f t s A g i f t i s a n y t h i n g o f v a l u e y o u d o n ' t p a y f o r w i t h i n 9 0 d a y s . P r o h i b i t e d g i f t s v s . l e g a l a n d r e p o r t a b l e g i f t s : I f a g i f t i s p r o h i b i t e d , r e p o r t i n g i t w o n ' t c u r e t h e v i o l a t i o n ! L e g a l a n d R e p o r t a b l e G i f t s I t i s n o t i n t e n d e d t o i n f l u e n c e y o u . I t d o e s n ' t i n f l u e n c e y o u . I t i s r e p o r t e d i f o v e r $ 1 0 0 . C a n n o t a c c e p t a g i f t f r o m a : 1 . ) p o l i t i c a l c o m m i t t e e ( 2 0 1 3 s t a t u t e ) 2 . ) a v e n d o r ( s e e : c h a p t e r 1 1 2 . 3 1 4 8 F S ) 4 L e g a l a n d R e p o r t a b l e G i f t s C a n b e a c c e p t e d i n a n y a m o u n t , e x c e p t f r o m l o b b y i s t s . M a x i m u m p e r m i s s i b l e v a l u e o f g i f t f r o m l o b b y i s t = $ 1 0 0 " L o b b y i s t " m e a n s a n y n a t u r a l p e r s o n w h o , f o r c o m p e n s a t i o n , s e e k s , o r s o u g h t d u r i n g t h e p r e c e d i n g 1 2 m o n t h s , t o i n f l u e n c e t h e g o v e r n m e n t a l d e c i s i o n - m a k i n g o f a r e p o r t i n g i n d i v i d u a l o r p r o c u r e m e n t e m p l o y e e o r h i s o r h e r a g e n c y o r s e e k s , o r s o u g h t d u r i n g t h e p r e c e d i n g 1 2 m o n t h s , t o e n c o u r a g e t h e p a s s a g e , d e f e a t , o r m o d i f i c a t i o n o f a n y p r o p o s a l o r r e c o m m e n d a t i o n b y t h e r e p o r t i n g i n d i v i d u a l o r p r o c u r e m e n t e m p l o y e e o r h i s o r h e r a g e n c y . • E x e r c i s e c a u t i o n w h e n s o l i c i t i n g a n y o n e f o r c h a r i t y o r y o u r g o v e r n m e n t a l e n t i t y . L e g a l a n d R e p o r t a b l e G i f t s V a l u a t i o n - W h a t i s t h e g i f t ' s v a l u e ? C o m p e n s a t i o n p r o v i d e d b y t h e d o n e e t o t h e d o n o r , i f p r o v i d e d w i t h i n 9 0 d a y s a f t e r r e c e i p t o f t h e g i f t , s h a l l b e d e d u c t e d f r o m t h e v a l u e o f t h e g i f t i n d e t e r m i n i n g t h e v a l u e o f t h e g i f t . F l o r i d a A d m i n i s t r a t i v e C o d e R u l e 3 4 - 1 3 . 5 0 0 G i f t V a l u a t i o n G i f t s f r o m r e l a t i v e s m a y b e o f a n y v a l u e a n d a r e n o t r e p o r t e d I W H O A R E R E L A T I V E S ? • G e n e r a l l y u n d e r C h a p t e r 1 1 2 , F l o r i d a S t a t u t e s , i n c l u d i n g G I F T S [ S e c . 1 1 2 . 3 1 2 ( 2 1 ) F . S . ] • V o t i n g C o n f l i c t s [ S e c . 1 1 2 . 3 1 4 3 F . S . ] • R e s t r i c t i o n o n E m p l o y m e n t o f R e l a t i v e s ( A n t i - N e p o t i s m ) [ S e c . 1 1 2 . 3 1 3 5 F . S . ] 5 L e g a l a n d R e p o r t a b l e G i f t s R e p o r t i n g r e q u i r e m e n t : F o r m 9 - Q u a r t e r l y G i f t D i s c l o s u r e M u s t b e f i l e d b y t h e e n d o f t h e c a l e n d a r q u a r t e r f o l l o w i n g t h e q u a r t e r w i t h i n w h i c h y o u r e c e i v e d t h e g i f t . H o n o r a r i a a n d H o n o r a r i u m E v e n t R e l a t e d E x p e n s e s H o n o r a r i u m : • A p a y m e n t , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , a s c o n s i d e r a t i o n f o r a n o r a l p r e s e n t a t i o n o r w r i t i n g . • P r o h i b i t e d f r o m s o l i c i t i n g a n h o n o r a r i u m w h i c h i s r e l a t e d t o y o u r p u b l i c o f f i c e o r d u t i e s . • P r o h i b i t e d f r o m k n o w i n g l y a c c e p t i n g a n h o n o r a r i u m f r o m a p o l i t i c a l c o m m i t t e e , l o b b y i s t o r i t s p r i n c i p a l . H o n o r a r i u m e v e n t : • A m e e t i n g , f u n c t i o n o r c o n v e n t i o n w h e r e y o u ' v e b e e n i n v i t e d t o m a k e y o u r s p e e c h o r p r e s e n t a t i o n . M a y a c c e p t a c t u a l a n d r e a s o n a b l e e x p e n s e s r e l a t e d t o a n h o n o r a r i u m e v e n t . R e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s i f e x p e n s e s p a i d b y a l o b b y i s t . M i s u s e o f P u b l i c P o s i t i o n S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 6 ) F . S . - N o p u b l i c o f f i c e r , e m p l o y e e o f a n a g e n c y , o r l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y s h a l l c o r r u p t l y u s e o r a t t e m p t t o u s e h i s o r h e r o f f i c i a l p o s i t i o n o r a n y p r o p e r t y o r r e s o u r c e w h i c h m a y b e w i t h i n h i s o r h e r t r u s t , o r p e r f o r m h i s o r h e r o f f i c i a l d u t i e s , t o s e c u r e a s p e c i a l p r i v i l e g e , b e n e f i t , o r e x e m p t i o n f o r h i m s e l f , h e r s e l f , o r o t h e r s . T h i s s e c t i o n s h a l l n o t b e c o n s t r u e d t o c o n f l i c t w i t h s . 1 0 4 . 3 1 . 6 D i s c l o s u r e o r U s e o f C e r t a i n I n f o r m a t i o n S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 8 ) F . S . - A c u r r e n t o r f o r m e r p u b l i c o f f i c e r , e m p l o y e e o f a n a g e n c y , o r l o c a l g o v e r n m e n t a t t o r n e y m a y n o t d i s c l o s e o r u s e i n f o r m a t i o n n o t a v a i l a b l e t o m e m b e r s o f t h e g e n e r a l p u b l i c a n d g a i n e d b y r e a s o n o f h i s o r h e r o f f i c i a l p o s i t i o n , e x c e p t f o r i n f o r m a t i o n r e l a t i n g e x c l u s i v e l y t o g o v e r n m e n t a l p r a c t i c e s , f o r h i s o r h e r p e r s o n a l g a i n o r b e n e f i t o r f o r t h e p e r s o n a l g a i n o r b e n e f i t o f a n y o t h e r p e r s o n o r b u s i n e s s e n t i t y . D o i n g B u s i n e s s W i t h O n e ' s A g e n c y S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 3 ) F . S . - N o e m p l o y e e o f a n a g e n c y a c t i n g i n h i s o r h e r o f f i c i a l c a p a c i t y a s a p u r c h a s i n g a g e n t , o r p u b l i c o f f i c e r a c t i n g i n h i s o r h e r o f f i c i a l c a p a c i t y , s h a l l e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y p u r c h a s e , r e n t , o r l e a s e a n y r e a l t y , g o o d s , o r s e r v i c e s f o r h i s o r h e r o w n a g e n c y f r o m a n y b u s i n e s s e n t i t y o f w h i c h t h e o f f i c e r o r e m p l o y e e o r t h e o f f i c e r ' s o r e m p l o y e e ' s s p o u s e o r c h i l d i s a n o f f i c e r , p a r t n e r , d i r e c t o r , o r p r o p r i e t o r o r i n w h i c h s u c h o f f i c e r o r e m p l o y e e o r t h e o f f i c e r ' s o r e m p l o y e e ' s s p o u s e o r c h i l d , o r a n y c o m b i n a t i o n o f t h e m , h a s a m a t e r i a l i n t e r e s t . D o i n g B u s i n e s s W i t h O n e ' s A g e n c y . . . c o n t i n u e d N o r s h a l l a p u b l i c o f f i c e r o r e m p l o y e e , a c t i n g i n a p r i v a t e c a p a c i t y , r e n t , l e a s e , o r s e l l a n y r e a l t y , g o o d s , o r s e r v i c e s t o t h e o f f i c e r ' s o r e m p l o y e e ' s o w n a g e n c y , i f h e o r s h e i s a s t a t e o f f i c e r o r e m p l o y e e , o r t o a n y p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n o r a n y a g e n c y t h e r e o f , i f h e o r s h e i s s e r v i n g a s a n o f f i c e r o r e m p l o y e e o f t h a t p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n . T h e f o r e g o i n g s h a l l n o t a p p l y t o d i s t r i c t o f f i c e s m a i n t a i n e d b y l e g i s l a t o r s w h e n s u c h o f f i c e s a r e l o c a t e d i n t h e l e g i s l a t o r ' s p l a c e o f b u s i n e s s o r w h e n s u c h o f f i c e s a r e o n p r o p e r t y w h o l l y o r p a r t i a l l y o w n e d b y t h e l e g i s l a t o r . - E x c e p t i o n f o r c o n t r a c t s e n t e r e d i n t o p r i o r t o o f f i c e - b u t n o t c h a n g e s t o s u c h c o n t r a c t s . 7 C o n f l i c t i n g E m p l o y m e n t o r C o n t r a c t u a l R e l a t i o n s h i p S e c . 1 1 2 . 3 1 3 ( 7 ) ( a ) F . S . - N o p u b l i c o f f i c e r o r e m p l o y e e o f a n a g e n c y s h a l l h a v e o r h o l d a n y e m p l o y m e n t o r c o n t r a c t u a l r e l a t i o n s h i p w i t h a n y b u s i n e s s e n t i t y o r a n y a g e n c y w h i c h i s s u b j e c t t o t h e r e g u l a t i o n o f , o r i s d o i n g b u s i n e s s w i t h , a n a g e n c y o f w h i c h h e o r s h e i s a n o f f i c e r o r e m p l o y e e , e x c l u d i n g t h o s e o r g a n i z a t i o n s a n d t h e i r o f f i c e r s w h o , w h e n a c t i n g i n t h e i r o f f i c i a l c a p a c i t y , e n t e r i n t o o r n e g o t i a t e a c o l l e c t i v e b a r g a i n i n g c o n t r a c t w i t h t h e s t a t e o r a n y m u n i c i p a l i t y , c o u n t y , o r o t h e r p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n o f t h e s t a t e ; C o n f l i c t i n g E m p l o y m e n t o r C o n t r a c t u a l R e l a t i o n s h i p . . . c o n t i n u e d . . . n o r s h a l l a n o f f i c e r o r e m p l o y e e o f a n a g e n c y h a v e o r h o l d a n y e m p l o y m e n t o r c o n t r a c t u a l r e l a t i o n s h i p t h a t w i l l c r e a t e a c o n t i n u i n g o r f r e q u e n t l y r e c u r r i n g c o n f l i c t b e t w e e n h i s o r h e r p r i v a t e i n t e r e s t s a n d t h e p e r f o r m a n c e o f h i s o r h e r p u b l i c d u t i e s o r t h a t w o u l d i m p e d e t h e f u l l a n d f a i t h f u l d i s c h a r g e o f h i s o r h e r p u b l i c d u t i e s . T e s t s : a . F r e q u e n t l y r e c u r r i n g c o n f l i c t b . I m p e d e f u l l a n d f a i t h f u l d i s c h a r g e o f p u b l i c d u t i e s M a y y i e l d h a r s h r e s u l t . . . c h o i c e b e t w e e n p u b l i c o f f i c e a n d p r i v a t e e m p l o y m e n t . C o n f l i c t i n g E m p l o y m e n t o r C o n t r a c t u a l R e l a t i o n s h i p . . . c o n t i n u e d E x c e p t i o n s A d v i s o r y b o a r d m e m b e r s a f t e r f u l l d i s c l o s u r e c o n f l i c t m a y b e w a i v e d b y 2 / 3 v o t e o f a p p o i n t i n g b o d y G e n e r a l E x e m p t i o n s • R o t a t i o n s y s t e m • C o m p e t i t i v e b i d d i n g ( m u s t m e e t c e r t a i n c r i t e r i a a n d f i l i n g s ) • L e g a l a d v e r t i s i n g , u t i l i t i e s s e r v i c e , p a s s a g e o n a c o m m o n c a r r i e r • E m e r g e n c y p u r c h a s e o r c o n t r a c t • S o l e s o u r c e w i t h i n c i t y a f t e r d i s c l o s u r e 8 C o n f l i c t i n g E m p l o y m e n t o r C o n t r a c t u a l R e l a t i o n s h i p . . . c o n t i n u e d G e n e r a l E x e m p t \ o n s . . . c o n t i n u e d • N o t e x c e e d $ 5 0 0 p e r c a l e n d a r y e a r • B a n k s . . . w i t h o u t f a v o r • P r i v a t e p u r c h a s e a t t e r m s a v a i l a b l e t o p u b l i c • B l i n d t r u s t s • 5 0 1 ( c ) 3 e x e m p t i o n ( d o i n g b u s i n e s s o n l y ) V o t i n g C o n f l i c t s S e c . 