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04-13-17 Agenda Packet- BNRPACBeautification and Natural Resource Preservation Advisory Committee 6:30p.m. April13, 2017 Agenda 1. Welcome/call to order 2. Courtesy of floor to visitors 3. Responses from city clerks regarding standing committees (see attachment) 4. Review of input/suggestions 5. Discussion of standing committee creation: by resolution or ordinance 6. Continue review and discussion of group exercise results from the March 16 meeting (L. Lanier) 7. Review of tasks completed per commission charge to BNRP AC; discussion and planning for future meetings/completion 8. Dates for future meetings 9. Other business 10. Adjournment I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 M E M O R A N D U M S U B J E C T : S U B M I T T E D B Y : D A T E : B A C K G R O U N D : A T T A C H M E N T S : R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s r e g a r d i n g s t a n d i n g c o m m i t t e e s . D o n n a L . B m i l e , C i t y C l e r k ; f t C > A p r i l 1 1 , 2 0 1 7 I n a n e f f o r t t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n t o t h e B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e t h a t c o u l d p o s s i b l y h e l p w i t h t h e t a s k o f c r e a t i n g a s t a n d i n g c o m m i t t e e f o r A t l a n t i c B e a c h , a n e m a i l w a s s e n t t o f e l l o w F l o r i d a c l e r k s o n M a r c h 1 5 , 2 0 1 7 , s t a t i n g t h e f o l l o w i n g : " T h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h i s l o o k i n g i n t o c r e a t i n g a s t a n d i n g a d v i s o r y c o m m i t t e e t o h a n d l e i s s u e s r e l a t i n g t o B e a u t i f i c a t i o n , N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n a n d E n v i r o n m e n t a l c o n c e m s . D o e s a n y o n e h a v e a s i m i l a r c o m m i t t e e ? I f s o , c a n y o u p l e a s e s h a r e w h a t e v e r i n f o r m a t i o n y o u h a v e a b o u t t h e C o m m i t t e e ( i . e . t h e C h a r g e , O r d i n a n c e , R e s o l u t i o n , e t c . ) w i t h m e ? ' ' T o d a t e , f o u r r e s p o n s e s w e r e r e c e i v e d a n d a r e a t t a c h e d f o r y o u r r e v i e w . 1 ) R e s p o n s e f i : o m C i t y o f P u n t a G o r d a 2 ) R e s p o n s e f r o m C i t y o f C o c o a B e a c h 3 ) R e s p o n s e f r o m C i t y o f B r o o k s v i l l e 4 ) R e s p o n s e f r o m C i t y o f V e n i c e A t t a c h m e n t 1 B a r t l e , D o n n a F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m o n b e h a l f o f K a r e n S m i t h < K S m i t h @ c i . p u n t a - g o r d a . f l . u s > S e n t : T h u r s d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 7 7 : 4 0 A M T o : ' f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m ' S u b j e c t : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] R E : C o m m i t t e e A t t a c h m e n t s : B e a u t i f i c a t i o n R e s o . p d f ; B e a u t i f i c a t i o n B y l a w s . p d f I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 M o r n i n g D a w n , W e h a d a b e a u t i f i c a t i o n c o m m i t t e e b u t t h e y w e r e d i s b a n d e d s o m e t i m e a g o . A t t a c h e d a r e t h e b y l a w s a n d t h e r e s o t h a t c r e a t e d t h e c o m m i t t e e . H o p e t h i s h e l p s . K K a r e n S m i t h , C M C C i t y C l e r k C i t y o f P u n t a G o r d a 3 2 6 W e s t M a r i o n A v e n u e P u n t a G o r d a F L 3 3 9 5 0 P h o n e : 9 4 1 - 5 7 5 - 3 3 0 5 p g c l e r k @ p g o r d a . u s w w w . p g o r d a . u s P l e a s e n o t e : F l o r i d a h a s a v e r y b r o a d p u b l i c r e c o r d s l a w . M o s t w r i t t e n c o m m u n i c a t i o n s t o C i t y o f f i c i a l s r e g a r d i n g C i t y b u s i n e s s a r e p u b l i c r e c o r d s a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c a n d m e d i a u p o n r e q u e s t . Y o u r e - m a i l c o m m u n i c a t i o n s m a y b e s u b j e c t t o p u b l i c d i s c l o s u r e . J j S t u d i e s s h o w t h a t t r e e s l i v e l o n g e r w h e n t h e y a r e n o t c u t < l o w n . P l e a s e c o n s i < l e • · t h e c n v u · o l l l l l e n t h e f o r e 1 1 r i n t i n g t h i s e - m a i l . ~ - ­ P U N T A G O R D A I t ' s U a p p e n ( n g O n T / 1 e H a r b o r - F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m [ m a i l t o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m ] O n B e h a l f O f B a r t l e , D o n n a S e n t : W e d n e s d a y , M a r c h 1 5 , 2 0 1 7 6 : 1 0 P M T o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m S u b j e c t : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] C o m m i t t e e H e l l o F e l l o w C l e r k s ! T h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h i s l o o k i n g i n t o c r e a t i n g a s t a n d i n g a d v i s o r y c o m m i t t e e t o h a n d l e i s s u e s r e l a t i n g t o B e a u t i f i c a t i o n , N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n a n d E n v i r o n m e n t a l c o n c e r n s . D o e s a n y o n e h a v e a s i m i l a r c o m m i t t e e ? I f s o , c a n y o u p l e a s e s h a r e w h a t e v e r i n f o r m a t i o n y o u h a v e a b o u t t h e C o m m i t t e e ( i . e . t h e C h a r g e , O r d i n a n c e , R e s o l u t i o n , e t c . ) w i t h m e ? A n y h e l p w o u l d b e a p p r e c i a t e d . T h a n k y o u , D o n n a D o n n a L . B a t i l e , C i t y C l e r k C i t y o f A t l a n t i c B e a c h 8 0 0 S e m i n o l e R o a d A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 9 1 A t t a c h m e n t 1 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 C I T Y O F P U N T A G O R D A , F L O R I D A B E A U T I F I C A T I O N C O M M I T T E E B Y L A W S 1 . C R E A T I O N , T E R M S O F M E M B E R S ; C O N D I T I O N S T h e C i t y C o u n c i l s h a l l h a v e a B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e c o n s i s t i n g o f s e v e n ( 7 ) m e m b e r s . M e m b e r s o f t h e C o m m i t t e e s h a l l b e r e s i d e n t s o f P u n t a G o r d a a n d s h a l l s e r v e w i t h o u t c o m p e n s a t i o n b u t m a y b e r e i m b u r s e d f o r s u c h t r a v e l , m i l e a g e a n d p e r - d i e m a s m a y b e a u t h o r i z e d b y t h e C i t y C o u n c i l . A p p o i n t m e n t s h a l l b e m a d e b y t h e C i t y C o u n c i l o n t h e b a s i s o f e x p e r i e n c e , i n v o l v e m e n t i n t h e c o m m u n i t y , a n d / o r t h e i r i n t e r e s t o r e x p e r t i s e i n t h e a r e a o f l a n d s c a p i n g a n d b e a u t i f i c a t i o n p r o j e c t s . A p p o i n t m e n t s s h a l l b e a m a d e f o r a t e r m o f t h r e e ( 3 ) y e a r s w i t h f o u r m e m b e r s s e r v i n g a n i n i t i a l t w o ( 2 ) y e a r t e r m i n o r d e r t o s t a g g e r t h e m e m b e r s ' t e r m s . A p p o i n t e e s s h a l l s e r v e a t t h e p l e a s u r e o f t h e C i t y C o u n c i l a n d m a y b e r e a p p o i n t e d t o t w o ( 2 ) a d d i t i o n a l t h r e e y e a r t e r m s . A p p o i n t m e n t s t o f i l l a n y v a c a n c y o n t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e f o r t h e r e m a i n d e r o f t h e u n e x p i r e d t e r m o f o f f i c e , s u c h m e m b e r t o b e e l i g i b l e f o r a p p o i n t m e n t t o t w o ( 2 ) a d d i t i o n a l t e r m s . M e m b e r s w h o f a i l t o a t t e n d t h r e e ( 3 ) m e e t i n g s i n a t w e l v e ( 1 2 ) m o n t h p e r i o d w i t h o u t c a u s e a n d w i t h o u t n o t i f y i n g t h e a p p l i c a b l e d e p a r t m e n t s e c r e t a r y s h a l l a u t o m a t i c a l l y f o r f e i t a p p o i n t m e n t , a n d t h e C i t y C o u n c i l s h a l l p r o m p t l y f i l l e a c h v a c a n c y . F o r p u r p o s e s o f t h e s e r u l e s a n d r e g u l a t i o n s , c a u s e s h a l l m e a n a n y s i t u a t i o n w h i c h c o u l d n o t b e a v o i d e d o r r e s c h e d u l e d w i t h o u t p e r s o n a l s a c r i f i c e . W h i l e t h e c a u s e i s d e t e r m i n e d b y t h e m e m b e r i n v o l v e d , i t s h a l l b e u p t o t h e C h a i r m a n t o d e t e r m i n e t h a t t h e c a u s e i s , i n d e e d , j u s t i f i c a t i o n f o r e x e m p t i o n t o t h e r u l e . C h a i r m e n s h a l l a l s o b e s u b j e c t t o t h e s a m e r u l e a n d s h a l l a d v i s e a p p l i c a b l e d e p a r t m e n t s e c r e t a r y w i t h r e s p e c t t o a n y a b s e n c e s f r o m s c h e d u l e d m e e t i n g s . 2 . O F F I C E R S A . O f f i c e r s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e C h a i r m a n a n d V i c e C h a i r m a n t o b e e l e c t e d f r o m t h e m e m b e r s h i p t h e r e o f . O f f i c e r s s h a l l b e e l e c t e d b y t h e C o m m i t t e e a t t h e i r f i r s t r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g b y a m a j o r i t y v o t e o f t h o s e i n a t t e n d a n c e a n d t h e r e a f t e r a t t h e i r f i r s t r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g i n F e b r u a r y . O f f i c e r s s h a l l s e r v e f o r o n e ( 1 ) y e a r , m a y b e r e e l e c t e d f o r n o t m o r e t h a n t h r e e ( 3 ) c o n s e c u t i v e t e r m s o r m a y b e r e p l a c e d b y e l e c t i o n . B . T h e C o m m i t t e e s h a l l h a v e a R e c o r d i n g S e c r e t a r y , w h o s h a l l b e p r o v i d e d b y t h e C i t y o f P u n t a G o r d a , a n d w h o s h a l l n o t b e a n a p p o i n t e d m e m b e r o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e . 