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Item 1C- 9-7-17 Draft Minutes Public Meeting-Commissioner-Elect NorrisA g e n d a I t e m 1 C O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 I N A T T E N D A N C E : C o m m i s s i o n e r J o h n S t i n s o n C o m m i s s i o n e r - e l e c t N o r r i s C a l l t o O r d e r : M I N U T E S P U B L I C M E E T I N G S E P T E M B E R 7 , 2 0 1 7 , 1 : 0 0 P . M . C I T Y H A L L , 8 0 0 S E M I N O L E R O A D N a n c y J . P y a t t e , R e c o r d i n g S e c r e t a r y C o m m i s s i o n e r S t i n s o n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 1 : 0 3 p . m . a n d w e l c o m e d C o m m i s s i o n e r - e l e c t N o r r i s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h e p u r p o s e o f t h e m e e t i n g i s t o d i s c u s s t h e i n c o m i n g e l e c t e d o f f i c i a l ' s g o a l s a n d o f f e r i n s i g h t i n t o t h e i r f i r s t y e a r i n o f f i c e . H e e x t e n d e d h i s t h a n k s t o e v e r y o n e f o r c o r n i n g i n d u r i n g t h e H u n i c a n e I r m a p r e p a r a t i o n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n b e g a n w i t h a d e s c r i p t i o n o f w h a t t o e x p e c t . H e s t a t e d t o b e r e a d y f o r a n a b u n d a n c e o f p h o n e c a l l s d u r i n g t h e f i r s t s i x m o n t h s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s p o k e a b o u t h i s s c h e d u l e t o p r o v i d e a r e f e r e n c e . H e s t a t e d t h a t h e s p e n d s u p t o 2 0 t o 2 5 h o u r s w e e k l y d e a l i n g w i t h C i t y b u s i n e s s - c o m m u n i c a t i o n s w i t h c i t i z e n s a n d / o r b u s i n e s s e s , m e e t i n g s w i t h C i t y s t a f f , a n d P u b l i c m e e t i n g s . T h e C i t y M a n a g e r , t h e D e p u t y C i t y M a n a g e r , a n d t h e C i t y C l e r k a r e e x c e l l e n t r e s o u r c e s f o r l e a r n i n g p r o c e d u r e s a n d p r o v i d i n g i n s i g h t . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d o b t a i n i n g t h e b o o k , " M a k i n g I t W o r k " , w h i c h i s a g r e a t r e s o u r c e e x p l a i n i n g t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e C i t y M a n a g e r a n d t h e C o m m i s s i o n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n a l s o s u g g e s t e d o b t a i n i n g t h e b o o k " R o b e r t s R u l e s o f O r d e r " a n d s t a t e d i t i s a g r e a t t o o l u s e d t o r u n p u b l i c m e e t i n g s . H e s u g g e s t e d c o n t a c t i n g t h e C i t y C l e r k t o o b t a i n c o p i e s o f t h e s e b o o k s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e r e w i l l b e t r a i n i n g p r o v i d e d o n t h e F l o r i d a S u n s h i n e L a w s a s w e l l a s t h e F l o r i d a E t h i c s L a w s . N o t i c e s w i l l b e s e n t w h e n i t i s s c h e d u l e d . H e e n c o u r a g e d m e e t i n g w i t h y o u r f e l l o w c o m m i s s i o n e r s , e x p l a i n i n g t h e m e e t i n g m u s t b e n o t i c e d a n d o p e n t o t h e p u b l i c . T h i s c a n b e c o o r d i n a t e d t h r o u g h t h e C i t y C l e r k ' s O f f i c e . C o m m i s s i o n e r - e l e c t N o r r i s q u e s t i o n s : Q : W h e n a c i t i z e n p r e s e n t s a p r o b l e m t o a C o m m i s s i o n e r w h a t i s t h e n e x t s t e p f o r r e s o l u t i o n ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d h e n o t i f i e s ( e r n a i l s ) t h e C i t y M a n a g e r , a l o n g w i t h a c o p y t o t h e d e p a r t m e n t , w i t h t h e c i t i z e n ' s i n f o r m a t i o n a n d i s s u e . T h e C i t y M a n a g e r w i l l t h e n c o n t a c t a n d f o l l o w - u p w i t h t h e d e p a r t m e n t t h a t h a n d l e s t h e i s s u e . Y o u ' l l b e k e p t i n t h e l o o p a n d c a n f o l l o w - u p w i t h t h e c i t i z e n . Q : W h a t i s t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n C o m m i s s i o n e r s a n d C i t y s t a f f a n d p r o c e d u r e f o l l o w e d f o r m e e t i n g w i t h C i t y s t a f f ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e n c o u r a g e d m e e t i n g w i t h d e p m i r n e n t d i r e c t o r s a b o u t p r o j e c t s o r i s s u e s t h a t m a y b e c o r n i n g b e f o r e t h e C o m m i s s i o n o n a n a g e n d a f o r c o n s i d e r a t i o n . H e e x p l a i n e d t h a t y o u f i r s t n o t i f y t h e C i t y M a n a g e r a n d h e w i l l c o o r d i n a t e t h a t r e q u e s t . 