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Sunshine Law - Open MeetingsE l e c t e d O f f i c i a l E t h i c s T r a i n i n g P a r t O n e S u n s h i n e L o w - O p e n M e e t i n g s P r e s e n t e d b y : M a r t i n S h e l b y F l o r i d a B a r B o a r d C e r t i f i e d i n C i t y , C o u n t y & L o c a l G o v e r n m e n t L a w F l o r i d a L e a g u e o f C i t i e s 5 6 t h A n n u a l L e g i s l a t i v e C o n f e r e n c e D e c e m b e r 9 , 2 0 1 6 S e c t i o n 1 1 2 . 3 1 4 2 , F l o r i d a S t a t u t e s : E t h i c s t r a i n i n g f o r s p e c i f i e d c o n s t i t u t i o n a l o f f i c e r s a n d e l e c t e d m u n i c i p a l o f f i c e r s . • B e g i n n i n g J a n u a r y 1 , 2 0 1 5 , a l l e l e c t e d m u n i c i p a l o f f i c e r s m u s t c o m p l e t e f o u r h o u r s o f e t h i c s t r a i n i n g e a c h c a l e n d a r y e a r w h i c h a d d r e s s e s , a t a m i n i m u m : — A r t i c l e I I , s e c t i o n 8 o f t h e F l o r i d a C o n s t i t u t i o n ( " E t h i c s i n G o v e r n m e n t " ) , — C o d e o f E t h i c s f o r P u b l i c O f f i c e r s a n d E m p l o y e e s ( c h a p t e r 1 1 2 , p a r t I I I , F l o r i d a S t a t u t e s ) , — P u b l i c r e c o r d s a n d p u b l i c m e e t i n g s l a w s o f t h i s s t a t e ( c h a p t e r 1 1 9 a n d c h a p t e r 2 8 6 , F l o r i d a S t a t u t e s ) . • C o m p l i a n c e w i l l b e r e p o r t e d o n " S t a t e m e n t o f F i n a n c i a l I n t e r e s t " F o r m 1 , w h i c h m u s t b e c o m p l e t e d a n d r e t u r n e d b y J u l y 1 o f e a c h y e a r . ^ s t > W 1 ! L . % { > V : m < & y 1 O r d e r o f B u s i n e s s • F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 2 8 6 - P u b l i c M e e t i n g s • F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 1 1 9 - P u b l i c R e c o r d s • F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 1 1 2 - C o d e o f E t h i c s f o r P u b l i c O f f i c e r s a n d E m p l o y e e s ' r $ " S u n l i g h t i s s a i d t o b e t h e b e s t o f d i s i n f e c t a n t s . . . " - L o u i s D , B r a n d e i s ( 1 9 1 4 ) 2 ? A r t i c l e I , S e c t i o n 2 4 ( b ) F l o r i d a C o n s t i t u t i o n " A l l m e e t i n g s o f a n y c o l l e g i a l p u b l i c b o d y o f t h e e x e c u t i v e b r a n c h o f s t a t e g o v e r n m e n t o r o f a n y c o l l e g i a l p u b l i c b o d y o f a c o u n t y , m u n i c i p a l i t y , s c h o o l d i s t r i c t , o r s p e c i a l d i s t r i c t , a t w h i c h o f f i c i a l a c t s a r e t o b e t a k e n o r a t w h i c h p u b l i c b u s i n e s s o f s u c h b o d y i s t o b e t r a n s a c t e d o r d i s c u s s e d , s h a l l b e o p e n a n d n o t i c e d t o t h e p u b l i c a n d m e e t i n g s o f t h e l e g i s l a t u r e s h a l l b e o p e n a n d n o t i c e d a s p r o v i d e d i n A r t i c l e I I I , S e c t i o n 4 ( e ) , e x c e p t w i t h r e s p e c t t o m e e t i n g s e x e m p t e d p u r s u a n t t o t h i s s e c t i o n o r s p e c i f i c a l l y c l o s e d b y t h i s C o n s t i t u t i o n . " S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 1 ) F . S . " A l l m e e t i n g s o f a n y b o a r d o r c o m m i s s i o n o f a n y s t a t e a g e n c y o r a u t h o r i t y o r o f a n y a g e n c y o r a u t h o r i t y o f a n y c o u n t y , m u n i c i p a l c o r p o r a t i o n , o r p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n , e x c e p t a s o t h e r w i s e p r o v i d e d i n t h e C o n s t i t u t i o n , i n c l u d i n g m e e t i n g s w i t h o r a t t e n d e d b y a n y p e r s o n e l e c t e d t o s u c h b o a r d o r c o m m i s s i o n , b u t w h o h a s n o t y e t t a k e n o f f i c e , a t w h i c h o f f i c i a l a c t s a r e t o b e t a k e n a r e d e c l a r e d t o b e p u b l i c m e e t i n g s o p e n t o t h e p u b l i c a t a l l t i m e s , a n d n o r e s o l u t i o n , r u l e , o r f o r m a l a c t i o n s h a l l b e c o n s i d e r e d b i n d i n g e x c e p t a s t a k e n o r m a d e a t s u c h m e e t i n g . T h e b o a r d o r c o m m i s s i o n m u s t p r o v i d e r e a s o n a b l e n o t i c e o f a l l s u c h m e e t i n g s . " " E v e r y t h o u g h t , a s w e l