Loading...
05-16-17 Agenda Packet    CITY OF ATLANTIC BEACH COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD REGULAR MEETING AGENDA Tuesday / May 16, 2017 / 6:00 PM  Commission Chambers / 800 Seminole Road       1. Call to Order and Roll Call.  2. Approval of Minutes.  A. Minutes of the March 21, 2017 regular meeting of the Community Development Board.  3. Old Business.  4. New Business.  A. 17‐UBEX‐497 (PUBLIC HEARING) (Atlantic Beach Paint Party)  Request for a use‐by‐exception as permitted by Section 24‐111(c)(3), to allow on‐premises  consumption of alcoholic beverages in accordance with Chapter 3 of the code at 703  Atlantic Boulevard Unit 707.  5. Reports.  A. Administrative Variances Approved   a. 201 Magnolia Street  B. Staffing Update  C. Form Based Codes/Code Rewrite  6. Adjournment.  All information related to the item(s) included in this agenda is available for review online at www.coab.us  and at the City of Atlantic Beach Community Development Department, located at 800 Seminole Road, Atlantic  Beach, Florida 32233. Interested parties may attend the meeting and make comments regarding  agenda items, or comments may be mailed to the address above. Any person wishing to speak to the  Community Development Board on any matter at this meeting should submit a Comment Card located at the  entrance to Commission Chambers prior to the start of the meeting. Please note that all meetings are live streamed  and videotaped. The video is available at www.coab.us.     If any person decides to appeal any decision made by the Community Development Board with respect to any  matter considered at any meeting may need to ensure that a verbatim record of the proceedings is made, including  the testimony and evidence upon which any appeal is to be based.    In accordance with the Americans with Disabilities Act and Section 286.26 of the Florida Statutes, persons  with disabilities needing special accommodations to participate in this meeting should contact the City not  less than three (3) days prior to the date of this meeting at the address or phone number above.       Page 1 of 15 MINUTES OF THE REGULAR MEETING OF THE COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD March 21st, 2017 1. CALL TO ORDER AND ROLL CALL. The meeting was called to order at 6:04pm. All members, including  alternate members, were present, except for Mr. Stratton.  Alternate Board Member Judy Workman was asked to sit in his  place. Also present were Planner Derek Reeves, Board Secretary  Grace Mackey and representing the firm Lewis, Longman and  Walker, Mrs. Brenna Durden.    2. APPROVAL OF MINUTES. A. Minutes of January 17, 2017 regular meeting of the Community Development Board Mr. Elmore motioned to approve the minutes as written. Ms. Lanier  seconded. The minutes were approved unanimously.  B. Minutes of February 21, 2017 regular meeting of the Community Development Board Mr. Elmore motioned to approve the minutes as written. Mr.  Mandelbaum seconded. The minutes were approved unanimously.    3. OLD BUSINESS.  There was no old business.  4. NEW BUSINESS.  A. 17‐UBEX‐417 Planner Reeves explained that the applicant requested that their  case 17‐UBEX‐417 be deferred to the April 18, 2017 regular  meeting of The Community Development Board, after their case  was advertised for the current meeting.  As this case was publicly advertised, public comment was opened.  Page 2 of 15 Justin Henderson, 132 Magnolia St., Atlantic Beach 32233,  commented that his home lies directly behind the lot in question.  He mentioned the preexisting traffic on that street and stated his  concerns for increased traffic on that road.  With no additional comments the Public Hearing was continued to  April 18, 2017.    B. 17‐ZVAR‐405 (PUBLIC HEARING) (Jeffrey Sellers) Request for a variance as permitted by Section 24-64, to increase the allowable projections into side yards from 24 inches as required by Section 24-83(b) to 48 inches to allow longer eave projections at Club Manor Lot 8 (aka 145 8th Street). Staff Report  Planner Reeves provided site context and detail about the property  in question. It is currently zoned RS‐2 (Residential, Single‐family)  with a future land use of Residential Low. The proposed  construction is to remodel and add a second floor to and existing  1956 single family home on site. The work they are currently doing  has already been permitted through the City. Their proposal is to  replace the existing roof with a flat metal roof with 48 inch eave  overhangs on all four sides of the roof.     