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Public RecordsE l e c t e d O f f i c i a l E t h i c s T r a i n i n g P a r t T w o P u b l i c R e c o r d s P r e s e n t e d b y : M a r t i n S h e l b y F l o r i d a B a r B o a r d C e r t i f i e d i n C i t y , C o u n t y & L o c a l G o v e r n m e n t L a w F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s 5 6 t h A n n u a l L e g i s l a t i v e C o n f e r e n c e D e c e m b e r 9 , 2 0 1 6 A C C E S S T O P U B L I C R E C O R D S I S A C O N S T I T U T I O N A L R I G H T A r t i c l e I , S e c t i o n 2 4 o f t h e F l o r i d a C o n s t i t u t i o n E v e r y p e r s o n h a s t h e r i g h t t o i n s p e c t o r c o p y a n y p u b l i c r e c o r d m a d e o r r e c e i v e d i n c o n n e c t i o n w i t h t h e o f f i c i a l b u s i n e s s o f a n y p u b l i c b o d y , o f f i c e r , o r e m p l o y e e o f t h e s t a t e , o r p e r s o n s a c t i n g o n t h e i r b e h a l f , e x c e p t w i t h r e s p e c t t o r e c o r d s e x e m p t e d p u r s u a n t t o t h i s s e c t i o n o r s p e c i f i c a l l y m a d e c o n f i d e n t i a l b y t h i s C o n s t i t u t i o n . T h i s s e c t i o n s p e c i f i c a l l y i n c l u d e s t h e l e g i s l a t i v e , e x e c u t i v e , a n d j u d i c i a l b r a n c h e s o f g o v e r n m e n t a n d e a c h a g e n c y o r d e p a r t m e n t c r e a t e d t h e r e u n d e r ; c o u n t i e s , m u n i c i p a l i t i e s , a n d d i s t r i c t s ; a n d e a c h c o n s t i t u t i o n a l o f f i c e r , b o a r d , a n d c o m m i s s i o n , o r e n t i t y c r e a t e d p u r s u a n t t o l a v / o r t h i s C o n s t i t u t i o n . F l o r i d a ' s S u n s h i n e L a w P u b l i c R e c o r d s S e c t i o n 1 1 9 . 0 1 ( 1 ) , F l o r i d a S t a t u t e s : G e n e r a l s t a t e p o l i c y o n p u b l i c r e c o r d s . — " I t i s t h e p o l i c y o f t h i s s t a t e t h a t a l l s t a t e , c o u n t y , a n d m u n i c i p a l r e c o r d s a r e o p e n f o r p e r s o n a l i n s p e c t i o n a n d c o p y i n g b y a n y p e r s o n . P r o v i d i n g a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s i s a d u t y o f e a c h a g e n c y . " 1 A g e n c i e s S u b j e c t t o P u b l i c R e c o r d s L a w • G o v e r n m e n t b o d y , t o i n c l u d e , i t s e l e c t e d o f f i c i a l s , e m p l o y e e s a n d a g e n t s • A d v i s o r y b o a r d s • P r i v a t e e n t i t i e s c r e a t e d b y a p u b l i c e n t i t y : - C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i s t r i c t s - C o m m u n i t y R e d e v e l o p m e n t A g e n c y - D e p e n d e n t D i s t r i c t s - U t i l i t y a n d o t h e r a u t h o r i t i e s • P r i v a t e e n t i t i e s d o i n g b u s i n e s s w i t h t h e e n t i t y ( r e c e i v i n g p u b l i c f u n d s ) - C o n t r a c t s r e q u i r e c o m p l i a n c e w i t h p u b l i c r e c o r d s l a w . - D o e s n o t a p p l y t o a l l p r i v a t e e n t i t y ' s r e c o r d s , e s s e n t i a l l y o n l y t h o s e r e l a t e d t o t h e p u b l i c b u s i n e s s . A g e n c i e s S u b j e c t t o P u b l i c R e c o r d s L a w P r i v a t e e n t i t y p r o v i d i n g s e r v i c e s i n p l a c e o f l o c a l g o v e r n m e n t : • P r i v a t e j a i l • F i r e p r o t e c t i o n • E m p l o y m e n t s e a r c h f i r m • S a l v a t i o n A r m y p r o v i d i n g p r o b a t i o n s e r v i c e s K e y : D e l e g a t i o n o f a g o v e r n m e n t a l f u n c t i o n F a i l u r e t o C o m p l y w i t h P u b l i c R e c o r d s L a w I f a p e r s o n r e q u e s t i n g a p u b l i c r e c o r d b e l i e v e s t h a t t h e C i t y h a s f a i l e d t o c o m p l y w i t h t h e L a w , t h e y h a v e t h e f o l l o w i n g o p t i o n s : 1 . P a r t i c i p a t e i n v o l u n t a r y m e d i a t i o n t h r o u g h t h e A t t o r n e y G e n e r a l ' s O f f i c e . 