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Item 5A- Guidelines for ContributionsA g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 A P P L I C A T I O N G U I D E L I N E S F O R F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 C O N T R I B U T I O N A W A R D S F u n d i n g A v a i l a b i l i t y : T h e C i t y C o m m i s s i o n h a s a l l o c a t e d f u n d i n g f o r F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 t o s u p p o r t a r t i s t i c , r e c r e a t i o n a l , o r c u l t u r a l p r o g r a m s , e v e n t s o r p r o j e c t s w h i c h b e n e f i t t h e r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h . A p p l i c a t i o n s f o r c o n t r i b u t i o n s a r e i n v i t e d f r o m e l i g i b l e n o n - p r o f i t , 5 0 1 ( c ) ( 3 ) c o m m u n i t y o r g a n i z a t i o n s , s c h o o l s o r d i s t r i c t s p r o v i d i n g e x t r a - c u r r i c u l a r / e x t r a m u r a l p r o g r a m s t o f u n d o n e - t i m e a r t s , c u l t u r a l a n d r e c r e a t i o n p r o g r a m s , a c t i v i t i e s o r e v e n t s t h a t s e r v e A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s . O n l y o n e ( 1 ) C o n t r i b u t i o n a p p l i c a t i o n m a y b e s u b m i t t e d p e r e l i g i b l e n o n - p r o f i t , 5 0 1 ( c ) ( 3 ) c o m m u n i t y s e r v i c e o r g a n i z a t i o n , w i t h a w a r d r e q u e s t o f $ 1 0 0 - $ 5 , 0 0 0 p e r a p p l i c a n t . F i n a l C o n t r i b u t i o n A w a r d a m o u n t m a y b e a l l o c a t e d a s d e t e r m i n e d b y t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e . P l e a s e n o t e r e l e v a n t c o d e p e r t a i n i n g t o c o n t r i b u t i o n s : S e c . 2 - 2 . C h a r i t a b l e c o n t r i b u t i o n s p r o h i b i t e d . T h e C i t y s h a l l n o t c o n t r i b u t e C i t y f u n d s t o a n y c h a r i t a b l e , n o n - p r o f i t , o r o t h e r w o r t h y c a u s e . H o w e v e r , t h e C i t y m a y c o n t r i b u t e C i t y f u n d s o r o t h e r s u p p o r t t o a 1 t i s t i c , r e c r e a t i o n a l , o r c u l t u r a l p r o g r a m s , e v e n t s o r p r o j e c t s w h i c h b e n e f i t t h e r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h , a s f o l l o w s : ( 1 ) R e q u e s t s f o r c o n t r i b u t i o n s t o s u c h p r o g r a m s , e v e n t s o r p r o j e c t s s h a l l b e s u b m i t t e d t o t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n a l A d v i s o r y C o m m i t t e e . ( 2 ) T h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n a l A d v i s o r y C o m m i t t e e w i l l m a k e r e c o m m e n d a t i o n s o n a n y s u c h r e q u e s t s t o t h e C i t y C o m m i s s i o n , w h o w i l l t h e n m a k e t h e f i n a l d e c i s i o n o n f u n d i n g t h e r e q u e s t . ( 3 ) A n y r e q u e s t f o r c o n t r i b u t i o n s w h i c h a r e n o t a r t i s t i c , r e c r e a t i o n a l , o r c u l t u r a l i n n a t u r e s h a l l b e s u b m i t t e d d i r e c t l y t o t h e C i t y C o m m i s s i o n f o r c o n s i d e r a t i o n . ( O r d . N o . 9 5 - 9 1 - 5 0 , § 1 , 1 0 - 2 8 - 9 1 ; O r d . N o . 0 5 - 0 2 - 3 7 , § I , 7 - 8 - 0 2 ) E d i t o r ' s n o t e - O r d . N o . 9 5 - 9 1 - 5 0 , _ § _ . 1 , a d o p t e d O c t . 2 8 , 1 9 9 1 , a m e n d e d t h e C o d e b y a d d i n g _ _ § _ H ( b ) . F o r p u r p o s e s o f c 1 a s s i f i c a t i o n , _ _ § _ H ( b ) h a s b e e n c o d i f i e d a s _ _ § _ _ H a t t h e d i s c r e t i o n o f t h e e d i t o r . A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 R E Q U I R E D A P P L I C A T I O N D O C U M E N T S D o c u m e n t s R e q u i r e d f o r S u b m i t t a l : A l l a p p l i c a n t s m u s t c o m p l e t e t h e a t t a c h e d a p p l i c a t i o n f o r m a n d p r o v i d e t h e f o l l o w i n g d o c u m e n t s : D C o m p l e t e d A p p l i c a t i o n F o r m D S u m m a r y o f o r g a n i z a t i o n ' s c u r r e n t b u d g e t D P r o g r a m b u d g e t D P r o o f o f c u r r e n t N o n - P r o f i t 5 0 1 ( c ) ( 3 ) c e r t i f i c a t i o n f o r m i s s u e d . b y t h e S t a t e o f F l o r i d a D L i s t o f C u r r e n t O r g a n i z a t i o n ' s B o a r d o f D i r e c t o r s D M o s t c u r r e n t I R S W - 9 F o r m E L I G I B l E N O N - P R O F I T O R G A N I Z A T I O N S O N L Y N o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s w h i c h h a v e o f f i c i a l l y f i l e d a s a n o n - p r o f i t w i t h t h e S t a t e o f F l o r i d a m u s t a t t a c h a c o p y o f i t s c u r r e n t y e a r 5 0 1 ( c ) ( 3 ) n o n - p