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Item 2- Attachment 1A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 A G E N D A I T E M : S U B M I T T E D B Y : D A T E : B A C K G R O U N D : C H A R G E : C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S T A F F R E P O R T B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e J o h n M . S t i n s o n , C o m m i s s i o n e r , S e a t N o . 2 8 t h o f N o v e m b e r 2 0 1 6 O n t h e z z n d o f A u g u s t 2 0 1 6 , t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , C i t y C o m m i s s i o n e n t e r t a i n e d a d i s c u s s i o n r e g a r d i n g t h e f o r m a t i o n o f a " t r e e b o a r d " a s t h e c o m m i t t e e w a s d e s c r i b e d a n e c d o t a l l y . T h e C o m m i s s i o n h e l d d i s c u s s i o n s r e g a r d i n g t h e f o r m a t i o n o f t h e p r o p o s e d c o m m i t t e e o n t h e 1 s t o f S e p t e m b e r 2 0 1 6 a n d a g a i n o n t h e 1 2 t h o f S e p t e m b e r 2 0 1 6 , a t w h i c h t i m e c o n s e n s u s w a s a c h i e v e d b y t h e C o m m i s s i o n t o m o v e t h e i t e m f o r w a r d f o r a c t i o n . E a c h C o m m i s s i o n m e m b e r w a s r e q u e s t e d t o n o m i n a t e t w o c a n d i d a t e s , i n a d d i t i o n t o J o h n N o v e m b e r , t o s e r v e o n t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e t h a t w o u l d b e c h a r g e d w i t h d e f i n i n g r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e . A f t e r e a c h C o m m i s s i o n m e m b e r i d e n t i f i e d t h e i r r e s p e c t i v e n o m i n e e s , d u r i n g t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h , C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e 1 0 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 , n o m i n a t e d m e m b e r s w e r e a p p r o v e d b y a v o t e o f t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g . O n t h e 1 5 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 , a r e g u l a r l y s c h e d u l e d T o w n H a l l m e e t i n g w a s h e l d w i t h t h e n e w l y a p p o i n t e d a n d o t h e r i n t e r e s t e d p a r t i e s t o d i s c u s s t h e c h a r g e o f t h e a d v i s o r y g r o u p . T h e B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e i s t a s k e d w i t h p e r f o r m i n g a c o m p r e h e n s i v e n e e d s a n a l y s i s t o a d d r e s s b e a u t i f i c a t i o n a n d n a t u r a l r e s o u r c e p r e s e r v a t i o n w i t h i n t h e C i t y , a n d o t h e r i n f l u e n c i n g f a c t o r s t h a t m a y c o n t r i b u t e t o t h e i m p r o v e m e n t o r d e t r i m e n t o f t h e b e a u t i f i c a t i o n a n d p r e s e r v a t i o n o f n a t u r a l r e s o u r c e s t h a t d e f i n e t h e q u a l i t y o f l i f e f o r A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s . W h i l e t h e s c o p e o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e i s l e f t t o b e b r o a d , r e l y i n g o n r e s o u r c e s f r o m C i t y s t a f f a n d C i t y a s s e t s , a n d t h e s i g n i f i c a n t t a l e n t , e d u c a t i o n , k n o w l e d g e a n d e x p e r i e n c e o f t h e a p p o i n t e d m e m b e r s , t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e s h o u l d : A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 1 . E v e r y m e m b e r s h o u l d c o m p l e t e a r e v i e w o f d o c u m e n t s p r o v i d e d b y t h e C i t y C l e r k f r o m t h e C i t y C h a r t e r a n d C o d e o f O r d i n a n c e s a p p l i c a b l e t o t h e f o r m a t i o n o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e ; 2 . D e f i n e t h e i n i t i a l t i m e l i n e f o r t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e t o m a k e a r e c o m m e n d a t i o n t o t h e C i t y C o m m i s s i o n f o r a d o p t i o n o f a n d c r