The need for a variance comes from Section 24‐83(b) which states:    “Structural projections. Architectural features such as eaves and  cornices, and cantilevered bay windows, open balconies and  porches may project a distance not to exceed forty‐eight (48)  inches into required front and rear yards. Such balconies and  porches may be covered, but shall not be enclosed in any  manner, except that balconies and porches within rear yards  may be enclosed with screening only. Eaves and cornices,  cantilevered bay windows, chimneys, and architectural  elements intended to create design relief along the side wall  plane may project into required side yards, but not beyond  twenty‐four (24) inches.”    Within the RS‐2 zoning district, the required side‐yard setbacks are  a combined 15 feet, with a minimum of 5 feet on either side. On  the property in question, the side‐yard setbacks have been and will  remain 7.5 feet on each side for a combined 15 feet.     Page 3 of 15 Planner Reeves commented that the utility easement on the  property was brought to the attention of the City’s Public Utilities  Department. This department did not express concern for the  proposed eaves’ encroachment onto the easement.    Mr. Elmore questioned if the initial building permit application  showed 48 inch eaves. Planner Reeves responded that it did, but  was denied because of this. The plans were then revised to 24 inch  eaves and the permit was approved and issued.     Applicant Comment  Jeffrey Sellers, 145 8th St. Atlantic Beach 32233, introduced himself  as the applicant. Mr. Sellers explained that as he interpreted the  code, only a 3 foot side‐yard setback requirement was in effect, as  you could (by code) encroach 24 inches into a hypothetical 5 foot  side yard setback. Since both of his setbacks are 7.5 feet, he  believed he could encroach 48 inches into each side, leaving 3.5  feet of either side.     Ms. Workman questioned Mr. Seller’s code interpretation again.  Mr. Sellers explained that he believed that the code was saying that  as long as you did not encroach more than 24 inches into a 5 foot  side yard setback, then he was within code.    The Board asked Staff for clarification of the code interpretation  regarding setbacks and the eave overhang. Planner Reeves  explained that the applicant seemed to interpret the code to mean  that you could have a minimum of 5 feet for a setback on either  side of the house. Therefore, having 7.5 feet on each side, they  believed themselves to have an extra 2.5 feet of space on each side,  onto which they could encroach. Unfortunately, they  misunderstood the combined 15 foot setback requirement.    Public Comment  Julie Sleeper, 700 Beach Avenue, Atlantic Beach 32233, expressed  her lack of support for the current construction on‐site.     Mark Tomaski, 448 Snapping Turtle  Ct West, Atlantic  Beach 32233,  expressed disdain for the situations where people have not  followed code, then come before the Board to request a Variance   after they have constructed an illegal structure.     Board Discussion  Ms. Workman  commented on the negative impact the construction  has already had on the neighbors.  Page 4 of 15   Mr. Elmore commented that he believed the circumstance for  which the applicant is requesting a variance to be a self‐imposed  hardship and as such, should be denied. He noted the precedent  that approval of this variance would set for future situations.     Ms. Lanier commended the property owner on the aesthetics of his  design, but concurred with Mr. Elmore that his grievance is self‐ imposed. Chair Paul also agreed that she did not see grounds for  approval of the variance request.     Mr. Reichler commented that he did not see reason to not approve  the variance based upon the conditions of denial, however, he did  not see how the applicant’s reason for approval was applicable.    Motion   Mr. Elmore moved to deny variance request 17‐ZVAR‐405, on the  grounds that the request is a self‐imposed hardship. Ms. Workman  seconded the motion. The motion passed unanimously.  C. 17‐REZN‐389 (PUBLIC HEARING) (Joshua Ashby c/o Fleet Landing) Request for a rezoning of the southern 2.4 acres of RE# 168341-0000 lying in the City of Atlantic Beach as permitted by Section 24-62, from Conservation (CON) to Planned Unit Development (PUD) while modifying the previously approved PUD known as Fleet Landing created by Ordinance Number 90-88-135 as amended by Ordinance Numbers 90-90-152 and 90-13-218 to include said 2.4 acres as permitted by Section 24-124. Staff Report  Planner Reeves introduced Steve Lindorff and explained that the  City has hired him to handle this application.    Steve Lindorff, 2092 Vela  Norte Circle Atlantic Beach, 32233,  introduced himself as the president of Community Redevelopment  and Planning LLC. He disclosed that his home is one block away  from the 20th Street entrance to Fleet Landing.    