r o f i t c e r t i f i c a t i o n f o r m . F o r o r g a n i z a t i o n s f i l e d w i t h t h e S t a t e , t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e , a t i t s d i s c r e t i o n , m a y c o n s i d e r t h e i r a p p l i c a t i o n . A P P L I C A T I O N S U B M I T T A L A N D D E A D L I N E : 5 : 0 0 p . m . , S e p t e m b e r 2 9 , 2 0 1 7 A p p l i c a t i o n s m u s t b e p o s t m a r k e d b y d e a d l i n e t i m e a n d d a t e 5 : 0 0 p . m . S e p t e m b e r 2 9 , 2 0 1 7 . N o E x c e p t i o n s . M a i l a p p l i c a t i o n s t o : C i t y o f A t l a n t i c B e a c h R e c r e a t i o n & S p e c i a l E v e n t s C o n t r i b u t i o n A p p l i c a t i o n 7 1 6 O c e a n B o u l e v a r d A t l a n t i c B e a c h , F L 3 2 2 3 3 F o r m o r e i n f o r m a t i o n c o n t a c t : C i t y o f A t l a n t i c B e a c h R e c r e a t i o n O f f i c e : E m a i l ( p r e f e r r e d m e t h o d o f c o n t a c t ) t j o h n s o n @ c o a b . u s o r c a l l ( 9 0 4 ) 2 4 7 - 5 8 2 8 . 2 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 D I S Q U A L I F I C A T I O N C R I T E R I A A T T I M E O F S U B M I T T A L A n y a p p l i c a t i o n r e c e i v e d t h a t a r e p o s t m a r k e d a f t e r t h e d e a d l i n e t i m e a n d d a t e a r e i m m e d i a t e l y d i s q u a l i f i e d f r o m f u n d i n g c o n s i d e r a t i o n . N o e x c e p t i o n s . ~ P O S T M A R K S A F T E R D E A D L I N E D A T E A R E N O T A C C E P T E D . ~ E - M A I L E D A P P L I C A T I O N S A R E N O T A C C E P T E D . Q U A L I F Y I N G C R I T E R I A A p p l i c a t i o n s a r e l i m i t e d t o n o n - g o v e r n m e n t a l , n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s s e r v i n g t h e A t l a n t i c B e a c h c o m m u n i t y . E x c l u d e d e n t i t i e s i n c l u d e t h e f o l l o w i n g : m u n i c i p a l o r g a n i z a t i o n s , s t a t e o r l o c a l g o v e r n m e n t o r g a n i z a t i o n s a n d p r i v a t e i n d i v i d u a l s . S c h o o l s o r d i s t r i c t s a p p l y i n g f o r f u n d i n g f o r e x t r a - c u r r i c u l a r o r e x t r a m u r a l a c t i v i t i e s / p r o g r a m s / s e r v i c e s , a f t e r - s c h o o l p r o g r a m s , o r a u t h o r i z e d s t u d e n t a c t i v i t y o r g a n i z a t i o n s a r e e l i g i b l e . I P R O P O S A L G U I D E L I N E S A p p l i c a t i o n s w i l l b e j u d g e d a n d s e l e c t e d f o r f u n d i n g c o n s i d e r a t i o n b y t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e o n a n u m b e r o f c r i t e r i a . P l e a s e e n s u r e t h a t p r o p o s a l s d e s c r i b e h o w t h o s e c r i t e r i a w i l l b e a d d r e s s e d : 1 . S e r v e s A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s . P r o p o s a l d e s c r i b e s h o w m a n y r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h a r e e x p e c t e d t o p a r t i c i p a t e , a n d d e s c r i b e s t a r g e t a u d i e n c e ( e . g . c h i l d r e n , t e e n s , f a m i l i e s , o l d e r a d u l t s ) . T h e e v e n t o r p r o g r a m i s o p e n t o a l l r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h . 2 . C u l t u r a l , A r t s a n d R e c r e a t i o n : P r o g r a m , e v e n t o r a c t i v i t i e s a r e c u l t u r a l a r t s a n d r e c r e a t i o n i n n a t u r e ( o r s u p p o r t a c c e s s t o p a r t i c i p a t i o n i n c u l t u r a l , a r t s , r e c r e a t i o n p r o g r a m s o r e v e n t s ) . 3 . C o m m u n i t y n e e d : T h e p r o p o s a l a d d r e s s e s a n e x i s t i n g n e e d i n t h e c o m m u n i t y ( f o r e x a m p l e t h e r e i s c u r r e n t l y a n e e d t o i n c r e a s e o p p o r t u n i t i e s f o r c u l t u r a l , a r t s a n d r e c r e a t i o n p r o g r a m s o r a c t i v i t i e s f o r t e e n s a n d y o u n g a d u l t s ) . 4 . M a r k e t i n g : E f f e c t i v e p r o m o t i o n o r m a r k e t i n g o f t h e p r o g r a m o r e v e n t i s p l a n n e d . 5 . A f f o r d a b i l i t y : T h e e v e n t o r p r o g r a m i s f r e e o r m a d e a f f o r d a b l e t o r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h . P r o p o s a l d e s c r i b e s p l a n n e d s t e p s t o e n s u r e t h a t p a r t i c i p a n t s a r e n o t d e n i e d t h e o p p o r t u n i t y t o p a r t i c i p a t e d u e t o t h e i r i n a b i l i t y t o p a y t h e r e g i s t r a t i o n o r o t h e r r e l a t e d f e e s . 6 . P r o g r a m C o s t s : F a i r a n d j u s t i f i a b l e p r o g r a m c o s t s ( B u d g e t r e q u i r e d ) . 