e a t i o n o f t h e a c t u a l s t a n d i n g c o m m i t t e e w i t h i n o n e m o n t h o f t h e f i r s t m e e t i n g o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e a n d s e e k p r o m p t a p p r o v a l o f s u c h t i m e l i n e b y t h e C i t y C o m m i s s i o n a s s o o n a s p r a c t i c a l ; 3 . D e t e r m i n e t h e g o v e r n i n g s t r u c t u r e o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e , i . e . a s i n g l e c h a i r p e r s o n , c o - c h a i r s , t h e s t a f f l i a i s o n m o s t l i k e l y t o p r o v i d e a d e q u a t e a n d p r o p e r s u p p o r t t o t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e , e t c . ; 4 . P r o v i d e a s c h e d u l e t o t h e C i t y C o m m i s s i o n a n d C i t y s t a f f a s t o t h e n u m b e r a n d f r e q u e n c y o f m e e t i n g s p l a n n e d f o r t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e , t h e a s s e t s a n d r e s o u r c e s n e e d e d f r o m t h e C i t y t o f a c i l i t a t e s u c h m e e t i n g s a n d c o n f i r m t h e p r o p o s e d m e e t i n g v e n u e a v a i l a b i l i t y w i t h P a r k s a n d R e c r e a t i o n s c h e d u l e r s ; 5 . D e t e r m i n e a n d r e c o m m e n d t h e n u m b e r o f m e m b e r s t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e w i l l r e q u i r e t o a c c o m p l i s h t h e o v e r - a r c h i n g g o a l s o f t h e c o m m i t t e e ; 6 . D e f i n e t h e q u a l i f i c a t i o n s o f m e m b e r s , t h e l e n g t h o f t e r m f o r e a c h m e m b e r , i n c l u d i n g e x p i r a t i o n t i m i n g , r e - a p p o i n t m e n t o p p o r t u n i t i e s , t e r m o v e r l a p , t e r m l i m i t s a n d g o v e r n i n g r e q u i r e m e n t s f o r s u c h m e m b e r s h i p ; 7 . T h e s e q u a l i f i c a t i o n s a n d d e f i n i n g g u i d e l i n e s w i l l a s s i s t t h a t B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e i n i t s s e l e c t i o n o f m e m b e r s t o s e r v e o n t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e a n d f o r a p p r o v a l b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . T h o s e p e r s o n s i n t e r e s t e d i n s e r v i n g o n t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e w i l l b e r e q u i r e d t o s u b m i t a p p l i c a t i o n t o t h e C i t y C l e r k f o l l o w i n g c u r r e n t , s t a n d a r d p r o c e d u r e s u s e d t o s e l e c t , n o m i n a t e a n d a p p o i n t r e s i d e n t s ; 8 . D e t a i l b u d g e t a r y r e q u i r e m e n t s , i f a n y , p r i o r t o t h e p r e s e n t a t i o n o f 2 0 1 7 I 2 0 1 8 b u d g e t w o r k s h o p s ; 9 . A n d , u s i n g a m e t h o d o l o g y o f c o m p l i a n c e w i t h t h e o v e r a r c h i n g g o a l o f B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n , i d e n t i f y t h e i n i t i a l g o a l s a n d p r i m a r y f o c u s o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e . A s a m p l i n g o f i d e a s , i n n o p a r t i c u l a r o r d e r , t a k e n f r o m t h e T o w n H a l l m e e t i n g o f t h e 1 5 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 i n c l u d e : a . A n e d u c a t i o n p r o g r a m f o r r e s i d e n t s , p o t e n t i a l r e s i d e n t s a n d c o n t r a c t o r s ; b . H o w t h e C o A B P a r k s s y s t e m w i l l b e n e f i t f r o m t h e w o r k o f t h e s t a n d i n g c o m m i t t e e ; c . I n t e r a c t i o n w i t h t h e B e a c h e s T o w n C e n t e r a g e n c y , m e r c h a n t s a n d o v e r l a y d i s t r i c t ; A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 B U D G E T : R E C O M M E N D A T I O N : A T T A C H M E N T S : d . A r e v i e w o f t h e c u r r e n t t r e e o r d i n a n c e ; e . M i t i g a t i o n p l a n i m p r o v e m e n t s ; f . A n a n n u a l r e