Mr. Lindorff explained that this would be the third of three  amendments to the Planned Unit Development for  Fleet Landing.     The property in question is 2.4 acres and is part of a larger parcel,  the bulk of which is in the City of Jacksonville. The portion of the  Page 5 of 15 partial within Jacksonville is zoned RMC (Residential Multifamily.)  This zoning does not limit housing type, nor does it limit building  height but it does limit the number of units that can be constructed.    The subdivisions Ocean Walk and Selva Norte lie to the East of the  property in question. The future land use of the portion of the  property in Atlantic Beach is Residential Multi Family.    The current zoning is conservation (CON), which the applicant  believes is an anomaly. Prior to the current comprehensive plan,  the property was zoned as open rural, but was then changed to  conservation. Mr. Lindorff explained that Open Rural zoning  classification is often used as a holding place while a decision is  being made regarding the most appropriate zoning for a piece of  land.    The proposed rezoning would change the property’s zoning from  Conservation to PUD, that is, to incorporate the land into Fleet  Landing’s existing PUD, subject to all of the regulations thereof.     The proposed construction on the property is: construct an access  roadway, complete storm water retention and add a sewer lift  station. They will conserve the floodplain area but are proposing  temporary construction staging (on the Southwest corner of the  property) in conjunction with the development of an independent  living residential facility on the portion of the parcel within the City  of Jacksonville.    Mr. Lindorff explained that the original PUD was approved in 1989  then was updated in 2013 to add land to it. He then gave more  detail to the history of the property and the rezoning of it to  Conservation.    Mr. Lindorff then spoke to the portion of land considered wetlands.  He enumerated on the many layers of permitting and approval that  the developers will be required to go through outside of the City of  Atlantic Beach, speaking to the strict requirements that will be  enforced. He also mentioned that the City could request  documentation as it saw fit in order to meet its local environmental  regulations.     Mr. Lindorff then proposed possible conditions of approval for the  Board to choose from. The first, would be for the Board to limit the  use of the land to only what the applicant is currently requesting  (to prevent future development.) The second, would be to remind  Page 6 of 15 the applicant that the land is subject to the Flood Hazard  requirements. The last, would be to limit the number of units that  may be built on the property, as stated in the Planned Unit  Development covenants and restrictions.    The Board and the applicant discussed the entrances and exits  currently used to access the property (i.e. Mayport Road and 20th  Street.)    Ms. Lanier questioned the proposed lift station on the flood plain  and if the grade of the area would be raised in order to construct  this. Mr. Lindorff replied that this was a possibility, however, it was  also possible to construct the lift station with an impervious  foundation. Ms. Lanier questioned if the hydraulics of the area  would be changed as a result of the proposed lift station  construction. Mr. Lindorff did not believe that it would.    The Board discussed the appropriate process for displacing  floodplains.  Mr. Reichler noted that the area where the lift station  construction is proposed is not within jurisdictional wetlands,  however, it is within a floodplain. He questioned the rules  associated with floodplains concerning this type of construction. It  was noted by the Board and Staff that the applicant was not  requesting to do anything inconsistent with current regulations.     The Board clarified that the area on which the access road  construction was proposed was in fact not on wetlands.    Ms. Simmons questioned why the property in question is eligible  for  inclusion into the PUD. Mr. Lindorff replied that it is a part of  Fleet Landing which is all zoned as a PUD.    The Board discussed the portion of the property that contained  wetlands, versus which parts of it did not. Mr. Reichler questioned  what proposed construction, if any, would be on wetlands. Planner  Reeves replied that only the proposed walkway, which would go  over the wetlands and be subject to external environmental  regulating agency approvals, would be on wetlands.    