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6-14-17 Joint Workshop CC and BNRPAC PacketCall to order CITY OF ATLANTIC BEACH JOINT WORKSHOP CITY COMMISSION AND BEAUTIFICATION AND NATURAL RESOURCE PRESERVATION ADVISORY COMMITTEE JUNE 14, 2017-6:00 PM AGENDA 1. Courtesy of floor to visitors 2. Committee reports A. Summary report (Kevin Hogencamp, Interim City Manager, and Judith Leroux, Committee Chair) B. Proposed ordinance of the City of Atlantic Beach creating an Environmental Stewardship Committee (J. Leroux) C. Proposed ordinance of the City of Atlantic Beach creating a Tree Subcommittee of the Environmental Stewardship Committee. 3. Joint discussion (Facilitated by Mitchell Reeves, Mayor) 4. Courtesy of floor to visitors Adjournment Please Note: This meeting will be live-streamed and videotaped and can be accessed by clicking on the Commission Meeting Video tab located on the home page of the City's website at www.coab.us. Any person wishing to speak to the City Commission on any matter at this meeting should submit a request to the City Clerk prior to the meeting. For your convenience, forms for this purpose are available at the entrance to the Commission Chambers. In accordance with the Americans with Disabilities Act and Section 286.26, Florida Statutes, persons with disabilities needing special accommodation to participate in this meeting should contact the City Clerk by 5:00 PM, Monday, June 12,2017. A g e n d a I t e m 2 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H J O I N T W O R K S H O P C I T Y C O M M I S S I O N A N D B E A U T I F I C A T I O N A N D N A T U R A L R E S O U R C E P R E S E R V A T I O N A D V I S O R Y C O M M I T T E E J U N E 1 4 , 2 0 1 7 S T A F F R E P O R T S U B M I T T E D B Y : K e v i n H o g e n c a m p , I n t e r i m C i t y M a n a g e @ D A T E : J u n e 9 , 2 0 1 7 S U M M A R Y : A t i t s m e e t i n g o n O c t . 1 0 , 2 0 1 6 , t h e C i t y C o m m i s s i o n a p p r o v e d t h e a p p o i n t m e n t o f m e m b e r s t o t h e B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e . O n O c t . 1 5 , 2 0 1 6 , a T o w n H a l l m e e t i n g w a s h e l d f o r t h e p u r p o s e o f d i s c u s s i n g t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e ' s c h a r g e ; C o m m i s s i o n e r J o h n S t i n s o n s u m m a r i z e d t h e c h a r g e i n t h e a t t a c h e d N o v . 8 , 2 0 1 6 , s t a f f r e p o r t . O n N o v . 1 4 , 2 0 1 6 , t h e C i t y C o m m i s s i o n o f f i c i a l l y c r e a t e d t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e . T h e A d v i s o r y C o m m i t t e e c o m m e n c e d i t s d i s c u s s i o n s o n D e c . 1 9 , 2 0 1 6 a n d h e l d s u b s e q u e n t m e e t i n g s i n 2 0 1 7 o n J a n . 3 0 , M a r c h 1 6 , M a r c h 3 0 , A p r i l 1 3 , A p r i l 2 0 , M a y 4 a n d M a y 1 7 . S u b c o m m i t t e e m e e t i n g s a l s o w e r e h e l d o n M a r c h 2 9 a n d M a y 3 , 2 0 1 7 . ( E a c h o f t h e m e e t i n g s ' m i n u t e s w i l l b e p o s t e d t o t h e C i t y ' s L a s e r f i s c h e p l a t f o r m p r i o r t o t h e w o r k s h o p . ) T h e A d v i s o r y C o m m i t t e e ' s d e l i b e r a t i o n s r e s u l t e d i n t w o p r o p o s e d o r d i n a n c e s ( a t t a c h e d ) . O n e o r d i n a n c e c r e a t e s a n E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e ; t h e o t h e r c r e a t e s a T r e e S u b c o m m i t t e e o f t h e E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e . T h e c o m m i t t e e ' s v o t e s t o r e c o m m e n d t h a t t h e C i t y C o m m i s s i o n e n a c t t h e o r d i n a n c e s w e r e u n a n i m o u s . B U D G E T : A T T A C H M E N T S : Y e t - t a - b e - d e t e r m i n e d 1 . N o v . 8 , 2 0 1 6 r e p o r t b y C o m m i s s i o n e r J o h n S t i n s o n d e l i n e a t i n g t h e A d v i s o r y C o m m i t t e e ' s c h a r g e 2 . P r o p o s e d o r d i n a n c e o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h c r e a t i n g a n E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e 3 . P r o p o s e d o r d i n a n c e o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h c r e a t i n g a T r e e S u b c o m m i t t e e o f t h e E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 A G E N D A I T E M : S U B M I T T E D B Y : D A T E : B A C K G R O U N D : C H A R G E : C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e J o h n M . S t i n s o n , C o m m i s s i o n e r , S e a t N o . 2 8 t h o f N o v e m b e r 2 0 1 6 O n t h e z z n d o f A u g u s t 2 0 1 6 , t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , C i t y C o m m i s s i o n e n t e r t a i n e d a d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e f o r m a t i o n o f a " t r e e b o a r d " a s t h e c o m m i t t e e w a s d e s c r i b e d a n e c d o t a l l y . T h e C o m m i s s i o n h e l d d i s c u s s i o n s r e g a r d i n g t h e f o r m a t i o n o f t h e p r o p o s e d c o m m i t t e e o n t h e 1 s t o f S e p t e m b e r 2 0 1 6 a n d a g a i n o n t h e 1 2 t h o f S e p t e m b e r 2 0 1 6 , a t w h i c h t i m e c o n s e n s u s w a s a c h i e v e d b y t h e C o m m i s s i o n t o m o v e t h e i t e m f o r w a r d f o r a c t i o n . E a c h C o m m i s s i o n m e m b e r w a s r e q u e s t e d t o n o m i n a t e t w o c a n d i d a t e s , i n a d d i t i o n t o J o h n N o v e m b e r , t o s e r v e o n t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e t h a t w o u l d