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Item 1E- 9-7-17 Draft Minutes Public Meeting- Commissioner-Elect KellyA g e n d a I t e m 1 E O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 I N A T T E N D A N C E : C o m m i s s i o n e r J o h n S t i n s o n C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y C a l l t o O r d e r : M I N U T E S P U B L I C M E E T I N G S E P T E M B E R 7 , 2 0 1 7 , 2 : 3 0 P . M . C I T Y H A L L , 8 0 0 S E M I N O L E R O A D N a n c y J . P y a t t e , R e c o r d i n g S e c r e t a r y C o m m i s s i o n e r S t i n s o n c a l l e d t h e m e e t i n g t o o r d e r a t 2 : 3 2 p . m . a n d w e l c o m e d C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n b e g a n w i t h a d e s c r i p t i o n o f w h a t t o e x p e c t . H e s t a t e d t o b e r e a d y f o r a n a b u n d a n c e o f p h o n e c a l l s d u r i n g t h e f i r s t s i x m o n t h s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s p o k e a b o u t h i s s c h e d u l e t o p r o v i d e a r e f e r e n c e . H e s t a t e d t h a t h e s p e n d s u p t o 2 0 t o 2 5 h o u r s w e e k l y d e a l i n g w i t h C i t y b u s i n e s s - c o m m u n i c a t i o n s w i t h c i t i z e n s a n d / o r b u s i n e s s e s , m e e t i n g s w i t h C i t y s t a f f , a n d P u b l i c m e e t i n g s . T h e C i t y M a n a g e r , t h e D e p u t y C i t y M a n a g e r , a n d t h e C i t y C l e r k a r e e x c e l l e n t r e s o u r c e s f o r l e a r n i n g p r o c e d u r e s a n d p r o v i d i n g i n s i g h t . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s u g g e s t e d o b t a i n i n g t h e b o o k , " M a k i n g I t W o r k " , w h i c h i s a g r e a t r e s o u r c e e x p l a i n i n g t h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e C i t y M a n a g e r a n d t h e C o m m i s s i o n . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n a l s o s u g g e s t e d o b t a i n i n g t h e b o o k " R o b e r t s R u l e s o f O r d e r " a n d s t a t e d i t i s a g r e a t t o o l u s e d t o r u n p u b l i c m e e t i n g s . H e s u g g e s t e d c o n t a c t i n g t h e C i t y C l e r k t o o b t a i n c o p i e s o f t h e s e b o o k s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e r e w i l l b e t r a i n i n g p r o v i d e d o n t h e F l o r i d a S u n s h i n e L a w s a s w e l l a s t h e F l o r i d a E t h i c s L a w s . N o t i c e s w i l l b e s e n t w h e n i t i s s c h e d u l e d . H e e n c o u r a g e d m e e t i n g w i t h y o u r f e l l o w c o m m i s s i o n e r s , e x p l a i n i n g t h e m e e t i n g m u s t b e a d v e r t i s e d a n d o p e n t o t h e p u b l i c . T h i s c a n b e c o o r d i n a t e d t h r o u g h t h e C i t y C l e r k ' s O f f i c e . C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y q u e s t i o n s : Q : H o w d o y o u , a s a C o m m i s s i o n e r , g e t t h i n g s d o n e i f y o u c a n o n l y t a l k t o e a c h o t h e r a t a m e e t i n g ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d y o u c a n s c h e d u l e m e e t i n g s , l i k e t h i s o n e , t o t a l k o u t s i d e o f a C o m m i s s i o n m e e t i n g . H e e x p l a i n e d t h e m e e t i n g m u s t b e n o t i c e d , h a v e a t o p i c , a n d i s o p e n t o t h e p u b l i c . T h i s c a n b e c o o r d i n a t e d t h r o u g h t h e C i t y C l e r k ' s O f f i c e . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d i f a n e m a i l i s s e n t f r o m a c i t i z e n a b o u t C i t y b u s i n e s s / i s s u e s , a n d i t i s a d d r e s s e d t o a l l t h e e l e c t e d o f f i c i a l s , o n l y r e s p o n d t o t h e c i t i z e n , n o t t h e g r o u p . R e g a r d i n g e m a i l s , y o u c a n n o t e m a i l e a c h o t h e r t o t a l k a b o u t C i t y i s s u e s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e o n l y e x c e p t i o n w o u l d b e a g r o u p e m a i l t o t h e C o m m i s s i o n e r s f o r i n f m m a t i o n a l p u r p o s e s , i . e . a b u i l d i n g f i r e , o r a c a r a c c i d e n t . Y o u m u s t s t a t e " d o n o t r e p l y t o t h i s e m a i l " . 