l a s e v e r y a f f i r m a t i v e a c t , o f a p u b l i c o f f i c i a l a s i t r e l a t e s t o a n d i s w i t h i n t h e s c o p e o f h i s o f f i c i a l d u t i e s , i s a m a t t e r o f p u b l i c c o n c e r n ; a n d i t i s t h e e n t i r e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s t h a t t h e l e g i s l a t u r e i n t e n d e d t o a f f e c t b y t h e e n a c t m e n t o f t h e s t a t u t e b e f o r e u s . T h i s a c t i s a d e c l a r a t i o n o f p u b l i c p o l i c y , t h e f r u s t r a t i o n o f w h i c h c o n s t i t u t e s i r r e p a r a b l e i n j u r y t o t h e p u b l i c i n t e r e s t . " - T i m e s P u b l i s h i n g C o m p a n y , e t c . v . W i l l i a m s , 2 2 2 S o . 2 d 4 7 0 ( 2 d D C A 1 9 6 9 ) 3 . / - / " O n e p u r p o s e o f t h e g o v e r n m e n t i n t h e s u n s h i n e l a w w a s t o p r e v e n t a t n o n p u b l i c m e e t i n g s t h e c r y s t a l l i z a t i o n o f s e c r e t d e c i s i o n s t o a p o i n t j u s t s h o r t o f c e r e m o n i a l a c c e p t a n c e . R a r e l y c o u l d t h e r e b e a n y p u r p o s e t o a n o n p u b l i c p r e - m e e t i n g c o n f e r e n c e e x c e p t t o c o n d u c t s o m e p a r t o f t h e d e c i s i o n a l p r o c e s s b e h i n d c l o s e d d o o r s . T h e s t a t u t e s h o u l d b e c o n s t r u e d s o a s t o f r u s t r a t e a l l e v a s i v e d e v i c e s . T h i s c a n b e a c c o m p l i s h e d o n l y b y e m b r a c i n g t h e c o l l e c t i v e i n q u i r y a n d d i s c u s s i o n s t a g e s w i t h i n t h e t e r m s o f t h e s t a t u t e , a s l o n g a s s u c h i n q u i r y a n d d i s c u s s i o n i s c o n d u c t e d b y a n y c o m m i t t e e o r o t h e r a u t h o r i t y a p p o i n t e d a n d e s t a b l i s h e d b y a g o v e r n m e n t a l a g e n c y , a n d r e l a t e s t o a n y m a t t e r o n w h i c h f o r e s e e a b l e a c t i o n w i l l b e t a k e n . " - J u s t i c e A d k i n s i n T o w n o f P a l m B e a c h v . G r a d i s o n , 2 9 6 S o 2 d 4 7 3 ( F l a . 1 9 7 4 ) " [ A ] s t a t u t e e n a c t e d f o r t h e p u b l i c b e n e f i t s h o u l d b e c o n s t r u e d l i b e r a l l y i n f a v o r o f t h e p u b l i c e v e n t h o u g h i t c o n t a i n s a p e n a l p r o v i s i o n . I n t h i s p o s t u r e , a r e a s o n a b l e c o n s t r u c t i o n s h o u l d b e a p p l i e d g i v i n g f u l l m e a s u r e t o e v e r y e f f o r t t o e f f e c t u a t e t h e l e g i s l a t i v e i n t e n t . " - C i t y o f M i a m i B e a c h v . B e r n s , 2 4 5 S o 2 d 3 8 , 4 0 ( F l a . 1 9 7 1 ) " I n o r d e r f o r t h e r e t o b e a v i o l a t i o n o f F . S . 2 8 6 . 0 1 1 , F . S . A . , a m e e t i n g b e t w e e n t w o o r m o r e p u b l i c o f f i c i a l s m u s t t a k e p l a c e w h i c h v i o l a t e s t h e s p i r i t , i n t e n t , a n d p u r p o s e . T h e o b v i o u s i n t e n t o f t h e G o v e r n m e n t i n t h e S u n s h i n e L a w . . . w a s t o c o v e r a n y g a t h e r i n g o f s o m e o f t h e m e m b e r s o f a p u b l i c b o a r d w h e r e m e m b e r s d i s c u s s s o m e m a t t e r s o n w h i c h f o r e s e e a b l e a c t i o n m a y b e t a k e n b y t h e b o a r d . " - H o u g h v . S t e m b r i d g e , 2 7 8 S o . 2 d 2 8 8 ( F l a . 3 d D C A 1 9 7 3 ) . 4 K e y C o n c e p t P U B L I C M E E T I N G R E Q U I R E M E N T S = • N O T I C E • L O C A T I O N • M I N U T E S N o t i c e A t t o r n e y G e n e r a l ' s O f f i c e s u g g e s t e d n o t i c e g u i d e l i n e s : • N o t i c e s h o u l d c o n t a i n t h e t i m e a n d p l a c e o f t h e m e e t i n g a n d a g e n d a o r a s u m m a r y o f t h e s u b j e c t m a t t e r t o b e c o n s i d e r e d . • N o t i c e s h o u l d b e p r o m i n e n t l y d i s p l a y e d i n a n a r e a i n t h e a g e n c y ' s o f f i c e s e t a s i d e f o r s u c h p u r p o s e s , a n d o n t h e a g e n c y ' s w e b s i t e . • I f i t i s a n e m e r g e n c y m e e t i n g , t h e m o s t a p p r o p r i a t e a n d e f f e c t i v e n o t i c e u n d e r t h e c i r c u m s t a n c e s s h o u l d h a v e n o l e s s t h a n 2 4 h o u r s a n d p r e f e r a b l y 7 2 h o u r s r e a s o n a b l