b e c h a r g e d w i t h d e f i n i n g r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e . A f t e r e a c h C o m m i s s i o n m e m b e r i d e n t i f i e d t h e i r r e s p e c t i v e n o m i n e e s , d u r i n g t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e 1 0 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 , n o m i n a t e d m e m b e r s w e r e a p p r o v e d b y a v o t e o f t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g . O n t h e 1 5 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 , a r e g u l a r l y s c h e d u l e d T o w n H a l l m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e n e w l y a p p o i n t e d a n d o t h e r i n t e r e s t e d p a r t i e s t o d i s c u s s t h e c h a r g e o f t h e a d v i s o r y g r o u p . T h e B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e i s t a s k e d w i t h p e r f o r m i n g a c o m p r e h e n s i v e n e e d s a n a l y s i s t o a d d r e s s b e a u t i f i c a t i o n a n d n a t u r a l r e s o u r c e p r e s e r v a t i o n w i t h i n t h e C i t y , a n d o t h e r i n f l u e n c i n g f a c t o r s t h a t m a y c o n t r i b u t e t o t h e i m p r o v e m e n t o r d e t r i m e n t o f t h e b e a u t i f i c a t i o n a n d p r e s e r v a t i o n o f n a t u r a l r e s o u r c e s t h a t d e f i n e t h e q u a l i t y o f l i f e f o r A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s . W h i l e t h e s c o p e o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e i s l e f t t o b e b r o a d , r e l y i n g o n r e s o u r c e s f r o m C i t y s t a f f a n d C i t y a s s e t s , a n d t h e s i g n i f i c a n t t a l e n t , e d u c a t i o n , k n o w l e d g e a n d e x p e r i e n c e o f t h e a p p o i n t e d m e m b e r s , t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e s h o u l d : A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 1 . E v e r y m e m b e r s h o u l d c o m p l e t e a r e v i e w o f d o c u m e n t s p r o v i d e d b y t h e C i t y C l e r k f r o m t h e C i t y C h a r t e r a n d C o d e o f O r d i n a n c e s a p p l i c a b l e t o t h e f o r m a t i o n o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e ; 2 . D e f i n e t h e i n i t i a l t i m e l i n e f o r t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e t o m a k e a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o m m i s s i o n f o r a d o p t i o n o f a n d c r e a t i o n o f t h e a c t u a l s t a n d i n g c o m m i t t e e w i t h i n o n e m o n t h o f t h e f i r s t m e e t i n g o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e a n d s e e k p r o m p t a p p r o v a l o f s u c h t i m e l i n e b y t h e C i t y C o m m i s s i o n a s s o o n a s p r a c t i c a l ; 3 . D e t e r m i n e t h e g o v e r n i n g s t r u c t u r e o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e , i . e . a s i n g l e c h a i r p e r s o n , c o - c h a i r s , t h e s t a f f l i a i s o n m o s t l i k e l y t o p r o v i d e a d e q u a t e a n d p r o p e r s u p p o r t t o t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e , e t c . ; 4 . P r o v i d e a s c h e d u l e t o t h e C i t y C o m m i s s i o n a n d C i t y s t a f f a s t o t h e n u m b e r a n d f r e q u e n c y o f m e e t i n g s p l a n n e d f o r t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e , t h e a s s e t s a n d r e s o u r c e s n e e d e d f r o m t h e C i t y t o f a c i l i t a t e s u c h m e e t i n g s a n d c o n f i r m t h e p r o p o s e d m e e t i n g v e n u e a v a i l a b i l i t y w i t h P a r k s a n d R e c r e a t i o n s c h e d u l e r s ; 5 . D e t e r m i n e a n d r e c o m m e n d t h e n u m b e r o f m e m b e r s t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e w i l l r e q u i r e t o a c c o m p l i s h t h e o v e r - a r c h i n g g o a l s o f t h e c o m m i t t e e ; 6 . D e f i n e t h e q u a l i f i c a t i o n s o f m e m b e r s , t h e l e n g t h o f t e r m f o r e a c h m e m b e r , i n c l u d i n g e x p i r a t i o n t i m i n g , r e - a p p o i n t m e n t o p p o r t u n i t i e s , t e r m o v e r l a p , t e r m l i m i t s a n d g o v e r n i n g r e q u i r e m e n t s f o r s u c h m e m b e r s h i p ; 7 . T h e s e q u a l i f i c a t i o n s a n d d e f i n i n g g u i d e l i n e s w i l l a s s i s t t h a t B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e i n i t s s e l e c t i o n o f m e m b e r s t o s e r v e o n t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e a n d f o r a p p r o v a l b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . T h o s e p e r s o n s i n t e r e s t e d i n s e r v i n g o n t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e w i l l b e r e q u i r e d t o s u b m i t a p p l i c a t i o n t o t h e C i t y C l e r k f o l l o w i n g c u r r e n t , s t a n d a r d p r o c e d u r e s u s e d t o s e l e c t , n o m i n a t e a n d a p p o i n t r e s i d e n t s ; 8 . D e t a i l b u d g e t a r y r e q u i r e m e n t s , i f a n y , p r i o r t o t h e p r e s e n t a t i o n o f 2 0 1 7 I 2 0 1 8 b u d g e t w o r k s h o p s ; 9 . A n d , u s i n g a m e t h o d o l o g y o f c o m p l i a n c e w i t h t h e o v e r a r c h i n g g o a l o f B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n , i d e n t i f y t h e i n i t i a l g o a l s a n d p r i m a r y f o c u s o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e . A s a m p l i n g