2 . F i l e s u i t a g a i n s t t h e C i t y a l l e g i n g f a i l u r e t o c o m p l y w i t h a n i m m e d i a t e h e a r i n g p e r s t a t u t e . 3 . S e e k a n i n j u n c t i o n a g a i n s t t h e C i t y p r o h i b i t i n g f u t u r e v i o l a t i o n s ( u s u a l l y a p p l i c a b l e w h e n t h e r e c o r d s h a v e b e e n p r o v i d e d a f t e r f i l i n g o f a n i n i t i a l l a w s u i t ) . 2 P e n a l t i e s f o r F a i l u r e t o C o m p l y w i t h P u b l i c R e c o r d s L a w 1 1 9 . 1 0 V i o l a t i o n o f c h a p t e r ; p e n a l t i e s . — ( 1 ) A n y p u b l i c o f f i c e r w h o : ( a ) V i o l a t e s a n y p r o v i s i o n o f t h i s c h a p t e r c o m m i t s a n o n c r i m i n a l i n f r a c t i o n , p u n i s h a b l e b y f i n e n o t e x c e e d i n g $ 5 0 0 . ( b ) K n o w i n g l y v i o l a t e s t h e p r o v i s i o n s o f s . 1 1 9 . 0 7 ( 1 ) i s s u b j e c t t o s u s p e n s i o n a n d r e m o v a l o r i m p e a c h m e n t a n d , i n a d d i t i o n , c o m m i t s a m i s d t h e f i r s t d e g r e e , p u n i s h a b l e a s p r o v i d e d i n s . 7 7 5 . 0 8 2 o r s . 7 7 5 . 0 8 3 . ( 2 ) A n y p e r s o n w h o w i l l f u l l y a n d k n o w i n g l y v i o l a t e s : ( a ) A n y o f t h e p r o v i s i o n s o f t h i s c h a p t e r c o m m i t s a m i s d e m e a n o r o f t h e f i r s t d e g r e e , p u n i s h a b l e a s p r o v i d e d i n s . 7 7 5 . 0 8 2 o r s . 7 7 5 . 0 8 3 . S e c t i o n 1 1 9 . 1 0 5 ( e x e m p t o r c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n p o l i c e o r t s ) c o m m i t s a f e l o n y o f t h e t h i r d d e g r e e , p u n i s h a b l e a s p r o v i d e d i n s . e m e a n o r o f ( b ) r e p 7 7 5 5 . 0 8 2 , s . 7 7 5 . 0 8 3 , o r s . 7 7 5 . 0 8 4 . P u b l i c R e c o r d s V i o l a t i o n s - A t t o r n e y s ' F e e s N e w F l o r i d a S u p r e m e C o u r t D e c i s i o n : B o a r d o f T r u s t e e s o f J a c k s o n v i l l e P o l i c e & F i r e P e n s i o n F u n d v . L e e , N o . S C 1 3 - 1 3 1 5 ( F l a . A p r . 1 4 , 2 0 1 6 ) . • " I n a c c o r d a n c e w i t h c a s e l a w l i b e r a l l y c o n s t r u i n g t h e P u b l i c R e c o r d s A c t i n f a v o r o f o p e n a c c e s s t o p u b l i c r e c o r d s , t h e r e a s o n a b l e s t a t u t o r y c o n s t r u c t i o n o f t h e a t t o r n e y ' s f e e p r o v i s i o n , a n d t h e l e t t e r a n d s p i r i t o f t h e c o n s t i t u t i o n a l r i g h t t o i n s p e c t o r c o p y p u b l i c r e c o r d s , w e h o l d t h a t a p r e v a i l i n g p a r t y i s e n t i t l e d t o s t a t u t o r y a t t o r n e y ' s f e e s u n d e r t h e P u b l i c R e c o r d s A c t w h e n t h e t r i a l c o u r t f i n d s t h a t t h e p u b l i c a g e n c y v i o l a t e d a p r o v i s i o n o f t h e P u b l i c R e c o r d s A c t i n f a i l i n g t o p e r m i t a p u b l i c r e c o r d t o b e i n s p e c t e d o r c o p i e d . T h e r e i s n o a d d i t i o n a l r e q u i r e m e n t , b e f o r e a w a r d i n g a t t o r n e y ' s f e e s u n d e r t h e P u b l i c R e c o r d s A c t , t h a t t h e t r i a l c o u r t f i n d t h a t t h e p u b l i c a g e n c y d i d n o t a c t i n g o o d f a i t h , a c t e d i n b a d f a i t h , o r a c t e d u n r e a s o n a b l y . " F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h a t i s a " p u b l i c r e c o r d " ? S e c t i o n 1 1 9 . 