The Board discussed the historical rezoning of the property to Open  Rural. It was clarified that the zoning change of Open Rural to  Conservation was not because the entire property was wetlands or  protected area. Instead, it was a mass change to change the zoning  of Open Rural properties to Conservation.    Page 7 of 15 Applicant Comment  Brad Wester, 1 Independent Drive Suite 1200, Jacksonville 32202,  of Driver McAfee Peek and Hawthorne introduced himself as the  applicant. He reiterated that none of the proposed work will be in  the wetlands area, outside of the boardwalk, which will be  permitted through the Department of Environmental Protection.     He explained that they are only requesting that a portion of the  Western  side of the property be developed upon and to do so they  need the zoning changed to do so.     The Board and the applicant discussed the construction and the  areas of the parcel reserved for conservation versus development.    Public Comment  Gregory Powell, 1871 Selva Marina Drive Atlantic Beach 32233,  opposed the rezoning request, stating his disdain for  overdevelopment of the floodplain in Atlantic Beach. He stressed  his concern that the displacement that will take place on the  floodplain in order to develop the proposed construction, will cause  greater flooding in the nearby neighborhoods. He also argued that  the land was intentionally zoned as Conservation for the land and  wetlands on it and he stressed his concern for encroachment upon  the wetlands and how that impacts the flood levels.    Don White, 2069 Selva Marina Drive, stated that his home is  adjacent to the property in question. He commented that Fleet  Landing has been a great neighbor and partner in the community.  His only concern was the four homes proposed that he did not see  laid out on the plans presented. He proposed rezoning only the part  of the property on which development will take place, but leaving  the rest as Conservation.    Chris Jorgensen, 92 W 3rd St, Atlantic Beach 32233 discussed the  development consistently taking place in the City and how  development is changing the City.     Mark Tomaski, 448 Snapping Turtle  Ct West, Atlantic  Beach 32233,  stated that he has been working on the conservation of the land in  question for  the last seven years. He referenced Sherman Creek,  which runs through the property. He argued against the rezoning of  the land to PUD, as he believes that doing so will make it more  difficult for The City of Atlantic Beach to incorporate the land into  their city limits, in the future. Mr. Tomaski  recommended that Fleet  Landing be granted PUD zoning for the property only West  of  Page 8 of 15 Sherman Creek, but keep  the zoning of Conservation for everything  East of Sherman Creek.    Board Discussion  Ms. Workman  moved to deny 17‐UBEX‐329 as read. There was not  a second to the motion. Without a second, the motion failed.    Mr. Reichler questioned how applying the PUD zoning to only the  Western  portion of the property, would affect the rest of the  property (East of Sherman Creek). He referenced Selva Preserve,  which rezoned its land to Residential (it contains jurisdictional  wetlands) but was forced to meet the City’s Comprehensive Plan  still.     City Attorney  Brenna Durden explained that a portion of the  property could keep its current zoning (referencing the portion of  land East of Sherman Creek), while the rest of the property could  be rezoned. She stated that the applicant would need to provide a  legal description for that lesser (Eastern) portion of land that would  be kept as Conservation zoning. She stated because the City had  advertised for  the entire property, only rezoning a portion of it  would not conflict with City policy concerning proper public  noticing.     Ms. Durden referenced the map submitted by the applicant, and  displayed during the meeting, and stated that the Board could use  that map (which displays a line approximately 550 feet West  of  Sherman Creek) in order to approve a partial rezoning of the  property (short of an official legal description for that portion of  land.) She also explained that the Board could also limit the  developers to certain development conditions within the portion of  land that would be rezoned to PUD.    Mr. Elmore responded that he believed the applicant’s proposed  land use to be within the confines of the PUD already in effect for  Fleet Landing.    Mr. Reichler questioned if anything within the applicant’s Rezoning  Application came into conflict with the City’s Comprehensive Plan,  including Future Land Use, or with the City’s Future Land Use  Regulations.    