o f i d e a s , i n n o p a r t i c u l a r o r d e r , t a k e n f r o m t h e T o w n H a l l m e e t i n g o f t h e 1 5 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 i n c l u d e : a . A n e d u c a t i o n p r o g r a m f o r r e s i d e n t s , p o t e n t i a l r e s i d e n t s a n d c o n t r a c t o r s ; b . H o w t h e C o A B P a r k s s y s t e m w i l l b e n e f i t f r o m t h e w o r k o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e ; c . I n t e r a c t i o n w i t h t h e B e a c h e s T o w n C e n t e r a g e n c y , m e r c h a n t s a n d o v e r l a y d i s t r i c t ; A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 B U D G E T : R E C O M M E N D A T I O N : A T T A C H M E N T S : d . A r e v i e w o f t h e c u r r e n t t r e e o r d i n a n c e ; e . M i t i g a t i o n p l a n i m p r o v e m e n t s ; f . A n a n n u a l r e p o r t t o a l l r e s i d e n t s , b u s i n e s s e s o w n e r s a n d s t a k e h o l d e r s ; g . C o n s i d e r a t i o n o f a r e p l a n t i n g p r o g r a m t o a c c o m m o d a t e a n a g i n g t r e e c a n o p y ; h . T h e n e e d f o r a p o s s i b l e p a r k s s u b c o m m i t t e e ; i . A n d , i f a d v i s o r y c o m m i t t e e r e c o m m e n d s t h a t c r e a t i o n o f a s t a n d i n g c o m m i t t e e i s n o t n e c e s s a r y o r p r u d e n t a t t h i s t i m e , a r e c o m m e n d a t i o n t o d i s c o n t i n u e t h e f o r m a t i o n m a y b e p r e s e n t e d t o t h e C i t y C o m m i s s i o n . 1 0 . T h e S u n s e t D a t e f o r t h e w o r k o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e s h o u l d b e e x p e c t e d t o b e s i x m o n t h s f r o m t h e d a t e o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e f i r s t m e e t i n g . O n e a d d i t i o n a l s i x - m o n t h e x t e n s i o n t o t h e S u n s e t D a t e m a y b e a p p r o v e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n a t a m i n i m u m o f t h i r t y d a y s p r i o r t o t h e e n d o f t h e i n i t i a l S u n s e t D a t e . 1 1 . T h e a d v i s o r y c o m m i t t e e m a y r e c o m m e n d a n y o t h e r i s s u e s t h a t i t d e e m s a p p r o p r i a t e t o t h e C i t y C o m m i s s i o n ( N o t e : T h e C i t y C o m m i s s i o n a d d e d t h i s v e r b i a g e a t i t s N o v . 1 4 , 2 0 1 6 m e e t i n g . ) N o b u d g e t a r y c o n s i d e r a t i o n s a r e a n t i c i p a t e d a t t h i s t i m e , w i t h a m i n i m u m o f i n v o l v e m e n t o f C i t y s t a f f a n d t i m e , w i t h t h e e x c e p t i o n b e i n g p o s t i n g m e e t i n g d a t e s a n d t i m e s , s o m e p r i n t i n g a n d c o p y i n g e x p e n s e s a n d a c c e s s t o C i t y f a c i l i t i e s f o r m e e t i n g s . F o r t h e C i t y C o m m i s s i o n t o a d o p t t h e f o r m a t i o n a n d u t i l i z a t i o n o f t h e B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e a s a p p o i n t e d p r i o r a n d d e s c r i b e d i n t h i s C o m m i s s i o n r e p o r t , t o s t u d y a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n f o r t h e f o r m a t i o n o f a p e r m a n e n t c o m m i t t e e , p u r p o s e d w i t h t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r o v e r s e e i n g a n y r e c o m m e n d a t i o n s a d o p t e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . 1 . M i n u t e s o f A g e n d a I t e m # S . C . f r o m t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e z z n c t o f A u g u s t 2 0 1 6 : 2 . M i n u t e s o f A g e n d a I t e m # 3 . C . f r o m t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e 1 2 t h o f S e p t e m b e r 2 0 1 6 : 3 . M i n u t e s o f A g e n d a I t e m # 3 . A . f r o m t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e 1 0 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 : 4 . M i n u t e s o f t h e T o w n H a l l m e e t i n g o f t h e 1 5 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 a s h i g h l i g h t e d f o r r e f e r e n c e ; 5 . P e r t i n e n t s e c t i o n s o f t h e C h a r t e r o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h a n d t h e C o d e o f O r d i n a n c e s t h a t a r e s p e c i f i c t o t h e a u t h o r i t y o f t h e C i t y C o m m i s s i o n t o c o n s i d e r , c r e a t e , a d m i n i s t e r , u t i l i z e o r d i s m a n t l e a n d d i s b a n d c i t i z e n A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 c o m m i t t e e s t o e n g a g e a n d a c c o m p l i s h t h e d e s i r e d w o r k o f t h e r e s i d e n t s . 6 . L i s t o f A d m i n i s t r a t i v e T a s k s 7 . L i s t o f A p p o i n t e d M e m b e r s A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 2 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 O R D I N A N C E N O . 