e n o t i c e t o t h e p u b l i c • U s e o f p r e s s r e l e a s e s , f a x e s , e - m a i l s a n d / o r p h o n e c a l l s t o t h e m e d i a i s e f f e c t i v e . L o c a t i o n • S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 6 ) F . S . e x p r e s s l y p r o h i b i t s t h e h o l d i n g o f a n y m e e t i n g s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e l a w a t a n y f a c i l i t y " w h i c h d i s c r i m i n a t e s o n t h e b a s i s o f s e x , a g e , r a c e , c r e e d , c o l o r , o r i g i n o r e c o n o m i c s t a t u s o r w h i c h o p e r a t e s i n s u c h a m a n n e r a s t o u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t p u b l i c a c c e s s t o a f a c i l i t y . " • P u b l i c a c c e s s i s m o s t i m p o r t a n t . • C a n ' t b e a t l o c a t i o n t h a t d i s c r i m i n a t e s o n b a s i s o f s e x , a g e , r a c e , c r e e d , c o l o r , o r i g i n , o r e c o n o m i c s t a t u s . • C a n ' t b e a t l o c a t i o n t h a t o p e r a t e s i n a m a n n e r a s t o u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t p u b l i c a c c e s s ; e . g . , r e s t a u r a n t s , p r i v a t e c l u b s , p r i v a t e h o m e s , s m a l l r o o m s . 5 L o c a t i o n S e c t i o n 1 6 6 . 0 2 1 3 F . S . G o v e r n i n g b o d y m e e t i n g s . — M u n i c i p a l i t i e s 1 ) T h e g o v e r n i n g b o d y o f a m u n i c i p a l i t y h a v i n g a p o p u l a t i o n o f 5 0 0 o r f e w e r r e s i d e n t s m a y h o l d m e e t i n g s w i t h i n 5 m i l e s o f t h e e x t e r i o r j u r i s d i c t i o n a l b o u n d a r y o f t h e m u n i c i p a l i t y a t s u c h t i m e a n d p l a c e a s m a y b e p r e s c r i b e d b y o r d i n a n c e o r r e s o l u t i o n . 2 ) T h e g o v e r n i n g b o d y o f a m u n i c i p a l i t y m a y h o l d j o i n t m e e t i n g s t o r e c e i v e , d i s c u s s , a n d a c t u p o n m a t t e r s o f m u t u a l i n t e r e s t w i t h t h e g o v e r n i n g b o d y o f t h e c o u n t y w i t h i n w h i c h t h e m u n i c i p a l i t y i s l o c a t e d o r t h e g o v e r n i n g b o d y o f a n o t h e r m u n i c i p a l i t y a t s u c h t i m e a n d p l a c e a s s h a l l b e p r e s c r i b e d b y o r d i n a n c e o r r e s o l u t i o n . L o c a t i o n • N e w e x c e p t i o n a l l o w i n g j o i n t m e e t i n g s w i t h t h e g o v e r n i n g b o d y o r b o d i e s o f o n e o r m o r e a d j a c e n t m u n i c i p a l i t i e s o r c o u n t i e s t o d i s c u s s m a t t e r s r e g a r d i n g l a n d d e v e l o p m e n t o r o t h e r m u l t i - j u r i s d i c t i o n a l i s s u e s a t a n y a p p r o p r i a t e p u b l i c p l a c e w i t h i n t h e j u r i s d i c t i o n o f a n y p a r t i c i p a t i n g m u n i c i p a l i t y o r c o u n t y . [ C h . 2 0 1 6 - 1 4 8 , L a w s o f F l a . , e f f e c t i v e J u l y 1 , 2 0 1 6 ] M i n u t e s S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 2 ) " T h e m i n u t e s o f a m e e t i n g o f a n y s u c h b o a r d o r c o m m i s s i o n o f a n y s u c h s t a t e a g e n c y o r a u t h o r i t y s h a l l b e p r o m p t l y r e c o r d e d , a n d s u c h r e c o r d s s h a l l b e o p e n t o p u b l i c i n s p e c t i o n . T h e c i r c u i t c o u r t s o f t h i s s t a t e s h a l l h a v e j u r i s d i c t i o n t o i s s u e i n j u n c t i o n s t o e n f o r c e t h e p u r p o s e s o f t h i s s e c t i o n u p o n a p p l i c a t i o n b y a n y c i t i z e n o f t h i s s t a t e . " • A u d i o a n d v i d e o r e c o r d i n g s a r e n o t m i n u t e s . 