3 . F U N C T I O N S A N D D U T I E S O F O F F I C E R S A . T h e C h a i r m a n s h a l l b e t h e p r e s i d i n g o f f i c e r a t a l l m e e t i n g s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e . H e / s h e m a y c a l l s p e c i a l m e e t i n g s a t h i s / h e r d i s c r e t i o n , s i g n a l l d o c u m e n t s o f t h e C o m m i t t e e a n d m a y r e l i n q u i s h t h e C h a i r t o t h e V i c e C h a i r m a n o r o t h e r s p e c i f i c m e m b e r a t h i s / h e r d i s c r e t i o n . T h e C h a i r m a n m a y n o t m a k e n o r s e c o n d m o t i o n s b u t s h a l l v o t e o n a n y a n d a l l m o t i o n s t o c o m e b e f o r e t h e C o m m i t t e e . T h e C h a i r m a n o r d e s i g n e e s h a l l a l s o p r e s e n t a l l r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o u n c i l . I t s h a l l b e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e C h a i r m a n t o n o t i f y t h e C i t y C l e r k p r o m p t l y o f a n y v a c a n c i e s o c c u r r i n g i n m e m b e r s h i p . E X H I B I T A A t t a c h m e n t 1 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 B . T h e V i c e C h a i r m a n s h a l l s e r v e i n t h e a b s e n c e o f t h e C h a i r m a n a n d , w h i l e s o s e r v i n g , s h a l l h a v e a l l t h e a u t h o r i t y h e l d b y t h e C h a i r m a n . C . A R e c o r d i n g S e c r e t a r y s h a l l a t t e n d a l l m e e t i n g s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e a n d s h a l l k e e p a n a c c u r a t e r e c o r d o f t h e s p i r i t a n d i n t e n t o f s t a t e m e n t s m a d e . A l l m o t i o n s s h a l l b e r e c o r d e d , a n d a n a c c u r a t e r e c o r d o f a l l r e a s o n s f o r m o t i o n s o r v o t e s b y m e m b e r s o f t h e C o m m i t t e e s h a l l b e m a d e . T h e m i n u t e s o f e a c h s u c h m e e t i n g s h a l l b e p r i n t e d a n d d i s t r i b u t e d t o m e m b e r s o f t h e C o m m i t t e e , t h e C i t y C o u n c i l a n d o t h e r a p p r o p r i a t e p e r s o n s a t a n e a r l y d a t e . T h e o r i g i n a l o f t h e m i n u t e s s h a l l b e p l a c e d i n a b i n d e r c o m p r i s i n g a n a c c u m u l a t i n g p e r m a n e n t r e c o r d , s u c h b i n d e r t o b e a p a r t o f t h e o f f i c i a l r e c o r d s o f t h e C i t y o f P u n t a G o r d a . 4 . M E E T I N G S R e g u l a r m e e t i n g s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e h e l d i n t h e C i t y C o u n c i l C h a m b e r s , 3 2 6 W e s t M a r i o n A v e n u e , P u n t a G o r d a , F l o r i d a , a t 2 : 0 0 p . m . , t h e t h i r d T u e s d a y o f e v e r y o t h e r e a e h m o n t h . S p e c i a l m e e t i n g s a n d / o r w o r k s h o p s m a y b e h e l d a t t h e c a l l o f t h e C h a i r m a n o r i n h i s / h e r a b s e n c e , t h e V i c e C h a i r m a n o r a m a j o r i t y o f t h e m e m b e r s . A l l m e e t i n g s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c a n d r e a s o n a b l e n o t i c e o f t h e t i m e a n d p l a c e t h e r e o f s h a l l b e g i v e n t o t h e p u b l i c . A l l m e e t i n g s s h a l l c o n f o r m t o t h e F l o r i d a O p e n M e e t i n g s L a w , F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 2 8 6 . I n t h e e v e n t a q u o r u m o f m e m b e r s i s n o t p r e s e n t f o r a s c h e d u l e d m e e t i n g , s u c h m e e t i n g s h a l l b e a d j o u r n e d a n d r e s c h e d u l e d a s s o o n a s p o s s i b l e c o n s i s t e n t w i t h n o t i c e r e q u i r e m e n t s . 5 . D U T I E S T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o u n c i l f o r : A . T h e e n h a n c e m e n t o f t h e a e s t h e t i c b e a u t y o f t h e C i t y . B . T h e i m p l e m e n t a t i o n o f a C i t y - w i d e s t r e e t b e a u t i f i c a t i o n p r o g r a m , i n c l u d i n g e n t r a n c e w a y s i g n a g e a n d t h e i n s t a l l a t i o n o f l a n d s c a p i n g t h r o u g h o u t t h e C i t y ' s s t r e e t r i g h t s - o f - w a y a n d r o a d w a y m e d i a n s . 6 . M E E T I N G P R O C E D U R E T h e C h a i r m a n s h a l l c a l l e a c h a g e n d a i t e m a n d b r i e f l y d e s c r i b e , o r a s k a m e m b e r o f t h e s t a f f t o b r i e f l y d e s c r i b e , t h e p r o p o s i t i o n b e f o r e t h e C o m m i t t e e . A l l p e r s o n s w h o w i s h t o s p e a k s h a l l f i r s t g i v e t h e i r n a m e a n d a d d r e s s f o r t h e r e c o r d , a n d o b t a i n p e r m i s s i o n f r o m t h e C h a i r m a n r e g a r d i n g t h e s p e a k i n g o n a n a g e n d a i t e m . T h e C o m m i t t e e s h a l l h a v e f u l l o p p o r t u n i t y t o d i s c u s s a l l a g e n d a i t e m s . A l l s t a t e m e n t s s h a l l b e d i r e c t e d t o t h e C o m m i t t e e a n d c r o s s c o n v e r s a t i o n a m o n g t h o s e i n a t t e n d a n c e w i l l b e p r o h i b i t e d . T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l a c t g e n e r a l l y i n a c c o r d a n c e w i t h R o b e r t ' s R u l e s o f O r d e r . 7 . M O T I O N S I f a p p r o p r i a t e , f o l l o w i n g t h e c o m p l e t i o n o f d i s c u s s i o n o n a p a r t i c u l a r i t e m , a m o t i o n w i t h a s e c o n d s h a l l b e e n t e r t a i n e d b y t h e C h a i r m a n w h i c h w i l l d e s c r i b e t h e a c t i o n , p o l i c y o r e x p e n d i t u r e o f f u n d s b e i n g r e c o m m e n d e d t o t h e C i t y C o u n c i l f o r t h e i r c o n s i d e r a t i o n . A b r i e f s t a t e m e n t o f r e a s o n f o r t h e m o t i o n s h o u l d p r e c e d e t h e m a k i n g o f t h e m o t i o n . A n y s t i p u l a t i o n s a n d / o r s p e c i a l c o n c e r n s a b o u t t h e i t e m b e i n g d i s c u s s e d s h a l l b e i n c l u d e d i n t h e r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o u n c i l . U p o n r e c e i v i n g t h e s e c o n d , t h e - 2 ­ A t t a c h m e n t 1 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 m o t i o n m a y b e d i s c u s s e d a n d b r o u g h t t o a v o t e . T h e C h a i r m a n s h a l l n o t m a k e n o r s e c o n d m o t i o n s , b u t h e / s h e h a s f u l l v o i c e a n d v o t e o n a l l i s s u e s b e f o r e t h e C o m m i t t e e f o r d i s c u s s i o n . V o t e s h a l l b e b y v o i c e , b y t h e r a i s i n g o f h a n d s o r b y r o l l c a l l a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e C h a i r m a n . A n y m e m b e r m a y c a l l f o r a r o l l c a l l v o t e o n a n y i s s u e . A n y m o t i o n m a y b e t a b l e d o r a m e n d e d . I f t h e C o m m i t t e e f e e l s t h a t d e l a y i n g a n a c t i o n w o u l d b e i n t h e b e s t i n t e r e s t s o f t h e p a r t i e s i n v o l v e d , a c t i o n m a y b e c o n t i n u e d t o a d a t e c e r t a i n . S u c h a m o t i o n f o r c o n t i n u a n c e s h a l l i n c l u d e a r e a s o n f o r t h e a c t i o n a n d s h a l l r e q u i r e a m a j o r i t y v o t e o f t h o s e p r e s e n t . A m a j o r i t y i n t h e a f f i r m a t i v e s h a l l c a r r y t h e m o t i o n , w i t h a m a j o r i t y i n t h e n e g a t i v e d e f e a t i n g t h e m o t i o n . A t i e v o t e s h a l l c o n s t i t u t e a f a i l e d m o t i o n . 8 . Q U O R U M M a j o r i t y o f t h e a p p o i n t e d m e m b e r s s h a l l c o n s t i t u t e a q u o r u m f o r t h e t r a n s a c t i o n o f b u s i n e s s . 9 . V O T I N G R E Q U I R E M E N T S ; C O N F L I C T O F I N T E R E S T N o m e m b e r o f t h e C o m m i t t e e w h o i s p r e s e n t a t a n y m e e t i n g m a y a b s t a i n f r o m v o t i n g w i t h r e g a r d t o a n y d e c i s i o n o r r e c o m m e n d a t i o n , a n d a v o t e s h a l l b e r e c o r d e d o r c o u n t e d f o r e a c h m e m b e r p r e s e n t e x c e p t w h e n , w i t h r e s p e c t t o a n y s u c h m e m b e r , t h e r e i s o r a p p e a r s t o b e a p o s s i b l e c o n f l i c t o f i n t e r e s t . C o n f l i c t o f i n t e r e s t i s d e f i n e d a s a n y a c t i o n b y t h e C o m m i t t e e t h a t w o u l d i n u r e t o t h e m e m b e r ' s s p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s o r w h i c h t h e m e m b e r k n o w s w o u l d i n u r e t o t h e s p e c i a l p r i v a t e g a i n o r l o s s o f a r e l a t i v e o r b u s i n e s s a s s o c i a t e o f t h e m e m b e r . W h e n t h e r e i s o r a p p e a r s t o b e a c o n f l i c t o f i n t e r e s t , t h e m e m b e r s h a l l s o s t a t e f o r t h e r e c o r d a n d s h a l l n o t v o t e o n t h e i s s u e . F u r t h e r , t h e m e m b e r s h a l l w i t h i n f i f t e e n ( 1 5 ) d a y s a f t e r t h e v o t e o c c u r s , d i s c l o s e t h e n a t u r e o f h i s / h e r i n t e r e s t a s a p u b l i c r e c o r d i n a m e m o r a n d u m f i l e d w i t h t h e R e c o r d i n g S e c r e t a r y , w h o s h a l l i n c o r p o r a t e t h e m e m o r a n d u m i n t h e m i n u t e s . C I T Y O F P U N T A G O R D A , F L O R I D A B y _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ M a y o r - 3 ­ A t t a c h m e n t 1 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 C I T Y O P P U N T A G O R D A ~ S O L U T I O N N O . 