1 1 2 . 3 1 4 3 ( 3 ) ( a ) F . S . - N o c o u n t y , m u n i c i p a l , o r o t h e r l o c a l p u b l i c o f f i c e r s h a l l v o t e i n a n o f f i c i a l c a p a c i t y u p o n a n y m e a s u r e w h i c h w o u l d i n u r e t o h i s o r h e r s p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s - , w h i c h h e o r s h e k n o w s w o u l d i n u r e t o t h e s p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s o f a n y p r i n c i p a l b y w h o m h e o r s h e i s r e t a i n e d o r t o t h e p a r e n t o r g a n i z a t i o n o r s u b s i d i a r y o f a c o r p o r a t e p r i n c i p a l b y w h i c h h e o r s h e i s r e t a i n e d , o t h e r t h a n a n a g e n c y a s d e f i n e d i n s . 1 1 2 . 3 1 2 ( 2 ) ; o r w h i c h h e o r s h e k n o w s w o u l d i n u r e t o t h e s p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s o f a r e l a t i v e o r b u s i n e s s a s s o c i a t e o f t h e p u b l i c o f f i c e r . V o t i n g C o n f l i c t s . . . c o n t i n u e d T e s t : S p e c i a l G a i n o r L o s s A n n o u n c e . . . a b s t a i n . . . . d i s c l o s e . . . . f i l e - E x c e p t i o n f o r C R A A D V I C E : G E T O F F D A I S - D O N ' T P A R T I C I P A T E V o t i n g C o n f l i c t T e s t s S t a n d a r d : • S p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s ( m u s t b e s p e c i a l a n d p r i v a t e ) • S i z e o f t h e c l a s s t e s t . . . 1 % • R e m o t e a n d s p e c u l a t i v e t e s t 9 V o t i n g C o n f l i c t s . . . c o n t i n u e d 2 0 1 3 S t a t u t o r y C h a n g e s • C h a n g e t o " s p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s " i f a p p l i e d t o a c l a s s • I f m e a s u r e s a f f e c t a " c l a s s " t h a t i n c l u d e s t h e o f f i c e r , r e l a t i v e s , b u s i n e s s a s s o c i a t e s o r p r i n c i p a l s t h e n t h e f o l l o w i n g f a c t o r s m u s t b e c o n s i d e r e d : - S i z e o f t h e c l a s s t e s t - N a t u r e o f I n t e r e s t s - D e g r e e t o w h i c h i n t e r e s t s a f f e c t e d - G r e a t e r w h e n c o m p a r e d t o m e m b e r s o f c l a s s V o t i n g R e q u i r e m e n t Y o u m u s t v o t e u n l e s s y o u h a v e a l e g a l c o n f l i c t S e c . 2 8 6 . 0 1 2 - V o t i n g r e q u i r e m e n t a t m e e t i n g s o f g o v e r n m e n t a l b o d i e s . N o m e m b e r o f a n y s t a t e , c o u n t y , o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t a l b o a r d , c o m m i s s i o n , o r a g e n c y w h o i s p r e s e n t a t a n y m e e t i n g o f a n y s u c h b o d y a t w h i c h a n o f f i c i a l d e c i s i o n , r u l i n g , o r o t h e r o f f i c i a l a c t i s t o b e t a k e n o r a d o p t e d m a y a b s t a i n f r o m v o t i n g i n r e g a r d t o a n y s u c h d e c i s i o n , r u l i n g , o r a c t ; a n d a v o t e s h a l l b e r e c o r d e d o r c o u n t e d f o r e a c h s u c h m e m b e r p r e s e n t , e x c e p t w h e n , w i t h r e s p e c t t o a n y s u c h m e m b e r , t h e r e i s , o r a p p e a r s t o b e , a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f s . 1 1 2 . 3 1 1 , s . 1 1 2 . 3 1 3 , o r s . 1 1 2 . 3 1 4 3 . I n s u c h c a s e s , s a i d m e m b e r s h a l l c o m p l y w i t h t h e d i s c l o s u r e r e q u i r e m e n t s o f s . 1 1 2 . 3 1 4 3 . R e s t r i c t i o n o n E m p l o y m e n t o f R e l a t i v e s S e c . 1 1 2 . 3 1 3 5 F . S . - A p u b l i c o f f i c i a l m a y n o t a p p o i n t , e m p l o y , p r o m o t e , o r a d v a n c e , o r a d v o c a t e f o r a p p o i n t m e n t , e m p l o y m e n t , p r o m o t i o n , o r a d v a n c e m e n t , i n o r t o a p o s i t i o n i n t h e a g e n c y i n w h i c h t h e o f f i c i a l i s s e r v i n g o r o v e r w h i c h t h e o f f i c i a l e x e r c i s e s j u r i s d i c t i o n o r c o n t r o l a n y i n d i v i d u a l w h o i s a r e l a t i v e o f t h e p u b l i c o f f i c i a l . A n i n d i v i d u a l m a y n o t b e a p p o i n t e d , e m p l o y e d , p r o m o t e d , o r a d v a n c e d i n o r t o a p o s i t i o n i n a n a g e n c y i f s u c h a p p o i n t m e n t , e m p l o y m e n t , p r o m o t i o n , o r a d v a n c e m e n t h a s b e e n a d v o c a t e d b y a p u b l i c o f f i c i a l , s e r v i n g i n o r e x e r c i s i n g j u r i s d i c t i o n o r c o n t r o l o v e r t h e a g e n c y , w h o i s a r e l a t i v e o f t h e i n d i v i d u a l o r i f s u c h a p p o i n t m e n t , e m p l o y m e n t , p r o m o t i o n , o r a d v a n c e m e n t i s m a d e b y a c o l l e g i a ! b o d y o f w h i c h a r e l a t i v e o f t h e i n d i v i d u a l i s a m e m b e r . 1 0 R e s t r i c t i o n o n E m p l o y m e n t o f R e l a t i v e s . . . c o n t i n u e d H o w e v e r , t h i s s u b s e c t i o n s h a l l n o t a p p l y t o a p p o i n t m e n t s t o b o a r d s o t h e r t h a n t h o s e w i t h l a n d - p l a n n i n g o r z o n i n g r e s p o n s i b i l i t i e s i n t h o s e m u n i c i p a l i t i e s w i t h l e s s t h a n 3 5 , 0 0 0 p o p u l a t i o n . ( a ) P o p u l a t i o n u n d e r 3 5 , 0 0 0 ( b ) N o L a n d P l a n n i n g f u n c t i o n N o t e t h a t l i m i t a t i o n i s o n b o t h t h e p u b l i c o f f i c i a l a n d t h e e m p l o y e e - a p p l i e s t o p a i d a n d u n p a i d p o s i t i o n s D o e s n o t p r o h i b i t t w o r e l a t i v e s f r o m b e i n g e m p l o y e d w i t h i n t h e s a m e a g e n c y , o r i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r s A d d i t i o n a l C o n s i d e r a t i o n s O t h e r E m p l o y m e n t R e s t r i c t i o n s ( D u a l P u b l i c E m p l o y m e n t ) - C a n n o t b e b o t h e m p l o y e e a n d c o m m i s s i o n e r o f s a m e e n t i t y . D u a l O f f i c e - H o l d i n g - A r t i c l e I I , S e c t i o n 5 ( a ) , F l o r i d a C o n s t i t u t i o n F o r m e r E l e c t e d O f f i c i a l s - C a n n o t l o b b y ( p e r s o n a l l y r e p r e s e n t a n o t h e r p e r s o n o r e n t i t y f o r c o m p e n s a t i o n ) b e f o r e t h e g o v e r n m e n t b o d y o r a g e n c y o f w h i c h t h e p e r s o n w a s a n o f f i c e r f o r a p e r i o d o f 2 y e a r s a f t e r v a c a t i n g t h a t o f f i c e . F i n a n c i a l D i s c l o s u r e L i m i t e d D i s c l o s u r e ( F o r m 1 ) - N o d i s c l o s u r e o f d o l l a r a m o u n t s - b u t s o u r c e s - R e a l p r o p e r t y ( d o e s n o t i n c l u d e r e s i d e n c e / v a c a t i o n h o m e s ) - I n t a n g i b l e p r o p e r t y o v e r 1 0 % - I n t e r e s t i n s p e c i f i e d b u s i n e s s e s - L i a b i l i t i e s , w i t h e x c e p t i o n s F u l l D i s c l o s u r e ( F o r m 6 ) - I n c o m e - N e t w o r t h - E a c h a s s e t / l i a b i l i t y w o r t h m o r e t h a n $ 1 , 0 0 0 - I n t e r e s t i n s p e c i f i e d b u s i n e s s e s 1 1 F i n a n c i a l D i s c l o s u r e . . . c o n t i n u e d • D u e a n n u a l l y o n J u l y 1 . ( N e w l y a p p o i n t e d o r n e w l y e m p l o y e d F o r m 1 f i l e r s m u s t f i l e w i t h i n 3 0 d a y s . ) • G r a c e p e r i o d i n e f f e c t u n t i l S e p t e m b e r 1 - I f a m e n d e d p r i o r t o S e p t e m b e r 1 , t h e a m e n d m e n t i s t r e a t e d a s b e i n g t h e o r i g i n a l f i l i n g . - A f t e r S e p t e m b e r 1 , a u t o m a t i c f i n e s o f $ 2 5 p e r d a y l a t e u p t o a m a x i m u m o f $ 1 , 5 0 0 . - 3 0 d a y s t o a p p e a l a f t e r n o t i c e o f a s s e s s m e n t . - 2 0 y e a r s t a t u t e o f l i m i t a t i o n s o n c o l l e c t i o n o f f i n e s . - C o l l e c t i o n s c a n b e t h r o u g h s a l a r y d e d u c t i o n . I f n o l o n g e r r e c e i v i n g p u b l i c s a l a r y , w a g e s m a y b e g a r n i s h e d . F i n a n c i a l D i s c l o s u r e . . . c o n t i n u e d • A n e t h i c s c o m p l a i n t c o u l d b e f i l e d a g a i n s t t h e f i l e r . - P e n a l t i e s i n c l u d e r e m o v a l o r s u s p e n s i o n f r o m o f f i c e , d i s m i s s a l f r o m e m p l o y m e n t , p u b l i c c e n s u r e a n d r e p r i m a n d , d i s q u a l i f i c a t i o n f r o m b e i n g o n t h e b a l l o t . — I f a c o m p l a i n t i s f i l e d a n d i t " a l l e g e s a n i m m a t e r i a l , i n c o n s e q u e n t i a l , o r d e m i n i m u s e r r o r o r o m i s s i o n " ( " i f t h e o r i g i n a l f i l i n g p r o v i d e d s u f f i c i e n t i n f o r m a t i o n f o r t h e p u b l i c t o i d e n t i f y p o t e n t i a l c o n f l i c t s o f i n t e r e s t ' ) , t h e f i l e r i s g i v e n 3 0 d a y s t o c o r r e c t . F o r g i v e n i f c o r r e c t e d . F i n a l S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l I n t e r e s t - T o b e f i l e d w i t h i n 6 0 d a y s o f l e a v i n g p u b l i c o f f i c e o r e m p l o y m e n t . C o m m i s s i o n o n E t h i c s N i n e N o n P a r t i s a n M e m b e r s * G o v e r n o r 5 S e n a t e P r e s i d e n t 2 S p e a k e r o f t h e F l o u s e 2 * 2 y e a r t e r m s / m a y b e r e a p p o i n t e d o n c e D u t i e s • A d v i s o r y o p i n i o n s • I n v e s t i g a t e c o m p l a i n t s • R e c o m m e n d p e n a l t i e s 1 2 C o m m i s s i o n o n E t h i c s . . . c o n t i n u e d P e n a l t i e s f o r P u b l i c O f f i c e r s • R e m o v a l f r o m o f f i c e • S u s p e n s i o n f r o m o f f i c e • P u b l i c c e n s u r e a n d r e p r i m a n d • F o r f e i t u r e o f 1 / 3 o f s a l a r y f o r a y e a r • C i v i l p e n a l t y u p t o $ 1 0 , 0 0 0 • R e s t i t u t i o n o f b e n e f i t s r e c e i v e d C o m m i s s i o n o n E t h i c s . . . c o n t i n u e d P e n a l t i e s f o r E m p l o y e e s • D i s m i s s a l f r o m e m p l o y m e n t • S u s p e n s i o n w i t h o u t p a y f o r u p t o 9 0 d a y s • D e m o t i o n o r r e d u c t i o n i n s a l a r y • F o r f e i t u r e o f 1 / 3 o f s a l a r y f o r a y e a r • C i v i l p e n a l t y u p t o $ 1 0 , 0 0 0 • R e s t i t u t i o n o f b e n e f i t s r e c e i v e d C o m m i s s i o n o n E t h i c s . . . c o n t i n u e d C i v i l R e m e d y f o r C o n t r a c t s E x e c u t e d i n V i o l a t i o n o f t h e C o d e o f E t h i c s ' C o n t r a c t i s v o i d a b l e i n a n y c i r c u i t c o u r t b y a c t i o n o f t h e C o m m i s s i o n o n E t h i c s , t h e A t t o r n e y G e n e r a l , o r a n y c i t i z e n m a t e r i a l l y a f f e c t e d b y t h e c o n t r a c t a n d r e s i d i n g i n t h e j u r i s d i c t i o n r e p r e s e n t e d b y t h e o f f i c e r o r a g e n c y e n t e r i n g i n t o s u c h c o n t r a c t . [ S e c . 