2 0 1 7 - X X X X X X X A g e n d a I t e m J u l y o / o 2 0 1 7 A N O R D I N A N C E O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A A M E N D I N G C H A P T E R X X O F T H E A T L A N T I C B E A C H C O D E O F O R D I N A N C E S , C R E A T I N G A N E N V I R O N M E N T A L S T E W A R D S H I P C O M M I T T E E , P R O V I D I N G F O R I N T E N T , P U R P O S E , M E M B E R S H I P A N D D U T I E S A N D R E S P O N S I B I L I T I E S O F S A I D C O M M I T T E E , A N D P R O V I D I N G F O R A N E F F E C T I V E D A T E . B E I T E N A C T E D B Y T H E C I T Y C O M M I S S I O N O N B E H A L F O F T H E P E O P L E O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A : W H E R E A S , t h e B o a r d s a n d C o m m i t t e e s e s t a b l i s h e d b y t h e M a y o r a n d C o m m i s s i o n o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h p r o v i d e m a n y v a l u a b l e s e r v i c e s t o t h e c o m m u n i t y b y e n l i s t i n g c i t i z e n v o l u n t e e r s t o p r o v i d e i n p u t a n d d u e c o n s i d e r a t i o n o f i s s u e s i m p o r t a n t t o t h e c i t i z e n s o f o u r c o m m u n i t y , a n d W H E R E A S , t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h r e c o g n i z e s b o t h t h e e c o n o m i c a n d i n t r i n s i c v a l u e o f i t s ' n a t u r a l e n v i r o n m e n t a n d t h e n e e d t o e s t a b l i s h a c o m m i t t e e t o h e l p p r o t e c t i t ; a n d W H E R E A S , d e d i c a t e d a n d k n o w l e d g e a b l e m e m b e r s o f t h i s c o m m i t t e e w i l l b e s t e w a r d s o f o u r e n v i r o n m e n t , c r e a t i n g a l e g a c y f o r f u t u r e g e n e r a t i o n s . S E C T I O N 1 : T h e C o d e o f O r d i n a n c e s o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a , i s h e r e b y a m e n d e d b y a d d i n g a n e w s e c t i o n t o b e n u m b e r e d S e c . X X _ X X - S e c X X - X X , w h i c h s e c t i o n s s h a l l r e a d a s f o l l o w s : S e c . X X - 0 1 . E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e I n t e n t . T h e m a r i t i m e f o r e s t i n A t l a n t i c B e a c h i s c o r e t o o u r i d e n t i t y a s a s m a l l c o a s t a l v i l l a g e . O u r t r e e c a n o p y c r e a t e s b e a u t y , p r o v i d e s a h o m e f o r w i l d l i f e , f u n c t i o n s a s a n e l e m e n t o f o u r w a t e r m a n a g e m e n t s y s t e m a n d e n h a n c e s o u r p r o p e r t y v a l u e s . I t i s i n o u r b e s t i n t e r e s t f o r t h i s c o m m i t t e e t o b e t h e s t e w a r d s o f o u r t r e e c a n o p y t h r o u g h a d v o c a c y , a s s e s s m e n t , m a i n t e n a n c e , p l a n t i n g a n d p r e s e r v a t i o n o f t h i s n a t u r a l r e s o u r c e . O u r p a r k s p r o v i d e o p e n s p a c e s f o r r e c r e a t i o n , e x e r c i s e , w i l d l i f e h a b i t a t , r e l a x a t i o n a n d e n c o u n t e r s w i t h t h e n a t u r a l w o r l d . T h i s c o m m i t t e e i n t e n d s t o s u p p o r t o u r c o m m u n i t y a s w e s t r i v e t o p r o v i d e a v a r i e t y o f p a r k s p a c e s t h a t a r e w e l l m a i n t a i n e d , a c c e s s i b l e a n d s e c u r e . T h i s c o m m i t t e e a l s o h a s a n o p p o r t u n i t y t o t a k e t h e l e a d a n d s e t h i g h c o m m u n i t y s t a n d a r d s i n t h e b e a u t i f i c a t i o n a n d m a i n t e n a n c e o f o u r p u b l i c s p a c e s . T h e A t l a n t i c O c e a n , t h e S t . J o h n s R i v e r a n d t h e I n t r a c o a s t a l W a t e r w a y h a v e a g r e a t d e a l o f i n f l u e n c e o n o u r m i c r o c l i m a t e , d r a i n a g e i s s u e s a n d t h e d i v e r s e v e g e t a t i o n a n d w i l d l i f e t h a t t h r i v e A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 2 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 h e r e . T h e c a r e a n d h e a l t h o f o u r c o a s t a n d m a r s h m u s t b e p a r a m o u n t i n e v e r y r e c o m m e n d a t i o n m a d e b y t h i s c o m m i t t e e a b o u t t h e u s e o f o u r l a n d , w a t e r s y s t e m a n d t r e e c a n o p y . S e c . X X - 0 2 . E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e P u r p o s e s . I t s h a l l b e t h e p u r p o s e o f t h e E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e : ( a ) T o s t u d y a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n a n d C i t y o f f i c i a l s , a n d c o m m u n i t y s t a k e h o l d e r s w i t h r e s p e c t t o t h e C i t y ' s : ( i ) M a r i t i m e f o r e s t , a n d ( i i ) P a r k s a n d o p e n s p a c e s , a n d ( i i i ) B e a u t i f i c a t i o n o f p u b l i c a n d p r i v a t e s p a c e s , a n d ( i v ) E n v i r o n m e n t a l s t e w a r d s h i p . ( b ) T o a c t a s a m o t i v a t i n g a n d c o o r d i n a t i n g b o d y t o e n c o u r a g e j o i n t p u b l i c a n d p r i v a t e p a r t i c i p a t i o n i n p r o m o t i n g t h e s e p u r p o s e s . S e c . X X - 0 3 . E n v i r o n m e n t a l s t e w a r d s h i p c o m m i t t e e d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . T h e E N V I R O N M E N T A L S T E W A R D S H I P C O M M I T T E E s h a l l g u i d e , s u p p o r t a n d m o n i t o r t h e c i t y ' s w o r k i n t h e f o l l o w i n g a r e a s a n d s h a l l h a v e t h e f o l l o w i n g d u t i e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s r e l a t e d t o t h e s e p u r p o s e s : ( i ) M a r i t i m e F o r e s t : - C l a r i f y i n g a n d s t r e n g t h e n i n g t h e C i t y ' s p r o c e s s e s a n d a l l t r e e a n d l a n d s c a p e r e l a t e d c i t y c o d e s a n d o r d i n a n c e s ; - M o n i t o r i n g t h e a p p r o p r i a t e a d m i n i s t r a t i o n a n d e n f o r c e m e n t o f t h e C i t y ' s o r d i n a n c e s ; - P r o m o t i n g t r a n s p a r e n c y t h r o u g h o n l i n e a c c e s s t o r e l e v a n t i n f o r m a t i o n ; , - D e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g e n v i r o n m e n t a l e d u c a t i o n a n d