1 A g e n d a I t e m 1 E O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 Q : H o w d o y o u p r e s e n t a n i d e a / t o p i c f o r t h e C o m m i s s i o n t o c o n s i d e r ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h e p r o c e s s . F i r s t , h a v e y o u r s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n a v a i l a b l e a n d c o n t a c t t h e C i t y M a n a g e r a n d t h e C i t y C l e r k t o r e q u e s t a n i t e m b e p l a c e d o n a n a g e n d a f o r d i s c u s s i o n . T h e n e x t s t e p w i l l b e p l a c i n g i t o n t h e f o l l o w i n g a g e n d a f o r a v o t e . Q : H o w d o e s t h e C o m m i s s i o n m o n i t o r t h e v a r i o u s d e p a r t m e n t s e x p e n s e s a n d c o n t r a c t s ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h a t S t a f f f o l l o w s s e t p r o c e u r e s t o o b t a i n b i d s / p r i c i n g f r o m m u l t i p l e v e n d o r s f o r t h e C o m m i s s i o n t o m a k e a d e c i s i o n . W e d e p e n d o n S t a f f t o d o t h e r e s e a r c h a n d t h e p a p e r w o r k i n a c c o r d a n c e w i t h C i t y p r o c e d u r e s . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d i f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s a b o u t e x p e n s e s a n d / o r c o n t r a c t s c o n t a c t t h e C i t y M a n a g e r . Q : W h e n t h e C o m m i s s i o n i s v o t i n g o n a n e x p e n s e , w h o d e t e r m i n e s w h a t f u n d / a c c o u n t t h e m o n e y c o m e s f r o m ? ( l i k e t h e s u r v e y f o r J o h n s t o n I s l a n d ) A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h a t t h e F i n a n c e D i r e c t o r , R u s s e l l C a f f e y , h a s t h a t r e s p o n s i b i l i t y . T h e r e i s t h e E n t e r p r i s e F u n d , t h e G e n e r a l F u n d , a n d t h e R e s e r v e F u n d . T h e n e w b u d g e t f o r 2 0 1 7 1 1 8 w i l l b e a v a i l a b l e n e x t w e e k a n d i f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s c o n t a c t t h e F i n a n c e D i r e c t o r . Q : C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y s t a t e d s h e r e v i e w e d t h i s y e a r ' s b u d g e t a n d n o t i c e s t h a t n o n e o f t h e d e p a r t m e n t s r e p m i e d e x p e n d i t u r e s f o r t r a i n i n g . A r e w e t r a i n i n g e m p l o y e e s i n o t h e r w a y s a n d i s i t d o c u m e n t e d ? E v e r y t h i n g i s c o n s t a n t l y c h a n g i n g a n d w e h a v e t o k e e p u p w i t h t h e t i m e s . A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n r e s p o n d e d t h a t t h e H u m a n R e s o u r c e D i r e c t o r , C a t h y B e r r y , w o u l d b e t h e p e r s o n t o a n s w e r t h a t q u e s t i o n . Q : I t h a s b e e n s a i d " W e a r e o n e h u r r i c a n e a w a y f r o m s p e n d i n g a l l t h e R e s e r v e F u n d . " T h e C i t y h a s m u n i c i p a l i n s u r a n c e t o c o v e r t h e v e h i c l e s , b u i l d i n g s , h e a v y e q u i p m e n t , e t c . W h e r e d o e s t h e m o n e y c o m e f r o m t o r e p l a c e o t h e r l o s t i t e m s ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s a i d t h e R e s e r v e F u n d w o u l d b e u s e d . L a s t y e a r H u r r i c a n e M a t t h e w c o s t t h e C i t y o v e r $ 5 0 0 , 0 0 0 a n d w e h a v e n o t b e e n r e i m b u r s e d b y F E M A y e t . T h e R e s e r v e