2 1 2 3 - 9 9 A R E S O L U T I O N O P T H E C I T Y C O U N C I L O P T H E C I T Y O P P U N T A G O R D A , : F L O R I D A , C R E A T I N G A B E A U T I P I C A T I O N C O M M I T T E E ; A N D P R O V I D I N G A N E P P E C T I V E D A T E W H E R E A S , p r i o r h e r e t o a n a d h o c a n d i n f o r m a l c o m m i t t e e k n o w n a s t h e " B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e " h a s b e e n m e e t i n g t o d i s c u s s a n d i m p l e m e n t a c i t y - w i d e s t r e e t b e a u t i f i c a t i o n p r o g r a m ; a n d W H E R E A S , a t i t s M a r c h 1 7 , 1 9 9 9 m e e t i n g , C i t y C o u n c i l v o t e d t o d i s b a n d t h e i n f o r m a l c o m m i t t e e k n o w n a s t h e " B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e " a n d t h e r e a f t e r f o r m a l l y c r e a t e a " B e a u t i f i c a t i o n c o m m i t t e e " a n d N O W 1 T H E R E P O R E , B E I T R E S O L V E D B Y T H E C I T Y C O U N C I L O P T H E C I T Y O P P U N T A G O R D A , : F L O R I D A : S E C T I O N 1 . c r e a t i o n . T h e r e i s h e r e b y c r e a t e d a C i t y c o m m i t t e e , h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s t h e " B e a u t i f i c a t i o n c o m m i t t e e " . S E C T I O N 2 . P u r p o s e . T h e p u r p o s e o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e t h e e n h a n c e m e n t o f t h e a e s t h e t i c b e a u t y o f t h e C i t y a n d o f f e r i n g r e c o m m e n d a t i o n s t o C i t y C o u n c i l f o r t h e i m p l e m e n t i o n o f a C i t y - w i d e s t r e e t b e a u t i f i c a t i o n p r o g r a m , i n c l u d i n g e n t r a n c e w a y s i g n a g e a n d t h e i n s t a l l a t i o n o f l a n d s c a p i n g t h r o u g h o u t t h e C i t y ' s s t r e e t r i g h t - o f - w a y s a n d r o a d w a y m e d i a n s . S E C T I O N 3 . C O m p o s i t i o n . T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e c o m p o s e d o f 9 m e m b e r s a p p o i n t e d b y t h e C i t y C o u n c i l . S E C T I O N 4 . T e r m o f A p p o i n t m e n t . M e m b e r s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n c o m m i t t e e s h a l l s e r v e f o r a t e r m o f t h r e e y e a r s a n d b e e l i g i b l e f o r t w o a d d i t i o n a l t h r e e y e a r t e r m s . S E C T I O N 5 . O f f i c e r s . T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l e l e c t a C h a i r p e r o n a n d a V i c e - C h a i r p e r s o n f r o m a m o n g i t s m e m b e r s . S E C T I O N 6 . V a c a n c i e s . I t s h a l l b e t h e d u t y o f t h e C h a i r p e r s o n o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e t o n o t i f y t h e C i t y C l e r k p r o m p t l y o f a n y v a c a n c i e s o c c u r r i n g i n m e m b e r s h i p , a n d t h e C i t y C o u n c i l s h a l l p r o m p t l y f i l l a n y s u c h v a c a n c y f o r t h e u n e x p i r e d t e r m . S E C T I O N 7 . P r o c e d u r e . A m a j o r i t y o f t h e B e a u t i f i c a t i o n c o m m i t t e e s h a l l c o n s t i t u t e a q u o r u m . T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l a c t g e n e r a l l y i n a c c o r d a n c e w i t h R o b e r t ' s R u l e s o f O r d e r . S E C T I O N 8 . M e e t i n g s . ( 1 ) A l l m e e t i n g s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c a n d r e a s o n a b l e n o t i c e o f t i m e a n d p l a c e A t t a c h m e n t 1 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 t h e r e o f s h a l l b e g i v e n t o t h e p u b l i c . A l l m e e t i n g s s h a l l c o n f o r m t o t h e F l o r i d a O p e n M e e t i n g s L a w , F l o r i d a S t a t u t e s , C h a p t e r 2 8 6 . ( 2 ) R e g u l a r m e e t i n g s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e h e l d i n t h e C i t y C o u n c i l C h a m b e r s , 3 2 6 w . M a r i o n A v e n u e , P u n t a G o r d a , F l o r i d a , a t 2 : 0 0 p . m . , t h e t h i r d T u e s d a y o f e a c h m o n t h . S p e c i a l m e e t i n g s o r w o r k s h o p s s h a l l b e h e l d a t s u c h t i m e s a s d e t e r m i n e d b y t h e C h a i r p e r s o n o r a m a j o r i t y o f t h e m e m b e r s . ( 3 ) T h e C i t y C l e r k ' s o f f i c e s h a l l k e e p p e r m a n e n t m i n u t e s o f a l l B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e m e e t i n g s . T h e m i n u t e s s h a l l r e c o r d a t t e n d a n c e o f t h e C o m m i t t e e m e m b e r s , i t s r e s o l u t i o n s , f i n d i n g s , r e c o m m e n d a t i o n s a n d a c t i o n s . S E C T I O N 9 . P o w e r s . T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l b e a d v i s o r y o n l y a n d s h a l l h a v e n o p o w e r t o c o n t r a c t o r c o m m i t t h e C i t y C o u n c i l . S E C T I O N 1 0 . c o m p e n s a t i o n . M e m b e r s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l r e c e i v e n o f e e o r s a l a r y f o r t h e i r s e r v i c e s . S E C T I O N 1 1 . D u r a t i o n . T h e B e a u t i f i c a t i o n C o m m i t t e e s h a l l c o n t i n u e i n e x i s t e n c e u n t i l d i s b a n d e d o r d i s s o l v e d b y t h e C i t y C o u n c i l . S E C T I O N 1 2 . T h i s R e s o l u t i o n s h a l l t a k e e f f e c t i m m e d i a t e l y . A D O P T E D i n r e g u l a r s e s s i o n o f t h e C i t y C o u n c i l o f t h e C i t y o f P u n t a G o r d a , F l o r i d a , t h i s 2 1 s t d a y o f A p r i l , 1 9 9 9 . ~ t t ? £ J J ; 2 R O B E R T H . S H E D D , M a y o r A T T E S T : A t t a c h m e n t 2 B a r t l e , D o n n a F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m o n b e h a l f o f L o r e d a n a K a l a g h c h y < l k a l a g h c h y @ c i t y o f c o c o a b e a c h . c o m > S e n t : T h u r s d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 7 1 2 : 5 9 P M T o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m S u b j e c t : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] R E : C o m m i t t e e A t t a c h m e n t s : 2 0 1 6 - 2 1 E n v i r o n m e n t a l S u s t a i n a b i l t y P o l i c y & C o m m i t t e e ( 0 8 - 0 4 - 1 6 ) . p d f ; S u s t a i n a b i l i t y P o l i c y . d o c x I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 C o c o a B e a c h r e c e n t l y c r e a t e d a S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e . E n c l o s e d f i n d R e s o l u t i o n . l o r e d a n a K a l a g h c h y , M a s t e r M u n i c i p a l C l e r k ( M M C ) I c i t y c l e r k I c i t y o f c o c o a b e a c h I p . o . b o x 3 2 2 4 3 0 I c o c o a b e a c h I f l 3 2 9 3 2 - 2 4 3 0 I t e l : 3 2 1 . 8 6 8 - 3 2 3 5 I w w w . c i t y o f c o c o a b e a c h . c o m £ - m a i l s a r e c o n s i d e r e d a p u b l i c r e c o r d , a n d a r e s u b j e c t t o d i s c l o s u r e . F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m [ m a i l t o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m ] O n B e h a l f O f B a r t l e , D o n n a S e n t : W e d n e s d a y , M a r c h 1 5 , 2 0 1 7 6 : 1 0 P M T o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m S u b j e c t : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] C o m m i t t e e H e l l o F e l l o w C l e r k s ! T h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h i s l o o k i n g i n t o c r e a t i n g a s t a n d i n g a d v i s o r y c o m m i t t e e t o h a n d l e i s s u e s r e l a t i n g t o B e a u t i f i c a t i o n , N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n a n d E n v i r o n m e n t a l c o n c e r n s . D o e s a n y o n e h a v e a s i m i l a r c o m m i t t e e ? I f s o , c a n y o u p l e a s e s h a r e w h a t e v e r i n f o r m a t i o n y o u h a v e a b o u t t h e C o m m i t t e e ( i . e . t h e C h a r g e , O r d i n a n c e , R e s o l u t i o n , e t c . ) w i t h m e ? A n y h e l p w o u l d b e a p p r e c i a t e d . T h a n k y o u , D o n n a D o n n a L . B a r t l e , C i t y C l e r k C i t y o f A t l a n t i c B e a c h 8 0 0 S e m i n o l e R o a d A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 9 Y o u r e c e i v e d t h i s m e s s a g e b e c a u s e y o u a r e s u b s c r i b e d t o t h e G o o g l e G r o u p s " F A C C " g r o u p . T o u n s u b s c r i b e f r o m t h i s g r o u p a n d s t o p r e c e i v i n g e m a i l s f r o m i t , s e n d a n e m a i l t o f a c c i n f o + u n s u b s c r i b e @ g o o g l e g r o u p s . c o m . T o p o s t t o t h i s g r o u p , s e n d e m a i l t o f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m . V i s i t t h i s g r o u p a t h t t p s : / / g r o u p s . g o o g l e . c o r n ! g r o u p / f a c c i n f o . F o r m o r e o p t i o n s , v i s i t h t t p s : / / g r o u p s . g o o g l e . c o m / d / o p t o u t . Y o u r e c e i v e d t h i s m e s s a g e b e c a u s e y o u a r e s u b s c r i b e d t o t h e G o o g l e G r o u p s " F A C C " g r o u p . T o u n s u b s c r i b e f r o m t h i s g r o u p a n d s t o p r e c e i v i n g e m a i l s f r o m i t , s e n d a n e m a i l t o f a c c i n f o + u n s u b s c r i b e @ g o o g l e g r o u p s . c o m . T o p o s t t o t h i s g r o u p , s e n d e m a i l t o f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m . V i s i t t h i s g r o u p a t h t t p s : / / g r o u p s . g o o g l e . c o m / g r o u p / f a c c i n f o . F o r m o r e o p t i o n s , v i s i t h t t p s : / / g r o u p s . g o o g l e . c o m / d / o p t o u t . 