o u t r e a c h p r o g r a m s a b o u t o u r m a r i t i m e f o r e s t a n d r e l e v a n t c o d e s ; - P r o m o t i n g a p p r o p r i a t e p l a n t i n g a n d c a r e o f t r e e s o n p r i v a t e p r o p e r t y t o o w n e r s , d e v e l o p e r s , b u i l d e r s , a n d t r e e / l a n d s c a p e s e r v i c e c o n t r a c t o r s ; - D e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g a l o n g - t e r m t r e e p l a n t h a t i n c l u d e s a n a s s e s s m e n t o f t h e t r e e c a n o p y , p r o j e c t i n g f u t u r e n e e d s , a n d d e v e l o p i n g a c a l e n d a r a n d b u d g e t f o r t r e e p l a n t i n g i n p a r k s , p u b l i c s p a c e s a n d a l o n g s t r e e t s a n d r i g h t o f w a y s ; - P r o m o t i n g t r e e c a n o p y a d v o c a c y i n c l u d i n g u p h o l d i n g o u r c i t y ' s s t a t u s a s a b o n a f i d e " T r e e C i t y U S A " ; - D e v e l o p i n g a p r o c e s s f o r s y s t e m a t i c , r e v i e w o f t h e c i t y ' s e n f o r c e m e n t o f t h e e x i s t i n g t r e e c o d e s , i n c l u d i n g t h e l o n g - t e r m h e a l t h o f t r e e s p l a n t e d f o r m i t i g a t i o n ; a n d - D e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g a p r o c e s s f o r c i t i z e n s t o c o m m u n i c a t e p o s s i b l e v i o l a t i o n s t o t h e c i t y . ( i i ) P a r k s a n d O p e n S p a c e s : A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 2 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 - D e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g a l o n g - r a n g e p l a n t o p r o t e c t , i m p r o v e a n d b e a u t i f y o u r p a r k s p a c e s ; - I m p r o v i n g a c c e s s t o a n d a m e n i t i e s f o r p a r k s i n c l u d i n g d i s a b i l i t y a c c o m m o d a t i o n s , b i k e p a t h s , p a r k i n g , s i g n a g e a n d o t h e r u s e r f r i e n d l y f e a t u r e s ; - E x p a n d i n g t h e c i t y ' s i n v e n t o r y o f p a r k s a n d c o n s e r v a t i o n l a n d t h r o u g h a c q u i s i t i o n o r o t h e r m e a n s ; a n d - M a i n t a i n i n g a w e b - b a s e d , p u b l i c l y a c c e s s i b l e i n v e n t o r y o f p a r k s i n c l u d i n g t h e i r h i s t o r y , a r c h e o l o g i c a l v a l u e , r u l e s o f u s e a n d e a s e m e n t s . ( i i i ) B e a u t i f i c a t i o n o f P u b l i c a n d P r i v a t e S p a c e s : - E n h a n c i n g p u b l i c s p a c e s , i n c l u d i n g p u b l i c r i g h t s o f w a y , r o a d s i d e s , c i t y b u i l d i n g s , b e a c h a c c e s s e s a n d o t h e r p u b l i c l y h e l d p r o p e r t i e s w i t h a r t , c a r e f u l l y m a i n t a i n e d l a n d s c a p e d e s i g n a n d p l a n t i n g s . - I n c e n t i v i z i n g a n d a d v o c a t i n g f o r b e a u t i f i c a t i o n o f p r i v a t e a n d c o m m e r c i a l s p a c e s ; - R e d u c i n g t h e n u m b e r a n d a p p e a r a n c e o f d e g r a d e d o r b l i g h t e d p r o p e r t i e s ; a n d - D e v e l o p i n g a d e s i g n t h e m e / c o m m u n i t y b r a n d i n g f o r s i g n a g e , b u s s h e l t e r s , l i g h t i n g a n d o t h e r e l e m e n t s o f t h e b u i l t e n v i r o n m e n t . ( i v ) E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p : - U t i l i z i n g b e s t p r a c t i c e s , i n c l u d i n g a s c i e n c e b a s e d a p p r o a c h , w h e n m a k i n g a n y d e c i s i o n a b o u t d e v e l o p m e n t a n d i t s i m p a c t o n o u r e n v i r o n m e n t ; - P r o t e c t i n g o u r b e a c h , d u n e s , m a r s h l a n d s a n d w e t l a n d s a s c r i t i c a l d e f e n s e s i n h u r r i c a n e , e r o s i o n a n d f l o o d i n g c o n d i t i o n s ; - C o m m u n i c a t i n g t h e d y n a m i c s o f o u r t i d a l d r a i n a g e a n d f l o o d p l a i n w i t h t h e g o a l o f p r e s e r v i n g o u r f l o o d m a n a g e m e n t s y s t e m ; - R e v i e w i n g o u r c i t y ' s e n v i r o n m e n t a l c o d e s a n d e n s u r i n g e n f o r c e m e n t o f r u l e s i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o d u m p i n g , s e p t i c t a n k s , c o m m e r c i a l p o l l u t i o n , e t c . ; a n d - R e v i e w i n g , u p d a t i n g a n d m a i n t a i n i n g t h e M a r s h M a s t e r P l a n f o r a d h e r e n c e t o c u r r e n t r e s e a r c h a b o u t s e a l e v e l c h a n g e a n d w e t l a n d s p r e s e r v a t i o n . S e c . X X - 0 4 . M e m b e r s h i p ; T e r m s ; A p p o i n t m e n t s , G e o g r a p h i c R e q u i r e m e n t s . C o m p o s i t i o n . ( a ) M e m b e r s h i p . T h e E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e s h a l l b e c o m p o s e d o f a m i n i m u m o f s e v e n m e m b e r s a n d a m a x i m u m o f e l e v e n m e m b e r s . A m a j o r i t y o f t h e m e m b e r s o f t h e c o m m i t t e e s h a l l c o n s t i t u t e a q u o r u m . ( b ) T e r m s . A l l m e m b e r s w h o a r e a p p o i n t e d o r r e a p p o i n t e d s h a l l s e r v e f o u r - y e a r t e r m s , w i t h t h e e x c e p t i o n o f i n a u g u r a l c o m m i t t e e m e m b e r s w h o s e t e r m s h a l l b e d e t e r m i n e d b y t h e c o m m i s s i o n . M e m b e r s s h a l l n o t s e r v e m o r e t h a n e i g h t c o n s e c u t i v e y e a r s o n t h e c o m m i t t e e . ( c ) A p p o i n t m e n t s . C o m m i t t e e m e m b e