1 1 2 . 3 1 7 5 F . S . ] 1 3 R e s o u r c e s • Y O U R C I T Y A T T O R N E Y • F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s w w w . f l o r i d a l e a g u e o f c i t i e s . c o m • F l o r i d a C o m m i s s i o n o n E t h i c s h t t p : / / w w w . e t h i c s . s t a t e . f l . u s / • F l o r i d a I n s t i t u t e o f G o v e r n m e n t a n d A f f i l i a t e s h t t p : / / i o g . f s u . e d u / • F l o r i d a S t a t u t e s h t t p : / / w w w . l e g . s t a t e . f l . u s • F l o r i d a A t t o r n e y G e n e r a l h t t p : / / m y f l o r i d a l e g a l . c o m / • 2 0 1 6 G U I D E t o t h e S U N S H I N E A M E N D M E N T a n d C O D E o f E T H I C S f o r P u b l i c O f f i c e r s a n d E m p l o y e e s : h t t p : / / e t h i c s . s t a t e . f l . u s / D o c u m e n t s / P u b l i c a t i o n s / G u i d e B o o k l e t l n t e r n e t . p d f I t I s B e t t e r T o A s k P e r m i s s i o n T h a n F o r g i v e n e s s Q u e s t i o n s ? 1 4 E l e c t e d O f f i c i a l E t h i c s T r a i n i n g P a r t O n e S u n s h i n e L o w - O p e n M e e t i n g s P r e s e n t e d b y : M a r t i n S h e l b y F l o r i d a B a r B o a r d C e r t i f i e d i n C i t y , C o u n t y & L o c a l G o v e r n m e n t L a w F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s 5 6 t h A n n u a l L e g i s l a t i v e C o n f e r e n c e D e c e m b e r 9 , 2 0 1 6 S e c t i o n 1 1 2 . 3 1 4 2 , F l o r i d a S t a t u t e s : E t h i c s t r a i n i n g f o r s p e c i f i e d c o n s t i t u t i o n a l o f f i c e r s a n d e l e c t e d m u n i c i p a l o f f i c e r s . • B e g i n n i n g J a n u a r y 1 , 2 0 1 5 , a l l e l e c t e d m u n i c i p a l o f f i c e r s m u s t c o m p l e t e f o u r h o u r s o f e t h i c s t r a i n i n g e a c h c a l e n d a r y e a r w h i c h a d d r e s s e s , a t a m i n i m u m : — A r t i c l e I I , s e c t i o n 8 o f t h e F l o r i d a C o n s t i t u t i o n ( " E t h i c s i n G o v e r n m e n t " ) , — C o d e o f E t h i c s f o r P u b l i c O f f i c e r s a n d E m p l o y e e s ( c h a p t e r 1 1 2 , p a r t I I I , F l o r i d a S t a t u t e s ) , — P u b l i c r e c o r d s a n d p u b l i c m e e t i n g s l a w s o f t h i s s t a t e ( c h a p t e r 1 1 9 a n d c h a p t e r 2 8 6 , F l o r i d a S t a t u t e s ) . • C o m p l i a n c e w i l l b e r e p o r t e d o n " S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l I n t e r e s t " F o r m 1 , w h i c h m u s t b e c o m p l e t e d a n d r e t u r n e d b y J u l y 1 o f e a c h y e a r . ^ s t > W 1 ! L . % { > V : m < & y 1 O r d e r o f B u s i n e s s • F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 2 8 6 - P u b l i c M e e t i n g s • F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 1 1 9 - P u b l i c R e c o r d s • F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 1 1 2 - C o d e o f E t h i c s f o r P u b l i c O f f i c e r s a n d E m p l o y e e s ' r $ " S u n l i g h t i s s a i d t o b e t h e b e s t o f d i s i n f e c t a n t s . . . " - L o u i s D , B r a n d e i s ( 1 9 1 4 ) 2 ? A r t i c l e I , S e c t i o n 2 4 ( b ) F l o r i d a C o n s t i t u t i o n " A l l m e e t i n g s o f a n y c o l l e g i a l p u b l i c b o d y o f t h e e x e c u t i v e b r a n c h o f s t a t e g o v e r n m e n t o r o f a n y c o l l e g i a l p u b l i c b o d y o f a c o u n t y , m u n i c i p a l i t y , s c h o o l d i s t r i c t , o r s p e c i a l d i s t r i c t , a t w h i c h o f f i c i a l a c t s a r e t o b e t a k e n o r a t w h i c h p u b l i c b u s i n e s s o f s u c h b o d y i s t o b e t r a n s a c t e d o r d i s c u s s e d , s h a l l b e o p e n a n d n o t i c e d t o t h e p u b l i c a n d m e e t i n g s o f t h e l e g i s l a t u r e s h a l l b e o p e n a n d n o t i c e d a s p r o v i d e d i n A r t i c l e I I I , S e c t i o n 4 ( e ) , e x c e p t w i t h r e s p e c t t o m e e t i n g s e x e m p t e d p u r s u a n t t o t h i s s e c t i o n o r s p e c i f i c a l l y c l o s e d b y t h i s C o n s t i t u t i o n . " S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 1 ) F . S . " A l l m e e t i n g s o f a n y b o a r d o r c o m m i s s i o n o f a n y s t a t e a g e n c y o r a u t h o r i t y o r o f a n y a g e n c y o r a u t h o r i t y o f a n y c o u n t y , m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n , o r p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n , e x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d i n t h e C o n s t i t u t i o n , i n c l u d i n g m e e t i n g s w i t h o r a t t e n d e d b y a n y p e r s o n e l e c t e d t o s u c h b o a r d o r c o m m i s s i o n , b u t w h o h a s n o t y e t t a k e n o f f i c e , a t w h i c h o f f i c i a l a c t s a r e t o b e t a k e n a r e d e c l a r e d t o b e p u b l i c m e e t i n g s o p e n t o t h e p u b l i c a t a l l t i m e s , a n d n o r e s o l u t i o n , r u l e , o r f o r m a l a c t i o n s h a l l b e c o n s i d e r e d b i n d i n g e x c e p t a s t a k e n o r m a d e a t s u c h m e e t i n g . T h e b o a r d o r c o m m i s s i o n m u s t p r o v i d e r e a s o n a b l e n o t i c e o f a l l s u c h m e e t i n g s . " " E v e r y t h o u g h t , a s w e l l a s e v e r y a f f i r m a t i v e a c t , o f a p u b l i c o f f i c i a l a s i t r e l a t e s t o a n d i s w i t h i n t h e s c o p e o f h i s o f f i c i a l d u t i e s , i s a m a t t e r o f p u b l i c c o n c e r n ; a n d i t i s t h e e n t i r e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s t h a t t h e l e g i s l a t u r e i n t e n d e d t o a f f e c t b y t h e e n a c t m e n t o f t h e s t a t u t e b e f o r e u s . T h i s a c t i s a d e c l a r a t i o n o f p u b l i c p o l i c y , t h e f r u s t r a t i o n o f w h i c h c o n s t i t u t e s i r r e p a r a b l e i n j u r y t o t h e p u b l i c i n t e r e s t . " - T i m e s P u b l i s h i n g C o m p a n y , e t c . v . W i l l i a m s , 2 2 2 S o . 2 d 4 7 0 ( 2 d D C A 1 9 6 9 ) 3 . / - / " O n e p u r p o s e o f t h e g o v e r n m e n t i n t h e s u n s h i n e l a w w a s t o p r e v e n t a t n o n p u b l i c m e e t i n g s t h e c r y s t a l l i z a t i o n o f s e c r e t d e c i s i o n s t o a p o i n t j u s t s h o r t o f c e r e m o n i a l a c c e p t a n c e . R a r e l y c o u l d t h e r e b e a n y p u r p o s e t o a n o n p u b l i c p r e - m e e t i n g c o n f e r e n c e e x c e p t t o c o n d u c t s o m e p a r t o f t h e d e c i s i o n a l p r o c e s s b e h i n d c l o s e d d o o r s . T h e s t a t u t e s h o u l d b e c o n s t r u e d s o a s t o f r u s t r a t e a l l e v a s i v e d e v i c e s . T h i s c a n b e a c c o m p l i s h e d o n l y b y e m b r a c i n g t h e c o l l e c t i v e i n q u i r y a n d d i s c u s s i o n s t a g e s w i t h i n t h e t e r m s o f t h e s t a t u t e , a s l o n g a s s u c h i n q u i r y a n d d i s c u s s i o n i s c o n d u c t e d b y a n y c o m m i t t e e o r o t h e r a u t h o r i t y a p p o i n t e d a n d e s t a b l i s h e d b y a g o v e r n m e n t a l a g e n c y , a n d r e l a t e s t o a n y m a t t e r o n w h i c h f o r e s e e a b l e a c t i o n w i l l b e t a k e n . " - J u s t i c e A d k i n s i n T o w n o f P a l m B e a c h v . G r a d i s o n , 2 9 6 S o 2 d 4 7 3 ( F l a . 1 9 7 4 ) " [ A ] s t a t u t e e n a c t e d f o r t h e p u b l i c b e n e f i t s h o u l d b e c o n s t r u e d l i b e r a l l y i n f a v o r o f t h e p u b l i c e v e n t h o u g h i t c o n t a i n s a p e n a l p r o v i s i o n . I n t h i s p o s t u r e , a r e a s o n a b l e c o n s t r u c t i o n s h o u l d b e a p p l i e d g i v i n g f u l l m e a s u r e t o e v e r y e f f o r t t o e f f e c t u a t e t h e l e g i s l a t i v e i n t e n t . " - C i t y o f M i a m i B e a c h v . B e r n s , 2 4 5 S o 2 d 3 8 , 4 0 ( F l a . 1 9 7 1 ) " I n o r d e r f o r t h e r e t o b e a v i o l a t i o n o f F . S . 2 8 6 . 0 1 1 , F . S . A . , a m e e t i n g b e t w e e n t w o o r m o r e p u b l i c o f f i c i a l s m u s t t a k e p l a c e w h i c h v i o l a t e s t h e s p i r i t , i n t e n t , a n d p u r p o s e . T h e o b v i o u s i n t e n t o f t h e G o v e r n m e n t i n t h e S u n s h i n e L a w . . . w a s t o c o v e r a n y g a t h e r i n g o f s o m e o f t h e m e m b e r s o f a p u b l i c b o a r d w h e r e m e m b e r s d i s c u s s s o m e m a t t e r s o n w h i c h f o r e s e e a b l e a c t i o n m a y b e t a k e n b y t h e b o a r d . " - H o u g h v . S t e m b r i d g e , 2 7 8 S o . 2 d 2 8 8 ( F l a . 3 d D C A 1 9 7 3 ) . 