1 A t t a c h m e n t 2 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 6 - 2 1 A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y C O M M I S S I O N O F T H E C I T Y O F C O C O A B E A C H , F L O R I D A , A D O P T I N G A N E N V I R O N M E N T A L S U S T A I N A B I L I T Y P O L I C Y ; E S T A B L I S H I N G T H E C O C O A B E A C H S U S T A I N A B I L I T Y C O M M I T T E E T O I M P L E M E N T T H E P O L I C Y ; A N D P R O V I D I N G F O R A N E F F E C T I V E D A T E . W H E R E A S , t h e C i t y o f C o c o a B e a c h a n d i t s r e s i d e n t s a r e m i n d f u l o f t h e C i t y ' s e n v i r o n m e n t ; a n d W H E R E A S , t h e C o c o a B e a c h C i t y C o m m i s s i o n h a s d e t e r m i n e d t h e n e e d t o d e v e l o p p r o g r a m s t o i d e n t i f y s u s t a i n a b i l i t y e f f o r t s i n t h e c o m m u n i t y ; a n d W H E R E A S , C i t y S t a f f h a s r e v i e w e d m u l t i p l e d o c u m e n t s o n s u s t a i n a b i l i t y i n o r d e r t o a s s e m b l e t h i s R e s o l u t i o n , a n d t h e e n v i r o n m e n t a l s u s t a i n a b i l i t y p o l i c y w a s o b t a i n e d f r o m t h e C i t y o f C h a r l o t t e s v i l l e , V i r g i n i a ; a n d W H E R E A S , t h e C i t y C o m m i s s i o n w i s h e s t o a d o p t t h e f o l l o w i n g p o l i c y : E N V I R O N M E N T A L S U S T A I N A B I L I T Y P O L I C Y • T h e C i t y o f C o c o a B e a c h i s m i n d f u l o f i t s r e s p o n s i b i l i t y t o o u r r e s i d e n t s a n d f u t u r e g e n e r a t i o n s . • T h e C i t y o f C o c o a B e a c h w i s h e s t o c o n t i n u e t o b u i l d a d i s t i n c t i v e , w o r l d - c l a s s , s m a l l c i t y w i t h a v i s i o n t o e n s u r e t h e q u a l i t y a n d s u s t a i n a b i l i t y o f o u r n a t u r a l a n d b u i l t e n v i r o n m e n t . • T h e C i t y o f C o c o a B e a c h i s c o m m i t t e d t o c o n t i n u o u s l y i m p r o v e i t s e n v i r o n m e n t a l m a n a g e m e n t p r a c t i c e s , i n o r d e r t o b e c o m e a m o d e l o f e n v i r o n m e n t a l p e r f o r m a n c e a n d s t e w a r d s h i p . • T h e C i t y e x p e c t s t h a t t h e c u l t u r e a n d a c t i o n s o f t h e C i t y r e f l e c t e n v i r o n m e n t a l s e n s i t i v i t y a n d r e s p o n s i b i l i t y . A s s u c h , e a c h i n d i v i d u a l C i t y r e p r e s e n t a t i v e i s c h a l l e n g e d a n d e m p o w e r e d t o p r o a c t i v e l y p r o m o t e e n v i r o n m e n t a l l e a d e r s h i p , t h r o u g h t h e f o l l o w i n g f o u r e n v i r o n m e n t a l s t e w a r d s h i p p r i n c i p l e s : • C o n s e r v a t i o n A c t i v e l y e x p l o r e , c r e a t e , a n d c o m m u n i c a t e e n v i r o n m e n t a l l y - s o u n d p r a c t i c e s t h a t e m p h a s i z e t h e e n v i r o n m e n t a l m a n a g e m e n t h i e r a r c h y o f p o l l u t i o n p r e v e n t i o n ( s o u r c e r e d u c t i o n ) , r e u s e , r e c y c l i n g , t r e a t m e n t , a n d e n v i r o n m e n t a l l y s a f e d i s p o s a l i n o r d e r t o c o n s e r v e a n d p r o t e c t o u r r e g i o n ' s n a t u r a l r e s o u r c e s . T h e c o n s e r v a t i o n p r i n c i p l e i n c l u d e s a s s e s s i n g t h e e f f e c t o n t h e e n v i r o n m e n t o f C i t y a c t i v i t i e s , p r o d u c t s , a n d s e r v i c e s t h r o u g h o u t t h e i r l i f e c y c l e s . • C o o p e r a t i o n B u i l d p a r t n e r s h i p s , i n s i d e a n d o u t s i d e t h e C i t y , t o s u s t a i n a n d e n h a n c e o u r e n v i r o n m e n t . • E n v i r o n m e n t a l C o m p l i a n c e a n d R i s k R e d u c t i o n E n s u r e t h a t t e c h n o l o g i e s , f a c i l i t i e s , p r o c e s s e s , a n d o p e r a t i n g p r o c e d u r e s m e e t a n d , w h e n p o s s i b l e , e x c e e d e n v i r o n m e n t a l , h e a l t h , a n d s a f e t y r e q u i r e m e n t s a n d o t h e r r e q u i r e m e n t s t h a t t h e C i t y h a s c o m m i t t e d t o m e e t . • R e s t o r a t i o n P r o m p t l y a n d r e s p o n s i b l y c o r r e c t c o n d i t i o n s t h a t h i n d e r s u s t a i n a b l e e n v i r o n m e n t s . W H E R E A S , i n o r d e r t o p r o m o t e t h e s t e w a r d s h i p p r i n c i p l e s , t h e C i t y w i s h e s t o c r e a t e t h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e ; a n d W H E R E A S , t h e C o m m i t t e e i s b e i n g c r e a t e d t o d e v e l o p , m a i n t a i n , a n d m o n i t o r a C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y P l a n , w h i c h w o u l d i n c l u d e o b j e c t i v e s a n d t a r g e t s c o n s i s t e n t w i t h s u s t a i n a b i l i t y s t a n d a r d s p r o v i d e d b y t h e F l o r i d a P l a n n i n g A s s o c i a t i o n ( F P A ) . T h e o b j e c t i v e s o f t h e P l a n w i l l b e m e a s u r a b l e , m e a n i n g f u l , s c i e n c e - b a s e d , a n d u n d e r s t a n d a b l e ; a n d W H E R E A S , t h e C i t y o f C o c o a B e a c h c o m m i t s t o p r o v i d i n g C i t y r e s o u r c e s a p p r o p r i a t e f o r t h e m a n a g e m e n t a n d t h e m a i n t e n a n c e o f t h e P l a n . A h e a l t h y a n d s u s t a i n a b l e e n v i r o n m e n t i s e s s e n t i a l f o r t h e q u a l i t y o f l i f e i n C o c o a B e a c h ; a n d A t t a c h m e n t 2 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 6 - 2 1 W H E R E A S , t h e C i t y o f C o c o a B e a c h s h a l l i n c l u d e t h e C o m m i s s i o n - a p p r o v e d S u s t a i n a b i l i t y P l a n t a s k s i n t h e C i t y ' s S t r a t e g i c P l a n , a s t h e C i t y B u d g e t a l l o w s . N O W , T H E R E F O R E , B E I T O R D A I N E D B Y : t h e C i t y C o m m i s s i o n o f t h e C i t y o f C o c o a B e a c h , F l o r i d a : S E C T I O N 1 : T h e a b o v e r e c i t a l s a r e t r u e a n d c o r r e c t a n d b y t h i s r e f e r e n c e a r e h e r e b y i n c o r p o r a t e d , a n d m a d e a n i n t e g r a l p a r t h e r e i n . S E C T I O N 2 : T h e C i t y o f C o c o a B e a c h a d o p t s t h e E n v i r o n m e n t a l S u s t a i n a b i l i t y P o l i c y l i s t e d i n t h i s R e s o l u t i o n . S E C T I O N 3 : T h e C i t y C o m m i s s i o n h e r e b y e s t a b l i s h e s a n e w C o m m i t t e e , t h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e . S E C T I O N 4 : T h i s R e s o l u t i o n b e c o m e s e f f e c t i v e u p o n a d o p t i o n . U P A > J i l M q t i o n b y C o m m i s s i o n e r M M { ; n { ' " Z . . a n d s e c o n d e d b y C o m m i s s i o n e r N a I ( J < , t h i s R e s o l u t i o n 2 0 1 6 - 2 1 w a s d u l y a d o p t e d a t a f l e g u l a r M e e t i n g o f t h e C i t y C o m m i s s i o n o f t h e C i t y o f C o c o a B e a c h , F l o r i d a , h e l d o n t h e _ _ ! : f ! ! 2 _ d a y o f / I t ; , o , u £ L , 2 0 1 6 . 0 A y e s : 5 A T T E S T : N a y s : L o r e d a n a K a l a g h c h y , M M C C i t y C l e r k K : \ u s e r d a t a \ S H A R E D \ C o m m i s s i o n - A g e n d a s , M i n u t e s , O r d i n a n c e s , R e s o l u t i o n s , P a c k e t s \ R e s o l u t i o n s - P e r m a n e n t R e t e n t i o n \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 - 2 1 S u s t a l n a b i l i t y C o m m i t t e e E s t a b l i s h e d . d o c x P a g e 2 o f 5 A t t a c h m e n t 2 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 6 - 2 1 E X H I B I T A ­ C O C O A B E A C H S U S T A I N A B I L I T Y C O M M I T T E E I . P R E F A C E T h e C o c o a B e a c h C i t y C o m m i s s i o n w i s h e s t o c r e a t e t h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e . T h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e : . / w o u l d b e a n A d v i s o r y C o m m i t t e e t o t h e C i t y C o m m i s s i o n , . / w o u l d b e c o m p o s e d o f p e r s o n s h a v i n g i n t e r e s t , e x p e r t i s e , o r i n v o l v e m e n t i n a s p e c t s o f s u s t a i n a b i l i t y t h a t i n c l u d e a n d a r e n o t l i m i t e d t o c o n s e r v a t i o n , c o o p e r a t i o n , e n v i r o n m e n t a l c o m p l i a n c e a n d r i s k r e d u c t i o n , a n d r e s t o r a t i o n . . / a d v i s e s a n d m a k e s r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n o n s u s t a i n a b i l i t y - r e l a t e d m a t t e r s . . / w o u l d f o r m p a r t n e r s h i p s , r e c e i v e s u p p o r t , a n d c o n t r i b u t i o n s b y o t h e r o r g a n i z a t i o n s w i t h s u s t a i n a b i l i t y p r o g r a m s . I I . P U R P O S E T h e C i t y o f C o c o a B e a c h r e c o g n i z e s t h a t s u s t a i n a b i l i t y i s e s s e n t i a l f o r t h e c o n t i n u e d l i v a b i l i t y o f t h e p l a n e t . W h i l e t h e r e i s a w a r e n e s s o f t h i s g l o b a l c o n c e r n , t h e C i t y r e c o g n i z e s t h a t s o l u t i o n s , a t t h e l o c a l l e v e l , a r e c r i t i c a l . T h e C o m m i t t e e w i l l r e c o m m e n d p r o g r a m s a n d p o l i c i e s a n d u n d e r t a k e a c t i o n s t h a t w i l l e n g a g e t h e C i t y o f C o c o a B e a c h , i t s r e s i d e n t s a n d i t s b u s i n e s s e s i n m a k i n g C o c o a B e a c h a s u s t a i n a b l e C i t y . T h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e ' s r e v i e w m a y i n c l u d e a n d i s n o t l i m i t e d t o e n v i r o n m e n t a l m a t t e r s , h e r i t a g e t r e e s , o p e n s p a c e , p a r k s , w a t e r q u a l i t y , t r a s h , r e c y c l i n g a n d c o m p o s t , a n d s u s t a i n a b i l i t y - r e l a t e d m a t t e r s . T h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e w i l l h a v e t h