0 X 1 ( 1 2 ) : " P u b l i c r e c o r d s " m e a n s a l l d o c u m e n t s , p a p e r s , l e t t e r s , m a p s , b o o k s , t a p e s , p h o t o g r a p h s , f i l m s , s o u n d r e c o r d i n g s , d a t a p r o c e s s i n g s o f t w a r e , o r o t h e r m a t e r i a l , r e g a r d l e s s o f t h e p h y s i c a l f o r m , c h a r a c t e r i s t i c s , o r m e a n s o f t r a n s m i s s i o n , m a d e o r r e c e i v e d p u r s u a n t t o l a w o r o r d i n a n c e o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e t r a n s a c t i o n o f o f f i c i a l b u s i n e s s b y a n y a g e n c y . 3 f F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h o i s r e s p o n s i b l e ? S e c t i o n 1 1 9 . 0 7 ( l ) ( a ) E v e r y p e r s o n w h o h a s c u s t o d y o f a p u b l i c r e c o r d s h a l l p e r m i t t h e r e c o r d t o b e i n s p e c t e d a n d c o p i e d b y a n y p e r s o n d e s i r i n g t o d o s o , a t a n y r e a s o n a b l e t i m e , u n d e r r e a s o n a b l e c o n d i t i o n s , a n d u n d e r s u p e r v i s i o n b y t h e c u s t o d i a n o f t h e p u b l i c r e c o r d s . F l o r i d a L a w D e f i n e s P u b l i c R e c o r d s t o I n c l u d e : • A l l d o c u m e n t s , p a p e r s , l e t t e r s , m a p s , b o o k s , t a p e s , p h o t o g r a p h s , f i l m s , s o u n d r e c o r d i n g s , d a t a p r o c e s s i n g s o f t w a r e , o r o t h e r m a t e r i a l • r e g a r d l e s s o f p h y s i c a l f o r m , c h a r a c t e r i s t i c s , o r m e a n s o f t r a n s m i s s i o n • m a d e o r r e c e i v e d p u r s u a n t t o l a w o r o r d i n a n c e o r i n c o n n e c t i o n w i t h t h e t r a n s a c t i o n o f o f f i c i a l b u s i n e s s b y a n y a g e n c y - F l a . S t a t . § 1 1 9 . 0 1 1 ( 1 2 ) F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h a t i s a " p u b l i c r e c o r d " ? F l o r i d a S u p r e m e C o u r t h a s i n t e r p r e t e d t h e t e r m " p u b l i c r e c o r d s " t o e n c o m p a s s : • A l l m a t e r i a l s m a d e o r r e c e i v e d b y a n a g e n c y , • I n c o n n e c t i o n w i t h o f f i c i a l b u s i n e s s , • W h i c h a r e u s e d t o p e r p e t u a t e , c o m m u n i c a t e o r f o r m a l i z e k n o w l e d g e . S h e v i n v . B y r o n , H a r l e s s , S c h a f f e r , R e i d a n d A s s o c i a t e s , I n c . , 3 7 9 S o . 2 d 6 3 3 , 6 4 0 ( F l a . 1 9 8 0 ) . 