Planner Reeves responded that the Future Land Use of the Property  is Residential Medium Density. He explained that when the  applicant submits for formal permitting, Staff will then review all of  Page 9 of 15 the proposed construction to verify that it meets the City’s  Regulations. Mr. Lindorff mentioned that all environmental  regulations would be in effect, however, they would not and do not  prevent development.     Ms. Lanier asked the applicant, Mr. Wester, if a denial of his  rezoning application would denote an inability for the proposed  work to take place, or if there would still be a means to undertake  the work on the property. Mr. Wester  explained that within Fleet  Landing’s PUD, the covenants and restrictions state that sole direct  access to the development and non‐development parcels, shall be  from Fleet Landing Blvd. Therefore, the proposed development is  within Fleet Landing’s rights, however, the proposed development  is actually stricter than what is allowed them.    Chair Paul commented that she would prefer that a rezoning take  place now with the restrictions proposed by Fleet Landing, rather  than the property be sold at some point and a possible rezoning be  proposed that would allow for even greater development on the  property. She stated that she was in favor of the rezoning.    Ms. Simmons referenced the five proposed grounds for approval  and questioned if it could be confirmed officially that development  will not encroach on the areas set aside for conservation. City  Attorney Brenna Durden explained that Sherman Creek is  mentioned within the current legal descriptions, i.e. “East of  Sherman Creek” and “West of Sherman Creek”. Ms. Simmons  recommended that, pending Board approval, the Board place a  condition on their recommendation of approval that explicitly  stated the area of land to be left zoned for Conservation (that is,  the portion of land from the Eastern property line, West  approximately 550 feet.)    Motion  Mr. Elmore moved to recommend approval of 17‐REZN‐389 based  upon the condition that the conservation easement (meaning, the  land from the Eastern property line, and West 550 feet as  designated on the map brought before the Community  Development Board) is to be described as discussed and the  description is to be brought to the City Commission when the  application is heard before them. The Board’s approval is  dependent upon this description being included in the application  packet that is brought to the City Commission. Ms. Simmons  seconded the motion.    Page 10 of 15 Prior to the Board’s vote being called, Mr. Reichler requested that  an amendment be made to Mr. Elmore’s motion. The Board  discussed in more detail what the different conditions of approval  should be.    Mr. Reichler made a new motion to recommend approval to the  City Commission of case 17‐REZN‐389 with the conditions that: the  application is consistent with the City’s comprehensive plan,  especially its future land use element; its proposed development is  consistent with both the comprehensive plan and the City’s existing  Land Development Regulations; approval is contingent upon that  no development of any kind, including but not limited to, walkways,  roads and structures occur within 550 feet of the Eastern property  line, this area generally shown as the Conservation Area on the PUD  Modification Site Plan. Mr. Elmore seconded the motion.    Ms. Simmons amended the motion to also include the three  conditions of approval in the one Staff Report power point  presentation in addition to the other two conditions of approval in  the second staff report, in the hard copy report on page 6 of 8.  These five conditions are as follows:    1. Use of the property shall be limited to the following (1)  expansion of an existing adjacent stormwater retention pond, (2)  access roadway, (3) sanitary sewer lift station, (4) nature trail,  and (5) wetland preserve. A temporary construction staging area  is permitted but shall be removed and the area reasonably  restored within 90 days of receipt of a certificate of occupancy  for the independent living facility  2. In addition to the Chapter 24 Land Development Regulations,  development of the subject property shall be carried in  compliance with the provisions of Chapters 8 Flood Hazard  Protection and 23 Protection of Trees and Native Vegetation  of  the COAB Code of Ordinances  3. Notwithstanding the additional limits set forth above and the  addition of the 480‐unit independent living facility, the currently  authorized 324 residential units (320 built) and 88 nursing care  beds (88 built) shall remain in effect.  