e p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y t o a s s i s t i n t h e c r e a t i o n , i m p l e m e n t a t i o n a n d r e p o r t i n g o n t h e C o c o a B e a c h E n v i r o n m e n t a i - S u s t a i n a b i l i t y P l a n . I m p l e m e n t a t i o n o f s u c h a P l a n w o u l d i n c l u d e r e s p o n s i b i l i t y , t o t h e e x t e n t p o s s i b l e , n o t o n l y o f t h e C i t y o f C o c o a B e a c h , a s a n o r g a n i z a t i o n , b u t a l s o r e c o m m e n d a t i o n s t o o t h e r i n s t i t u t i o n s a n d g r o u p s i n t h e c o m m u n i t y a n d s u r r o u n d i n g a r e a s . T h e C o m m i t t e e w o u l d b e r e s p o n s i b l e t o p u r s u e e f f o r t s r e l a t e d t o s u s t a i n a b i l i t y , s u c h a s , a n d n o t l i m i t e d t o , p a r t n e r i n g w i t h o t h e r c i t i e s , t h e I R L C o u n c i l h o s t o f t h e I n d i a n R i v e r L a g o o n ( I R L ) N a t i o n a l E s t u a r y P r o g r a m , e x p e r t s i n L e a d e r s h i p , i n E n e r g y , a n d E n v i r o n m e n t a l D e s i g n ( L . E . E . D , ) a n d p r o m o t i n g b e s t p r a c t i c e s t h r o u g h r e c o m m e n d a t i o n s f o r c h a n g e s t o t h e C i t y C o d e , a s w e l l a s C i t y S t r a t e g i c P l a n p r i o r i t i e s . I l l . M I S S I O N S T A T E M E N T T h e c i t i z e n s o f t h e C i t y o f C o c o a B e a c h a r e c o m m i t t e d t o b e i n g r e s p o n s i b l e f o r i m p r o v i n g t h e q u a l i t y o f l i f e i n t h e c o m m u n i t y , b y p r o v i d i n g s t e w a r d s h i p o f t h e C i t y ' s e n v i r o n m e n t a l r e s o u r c e s i n a m a n n e r t h a t i s e q u i t a b l e f o r a l l g e n e r a t i o n s . T h e C i t y o f C o c o a B e a c h r e c o g n i z e s i t s s u s t a i n a b i l i t y r e s p o n s i b i l i t y w i t h t h e n e e d t o a d d r e s s t h e E n v i r o n m e n t a l S u s t a i n a b i l i t y P o l i c y t h a t i n c l u d e s : . / C o n s e r v a t i o n ­ A c t i v e l y e x p l o r e , c r e a t e , a n d c o m m u n i c a t e e n v i r o n m e n t a l l y s o u n d p r a c t i c e s t h a t e m p h a s i z e t h e e n v i r o n m e n t a l m a n a g e m e n t h i e r a r c h y o f p o l l u t i o n p r e v e n t i o n ( s o u r c e r e d u c t i o n ) , r e u s e , r e c y c l i n g , t r e a t m e n t , a n d e n v i r o n m e n t a l l y s a f e d i s p o s a l i n o r d e r t o c o n s e r v e a n d p r o t e c t o u r r e g i o n ' s n a t u r a l r e s o u r c e s . T h e c o n s e r v a t i o n p r i n c i p l e i n c l u d e s a s s e s s i n g t h e e f f e c t o n t h e e n v i r o n m e n t o f C i t y a c t i v i t i e s , p r o d u c t s , a n d s e r v i c e s t h r o u g h o u t t h e i r l i f e c y c l e s . . / C o o p e r a t i o n ­ B u i l d p a r t n e r s h i p s , i n s i d e a n d o u t s i d e t h e C i t y , t o s u s t a i n a n d e n h a n c e o u r e n v i r o n m e n t . K : \ u s e r d a t a \ S H A R E D \ C o m m i s s i o n - A g e n d a s , M i n u t e s , O r d i n a n c e s , R e s o l u t i o n s , P a c k e t s \ R e s o l u t i o n s - P e r m a n e n t R e t e n t i o n \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 - 2 1 S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e E s t a b l i s h e d . d o c x P a g e 3 o f 5 A t t a c h m e n t 2 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 6 - 2 1 . / E n v i r o n m e n t a l C o m p l i a n c e a n d R i s k R e d u c t i o n ­ E n s u r e t h a t t e c h n o l o g i e s , f a c i l i t i e s , p r o c e s s e s , a n d o p e r a t i n g p r o c e d u r e s m e e t a n d , w h e n p o s s i b l e , e x c e e d e n v i r o n m e n t a l , h e a l t h , a n d s a f e t y r e q u i r e m e n t s a n d o t h e r r e q u i r e m e n t s t h a t t h e C i t y h a s c o m m i t t e d t o m e e t . . / R e s t o r a t i o n ­ P r o m p t l y a n d r e s p o n s i b l y c o r r e c t c o n d i t i o n s t h a t h i n d e r s u s t a i n a b l e e n v i r o n m e n t s . I V . B Y L A W S A . R E S P O N S I B I L I T Y . T h e C i t y o f C o c o a B e a c h r e c o g n i z e s t h a t s u s t a i n a b i l i t y i s e s s e n t i a l f o r t h e c o n t i n u e d l i v a b i l i t y o f t h e p l a n e t . W h i l e s u s t a i n a b i l i t y i s a g l o b a l c o n c e r n , s o l u t i o n s a t t h e l o c a l l e v e l a r e c r i t i c a l . T h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e i s r e s p o n s i b l e f o r : . / h e l p i n g t o c r e a t e t h e C i t y o f C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y P l a n , a f i v e - y e a r p l a n t h a t w i l l b e r e v i e w e d a n d u p d a t e d o n a y e a r l y b a s i s . . / e n s u r i n g t h a t t h e t a s k s o f t h e P l a n , w h i c h a r e a p p r o v e d b y t h e C o m m i s s i o n , a r e i n c l u d e d i n t h e C i t y S t r a t e g i c P l a n . . / p r o v i d i n g r e c o m m e n d a t i o n s t o i m p l e m e n t t h e S u s t a i n a b i l i t y P l a n , a n d r e p o r t i n g a n n u a l l y o n m e a s u r e m e n t s o f s u c c e s s a n d f a i l u r e . . / t o t h e e x t e n t p o s s i b l e , r e c o g n i z i n g t h a t r e s p o n s i b i l i t y i s n o t o n l y t h a t o f t h e C i t y o f C o c o a B e a c h a s a n o r g a n i z a t i o n , b u t a l s o o t h e r i n s t i t u t i o n s , g r o u p s a n d c i t i z e n s i n t h e c o m m u n i t y . . / C o o r d i n a t i n g a n d p r o m o t i n g e d u c a t i o n o n s u s t a i n a b i l i t y . B . M E M B E R S H I P . T h e C i t y o f C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e s h a l l c o n s i s t s o f f i v e ( 5 ) m e m b e r s a p p o i n t e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . M e m b e r s s h o u l d r e p r e s e n t a d i v e r s e r a n g e o f i n t e r e s t s a n d e x p e r i e n c e s r e l a t e d t o s u s t a i n a b i l i t y a n d a r e s e l e c t e d f r o m , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , t h e l i s t n o t e d b e l o w . C o m m i t t e e m e m b e r s h i p m a y i n c l u d e n o n - C o c o a B e a c h r e s i d e n t s . A s l o n g a s t h e C o m m i t t e e i s b r o a d - b a s e d , n o t e v e r y g r o u p n e e d s b e r e p r e s e n t e d , a n d i n d i v i d u a l m e m b e r s m a y r e p r e s e n t m o r e t h a n o n e g r o u p . C o m m i t t e e r e p r e s e n t a t i v e s c o u l d b e s e l e c t e d f r o m : ( 1 ) E d u c a t i o n a l I n s t i t u t i o n s ( 2 } N o t - f o r - p r o f i t s e r v i c e o r g a n i z a t i o n s w i t h p r o v e n r e l a t i o n s h i p t o t h e n a t u r a l e n v i r o n m e n t ( 3 ) S c i e n c e - b a s e d , e n v i r o n m e n t a l g r o u p s , ( 4 ) I n d i v i d u a l s / O r g a n i z a t i o n s w i t h p r o v e n i n t e r e s t i n s u s t a i n a b l e b u s i n e s s p r a c t i c e s ( 5 ) I n d i v i d u a l s / O r g a n i z a t i o n s w i t h p r o v e n i n t e r e s t i n e c o - t o u r i s m ( 6 ) S u s t a i n a b i l i t y e x p e r t s - e n v i r o n m e n t a n d e n e r g y e f f i c i e n c y ( 7 ) G o v e r n m e n t e n t i t i e s C . T E R M S O F O F F I C E A N D A B S E N C E S . T h e t e r m o f o f f i c e i s f o u r y e a r s , w i t h t h e t e r m s c o r r e s p o n d i n g t o t h e a p p o i n t i n g C o m m i s s i o n e r . M e m b e r s m a y b e r e m o v e d b y t h e C o m m i s s i o n , f o l l o w i n g a h e a r i n g ; r e m o v a l t o b e b a s e d o n m i s c o n d u c t o r n o n p e r f o r m a n c e o f d u t y . A m e m b e r w h o i s a b s e n t f r o m t h r e e c o n s e c u t i v e l y - s c h e d u l e d m e e t i n g s , w i t h a p p r o v e d o r n o t a p p r o v e d a b s e n c e s , u p o n n o t i f i c a t i o n b y t h e C o m m i t t e e C h a i r , m a y b e r e m o v e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . V a c a n c i e s a r e f i l l e d b y t h e a p p o i n t i n g C o m m i s s i o n e r f o r t h e u n e x p i r e d t e r m . K : \ u s e r d a t a \ S H A R E D \ C o m m i s s i o n - A g e n d a s , M i n u t e s , O r d i n a n c e s , R e s o l u t i o n s , P a c k e t s \ R e s o l u t i o n s - P e r m a n e n t R e t e n t i o n \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 - 2 1 S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e E s t a b l i s h e d . d o c x P a g e 4 o f 5 A t t a c h m e n t 2 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 6 - 2 1 D . O F F I C E R S . A t t h e f i r s t s c h e d u l e d m e e t i n g o f t h e c a l e n d a r y e a r , t h e C o m m i t t e e e l e c t s a C h a i r a n d V i c e - C h a i r , w h o a r e v o t i n g m e m b e r s a n d w h o h o l d o f f i c e a t t h e p l e a s u r e o f t h e C o m m i s s i o n . E . S T A F F S U P P O R T . T h e l e a d C i t y d e p a r t m e n t p r o v i d i n g a d m i n i s t r a t i v e s u p p o r t w i l l b e t h e P l a n n i n g d i v i s i o n , i n t h e C i t y o f C o c o a B e a c h D e v e l o p m e n t S e r v i c e s D e p a r t m e n t . A l l C i t y D e p a r t m e n t s m a y p r o v i d e s u p p o r t o n a n a s - n e e d e d b a s i s , u p o n r e q u e s t a n d a p p r o v a l b y t h e C i t y M a n a g e r . F . A N N U A L R E P O R T . I n J a n u a r y o f e a c h y e a r , t h e C o m m i t t e e s h a l l s u b m i t a n a n n u a l r e p o r t t o t h e C i t y C o m m i s s i o n o n b u s i n e s s c o n d u c t e d , a s r e q u i r e d b y C i t y B o a r d s a n d C