4 K e y C o n c e p t P U B L I C M E E T I N G R E Q U I R E M E N T S = • N O T I C E • L O C A T I O N • M I N U T E S N o t i c e A t t o r n e y G e n e r a l ' s O f f i c e s u g g e s t e d n o t i c e g u i d e l i n e s : • N o t i c e s h o u l d c o n t a i n t h e t i m e a n d p l a c e o f t h e m e e t i n g a n d a g e n d a o r a s u m m a r y o f t h e s u b j e c t m a t t e r t o b e c o n s i d e r e d . • N o t i c e s h o u l d b e p r o m i n e n t l y d i s p l a y e d i n a n a r e a i n t h e a g e n c y ' s o f f i c e s e t a s i d e f o r s u c h p u r p o s e s , a n d o n t h e a g e n c y ' s w e b s i t e . • I f i t i s a n e m e r g e n c y m e e t i n g , t h e m o s t a p p r o p r i a t e a n d e f f e c t i v e n o t i c e u n d e r t h e c i r c u m s t a n c e s s h o u l d h a v e n o l e s s t h a n 2 4 h o u r s a n d p r e f e r a b l y 7 2 h o u r s r e a s o n a b l e n o t i c e t o t h e p u b l i c • U s e o f p r e s s r e l e a s e s , f a x e s , e - m a i l s a n d / o r p h o n e c a l l s t o t h e m e d i a i s e f f e c t i v e . L o c a t i o n • S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 6 ) F . S . e x p r e s s l y p r o h i b i t s t h e h o l d i n g o f a n y m e e t i n g s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e l a w a t a n y f a c i l i t y " w h i c h d i s c r i m i n a t e s o n t h e b a s i s o f s e x , a g e , r a c e , c r e e d , c o l o r , o r i g i n o r e c o n o m i c s t a t u s o r w h i c h o p e r a t e s i n s u c h a m a n n e r a s t o u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t p u b l i c a c c e s s t o a f a c i l i t y . " • P u b l i c a c c e s s i s m o s t i m p o r t a n t . • C a n ' t b e a t l o c a t i o n t h a t d i s c r i m i n a t e s o n b a s i s o f s e x , a g e , r a c e , c r e e d , c o l o r , o r i g i n , o r e c o n o m i c s t a t u s . • C a n ' t b e a t l o c a t i o n t h a t o p e r a t e s i n a m a n n e r a s t o u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t p u b l i c a c c e s s ; e . g . , r e s t a u r a n t s , p r i v a t e c l u b s , p r i v a t e h o m e s , s m a l l r o o m s . 5 L o c a t i o n S e c t i o n 1 6 6 . 0 2 1 3 F . S . G o v e r n i n g b o d y m e e t i n g s . — M u n i c i p a l i t i e s 1 ) T h e g o v e r n i n g b o d y o f a m u n i c i p a l i t y h a v i n g a p o p u l a t i o n o f 5 0 0 o r f e w e r r e s i d e n t s m a y h o l d m e e t i n g s w i t h i n 5 m i l e s o f t h e e x t e r i o r j u r i s d i c t i o n a l b o u n d a r y o f t h e m u n i c i p a l i t y a t s u c h t i m e a n d p l a c e a s m a y b e p r e s c r i b e d b y o r d i n a n c e o r r e s o l u t i o n . 2 ) T h e g o v e r n i n g b o d y o f a m u n i c i p a l i t y m a y h o l d j o i n t m e e t i n g s t o r e c e i v e , d i s c u s s , a n d a c t u p o n m a t t e r s o f m u t u a l i n t e r e s t w i t h t h e g o v e r n i n g b o d y o f t h e c o u n t y w i t h i n w h i c h t h e m u n i c i p a l i t y i s l o c a t e d o r t h e g o v e r n i n g b o d y o f a n o t h e r m u n i c i p a l i t y a t s u c h t i m e a n d p l a c e a s s h a l l b e p r e s c r i b e d b y o r d i n a n c e o r r e s o l u t i o n . L o c a t i o n • N e w e x c e p t i o n a l l o w i n g j o i n t m e e t i n g s w i t h t h e g o v e r n i n g b o d y o r b o d i e s o f o n e o r m o r e a d j a c e n t m u n i c i p a l i t i e s o r c o u n t i e s t o d i s c u s s m a t t e r s r e g a r d i n g l a n d d e v e l o p m e n t o r o t h e r m u l t i - j u r i s d i c t i o n a l i s s u e s a t a n y a p p r o p r i a t e p u b l i c p l a c e w i t h i n t h e j u r i s d i c t i o n o f a n y p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t y o r c o u n t y . [ C h . 2 0 1 6 - 1 4 8 , L a w s o f F l a . , e f f e c t i v e J u l y 1 , 2 0 1 6 ] M i n u t e s S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 2 ) " T h e m i n u t e s o f a m e e t i n g o f a n y s u c h b o a r d o r c o m m i s s i o n o f a n y s u c h s t a t e a g e n c y o r a u t h o r i t y s h a l l b e p r o m p t l y r e c o r d e d , a n d s u c h r e c o r d s s h a l l b e o p e n t o p u b l i c i n s p e c t i o n . T h e c i r c u i t c o u r t s o f t h i s s t a t e s h a l l h a v e j u r i s d i c t i o n t o i s s u e i n j u n c t i o n s t o e n f o r c e t h e p u r p o s e s o f t h i s s e c t i o n u p o n a p p l i c a t i o n b y a n y c i t i z e n o f t h i s s t a t e . " • A u d i o a n d v i d e o r e c o r d i n g s a r e n o t m i n u t e s . 6 M i n u t e s T h e O p e n M e e t i n g s L a w r e q u i r e s n o t i c e o f m e e t i n g s , n o t i n d i v i d u a l i t e m s w h i c h m a y b e c o n s i d e r e d a t t h a t m e e t i n g . O t h e r s t a t u t e s , c o d e s , o r d i n a n c e s o r p r o c e d u r a l r u l e s m a y i m p o s e s u c h a r e q u i r e m e n t . • T w o - w a y c o m m u n i c a t i o n s o u t s i d e n o t i c e d , p u b l i c m e e t i n g s b e t w e e n a n y t w o o r m o r e m e m b e r s o f a p u b l i c b o a r d a b o u t b o a r d b u s i n e s s a r e a l w a y s p r o h i b i t e d . • T h i s i n c l u d e s a l l c o m m u n i c a t i o n s : o r a l , w r i t t e n a n d e l e c t r o n i c c o m m u n i c a t i o n s . I n p e r s o n , p h o n e , l e t t e r s , e - m a i l , T w i t t e r , F a c e b o o k , L i n k e d l n , i n s t a n t m e s s e n g e r a n d t e x t m e s s a g e s . • T h e f o l l o w i n g m e e t i n g s h a v e b e e n d e e m e d s u b j e c t t o t h e O p e n M e e t i n g s L a w : — I n v e s t i g a t i v e m e e t i n g s ; — P e r s o n n e l m a t t e r m e e t i n g s ; — C o l l e c t i v e b a r g a i n i n g n e g o t i a t i o n s ; — D i s c i p l i n a r y , p r o c e e d i n g s , g r i e v a n c e s a n d a p p e a l s ; — A p p o i n t e d e m p l o y e e a d v i s o r y a n d e v a l u a t i o n b o a r d s ; — S e l e c t i o n a n d s c r e e n i n g c o m m i t t e e s ; — P u r c h a s i n g o r b i d e v a l u a t i o n c o m m i t t e e s ; — Q u a s i - j u d i c i a l p r o c e e d i n g s ; — R e a l p r o p e r t y n e g o t i a t i o n s ; — M e m b e r s - e l e c t w i t h m e m b e r s o f t h e b o a r d . E x e m p t i o n s • A L L S T A T U T O R Y : E x e m p t i o n s a r e c r e a t e d b y a 2 / 3 v o t e o f t h e L e g i s l a t u r e a n d a r e g e n e r a l l y s u b j e c t t o r e v i e w a n d a u t o m a t i c r e p e a l e v e r y f i v e y e a r s u n l e s s r e n e w e d . • T h e S u n s h i n e l a w i s t o b e l i b e r a l l y c o n s t r u e d t o a c c o m p l i s h i t s p u b l i c p u r p o s e - e x e m p t i o n s s h a l l b e n a r r o w l y c o n s t r u e d . - S e e B o a r d o f P u b l i c I n s t r u c t i o n o f B r o w a r d C o u n t y v . D o r a n , 2 2 4 S o . 2 d 6 9 3 ( F l a . 1 9 6 9 ) 7 S p e c i f i c E x e m p t i o n s • C o l l e c t i v e B a r g a i n i n g S e s s i o n s - T h e c h i e f a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r , a d u l y a p p o i n t e d n e g o t i a t i n g c o m m i t t e e a n d t h e a g e n c y m a y m e e t i n c l o s e d s e s s i o n s t o d i s c u s s o n g o i n g n e g o t i a t i o n s w i t h a c o l l e c t i v e b a r g a i n i n g u n i t . • S e c u r i t y s y s t e m s - M e e t i n g s t o d i s c u s s a s e c u r i t y p l a n , i n g e n e r a l , o r a s e c u r i t y s y s t e m r e l a t e d t o a n y p u b l i c l y o w n e d o r l e a s e d b u i l d i n g a r e e x e m p t . S p e c i f i c E x e m p t i o n s . . . c o n t i n u e d • A t t o r n e y - C l i e n t E x e m p t i o n : P e n d i n g L i t i g a t i o n C l o s e d S e s s i o n : - L e g a l c o u n s e l f o r t h e a g e n c y m u s t a d v i s e t h e a g e n c y a t a r e g u l a r l y s c h e d u l e d p u b l i c m e e t i n g o f t h e n e e d t o h o l d s u c h a m e e t i n g ; - T h e s u b j e c t m a t t e r o f t h e m e e t i n g i s l i m i t e d t o s e t t l e m e n t n e g o t i a t i o n s a n d / o r s t r a t e g y s e s s i o n r e l a t e d t o t h e l i t i g a t i o n e x p e n d i t u r e s ; - T h e e n t i r e s e s s i o n i s r e c o r d e d b y a c e r t i f i e d c o u r t r e p o r t e r , f u l l y t r a n s c r i b e d a n d t h e t r a n s c r i p t f i l e d w i t h t h e c l e r k o f t h e a g e n c y . S p e c i f i c E x e m p t i o n s . . . c o n t i n u e d • A t t o r n e y - C l i e n t E x e m p t i o n : P e n d i n g L i t i g a t i o n C l o s e d S e s s i o n : - T h e a g e n c y s h a l l g i v e r e a s o n a b l e p u b l i c n o t i c e o f t h e s e s s i o n , t h e n a m e s a n d p e r s o n a t t e n d i n g a n d t h e s e s s i o n s h a l l c o m m e n c e d u r i n g a p u b l i c m e e t i n g a t w h i c h t h e p r e s i d i n g o f f i c e r o f t h a t m e e t i n g s h a l l a n n o u n c e t h a t t h e a g e n c y w i l l c o m m e n c e a c l o s e d s e s s i o n . T h e b o a r d r e t u r n s i m m e d i a t e l y t o t h e p u b l i c m e e t i n g t o a n n o u n c e t h e e n d o f t h e c l o s e d s e s s i o n . 