4. That no development of any kind, including but not limited to  walkways, roads, and structures, occur within 550 feet of the  eastern property line. This area is generally shown as the  “Conservation Area” on the “PUD Modification Site Plan.”  5. That the permitted uses on the land west of a line 550 feet from  the eastern property line include those allowed in the PUD  created by 90‐88‐135, as amended, to specifically include the  Page 11 of 15 following items shown in the PUD Modification Site Plan: an  elevated nature trail no wider than 6 feet; to the west and north  of that a lift station; to the south of that a temporary  construction staging area; to the west of that a two‐way road as  approved by the Fire Marshall; to the west of that a 5 to 8 foot  wide sidewalk; and to the west of that a storm water retention  pond expansion.    Mr. Reichler seconded the motion as amended by Ms. Simmons.  The motion carried 6‐1 with Ms. Workman as the dissenting vote.   D. 17‐UBEX‐329 (PUBLIC HEARING) (Brightway Auto Sales)   Request for a use-by-exception as permitted by Section 24- 63, to allow an establishment for the sale of automobiles as listed in Section 24-111(c)(10) in the Commercial General zoning district at 580 Mayport Road. Staff Report  Planner Reeves explained that the applicant is requesting that a  section of the property in question along Mayport Road (at the  corner of Mayport Road and 6th Street W), be granted as parking  spaces for cars that are for sale. The property is zoned Commercial  General (CG). The Future Land Use is also Commercial. The  surrounding properties have mixed zoning classifications, including  Single and Two  Family, and the properties across from it on  Mayport Road are largely Residential.    The applicant is proposing to use the paved area along Mayport  road on‐site as an area where cars can be parked that are for sale.  Such use of the property requires an approved use‐by‐exception as  the sale of automobiles on properties zoned Commercial General  always requires a use‐by‐exception per City code.     It is an existing non‐conforming property, but the proposed use  would be to use the property as it stands today on the existing  paved lot.    Evidence  on‐site suggests that the property was used for car sales  in the past as well. Without a use‐by‐exception though, such use  would be nonconforming.     Planner Reeves listed some of the current nonconformities of the  property: They lack the required 10 foot landscape buffer along  Mayport Road; The vehicle use area along Mayport Road and 6th  Street West  has no screening; All parking backs into the City Right‐ Page 12 of 15 of‐Way; The driveway width is approximately 300 feet wide (as  opposed to the required 20 foot width); They do not meet the  minimum tree requirement. In addition to these, off street parking  requirements are not met currently.    Applicant Comment  Ryan Hawkins, 13020 Biggin Church Road S, Jacksonville 32224,  owner of the used car lot, explained the parking situation between  units (his included) on the property and commented that the  parking requested for his business does not and will not block the  parking for any of the other tenants. He argued that the parking he  is requesting has been used for this purpose historically as well for  the same purpose.     Mr. Reichler questioned if landscaping the property as required  (planting a 3 foot hedge along Mayport Road) would be a hardship  for Mr. Hawkins, as it would cover the front of the cars. Mr. Hawkins  replied that it would not be a hardship, however, it would lessen  the exposure of the cars to those passing by, and he would prefer a  shorter hedge along the road.    Ms. Simmons questioned why Mr. Hawkins desired to stay within  Atlantic Beach. Mr. Hawkins replied that studies he has had  conducted have shown that a large portion of his business at the  Atlantic Beach location in question, comes from a 5 miles radius of  the property.    Ms. Workman  questioned who would be updating the property  (landscaping, etc.): Mr. Hawkins (the tenant) or the owner of the  property. Mr. Hawkins replied that he would probably be  maintaining such updates to the property. He then gave a more  broad history of the property and commented that for about 25  years, the property has been used for used car sales such as his use  currently.    Public Comment  Chair Paul opened the floor to public comment. With none, public  comment was closed.    Board Discussion  Chair Paul commented that if the Board chose to approve this  application, they could use it as an opportunity to have the  property owner come into code compliance vis‐à‐vis the  stipulations the Board puts on the approval.    Page 13 of 15 Ms. Lanier commented that the Board has, to date, been ethical in  their decisions toward other requests for and by car lots. She noted  that as this is not a new business, it makes for a complicated  situation.    