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Item 1D- 9-7-17 Draft Minutes Public Meeting-Commissioner-Elect GlasserA g e n d a I t e m 1 D O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 I N A T T E N D A N C E : C o m m i s s i o n e r J o h n S t i n s o n M a y o r - e l e c t G l a s s e r C a l l t o O r d e r : M I N U T E S P U B L I C M E E T I N G S E P T E M B E R 7 , 2 0 1 7 , 1 : 3 0 P . M . C I T Y H A L L , 8 0 0 S E M I N O L E R O A D N a n c y J . P y a t t e , R e c o r d i n g S e c r e t a r y C o m m i s s i o n e r S t i n s o n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 1 : 3 2 p . m . a n d w e l c o m e d M a y o r - e l e c t G l a s s e r . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h e p u r p o s e o f t h e m e e t i n g i s t o d i s c u s s t h e i n c o m i n g e l e c t e d o f f i c i a l ' s g o a l s a n d o f f e r i n s i g h t i n t o t h e i r f i r s t y e a r i n o f f i c e . H e e x t e n d e d h i s t h a n k s t o e v e r y o n e f o r c o m i n g i n d u r i n g t h e H u n i c a n e l i m a p r e p a r a t i o n . M a y o r - e l e c t G l a s s e r e x p r e s s e d h e r t h a n k s a n d a p p r e c i a t i o n f o r h a v i n g t h i s m e e t i n g . S h e s t a t e d i t i s g o o d t o b e i n f o r m e d a n d i s a n x i o u s t o m o v e f o r w a r d a n d f i n d c o m m o n g r o u n d . M a y o r - e l e c t G l a s s e r s t a t e d s h e w a n t s t o l e a r n p r o t o c o l o n h o w t h i n g s a r e s u p p o s e d t o w o r k . S h e w a n t s t o b u i l d b r i d g e s a n d w o r k w i t h p e o p l e . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n b e g a n w i t h a d e s c r i p t i o n o f w h a t t o e x p e c t . H e s t a t e d t o b e r e a d y f o r a n a b u n d a n c e o f p h o n e c a l l s d u r i n g t h e f i r s t s i x m o n t h s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s p o k e a b o u t h i s s c h e d u l e t o p r o v i d e a r e f e r e n c e . H e s t a t e d t h a t h e s p e n d s u p t o 2 0 t o 2 5 h o u r s w e e k l y d e a l i n g w i t h C i t y b u s i n e s s - c o m m u n i c a t i o n s w i t h c i t i z e n s a n d / o r b u s i n e s s e s , m e e t i n g s w i t h C i t y s t a f f , a n d P u b l i c m e e t i n g s . T h e C i t y M a n a g e r , t h e D e p u t y C i t y M a n a g e r , a n d t h e C i t y C l e r k a r e e x c e l l e n t r e s o u r c e s f o r l e a r n i n g p r o c e d u r e s a n d p r o v i d i n g i n s i g h t . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d o b t a i n i n g t h e b o o k , " M a k i n g I t W o r k " , w h i c h i s a g r e a t r e s o u r c e e x p l a i n i n g t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e C i t y M a n a g e r a n d t h e C o m m i s s i o n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n a l s o s u g g e s t e d o b t a i n i n g t h e b o o k " R o b e r t s R u l e s o f O r d e r " a n d s t a t e d i t i s a g r e a t t o o l u s e d t o r u n p u b l i c m e e t i n g s . H e s u g g e s t e d c o n t a c t i n g t h e C i t y C l e r k t o o b t a i n c o p i e s o f t h e s e b o o k s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e r e w i l l b e t r a i n i n g p r o v i d e d o n t h e F l o r i d a S u n s h i n e L a w s a s w e l l a s t h e F l o r i d a E t h i c s L a w s . N o t i c e s w i l l b e s e n t w h e n i t i s s c h e d u l e d . H e e n c o u r a g e d m e e t i n g w i t h y o u r f e l l o w c o m m i s s i o n e r s , e x p l a i n i n g t h e m e e t i n g m u s t b e n o t i c e d a n d o p e n t o t h e p u b l i c . T