7 . A d e q u a t e l y r e s o u r c e d : T h e p r o p o s a l i n c l u d e s e v i d e n c e o f s u p p l e m e n t a l f u n d i n g , s u c h a s l e v e r a g i n g m a t c h i n g f u n d s , c o l l a b o r a t i o n , v o l u n t e e r s o r o t h e r r e s o u r c e s . 8 . O r i g i n a l i t y a n d c r e a t i v i t y . A p p l i c a t i o n s o f p r o j e c t s o r p r o g r a m s t h a t a r e n e w a n d u n i q u e t o t h e c o m m u n i t y o r w h i c h p r o v i d e a n e w o r u n i q u e t w i s t o n a n e x i s t i n g p r o g r a m a r e s t r o n g l y e n c o u r a g e d . 3 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 9 . E v a l u a t i o n : T h e r e i s i n e v a l u a t i o n p l a n t h a t m e a s u r e s p a r t i c i p a t i o n / i m p a c t a n d w i l l p r o v i d e u s e f u l / a c t i o n a b l e d a t a . 1 0 . T i m e l y : C o m p l e t i o n o f S p e c i a l E v e n U P r o g r a m A c t i v i t y b e t w e e n : N o v e m b e r 1 , 2 0 1 7 a n d S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 1 8 . C O N T R I B U T I O N A W A R D E X P E N D I T U R E S C o n t r i b u t i o n s w i l l b e f u n d e d u p o n a p p r o v a l o f t h e C i t y C o m m i s s i o n a n d a n n o u n c e m e n t o f r e c i p i e n t s . E x p e n s e s m u s t b e d i r e c t l y r e l a t e d t o p r o p o s e d p r o g r a m o r e v e n t s e r v i c e s , m a t e r i a l s o r a c t i v i t i e s o c c u r r i n g w i t h i n t h e a w a r d p e r i o d . A w a r d e e s w i l l b e r e q u i r e d t o m a i n t a i n f i n a n c i a l r e c o r d s t o s u p p o r t c l a i m e d e x p e n d i t u r e s a n d p r o j e c t a c c o m p l i s h m e n t s . F u n d s f o r t h e p r o p o s e d s p e c i a l e v e n t o r p r o g r a m a c t i v i t y m u s t n o t b e u s e d t o r e p l a c e o r o f f s e t f u n d i n g s o u r c e s n o r m a l l y a v a i l a b l e f o r a n y p o r t i o n o f t h e s p e c i a l e v e n t o r p r o g r a m a c t i v i t y , n o r b e u s e d b y t h e a p p l i c a n t t o f u n d / s u p p l e m e n t i t s o w n m o n e t a r y g i v i n g . F u n d s m a y n o t b e u s e d f o r c a p i t a l e x p e n s e s , l o b b y i n g o r o t h e r e x c l u d e d a c t i v i t i e s . F u n d i n g m a y n o t b e u s e d f o r i n h e r e n t l y r e l i g i o u s a c t i v i t i e s . I F I N A L R E P O R T A N D R E C E I P T S T h e C i t y S t a f f w i l l r e v i e w s u b m i t t e d c o p i e s o f p a i d r e c e i p t s / i n v o i c e s a n d a w r i t t e n f i n a l r e p o r t t o e n s u r e t h a t f u n d s w e r e s p e n t i n c o m p l i a n c e w i t h t h e a p p r o v a l a p p l i c a t i o n . A p p l i c a n t w i l l b e r e q u i r e d t o r e i m b u r s e t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h f o r a l l i n a p p r o p r i a t e l y s p e n t f u n d s . F i n a l R e p o r t i s d u e o n e ( 1 ) m o n t h f o l l o w i n g c o m p l e t i o n o f t h e p r o g r a m o r e v e n t , a n d n o l a t e r t h a n O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 8 . I P R I O R F I N A N C I A L A S S I S T A N C E I n f o r m a t i o n p r o v i d e d o n a p p l i c a t i o n w i l l b e u s e d t o r e v i e w p r i o r p e r f o r m a n c e h i s t o r y . S i g n i f i c a n t n o n - c o m p l i a n c e i s s u e s w i l l b e t a k e n i n t o c o n s i d e r a t i o n a n d m a y a f f e c t f u t u r e f u n d i n g d e c i s i o n s j o i n t l y m a d e b y t h e C i t y C o m m i s s i o n . N O T E : E l i g i b i l i t y f o r F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 C o n t r i b u t i o n A w a r d s m a y b e a f f e c t e d i f a n o r g a n i z a t i o n h a s p r e v i o u s l y r e c e i v e d a C o n t r i b u t i o n A w a r d b y t h e A t l a n t i c B e a c h C i t y C o m m i s s i o n , o r h a s n o t f u l l y d i s c l o s e d t h a t a C o n t r i b u t i o n A w a r d w a s n o t f u l l y e x p e n d e d , o r d i d n o t c o m p l e t e r e q u i r e d f i n a n c i a l o r o t h e r r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r a p r e v i o u s C o n t r i b u t i o n A w a r d . A l l e l i g i b i l i t y c r i t e r i a i s a d m i n i s t e r e d a n d d e t e r m i n e d b y t h e R e c r e a t i o n D i r e c t o r , a n d C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e . A l l d e c i s i o n s m a d e o n e l i g i b i l i t y b y t h e A t l a n t i c B e a c h C i t y C o m m i s s i o n , t h e R e c r e a t i o n D i r e c t o r a n d t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e a r e d e e m e d f i n a l . 