Ms. Workman  questioned Staff regarding the property owner’s  responsibility to come into code compliance in light of the many  nonconforming issue on the site. Planner Reeves explained the  conditions in which the owner would be required to come into  compliance with the code, none of which are that of a change of  tenant situation, which is what the current situation is.    Ms. Workman  questioned if the use‐by‐exception (if granted)  would stay in effect with the property regardless of future  ownership. Planner Reeves stated that the use‐by‐exception would  only be in effect with the current property owner. Should the  property be sold, the use‐by‐exception would no longer be in effect.  What’s more, should the current tenant requesting the use‐by‐ exception move from the property, the use‐by‐exception would no  longer be in effect.    Mr. Elmore discussed the City’s Mayport Road Corridor study, and  the vision that the City has for this area.    Mr. Hawkins stated that he would be repainting the poles (along  Mayport Road) and argued that he is doing various site‐ improvements to enhance the appearance of the property. He  commented that there was no irrigation along Mayport Road  currently, where the aforementioned hedges would be potentially  planted. He argued that it would be too lofty of a request to ask the  owner to install such an irrigation system.    Mr. Elmore commented that in order for him to approve Mr.  Hawkins’ request, he would require landscaping along Mayport  Road. Mr. Hawkins argued that landscaping as requested would be  a difficult thing to achieve, as much of it would require work and  financing from the property owner.     Planner Reeves informed the Board that they could put stipulations  regarding landscaping etc. on an approval of this application, and  that the City has a Code Enforcement Officer who could enforce  such stipulations.    Page 14 of 15 Ms. Workman  commented that there are no teeth in the City’s  current Code Enforcement program. Chair Paul gave examples of  situations where the City’s Code Enforcement has been effective.    Mr. Hawkins questioned if the hedges had to be 3 foot tall along  Mayport Road.    Motion  Ms. Lanier motioned to approve 17‐UBEX‐329 with the stipulation that the area along Mayport Road be landscaped per section City code section 24‐177(d), requiring shrubs along Mayport Road as well as 2 trees (a palm tree would suffice.) The Board asked the applicant, Mr. Hawkins, if such stipulations would be a hardship. Mr. Hawkins recommended that the Board approve the application with such stipulations, and see how the City Commission responded to the application once it goes before them. Mr. Elmore seconded Ms. Lanier’s motion, with the additional stipulation that the number of vehicles is limited to an amount of cars that does not impede upon the City sidewalk and right‐ of‐way, namely, 10 cars. The motion carried 6‐1 with Ms. Workman as the dissenting vote.   5. REPORTS.  A. Administrative Variances  Approved  Planner Reeves stated that there had been none.    B. Staffing Update  Planner Reeves noted that the City has advertised for a Zoning  Technician and Planner, however, only one position will be filled,  depending upon the qualifications of the applicants. He also noted  that the Director position for the Community Development  Department closed and no interviews were conducted and as of  now, has not been reopened.     C. Board Member Review Discussion  Planner Reeves explained that the Board Member Review  Committee has been meeting to address the issues of Board  Member recruiting, training, evaluation, and retention. He asked  the Board if they had any suggestions regarding these issues.    Chair Paul commented that they are looking to find better ways to  recruit applicants for the various City Boards that is more  Page 15 of 15 sustainable and less dependent upon current events going on in the  City.    Ms. Lanier gave examples of what other cities do to engage citizens  in governance. She gave the example of Jacksonville Beach, which  gives annual bus tours for citizens where City Officials explain city  property and issues to the citizens. She commented that there is far  less citizen engagement in the City of Atlantic Beach.    Ms. Lanier also commented that there could be greater training for  Board members as to the way that the City government works,  regarding the various Boards and the Commission and the  processes, which affect and create law.    She also commented that evaluations of applicants for Board  membership would be a good idea. She argued that applicants  should be able to prove that they have the necessary qualifications  in order to become a Board member.    