4 K e y C o n c e p t P U B L I C R E C O R D C R E A T E D T O • P E R P E T U A T E • C O M M U N U C I A T E • F O R M A L I Z E W h a t R e c o r d s a r e P u b l i c R e c o r d s ? • F l o r i d a ' s P u b l i c R e c o r d s L a w i s b r o a d i n s c o p e . • A l l r e c o r d s a r e p r e s u m e d o p e n u n l e s s t h e F l o r i d a L e g i s l a t u r e h a s c r e a t e d a s p e c i f i c s t a t u t o r y e x e m p t i o n . • W h a t y o u n a m e o r c a l l t h e r e c o r d d o e s n o t d e t e r m i n e w h e t h e r i t i s a p u b l i c r e c o r d . • T h e c o n t e n t o f t h e r e c o r d i s w h a t m a t t e r s . • D o c u m e n t s m a r k e d w i t h w o r d s s u c h a s C o n f i d e n t i a l , E x e m p t , W o r k P r o d u c t , e t c . m a y s t i l l b e s u b j e c t t o i n s p e c t i o n . D r a f t s a n d N o t e s T h e r e i s n o " u n f i n i s h e d b u s i n e s s " e x c e p t i o n • I n t e r o f f i c e o r i n t r a - o f f i c e m e m o r a n d u m b e t w e e n g o v e r n m e n t e m p l o y e e s a n d / o r o f f i c i a l s a r e p u b l i c r e c o r d s . • W o r k i n g d r a f t s , i f t h e y a r e c i r c u l a t e d f o r r e v i e w o r c o m m e n t , a r e p u b l i c r e c o r d s . • N o t e s i n t e n d e d s o l e l y f o r p e r s o n a l u s e h a v e b e e n d e t e r m i n e d t o n o t b e p u b l i c r e c o r d s . • B u t , i f t h e n o t e s w e r e t a k e n t o c o n f i r m o r s u m m a r i z e w h a t w a s d i s c u s s e d a t a m e e t i n g o r d i s c u s s i o n r e g a r d i n g c i t y b u s i n e s s , t h e n t h e y a r e l i k e l y a p u b l i c r e c o r d , b e c a u s e t h e n o t e s f o r m a l i z e k n o w l e d g e . 5 F l o r i d a ' s S u n s h i n e L a w P u b l i c R e c o r d s W h a t a b o u t a l l o f t h e w o r k I d o o n m y c o m p u t e r ? I s t h a t p u b l i c t o o ? • P u r e l y p e r s o n a l e - m a i l s a r e n o t p u b l i c r e c o r d s , b u t b e w a r n e d t h e r e i s n o " e x p e c t a t i o n o f p r i v a c y " f o r t h e c o m m u n i c a t i o n s y o u m a k e o n a g o v e r n m e n t - o w n e d c o m p u t e r • C i t y r e l a t e d e - m a i l s , F a c e b o o k e n t r i e s , T w e e t s a n d I n s t a n t M e s s a g e s a r e p u b l i c r e c o r d s • I n c l u d e s m e t a d a t a P u b l i c R e c o r d s • D o c u m e n t d i s t r i b u t e d f o r r e v i e w o r c o m m e n t b y o t h e r s i s a p u b l i c r e c o r d • " P r e l i m i n a r y " o r " w o r k i n g d r a f t s " w h i c h a r e c i r c u l a t e d t o o t h e r s a r e p u b l i c r e c o r d s • E - m a i l s a n d t e x t m e s s a g e s • W e b s i t e b l o g s a n d m e s s a g e b o a r d s • C o m m u n i c a t i o n s o n s o c i a l n e t w o r k i n g s i t e s • D o e s n o t m a t t e r w h a t d e v i c e ( p u b l i c o r p r i v a t e ) i s u s e d t o c r e a t e t h e r e c o r d . S t a t e v . C i t y o f C l e a r w a t e r , 8 6 3 S o . 2 d 1 4 9 ( F l a . 2 0 0 3 ) R e c o r d s w h i c h a r e n o t P u b l i c R e c o r d s • P e r s o n a l n o t e s w h i c h a r e n o t d i s t r i b u t e d t o o t h e r s n o r f i l e d a s a p e r m a n e n t r e c o r d • P e r s o n a l n o t e s k e p t s o l e l y t o r e f r e s h y o u r m e m o r y • D r a f t d o c u m e n t s w h i c h a r e n o t c i r c u l a t e d • P r i v a t e e - m a i l s - R e m e m b e r y o u r c i t y p o l i c y m a y p r o h i b i t u s e o f c i t y i s s u e d e q u i p m e n t f o r p r i v a t e a c t i v i t i e s 6 D u t y t o A c k n o w l e d g e a n d R e s p o n d P r o m p t l y S e c t i o n 1 1 9 . 