4 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 C O N T R I B U T I O N A W A R D M A X I M U M A W A R D A M O U N T C o n t r i b u t i o n A w a r d s : M o s t o f t h e a w a r d a m o u n t s a r e e x p e c t e d t o b e b e t w e e n $ 1 0 0 a n d $ 5 , 0 0 0 * N O T E : T h e C i t y C o m m i s s i o n a n d / o r t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e , a t i t s d i s c r e t i o n , m a y m o d i f y t h e C o n t r i b u t i o n a w a r d t o q u a l i f i e d r e c i p i e n t s b a s e d o n m e r i t o f p r o p o s a l , n u m b e r o f o t h e r q u a l i f i e d a p p l i c a t i o n s r e c e i v e d a n d o t h e r c r i t e r i a . T h e C o n t r i b u t i o n a w a r d m a y n o t e x c e e d t h e m a x i m u m a m o u n t o f a v a i l a b l e f i n a n c i a l r e s o u r c e s f o r t h e F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 A n n u a l A t l a n t i c B e a c h C o m m u n i t y C o n t r i b u t i o n P r o g r a m a s a p p r o v e d u n d e r t h e C i t y ' s A n n u a l O p e r a t i n g B u d g e t . K E Y T I M E L I N E S F O R F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 P R O G R A M P E R I O D A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 A u g u s t 1 5 , 2 0 1 7 S e p t e m b e r 1 2 , 2 0 1 7 S e p t e m b e r 2 9 , 2 0 1 7 O c t o b e r 3 , 2 0 1 7 O c t o b e r 6 , 2 0 1 7 O c t o b e r 1 0 , 2 0 1 7 C i t y C o m m i s s i o n a u t h o r i z e s s o l i c i t a t i o n f o r a p p l i c a t i o n s f o r a n n u a l C o n t r i b u t i o n A w a r d s f o r a r t s , c u l t u r a l a n d r e c r e a t i o n p r o g r a m s , e v e n t s a n d a c t i v i t i e s D i s t r i b u t e R e q u e s t f o r P r o p o s a l s ( R F P ) a n d i s s u e p r e s s n o t i f i c a t i o n ( N o t i c e o f R F P w i l l a l s o b e i n c l u d e d i n n e w s l e t t e r d i s t r i b u t e d S e p t e m b e r 4 - 5 , 2 0 1 7 ) C i t y C o m m i s s i o n a p p r o v a l o f t o t a l f u n d i n g a m o u n t f o r 2 0 1 7 - 2 0 1 8 C o n t r i b u t i o n s P r o g r a m D e a d l i n e f o r 2 0 1 7 - 2 0 1 8 C o n t r i b u t i o n A w a r d s p r o p o s a l s . T h e R e c r e a t i o n D i r e c t o r w i l l r e v i e w e a c h a p p l i c a t i o n a s t h e y a r e r e c e i v e d a n d f o r w a r d e l i g i b l e a p p l i c a t i o n s t o t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e w i t h i n 3 b u s i n e s s d a y s o f r e c e i p t T h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e w i l l m e e t t o r e v i e w p r o p o s a l s a n d d e t e r m i n e p r e l i m i n a r y s c o r e s i n o r d e r t o d e v e l o p a s h o r t - l i s t o f s e m i - f i n a l i s t s N o t i f y s e m i - f i n a l i s t s w h o w i l l b e r e q u i r e d t o p r e s e n t a b r i e f s u m m a r y o f t h e i r p r o p o s a l / a n s w e r q u e s t i o n s t o t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e M A N D A T O R Y p r e s e n t a t i o n s t o t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e a r e r e q u i r e d b y a l l s h o r t - l i s t s e m i - f i n a l i s t s . T h e R e c r e a t i o n D i r e c t o r w i l l c a l c u l a t e f i n a l s c o r e s b a s e d o n b o t h p r o p o s a l c o n t e n t a n d p r e s e n t a t i o n s . 5 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 O c t o b e r 2 3 , 2 0 1 7 O c t o b e r 2 4 , 2 0 1 7 N o v e m b e r 8 , 2 0 1 7 C i t y C o m m i s s i o n A p p r o v a l : C i t y C o m m i s s i o n a w a r d s C o n t r i b u t i o n s a n d a p p r o p r i a t e s f u n d s a t R e g u l a r C i t y C o m m i s s i o n M e e t i n g A p p l i c a n t s n o t i f i e d r e g a r d i n g a p p l i c a t i o n o u t c o m e C o n t r i b u t i o n A w a r d s D i s b u r s e d : A l l F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 C o n t r i b u t i o n a w a r d s r e l e a s e d t o a w a r d r e c i p i e n t s F I N A N C I A L A N D O U T C O M E R E P O R T I N G F O R A W A R D R E C I P I E N T S ( F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 ) D e c e m b e r 1 , 2 0 1 7 - S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 1 8 J a n u a r y 3 1 , 2 0 1 8 - O c t o b e r 3 1 , 2 0 1 8 L E T T E R N O T I F I C A T I O N : U p o n c o m p l e t i o n o f t h e p r o g r a m o r e v e n t , a l l F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 a w a r d r e c i p i e n t s w i l l b e n o t i f i e d t o s u b m i t t h e i r f i n a l r e p o r t s a n d c o p i e s o f r e c e i p t s . D E A D L I N E : A l l F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 a w a r d r e c i p i e n t s m u s t s u b m i t c o p i e s o f p a i d r e c e