Ms. Lanier commented on the opportunity that a program of  mentorship and training for new, younger Board members could  have for the prospective future of elected leadership.    Ms. Simmons commented on the importance of training for new  Board members so they understand the process they are a part of.     Mr. Elmore commented on the precedent that the decisions made  by the Community Development Board have in the City. He noted  that an understanding of the importance of the Board’s decisions,  could be communicated via education and training for new  members.    Chair Paul requested that the Board email Planner Reeves with any  recommendations they have.                               6. ADJOURNMENT.  Mr. Elmore motioned to adjourn the meeting. Ms. Simmons  seconded the motion. The motioned carried unanimously and the  meeting was adjourned at 9:27pm.  _______________________________________ Brea Paul, Chair _______________________________________ Attest      CITY OF ATLANTIC BEACH  COMMUNITY DEVELOPMENT BOARD  STAFF REPORT    AGENDA ITEM 4.A CASE NO 17-UBEX-497 Request for a use-by-exception as permitted by Section 24-111(c)(3), to allow on-premises consumption of alcoholic beverages in accordance with Chapter 3 of the code 703 Atlantic Boulevard Unit 707. LOCATION 703 ATLANTIC BOULEVARD, UNIT 707 APPLICANT ATLANTIC BEACH PAINT PARTY DATE MAY 9, 2017 STAFF DEREK W. REEVES, PLANNER STAFF COMMENTS The applicant is Atlantic Beach Paint Party, owned by Amy Carson. The business offers painting classes where individuals and groups are provided supplies to paint a featured picture. Attendees are encouraged to bring food and drinks, including wine, to enjoy during the 2-3 hour session. The location is within an existing shopping center at 703 Atlantic Boulevard, Unit 707 in the Commercial General (CG) zoning district. A use by-exception is required by Section 24-111(c)(3) for onsite consumption of alcohol. The location is within an existing shopping center so there will be no changes to the exterior of the building or access to the property. Trash is kept in existing receptacles in the back of the shopping center. Hours of operation vary, but classes end at 9 PM Sunday through Thursday and 10 PM on Friday and Saturday. Other businesses in the shopping center include a restaurant, laundry mat, appliance repair and insurance office with a barber shop located in the adjoining unit. Half of these businesses have daytime hours while the other have are more evening based creating a good parking situation. The property to the west is a gas station in CG and the property to the east across Seminole Road is another shopping center in CG. To the north is a two family and single family neighborhood. Page 2 of 2  SUGGESTED ACTION TO RECOMMEND APPROVAL The Community Development Board may consider a motion to recommend approval to the City Commission of a requested Use-by-Exception (File No. 17-UBEX-497) to allow on-premises consumption of alcoholic beverages in accordance with Chapter 3 of the code within the Commercial General (CG) Zoning District and located at 703 Atlantic Boulevard, Unit 707 provided: 1. Approval of this Use-by-Exception is consistent with the intent of the Comprehensive Plan. 2. Approval of this Use-by-Exception is in compliance with the requirements of Section 24-63, Zoning, Subdivision and Land Development Regulations. 3. The requested use is consistent with Section 24-111(c) in that the proposed use is found to be consistent with the uses permitted in the CG zoning district with respect to intensity of use, traffic impacts and compatibility with existing industrial uses, commercial uses and any nearby residential uses. SUGGESTED ACTION TO RECOMMEND DENIAL The Community Development Board may consider a motion to recommend denial to the City Commission of a requested Use-by-(File No. 17-UBEX-497) to allow on-premises consumption of alcoholic beverages in accordance with Chapter 3 of the code within the Commercial General (CG) Zoning District and located at 703 Atlantic Boulevard, Unit 707provided: 1. Approval of this Use-by-Exception is not consistent with the intent of the Comprehensive Plan. 2. Approval of this Use-by-Exception is not in compliance with the requirements of Section 24-63, Zoning, Subdivision and Land Development Regulations. 3. The requested use is not consistent with Section 24-111(c) in that the proposed use is found to be inconsistent with the uses permitted in the CG zoning districts with respect to intensity of use, traffic impacts and compatibility with existing industrial uses, commercial uses and any nearby residential uses.