r s s h a l l b e s e l e c t e d b y t h e B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e a n d s h a l l b e c o n f i r m e d b y t h e C o m m i s s i o n . ( d ) G e o g r a p h i c a l R e q u i r e m e n t s . A t a n y t i m e t h e r e s h a l l b e a t l e a s t o n e m e m b e r r e p r e s e n t i n g e a c h c i t y d i s t r i c t o n t h e c o m m i t t e e . C o m m i t t e e m e m b e r s s h a l l A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 2 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 r e s i d e i n t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , o w n p r o p e r t y i n t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h o r o w n a b u s i n e s s t h a t o p e r a t e s w i t h i n t h e c i t y l i m i t s o f A t l a n t i c B e a c h . ( e ) C o m p o s i t i o n . T o t h e e x t e n t p o s s i b l e , c o m m i t t e e m e m b e r s s h o u l d d e m o n s t r a t e a t l e a s t o n e o f t h e f o l l o w i n g s k i l l s , e x p e r i e n c e , e x p e r t i s e , e d u c a t i o n a l b a c k g r o u n d o r i n t e r e s t s : - K n o w l e d g e o f b e s t p r a c t i c e s i n e n v i r o n m e n t a l m a n a g e m e n t a n d s u s t a i n a b i l i t y ; - D e v e l o p e r / b u i l d i n g p r o f e s s i o n a l ; - U r b a n p l a n n i n g a n d d e s i g n ; - A r b o r i s t ; - L a n d s c a p e a r c h i t e c t u r e ; - E n v i r o n m e n t a l p o l i c y ; - E n v i r o n m e n t a l a n d c o n s t i t u t i o n a l l a w ; - C o m m u n i t y e n g a g e m e n t ; a n d - E d u c a t i o n a l p r o g r a m m i n g . S e c . X X - 0 5 . O r g a n i z a t i o n . ( a ) T h e c o m m i t t e e s h a l l m e e t a t l e a s t m o n t h l y a t s u c h t i m e s a n d p l a c e s a s a r e f i x e d b y t h e r u l e s o f t h e c o m m i t t e e . S p e c i a l m e e t i n g s s h a l l b e c a l l e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e r u l e s o f t h e c o m m i t t e e . A t i t s f i r s t r e g u l a r l y s c h e d u l e d m e e t i n g e a c h S e p t e m b e r , t h e C o m m i t t e e s h a l l e l e c t f r o m a m o n g i t s m e m b e r s a C h a i r , V i c e C h a i r , a n d s e c r e t a r y w h o s h a l l a s s u m e t h e i r p o s i t i o n s i m m e d i a t e l y u p o n e l e c t i o n . ( b ) T h e c h a i r s h a l l p r e s i d e a t a l l m e e t i n g s o f t h e c o m m i t t e e a n d s h a l l a p p o i n t t h e m e m b e r s o f t h e v a r i o u s s u b c o m m i t t e e s a u t h o r i z e d b y t h e c o m m i t t e e . T h e v i c e c h a i r s h a l l p r e s i d e i f t h e c h a i r i s a b s e n t . ( c ) T h e c o m m i t t e e s h a l l b e s t a f f e d a t e a c h m e e t i n g b y a C i t y s t a f f m e m b e r a p p o i n t e d b y t h e C i t y M a n a g e r t o a c t a s t h e r e c o r d i n g c l e r k . ( d ) R o b e r t s R u l e s o f O r d e r N e w l y R e v i s e d s h a l l b e f o l l o w e d a t c o m m i t t e e m e e t i n g s . T h e c o m m i t t e e m a y a d o p t , a m e n d , a n d r e s c i n d p r o c e d u r a l r u l e s o f t h e c o m m i t t e e t o a i d i n i m p l e m e n t i n g t h e p r o v i s i o n s o f t h i s s e c t i o n . A l l r e p o r t s , s t u d i e s , a n d r e c o m m e n d a t i o n s m a d e b y o r a t t h e d i r e c t i o n o f t h e c o m m i t t e e s h a l l b e a p p r o v e d b y t h e c o m m i t t e e b e f o r e t h e s a m e m a y b e p r e s e n t e d t o t h e C o m m i s s i o n o n b e h a l f o f t h e c o m m i t t e e . ( e ) T h e c o m m i t t e e m a y e s t a b l i s h s u c h s u b c o m m i t t e e s f r o m a m o n g i t s m e m b e r s h i p a s i t d e e m s n e c e s s a r y t o p e r f o r m i t s d u t i e s . T h e s u b c o m m i t t e e s h a l l r e p o r t o n i t s p r o g r e s s t o t h e c o m m i t t e e a t s u c h t i m e s a s t h e C o m m i t t e e s h a l l r e q u i r e . A l l c o m m i t t e e a n d s u b c o m m i t t e e m e e t i n g s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c a n d a r e s u b j e c t t o F l o r i d a ' s G o v e r n m e n t i n t h e S u n s h i n e L a w s . ( f ) T h e c o m m i t t e e ' s c l e r k s h a l l k e e p m i n u t e s o f t h e p r o c e e d i n g s , s h o w i n g t h e v o t e o f e a c h m e m b e r u p o n e a c h q u e s t i o n , o r , i f a b s e n t o r f a i l i n g t o v o t e , i n d i c a t i n g s u c h f a c t , a n d s h a l l k e e p r e c o r d s o f i t s e x a m i n a t i o n s a n d o t h e r o f f i c i a l a c t i o n s , a l l o f w h i c h s h a l l b e i m m e d i a t e l y f i l e d i n t h e o f f i c e o f t h e C i t y C l e r k a n d s h a l l b e c o m e a p u b l i c r e c o r d . S e c . X X _ 0 6 . - R e m o v a l o f m e m b e r s . A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 2 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 A n y m e m b e r o f t h e c o m m i t t e e m a y b e r e m o v e d b y t h e c i t y c o m m i s s i o n u p o n w r i t t e n c h a r g e s a n d a f t e r p u b l i c h e a r i n g . A n y m e m b e r w h o f a i l s t o a t t e n d ( 3 ) c o n s e c u t i v e m e e t i n g s s h a l l h a v e h i s o f f i c e d e c l a r e d v a c a n t u n l e s s t h e m e m b e r ' s a b s e n c e i s e x c u s e d b y a m a j o r i t y o f t h e c o m m i t t e e ' s m e m b e r s , a n d t h e v a c a n c y s h a l l p r o m p t l y b e f i l l e d . S e c t i o n 2 . T h i s o r d i n a n c e s h a l l t a k e e f f e c t i m m e d i a t e l y u p o n i t s f i n a l p a s s a g e a n d a d o p t i o n . A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 3 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 O R D I N A N C E N O . 