i p t s / i n v o i c e s a n d a w r i t t e n r e p o r t , i n c l u d i n g n u m b e r o f c i t i z e n s s e r v e d a n d p r o g r a m o r e v e n t o u t c o m e s w i t h i n 3 0 d a y s o f c o m p l e t i o n o f t h e p r o g r a m o r e v e n t . I f t h e p a i d r e c e i p t s / i n v o i c e s a n d w r i t t e n r e p o r t i s n o t r e c e i v e d , t h e a w a r d r e c i p i e n t w i l l b e r e q u i r e d t o i m m e d i a t e l y r e i m b u r s e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h C o n t r i b u t i o n f u n d s . N o t e : A l l C o n t r i b u t i o n A w a r d r e c i p i e n t s ' f i n a l r e p o r t s w i l l b e s u b m i t t e d b e f o r e t h e R e c r e a t i o n D i r e c t o r f o r a p p r o v a l o f e x p e n d i t u r e s . I f d e t e r m i n a t i o n i s m a d e t h a t f u n d s w e r e e x p e n d e d i n a p p r o p r i a t e l y , t h e R e c r e a t i o n D i r e c t o r w i l l d i r e c t a w a r d r e c i p i e n t s t o r e i m b u r s e t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h . 6 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 I S C O R I N G A N D R E V 1 E W C R I T E R I A A N D G U I D A N C E N O T E : R e v i e w e r q u e s t i o n s a r e l i s t e d t o p r o v i d e a h e l p f u l g u i d e f o r a p p l i c a n t s F u n d i n g a m o u n t r e q u e s t e d : $ D a t e s o f e v e n t / p r o g r a m s t a r t - e n d _ _ _ j _ _ _ Y e s / N o C o n d i t i o n s ( n o f u r t h e r r e v i e w i f a n y o f t h e Y e s / N o c o n d i t i o n s a r e n o t m e t ) : 1 . F a i r a n d j u s t i f i a b l e p r o g r a m c o s t s ( P r o g r a m / E v e n t B u d g e t r e q u i r e d ) 2 . S e r v e s A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s 3 . P r o g r a m / e v e n t p e r t a i n s t o c u l t u r a l , a r t s , r e c r e a t i o n 4 . P r o g r a m / e v e n t a c t i v i t i e s c o m p l e t e d b y S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 1 8 5 . P r o g r a m / e v e n t i s n o n - d i s c r i m i n a t o r y 1 . P a r t i c i p a n t s ( 2 - 3 s e n t e n c e s ) m a x i m u m 2 5 p o i n t s R e v i e w e r s w i l l c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s : Y e s / N o Y e s / N o Y e s / N o Y e s / N o Y e s / N o D W h a t i s t h e e s t i m a t e d n u m b e r o f p a r t i c i p a n t s t h r o u g h t h i s p r o g r a m o r e v e n t ? D W h a t n u m b e r a n d p e r c e n t o f t h e p a r t i c i p a n t s w i l l b e A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s ? D I s t h i s a n a d e q u a t e n u m b e r r e l a t i v e t o t h e a m o u n t o f f u n d i n g r e q u e s t e d ? D I s t h e e v e n t o p e n t o a l l r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h w h o m a y w a n t t o p a r t i c i p a t e ? D I s t h e e v e n t t o o c c u r i n A t l a n t i c B e a c h o r t o s e r v e p r i m a r i l y A t l a n t i c B e a c h ? 2 . N e e d ( 1 - 2 s e n t e n c e s ) m a x i m u m 2 5 p o i n t s R e v i e w e r s w i l l c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s : D I s t h e r e a d e m o n s t r a t e d n e e d f o r t h e p r o g r a m / e v e n t ? D I s t h e p r o g r a m / e v e n t d u p l i c a t i v e o f o t h e r p r o g r a m s / e v e n t s i n t h e a r e a ? o I s t h e p r o g r a m / e v e n t a r e s p o n s e t o a n e e d a r t i c u l a t e d f r o m t h e c o m m u n i t y ? D D o e s t h e p r o g r a m / e v e n t t a r g e t a p o p u l a t i o n g r o u p t h a t i s c u r r e n t l y u n d e r s e r v e d ? ( e . g . t e e n s , c h i l d r e n w i t h s p e c i a l n e e d s , l o w - i n c o m e r e s i d e n t s , e t c . ) 3 . D e s c r i p t i o n o f p r o g r a m / e v e n t ( 3 - 4 p a r a g r a p h s ) m a x i m u m 1 0 0 p o i n t s R e v i e w e r s w i l l c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s : D A r e t h e g o a l s a n d o b j e c t i v e s d e s c r i b e d i n t h e p r o p o s a l s p e c i f i c , r e a l i s t i c , r e l e v a n t a n d m e a s u r a b l e ? D D o e s t h e p r o p o s a l c l e a r l y a r t i c u l a t e , w h o , w h a t , w h e r e , w h e n , h o w ? D H o w w i l l t h e p r o g r a m / e v e n t b e n e f i t r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h ( p e r t a i n i n g t o c u l t u r a l a r t s a n d r e c r e a t i o n ? D I s t h e r e a n e f f e c t i v e p l a n f o r p r o m o t i n g / a d v e r t i s i n g o r m a r k e t i n g t h e p r o g r a m / e v e n t ? D D o e s t h e p r o g r a m o r e v e n t h a v e a d e m o n s t r a t e d h i s t o r y o f s u c c e s s ( i n o t h e r c o n t e x t s o r s i m i l a r c i t i e s , o r i n p r e v i o u s y e a r s ) ? D D o e s t h e a p p l i c a n t o r g a n i z a t i o n h a v e a h i s t o r y o f s u c c e s s f u l i m p l e m e n t a t i o n o f s i m i l a r p r o g r a m s / e v e n t s ? D O r i g i n a l i t y a n d c r e a t i v i t y - i s t h e p r o g r a m o r e v e n t n e w a n d u n i q u e t o t h e c o m m u n i t y o r p r o v i d e a n e w o r u n i q u e t w i s t o n a n e x i s t i n g p r o g r a m o r e v e n t ? 