6 M i n u t e s T h e O p e n M e e t i n g s L a w r e q u i r e s n o t i c e o f m e e t i n g s , n o t i n d i v i d u a l i t e m s w h i c h m a y b e c o n s i d e r e d a t t h a t m e e t i n g . O t h e r s t a t u t e s , c o d e s , o r d i n a n c e s o r p r o c e d u r a l r u l e s m a y i m p o s e s u c h a r e q u i r e m e n t . • T w o - w a y c o m m u n i c a t i o n s o u t s i d e n o t i c e d , p u b l i c m e e t i n g s b e t w e e n a n y t w o o r m o r e m e m b e r s o f a p u b l i c b o a r d a b o u t b o a r d b u s i n e s s a r e a l w a y s p r o h i b i t e d . • T h i s i n c l u d e s a l l c o m m u n i c a t i o n s : o r a l , w r i t t e n a n d e l e c t r o n i c c o m m u n i c a t i o n s . I n p e r s o n , p h o n e , l e t t e r s , e - m a i l , T w i t t e r , F a c e b o o k , L i n k e d l n , i n s t a n t m e s s e n g e r a n d t e x t m e s s a g e s . • T h e f o l l o w i n g m e e t i n g s h a v e b e e n d e e m e d s u b j e c t t o t h e O p e n M e e t i n g s L a w : — I n v e s t i g a t i v e m e e t i n g s ; — P e r s o n n e l m a t t e r m e e t i n g s ; — C o l l e c t i v e b a r g a i n i n g n e g o t i a t i o n s ; — D i s c i p l i n a r y , p r o c e e d i n g s , g r i e v a n c e s a n d a p p e a l s ; — A p p o i n t e d e m p l o y e e a d v i s o r y a n d e v a l u a t i o n b o a r d s ; — S e l e c t i o n a n d s c r e e n i n g c o m m i t t e e s ; — P u r c h a s i n g o r b i d e v a l u a t i o n c o m m i t t e e s ; — Q u a s i - j u d i c i a l p r o c e e d i n g s ; — R e a l p r o p e r t y n e g o t i a t i o n s ; — M e m b e r s - e l e c t w i t h m e m b e r s o f t h e b o a r d . E x e m p t i o n s • A L L S T A T U T O R Y : E x e m p t i o n s a r e c r e a t e d b y a 2 / 3 v o t e o f t h e L e g i s l a t u r e a n d a r e g e n e r a l l y s u b j e c t t o r e v i e w a n d a u t o m a t i c r e p e a l e v e r y f i v e y e a r s u n l e s s r e n e w e d . • T h e S u n s h i n e l a w i s t o b e l i b e r a l l y c o n s t r u e d t o a c c o m p l i s h i t s p u b l i c p u r p o s e - e x e m p t i o n s s h a l l b e n a r r o w l y c o n s t r u e d . - S e e B o a r d o f P u b l i c I n s t r u c t i o n o f B r o w a r d C o u n t y v . D o r a n , 2 2 4 S o . 2 d 6 9 3 ( F l a . 1 9 6 9 ) 7 S p e c i f i c E x e m p t i o n s • C o l l e c t i v e B a r g a i n i n g S e s s i o n s - T h e c h i e f a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r , a d u l y a p p o i n t e d n e g o t i a t i n g c o m m i t t e e a n d t h e a g e n c y m a y m e e t i n c l o s e d s e s s i o n s t o d i s c u s s o n g o i n g n e g o t i a t i o n s w i t h a c o l l e c t i v e b a r g a i n i n g u n i t . • S e c u r i t y s y s t e m s - M e e t i n g s t o d i s c u s s a s e c u r i t y p l a n , i n g e n e r a l , o r a s e c u r i t y s y s t e m r e l a t e d t o a n y p u b l i c l y o w n e d o r l e a s e d b u i l d i n g a r e e x e m p t . S p e c i f i c E x e m p t i o n s . . . c o n t i n u e d • A t t o r n e y - C l i e n t E x e m p t i o n : P e n d i n g L i t i g a t i o n C l o s e d S e s s i o n : - L e g a l c o u n s e l f o r t h e a g e n c y m u s t a d v i s e t h e a g e n c y a t a r e g u l a r l y s c h e d u l e d p u b l i c m e e t i n g o f t h e n e e d t o h o l d s u c h a m e e t i n g ; - T h e s u b j e c t m a t t e r o f t h e m e e t i n g i s l i m i t e d t o s e t t l e m e n t n e g o t i a t i o n s a n d / o r s t r a t e g y s e s s i o n r e l a t e d t o t h e l i t i g a t i o n e x p e n d i t u r e s ; - T h e e n t i r e s e s s i o n i s r e c o r d e d b y a c e r t i f i e d c o u r t r e p o r t e r , f u l l y t r a n s c r i b e d a n d t h e t r a n s c r i p t f i l e d w i t h t h e c l e r k o f t h e a g e n c y . S p e c i f i c E x e m p t i o n s . . . c o n t i n u e d • A t t o r n e y - C l i e n t E x e m p t i o n : P e n d i n g L i t i g a t i o n C l o s e d S e s s i o n : - T h e a g e n c y s h a l l g i v e r e a s o n a b l e p u b l i c n o t i c e o f t h e s e s s i o n , t h e n a m e s a n d p e r s o n a t t e n d i n g a n d t h e s e s s i o n s h a l l c o m m e n c e d u r i n g a p u b l i c m e e t i n g a t w h i c h t h e p r e s i d i n g o f f i c e r o f t h a t m e e t i n g s h a l l a n n o u n c e t h a t t h e a g e n c y w i l l c o m m e n c e a c l o s e d s e s s i o n . T h e b o a r d r e t u r n s i m m e d i a t e l y t o t h e p u b l i c m e e t i n g t o a n n o u n c e t h e e n d o f t h e c l o s e d s e s s i o n . 