8 S p e c i f i c E x e m p t i o n s . . . c o n t i n u e d • A t t o r n e y - C l i e n t E x e m p t i o n : P e n d i n g L i t i g a t i o n C l o s e d S e s s i o n : - T h e t r a n s c r i p t s h a l l b e c o m e p a r t o f t h e p u b l i c r e c o r d u p o n c o n c l u s i o n o f t h e l i t i g a t i o n . - O n l y t h e a g e n c y , i t s l e g a l c o u n s e l , i t s c h i e f a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r a n d t h e c o u r t r e p o r t e r m a y a t t e n d t h e m e e t i n g . - A l t h o u g h s e t t l e m e n t d i s c u s s i o n i s p e r m i s s i b l e i n t h e s e s e s s i o n s , f i n a l a c t i o n o n a s e t t l e m e n t i s r e q u i r e d t o b e v o t e d u p o n a t a p u b l i c m e e t i n g . O n e W a y T r a p s D O H P T E N T E R • O r a l s t a t e m e n t s m a d e b y a m e m b e r o f a p u b l i c b o a r d a t a p r i v a t e m e e t i n g w h e r e a n o t h e r b o a r d m e m b e r i s p r e s e n t v i o l a t e t h e O p e n M e e t i n g s L a w r e g a r d l e s s o f w h e t h e r t h e o t h e r o f f i c i a l r e s p o n d s t o t h e s t a t e m e n t s . • C o m m u n i t y f o r u m s s p o n s o r e d b y p r i v a t e o r g a n i z a t i o n s . B e s t p r a c t i c e : e i t h e r h a v e t h e g a t h e r i n g n o t i c e d a s a p u b l i c m e e t i n g o r l e a v e t h e r o o m w h i l e t h e o t h e r b o a r d m e m b e r i s s p e a k i n g . • P o l i t i c a l f o r u m s f o r i n c u m b e n t s . • S o c i a l a n d c h a r i t y e v e n t s . T h e S u n s h i n e L a w d o e s n o t a p p l y a s l o n g a s t h e r e i s n o d i s c u s s i o n o n m a t t e r s o n w h i c h f o r e s e e a b l e a c t i o n m a y b e t a k e n . T r i c k Q u e s t i o n C o m m i s s i o n e r A s e n d s a n e - m a i l t o f e l l o w c o m m i s s i o n e r s r e l a t i n g t o a n i t e m o n a n u p c o m i n g a g e n d a . C o m m i s s i o n e r B r e p l i e s t o t h e i s s u e a n d c o p i e s t h e C i t y C l e r k . W a s t h e l a w v i o l a t e d ? ( I f s o , b y w h o m ? A n d w h i c h l a w ? ) 9 A o n e - w a y e l e c t r o n i c o r ^ w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n b y a b o a r d m e m b e r i s p e r m i s s i b l e i f i t i s k e p t a s a p u b l i c r e c o r d a n d t h e r e i s n o r e s p o n s e t o i t f r o m a n o t h e r b o a r d m e m b e r e x c e p t a t a p u b l i c m e e t i n g . o ° v C o n d u i t s • I t i s n o t p e r m i s s i b l e t o i n t e n t i o n a l l y c o m m u n i c a t e t o B a n o t h e r b o a r d m e m b e r o u t s i d e a p u b l i c m e e t i n g o n a n i s s u e . r e a s o n a b l y f o r e s e e a b l e t o c o m e b e f o r e t h e b o a r d t h r o u g h a t h i r d p a r t y . I t i s i n e v i t a b l e t h a t s o m e u n i n t e n t i o n a l c o m m u n i c a t i o n t h r o u g h t h i r d p a r t i e s w i l l o c c u r ; e . g . , m e d i a , c o n s t i t u e n t s . • D o n o t s o l i c i t a t h i r d p a r t y t o a c t a s a l i a i s o n o r c o n d u i t . w - - ' I . m 1 T r i c k Q u e s t i o n C a n t h e p u b l i c m e e t i n g s l a w a p p l y t o a s i n g l e m e m b e r o f a c o l l e g i a l b o a r d ? 1 0 D e l e g a t i o n • W h e n a p u b l i c b o a r d d e l e g a t e s a n y p o r t i o n o f i t s d e c i s i o n - m a k i n g a u t h o r i t y t o a n o t h e r g r o u p , i n d i v i d u a l o r e n t i t y , t h a t o t h e r g r o u p , i n d i v i d u a l o r e n t i t y b e c o m e s s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e L a w . • D e l e g a t i n g a u t h o r i t y c r e a t e s a " s u n s h i n e b o a r d " . A d v i s o r y B o a r d s A d v i s o r y b o a r d s c r e a t e d b y g o v e r n m e n t w h i c h m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o d e c i s i o n m a k e r s b u t t h e m s e l v e s l a c k d e c i s i o n - m a k i n g a u t h o r i t y m a y b e s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e L a w b e c a u s e t h e y a r e d e e m e d p a r t o f t h e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s . F a c t - f i n d i n g C o m m i t t e e s • L i m i t e d e x c e p t i o n f o r a d v i s o r y c o m m i t t e e s e s t a b l i s h e d f o r f a c t - f i n d i n g o r i n f o r m a t i o n g a t h e r i n g . • F a c t - f i n d i n g e x c e p t i o n d o e s n o t a p p l y t o b o a r d s t h a t h a v e " u l t i m a t e d e c i s i o n m a k i n g a u t h o r i t y " - F i n c h v . S e m i n o l e C o u n t y S c h o o l B o a r d , 9 9 5 S o . 2 d 1 0 6 8 ( F l a . 5 t h D C A 2 0 0 8 ) 1 1 S t a f f M e e t i n g s G e n e r a l l y n o t s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e L a w B u t " W h e n a m e m b e r o f t h e s t a f f c e a s e s t o f u n c t i o n i n h i s c a p a c i t y a s a m e m b e r o f t h e s t a f f a n d i s a p p o i n t e d t o a c o m m i t t e e w h i c h i s d e l e g a t e d a u t h o r i t y n o r m a l l y w i t h i n t h e g o v e r n m e n t b o d y , h e l o s e s h i s i d e n t i t y a s s t a f f w h i l e o p e r a t i n g o n t h a t c o m m i t t e e a n d i s a c c o r d i n g l y i n c l u d e d w i t h i n t h e S u n s h i n e L a w . " - N e w s - P r e s s P u b l i s h i n g C o . v . C a r l s o n , 4 1 0 S o 2 D 5 4 6 , 5 4 8 ( F l a . 2 d D C A 1 9 8 2 ) B e w a r e t h e D e F a c t o M e e t i n g • I t i s n o t i m p r o p e r f o r n o n - b o a r d m e m b e r s t o m e e t w i t h i n d i v i d u a l b o a r d m e m b e r s ; e . g . , c i t y m a n a g e r , m u n i c i p a l a t t o r n e y , l o b b y i s t s . • B u t b e w a r e o f c r e a t i n g a d e f a c t o m e e t i n g w h e r e a n o n - b o a r d m e m b e r m e e t s w i t h e v e r y b o a r d m e m b e r o n a n i m p o r t a n t i s s u e j u s t p r i o r t o a m e e t i n g a n d t h e i s s u e i s t h e n d e c i d e d w i t h m i n i m a l o r n o d i s c u s s i o n a t t h e m e e t i n g . - S e e B l a c k f o r d v . S c h o o l B o a r d o f O r a n g e C o u n t y , 3 7 5 S o . 2 d 5 7 8 ( F l a . 5 t h D C A 1 9 7 9 ) P u b l i c P a r t i c i p a t i o n L a w S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 4 , F . S . ( a d o p t e d 2 0 1 3 ) M e m b e r s o f t h e p u b l i c s h a l l b e p r o v i d e d a n o p p o r t u n i t y t o a d d r e s s a n y a p p o i n t e d o r e l e c t e d b o d y d u r i n g t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s a n d p r i o r t o t h e b o d y t a k i n g o f f i c i a l a c t i o n . • I t n e e d n o t o c c u r a t t h e s a m e m e e t i n g a t w h i c h t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n t a k e s o f f i c i a l a c t i o n o n t h e p r o p o s i t i o n i f t h e o p p o r t u n i t y o c c u r s a t a m e e t i n g t h a t i s d u r i n g t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s a n d i s w i t h i n r e a s o n a b l e p r o x i m i t y i n t i m e b e f o r e t h e m e e t i n g a t w h i c h t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n t a k e s t h e o f f i c i a l a c t i o n . 1 2 P u b l i c P a r t i c i p a t i o n L a w S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 4 , F . S . ( a d o p t e d 2 0 1 3 ) . . . c o n t i n u e d L i m i t s r u l e s o r p o l i c i e s o f a b o a r d o r c o m m i s s i o n w h i c h g o v e r n t h e o p p o r t u n i t y t o b e h e a r d t o : 1 . P r o v i d e g u i d e l i n e s r e g a r d i n g t h e a m o u n t o f t i m e a n i n d i v i d u a l h a s t o a d d r e s s t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n ; 2 . P r e s c r i b e p r o c e d u r e s f o r a l l o w i n g r e p r e s e n t a t i v e s o f g r o u p s o r f a c t i o n s o n a p r o p o s i t i o n t o a d d r e s s t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n , r a t h e r t h a n a l l m e m b e r s o f s u c h g r o u p s o r f a c t i o n s , a t m e e t i n g s i n w h i c h a l a r g e n u m b e r o f i n d i v i d u a l s w i s h t o b e h e a r d ; 3 . P r e s c r i b e p r o c e d u r e s o r f o r m s f o r a n i n d i v i d u a l t o u s e i n o r d e r t o i n f o r m t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n o f a d e s i r e t o b e h e a r d ; t o i n d i c a t e h i s o r h e r s u p p o r t , o p p o s i t i o n , o r n e u t r a l i t y o n a p r o p o s i t i o n ; a n d t o i n d i c a t e h i s o r h e r d e s i g n a t i o n o f a r e p r e s e n t a t i v e t o s p e a k f o r h i m o r h e r o r h i s o r h e r g r o u p o n a p r o p o s i t i o n i f h e o r s h e s o c h o o s e s ; 4 . D e s i g n a t e a s p e c i f i e d p e r i o d o f t i m e f o r p u b l i c c o m m e n t . P u b l i c P a r t i c i p a t i o n L a w S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 4 , F . S . ( a d o p t e d 2 0 1 3 ) . . . c o n t i n u e d • A c i r c u i t c o u r t h a s j u r i s d i c t i o n t o i s s u e a n i n j u n c t i o n f o r t h e p u r p o s e o f e n f o r c i n g t h i s s e c t i o n u p o n t h e f i l i n g o f a n a p p l i c a t i o n f o r s u c h i n j u n c t i o n b y a c i t i z e n o f t h i s s t a t e . F a i l u r e t o c o m p l y c o u l d r e s u l t i n a n a w a r d o f a t t o r n e y f e e s a g a i n s t t h e l o c a l g o v e r n m e n t . R e a s o n a b l e a t t o r n e y f e e s a g a i n s t t h e i n d i v i d u a l f i l i n g s u c h a n a c t i o n m a y b e a s s e s s e d i f t h e c o u r t f i n d s t h a t t h e a c t i o n w a s f i l e d i n b a d f a i t h o r w a s f r i v o l o u s . • A n a c t i o n t a k e n b y a b o a r d o r c o m m i s s i o n w h i c h i s f o u n d t o b e i n v i o l a t i o n o f t h i s s e c t i o n i s n o t v o i d a s a r e s u l t o f t h a t v i o l a t i o n . L e g i s l a t i v e M a t t e r s v s . Q u a s i - J u d i c i a l P r o c e e d i n g s L e g i s l a t i v e = S e t t i n g p o l i c y • " F a i r l y d e b a t a b l e " : A r e a s o n a b l e b a s i s e x i s t s t o s u p p o r t t h e d e c i s i o n o f t h e b o a r d . Q u a s i - J u d i c i a l = A p p l y i n g t h e p o l i c y • " C o m p e t e n t s u b s t a n t i a l e v i d e n c e " : " . . . s u f f i c i e n t l y r e l e v a n t a n d m a t e r i a l t h a t a r e a s o n a b l e m i n d w o u l d a c c e p t i t a s a d e q u a t e t o s u p p o r t t h e c o n c l u s i o n r e a c h e d . " D e G r o o t v . S h e f f i e l d , 9 5 S o . 2 d 9 1 2 ( F l a . 1 9 5 7 ) 1 3 Q u a s i - J u d i c i a l P r o c e e d i n g s . . . c o n t i n u e d E x p a r t e c o m m u n i c a t i o n s a r e p r e s u m e d t o b e p r e j u d i c i a l t o o n e s i d e o r t h e o t h e r i n t h e q u a s i - j u d i c i a l d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s . • I n 1 9 9 5 t h e F l o r i d a L e g i s l a t u r e a d o p t e d S e c . 2 8 6 . 