h i s c a n b e c o o r d i n a t e d t h r o u g h t h e C i t y C l e r k ' s O f f i c e . M a y o r - e l e c t G l a s s e r q u e s t i o n s : Q : D o y o u u s e y o u r o w n p h o n e ? W h e n w i l l t h e C O A B e m a i l b e s e t u p ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s a i d h e u s e s h i s o w n c e l l p h o n e . T h e C i t y e m a i l s h o u l d b e s e t u p w i t h i n t h e n e x t w e e k . C o n t a c t C i t y M a n a g e r G e n i t y a n d D e p u t y C i t y M a n a g e r H o g e n c a m p t o e n s u r e t h e y h a v e y o u r c o n t a c t i n f m m a t i o n a n d t h a t t h e e m a i l i s s e t u p . 1 A g e n d a I t e m 1 D O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 Q : W h e n a c i t i z e n p r e s e n t s a p r o b l e m t o a C o m m i s s i o n e r w h a t i s t h e n e x t s t e p f o r r e s o l u t i o n ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d h e n o t i f i e s ( e m a i l s ) t h e C i t y M a n a g e r , a l o n g w i t h a c o p y t o t h e d e p a r t m e n t , w i t h t h e c i t i z e n ' s i n f o r m a t i o n a n d i s s u e . T h e C i t y M a n a g e r w i l l t h e n c o n t a c t a n d f o l l o w - u p w i t h t h e d e p m i m e n t t h a t h a n d l e s t h e i s s u e . Y o u ' l l b e k e p t i n t h e l o o p a n d c a n f o l l o w - u p w i t h t h e c i t i z e n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e C o m m i s s i o n i s t h e e y e s a n d e a r s f o r o u r 1 4 , 0 0 0 c i t i z e n s - w e w o r k f o r t h e m . S t a f f p r o v i d e s g u i d a n c e . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n i n q u i r e d i f M a y o r - e l e c t G l a s s e r h a d s p e c i f i c g o a l s s h e w a n t e d t o a d d r e s s i n h e r f i r s t y e a r ? M a y o r - e l e c t G l a s s e r t a l k e d a b o u t e m e r g e n c y p l a n n i n g a n d i n c l u d i n g t a b l e t o p e x e r c i s e s f o r o t h e r t y p e s o f e m e r g e n c y e v e n t s . A n o t h e r g o a l M a y o r - e l e c t G l a s s e r t a l k e d a b o u t i s h a v i n g a s t a n d i n g m o n t h l y m e e t i n g t o a l l o w d i a l o g u e b e t w e e n c i t i z e n s a n d t h e C o m m i s s i o n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d m o n t h l y T o w n H a l l m e e t i n g s c o u l d s e r v e t h a t p u r p o s e . T h e s e m e e t i n g s a r e n o t i c e d i n f o r m a l m e e t i n g s , a q u o r u m i s n o t r e q u i r e d , a n d n o a c t i o n i s t a k e n . A n o t h e r i t e m b r o u g h t u p b y M a y o r - e l e c t G l a s s e r w a s C o m m i s s i o n e r s t a k i n g t h e l e a d o n c o m m i t t e e s . S h e e x p r e s s e d i n t e r e s t i n t h e C u l t u r a l A r t s a n d R e c r e a t i o n A d v i s o r y C o m m i t t e e ( C A R A C ) a n d w a n t s t o r e i n s t i t u t e t h e T e e n C o u n c i l , a s a s u b c o m m i t t e e o f C A R A C . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h a t o t h e r c i t i e s h a v e e l e c t e d o f f i c i a l s t h a t s e r v e o n o t h e r b o a r d s . O v e r t h e p a s t s e v e r a l m o n t h s o u r C i t y h a s b e e n w o r k i n g o n s t a n d a r d i z i n g o u r B o a r d s a n d c o m p l e t i o n i s p e n d i n g . T h e r e w a s a b r i e f d i s c u s s i o n a b o u t v a c a n c i e s o n b o a r d s . I t w a s n o t e d t h a t t h e C o m m i s s i o n e r s c a n r e c r u i t v o l u n t e e r s f o r b o a r d s . M a y o r - e l e c t G l a s s e r t a l k e d a b o u t t h e B o a r d M e m b e r R e v i e w C o m m