0 7 ( c ) A c u s t o d i a n o f p u b l i c r e c o r d s a n d h i s o r h e r d e s i g n e e m u s t a c k n o w l e d g e r e q u e s t s t o i n s p e c t o r c o p y r e c o r d s p r o m p t l y a n d r e s p o n d t o s u c h r e q u e s t s i n g o o d f a i t h . A g o o d f a i t h r e s p o n s e i n c l u d e s m a k i n g r e a s o n a b l e e f f o r t s t o d e t e r m i n e f r o m o t h e r o f f i c e r s o r e m p l o y e e s w i t h i n t h e a g e n c y w h e t h e r s u c h a r e c o r d e x i s t s a n d , i f s o , t h e l o c a t i o n a t w h i c h t h e r e c o r d c a n b e a c c e s s e d . P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t R e q u e s t s m a y b e : • V e r b a l • W r i t t e n • E - m a i l e d • B y a n y p e r s o n • F o r a n y o r n o r e a s o n P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t • R e q u e s t e r d o e s n o t h a v e t o p r o v i d e h i s / h e r n a m e o r m e a n s o f c o n t a c t • R e q u e s t e r d o e s n o t h a v e t o i n d i c a t e w h y h e / s h e r e q u e s t s t h e r e c o r d s • R e q u e s t e r h a s t h e r i g h t t o i n s p e c t a n d c o p y ( a n d p h o t o g r a p h ) a n y p u b l i c r e c o r d w h i c h i s n o t e x e m p t f r o m d i s c l o s u r e 7 P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t • A c c e s s t o P u b l i c R e c o r d s m a y n o t b e d e n i e d e v e n i f e x c e s s i v e o r o v e r b r o a d . • M u s t p r o v i d e a c o p y o f a p u b l i c r e c o r d i n f o r m a t r e q u e s t e d i f t h e C i t y m a i n t a i n s t h e r e c o r d i n t h a t f o r m a t . F l o r i d a ' s S u n s h i n e L a w P u b l i c R e c o r d s E x e m p t i o n s : • E x e m p t i o n s m u s t b e e x p l i c i t l y p r o v i d e d b y s t a t u t e • E x e m p t i o n s m u s t b e n a r r o w l y a p p l i e d • C l a i m s t o e x e m p t i o n s m u s t b e s t a t e d i n w r i t i n g t o r e q u e s t o r S o m e C o m m o n E x e m p t i o n s • S o c i a l S e c u r i t y N u m b e r s • P e r s o n a l M e d i c a l I n f o r m a t i o n • B a n k a c c o u n t n u m b e r s a n d c h a r g e , d e b i t a n d c r e d i t c a r d n u m b e r s • H o m e a d d r e s s e s , t e l e p h o n e n u m b e r s , s o c i a l s e c u r i t y n u m b e r s , d a t e s o f b i r t h a n d p h o t o g r a p h s o f c e r t a i n i n d i v i d u a l s - s w o r n l a w e n f o r c e m e n t , f i r e f i g h t e r s , e t c . a n d t h e i r s p o u s e s a n d c h i l d r e n • S e c u r i t y s y s t e m p l a n s • T r a d e s e c r e t s 8 S o m e C o m m o n E x e m p t i o n s c o n t i n u e d • B u i l d i n g p l a n s , b l u e p r i n t s , s c h e m a t i c d r a w i n g s w h i c h d e p i c t t h e i n t e r n a l l a y o u t a n d s t r u c t u r a l e l e m e n t s o f g o v e r n m e n t b u i l d i n g s , u t i l i t i e s a n d c e r t a i n n o n g o v e r n m e n t d e v e l o p m e n t s • A u d i t w o r k p a p e r s a n d n o t e s u n t i l t h e a u d i t i s c o m p l e t e • I n f o r m a t i o n t h a t p r o v i d e s t h e i d e n t i t i e s o r l o c a t i o n s o f a c h i l d ( o r h i s / h e r p a r e n t o r g u a r d i a n ) t h a t p a r t i c i p a t e s i n a g o v e r n m e n t - s p o n s o r e d r e c r e a t i o n p r o g r a m T h i s y e a r t h e L e g i s l a t u r e c r e a t e d e l e v e n n e w e x e m p t i o n s a n d r e n e w e d s e v e n . E x e m p t o r C o n f i d e n t i a l E x e m p t : M a y b e r e d a c t e d b e f o r e d i s c l o s u r e . I f t h e r e q u e s t s e e k s d o c u m e n t s t h a t a r e s u b j e c t t o a n e x e m p t i o n , t h e n t h e c u s t o d i a n i s o b l i g a t e d t o s t a t