o m m i t t e e s . T h e r e p o r t w i l l a l s o i n c l u d e r e p o r t i n g o n t h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y P l a n . G . E X P E N S E S . C o m m i t t e e m e m b e r s r e c e i v e n o c o m p e n s a t i o n , b u t m a y b e r e i m b u r s e d f o r d u l y - a u t h o r i z e d e x p e n s e s . H . M E E T I N G S A N D R U L E S . Q u o r u m : A m a j o r i t y o f t h e C o m m i t t e e c o n s t i t u t e s a q u o r u m . R u l e s : T h e C o m m i t t e e s h a l l f o l l o w C i t y r u l e s s e t b y t h e C i t y C o m m i s s i o n , C i t y C o d e , a n d t h e S t a t u t e S t a t u t e s . T h e C o m m i t t e e s h a l l g o v e r n u n d e r t h e S u n s h i n e L a w a n d f o l l o w t h e P u b l i c R e c o r d s l a w . T h e C o m m i t t e e m a y a d o p t a d d i t i o n a l r u l e s a n d r e g u l a t i o n s f o r i t s g o v e r n a n c e . M e e t i n g s : T h e C o m m i t t e e m e e t s n o t l e s s t h a n s i x t i m e s p e r y e a r . M e e t i n g s s h a l l b e h e l d a t C i t y H a l l , a n d w i l l b e b r o a d c a s t . I . P O W E R S A N D D U T I E S . T h e C o c o a B e a c h S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e i s a d v i s o r y t o t h e C i t y C o m m i s s i o n . T h e C o m m i t t e e : ( 1 ) M a k e s r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C o m m i s s i o n a n d C i t y M a n a g e r f o r s t r a t e g i e s a n d / o r a c t i o n s d e s i g n e d t o i m p l e m e n t t h e S u s t a i n a b i l i t y P l a n a n d a n y s u b s e q u e n t u p d a t e s e n d o r s e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . R e c o m m e n d a t i o n s s h a l l b e s c i e n c e b a s e d . ( 2 ) I n J a n u a r y o f e a c h y e a r , p r e s e n t s a n a n n u a l r e p o r t o f b u s i n e s s c o n d u c t e d t h e p a s t y e a r , a n d r e c o m m e n d s a n a n n u a l w o r k p l a n f o r t h e u p c o m i n g y e a r , t o t h e C i t y C o m m i s s i o n , i n o r d e r t o s e c u r e a p p r o v a l ( 3 ) I n M a r c h o f e a c h y e a r , t h e C o m m i t t e e r e c o m m e n d s t o t h e C o m m i s s i o n , f o r t h e i r a p p r o v a l , S u s t a i n a b i l i t y P l a n t a s k s t h a t a r e t o b e i n c l u d e d i n t h e C i t y ' s S t r a t e g i c P l a n a n d i n t h e C i t y ' s b u d g e t . T h e C o m m i t t e e p r o p o s e s c h a n g e s t o t h e S u s t a i n a b i l i t y P l a n , a s d e e m e d n e c e s s a r y , a n d s e e k s e n d o r s e m e n t b y t h e C i t y C o m m i s s i o n ( 4 ) C r e a t e s a n d c o o r d i n a t e s a n e d u c a t i o n p r o g r a m o n s u s t a i n a b i l i t y . P r o v i d e s a y e a r l y e v e n t , s u c h a s a f o r u m , t o s o l i c i t p u b l i c c o m m e n t s r e l a t e d t o s u s t a i n a b l e p o l i c i e s a n d p r a c t i c e s . a n d p r o v i d e s f o r e d u c a t i o n o n s u s t a i n a b i l i t y ( 5 ) W o r k s o n s u s t a i n a b i l i t y - r e l a t e d p r o j e c t s a s d i r e c t e d b y t h e C o m m i s s i o n a n d / o r C i t y M a n a g e r . P r o v i d e s i n p u t o n s u s t a i n a b i l i t y p o l i c i e s a n d p r a c t i c e s t h a t r e f l e c t c o m m u n i t y v a l u e s , w h i l e b a l a n c i n g c o m m u n i t y p r i o r i t i e s a n d r e s o u r c e s . K : \ u s e r d a t a \ S H A R E D \ C o m m i s s i o n - A g e n d a s , M i n u t e s , O r d i n a n c e s , R e s o l u t i o n s , P a c k e t s \ R e s o l u t i o n s - P e r m a n e n t R e t e n t i o n \ 2 0 1 6 \ 2 0 1 6 - 2 1 S u s t a i n a b i l i t y C o m m i t t e e E s t a b l i s h e d . d o c x P a g e 5 o f 5 A t t a c h m e n t 3 B a r t l e , D o n n a F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m o n b e h a l f o f M e l o d i e M i l e r < m e l o d i e m i l e r 0 8 1 9 @ g m a i l . c o m > S e n t : T h u r s d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 7 8 : 2 7 A M T o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m S u b j e c t : R e : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] C o m m i t t e e A t t a c h m e n t s : R e s o l u t i o n 8 5 - 1 7 a n d A r t i c l e s . p d f I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 T h e C i t y o f B r o o k s v i l l e h a s a B e a u t i f i c a t i o n B o a r d . A t t a c h e d i s t h e R e s o l u t i o n a n d A l i i c l e s f o r i t . H o p e t h i s h e l p s . M e l o d i e M i l e r D e p u t y C i t y C l e r k O n W e d , M a r 1 5 , 2 0 1 7 a t 6 : 0 9 P M , B a r t l e , D o n n a < d b a r t l e @ c o a b . u s > w r o t e : H e l l o F e l l o w C l e r k s ! T h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h i s l o o k i n g i n t o c r e a t i n g a s t a n d i n g a d v i s o r y c o m m i t t e e t o h a n d l e i s s u e s r e l a t i n g t o B e a u t i f i c a t i o n , N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n a n d E n v i r o n m e n t a l c o n c e r n s . D o e s a n y o n e h a v e a s i m i l a r c o m m i t t e e ? I f s o , c a n y o u p l e a s e s h a r e w h a t e v e r i n f m m a t i o n y o u h a v e a b o u t t h e C o m m i t t e e ( i . e . t h e C h a r g e , O r d i n a n c e , R e s o l u t i o n , e t c . ) w i t h m e ? A n y h e l p w o u l d b e a p p r e c i a t e d . T h a n k y o u , D o n n a D o n n a L . B a r t l e , C i t y C l e r k C i t y o f A t l a n t i c B e a c h 8 0 0 S e m i n o l e R o a d A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 9 1 A t t a c h m e n t 3 2 2 0 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 R E S O L U T I O N N O . 8 5 - 1 7 W H E R E A S , t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d o f t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e w a s e s t a b l i s h e d b y t h e B r o o k s v i l l e C i t y - C o u n c i l i n a n e f f o r t t o c r e a t e a c l e a n C i t y ; a n d W H ~ R E A S , s i n c e i t s i n c e p t i o n , t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d h a s s t r i v e d t o i n s t i l l i n t h e p e o p l e o f t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e a p r i d e i n t h e i r n e i g h b o r h o o d s , t h e r e b y h e l p i n g t o b e a u t i f y t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e t h r o u g h c l e a n e r n e i g h b o r h o o d s ; a n d W H E R E A S , t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d i s a t t e m p t i n g t o e d u c a t e t h e c i t i z e n s o f t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e i n t h e p r o p e r c o n t a i n e r i z i n g a n d d i s p o s a l o f w a s t e m a t e r i a l s , t h e r e b y i m p r o v i n g a t t i t u d e s a n d b e h a v i o r t o w a r d l i t t e r i n g a n d t h e e n v i r o n m e n t ; a n d W H E R E A S , t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d h a s e s t a b l i s h e d , a n d w i s h e s t h e C i t y C o u n c i l ' s s u p p o r t , w i t h t h e A r t i c l e s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d , a t t a c h e d h e r e t o a s E x h i b i t A ; N O W , T H E R E F O R E , B E I T R E S O L V E D B Y T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F B R O O K S V I L L E , F L O R I D A , a s f o l l o w s : 1 . T h e C i t y C o u n c i l o f t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e , F l o r i d a , h e r e b y e x p r e s s e s t h e i r s u p p o r t o f t h e e f f o r t s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d o f t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e , r e c o g n i z i n g t h e i r s t r i d e s t o > 1 a r d c r e a t i n g a m o r e b e a u t i f u l C i t y . 2 . T h e C i t y C o u n c i l o f t h e C i t y o f B r o o k s v i l l e , F l o r i d a , h e r e b y a d o p t s t h e A r t i c l e s o f t h e B e a u t i f i c a t i o n B o a r d , a t t a c h e d h e r e t o a s E x h i b i t A , 3 . T h i s R e s o l u t i o n a d o p t e d d u r i n g r e g u l a r s e s s i o n o f t h e B r o o k s v i l l e C i t y C o u n c i l t h i s 1 8 t h d a y o f N o v e m b e r , 1 9 8 5 , A . D . · C I T Y O F B R O O K S V I L L E , F L O R I D A / s / A l v i n R . M a z o u r e k , M a y o r A l v i n R . · M a z o u r e k , M a y o r A T T E S T : / s / S a n d r a L . W o o d a l l , C i t y C l e r k S a n d r a W o o d a l l , C i t y C l e r k ( S E A L ) A t t a c h m e n t 3 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 C I T Y O F B R O O K S V I L L E A R T I C L E S O F T H E B E A U T I F I C A T I O N B O A R D S e c t i o n 1 . C r e a t e d : A C i t y B e a u t i f i c a t i o n B o a r d i s h e r e b y c r e a t e d . S e c t i o n 2 . B o a r d M e m b e r s : A l l B o a r d M e m b e r s s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e C i t y C o u n c i l . B o a r d M e m b e r s c o n s i s t o f : E x e c u t i v e M e m b e r s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 4 E x - o f f i c i o M e m b e r s d e s c r i b e d i n S e c t i o n 4 S e c t i o n 3 . P u r p o s e s , F u n c t i o n s a n d G o a l s o f t h e B o a r d : T h e p u r p o s e s , f u n c t i o n s a n d g o a l s o f t h e B o a r d a r e a s f o l l o w s : a . T o c r e a t e a c l e a n C i t y a n d t o i n s t i l l i n t h e p e o p l e o f B r o o k s v i l l e a p r i d e i n t h e i r n e i g h b o r h o o d s w h i c h w i l l m a t u r e i n t o a g r e a t e r p r i d e i n t h e i r C i t y ; b . T o s o l i c i t f i n a n c i a l s u p p o r t f o r c u r r e n t a n d f u t u r e o p e r a t i o n a n d g r