0 1 1 5 F . S . a s a m e a n s t o p r o m o t e o p e n c o m m u n i c a t i o n b e t w e e n l o c a l e l e c t e d o f f i c i a l s a n d c i t i z e n s a n d a p p l i c a n t s . - C o n d u c t t h e i r o w n i n s p e c t i o n r e l a t e d t o a q u a s i - j u d i c i a l m a t t e r . - T a l k t o i n d i v i d u a l s a b o u t a q u a s i - j u d i c i a l m a t t e r w h i c h m a y c o m e b e f o r e t h e b o d y , p r o v i d e d t h a t t h e e x p a r t e c o m m u n i c a t i o n i s f u l l y d i s c l o s e d a t t h e p u b l i c h e a r i n g p r i o r t o t h e v o t e . - T h i s r e m o v e s o n l y t h e p r e s u m p t i o n o f p r e j u d i c e . Q u a s i - J u d i c i a l H e a r i n g s : L e g a l R e q u i r e m e n t s 1 . W a s d u e p r o c e s s a f f o r d e d ? ( N o t i c e a n d o p p o r t u n i t y t o b e h e a r d . ) 2 . W a s t h e d e c i s i o n b a s e d o n c o m p e t e n t , s u b s t a n t i a l e v i d e n c e i n t h e r e c o r d ? 3 . W e r e t h e e s s e n t i a l r e q u i r e m e n t s o f l a w m e t ? ( T h e c o r r e c t l a w p r o p e r l y a p p l i e d . ) A n O u n c e o f P r o c e d u r e i s W o r t h a P o u n d o f L i t i g a t i o n 1 4 O t h e r C o n s i d e r a t i o n s • P u b l i c h a s t h e r i g h t t o h e a r a l l c o m m e n t s m a d e t o o r b y m e m b e r s o f t h e b o d y . P r i v a t e c o n v e r s a t i o n s a n d s i d e b a r s s h o u l d b e a v o i d e d . • R e c e i p t o f m e s s a g e s , p r i v a t e n o t e s o r e m a i l s d u r i n g m e e t i n g m u s t b e a v o i d e d . • T i m e l i m i t s a r e p e r m i s s i b l e a s l o n g a s t h e y d o n o t u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t a c c e s s . • T h e p r e s i d i n g o f f i c e r c a n r e g u l a t e c o m m e n t t o a v o i d r e p e t i t i v e , i r r e l e v a n t o r d i s r u p t i v e c o m m e n t s o r b e h a v i o r . • A m e m b e r o f t h e p u b l i c c a n v i d e o t a p e o r r e c o r d a n y m e e t i n g . S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 2 V o t i n g r e q u i r e m e n t a t m e e t i n g s o f g o v e r n m e n t a l b o d i e s " A m e m b e r o f a s t a t e , c o u n t y , o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t a l b o a r d , c o m m i s s i o n , o r a g e n c y w h o i s p r e s e n t a t a m e e t i n g o f a n y s u c h b o d y a t w h i c h a n o f f i c i a l d e c i s i o n , r u l i n g , o r o t h e r o f f i c i a l a c t i s t o b e t a k e n o r a d o p t e d m a y n o t a b s t a i n f r o m v o t i n g i n r e g a r d t o a n y s u c h d e c i s i o n , r u l i n g , o r a c t ; a n d a v o t e s h a l l b e r e c o r d e d o r c o u n t e d f o r e a c h s u c h m e m b e r p r e s e n t , u n l e s s , w i t h r e s p e c t t o a n y s u c h m e m b e r , t h e r e i s , o r a p p e a r s t o b e , a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t . . . I f t h e o f f i c i a l d e c i s i o n , r u l i n g , o r a c t o c c u r s i n t h e c o n t e x t o f a q u a s i - j u d i c i a l p r o c e e d i n g , a m e m b e r m a y a b s t a i n f r o m v o t i n g o n s u c h m a t t e r / / t h e a b s t e n t i o n i s t o a s s u r e a f a i r p r o c e e d i n g f r e e f r o m p o t e n t i a l b i a s o r p r e j u d i c e . " V i o l a t i o n s I m p a c t o n A c t i o n T a k e n • A c t i o n t a k e n a t a m e e t i n g t h a t w a s n o t o p e n t o t h e p u b l i c , w h e t h e r i n t e n t i o n a l o r n o t , b y o p e r a t i o n o f S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 1 ) , F . S . i s v o i d a b i n i t i o ( l e g a l l y n u l l i f i e d ) . • C u r a t i v e m e a s u r e s c a n b e t a k e n i f t h e b o a r d d o e s n o t p e r f u n c t o r i l y r a t i f y o r c e r e m o n i o u s l y a c c e p t a t a i n t e d d e c i s i o n , b u t t a k e s i n d e p e n d e n t f i n a l a c t i o n i n t h e s u n s h i n e f o l l o w i n g a p u b l i c d i s c u s s i o n o f a n y m a t t e r s t a k e n u p p r i v a t e l y . I t i s n o t e n o u g h t o s i m p l y r e - n o t i c e t h e a c t i o n a n d s e e k p u b l i c c o m m e n t o n t h e m a t t e r a t a s u b s e q u e n t p u b l i c m e e t i n g . - S e e T a t a r v . S c h o o l B o a r d o f L i b e r t y C o u n t y , 3 9 8 S o . 2 d 4 2 7 ( F l a . 1 9 8 1 ) 1 5 V i o l a t i o n s I m p a c t o n C i t y • I n j u n c t i v e R e l i e f . S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 2 ) e x p r e s s l y p r o v i d e s t h a t a n y c i t i z e n o f t h e s t a t e m a y a p p l y t o t h e c o u r t f o r i n j u n c t i v e r e l i e f t o e n f o r c e t h e p r o v i s i o n s o f t h e S u n s h i n e L a w . T h e m e r e s h o w i n g t h a t t h e S u n s h i n e L a w h a s b e e n v i o l a t e d i s e n o u g h t o d e m o n s t r a t e i r r e p a r a b l e h a r m t o w a r r a n t a n i n j u n c t i o n . • L a w p r o v i d e s f o r a n a w a r d o f r e a s o n a b l e a t t o r n e y f e e s a g a i n s t a b o a r d o r c o m m i s s i o n f o u n d t o h a v e v i o l a t e d t h e S u n s h i n e L a w . V i o l a t i o n s I m p a c t o n I n d i v i d u a l s I n v o l v e d • N o n c r i m i n a l v i o l a t i o n s - S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 3 ) ( a ) F . S . p r o v i d e s t h a t a n y v i o l a t i o n o f t h e a c t i s p u n i s h a b l e b y a n o n c r i m i n a l i n f r a c t i o n a n d f i n e u p t o $ 5 0 0 . • C r i m i n a l P e n a l t i e s - S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 3 ) ( b ) F . S . p r o v i d e s t h a t i t i s a s e c o n d - d e g r e e m i s d e m e a n o r f o r a m e m b e r t o k n o w i n g l y v i o l a t e t h e S u n s h i n e L a w . P o s s i b l e p e n a l t y a n d / o r s e n t e n c e : u p t o $ 5 0 0 a n d / o r 6 0 d a y s i n j a i l p l u s c o s t s . A l s o p o s s i b l e s u s p e n s i o n a n d r e m o v a l f r o m o f f i c e b y t h e G o v e r n o r . • A t t o r n e y f e e s m a y b e a w a r d e d a g a i n s t t h e i n d i v i d u a l m e m b e r s i n v o l v e d e x c e p t i n t h o s e c a s e s w h e n t h e b o a r d f o l l o w e d a d v i c e o f l e g a l c o u n s e l . I f y o u f i n d y o u r s e l f i n a s i t u a t i o n w h e r e y o u a r e n o t s u r e t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e S u n s h i n e L a w a r e b e i n g m e t : E X T R I C A T E Y O U R S E L F ! e x - t r i - c a t e ' e k s t r a k a t / v e r b F r e e ( s o m e o n e o r s o m e t h i n g ) , d i s e n t a n g l e , g e t o u t , r e m o v e , w i t h d r a w , d i s e n g a g e , g e t s o m e o n e / o n e s e l f o f f t h e h o o k . 1 6 Q u e s t i o n s ? 1 7 E l e c t e d O f f i c i a l E t h i c s T r a i n i n g P a r t T w o P u b l i c R e c o r d s P r e s e n t e d b y : M a r t i n S h e l b y F l o r i d a B a r B o a r d C e r t i f i e d i n C i t y , C o u n t y & L o c a l G o v e r n m e n t L a w F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s 5 6 t h A n n u a l L e g i s l a t i v e C o n f e r e n c e D e c e m b e r 9 , 2 0 1 6 A C C E S S T O P U B L I C R E C O R D S I S A C O N S T I T U T I O N A L R I G H T A r t i c l e I , S e c t i o n 2 4 o f t h e F l o r i d a C o n s t i t u t i o n E v e r y p e r s o n h a s t h e r i g h t t o i n s p e c t o r c o p y a n y p u b l i c r e c o r d m a d e o r r e c e i v e d i n c o n n e c t i o n w i t h t h e o f f i c i a l b u s i n e s s o f a n y p u b l i c b o d y , o f f i c e r , o r e m p l o y e e o f t h e s t a t e , o r p e r s o n s a c t i n g o n t h e i r b e h a l f , e x c e p t w i t h r e s p e c t t o r e c o r d s e x e m p t e d p u r s u a n t t o t h i s s e c t i o n o r s p e c i f i c a l l y m a d e c o n f i d e n t i a l b y t h i s C o n s t i t u t i o n . T h i s s e c t i o n s p e c i f i c a l l y i n c l u d e s t h e l e g i s l a t i v e , e x e c u t i v e , a n d j u d i c i a l b r a n c h e s o f g o v e r n m e n t a n d e a c h a g e n c y o r d e p a r t m e n t c r e a t e d t h e r e u n d e r ; c o u n t i e s , m u n i c i p a l i t i e s , a n d d i s t r i c t s ; a n d e a c h c o n s t i t u t i o n a l o f f i c e r , b o a r d , a n d c o m m i s s i o n , o r e n t i t y c r e a t e d p u r s u a n t t o l a v / o r t h i s C o n s t i t u t i o n . F l o r i d a ' s S u n s h i n e L a w P u b l i c R e c o r d s S e c t i o n 1 1 9 . 0 1 ( 1 ) , F l o r i d a S t a t u t e s : G e n e r a l s t a t e p o l i c y o n p u b l i c r e c o r d s . — " I t i s t h e p o l i c y o f t h i s s t a t e t h a t a l l s t a t e , c o u n t y , a n d m u n i c i p a l r e c o r d s a r e o p e n f o r p e r s o n a l i n s p e c t i o n a n d c o p y i n g b y a n y p e r s o n . P r o v i d i n g a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s i s a d u t y o f e a c h a g e n c y . " 1 A g e n c i e s S u b j e c t t o P u b l i c R e c o r d s L a w • G o v e r n m e n t b o d y , t o i n c l u d e , i t s e l e c t e d o f f i c i a l s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s • A d v i s o r y b o a r d s • P r i v a t e e n t i t i e s c r e a t e d b y a p u b l i c e n t i t y : - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i s t r i c t s - C o m m u n i t y R e d e v e l o p m e n t A g e n c y - D e p e n d e n t D i s t r i c t s - U t i l i t y a n d o t h e r a u t h o r i t i e s • P r i v a t e e n t i t i e s d o i n g b u s i n e s s w i t h t h e e n t i t y ( r e c e i v i n g p u b l i c f u n d s ) - C o n t r a c t s r e q u i r e c o m p l i a n c e w i t h p u b l i c r e c o r d s l a w . - D o e s n o t a p p l y t o a l l p r i v a t e e n t i t y ' s r e c o r d s , e s s e n t i a l l y o n l y t h o s e r e l a t e d t o t h e p u b l i c b u s i n e s s . A g e n c i e s S u b j e c t t o P u b l i c R e c o r d s L a w P r i v a t e e n t i t y p r o v i d i n g s e r v i c e s i n p l a c e o f l o c a l g o v e r n m e n t : • P r i v a t e j a i l • F i r e p r o t e c t i o n • E m p l o y m e n t s e a r c h f i r m • S a l v a t i o n A r m y p r o v i d i n g p r o b a t i o n s e r v i c e s K e y : D e l e g a t i o n o f a g o v e r n m e n t a l f u n c t i o n F a i l u r e t o C o m p l y w i t h P u b l i c R e c o r d s L a w I f a p e r s o n r e q u e s t i n g a p u b l i c r e c o r d b e l i e v e s t h a t t h e C i t y h a s f a i l e d t o c o m p l y w i t h t h e L a w , t h e y h a v e t h e f o l l o w i n g o p t i o n s : 1 . P a r t i c i p a t e i n v o l u n t a r y m e d i a t i o n t h r o u g h t h e A t t o r n e y G e n e r a l ' s O f f i c e . 