2 0 1 7 - X X X X X X X A g e n d a I t e m J u l y % 2 0 1 7 A N O R D I N A N C E O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A A M E N D I N G C H A P T E R X X O F T H E A T L A N T I C B E A C H C O D E O F O R D I N A N C E S , C R E A T I N G A T R E E S U B C O M M I T T E E O F T H E E N V I R O N M E N T A L S T E W A R D S H I P C O M M I T T E E , P R O V I D I N G F O R P U R P O S E , M E M B E R S H I P A N D D U T I E S A N D R E S P O N S I B I L I T I E S O F S A I D C O M M I T T E E , A N D P R O V I D I N G F O R A N E F F E C T I V E D A T E . B E I T E N A C T E D B Y T H E C I T Y C O M M I S S I O N O N B E H A L F O F T H E P E O P L E O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H , F L O R I D A : S E C T I O N 1 : T h e C o d e o f O r d i n a n c e s o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , F l o r i d a , i s h e r e b y a m e n d e d b y a d d i n g a n e w s e c t i o n t o b e n u m b e r e d S e c . X X _ X X - S e c X X - X X , w h i c h s e c t i o n s s h a l l r e a d a s f o l l o w s : S e c . 2 3 - 5 2 . P u r p o s e . T h e d u t y o f t h e T r e e S u b c o m m i t t e e o f t h e E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e ( E S C ) i s t o s y s t e m a t i c a l l y r e v i e w t r e e p e r m i t s s u b m i t t e d t o t h e c i t y f o r c o m p l e t e n e s s a n d t o d e t e r m i n e c o m p l i a n c e w i t h t h e t r e e p r o t e c t i o n o r d i n a n c e . S e c . 2 3 - 5 3 . E s t a b l i s h m e n t , v o l u n t a r y m e m b e r s h i p , t e r m s . T h e r e i s h e r e b y e s t a b l i s h e d a T r e e S u b c o m m i t t e e " o f t h e E S C , r e f e r r e d t o i n t h i s a r t i c l e a s t h e s u b c o m m i t t e e . T h e s u b c o m m i t t e e s h a l l c o n s i s t o f 3 m e m b e r s a n d 2 a l t e r n a t e m e m b e r s . A l t e r n a t e s s h a l l s e r v e i n t h e c a s e o f t h e a b s e n c e o f a n y o f t h e 3 m e m b e r s . T h e m e m b e r s o f t h e s u b c o m m i t t e e s h a l l v o l u n t e e r f o r m e m b e r s h i p . A l l o f t h e m e m b e r s s h a l l b e m e m b e r s o f t h e E S C . T h e E S C s h a l l a p p o i n t o r r e m o v e t h e m e m b e r s o f t h e s u b c o m m i t t e e b y a s i m p l e m a j o r i t y v o t e . F i l l i n g v a c a n c i e s s h a l l t a k e p l a c e a t t h e n e x t r e g u l a r s c h e d u l e d m e e t i n g o f t h e E S C a f t e r a s e a t o n t h e s u b c o m m i t t e e h a s b e c o m e v a c a t e d . M e m b e r s o f t h e s u b c o m m i t t e e m a y s e r v e f o r a s l o n g a s t h e y s e r v e o n t h e E S C . S e c . 2 3 - 5 4 . O r g a n i z a t i o n . ( a ) T h e s u b c o m m i t t e e s h a l l e s t a b l i s h a r e g u l a r m e e t i n g s c h e d u l e . U n l e s s o t h e r w i s e d e t e r m i n e d , t h e s u b c o m m i t t e e ' s m e e t i n g s s h a l l m e e t o n t h e s a m e d a t e a s t h e E n v i r o n m e n t a l S t e w a r d s h i p C o m m i t t e e m e e t s . ( b ) A c i t y s t a f f m e m b e r d e s i g n a t e d b y t h e C i t y M a n a g e r s h a l l a c t a s c l e r k f o r t h e s u b c o m m i t t e e . T h e c l e r k s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r t h e c l e r i c a l a d m i n i s t r a t i o n o f t h e s u b c o m m i t t e e . T h e c l e r k s h a l l a l s o b e r e s p o n s i b l e f o r t h e m a i n t e n a n c e A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 3 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 a n d p r e s e r v a t i o n o f a l l r e c o r d s o f t h e s u b c o m m i t t e e i n c o o r d i n a t i o n w i t h t h e C i t y C l e r k ' s o f f i c e . ( c ) T h e s u b c o m m i t t e e s h a l l a d o p t r u l e s a s m a y b e r e q u i r e d f o r t h e p r o p e r c o n d u c t o f i t s b u s i n e s s . R o b e r t ' s R u l e s o f O r d e r N e w l y R e v i s e d s h a l l b e f o l l o w e d t o c o n d u c t m e e t i n g s . A l l m e e t i n g s s h a l l b e o p e n t o t h e p u b l i c . T h e s u b c o m m i t t e e s h a l l k e e p m i n u t e s o f t h e p r o c e e d i n g s r e c o r d i n g t h e v o t e o f e a c h m e m b e r u p o n e a c h q u e s t i o n o r i f a b s e n t o r f a i l i n g t o v o t e , i n d i c a t i n g s u c h f a c t s . I t s h a l l k e e p r e c o r d s o f i t s e x a m i n a t i o n s a n d o t h e r o f f i c i a l a c t i o n s , a l l o f w h i c h s h a l l b e i m m e d i a t e l y f i l e d w i t h t h e C i t y C l e r k ' s o f f i c e a n d s h a l l b e c o m e p u b l i c r e c o r d . T h i s s u b c o m m i t t e e w i l l o p e r a t e i n c o m p l i a n c e w i t h F l o r i d a ' s G o v e r n m e n t i n t h e S u n s h i n e L a w s . S e c . 