o w t h o f t h e B o a r d ; c . T o c o n v e y t o t h e p u b l i c t h e i m p m i a n c e o f m a i n t a i n i n g c l e a n l i n e s s i n t h e C i t y ; d . T o s t u d y , i n v e s t i g a t e , d e v e l o p , a n d r e c o m m e n d t o t h e C i t y C o u n c i l p l a n s f o r i m p r o v i n g b e a u t i f i c a t i o n o f t h e C i t y ; e . T o e n c o u r a g e p l a n t i n g a n d p r e s e r v a t i o n o f t r e e s , s h r u b s , p l a n t s , f l o w e r s , a n d o t h e r o b j e c t s a n d o r n a m e n t a t i o n i n t h e C i t y ; f . T o a d v i s e w i t h a n d r e c o m m e n d p l a n s t o o r g a n i z a t i o n s a n d g r o u p s i n t h e C i t y f o r t h e b e a u t i f i c a t i o n o f t h e C i t y , a n d ; g . T o p r o m o t e p u b l i c i n t e r e s t i n t h e g e n e r a l i m p r o v e m e n t o f t h e a p p e a r a n c e o f t h e C i t y . F : \ W P W O R K \ C l e r k O f f i c e \ B O A R D S \ B e a u t i f i c a t i o n B o a r d \ A R T I C L E S ­ G U I D E L I N E S \ A r t i c l e s 9 - 0 9 - 0 9 . d o c A t t a c h m e n t 3 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 S e c t i o n 4 . C o m p o s i t i o n ; A p p o i n t m e n t ; T e r m ; V a c a n c i e s ; R e s i d e n c e R e q u i r e d T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l c o n s i s t o f n o t m o r e t h a n s e v e n ( 7 ) m e m b e r s w h o s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e C i t y C o u n c i l . T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l e l e c t o n e ( 1 ) o f i t s m e m b e r s t o b e C h a i r p e r s o n t h e r e o f . E a c h m e m b e r o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l b e a p p o i n t e d f o r a f o u r ( 4 ) y e a r t e r m o f o f f i c e . I n t h e e v e n t a m e m b e r o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l m i s s t h r e e ( 3 ) c o n s e c u t i v e r e g u l a r m e e t i n g s , w i t h o u t n o t i f i c a t i o n t o t h e S e c r e t a r y t o t h e B o a r d , t h e C h a i r p e r s o n o r V i c e - C h a i r p e r s o n o f t h e B o a r d s h a l l a d v i s e t h e C i t y C o u n c i l o f s a m e a n d t h e s e a t s h a l l b e d e c l a r e d v a c a n t . V a c a n c i e s o n t h e B o a r d s h a l l b e f i l l e d b y C i t y C o u n c i l f o r t h e u n e x p i r e d t e r m o f t h e m e m b e r w h o s e v a c a n c y i s b e i n g f i l l e d . T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e , t h r o u g h i t s C h a i r p e r s o n o r V i c e ­ C h a i r p e r s o n , s h a l l s u b m i t r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o u n c i l f o r m e m b e r s o n t h e E x e c u t i y e C o m m i t t e e . A l l m e m b e r s s h o u l d b e r e g i s t e r e d v o t e r s , a n d s h a l l b e a p p o i n t e d b y C i t y C o u n c i l . I n a d d i t i o n , a p p o i n t m e n t s t o e x p i r i n g t e r m s w i l l b e n a m e d i n J a n u a r y o f e v e r y y e a r . I n a d d i t i o n t o t h e a p p o i n t e d m e m b e r s o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e , t h e r e s h a l l b e a C i t y C o u n c i l m e m b e r . M e m b e r s s h a l l r e c e i v e n o c o m p e n s a t i o n f o r t h e i r a p p o i n t m e n t . S e c t i o n 5 . C h a i r p e r s o n : T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l a p p o i n t t h e C h a i r p e r s o n a n d V i c e - C h a i r p e r s o n o f t h e B o a r d f o r a o n e ( 1 ) y e a r t e r m . T h e e l e c t i o n s h a l l t a k e p l a c e i n S e p t e m b e r o f e v e r y y e a r . T h e C h a i r p e r s o n s h a l l p r e s i d e o v e r a l l r e g u l a r a n d s p e c i a l m e e t i n g s o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e . I n t h e e v e n t t h e C h a i r p e r s o n i s u n a b l e t o a t t e n d a m e e t i n g , t h e V i c e - C h a i r p e r s o n s h a l l p r e s i d e o v e r t h e m e e t i n g . S e c t i o n 6 . M e e t i n g s : T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l m e e t a t l e a s t m o n t h l y e x c e p t f o r t h e m o n t h s o f J u l y a n d A u g u s t a n d s h a l l d e s i g n a t e a r e g u l a r t i m e a n d p l a c e f o r i t s m e e t i n g s . I n a d d i t i o n , t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l c o n v e n e f o r s u c h s p e c i a l m e e t i n g s a s a r e s c h e d u l e d b y t h e C h a i r p e r s o n a s p r o v i d e d a b o v e . A l l m e e t i n g s o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l b e s u b j e c t t o t h e p r o v i s i o n s o f C h a p t e r 2 8 6 , F l o r i d a S t a t u t e s ( 1 9 8 1 ) , c o n c e r n i n g G o v e r n m e n t i n t h e S u n s h i n e . S e c t i o n 7 . Q u o r u m : A s i m p l e m a j o r i t y o f t h e m e m b e r s o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e m u s t b e p r e s e n t a t a n y E x e c u t i v e C o m m i t t e e m e e t i n g t o c o n s t i t u t e q u o r u m t o c o n d u c t o f f i c i a l b u s i n e s s . I n t h e e v e n t a q u o r u m c a n n o t b e a t t a i n e d , t h e C h a i r m a n s h a l l d e s i g n a t e a n e w d a t e f o r i t s r e g u l a r m e e t i n g , s o t h a t t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e i s i n c o m p l i a n c e w i t h S e c t i o n 6 . S e c t i o n 8 . M a j o r i t y V o t e R e q u i r e d : A m a j o r i t y v o t e o f a l l t h o s e p r e s e n t a t a l l E x e c u t i v e C o m m i t t e e m e e t i n g s s h a l l b e r e q u i r e d t o t a k e b i n d i n g a c t i o n a t s u c h m e e t i n g s . F : \ W P W O R K \ C l e r k O f f i c e \ B O A R D S \ B e a u t i f i c a t i o n B o a r d \ A R T I C L E S ­ G U I D E L I N E S \ A r t i c l e s 9 - 0 9 - 0 9 . d o c A t t a c h m e n t 3 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 S e c t i o n 9 . R u l e s o f P r o c e d u r e : T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l a d o p t r u l e s o f p r o c e d u r e t o g o v e r n t h e i r m e e t i n g s a n d f u n c t i o n s a t o r a s s o o n a s p r a c t i c a b l e a f t e r t h e i r r e s p e c t i v e i n i t i a l m e e t i n g . A p r i n t e d a g e n d a s h a l l b e m a d e a v a i l a b l e t o a l l m e m b e r s o f t h e B o a r d . N o t i f i c a t i o n t o t h e s e c r e t a r y o f t h e B o a r d n o l e s s t h a n o n e ( 1 ) w e e k b e f o r e r e g u l a r m e e t i n g . A n y o n e s e e k i n g t o b e a d d e d t o t h e a g e n d a a f t e r t h a t t i m e s h a l l r e q u e s t p e r m i s s i o n f r o m t h e C h a i r p e r s o n . T h e C h a i r p e r s o n s h a l l m a k e a d e t e r m i n a t i o n a s t o a d d t h e i t e m ( s ) t o t h e a g e n d a , c a l l a s p e c i a l m e e t i n g t o h a n d l e t h e a d d i t i o n a l i t e m ( s ) , o r r e f e r t h e m t o t h e n e x t m e e t i n g . N o i t e m s h a l l b e d e n i e d t h e a g e n d a i f p r o p e r p r o c e d u r e h a s b e e n f o l l o w e d . S e c t i o n 1 0 . P o w e r s o f t h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e : T h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e s h a l l h a v e t h e f o l l o w i n g p o w e r s , s u b j e c t t o f i n a l a p p r o v a l b y t h e C i t y C o u n c i l : a . T o a d o p t , a m e n d , a n d r e p e a l r u l e s t o a s s i s t i t i n a t t a i n i n g i t s p u r p o s e s , f u n c t i o n s , a n d g o a l s ; b . T o e s t a b l i s h s u c h c o m m i t t e e s a n d s u b c o m m i t t e e s a s i t d e e m s n e c e s s a r y t o a s s i s t i t i n m e e t i n g i t s p u r p o s e s , f u n c t i o n s , a n d g o a l s ; c . T o i n s t i t u t e p l a n s a n d p r o g r a m s t o i m p l e m e n t i t s p u r p o s e s , f u n c t i o n s , a n d g o a l s ; d . T o s o l i c i t d o n a t i o n s a n d c o n t r i b u t i o n s o f m o n e y , s e r v i c e s , p r o d u c t s , p r o p e r t y , f a c i l i t i e s , g i f t s , a n d g r a n t s f o r u s e b y t h e B o a r d t o m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o C i t y C o u n c i l f o r t h e a t t a i n m e n t o f i t s p u r p o s e s , f u n c t i o n s a n d g o a l s ; e . T o m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e M a y o r a n d C i t y C o u n c i l r e g a r d i n g p r o g r a m s a n d a c t i o n s i t d e e m s n e c e s s a r y t o a c c o m p l i s h i t s p u r p o s e s , f u n c t i o n s , a n d g o a l s ; f . T o m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o C i t y C o u n c i l t o d i s b u r s e f u n d s w i t h i n t h e l i m i t a t i o n s o f t h e a p p r o p r i a t i o n s i t r e c e i v e s u n d e r S e c t i o n 1 1 , I t e m ( d ) ; g . A l l o t h e r n e c e s s a r y a n d p r o p e r p o w e r s i n c i d e n t a l t o t h o s e l i s t e d i n t h i s s e c t i o n w h i c h a r e r e a s o n a b l y r e q u i r e d t o a s s i s t i t i n a c c o m p l i s h i n g i t s p u r p o s e s , f u n c t i o n s , a n d g o a l s . S e c t i o n 1 1 . A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n c e f r o m t h e C i t y : T h e C i t y s h a l l p r o v i d e t h e B o a r d w i t h o f f i c e s p a c e , e q u i p m e n t , s u p p l i e s , t e l e p h o n e s e r v i c e , s e c r e t a r i a l s u p p o r t , a n d o t h e r a d m i n i s t r a t i v e a s s i s t a n c e a s t h e C i t y d e e m s a p p r o p r i a t e . ( R e v i s e d 0 9 / 0 9 / 2 0 0 9 ) F : \ W P W O R K \ C l e r k O f f i c e \ B O A R D S \ B e a u t i f i c a t i o n B o a r d \ A R T I