8 S p e c i f i c E x e m p t i o n s . . . c o n t i n u e d • A t t o r n e y - C l i e n t E x e m p t i o n : P e n d i n g L i t i g a t i o n C l o s e d S e s s i o n : - T h e t r a n s c r i p t s h a l l b e c o m e p a r t o f t h e p u b l i c r e c o r d u p o n c o n c l u s i o n o f t h e l i t i g a t i o n . - O n l y t h e a g e n c y , i t s l e g a l c o u n s e l , i t s c h i e f a d m i n i s t r a t i v e o f f i c e r a n d t h e c o u r t r e p o r t e r m a y a t t e n d t h e m e e t i n g . - A l t h o u g h s e t t l e m e n t d i s c u s s i o n i s p e r m i s s i b l e i n t h e s e s e s s i o n s , f i n a l a c t i o n o n a s e t t l e m e n t i s r e q u i r e d t o b e v o t e d u p o n a t a p u b l i c m e e t i n g . O n e W a y T r a p s D O H P T E N T E R • O r a l s t a t e m e n t s m a d e b y a m e m b e r o f a p u b l i c b o a r d a t a p r i v a t e m e e t i n g w h e r e a n o t h e r b o a r d m e m b e r i s p r e s e n t v i o l a t e t h e O p e n M e e t i n g s L a w r e g a r d l e s s o f w h e t h e r t h e o t h e r o f f i c i a l r e s p o n d s t o t h e s t a t e m e n t s . • C o m m u n i t y f o r u m s s p o n s o r e d b y p r i v a t e o r g a n i z a t i o n s . B e s t p r a c t i c e : e i t h e r h a v e t h e g a t h e r i n g n o t i c e d a s a p u b l i c m e e t i n g o r l e a v e t h e r o o m w h i l e t h e o t h e r b o a r d m e m b e r i s s p e a k i n g . • P o l i t i c a l f o r u m s f o r i n c u m b e n t s . • S o c i a l a n d c h a r i t y e v e n t s . T h e S u n s h i n e L a w d o e s n o t a p p l y a s l o n g a s t h e r e i s n o d i s c u s s i o n o n m a t t e r s o n w h i c h f o r e s e e a b l e a c t i o n m a y b e t a k e n . T r i c k Q u e s t i o n C o m m i s s i o n e r A s e n d s a n e - m a i l t o f e l l o w c o m m i s s i o n e r s r e l a t i n g t o a n i t e m o n a n u p c o m i n g a g e n d a . C o m m i s s i o n e r B r e p l i e s t o t h e i s s u e a n d c o p i e s t h e C i t y C l e r k . W a s t h e l a w v i o l a t e d ? ( I f s o , b y w h o m ? A n d w h i c h l a w ? ) 9 A o n e - w a y e l e c t r o n i c o r ^ w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n b y a b o a r d m e m b e r i s p e r m i s s i b l e i f i t i s k e p t a s a p u b l i c r e c o r d a n d t h e r e i s n o r e s p o n s e t o i t f r o m a n o t h e r b o a r d m e m b e r e x c e p t a t a p u b l i c m e e t i n g . o ° v C o n d u i t s • I t i s n o t p e r m i s s i b l e t o i n t e n t i o n a l l y c o m m u n i c a t e t o B a n o t h e r b o a r d m e m b e r o u t s i d e a p u b l i c m e e t i n g o n a n i s s u e . r e a s o n a b l y f o r e s e e a b l e t o c o m e b e f o r e t h e b o a r d t h r o u g h a t h i r d p a r t y . I t i s i n e v i t a b l e t h a t s o m e u n i n t e n t i o n a l c o m m u n i c a t i o n t h r o u g h t h i r d p a r t i e s w i l l o c c u r ; e . g . , m e d i a , c o n s t i t u e n t s . • D o n o t s o l i c i t a t h i r d p a r t y t o a c t a s a l i a i s o n o r c o n d u i t . w - - ' I . m 1 T r i c k Q u e s t i o n C a n t h e p u b l i c m e e t i n g s l a w a p p l y t o a s i n g l e m e m b e r o f a c o l l e g i a l b o a r d ? 1 0 D e l e g a t i o n • W h e n a p u b l i c b o a r d d e l e g a t e s a n y p o r t i o n o f i t s d e c i s i o n - m a k i n g a u t h o r i t y t o a n o t h e r g r o u p , i n d i v i d u a l o r e n t i t y , t h a t o t h e r g r o u p , i n d i v i d u a l o r e n t i t y b e c o m e s s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e L a w . • D e l e g a t i n g a u t h o r i t y c r e a t e s a " s u n s h i n e b o a r d " . A d v i s o r y B o a r d s A d v i s o r y b o a r d s c r e a t e d b y g o v e r n m e n t w h i c h m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o d e c i s i o n m a k e r s b u t t h e m s e l v e s l a c k d e c i s i o n - m a k i n g a u t h o r i t y m a y b e s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e L a w b e c a u s e t h e y a r e d e e m e d p a r t o f t h e d e c i s i o n - m a k i n g p r o c e s s . F a c t - f i n d i n g C o m m i t t e e s • L i m i t e d e x c e p t i o n f o r a d v i s o r y c o m m i t t e e s e s t a b l i s h e d f o r f a c t - f i n d i n g o r i n f o r m a t i o n g a t h e r i n g . • F a c t - f i n d i n g e x c e p t i o n d o e s n o t a p p l y t o b o a r d s t h a t h a v e " u l t i m a t e d e c i s i o n m a k i n g a u t h o r i t y " - F i n c h v . S e m i n o l e C o u n t y S c h o o l B o a r d , 9 9 5 S o . 2 d 1 0 6 8 ( F l a . 