i t t e e . T h e r e w a s a b r i e f d i s c u s s i o n a b o u t t h e P a r k i n g a n d P e d e s t r i a n S a f e t y A d v i s o r y C o m m i t t e e ( P P S A C ) h a v i n g a b r o a d s c o p e o f i s s u e s t o a d d r e s s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e b i g g e s t p r i o r i t i e s w i l l b e a d d r e s s e d i n t h e f i r s t s i x m o n t h s a n d t h e n p r e s e n t e d t o t h e C o m m i s s i o n . A t t h a t t i m e , i f n e c e s s a r y , a n e x t e n s i o n c a n b e r e q u e s t e d t o c o n t i n u e t h e i r m i s s i o n . M a y o r - e l e c t G l a s s e r b r o u g h t u p c o m m u n i c a t i o n s a n d d o i n g c i t i z e n s u r v e y s . S o c i a l m e d i a p l a y s a b i g p m i i n h o w w e c o m m u n i c a t e a n d t h i s c o u l d b e a t o p i c f o r a T o w n H a l l m e e t i n g . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d m e e t i n g w i t h t h e D e p u t y C i t y M a n a g e r r e g a r d i n g t h i s i s s u e . T h e r e w a s d i s c u s s i o n a b o u t z o n i n g c h a n g e s a n d t h e M a y p o r t C o m m u n i t y R e d e v e l o p m e n t A g e n c y ( C R A ) . M a y o r - e l e c t G l a s s e r i s o p e n t o t h e C R A b u t w o u l d l i k e m o r e i n f m m a t i o n , i f i t i s a v a i l a b l e . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d h e r e c e i v e d m a t e r i a l s f r o m J a c k s o n v i l l e C o u n c i l m a n G u l l i f o r d a n d t h e y a r e o n f i l e i n o u r C i t y C l e r k ' s O f f i c e . 2 A g e n d a I t e m 1 D O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 A l e n g t h y d i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t t h e C R A , t h e p o s s i b i l i t y o f r e q u e s t i n g a j o i n t t a s k f o r c e w i t h t h e C i t y o f J a c k s o n v i l l e , T I F R e v e n u e a n d a d v a l o r u m t a x . M a y o r - e l e c t G l a s s e r t a l k e d a b o u t R o b e 1 i s R u l e s o f O r d e r , h o w t h e m e e t i n g s a r e r u n , a n d q u e s t i o n e d i f w e r e a l l y n e e d t h r e e r o u n d s t o d i s c u s s a n i t e m ? C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d n o r m a l l y t w o r o u n d s i s e n o u g h . H e c o m m e n t e d t h a t t h e y c o u l d d o a b e t t e r j o b m a n a g i n g t h e a g e n d a s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h e p r o c e s s f o r t h e f i r s t m e e t i n g o n N o v e m b e r 1 3 , 2 0 1 7 , a f t e r b e i n g s w o r n i n a s a C o m m i s s i o n e r . T h e C i t y C l e r k , D o n n a B a r t l e , i s a v a i l a b l e t o a d m i n i s t e r t h e o a t h . I f y o u w a n t s o m e o n e y o u k n o w t h a t i s a n o f f i c e r o f t h e c o u r t s t o a d m i n i s t e r t h e o a t h t h a t i s a l s o a n o p t i o n . H e s u g g e s t e d c o n f i r m i n g c o n t a c t i n f m m a t i o n i s o n f i l e w i t h t h e C i t y M a n a g e r a n d D e p u t y C i t y M a n a g e r i n o r d e r t o r e c e i v e s t o r m u p d a t e s . L a s t , h e a l s o s u g g e s t e d c o n f i 1 m i n g a C i t y e m a i l w i l l b e r e a d y f o r y o u . M a y o r - e l e c t G l a s s e r t h a n k e d C o m m i s s i o n e r S t i n s o n f o r t h i s m e e t i n g . T h e r e b e i n g n o f u r t h e r d i s c u s s i o n , S t i n s o n d e c l a r e d t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 2 : 3 1 p . m . A d j o u r n m e n t D o n n a L . B a r t l e , C M C C i t y C l e r k D L B / n j p 3 M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r