2 . F i l e s u i t a g a i n s t t h e C i t y a l l e g i n g f a i l u r e t o c o m p l y w i t h a n i m m e d i a t e h e a r i n g p e r s t a t u t e . 3 . S e e k a n i n j u n c t i o n a g a i n s t t h e C i t y p r o h i b i t i n g f u t u r e v i o l a t i o n s ( u s u a l l y a p p l i c a b l e w h e n t h e r e c o r d s h a v e b e e n p r o v i d e d a f t e r f i l i n g o f a n i n i t i a l l a w s u i t ) . 2 P e n a l t i e s f o r F a i l u r e t o C o m p l y w i t h P u b l i c R e c o r d s L a w 1 1 9 . 1 0 V i o l a t i o n o f c h a p t e r ; p e n a l t i e s . — ( 1 ) A n y p u b l i c o f f i c e r w h o : ( a ) V i o l a t e s a n y p r o v i s i o n o f t h i s c h a p t e r c o m m i t s a n o n c r i m i n a l i n f r a c t i o n , p u n i s h a b l e b y f i n e n o t e x c e e d i n g $ 5 0 0 . ( b ) K n o w i n g l y v i o l a t e s t h e p r o v i s i o n s o f s . 1 1 9 . 0 7 ( 1 ) i s s u b j e c t t o s u s p e n s i o n a n d r e m o v a l o r i m p e a c h m e n t a n d , i n a d d i t i o n , c o m m i t s a m i s d t h e f i r s t d e g r e e , p u n i s h a b l e a s p r o v i d e d i n s . 7 7 5 . 0 8 2 o r s . 7 7 5 . 0 8 3 . ( 2 ) A n y p e r s o n w h o w i l l f u l l y a n d k n o w i n g l y v i o l a t e s : ( a ) A n y o f t h e p r o v i s i o n s o f t h i s c h a p t e r c o m m i t s a m i s d e m e a n o r o f t h e f i r s t d e g r e e , p u n i s h a b l e a s p r o v i d e d i n s . 7 7 5 . 0 8 2 o r s . 7 7 5 . 0 8 3 . S e c t i o n 1 1 9 . 1 0 5 ( e x e m p t o r c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n p o l i c e o r t s ) c o m m i t s a f e l o n y o f t h e t h i r d d e g r e e , p u n i s h a b l e a s p r o v i d e d i n s . e m e a n o r o f ( b ) r e p 7 7 5 5 . 0 8 2 , s . 7 7 5 . 0 8 3 , o r s . 7 7 5 . 0 8 4 . P u b l i c R e c o r d s V i o l a t i o n s - A t t o r n e y s ' F e e s N e w F l o r i d a S u p r e m e C o u r t D e c i s i o n : B o a r d o f T r u s t e e s o f J a c k s o n v i l l e P o l i c e & F i r e P e n s i o n F u n d v . L e e , N o . S C 1 3 - 1 3 1 5 ( F l a . A p r . 1 4 , 2 0 1 6 ) . • " I n a c c o r d a n c e w i t h c a s e l a w l i b e r a l l y c o n s t r u i n g t h e P u b l i c R e c o r d s A c t i n f a v o r o f o p e n a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s , t h e r e a s o n a b l e s t a t u t o r y c o n s t r u c t i o n o f t h e a t t o r n e y ' s f e e p r o v i s i o n , a n d t h e l e t t e r a n d s p i r i t o f t h e c o n s t i t u t i o n a l r i g h t t o i n s p e c t o r c o p y p u b l i c r e c o r d s , w e h o l d t h a t a p r e v a i l i n g p a r t y i s e n t i t l e d t o s t a t u t o r y a t t o r n e y ' s f e e s u n d e r t h e P u b l i c R e c o r d s A c t w h e n t h e t r i a l c o u r t f i n d s t h a t t h e p u b l i c a g e n c y v i o l a t e d a p r o v i s i o n o f t h e P u b l i c R e c o r d s A c t i n f a i l i n g t o p e r m i t a p u b l i c r e c o r d t o b e i n s p e c t e d o r c o p i e d . T h e r e i s n o a d d i t i o n a l r e q u i r e m e n t , b e f o r e a w a r d i n g a t t o r n e y ' s f e e s u n d e r t h e P u b l i c R e c o r d s A c t , t h a t t h e t r i a l c o u r t f i n d t h a t t h e p u b l i c a g e n c y d i d n o t a c t i n g o o d f a i t h , a c t e d i n b a d f a i t h , o r a c t e d u n r e a s o n a b l y . " F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h a t i s a " p u b l i c r e c o r d " ? S e c t i o n 1 1 9 . 0 X 1 ( 1 2 ) : " P u b l i c r e c o r d s " m e a n s a l l d o c u m e n t s , p a p e r s , l e t t e r s , m a p s , b o o k s , t a p e s , p h o t o g r a p h s , f i l m s , s o u n d r e c o r d i n g s , d a t a p r o c e s s i n g s o f t w a r e , o r o t h e r m a t e r i a l , r e g a r d l e s s o f t h e p h y s i c a l f o r m , c h a r a c t e r i s t i c s , o r m e a n s o f t r a n s m i s s i o n , m a d e o r r e c e i v e d p u r s u a n t t o l a w o r o r d i n a n c e o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e t r a n s a c t i o n o f o f f i c i a l b u s i n e s s b y a n y a g e n c y . 3 f F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h o i s r e s p o n s i b l e ? S e c t i o n 1 1 9 . 0 7 ( l ) ( a ) E v e r y p e r s o n w h o h a s c u s t o d y o f a p u b l i c r e c o r d s h a l l p e r m i t t h e r e c o r d t o b e i n s p e c t e d a n d c o p i e d b y a n y p e r s o n d e s i r i n g t o d o s o , a t a n y r e a s o n a b l e t i m e , u n d e r r e a s o n a b l e c o n d i t i o n s , a n d u n d e r s u p e r v i s i o n b y t h e c u s t o d i a n o f t h e p u b l i c r e c o r d s . F l o r i d a L a w D e f i n e s P u b l i c R e c o r d s t o I n c l u d e : • A l l d o c u m e n t s , p a p e r s , l e t t e r s , m a p s , b o o k s , t a p e s , p h o t o g r a p h s , f i l m s , s o u n d r e c o r d i n g s , d a t a p r o c e s s i n g s o f t w a r e , o r o t h e r m a t e r i a l • r e g a r d l e s s o f p h y s i c a l f o r m , c h a r a c t e r i s t i c s , o r m e a n s o f t r a n s m i s s i o n • m a d e o r r e c e i v e d p u r s u a n t t o l a w o r o r d i n a n c e o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e t r a n s a c t i o n o f o f f i c i a l b u s i n e s s b y a n y a g e n c y - F l a . S t a t . § 1 1 9 . 0 1 1 ( 1 2 ) F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h a t i s a " p u b l i c r e c o r d " ? F l o r i d a S u p r e m e C o u r t h a s i n t e r p r e t e d t h e t e r m " p u b l i c r e c o r d s " t o e n c o m p a s s : • A l l m a t e r i a l s m a d e o r r e c e i v e d b y a n a g e n c y , • I n c o n n e c t i o n w i t h o f f i c i a l b u s i n e s s , • W h i c h a r e u s e d t o p e r p e t u a t e , c o m m u n i c a t e o r f o r m a l i z e k n o w l e d g e . S h e v i n v . B y r o n , H a r l e s s , S c h a f f e r , R e i d a n d A s s o c i a t e s , I n c . , 3 7 9 S o . 2 d 6 3 3 , 6 4 0 ( F l a . 1 9 8 0 ) . 4 K e y C o n c e p t P U B L I C R E C O R D C R E A T E D T O • P E R P E T U A T E • C O M M U N U C I A T E • F O R M A L I Z E W h a t R e c o r d s a r e P u b l i c R e c o r d s ? • F l o r i d a ' s P u b l i c R e c o r d s L a w i s b r o a d i n s c o p e . • A l l r e c o r d s a r e p r e s u m e d o p e n u n l e s s t h e F l o r i d a L e g i s l a t u r e h a s c r e a t e d a s p e c i f i c s t a t u t o r y e x e m p t i o n . • W h a t y o u n a m e o r c a l l t h e r e c o r d d o e s n o t d e t e r m i n e w h e t h e r i t i s a p u b l i c r e c o r d . • T h e c o n t e n t o f t h e r e c o r d i s w h a t m a t t e r s . • D o c u m e n t s m a r k e d w i t h w o r d s s u c h a s C o n f i d e n t i a l , E x e m p t , W o r k P r o d u c t , e t c . m a y s t i l l b e s u b j e c t t o i n s p e c t i o n . D r a f t s a n d N o t e s T h e r e i s n o " u n f i n i s h e d b u s i n e s s " e x c e p t i o n • I n t e r o f f i c e o r i n t r a - o f f i c e m e m o r a n d u m b e t w e e n g o v e r n m e n t e m p l o y e e s a n d / o r o f f i c i a l s a r e p u b l i c r e c o r d s . • W o r k i n g d r a f t s , i f t h e y a r e c i r c u l a t e d f o r r e v i e w o r c o m m e n t , a r e p u b l i c r e c o r d s . • N o t e s i n t e n d e d s o l e l y f o r p e r s o n a l u s e h a v e b e e n d e t e r m i n e d t o n o t b e p u b l i c r e c o r d s . • B u t , i f t h e n o t e s w e r e t a k e n t o c o n f i r m o r s u m m a r i z e w h a t w a s d i s c u s s e d a t a m e e t i n g o r d i s c u s s i o n r e g a r d i n g c i t y b u s i n e s s , t h e n t h e y a r e l i k e l y a p u b l i c r e c o r d , b e c a u s e t h e n o t e s f o r m a l i z e k n o w l e d g e . 5 F l o r i d a ' s S u n s h i n e L a w P u b l i c R e c o r d s W h a t a b o u t a l l o f t h e w o r k I d o o n m y c o m p u t e r ? I s t h a t p u b l i c t o o ? • P u r e l y p e r s o n a l e - m a i l s a r e n o t p u b l i c r e c o r d s , b u t b e w a r n e d t h e r e i s n o " e x p e c t a t i o n o f p r i v a c y " f o r t h e c o m m u n i c a t i o n s y o u m a k e o n a g o v e r n m e n t - o w n e d c o m p u t e r • C i t y r e l a t e d e - m a i l s , F a c e b o o k e n t r i e s , T w e e t s a n d I n s t a n t M e s s a g e s a r e p u b l i c r e c o r d s • I n c l u d e s m e t a d a t a P u b l i c R e c o r d s • D o c u m e n t d i s t r i b u t e d f o r r e v i e w o r c o m m e n t b y o t h e r s i s a p u b l i c r e c o r d • " P r e l i m i n a r y " o r " w o r k i n g d r a f t s " w h i c h a r e c i r c u l a t e d t o o t h e r s a r e p u b l i c r e c o r d s • E - m a i l s a n d t e x t m e s s a g e s • W e b s i t e b l o g s a n d m e s s a g e b o a r d s • C o m m u n i c a t i o n s o n s o c i a l n e t w o r k i n g s i t e s • D o e s n o t m a t t e r w h a t d e v i c e ( p u b l i c o r p r i v a t e ) i s u s e d t o c r e a t e t h e r e c o r d . S t a t e v . C i t y o f C l e a r w a t e r , 8 6 3 S o . 2 d 1 4 9 ( F l a . 2 0 0 3 ) R e c o r d s w h i c h a r e n o t P u b l i c R e c o r d s • P e r s o n a l n o t e s w h i c h a r e n o t d i s t r i b u t e d t o o t h e r s n o r f i l e d a s a p e r m a n e n t r e c o r d • P e r s o n a l n o t e s k e p t s o l e l y t o r e f r e s h y o u r m e m o r y • D r a f t d o c u m e n t s w h i c h a r e n o t c i r c u l a t e d • P r i v a t e e - m a i l s - R e m e m b e r y o u r c i t y p o l i c y m a y p r o h i b i t u s e o f c i t y i s s u e d e q u i p m e n t f o r p r i v a t e a c t i v i t i e s 6 D u t y t o A c k n o w l e d g e a n d R e s p o n d P r o m p t l y S e c t i o n 1 1 9 . 