5 t h D C A 2 0 0 8 ) 1 1 S t a f f M e e t i n g s G e n e r a l l y n o t s u b j e c t t o t h e S u n s h i n e L a w B u t " W h e n a m e m b e r o f t h e s t a f f c e a s e s t o f u n c t i o n i n h i s c a p a c i t y a s a m e m b e r o f t h e s t a f f a n d i s a p p o i n t e d t o a c o m m i t t e e w h i c h i s d e l e g a t e d a u t h o r i t y n o r m a l l y w i t h i n t h e g o v e r n m e n t b o d y , h e l o s e s h i s i d e n t i t y a s s t a f f w h i l e o p e r a t i n g o n t h a t c o m m i t t e e a n d i s a c c o r d i n g l y i n c l u d e d w i t h i n t h e S u n s h i n e L a w . " - N e w s - P r e s s P u b l i s h i n g C o . v . C a r l s o n , 4 1 0 S o 2 D 5 4 6 , 5 4 8 ( F l a . 2 d D C A 1 9 8 2 ) B e w a r e t h e D e F a c t o M e e t i n g • I t i s n o t i m p r o p e r f o r n o n - b o a r d m e m b e r s t o m e e t w i t h i n d i v i d u a l b o a r d m e m b e r s ; e . g . , c i t y m a n a g e r , m u n i c i p a l a t t o r n e y , l o b b y i s t s . • B u t b e w a r e o f c r e a t i n g a d e f a c t o m e e t i n g w h e r e a n o n - b o a r d m e m b e r m e e t s w i t h e v e r y b o a r d m e m b e r o n a n i m p o r t a n t i s s u e j u s t p r i o r t o a m e e t i n g a n d t h e i s s u e i s t h e n d e c i d e d w i t h m i n i m a l o r n o d i s c u s s i o n a t t h e m e e t i n g . - S e e B l a c k f o r d v . S c h o o l B o a r d o f O r a n g e C o u n t y , 3 7 5 S o . 2 d 5 7 8 ( F l a . 5 t h D C A 1 9 7 9 ) P u b l i c P a r t i c i p a t i o n L a w S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 4 , F . S . ( a d o p t e d 2 0 1 3 ) M e m b e r s o f t h e p u b l i c s h a l l b e p r o v i d e d a n o p p o r t u n i t y t o a d d r e s s a n y a p p o i n t e d o r e l e c t e d b o d y d u r i n g t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s a n d p r i o r t o t h e b o d y t a k i n g o f f i c i a l a c t i o n . • I t n e e d n o t o c c u r a t t h e s a m e m e e t i n g a t w h i c h t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n t a k e s o f f i c i a l a c t i o n o n t h e p r o p o s i t i o n i f t h e o p p o r t u n i t y o c c u r s a t a m e e t i n g t h a t i s d u r i n g t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s a n d i s w i t h i n r e a s o n a b l e p r o x i m i t y i n t i m e b e f o r e t h e m e e t i n g a t w h i c h t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n t a k e s t h e o f f i c i a l a c t i o n . 1 2 P u b l i c P a r t i c i p a t i o n L a w S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 4 , F . S . ( a d o p t e d 2 0 1 3 ) . . . c o n t i n u e d L i m i t s r u l e s o r p o l i c i e s o f a b o a r d o r c o m m i s s i o n w h i c h g o v e r n t h e o p p o r t u n i t y t o b e h e a r d t o : 1 . P r o v i d e g u i d e l i n e s r e g a r d i n g t h e a m o u n t o f t i m e a n i n d i v i d u a l h a s t o a d d r e s s t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n ; 2 . P r e s c r i b e p r o c e d u r e s f o r a l l o w i n g r e p r e s e n t a t i v e s o f g r o u p s o r f a c t i o n s o n a p r o p o s i t i o n t o a d d r e s s t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n , r a t h e r t h a n a l l m e m b e r s o f s u c h g r o u p s o r f a c t i o n s , a t m e e t i n g s i n w h i c h a l a r g e n u m b e r o f i n d i v i d u a l s w i s h t o b e h e a r d ; 3 . P r e s c r i b e p r o c e d u r e s o r f o r m s f o r a n i n d i v i d u a l t o u s e i n o r d e r t o i n f o r m t h e b o a r d o r c o m m i s s i o n o f a d e s i r e t o b e h e a r d ; t o i n d i c a t e h i s o r h e r s u p p o r t , o p p o s i t i o n , o r n e u t r a l i t y o n a p r o p o s i t i o n ; a n d t o i n d i c a t e h i s o r h e r d e s i g n a t i o n o f a r e p r e s e n t a t i v e t o s p e a k f o r h i m o r h e r o r h i s o r h e r g r o u p o n a p r o p o s i t i o n i f h e o r s h e s o c h o o s e s ; 4 . D e s i g n a t e a s p e c i f i e d p e r i o d o f t i m e f o r p u b l i c c o m m e n t . P u b l i c P a r t i c i p a t i o n L a w S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 4 , F . S . ( a d o p t e d 2 0 1 3 ) . . . c o n t i n u e d • A c i r c u i t c o u r t h a s j u r i s d i c t i o n t o i s s u e a n i n j u n c t i o n f o r t h e p u r p o s e o f e n f