e t h e b a s i s f o r t h e e x e m p t i o n i n c l u d i n g t h e a p p l i c a b l e s t a t u t e t h a t e s t a b l i s h e s t h e c l a i m e d e x e m p t i o n . I f t h e r e c o r d c o n t a i n s i n f o r m a t i o n t h a t i s e x e m p t f r o m d i s c l o s u r e a n d o t h e r i n f o r m a t i o n t h a t i s n o t , t h e c u s t o d i a n m u s t r e d a c t t h e e x e m p t i n f o r m a t i o n a n d p r o v i d e t h e r e d a c t e d r e c o r d t o t h e r e q u e s t o r . C o n f i d e n t i a l : M u s t b e r e d a c t e d . D i s c l o s u r e o f s o m e s t a t u t o r i l y d e f i n e d r e c o r d s i f d o n e w i l l f u l l y a n d k n o w i n g l y i s a c r i m i n a l o f f e n s e ! R e t e n t i o n o f P u b l i c R e c o r d s • P u b l i c R e c o r d s m u s t b e m a i n t a i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h r u l e s a d o p t e d b y t h e D i v i s i o n o f L i b r a r y a n d I n f o r m a t i o n S e r v i c e s o f t h e D e p a r t m e n t o f S t a t e f o r t h e r e t e n t i o n a n d d i s p o s a l p r o c e s s f o r p u b l i c r e c o r d s . • " L i t i g a t i o n h o l d s " o n r e c o r d s b a s e d o n t h e " r e a s o n a b l e a n t i c i p a t i o n o f l i t i g a t i o n " . D e s t r o y i n g e v i d e n c e m a y c r e a t e a n i n f e r e n c e t h a t t h e p a r t y h a d " c o n s c i o u s n e s s o f g u i l t " . 9 R e c o r d m u s t b e d i s c l o s e d a n d m a d e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n u n l e s s , t h e d o c u m e n t , m a t e r i a l o r i t e m : • I s n o t a p u b l i c r e c o r d • I s s u b j e c t t o a n e x e m p t i o n • D o e s n o t e x i s t : - N e v e r e x i s t e d - E x i s t e d b u t h a s m e t r e t e n t i o n g u i d e l i n e s a n d b e e n d e s t r o y e d u n d e r a n e s t a b l i s h e d r e t e n t i o n m a n a g e m e n t p o l i c y F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w F e e s • F e e f o r d u p l i c a t i o n a u t h o r i z e d b y s t a t u t e . • E x t e n s i v e u s e o f I T r e s o u r c e s , s t a f f , o r s u p e r v i s o r y , m a y r e q u i r e a " s p e c i a l s e r v i c e c h a r g e " . • S p e c i a l s e r v i c e c h a r g e m u s t b e r e a s o n a b l e a n d b a s e d o n a c t u a l c o s t i n c u r r e d . F l o r i d a P u b l i c R e c o r d s L a w W h a t d o I d o i f I r e c e i v e a p u b l i c r e c o r d s r e q u e s t ? • D u t y t o a c k n o w l e d g e r e q u e s t • D u t y t o r e s p o n d ( p r o v i d e r e s p o n s i v e r e c o r d s o r c l a i m s t a t u t o r y e x e m p t i o n ) • C o n t a c t r e c o r d s c u s t o d i a n • C o n s u l t e n t i t y ' s a t t o r n e y 1 0 1 T i m e t o R e s p o n d • T h e P u b l i c R e c o r d s L a w d o e s n o t e s t a b l i s h a s p e c i f i c t i m e f r a m e f o r r e s p o n d i n g t o r e q u e s t s . • A c c o r d i n g t o t h e F l o r i d a S u p r e m e C o u r t t h e t i m e t o r e s p o n d " i s t h e l i m i t e d r e a s o n a b l e t i m e a l l o w e d t h e c u s t o d i a n t o r e t r i e v e t h e r e c o r d a n d d e l e t e t h o s e p o r t i o n s o f t h e r e c o r d t h e c u s t o d i a n e x e r t s a r e e x e m p t . " • T h e r e a s o n a b l e t i m e t o r e s p o n d i s u l t i m a t e l y d e t e r m i n e d b a s e d o n t h e n a t u r e o f t h e r e q u e s t a n d t h e v o l u m e o f d