0 7 ( c ) A c u s t o d i a n o f p u b l i c r e c o r d s a n d h i s o r h e r d e s i g n e e m u s t a c k n o w l e d g e r e q u e s t s t o i n s p e c t o r c o p y r e c o r d s p r o m p t l y a n d r e s p o n d t o s u c h r e q u e s t s i n g o o d f a i t h . A g o o d f a i t h r e s p o n s e i n c l u d e s m a k i n g r e a s o n a b l e e f f o r t s t o d e t e r m i n e f r o m o t h e r o f f i c e r s o r e m p l o y e e s w i t h i n t h e a g e n c y w h e t h e r s u c h a r e c o r d e x i s t s a n d , i f s o , t h e l o c a t i o n a t w h i c h t h e r e c o r d c a n b e a c c e s s e d . P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t R e q u e s t s m a y b e : • V e r b a l • W r i t t e n • E - m a i l e d • B y a n y p e r s o n • F o r a n y o r n o r e a s o n P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t • R e q u e s t e r d o e s n o t h a v e t o p r o v i d e h i s / h e r n a m e o r m e a n s o f c o n t a c t • R e q u e s t e r d o e s n o t h a v e t o i n d i c a t e w h y h e / s h e r e q u e s t s t h e r e c o r d s • R e q u e s t e r h a s t h e r i g h t t o i n s p e c t a n d c o p y ( a n d p h o t o g r a p h ) a n y p u b l i c r e c o r d w h i c h i s n o t e x e m p t f r o m d i s c l o s u r e 7 P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t • A c c e s s t o P u b l i c R e c o r d s m a y n o t b e d e n i e d e v e n i f e x c e s s i v e o r o v e r b r o a d . • M u s t p r o v i d e a c o p y o f a p u b l i c r e c o r d i n f o r m a t r e q u e s t e d i f t h e C i t y m a i n t a i n s t h e r e c o r d i n t h a t f o r m a t . F l o r i d a ' s S u n s h i n e L a w P u b l i c R e c o r d s E x e m p t i o n s : • E x e m p t i o n s m u s t b e e x p l i c i t l y p r o v i d e d b y s t a t u t e • E x e m p t i o n s m u s t b e n a r r o w l y a p p l i e d • C l a i m s t o e x e m p t i o n s m u s t b e s t a t e d i n w r i t i n g t o r e q u e s t o r S o m e C o m m o n E x e m p t i o n s • S o c i a l S e c u r i t y N u m b e r s • P e r s o n a l M e d i c a l I n f o r m a t i o n • B a n k a c c o u n t n u m b e r s a n d c h a r g e , d e b i t a n d c r e d i t c a r d n u m b e r s • H o m e a d d r e s s e s , t e l e p h o n e n u m b e r s , s o c i a l s e c u r i t y n u m b e r s , d a t e s o f b i r t h a n d p h o t o g r a p h s o f c e r t a i n i n d i v i d u a l s - s w o r n l a w e n f o r c e m e n t , f i r e f i g h t e r s , e t c . a n d t h e i r s p o u s e s a n d c h i l d r e n • S e c u r i t y s y s t e m p l a n s • T r a d e s e c r e t s 8 S o m e C o m m o n E x e m p t i o n s c o n t i n u e d • B u i l d i n g p l a n s , b l u e p r i n t s , s c h e m a t i c d r a w i n g s w h i c h d e p i c t t h e i n t e r n a l l a y o u t a n d s t r u c t u r a l e l e m e n t s o f g o v e r n m e n t b u i l d i n g s , u t i l i t i e s a n d c e r t a i n n o n g o v e r n m e n t d e v e l o p m e n t s • A u d i t w o r k p a p e r s a n d n o t e s u n t i l t h e a u d i t i s c o m p l e t e • I n f o r m a t i o n t h a t p r o v i d e s t h e i d e n t i t i e s o r l o c a t i o n s o f a c h i l d ( o r h i s / h e r p a r e n t o r g u a r d i a n ) t h a t p a r t i c i p a t e s i n a g o v e r n m e n t - s p o n s o r e d r e c r e a t i o n p r o g r a m T h i s y e a r t h e L e g i s l a t u r e c r e a t e d e l e v e n n e w e x e m p t i o n s a n d r e n e w e d s e v e n . E x e m p t o r C o n f i d e n t i a l E x e m p t : M a y b e r e d a c t e d b e f o r e d i s c l o s u r e . I f t h e r e q u e s t s e e k s d o c u m e n t s t h a t a r e s u b j e c t t o a n e x e m p t i o n , t h e n t h e c u s t o d i a n i s o b l i g a t e d t o s t a t e t h e b a s i s f o r t h e e x e m p t i o n i n c l u d i n g t h e a p p l i c a b l e s t a t u t e t h a t e s t a b l i s h e s t h e c l a i m e d e x e m p t i o n . I f t h e r e c o r d c o n t a i n s i n f o r m a t i o n t h a t i s e x e m p t f r o m d i s c l o s u r e a n d o t h e r i n f o r m a t i o n t h a t i s n o t , t h e c u s t o d i a n m u s t r e d a c t t h e e x e m p t i n f o r m a t i o n a n d p r o v i d e t h e r e d a c t e d r e c o r d t o t h e r e q u e s t o r . C o n f i d e n t i a l : M u s t b e r e d a c t e d . D i s c l o s u r e o f s o m e s t a t u t o r i l y d e f i n e d r e c o r d s i f d o n e w i l l f u l l y a n d k n o w i n g l y i s a c r i m i n a l o f f e n s e ! R e t e n t i o n o f P u b l i c R e c o r d s • P u b l i c R e c o r d s m u s t b e m a i n t a i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h r u l e s a d o p t e d b y t h e D i v i s i o n o f L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S e r v i c e s o f t h e D e p a r t m e n t o f S t a t e f o r t h e r e t e n t i o n a n d d i s p o s a l p r o c e s s f o r p u b l i c r e c o r d s . • " L i t i g a t i o n h o l d s " o n r e c o r d s b a s e d o n t h e " r e a s o n a b l e a n t i c i p a t i o n o f l i t i g a t i o n " . D e s t r o y i n g e v i d e n c e m a y c r e a t e a n i n f e r e n c e t h a t t h e p a r t y h a d " c o n s c i o u s n e s s o f g u i l t " . 9 R e c o r d m u s t b e d i s c l o s e d a n d m a d e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n u n l e s s , t h e d o c u m e n t , m a t e r i a l o r i t e m : • I s n o t a p u b l i c r e c o r d • I s s u b j e c t t o a n e x e m p t i o n • D o e s n o t e x i s t : - N e v e r e x i s t e d - E x i s t e d b u t h a s m e t r e t e n t i o n g u i d e l i n e s a n d b e e n d e s t r o y e d u n d e r a n e s t a b l i s h e d r e t e n t i o n m a n a g e m e n t p o l i c y F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w F e e s • F e e f o r d u p l i c a t i o n a u t h o r i z e d b y s t a t u t e . • E x t e n s i v e u s e o f I T r e s o u r c e s , s t a f f , o r s u p e r v i s o r y , m a y r e q u i r e a " s p e c i a l s e r v i c e c h a r g e " . • S p e c i a l s e r v i c e c h a r g e m u s t b e r e a s o n a b l e a n d b a s e d o n a c t u a l c o s t i n c u r r e d . F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h a t d o I d o i f I r e c e i v e a p u b l i c r e c o r d s r e q u e s t ? • D u t y t o a c k n o w l e d g e r e q u e s t • D u t y t o r e s p o n d ( p r o v i d e r e s p o n s i v e r e c o r d s o r c l a i m s t a t u t o r y e x e m p t i o n ) • C o n t a c t r e c o r d s c u s t o d i a n • C o n s u l t e n t i t y ' s a t t o r n e y 1 0 1 T i m e t o R e s p o n d • T h e P u b l i c R e c o r d s L a w d o e s n o t e s t a b l i s h a s p e c i f i c t i m e f r a m e f o r r e s p o n d i n g t o r e q u e s t s . • A c c o r d i n g t o t h e F l o r i d a S u p r e m e C o u r t t h e t i m e t o r e s p o n d " i s t h e l i m i t e d r e a s o n a b l e t i m e a l l o w e d t h e c u s t o d i a n t o r e t r i e v e t h e r e c o r d a n d d e l e t e t h o s e p o r t i o n s o f t h e r e c o r d t h e c u s t o d i a n e x e r t s a r e e x e m p t . " • T h e r e a s o n a b l e t i m e t o r e s p o n d i s u l t i m a t e l y d e t e r m i n e d b a s e d o n t h e n a t u r e o f t h e r e q u e s t a n d t h e v o l u m e o f d o c u m e n t s i n v o l v e d . • A n u n j u s t i f i e d o r a r b i t r a r y d e l a y i n p r o d u c i n g d o c u m e n t s h a s b e e n d e e m e d a n u n l a w f u l r e f u s a l t o p r o v i d e p u b l i c r e c o r d s . ( 4 5 d a y d e l a y i n r e s p o n d i n g ) W h a t t o d o W h e n a P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t i s M a d e • E n s u r e t h a t i t i s c l e a r w h a t t h e r e q u e s t e r w a n t s . • P r o v i d e t h e r e q u e s t e r w i t h a p r o m p t a c k n o w l e d g e m e n t o f t h e r e q u e s t a n d r e s p o n d i n g o o d f a i t h . • I f t h e r e q u e s t e d p u b l i c r e c o r d s a r e r e a d i l y a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n a n d c o n t a i n n o e x e m p t i n f o r m a t i o n , a l l o w i m m e d i a t e a c c e s s ( e . g . v i s i t o r l o g s . C i t y C o u n c i l a g e n d a ) . • I f t h e r e q u e s t e r w o u l d l i k e c o p i e s , p r o v i d e t h e m i m m e d i a t e l y i f p o s s i b l e . W h a t t o d o W h e n a P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t i s M a d e c o n t i n u e d • I f t h e r e q u e s t e d p u b l i c r e c o r d s r e q u i r e y o u r r e v i e w f o r e x e m p t i o n s p r i o r t o d i s c l o s u r e , i n f o r m t h e r e q u e s t e r t h a t t h e r e c o r d s n e e d t o b e r e v i e w e d p r i o r t o d i s c l o s u r e , b u t w i l l b e r e a d i l y a v a i l a b l e t h e r e a f t e r . • I f y o u a r e n o t s u r e i f a p u b l i c r e c o r d c o n t a i n s a n y e x e m p t i n f o r m a t i o n , c o n t a c t y o u r C i t y A t t o r n e y o r y o u r d e p a r t m e n t ' s l e g a l r e p r e s e n t a t i v e . 1 1 A d d i t i o n a l C o n s i d e r a t i o n s • R e q u e s t s s h o u l d b e f u l f i l l e d w i t h i n a r e a s o n a b l e t i m e b y l a w . D o n o t d e l a y i n f u l f i l l i n g r e q u e s t s . • R e m e m b e r t h a t a r e q u e s t m a y i n c l u d e r e c o r d s n o t w i t h i n y o u r d e p a r t m e n t . • N o t i f y r e q u e s t e r o f e s t i m a t e d c o s t s o f p r o d u c i n g p u b l i c r e c o r d s f o r p e r m i s s i o n p r i o r t o p r o c e e d i n g . • R e q u e s t e r m a y p h o t o g r a p h a p u b l i c r e c o r d a f t e r a n y e x e m p t i n f o r m a t i o n i s d e l e t e d . • I n s p e c t i o n s o n l y o f p u b l i c r e c o r d s m u s t b e s u p e r v i s e d . W h a t a P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t R e s p o n s e D o e s N o t R e q u i r e • D o n o t h a v e t o c r e a t e a d o c u m e n t • D o n o t h a v e t o p r o v i d e a r e c o r d i n t h e f o r m a t r e q u e s t e d u n l e s s m a i n t a i n e d i n t h a t f o r m a t • D o n o t h a v e t o e x p l a i n t h e r e c o r d s p r o v i d e d o r p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n • D o n o t h a v e t o m e e t t h e t i m e t a b l e r e q u e s t e d f o r a r e s p o n s e • D o n o t h a v e t o h o n o r s t a n d i n g o r c o n t i n u i n g r e q u e s t s S o c i a l M e d i a F a c e b o o k , T w i t t e r , L i n k e d l n , Y o u T u b e • T h i n k t w i c e a b o u t p o s t i n g . • B e c a r e f u l w h a t y o u " L i k e " ! • D e l e t i n g i s n o t a c u r e a n d m a y m a k e t h i n g s w o r s e ! • R e m e m b e r t h e p h o n e ? I t m a y b e y o u r b e s t o p t i o n . 1 2 Q u e s t i o n s ? 1 3