p o r t t o a l l r e s i d e n t s , b u s i n e s s e s o w n e r s a n d s t a k e h o l d e r s ; g . C o n s i d e r a t i o n o f a r e p l a n t i n g p r o g r a m t o a c c o m m o d a t e a n a g i n g t r e e c a n o p y ; h . T h e n e e d f o r a p o s s i b l e p a r k s s u b c o m m i t t e e ; i . A n d , i f a d v i s o r y c o m m i t t e e r e c o m m e n d s t h a t c r e a t i o n o f a s t a n d i n g c o m m i t t e e i s n o t n e c e s s a r y o r p r u d e n t a t t h i s t i m e , a r e c o m m e n d a t i o n t o d i s c o n t i n u e t h e f o r m a t i o n m a y b e p r e s e n t e d t o t h e C i t y C o m m i s s i o n . 1 0 . T h e S u n s e t D a t e f o r t h e w o r k o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e s h o u l d b e e x p e c t e d t o b e s i x m o n t h s f r o m t h e d a t e o f t h e a d v i s o r y c o m m i t t e e f i r s t m e e t i n g . O n e a d d i t i o n a l s i x - m o n t h e x t e n s i o n t o t h e S u n s e t D a t e m a y b e a p p r o v e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n a t a m i n i m u m o f t h i r t y d a y s p r i o r t o t h e e n d o f t h e i n i t i a l S u n s e t D a t e . 1 1 . T h e a d v i s o r y c o m m i t t e e m a y r e c o m m e n d a n y o t h e r i s s u e s t h a t i t d e e m s a p p r o p r i a t e t o t h e C i t y C o m m i s s i o n ( N o t e : T h e C i t y C o m m i s s i o n a d d e d t h i s v e r b i a g e a t i t s N o v . 1 4 , 2 0 1 6 m e e t i n g . ) N o b u d g e t a r y c o n s i d e r a t i o n s a r e a n t i c i p a t e d a t t h i s t i m e , w i t h a m i n i m u m o f i n v o l v e m e n t o f C i t y s t a f f a n d t i m e , w i t h t h e e x c e p t i o n b e i n g p o s t i n g m e e t i n g d a t e s a n d t i m e s , s o m e p r i n t i n g a n d c o p y i n g e x p e n s e s a n d a c c e s s t o C i t y f a c i l i t i e s f o r m e e t i n g s . F o r t h e C i t y C o m m i s s i o n t o a d o p t t h e f o r m a t i o n a n d u t i l i z a t i o n o f t h e B e a u t i f i c a t i o n a n d N a t u r a l R e s o u r c e P r e s e r v a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e a s a p p o i n t e d p r i o r a n d d e s c r i b e d i n t h i s C o m m i s s i o n r e p o r t , t o s t u d y a n d m a k e r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n f o r t h e f o r m a t i o n o f a p e r m a n e n t c o m m i t t e e , p u r p o s e d w i t h t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r o v e r s e e i n g a n y r e c o m m e n d a t i o n s a d o p t e d b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . 1 . M i n u t e s o f A g e n d a I t e m # S . C . f r o m t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e z z n c t o f A u g u s t 2 0 1 6 : 2 . M i n u t e s o f A g e n d a I t e m # 3 . C . f r o m t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e 1 2 t h o f S e p t e m b e r 2 0 1 6 : 3 . M i n u t e s o f A g e n d a I t e m # 3 . A . f r o m t h e C i t y C o m m i s s i o n m e e t i n g o f t h e 1 0 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 : 4 . M i n u t e s o f t h e T o w n H a l l m e e t i n g o f t h e 1 5 t h o f O c t o b e r 2 0 1 6 a s h i g h l i g h t e d f o r r e f e r e n c e ; 5 . P e r t i n e n t s e c t i o n s o f t h e C h a r t e r o f t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h a n d t h e C o d e o f O r d i n a n c e s t h a t a r e s p e c i f i c t o t h e a u t h o r i t y o f t h e C i t y C o m m i s s i o n t o c o n s i d e r , c r e a t e , a d m i n i s t e r , u t i l i z e o r d i s m a n t l e a n d d i s b a n d c i t i z e n A g e n d a I t e m 2 - A t t a c h m e n t 1 J u n e 1 4 , 2 0 1 7 c o m m i t t e e s t o e n g a g e a n d a c c o m p l i s h t h e d e s i r e d w o r k o f t h e r e s i d e n t s . 6 . L i s t o f A d m i n i s t r a t i v e T a s k s 7 . L i s t o f A p p o i n t e d M e m b e r s