o r c i n g t h i s s e c t i o n u p o n t h e f i l i n g o f a n a p p l i c a t i o n f o r s u c h i n j u n c t i o n b y a c i t i z e n o f t h i s s t a t e . F a i l u r e t o c o m p l y c o u l d r e s u l t i n a n a w a r d o f a t t o r n e y f e e s a g a i n s t t h e l o c a l g o v e r n m e n t . R e a s o n a b l e a t t o r n e y f e e s a g a i n s t t h e i n d i v i d u a l f i l i n g s u c h a n a c t i o n m a y b e a s s e s s e d i f t h e c o u r t f i n d s t h a t t h e a c t i o n w a s f i l e d i n b a d f a i t h o r w a s f r i v o l o u s . • A n a c t i o n t a k e n b y a b o a r d o r c o m m i s s i o n w h i c h i s f o u n d t o b e i n v i o l a t i o n o f t h i s s e c t i o n i s n o t v o i d a s a r e s u l t o f t h a t v i o l a t i o n . L e g i s l a t i v e M a t t e r s v s . Q u a s i - J u d i c i a l P r o c e e d i n g s L e g i s l a t i v e = S e t t i n g p o l i c y • " F a i r l y d e b a t a b l e " : A r e a s o n a b l e b a s i s e x i s t s t o s u p p o r t t h e d e c i s i o n o f t h e b o a r d . Q u a s i - J u d i c i a l = A p p l y i n g t h e p o l i c y • " C o m p e t e n t s u b s t a n t i a l e v i d e n c e " : " . . . s u f f i c i e n t l y r e l e v a n t a n d m a t e r i a l t h a t a r e a s o n a b l e m i n d w o u l d a c c e p t i t a s a d e q u a t e t o s u p p o r t t h e c o n c l u s i o n r e a c h e d . " D e G r o o t v . S h e f f i e l d , 9 5 S o . 2 d 9 1 2 ( F l a . 1 9 5 7 ) 1 3 Q u a s i - J u d i c i a l P r o c e e d i n g s . . . c o n t i n u e d E x p a r t e c o m m u n i c a t i o n s a r e p r e s u m e d t o b e p r e j u d i c i a l t o o n e s i d e o r t h e o t h e r i n t h e q u a s i - j u d i c i a l d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s . • I n 1 9 9 5 t h e F l o r i d a L e g i s l a t u r e a d o p t e d S e c . 2 8 6 . 0 1 1 5 F . S . a s a m e a n s t o p r o m o t e o p e n c o m m u n i c a t i o n b e t w e e n l o c a l e l e c t e d o f f i c i a l s a n d c i t i z e n s a n d a p p l i c a n t s . - C o n d u c t t h e i r o w n i n s p e c t i o n r e l a t e d t o a q u a s i - j u d i c i a l m a t t e r . - T a l k t o i n d i v i d u a l s a b o u t a q u a s i - j u d i c i a l m a t t e r w h i c h m a y c o m e b e f o r e t h e b o d y , p r o v i d e d t h a t t h e e x p a r t e c o m m u n i c a t i o n i s f u l l y d i s c l o s e d a t t h e p u b l i c h e a r i n g p r i o r t o t h e v o t e . - T h i s r e m o v e s o n l y t h e p r e s u m p t i o n o f p r e j u d i c e . Q u a s i - J u d i c i a l H e a r i n g s : L e g a l R e q u i r e m e n t s 1 . W a s d u e p r o c e s s a f f o r d e d ? ( N o t i c e a n d o p p o r t u n i t y t o b e h e a r d . ) 2 . W a s t h e d e c i s i o n b a s e d o n c o m p e t e n t , s u b s t a n t i a l e v i d e n c e i n t h e r e c o r d ? 3 . W e r e t h e e s s e n t i a l r e q u i r e m e n t s o f l a w m e t ? ( T h e c o r r e c t l a w p r o p e r l y a p p l i e d . ) A n O u n c e o f P r o c e d u r e i s W o r t h a P o u n d o f L i t i g a t i o n 1 4 O t h e r C o n s i d e r a t i o n s • P u b l i c h a s t h e r i g h t t o h e a r a l l c o m m e n t s m a d e t o o r b y m e m b e r s o f t h e b o d y . P r i v a t e c o n v e r s a t i o n s a n d s i d e b a r s s h o u l d b e a v o i d e d . • R e c e i p t o f m e s s a g e s , p r i v a t e n o t e s o r e m a i l s d u r i n g m e e t i n g m u s t b e a v o i d e d . • T i m e l i m i t s a r e p e r m i s s i b l e a s l o n g a s t h e y d o n o t u n r e a s o n a b l y r e s t r i c t a c c e s s . • T h e p r e s i d i n g o f f i c e r c a n r e g u l a t e c o m m e n t t o a v o i d r e p e t i t i v e , i r r e l e v a n t o r d i s r u p t i v e c o m m e n t s o r b e h a v i o r . • A m e m b e r o f t h e p u b l i c c a n v i d e o t a p e o r r e c o r d a n y m e e t i n g . S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 2 V o t i n g r e q u i r e m e n t a t m e e t i n g s o f g o v e r n m e n t a l b o d i e s " A m e m b e r o f a s t a t e , c o u n t y , o r m u n i c i p a l g o v e r n m e n t a l b o a r d , c o m m i s s i o n , o r a g e n c y w h o i s p r e s e n t a t a m e e t i n g o f a n y s u c h b o d y a t w h i c h a n o f f i c i a l d e c i