7 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 D I s t h e p r o g r a m / e v e n t f r e e o r m a d e a f f o r d a b l e t o r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h ? I f t h e r e i s a f e e , d o e s t h e p r o p o s a l d e s c r i b e s t e p s t o e n s u r e t h a t p a r t i c i p a n t s a r e n o t d e n i e d t h e o p p o r t u n i t y t o p a r t i c i p a t e d u e t o t h e i r i n a b i l i t y t o p a y t h e r e g i s t r a t i o n o r o t h e r r e l a t e d f e e s ? D I s t h e e v e n t f r e e f r o m i n h e r e n t l y r e l i g i o u s a c t i v i t i e s ? D I s t h i s a f a m i l y o r i e n t e d a n d w h o l e s o m e e v e n t t h a t C i t y f u n d i n g s h o u l d s u p p o r t ? 4 . E v a l u a t i o n ( 2 - 3 s e n t e n c e s ) m a x i m u m 2 5 p o i n t s R e v i e w e r s w i l l c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s : D I s t h e r e a n a d e q u a t e e v a l u a t i o n p l a n f o r m e a s u r i n g p a r t i c i p a t i o n , s a t i s f a c t i o n , i m p a c t a n d c a p t u r i n g s u g g e s t i o n s f o r i m p r o v e m e n t ? D W i l l d a t a p r o v i d e a c t i o n a b l e i n f o r m a t i o n f o r f u t u r e p l a n n i n g ? D W i l l r e s u l t s b e u s e f u l f o r d i s s e m i n a t i o n t o t h e c o m m u n i t y ? D D o e s e v a l u a t i o n i n c l u d e f e e d b a c k f r o m p a r t i c i p a n t s / a u d i e n c e a s w e l l a s p l a n n e r s / o r g a n i z e r s a n d v o l u n t e e r s ? 5 . R e s o u r c i n g ( 1 - 2 s e n t e n c e s ) m a x i m u m 1 0 p o i n t s R e v i e w e r s w i l l c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g q u e s t i o n s : D I s t h e r e a p l a n t o l e v e r a g e a d d i t i o n a l r e s o u r c e s ( o t h e r f u n d i n g , v o l u n t e e r s , a n d / o r i n - k i n d d o n a t i o n s ) ? D I s t h e r e c o l l a b o r a t i o n w i t h o t h e r o r g a n i z a t i o n s t h a t w i l l h e l p t o o f f s e t r e s o u r c e s a n d e x p e n d i t u r e s ? D I s t h i s a f o r - p r o f i t e v e n t ? 6 . O t h e r T o w h a t e x t e n t i s t h i s a w o r t h w h i l e e x p e n d i t u r e o f s c a r c e C i t y f u n d s o r r e s o u r c e s c o m p a r e d w i t h o t h e r p o t e n t i a l p r o g r a m s o r e v e n t s ? m a x i m u m 1 5 p o i n t s I n d e m n i f i c a t i o n C o n t r i b u t i o n A w a r d a p p l i c a n t s a n d r e c i p i e n t s a g r e e t o i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s t h e C i t y f r o m a n y a n d a l l l i a b i l i t y , d e f e n s e c o s t s , i n c l u d i n g o t h e r f e e s , l o s s o r d a m a g e w h i c h t h e C i t y m a y s u f f e r a s a r e s u l t o f c l a i m s , d e m a n d s , c o s t s o r j u d g m e n t a g a i n s t i t , a r i s i n g f r o m a l l a c t i v i t i e s e n g a g e d i n b y R e c i p i e n t i n i t s u s e o f t h e p u b l i c f u n d s . S i t e V i s i t s A p p l i c a n t s m u s t b e a v a i l a b l e f o r s i t e v i s i t s d u r i n g t h e a p p l i c a t i o n p r o c e s s a n d s u c c e s s f u l a p p l i c a n t s m u s t b e a v a i l a b l e f o r s i t e v i s i t s d u r i n g p r o g r a m a c t i v i t i e s o r e v e n t s S a v e t h e D a t e I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a l l a p p l i c a n t s c o n s i d e r h o l d i n g t i m e o n t h e i r c a l e n d a r s f o r a 1 0 m i n u t e p r e s e n t a t i o n o n O c t o b e r 1 0 , 2 0 1 7 i n t h e e v e n t t h a t t h e y s h o u l d m a k e t h e s h o r t - l i s t o f s e m i - f i n a l i s t s ( a p p l i c a n t s m a y s e n d a n y m e m b e r o f t h e i r s t a f f o r t e a m t o r e p r e s e n t t h e a p p l i c a t i o n a t t h e p r e s e n t a t i o n ) . A l l d e c i s i o n s a r e f i n a l . 8 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 6 . D a t e o f E v e n t ! P r o g r a m S t a r t d a t e : E n d D a t e : _ _ _ _ _ _ _ * N o t e , t h e t e r m " p r o g r a m " i s u s e d b r o a d l y t o i n c l u d e a p r o g r a m , e v e n t , a c t i v i t i e s o r s e r v i c e s . 