C L E S ­ G U I D E L I N E S \ A r t i c l e s 9 - 0 9 - 0 9 . d o c A t t a c h m e n t 4 B a r t l e , D o n n a F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m o n b e h a l f o f L o r i S t e l z e r < L S t e l z e r @ V e n i c e g o v . c o m > S e n t : T h u r s d a y , M a r c h 1 6 , 2 0 1 7 9 : 3 0 A M T o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m S u b j e c t : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] R E : C o m m i t t e e A t t a c h m e n t s : 2 0 1 4 - 1 3 - R e m o v e E x - O f f i c i o M e m b e r f r o m E n v i r o n m e n t a l A d v i s o r y B o a r d . p d f I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 I d o n ' t k n o w i f t h i s i s w h a t y o u ' r e l o o k i n g f o r o r n o t ! L o r i S t e l z e r , M M C C i t y C l e r k C i t y o f V e n i c e 4 0 1 W . V e n i c e A v e n u e V e n i c e , F L 3 4 2 8 5 9 4 1 - 8 8 2 - 7 3 9 0 9 4 1 - 4 8 0 - 3 0 3 1 ( F A X ) F r o m : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m [ m a i l t o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m ] O n B e h a l f O f B a r t l e , D o n n a S e n t : W e d n e s d a y , M a r c h 1 5 , 2 0 1 7 6 : 1 0 P M T o : f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m S u b j e c t : [ F A C C D i s c u s s i o n F o r u m ] C o m m i t t e e H e l l o F e l l o w C l e r k s ! T h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h i s l o o k i n g i n t o c r e a t i n g a s t a n d i n g a d v i s o r y c o m m i t t e e t o h a n d l e i s s u e s r e l a t i n g t o B e a u t i f i c a t i o n , N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n a n d E n v i r o n m e n t a l c o n c e r n s . D o e s a n y o n e h a v e a s i m i l a r c o m m i t t e e ? I f s o , c a n y o u p l e a s e s h a r e w h a t e v e r i n f o r m a t i o n y o u h a v e a b o u t t h e C o m m i t t e e ( i . e . t h e C h a r g e , O r d i n a n c e , R e s o l u t i o n , e t c . ) w i t h m e ? A n y h e l p w o u l d b e a p p r e c i a t e d . T h a n k y o u , D o n n a D o n n a L . B a t t l e , C i t y C l e r k C i t y o f A t l a n t i c B e a c h 8 0 0 S e m i n o l e R o a d A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 0 9 Y o u r e c e i v e d t h i s m e s s a g e b e c a u s e y o u a r e s u b s c r i b e d t o t h e G o o g l e G r o u p s " F A C C " g r o u p . T o u n s u b s c r i b e f r o m t h i s g r o u p a n d s t o p r e c e i v i n g e m a i l s f r o m i t , s e n d a n e m a i l t o f a c c i n f o + u n s u b s c r i b e @ g o o g l e g r o u p s . c o m . T o p o s t t o t h i s g r o u p , s e n d e m a i l t o f a c c i n f o @ g o o g l e g r o u p s . c o m . V i s i t t h i s g r o u p a t h t t p s : / / g r o u p s . g o o g l e . c o m / g r o u p / f a c c i n f o . F o r m o r e o p t i o n s , v i s i t h t t p s : / / g r o u p s . g o o g l e . c o m / d / o p t o u t . Y o u r e c e i v e d t h i s m e s s a g e b e c a u s e y o u a r e s u b s c r i b e d t o t h e G o o g l e G r o u p s " F A C C " g r o u p . T o u n s u b s c r i b e f r o m t h i s g r o u p a n d s t o p r e c e i v i n g e m a i l s f r o m i t , s e n d a n e m a i l t o 1 A t t a c h m e n t 4 I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 P r e p a r e d b y : C i t y A t t o r n e y , C i t y C l e r k R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 4 - 1 3 A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F V E N I C E , F L O R I D A , R E M O V I N G T H E E X ­ O F F I C I O M E M B E R O F T H E E N V I R O N M E N T A L A D V I S O R Y B O A R D ; E X P A N D I N G T H E D U T I E S A N D R E S P O N S I B I L I T I E S O F T H E B O A R D ; S U P E R S E D I N G R E S O L U T I O N N O . 2 0 1 1 - 1 0 ; A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E W H E R E A S , t h e E n v i r o n m e n t a l T a s k F o r c e w a s c r e a t e d b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 8 - 0 7 ; a n d W H E R E A S , t h e E n v i r o n m e n t a l T a s k F o r c e w a s r e n a m e d t h e E n v i r o n m e n t a l A d v i s o r y B o a r d b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 1 - 1 0 ; a n d W H E R E A S , c i t y c o u n c i l d e s i r e s t o r e m o v e t h e e x - o f f i c i o m e m b e r o f t h e b o a r d ; a n d W H E R E A S , c i t y c o u n c i l w i s h e s t o e x p a n d t h e E n v i r o n m e n t a l A d v i s o r y B o a r d ' s d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . N O W , T H E R E F O R E , B E I T R E S O L V E D B Y T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F V E N I C E , F L O R I D A , a s f o l l o w s : S E C T I O N 1 . T h e W h e r e a s c l a u s e s a b o v e a r e r a t i f i e d a n d c o n f i r m e d a s t r u e a n d c o r r e c t . S E C T I O N 2 . R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 1 - 1 0 i s h e r e b y s u p e r s e d e d . S E C T I O N 3 . C o m p o s i t i o n . T h e E n v i r o n m e n t a l A d v i s o r y B o a r d s h a l l b e c o m p o s e d o f s e v e n m e m b e r s a p p o i n t e d b y t h e m a y o r a n d s u b j e c t t o c o n f i r m a t i o n b y c i t y c o u n c i l . W i t h t h e e x c e p t i o n o f t h e c i t y c o u n c i l e x - o f f i c i o m e m b e r , c u r r e n t b o a r d m e m b e r s a s e s t a b l i s h e d b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 1 1 - 1 0 , a p p o i n t e d b y t h e m a y o r a n d c o n f i r m e d b y c i t y c o u n c i l , s h a l l c o n t i n u e t o s e r v e t h e i r t e r m s o f o f f i c e . M e m b e r s s h a l l b e c i t y r e s i d e n t s , o w n e r s o f r e a l p r o p e r t y l o c a t e d w i t h i n t h e c i t y o r w o r k w i t h i n t h e c i t y . F i v e o f t h e m e m b e r s m u s t b e c i t y r e s i d e n t s . M e m b e r s s h a l l h a v e a p p r o p r i a t e b a c k g r o u n d s i n e n v i r o n m e n t a l p o l i c y o r r e l a t e d f i e l d s a n d s h o u l d d e m o n s t r a t e a n i n t e r e s t a n d k n o w l e d g e i n e n v i r o n m e n t a l i s s u e s . T h e t e r m o f o f f i c e o f e a c h v o t i n g m e m b e r s h a l l b e t h r e e y e a r s . S E C T I O N 4 . D u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . T h e b o a r d w i l l f a c i l i t a t e t h e d e v e l o p m e n t o f a n i n t e g r a t e d e n v i r o n m e n t a l s t r a t e g y b y e v a l u a t i n g t h e c i t y ' s c u r r e n t p o l i c i e s a n d p r a c t i c e s a n d p r o v i d i n g s p e c i f i c r e c o m m e n d a t i o n s f o r i ~ p r o v i n g t h e c i t y ' s e n v i r o n m e n t a l i m p a c t . R e c o m m e n d a t i o n s w i l l b e b a s e d o n t h e i r e x a m i n a t i o n o f t h e c i t y a n d c o m p a r i s o n w i t h b e s t p r a c t i c e s i n o t h e r c o m m u n i t i e s . R e c o m m e n d a t i o n s s h a l l i n c l u d e p r o j e c t i o n s o f c o s t , m a n p o w e r , t i m e c o n s t r a i n t s a n d o t h e r p e r t i n e n t f a c t o r s f o r i m p l e m e n t i n g t h e r e c o m m e n d a t i o n s . R e c o m m e n d a t i o n s m a y i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o , h o w t o d o t h e f o l l o w i n g : a . e n c o u r a g e t h e { { g r e e n i n g " o f V e n i c e b . e n c o u r a g e a n d p r o m o t e e c o - t o u r i s m P a g e 1 o f 2 , R e s . N o . 2 0 1 4 - 1 3 A t t a c h m e n t 4 c . i m p l e m e n t t h e U . S . M a y o r s ' C l i m a t e P r o t e c t i o n A g r e e m e n t d . p r o m o t e e f f o r t s f o r r e s t o r a t i o n a n d p r o t e c t i o n o f p o n d , l a k e a n d r i v e r s h o r e l i n e s i n c l u d i n g d e s i g n a t i o n o f a l l o f M y a k k a R i v e r a s a " W i l d a n d S c e n i c R i v e r ' ' e . e n c o u r a g e a n d p r o m o t e e n v i r o n m e n t a l e d u c a t i o n , p o l l u t i o n p r e v e n t i o n , a n d s u s t a i n a b l e d e v e l o p m e n t f . e n c o u r a g e a n d a d v i s e o n m a t t e r s i n v o l v i n g e c o - t o u r i s m ; a n d g . a n y m a t t e r r e f e r r e d t o i t b y C i t y C o u n c i l . I t e m 3 - R e s p o n s e s f r o m C i t y C l e r k s B N R P A C A p r i l 1 3 , 2 0 1 7 S E C T I O N 5 . C o m p e n s a t i o n . M e m b e r s s h a l l s e r v e w i t h o u t c o m p e n s a t i o n . S E C T I O N 6 . O f f i c e r s . T h e b o a r d s h a l l e l e c t a c h a i r a n d v i c e c h a i r f r o m a m o n g i t s m e m b e r s . S E C T I O N 7 . M e e t i n g s . M e e t i n g s s h a l l b e h e l d q u a r t e r l y a n d a t s u c h o t h e r t i m e s a s d e t e r m i n e d b y t h e b o a r d . A l l m e e t i n g s o f t h e b o a r d s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c , t h e p u b l i c s h a l l b e g i v e n r e a s o n a b l e n o t i c e o f t h e t i m e a n d l o c a t i o n o f e a c h m e e t i n g a n d a l l m e e t i n g s s h a l l b e c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h F l o r i d a S t a t u t e s C h a p t e r 2 8 6 . S E C T I O N 8 . R e m o v a l . M e m b e r s s e r v e a t t h e p l e a s u r e o f c i t y c o u n c i l a n d m a y b e r e m o v e d b y c i t y c o u n c i l a t a n y t i m e w i t h o r w i t h o u t c a u s e . S E C T I O N 9 . T h i s r e s o l u t i o n s h a l l t a k e e f f e c t i m m e d i a t e l y u p o n a d o p t i o n . A P P R O V E D A N D A D O P T E D A T A R E G U L A R M E E T I N G O F T H E V E N I C E C I T Y C O U N C I L H E L D O N T H E 8 T H D A Y O F A P R I L 2 0 1 4 . A T T E S T ( S E A L ) P a g e 2 o f 2 , R e s . N o . 2 0 1 4 - 1 3