o c u m e n t s i n v o l v e d . • A n u n j u s t i f i e d o r a r b i t r a r y d e l a y i n p r o d u c i n g d o c u m e n t s h a s b e e n d e e m e d a n u n l a w f u l r e f u s a l t o p r o v i d e p u b l i c r e c o r d s . ( 4 5 d a y d e l a y i n r e s p o n d i n g ) W h a t t o d o W h e n a P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t i s M a d e • E n s u r e t h a t i t i s c l e a r w h a t t h e r e q u e s t e r w a n t s . • P r o v i d e t h e r e q u e s t e r w i t h a p r o m p t a c k n o w l e d g e m e n t o f t h e r e q u e s t a n d r e s p o n d i n g o o d f a i t h . • I f t h e r e q u e s t e d p u b l i c r e c o r d s a r e r e a d i l y a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n a n d c o n t a i n n o e x e m p t i n f o r m a t i o n , a l l o w i m m e d i a t e a c c e s s ( e . g . v i s i t o r l o g s . C i t y C o u n c i l a g e n d a ) . • I f t h e r e q u e s t e r w o u l d l i k e c o p i e s , p r o v i d e t h e m i m m e d i a t e l y i f p o s s i b l e . W h a t t o d o W h e n a P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t i s M a d e c o n t i n u e d • I f t h e r e q u e s t e d p u b l i c r e c o r d s r e q u i r e y o u r r e v i e w f o r e x e m p t i o n s p r i o r t o d i s c l o s u r e , i n f o r m t h e r e q u e s t e r t h a t t h e r e c o r d s n e e d t o b e r e v i e w e d p r i o r t o d i s c l o s u r e , b u t w i l l b e r e a d i l y a v a i l a b l e t h e r e a f t e r . • I f y o u a r e n o t s u r e i f a p u b l i c r e c o r d c o n t a i n s a n y e x e m p t i n f o r m a t i o n , c o n t a c t y o u r C i t y A t t o r n e y o r y o u r d e p a r t m e n t ' s l e g a l r e p r e s e n t a t i v e . 1 1 A d d i t i o n a l C o n s i d e r a t i o n s • R e q u e s t s s h o u l d b e f u l f i l l e d w i t h i n a r e a s o n a b l e t i m e b y l a w . D o n o t d e l a y i n f u l f i l l i n g r e q u e s t s . • R e m e m b e r t h a t a r e q u e s t m a y i n c l u d e r e c o r d s n o t w i t h i n y o u r d e p a r t m e n t . • N o t i f y r e q u e s t e r o f e s t i m a t e d c o s t s o f p r o d u c i n g p u b l i c r e c o r d s f o r p e r m i s s i o n p r i o r t o p r o c e e d i n g . • R e q u e s t e r m a y p h o t o g r a p h a p u b l i c r e c o r d a f t e r a n y e x e m p t i n f o r m a t i o n i s d e l e t e d . • I n s p e c t i o n s o n l y o f p u b l i c r e c o r d s m u s t b e s u p e r v i s e d . W h a t a P u b l i c R e c o r d s R e q u e s t R e s p o n s e D o e s N o t R e q u i r e • D o n o t h a v e t o c r e a t e a d o c u m e n t • D o n o t h a v e t o p r o v i d e a r e c o r d i n t h e f o r m a t r e q u e s t e d u n l e s s m a i n t a i n e d i n t h a t f o r m a t • D o n o t h a v e t o e x p l a i n t h e r e c o r d s p r o v i d e d o r p r o v i d e a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n • D o n o t h a v e t o m e e t t h e t i m e t a b l e r e q u e s t e d f o r a r e s p o n s e • D o n o t h a v e t o h o n o r s t a n d i n g o r c o n t i n u i n g r e q u e s t s S o c i a l M e d i a F a c e b o o k , T w i t t e r , L i n k e d l n , Y o u T u b e • T h i n k t w i c e a b o u t p o s t i n g . • B e c a r e f u l w h a t y o u " L i k e " ! • D e l e t i n g i s n o t a c u r e a n d m a y m a k e t h i n g s w o r s e ! • R e m e m b e r t h e p h o n e ? I t m a y b e y o u r b e s t o p t i o n . 1 2 Q u e s t i o n s ? 1 3