7 . P a r t i c i p a t i o n ( m a x i m u m 2 5 p o i n t s ) i . E s t i m a t e d n u m b e r o f p e o p l e w h o a r e e x p e c t e d t o p a r t i c i p a t e i n t h i s p r o g r a m : _ _ _ i i . E s t i m a t e d n u m b e r a n d p e r c e n t o f w h o a r e A t l a n t i c B e a c h r e s i d e n t s : # % _ _ i i i . L o c a t i o n w h e r e t h e p r o g r a m o r e v e n t w i l l t a k e p l a c e : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ i v . I s t h e p r o g r a m o p e n t o a l l r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h ? Y / N v . I s t h e r e a f e e f o r p a r t i c i p a t i n g ? Y / N 8 . N e e d S t a t e m e n t ( m a x i m u m 2 5 p o i n t s ) B r i e f l y d e s c r i b e a n y c o m m u n i t y n e e d s o r g a p s t h a t t h e p r o g r a m i s i n t e n d e d t o a d d r e s s . P l e a s e n o t e h o w i t w a s d e t e r m i n e d t h a t t h e s e n e e d s o r g a p s e x i s t , a n d s t a t e i f t h e p r o g r a m t a r g e t s a p o p u l a t i o n o r a g e g r o u p t h a t i s c u r r e n t l y u n d e r s e r v e d . 9 . D e s c r i p t i o n o f P r o g r a m / E v e n t ( m a x i m u m 1 0 0 p o i n t s ) A . ) D e s c r i b e t h e g o a l s a n d o b j e c t i v e s o f t h e p r o g r a m a n d b e n e f i t s t o t h e r e s i d e n t s o f A t l a n t i c B e a c h ( s p e c i f i c a l l y c u l t u r a l a r t s a n d r e c r e a t i o n b e n e f i t s ) . I n c l u d e a d e s c r i p t i o n o f t h e p r o g r a m a c t i v i t i e s a n d h o w t h e y w i l l b e d e l i v e r e d . A l s o d e s c r i b e h o w t h e p r o g r a m w i l l b e a d v e r t i s e d t o e n s u r e a d e q u a t e p a r t i c i p a t i o n . P a g e 2 o f 4 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 B . ) D e s c r i b e t h e i n t e n d e d o u t c o m e s o f t h e p r o g r a m , a n d w h y y o u b e l i e v e t h e p r o g r a m w i l l s u c c e s s f u l l y a c h i e v e t h e i n t e n d e d o u t c o m e s ( i . e . i s t h e p r o g r a m b a s e d o n s o l i d e v i d e n c e o f s u c c e s s ? ) 1 . D o e s t h i s p r o g r a m h a v e a h i s t o r y o f s u c c e s s i n s i m i l a r c o n t e x t s ? 2 . H a s y o u r o r g a n i z a t i o n s u c c e s s f u l l y i m p l e m e n t e d p r o g r a m s o f s i m i l a r s c o p e a n d s c a l e ? C . ) I f t h e r e i s a f e e o r c o s t t o p a r t i c i p a t e , p l e a s e d e s c r i b e h o w y o u w i l l e n s u r e t h a t p a r t i c i p a n t s a r e n o t d e n i e d t h e o p p o r t u n i t y t o p a r t i c i p a t e d u e t o t h e i r i n a b i l i t y t o p a y a n y r e g i s t r a t i o n o r o t h e r r e l a t e d f e e s . 1 0 . E v a l u a t i o n ( m a x i m u m 2 5 p o i n t s ) B r i e f l y d e s c r i b e h o w y o u w i l l m e a s u r e s u c c e s s ( i m p o r t a n t m e t r i c s i n c l u d e r e a c h , o u t c o m e s , p a r t i c i p a n t s a t i s f a c t i o n , a n d s u g g e s t i o n s f o r i m p r o v e m e n t ) . D e s c r i b e d a t a c o l l e c t i o n m e t h o d s a n d w h o w i l l b e s u r v e y e d . P l e a s e a l s o d e s c r i b e h o w d a t a w i l l b e u s e d t o i n f o r m p r o g r a m i m p r o v e m e n t a n d h o w ( i f ) r e s u l t s w i l l b e d i s s e m i n a t e d t o t h e c o m m u n i t y . 1 1 . R e s o u r c i n g ( m a x i m u m 1 0 p o i n t s ) P l e a s e d e s c r i b e a n y p l a n t o l e v e r a g e a d d i t i o n a l r e s o u r c e s ( e . g . o t h e r f u n d i n g , v o l u n t e e r s , i n - k i n d d o n a t i o n s ) , o r i f t h e r e w i l l b e c o l l a b o r a t i o n w i t h o t h e r s t o h e l p o f f s e t e x p e n d i t u r e s . P a g e 3 o f 4 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 1 2 . T o t a l P r o g r a m C o s t : $ _ _ _ _ _ _ ( I n c l u d e s a l l e s t i m a t e d c o s t s t o c o n d u c t p r o p o s e d a c t i v i t y / p r o g r a m ) 1 3 . A t t a c h t o C o n t r i b u t i o n A p p l i c a t i o n : D C o p y o f O r g a n i z a t i o n ' s B u d g e t S u m m a r y D C o p y o f P r o p o s e d P r o g r a m B u d g e t D C o p y o f c u r r e n t S t a t e o f F l o r i d a N o n - P r o f i t C o r p o r a t i o n C e r t i f i c a t i o n D L i s t o f C u r r e n t O r g a n i z a t i o n ' s B o a r d o f D i r e c t o r s D I R S W - 9 R e q u e s t f o r T a x p a y e r I d e n t i f i c a t i o n N u m b e r ( T I N ) a n d C e r t i f i c a t i o n 1 4 . H o w w i l l t h e o r g a n i z a t i o n a c k n o w l e d g e t h e C i t y ' s f i n a n c i a l c o n t r i b u t i o n t o t h e c o m m u n i t y / b e n e f i c i a r i e s o f t h e