2 3 - 5 5 . S y s t e m a t i c P e r m i t R e v i e w P r o c e s s . E a c h m e m b e r o f t h e s u b c o m m i t t e e s h a l l s y s t e m a t i c a l l y r e v i e w t h e t r e e p e r m i t t i n g p r o c e s s a s d e s c r i b e d b e l o w : ( a ) I n i t i a l R e v i e w P e r i o d . i . A p p l i c a t i o n s d e e m e d c o m p l e t e a n d r e a d y f o r s i t e i n s p e c t i o n s h a l l b e u p l o a d e d t o t h e C i t y ' s w e b s i t e w i t h i n 3 b u s i n e s s d a y s . T h e i n i t i a l s i t e i n s p e c t i o n b y t h e a d m i n i s t r a t o r m a y n o t o c c u r u n t i l 3 b u s i n e s s d a y s a f t e r t h e c o m p l e t e p e r m i t a p p l i c a t i o n h a s b e e n u p l o a d e d t o t h e C i t y ' s w e b s i t e . i i . T h e s u b c o m m i t t e e s h a l l r e v i e w r a n d o m t r e e p e r m i t a p p l i c a t i o n s a s d e t e r m i n e d b y t h e t r e e s u b c o m m i t t e e . i i i . T h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r s s h a l l i n d e p e n d e n t l y r e v i e w a l l t r e e p e r m i t a p p l i c a t i o n s t h a t i n c l u d e t h e r e m o v a l o f m o r e t h a n 5 0 % o f t h e t o t a l i n c h e s o f t h e d i a m e t e r a t b r e a s t h e i g h t ( D B H ) o f r e g u l a t e d t r e e s o n a n y p r o p e r t y . i v . T h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r s s h a l l i n d e p e n d e n t l y r e v i e w a l l t r e e p e r m i t a p p l i c a t i o n s t h a t i n c l u d e t h e r e m o v a l o f o n e o r m o r e l e g a c y t r e e ( s ) o n a n y p r o p e r t y . v . O n e m e m b e r o f t h e s u b c o m m i t t e e m a y a c c o m p a n y t h e a d m i n i s t r a t o r o n t h e i n i t i a l s i t e i n s p e c t i o n a s a n o b s e r v e r . T h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r m u s t m a k e t h e r e q u e s t t o a t t e n d t h e i n i t i a l s i t e i n s p e c t i o n a s a n o b s e r v e r w i t h i n 3 b u s i n e s s d a y s o f t h e p e r m i t b e i n g u p l o a d e d t o t h e c i t y ' s w e b s i t e . T h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r m a y n o t i n i t i a t e c o n t a c t w i t h t h e p r o p e r t y o w n e r o r t h e p r o p e r t y o w n e r ' s a g e n t s d u r i n g t h e s i t e i n s p e c t i o n a n d s h a l l s t a y i n t h e v i c i n i t y o f t h e a d m i n i s t r a t o r d u r i n g t h e i n s p e c t i o n . T h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r s h a l l b e p r o v i d e d 2 4 h o u r s n o t i c e p r i o r t o t h e d a t e a n d t i m e o f t h e s i t e i n s p e c t i o n . ( b ) I s s u a n c e o f a P e r m i t . i . W h e n t h e a d m i n i s t r a t o r ' s a p p l i c a t i o n r e v i e w p r o c e s s a n d i n s p e c t i o n h a s b e e n c o m p l e t e d , t h e a d m i n i s t r a t o r s h a l l d i s t r i b u t e a d r a f t t r e e p e r m i t t o a l l m e m b e r s o f t h e t r e e s u b c o m m i t t e e . W i t h i n 3 b u s i n e s s d a y s o f t h e d i s t r i b u t i o n o f a d r a f t p e r m i t , a n y s i n g l e m e m b e r o f t h e s u b c o m m i t t e e m a y p l a c e a h o l d o n t h e d r a f t p e r m i t b y A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 3 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 p r o v i d i n g a w r i t t e n p e t i t i o n t o t h e a d m i n i s t r a t o r r e q u e s t i n g f u r t h e r r e v i e w . T h i s p e t i t i o n s h a l l i n c l u d e t h e r a t i o n a l e b e h i n d t h e r e q u e s t f o r f u r t h e r r e v i e w . i i . W i t h i n 3 b u s i n e s s d a y s o f t h e s u b c o m m i t t e e ' s m e m b e r ' s p e t i t i o n b e i n g p r o v i d e d i n w r i t i n g t o t h e a d m i n i s t r a t o r , t h e a d m i n i s t r a t o r s h a l l h a v e t h e o p t i o n t o a m e n d t h e p e r m i t o r p r o c e e d w i t h i s s u i n g t h e d r a f t p e r m i t i n t h e p e r m i t ' s o r i g i n a l f o r m a s l o n g a s t h e a d m i n i s t r a t o r a n d t h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r / m e m b e r s w h o f i l e d t h e p e t i t i o n h a v e r e a c h e d a n a g r e e m e n t i n w r i t i n g o n t h e c o n t e n t s o f t h e p e r m i t . i i i . I f t h e a d m i n i s t r a t o r a n d t h e s u b c o m m i t t e e m e m b e r c a n n o t r e a c h w r i t t e n a g r e e m e n t o n t h e c o n t e n t s o f t h e t r e e p e r m i t w i t h i n t h i s 3 b u s i n e s s d a y p e r i o d , t h e f u l l s u b c o m m i t t e e s h a l l r e v i e w c o n t e n t s o f t h e d r a f t p e r m i t a t a s u b c o m m i t t e e m e e t i n g t h a t i s p u b l i c l y n o t i c e d i n c o m p l i a n c e w i t h F l o r i d a ' s o p e n m e e t i n g r e q u i r e m e n t s . I f a m a j o r i t y o f t h e s u b c o m m i t t e e c a n n o t r e a c h a g r e e m e n t w i t h t h e a d m i n i s t r a t o r a t t h i s s u b c o m m i t t e e m e e t i n g , t h e d r a f t p e r m i t s h a l l a p p e a r o n t h e n e x t c o m m i s s i o n a g e n d a i n w h i c h t h e r e i s s u f f i c i e n t t i m e t o m e e t F l o r i d a ' s p u b l i c n o t i c e r e q u i r e m e n t s . ( c ) R e v i e w b y t h e C o m m i s s i o n . T h e C o m m i s s i o n s h a l l r e v i e w t h e d r a f t p e r m i t a n d t h e r a t i o n a l e o f b o t h t h e a d m i n i s t r a t o r a n d t h e m e m b e r s o f t h e s u b c o m m i t t e e a n d w i l l m a k e a f i n a l d e t e r m i n a t i o n a b o u t t h e c o n t e n t s o f t h e p e r m i t t o b e i s s u e d . T h e t r e e p e r m i t s h a l l b e i s s u e d b y t h e a d m i n i s t r a t o r w i t h i n 3 b u s i n e s s d a y s o f t h e c o m m i s s i o n m e e t i n g . S e c t i o n 2 . T h i s o r d i n a n c e s h a l l t a k e e f f e c t i m m e d i a t e l y u p o n i t s f i n a l p a s s a g e a n d a d o p t i o n .