1 A g e n d a I t e m 1 C O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 H e s u g g e s t e d m e e t i n g w i t h a l l t h e d e p a r t m e n t d i r e c t o r s b e t w e e n n o w a n d N o v e m b e r t o l e a r n a b o u t w h a t t h e y h a v e g o i n g o n , f o r i n f o r m a t i o n g a t h e r i n g . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n i n q u i r e d i f C o m m i s s i o n e r - e l e c t N o n i s h a d s p e c i f i c g o a l s s h e w a n t e d t o a d d r e s s i n h e r f i r s t y e a r ? C o m m i s s i o n e r - e l e c t N o r r i s s t a t e d s h e w a n t s t o a d d r e s s e x p a n d i n g c o m m u n i c a t i o n t o i n c l u d e m o r e s o u r c e s , u p d a t i n g t h e C i t y w e b s i t e , a n d i d e n t i f y i n g g a p s i n C i t y s t a f f i n g a n d t r a i n i n g o p p o r t u n i t i e s . A l s o s h e w o u l d l i k e t o h a v e e n d - o f - y e a r v i s i o n m e e t i n g s p r i o r t o b u d g e t p l a n n i n g m e e t i n g s . T h e C i t y w e b s i t e i s c u n e n t l y b e i n g u p d a t e d / r e m o d e l e d a n d C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d c o o r d i n a t i n g a m e e t i n g w i t h D e p u t y C i t y M a n a g e r H o g e n c a m p a b o u t t h e w e b s i t e . R e g a r d i n g C i t y s t a f f i n g , C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d c o o r d i n a t i n g a m e e t i n g w i t h t h e H u m a n R e s o u r c e D i r e c t o r B e n y t o d i s c u s s p e r s o n n e l t o p i c s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d c o o r d i n a t i n g a m e e t i n g w i t h F i n a n c e D i r e c t o r C a f f e y t o d i s c u s s b u d g e t i t e m s a n d q u e s t i o n s . H e a l s o s u g g e s t e d o b t a i n i n g a c o p y o f t h e 2 0 1 7 / 2 0 1 8 f i s c a l y e a r b u d g e t . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d m e e t i n g w i t h C i t y M a n a g e r G e n i t y a t t h e b e g i n n i n g o f y o u r t e r m t o t a l k a b o u t l o n g r a n g e p l a n n i n g m e e t i n g s . D u e t o H u n i c a n e I r m a p r e p a r a t i o n C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e S e p t e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 C o m m i s s i o n m e e t i n g h a s b e e n p o s t p o n e d t o S e p t e m b e r 1 8 , 2 0 1 7 a t 5 : 0 5 p . m . T h e r e w a s a b r i e f d i s c u s s i o n a b o u t E m e r g e n c y P l a n n i n g a n d f o c u s i n g t r a i n i n g / p r a c t i c e t o i n c l u d e o t h e r t y p e s o f e m e r g e n c y e v e n t s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h e p r o c e s s f o r t h e f i r s t m e e t i n g o n N o v e m b e r 1 3 , 2 0 1 7 , a f t e r b e i n g s w o r n i n a s a C o m m i s s i o n e r . T h e C i t y C l e r k , D o n n a B a r t l e , i s a v a i l a b l e t o a d m i n i s t e r t h e o a t h . I f y o u w a n t s o m e o n e y o u k n o w t h a t i s a n o f f i c e r o f t h e c o u r t s t o a d m i n i s t e r t h e o a t h t h a t i s a l s o a n o p t i o n . H e s u g g e s t e d c o n f i r m i n g c o n t a c t i n f o r m a t i o n i s o n f i l e w i t h t h e C i t y M a n a g e r a n d D e p u t y C i t y M a n a g e r i n o r d e r t o r e c e i v e s t o r m u p d a t e s . L a s t , h e a l s o s u g g e s t e d c o n f i r m i n g a C i t y e m a i l w i l l b e r e a d y f o r y o u . C o m m i s s i o n e r - e l e c t N o n i s t h a n k e d C o m m i s s i o n e r S t i n s o n f o r t h i s m e e t i n g . T h e r e b e i n g n o f u r t h e r d i s c u s s i o n , S t i n s o n d e c l a r e d t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 1 : 3 0 p . m . A d j o u r n m e n t D o n n a L . B a r t l e , C M C C i t y C l e r k D L B / n j p 2 M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r