p r o p o s e d s p e c i a l e v e n t a c t i v i t y ? A C K N O W L E D G M E N T O F R E S P O N S I B I L I T Y : A u t h o r i z e d S i g n a t u r e a s s u m e s a l l r e s p o n s i b i l i t y f o r d e v e l o p i n g a n d i m p l e m e n t i n g p r o p o s e d a c t i v i t i e s o r e v e n t s i n t h i s a p p l i c a t i o n , i n c l u d i n g p u b l i c a c k n o w l e d g m e n t o f t h e C i t y ' s f i n a n c i a l c o n t r i b u t i o n . A u t h o r i z e d s i g n a t u r e w i l l c o m p l y w i t h a l l a c c o u n t i n g a n d b u d g e t p r o c e d u r e s o u t l i n e d b y t h e C i t y . A u t h o r i z e d s i g n a t u r e a n d a c c o m p a n y i n g g r o u p w i l l h o l d h a r m l e s s t h e C i t y o f A t l a n t i c B e a c h f r o m a l l l o s s e s , c l a i m s , a c c i d e n t s a n d p r o b l e m s a s s o c i a t e d , d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y , w i t h t h e d e v e l o p m e n t a n d i m p l e m e n t a t i o n o f p r o p o s e d a c t i v i t i e s o r e v e n t s . A u t h o r i z e d S i g n a t u r e a g r e e s t o p r e s e n t f i n a l o u t c o m e o f e v e n t t o C u l t u r a l A r t s R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e w i t h i n 3 0 d a y s o f t h e e v e n t . A u t h o r i z e d S i g n a t u r e o f O r g a n i z a t i o n D a t e P r i n t e d S i g n a t u r e A l l I n f o r m a t i o n R e q u e s t e d O n T h i s A p p l i c a t i o n M u s t B e C o m p l e t e d A s A C o n d i t i o n F o r B e i n g C o n s i d e r e d F o r P u b l i c F u n d s B y T h e C i t y O f A t l a n t i c B e a c h C u l t u r a l A r t s A n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e A n d I n N o W a y G u a r a n t e e s F u n d i n g . P a g e 4 o f 4 A g e n d a I t e m 5 A A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 C A R A C C o n t r i b u t i o n A w a r d s P r o g r a m : T i m e l i n e J u l y 6 , 2 0 1 7 R e c r e a t i o n D i r e c t o r s e n d s d r a f t d o c u m e n t s t o C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e f o r r e v i e w . D o c u m e n t s i n c l u d e : 1 . A p p l i c a t i o n P a c k a g e w i t h t i m e l i n e a n d r e v i e w c r i t e r i a 2 . A p p l i c a t i o n F o r m 3 . R e v i e w g u i d e l i n e s a n d s c o r e s h e e t J u l y 6 , 2 0 1 7 R e c r e a t i o n D i r e c t o r s e n d s a S a v e t h e D a t e t o C i t y M a n a g e r a s k i n g C i t y M a n a g e r t o s e t a s i d e t i m e t o r e v i e w d o c u m e n t s J u l y 1 1 , 2 0 1 7 C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e m e e t i n g t o r e v i e w , d i s c u s s , e d i t a n d f i n a l i z e F Y 2 0 1 7 - 2 0 1 8 C o n t r i b u t i o n A w a r d s P r o g r a m d o c u m e n t s J u l y 1 3 , 2 0 1 7 C o n t r i b u t i o n A w a r d s P r o g r a m d o c u m e n t s s e n t t o C i t y M a n a g e r ( o r i n t e r i m / d e p u t y ) a n d C i t y A t t o r n e y f o r r e v i e w J u l y 1 9 , 2 0 1 7 R e v i e w d e a d l i n e : C i t y M a n a g e r a n d C i t y A t t o r n e y m u s t s u b m i t s u g g e s t e d e d i t s , c o m m e n t s o r c h a n g e s t o R e c r e a t i o n D i r e c t o r b y t h i s d a t e J u l y 2 0 , 2 0 1 7 R e c r e a t i o n D i r e c t o r w i l l i n c o r p o r a t e e d i t s a n d s e n d f i n a l d o c u m e n t s t o C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e f o r f i n a l r e v i e w J u l y 2 5 , 2 0 1 7 F i n a l v e r s i o n d e a d l i n e A u g u s t 1 4 , 2 0 1 7 A p p r o v a l o f d o c u m e n t s a n d p r o c e s s f r o m C i t y C o m m i s s i o n A u g u s t 1 5 , 2 0 1 7 R e q u e s t f o r P r o p o s a l s ( R F P ) - P r e s s n o t i f i c a t i o n g o e s p u b l i c w i t h o u t p u b l i s h e d a m o u n t S e p t . 1 2 , 2 0 1 7 C i t y C o m m i s s i o n a p p r o v a l o f t o t a l f u n d i n g S e p t . 2 9 , 2 0 1 7 D e a d l i n e f o r a l l a p p l i c a t i o n s 5 p . m . O c t o b e r 3 , 2 0 1 7 C A R A C m e e t t o r e v i e w p r o p o s a l s / p r e l i m i n a r y s c o r e s t o d e v e l o p s h o r t l i s t o f s e m i - f i n a l i s t s O c t o b e r 6 , 2 0 1 7 N o t i f y s e m i - f i n a l i s t s t o p r e s e n t b r i e f s u m m a r y o f p r o p o s a l O c t o b e r 1 0 , 2 0 1 7 M a n d a t o r y p r e s e n t a t i o n s t o C A R A C O c t o b e r 2 3 , 2 0 1 7 C i t y C o m m i s s i o n a p p r o v a l o f a w a r d s O c t o b e r 2 4 , 2 0 1 7 A l l a p p l i c a n t s n o t i f i e d N o v e m b e r 8 , 2 0 1 7 C o n t r i b u t i o n a w a r d s d i s b u r s e d a t C i t y C o m m i s s i o n M e e t i n g