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Item 1A- 9-15-17 Draft Minutes Special Called MeetingA g e n d a I t e m 1 A O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 M I N U T E S C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H S P E C I A L C A L L E D C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G S E P T E M B E R 1 5 , 2 0 1 7 - 9 : 0 0 A M I N A T T E N D A N C E : M a y o r M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r P r o T e r n J o h n S t i n s o n C o m m i s s i o n e r M i t c h e l l R . H a r d i n g C o m i s s i o n e r M . B l y t h e W a t e r s ( A n i v e d 9 : 0 8 A M ) A B S E N T : C o m m i s s i o n e r J i m m y H i l l C a l l t o O r d e r : C i t y M a n a g e r J o e G e n i t y D e p u t y C i t y M a n a g e r K e v i n H o g e n c a m p C i t y C l e r k A s s i s t a n t J o a n i e B o w m a n M a y o r R e e v e s c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 9 : 0 0 A M . A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t J o a n i e B o w m a n , s i t t i n g i n f o r t h e C i t y C l e r k , c a l l e d t h e r o l l . M a y o r R e e v e s n o t e d t h a t a q u o r u m w a s p r e s e n t . 1 . C o u r t e s y o f F l o o r t o V i s i t o r s M a y o r R e e v e s o p e n e d t h e C o u r t e s y o f t h e F l o o r t o V i s i t o r s . N o o n e w i s h e d t o s p e a k s o M a y o r R e e v e s c l o s e d t h e C o u r t e s y o f t h e F l o o r . 2 . A c t i o n o n R e s o l u t i o n s A . R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 1 7 A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H A P P R O V I N G A C O N T R A C T W I T H J . B . C O X W E L L C O N T R A C T I N G , I N C . T O P I G G Y B A C K O N C I T Y O F J A C K S O N V I L L E C O N T R A C T 6 5 3 3 - 5 7 F O R E M E R G E N C Y S T O R M D E B R I S R E M O V A L A N D D I S P O S A L S E R V I C E S F O R A T O T A L A M O U N T N O T T O E X C E E D $ 2 5 0 , 0 0 0 ; A P P R O P R I A T I N G F U N D S F R O M T H E C I T Y ' S R E S E R V E A C C O U N T F O R T H I S E M E R G E N C Y P U R P O S E ; A U T H O R I Z I N G T H E C I T Y M A N A G E R T O E X E C U T E S A I D C O N T R A C T A N D A N Y P U R C H A S E O R D E R ( S ) I N A C C O R D A N C E W I T H A N D A S N E C E S S A R Y T O E F F E C T U A T E T H E P R O V I S I O N S O F T H I S R E S O L U T I O N ; A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . M s . B o w m a n r e a d t h e t i t l e o f t h e r e s o l u t i o n . M o t i o n : A p p r o v e R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 1 7 a s r e a d . M o v e d b y H a r d i n g , S e c o n d e d b y S t i n s o n C i t y M a n a g e r G e n i t y e x p l a i n e d t h a t t h e r e a r e t h r e e p a r t s o f d e b r i s r e m o v a l ; o n e i s t h e a c t u a l p i c k u p , t h e s e c o n d i s t h e m o n i t o r i n g r e q u i r e d f o r F E M A r e i m b u r s e m e n t a n d t h e t h i r d p a r t i s t h e d i s p o s a l . H e s t a t e d t h e y h a v e c o n t r a c t s i n p l a c e w i t h C e r e s E n v i r o n m e n t a l S e r v i c e s a n d D e b r i s A g e n d a I t e m 1 A O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 S e p t e m b e r 1 5 , 2 0 1 7 S P E C I A L C A L L E D C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G T e c h b u t d o n o t h a v e a c o n t r a c t w i t h C o x w e l l . H e e x p l a i n e d t h a t b e c a u s e o f t h e a m o u n t o f t h e c o n t r a c t a n d t h e a m o u n t t h e y a r e s p e n d i n g , h e f e l t i t i s p r u d e n t t o b r i n g t h i s b e f o r e t h e C o m m i s s i o n b e f o r e p r o c e e d i n g . C i t y M a n a g e r G e n i t y s t a t e d p i c k - u p w i l l s t a r t t h e 1 8 t h o f S e p t e m b e r a n d t h a n k e d M a y o r R e e v e s f o r d i l i g e n t l y w o r k i n g w i t h t h e C i t y o f J a c k s o n v i l l e t o o p e n t h e G i r v i n R o a d L a n d f i l l . J a c k s o n v i l l e w i l l b e g i n d e b r i s p i c k - u p o n t h e 2 5 t h o f S e p t e m b e r . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s p o k e a b o u t l a s t y e a r ' s e x p e n s e s f o r H u r r i c a n e M a t t h e w a n d F E M A . H e i n q u i r e d i f t h e r e w a s a m o r e e f f i c i e n t w a y t o m o n i t o r t h e d e b r i s r e m o v a l . C i t y M a n a g e r G e n i t y e x p l a i n e d t h a t t h e r e h a s t o b e c e r t i f i c a t i o n a n d i t h a s t o b e a p p r o v e d b y F E M A . T h a t i s w h y t h e y u s e d D e b r i s T e c h f i 1 m . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d g e t t i n g c i t y e m p l o y e e s a n d r e s i d e n t s c e 1 i i f i e d f o r m o n i t o r i n g t h i s a n d s a v e o n t h e c o s t . H e t h a n k e d t h e M a y o r a n d C i t y M a n a g e r f o r g e t t i n g t h e C i t y m o v i n g f a s t e r . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g c o m m e n t e d o n t h e e f f i c i e n c y o f t h e C i t y G o v e r n m e n t a n d b e l i e v e s t h e c i t i z e n s w i l l a p p r o v e t h a t i n i t i a t i n g t h i s p r o j e c t s o o n e r i s p r u d e n t . M a y o r R e e v e s t h a n k e d C i t y M a n a g e r G e n i t y f o r h i s d u e d i l i g e n c e i n b r i n g i n g t h i s m a t t e r t o t h e C o m m i s s i o n b e f o r e e n t e r i n g i n t o a c o n t r a c t f o r t h a t a m o u n t o f m o n e y . V o t e s : A y e : 3 N a y : 0 H a r d i n g , S t i n s o n , R e e v e s M O T I O N C A R R I E D B . R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 1 8 A R E S O L U T I O N O F T H E C I T Y O F A T L A N T I C B E A C H A U T H O R I Z I N G T H A T T H E C I T Y P R O C E E D W I T H E X I S T I N G A G R E E M E N T S W I T H C E R E S E N V I R O N M E N T A L S E R V I C E S , D E B R I S T E C H , L L C , A N D J . B . C O X W E L L C O N T R A C T I N G , I N C . F O R E M E R G E N C Y S T O R M D E B R I S R E M O V A L , M O N I T O R I N G A N D D I S P O S A L S E R V I C E S F O R A C O M B I N E D T O T A L A M O U N T N O T T O E X C E E D $ 5 0 0 , 0 0 0 , A P P R O P R I A T I N G F U N D S F R O M T H E C I T Y ' S R E S E R V E A C C O U N T F O R T H I S E M E R G E N C Y P U R P O S E ; A U T H O R I Z I N G T H E C I T Y M A N A G E R T O E X E C U T E S U C H C O N T R A C T S A N D P U R C H A S E O R D E R S I N A C C O R D A N C E W I T H A N D A S N E C E S S A R Y T O E F F E C T U A T E T H E P R O V I S I O N S O F T H I S R E S O L U T I O N ; A N D P R O V I D I N G A N E F F E C T I V E D A T E . M s . B o w m a n r e a d t h e t i t l e o f t h e r e s o l u t i o n . M o t i o n : A p p r o v e R e s o l u t i o n N o . 1 7 - 1 8 a s r e a d . M o v e d b y H a r d i n g , S e c o n d e d b y S t i n s o n C i t y M a n a g e r G e r r i t y e x p l a i n e d t h a t t h i s R e s o l u t i o n a l l o w s t h e C i t y t o e n g a g e t h e t h r e e f i 1 m s t h a t P a g e 2 o f 4 A g e n d a I t e m 1 A O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 S e p t e m b e r 1 5 , 2 0 1 7 S P E C I A L C A L L E D C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G t h e y t a l k e d a b o u t a n d p u t s a c a p o f $ 5 0 0 , 0 0 0 o n t h e t o t a l d e b r i s p i c k - u p . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n i n q u i r e d i f t h e a p p r o v e d t o t a l f o r b o t h R e s o l u t i o n s i s $ 7 5 0 , 0 0 0 . C i t y M a n a g e r G e n i t y s t a t e d n o , i t i s a n a p p r o v e d c o m b i n e d t o t a l o f $ 5 0 0 , 0 0 0 . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g i n q u i r e d w h a t w a s s p e n t l a s t y e a r . C i t y M a n a g e r G e n i t y s t a t e d t h a t l a s t y e a r t h e y s p e n t $ 3 7 3 , 0 0 0 . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n i n q u i r e d i f t h e s e e x p e n d i t u r e s w o u l d b e s u b m i t t e d t o F E M A f o r r e i m b u r s e m e n t . C i t y M a n a g e r G e n i t y s t a t e d a b s o l u t e l y , a n d M a y o r R e e v e s a s s u r e d e v e r y o n e t h e p a p e r w o r k i s g e t t i n g d o n e . C o m m i s s i o n e r W a t e r s a n i v e d a t t h e m e e t i n g a t 9 : 0 8 a . m . . V o t e s : A y e : 4 N a y : 0 H a r d i n g , S t i n s o n , W a t e r s , R e e v e s M O T I O N C A R R I E D M a y o r R e e v e s a s k e d t h e C i t y M a n a g e r t o n o t e f o r t h e r e c o r d t h a t e v e r y C o m m i s s i o n e r w a s n o t i f i e d a b o u t t h i s m e e t i n g . C i t y M a n a g e r G e r r i t y s t a t e d t h a t e v e r y o n e w a s m a d e a w a r e o f t h i s m e e t i n g . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n • C o m p l i m e n t e d C i t y M a n a g e r G e n i t y a n d h i s s t a f f , D e p u t y C i t y M a n a g e r H o g e n c a m p , I n t e r i m P u b l i c W a r k s D i r e c t o r S c o t t W i l l i a m s , C h i e f C o o k , a n d C o m m a n d e r G u a l i l l o a n d a p p r e c i a t e s e v e r y t h i n g t h e C i t y d i d t o p r o t e c t o u r c i t i z e n s d u r i n g t h e h u n i c a n e . C o m m i s s i o n e r H a r d i n g • C o m p l i m e n t e d t h e g r e a t l e v e l o f c o m m u n i c a t i o n t h a t w e h a d w i t h D e p u t y C i t y M a n a g e r H o g e n c a m p a n d t h e s t a f f w i t h k e e p i n g t h e p u b l i c a d v i s e d w h i c h w a s r e c o g n i z e d o n s o c i a l m e d i a . T h a n k e d t h e l a w e n f o r c e m e n t o f f i c e r s a n d c i t y w o r k e r s f o r t h e i r g r e a t e f f m i s t o t a k e c a r e o f t h e p u b l i c . H a t s o f f t o a l l o f o u r s t a f f a n d d e p a r t m e n t h e a d s . C o m m i s s i o n e r W a t e r s • S p o k e a b o u t t h e r o u t i n e p r o j e c t s t h a t P u b l i c W o r k s h a s b e e n d o i n g d r e d g i n g o u r d r a i n a g e d i t c h e s . S h e s t a t e d t h a t t h e h a r d w o r k t h a t t h e y d o e v e r y d a y r e a l l y p a y s o f f i n a s t o r m l i k e t h i s a n d c i t i z e n s s e e t h a t b e n e f i t . S h e c o m p l i m e n t e d a n d P a g e 3 o f 4 A g e n d a I t e m 1 A O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 S e p t e m b e r 1 5 , 2 0 1 7 S P E C I A L C A L L E D C I T Y C O M M I S S I O N M E E T I N G t h a n k e d t h e e n t i r e t e a m f o r t h e i m p r o v e m e n t s t o D i s a s t e r P r e p a r e d n e s s a n d f o r s p r i n g i n g i n t o a c t i o n a n d g e t t i n g t h i n g s d o n e . I t i s g r e a t t o s e e t h i s C i t y g e t t i n g r e c o g n i t i o n i n t h e N a t i o n a l m e d i a f o r t h e g r e a t j o b o u r C i t y d i d . H a t s o f f t o e v e r y o n e f o r d o i n g a f a b u l o u s j o b ! M a y o r R e e v e s • S p o k e a b o u t t h e d i f f e r e n c e i n r e s p o n s e b e t w e e n H u n i c a n e I n n a a n d H u n i c a n e M a t t h e w , a n d s a w a b i g d i f f e r e n c e i n o u r C i t y t h i s t i m e . H e s t a t e d t h a t d e p m i m e n t h e a d s s l e p t i n t h e i r o f f i c e s . H e c o m p l i m e n t e d e v e r y d e p a r t m e n t a n d s t a t e d t h a t e v e r y o n e w o r k e d t o g e t h e r a s a t e a m . H e s u g g e s t e d t h a t t h e C o m m i s s i o n e r s r e q u e s t t h e C i t y M a n a g e r s e n d a c o p y o f t h e S i t R e p m i w h i c h l o g s a n y i n c i d e n t t h a t o c c m T e d d u r i n g t h e s t o r m a n d t h e r e s u l t s o f t h e a c t i o n t h a t w a s t a k e n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n r e c o g n i z e d C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y f o r a t t e n d i n g t h e m e e t i n g . M a y o r R e e v e s i n q u i r e d i f M s . K e l l y h a d a n y c o m m e n t s . C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y s t a t e d t h a t s h e t h o u g h t i t w a s a w e s o m e a n d t h a t s h e w a s w a t c h i n g f r o m A r l i n g t o n . M a y o r R e e v e s t h a n k e d C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y f o r t a k i n g t i m e o u t t o a t t e n d t h i s m e e t i n g a s a n e w l y e l e c t e d o f f i c i a l i n t h i s C i t y . A d j o u r n m e n t T h e r e b e i n g n o f m i h e r d i s c u s s i o n , M a y o r R e e v e s d e c l a r e d t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 9 : 1 5 A M . A T T E S T : D o n n a L . B a r t l e , C M C C i t y C l e r k M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r P a g e 4 o f 4