s i o n , r u l i n g , o r o t h e r o f f i c i a l a c t i s t o b e t a k e n o r a d o p t e d m a y n o t a b s t a i n f r o m v o t i n g i n r e g a r d t o a n y s u c h d e c i s i o n , r u l i n g , o r a c t ; a n d a v o t e s h a l l b e r e c o r d e d o r c o u n t e d f o r e a c h s u c h m e m b e r p r e s e n t , u n l e s s , w i t h r e s p e c t t o a n y s u c h m e m b e r , t h e r e i s , o r a p p e a r s t o b e , a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t . . . I f t h e o f f i c i a l d e c i s i o n , r u l i n g , o r a c t o c c u r s i n t h e c o n t e x t o f a q u a s i - j u d i c i a l p r o c e e d i n g , a m e m b e r m a y a b s t a i n f r o m v o t i n g o n s u c h m a t t e r / / t h e a b s t e n t i o n i s t o a s s u r e a f a i r p r o c e e d i n g f r e e f r o m p o t e n t i a l b i a s o r p r e j u d i c e . " V i o l a t i o n s I m p a c t o n A c t i o n T a k e n • A c t i o n t a k e n a t a m e e t i n g t h a t w a s n o t o p e n t o t h e p u b l i c , w h e t h e r i n t e n t i o n a l o r n o t , b y o p e r a t i o n o f S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 1 ) , F . S . i s v o i d a b i n i t i o ( l e g a l l y n u l l i f i e d ) . • C u r a t i v e m e a s u r e s c a n b e t a k e n i f t h e b o a r d d o e s n o t p e r f u n c t o r i l y r a t i f y o r c e r e m o n i o u s l y a c c e p t a t a i n t e d d e c i s i o n , b u t t a k e s i n d e p e n d e n t f i n a l a c t i o n i n t h e s u n s h i n e f o l l o w i n g a p u b l i c d i s c u s s i o n o f a n y m a t t e r s t a k e n u p p r i v a t e l y . I t i s n o t e n o u g h t o s i m p l y r e - n o t i c e t h e a c t i o n a n d s e e k p u b l i c c o m m e n t o n t h e m a t t e r a t a s u b s e q u e n t p u b l i c m e e t i n g . - S e e T a t a r v . S c h o o l B o a r d o f L i b e r t y C o u n t y , 3 9 8 S o . 2 d 4 2 7 ( F l a . 1 9 8 1 ) 1 5 V i o l a t i o n s I m p a c t o n C i t y • I n j u n c t i v e R e l i e f . S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 2 ) e x p r e s s l y p r o v i d e s t h a t a n y c i t i z e n o f t h e s t a t e m a y a p p l y t o t h e c o u r t f o r i n j u n c t i v e r e l i e f t o e n f o r c e t h e p r o v i s i o n s o f t h e S u n s h i n e L a w . T h e m e r e s h o w i n g t h a t t h e S u n s h i n e L a w h a s b e e n v i o l a t e d i s e n o u g h t o d e m o n s t r a t e i r r e p a r a b l e h a r m t o w a r r a n t a n i n j u n c t i o n . • L a w p r o v i d e s f o r a n a w a r d o f r e a s o n a b l e a t t o r n e y f e e s a g a i n s t a b o a r d o r c o m m i s s i o n f o u n d t o h a v e v i o l a t e d t h e S u n s h i n e L a w . V i o l a t i o n s I m p a c t o n I n d i v i d u a l s I n v o l v e d • N o n c r i m i n a l v i o l a t i o n s - S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 3 ) ( a ) F . S . p r o v i d e s t h a t a n y v i o l a t i o n o f t h e a c t i s p u n i s h a b l e b y a n o n c r i m i n a l i n f r a c t i o n a n d f i n e u p t o $ 5 0 0 . • C r i m i n a l P e n a l t i e s - S e c t i o n 2 8 6 . 0 1 1 ( 3 ) ( b ) F . S . p r o v i d e s t h a t i t i s a s e c o n d - d e g r e e m i s d e m e a n o r f o r a m e m b e r t o k n o w i n g l y v i o l a t e t h e S u n s h i n e L a w . P o s s i b l e p e n a l t y a n d / o r s e n t e n c e : u p t o $ 5 0 0 a n d / o r 6 0 d a y s i n j a i l p l u s c o s t s . A l s o p o s s i b l e s u s p e n s i o n a n d r e m o v a l f r o m o f f i c e b y t h e G o v e r n o r . • A t t o r n e y f e e s m a y b e a w a r d e d a g a i n s t t h e i n d i v i d u a l m e m b e r s i n v o l v e d e x c e p t i n t h o s e c a s e s w h e n t h e b o a r d f o l l o w e d a d v i c e o f l e g a l c o u n s e l . I f y o u f i n d y o u r s e l f i n a s i t u a t i o n w h e r e y o u a r e n o t s u r e t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e S u n s h i n e L a w a r e b e i n g m e t : E X T R I C A T E Y O U R S E L F ! e x - t r i - c a t e ' e k s t r a k a t / v e r b F r e e ( s o m e o n e o r s o m e t h i n g ) , d i s e n t a n g l e , g e t o u t , r e m o v e , w i t h d r a w , d i s e n g a g e , g e t s o m e o n e / o n e s e l f o f f t h e h o o k . 1 6 Q u e s t i o n s ? 1 7