F u n d h a s b e e n b u i l d u p w i t h g o o d m o n e y m a n a g e m e n t . A b r i e f d i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t u t i l i z i n g t h e R e s e r v e F u n d o n l y f o r a c a t a s t r o p h i c e v e n t . D i s c u s s i o n e n s u e d a b o u t J o h n s t o n I s l a n d a n d S e l v a P r e s e r v e , t h e m i l l a g e r a t e , a n d h o m e s t e a d e x e m p t i o n . C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y s t a t e d s h e w o u l d l i k e t o s e e m o r e l o n g - t e r m p l a n n i n g n e e d s a d d r e s s e d , i n t e r m s o f i n f r a s t r u c t u r e , s t o r m w a t e r d r a i n a g e , t h e d u n e s , a n d n e w d e v e l o p m e n t . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s a i d i t w o u l d b e a g o o d i d e a f o r t h e C o m m i s s i o n t o h a v e a 2 - y e a r v i s i o n p l a n t o p r e s e n t t o t h e C i t y . Q : C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y s a i d s h e i s u s i n g t h e C i t y w e b s i t e a n d F a c e b o o k p a g e f o r k e e p i n g u p w i t h C i t y i t e m s . H o w d o I k n o w I a m r e a c h i n g m y c o n s t i t u e n t s ? W h a t e l s e c a n I d o ? 2 A g e n d a I t e m 1 E O c t o b e r 9 , 2 0 1 7 A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s a i d h a v e T o w n H a l l m e e t i n g s , a n s w e r e m a i l s a n d p h o n e c a l l s , c o m i n g e a r l y t o m e e t i n g s p r o v i d e s t h e o p p o r t u n i t y t o m e e t c i t i z e n s a n d s t a f f , a n d g e t i n v o l v e d l o c a l l y . H e s a i d t h e F L O C c o n f e r e n c e s / m e e t i n g s / t r a i n i n g s e s s i o n s i s a n e x c e l l e n t r e s o u r c e . Q : T h e C i t y h a s o n e C o m m u n i t y R e d e v e l o p m e n t A g e n c y ( C R A ) ? A : C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s a i d t h i s w a s a p p r o v e d a f e w m o n t h s a g o a n d i s s t i l l f o r m i n g . T h e r e w a s a b r i e f d i s c u s s i o n a b o u t h o w t h e C R A w o r k s a n d f m m i n g a g o v e r n i n g b o d y t o m a n a g e i t . H e s a i d t h i s w i l l c o m e b a c k b e f o r e t h e C o m m i s s i o n a n d p r o b a b l y e a r l y i n t h e n e w t e 1 m . C o m m i s s i o n e r - e l e c t K e l l y t h a n k e d C o m m i s s i o n e r S t i n s o n f o r t h i s m e e t i n g . B e c a u s e o f H u r r i c a n e I r m a , C o m m i s s i o n e r S t i n s o n s t a t e d t h e S e p t e m b e r 1 1 , 2 0 1 7 C o m m i s s i o n m e e t i n g h a s b e e n c a n c e l l e d . W e w i l l m e e t o n S e p t e m b e r 1 8 , 2 0 1 7 a t 5 : 0 5 p . m . C o m m i s s i o n e r S t i n s o n e x p l a i n e d t h e p r o c e s s f o r t h e f i r s t m e e t i n g o n N o v e m b e r 1 3 , 2 0 1 7 , a f t e r b e i n g s w o r n i n a s a C o m m i s s i o n e r . T h e C i t y C l e r k , D o n n a B a r t l e , i s a v a i l a b l e t o a d m i n i s t e r t h e o a t h . I f y o u w a n t s o m e o n e y o u k n o w t h a t i s a n o f f i c e r o f t h e c o u r t s t o a d m i n i s t e r t h e o a t h t h a t i s a l s o a n o p t i o n . H e s u g g e s t e d c o n f i 1 m i n g c o n t a c t i n f o r m a t i o n i s o n f i l e w i t h t h e C i t y M a n a g e r a n d D e p u t y C i t y M a n a g e r i n o r d e r t o r e c e i v e s t o r m u p d a t e s . L a s t , h e a l s o s u g g e s t e d c o n f i r m i n g a C i t y e m a i l w i l l b e r e a d y f o r y o u . T h e r e b e i n g n o f u r t h e r d i s c u s s i o n , S t i n s o n d e c l a r e d t h e m e e t i n g a d j o u r n e d a t 3 : 1 5 p . m . A d j o u r n m e n t D o n n a L . B a r t l e , C M C C i t y C l e r k D L B / n j p 3 M i t c h e l l E . R e e v e s M a y o r / P r e s i d i n g O f f i c e r